PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Terje Østeby Reidar Finsådal Jan Erik Norheim Jan Ivar Andreassen Andre: Marianne Grinnbo, Berit Torptangen, Katrin Aasbø Meldt forfall: Morten Lager og Kari Mangrud Alsvåg, Marte M.L. Akerbæk Klanderud, Gerd Myren. Åpningsord: Anne-Brit Bjørk 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Protokoll fra fellesrådets møte Vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte ble godkjent. KF 05/18: Korrigering i investeringsregnskapet Ved gjennomgang av tre investeringsprosjekter som ble ferdigstilt i 2016, ble det ved korrigering av lønn, generert en kostnad på tre av prosjektene. Dette bør rettes opp på 2017 regnskapet. Prosjektene er: P 3047 Os kirkegård Høyden kr 295,61 P 3066 Utbedringstiltak Os krematorium kr 894,40 P 3067 Soppskader Immanuels kirke kr 197,82 Totalt kr 1387,83 Forslag til vedtak: Korrigeringen av de tre prosjektene P 3047, P 3066 og P 3067 med til sammen kr 1387,83 føres mot ubundet investeringsfond Vedtak: Korrigeringen av de tre prosjektene P 3047, P 3066 og P 3067 med til sammen kr 1387,83 føres mot ubundet investeringsfond KF 06/18: Avlegging av årsrapport, fremlegging og fastsettelse av regnskapet for Orientering om regnskapsarbeidet for fellesrådets virksomhet: I Halden er forholdet det at kontering og anvisning foregår ved fellesrådets administrasjon. Selve punchingen av bilag inn i regnskapssystemet, rapport skriving, avstemminger og 2

3 regnskapsavslutning foregår ved kommunens økonomiavdeling. Underveis i året har økonomiavdelingen og fellesrådets administrasjon hatt jevnlige møter for å ha best mulig oversikt og kontroll på regnskapsarbeidet. Det arbeides stadig med å forbedre rutinene for å kvalitetssikre regnskapsarbeidet. Framlagte forslag til regnskap er derfor et produkt av dette arbeidet. Årsrapport og regnskap: Vedlagt innkalling følger årsrapport og regnskap for Fellesrådet skal innen første kvartal avlegge årsrapport for rådets virksomhet siste kalenderår. Årsrapporten skal gi en beskrivelse av fellesrådets virksomhet og vurderinger. Økonomiforskriften legger til grunn at det skal være en sammenheng mellom regnskap, årsrapport og revisjon. Revisor skal derfor ha årsrapporten tilgjengelig når revisjonsberetningen avgis. Når det gjelder regnskapet for foregående år, skal dette fremlegges i fellesrådet. Fellesrådet skal i neste omgang fastsette dette før revisor avlegger sin revisjonsberetning. I tillegg til fellesrådets regnskapsavleggelse for 2017, skal det legges ved en uttalelse fra ledelsen som følger regnskapet til revisor. Vedtak: 1. Framlagte forslag til årsrapport for 2017 ble godkjent. 2. Framlagte forslag til årsregnskap for 2017 ble fastsatt som fellesrådets avlagte regnskap for Årsresultatet for regnskapsåret 2017 viser et mindreforbruk på Kr ,- og føres til disposisjonsfond jfr. vedtak KF 32/17. KF 07/18: Bruk av fondsmidler til arbeidstøy. Arbeidstakerorganisasjonene Delta, Fagforbundet og representanter fra ledelsen har over tid drøftet ulik tilnærming til særavtale om arbeidstøy. Det er behov for å få på plass en bedre ordning enn det som gjelder pr. d.d. I regulert budsjett for 2018 er det ikke lagt inn midler for å møte dette behovet. Om en ny ordning skal etableres, må det derfor hentes midler utenfor vedtatt budsjett. 3

4 Kirkevergens vurdering: Dagens ordning med en økonomisk godtgjøring til de ansatte, slår litt forskjellig ut for den enkelte, og oppfattes nok nå av noen som utilfredsstillende. Det er i samtalene drøftet en tydeligere profilering/uniformering av kirketjener og kirkemusikerne som det her er snakk om. I lys av årsresultatet for 2017, vil kirkevergen anbefale at det avsettes inntil kr ,- av disposisjonsfond for bruk til dette formålet. Et ny ordning for arbeidstøy må bringes inn for fellesrådets partssammensatte utvalg dvs. administrasjonsutvalget for godkjennelse. Vedtak: 1. Det gjøres vedtak om bruk av inntil kr ,- av disposisjonsfond for å etablere en ny ordning om arbeidstøy for nevnte faggrupper innenfor rammen av særavtalen. 2. Dersom nåværende ordning endres slik at fellesrådets ansvar blir helt eller delvis å stå for innkjøp, innebærer dette jfr. særavtalen, ansvar for vedlikehold og fornyelse. Ved behandling av denne saken i KAD, skal rutiner for å ivareta dette ansvaret medfølge. 3. Kirkevergen informerer Delta og Fagforbundet om fellesrådets beslutning i denne saken. KF 08/18: Behov for regulering av budsjett Det henvises til sak KF 01/18 pkt. 3, hvor kirkevergen legger fram behovet for et evt. rev. budsjett for 2018 i fellesrådets møte Kirkevergens vurdering: Grunnet sykdom ved administrasjonen, omfordeling av oppgaver, årsrapport og regnskapsavslutning er ikke utarbeidelsen av detaljbudsjettet prioritert. Redusert bruk av vikarer hittil i år, samt ekstra kremasjonsarbeid gir både kostnadsbesparelser og uventede inntekter. Kirkevergen mener at fellesrådet slik forholdet er nå, har for uoversiktlig tallgrunnlag for å vurdere en budsjettendring på dette tidspunkt. Kirkevergen mener at vurderingen bør vente til første kvartalsrapport foreligger. Da fellesrådets møte treffer før kvartalsresultatet, vil det være økonomirapporten pr som presenteres

5 Vedtak: 1. En evt. budsjettendring avventes inntil videre. 2. Dersom det er påkrevet, gir fellesrådet AU, myndigheten til å gjøre en evt. budsjettendring før fellesrådets møte den KF 09/18: Kirkens rolle som kulturarena/kulturkirke Utsatt behandling fra fellesrådets møte Våre kirker brukes i dag på en helt annen måte enn for en generasjon siden, og synet på kirken og kirkens rolle i samfunnet har nok også endret seg betraktelig. Reglene for bruk av kirkene som ble fastsatt av Kirkemøtet er retningsgivende for hvordan virksomheten i kirkene skal drives. I kirkevergens samtale med kommunens administrