PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Gerd syverstad Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Jan Erik Norheim Jan Ivar Andreassen Andre: Marianne Grinnbo, Berit Torptangen, Katrin Aasbø Meldt forfall: Gerd Myren, Ingunn Holmberg, Anne-Brit Bjørk og Frode Haarby. 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste ble godkjent. Protokoll fra fellesrådets møte Denne ble sendt ut til fellesrådets medlemmer Protokoll fra fellesrådets møte med endring i protokolltilførsel under sak KF 28/18, ble godkjent. KF 01/19 Årsavslutning investeringsprosjekter 2018, rebevilgning Med hensyn til regnskapsavslutningen for 2018, samt at fellesrådets oppsatte møte i januar ble avlyst, har fellesrådets AU den gjort vedtak i forhold til årsavslutningen. Vedtaket som er gjort, gjelder investeringsprosjektene som har pågått i I vedtaket er det i tillegg gjort rebevilgning på de prosjekter som skal videreføres i Dokumentet: Årsavslutning investeringsprosjekter 2018, ligger vedlagt. Fellesrådet tar vedtaket som AU har gjort i forhold til årsavslutningen for 2018 samt rebevilgning for 2019 til etterretning. Vedtaket vedlegges protokollen. Fellesrådet tar vedtaket som AU har gjort i forhold til årsavslutningen for 2018 samt rebevilgning for 2019 til etterretning. Vedtaket vedlegges protokollen. KF 02/19: Avgiftreglementet korrigering Avgiftsreglementet må korrigeres med kommunestyrets endrede satser på feste- og kremasjonsavgiften. Det er også lagt inn korrigeringer på 2

3 noen andre poster. Når fellesrådet i august skal behandle forslaget til driftsbudsjett for 2020, bør fellesrådet foreta en prisregulering på de ulike avgiftene med virkningstidspunkt I noen av våre nærliggende kommuner betales det leie for kapell og kirker ifm. gravferdsseremonier. I Halden er dette gratis. Det er kommunestyret som bestemmer satsene etter forslag fra fellesrådet. Fellesrådet bør vurdere om det vil være riktig å foreslå avgift for denne tjenesten fra 2020 av. 1. Avgiftsreglementet korrigeres i tråd med vedlagte forslag. 2. Reglementet behandles på nytt i forbindelse med forslag til driftsbudsjett for Avgiftsreglementet korrigeres i tråd med vedlagte forslag. 2. Reglementet behandles på nytt i forbindelse med forslag til driftsbudsjett for KF 03/19: Avlegging av årsrapport, fremlegging og fastsettelse av regnskapet for Orientering om regnskapsarbeidet for fellesrådets virksomhet: I Halden er forholdet det at kontering og anvisning foregår ved fellesrådets administrasjon. Selve punchingen av bilag inn i regnskapssystemet, rapport skriving, avstemminger og regnskapsavslutning foregår ved kommunens økonomiavdeling. Underveis i året har økonomiavdelingen og fellesrådets administrasjon hatt jevnlige møter for å ha best mulig oversikt og kontroll på regnskapsarbeidet. Det arbeides stadig med å forbedre rutinene for å kvalitetssikre regnskapsarbeidet. Framlagte forslag til regnskap er derfor et produkt av dette arbeidet. Årsrapport og regnskap: Vedlagt innkalling følger årsrapport og regnskap for Fellesrådet skal innen første kvartal avlegge årsrapport for rådets virksomhet siste kalenderår. Årsrapporten skal gi en beskrivelse av fellesrådets virksomhet og vurderinger. Økonomiforskriften legger til grunn at det skal være en sammenheng mellom regnskap, årsrapport og revisjon. Revisor skal derfor ha årsrapporten tilgjengelig når revisjonsberetningen avgis. 3

4 Når det gjelder regnskapet for foregående år, skal dette fremlegges i fellesrådet. Fellesrådet skal i neste omgang fastsette dette før revisor avlegger sin revisjonsberetning. I tillegg til fellesrådets regnskapsavleggelse for 2018, skal det legges ved en uttalelse fra ledelsen som følger regnskapet til revisor. Regnskapet for 2018 viser et mindreforbruk på kr ,84, og beløpet som framkommer anbefales ført mot disposisjonsfond Framlagte forslag til årsrapport for 2018 godkjennes. 2. Framlagte forslag til årsregnskap for 2018 fastsettes som fellesrådets avlagte regnskap. 3. Årsresultatet for regnskapsåret 2018 viser et mindreforbruk på Kr ,84,- og beløpet føres til disposisjonsfond Framlagte forslag til årsrapport for 2018 godkjennes. 2. Framlagte forslag til årsregnskap for 2018 fastsettes som fellesrådets avlagte regnskap. 3. Årsresultatet for regnskapsåret 2018 viser et mindreforbruk på Kr ,84,- og beløpet føres til disposisjonsfond KF 04/19: Regulering av budsjett 2019 etter kommunal tildeling. Fellesrådet vedtok i sitt møte den , sak KF 19/18 forslag til driftsbudsjett for Fellesrådet ba Halden kommune om en driftsstøtte på kr ,-. Budsjettforslaget balanserte på kr ,- Kommunen har utredet fellesrådets forslag, og kommunestyret vedtok den en driftsstøtte for 2019 til fellesrådet på kr ,-. Dette gir en differanse på kr ,- Vedlagt ligger kirkevergens forslag til regulering av budsjett etter kommunal tildeling. Det regulerte forslaget balanserer på kr ,- 4

5 Kirkevergen vil gi noen kommentarer ut over det som framkommer på vedlegget. Investeringsprosjektene: For 2019 er det fra kommunen sin side bevilget nye investeringsmidler til fellesrådet. Det innebærer for driftsleder og kirkeverge en videre oppfølging av de prosjektene som allerede er i gang. I tillegg skal nye igangsetting og disse må også følges opp og ledes. Dette belaster fellesrådets løpende drift på den måten at driftsleder og kirkeverge bruker av sin arbeidstid til å lede og kontrollere prosjektene fram til ferdigstillelse. I budsjettforslaget har kirkevergen valgt å synliggjøre kostnadene ved dette. Det er derfor deler av driftsleders og kirkevergens lønn som er anbefalt ført mot inv. prosjektene (med til sammen kr ,-). Dette letter driften økonomisk, men driftsoppgavene er de samme. Midlertidig bemanning: Fellesrådet har i sitt budsjettforslag tatt høyde for en vekst i den faste bemanningen med en 100% kirketjener, og en 50 % saksbehandler. Når budsjettet nå skal reguleres, er disse to stillingene tatt ut fordi det ikke er økonomisk grunnlag for å oppnå denne veksten i Dette går ut over både gravferdsforvaltningen på kirkegårdene og oppgavene som utføres i administrasjonen. Ønsket om disse stillingene anbefales opprettholdt når budsjettforslaget for 2020 skal utarbeides. For å kompensere noe for driftsleders og kirkevergens tidsbruk mot investeringsprosjektene, samt forsiktig styrke driften med arbeidskraft, foreslår kirkevergen at det brukes av mindreforbruket/overskuddet opparbeidet i 2018 til å balansere ut regulert budsjett for Konkret foreslår kirkevergen at dette løses midlertidig med en 53% stilling som kirketjener i 11. mnd. fram til Samt en saksbehandler i 20 % stilling gjennom hele året - fram til (til sammen kr ,-). Forslaget som kirkevergen legger fram for fellesrådet gir et negativt beløp på kr ,-. Kirkevergen forslår at dette i 2019 dekkes over disposisjonsfond Forslaget innebærer at fellesrådet ikke bruker opp hele mindreforbruket for 2018, med bygger også opp fondet med nærmere kr ,-. 5

6 Vedlagte forslag til regulering av budsjett 2019 etter kommunal tildeling godkjennes. Forslaget med kommentarer vedlegges protokollen. Det regulerte budsjettet balanserer på kr ,-. Vedlagte forslag til regulering av budsjett 2019 etter kommunal tildeling godkjennes. Forslaget med kommentarer vedlegges protokollen. Det regulerte budsjettet balanserer på kr ,-. KF 05/19: Søknad om opprettelse av ny diakonstilling til Halden. I forbindelse med regjeringsforhandlingene som nylig førte til en regjeringsplattform bestående av H, Frp,V og Krf, kom det midler til diakonstillinger til Dnk. Disse midlene er fordelt og administreres av bispedømmene. I Borg bispedømme er det lagt til rette for å opprette fire hele stillinger. Det er en mulighet for bispedømmet å dele disse opp i deltidsstillinger. Det økonomiske kriteriet for tildeling er at bispedømmet finansierer 50 %, og at mottaker (fellesrådet) finansierer opp den andre halvdelen. Borg bispedømme var raskt ute og formidlet nyheten til fellesrådene. Det ble satt en kort tidsfrist for fellesrådene å melde tilbake sin interesse. Prost, kirkeverge og fellesrådets arbeidsutvalg har derfor måttet handle raskt, og har hatt en kort drøfting på mulighetene for hva en slik stilling kan bety. Utfordringen blir egenfinansieringen, og fellesrådet kan ikke klare dette over sitt ordinære budsjett. Halden kommune ved rådmannen er kontaktet for et mulig samarbeid. Rådmannen finner dette interessant, og har gitt muntlig tilsagn om øremerket finansiering dersom fellesrådet får tildelt en stilling. Det vil bli satt krav til stillingens utforming og innhold fra kommunalt hold. Vedlagt følger saksframlegg fra Borg bispedømme av , og notat/søknad av via prost. 1. Halden kirkelige fellesråd tar til etterretning henvendelsen som er gjort til bispedømmet om ny diakonstilling. 6

7 2. Dersom fellesrådet får tildelt midler fra Borg bispedømme til hel, evt. til delt stilling, gir fellesrådet sin tilslutning til at stillingen opprettes med tilsvarende finansiering fra Halden kommune. 3. Fellesrådet gir sin tilslutning til at stillingens utforming skjer i samarbeid med Halden kommune. 1. Halden kirkelige fellesråd tar til etterretning henvendelsen som er gjort til bispedømmet om ny diakonstilling. 2. Dersom fellesrådet får tildelt midler fra Borg bispedømme til hel, evt. til delt stilling, gir fellesrådet sin tilslutning til at stillingen opprettes med tilsvarende finansiering fra Halden kommune. 3. Fellesrådet gir sin tilslutning til at stillingens utforming skjer i samarbeid med Halden kommune. KF 06/19 Forslag til endret tidspunkt for fellesrådets møte Av hensyn til kulturkvelden med Gledessprederne i Brygga kultursal den foreslås det endret tidspunkt for fellesrådets møte. Fellesrådets møte den skyves fram til kl Fellesrådets møte den skyves fram til kl Orienteringssaker: 1. Fellesrådet ved kateket Ragna Hult har sendt søknad om OVF midler til integrerings- og inkluderingsutvalgets prosjekt for kvinner og barn. Fellesrådet har for tredje år på rad mottatt kr ,-. Se vedlegg. 2. Kommunestyret godkjente den forslag til detaljregulering for Idd kirke 2. gangs behandling. Se vedlegg. 7

8 3. Halden kommune har den gitt fellesrådet rammetillatelse/byggetillatelse for oppføring av nytt toalettbygg ved Berg kirke. I den forbindelse har også fellesrådet sendt søknad til Sparebank 1 - Sparebankstiftelsen om økonomisk støtte til innkjøp av hvitevarer. 4. Nytt fra menighetene: Konfirmantene i Halden, Berg og Rokke menigheter har hatt weekend på Stenbekk i Tune første helgen i februar. Programmet var en miks av undervisning, underholdning, lek, aktiviteter, fellesskap og moro. Søndag var det gudstjeneste for konfirmanter og pårørende samt andre som hadde funnet veien til Stenbekk denne søndagen. Årets store begivenhet for 5. trinn på skolene er Vintersangfesten som arrangeres i Immanuels kirken første uka i februar. Denne gang var ca. 250 elever påmeldt, og organistene våre hadde besøkt skolene på forhånd for å øve inn sanger med elevene. Flere forskjellige musikkstiler ble presentert, og Bach og Händel kom også på besøk, før det ble servert boller og saft. Vintersangfesten arrangeres sammen med kirkemusikerene fra Sarpsborg og Eidsberg. Tirsdag 26. mars kl. 19 fremfører Gledessprederne med venner sanger fra Astrid Lindgrens verden på Brygga Kultursal! Nå har du snart muligheten til å oppleve Gledessprederne i Brygga Kultursal igjen! Den 26. mars kl. 19 setter de opp konserten "Du er du og du duger", hvor de tar oss med inn i Astrid Lindgrens verden. Karakterer fra Pippi Langstrømpe, Karlson på taket, Emil i Lønneberget, Bakkebygrenda og Per Pusling vil synge kjente og kjære sanger fra Lindgrens fortryllende undervers - sammen med profesjonelle musikere: Aasmund Kallestad, Erik Andre Hvidsten, Irene Lundblad, Thore Pettersen og Jenny Marie Norheim. Billetter kan kjøpes via ticketmaster.no, på Thon Hotel eller hos Halden Turist. Ordinær billett: 100 kr. Barn / pensjonister: 50 kr. 8

9 Evt: Ingen. Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 9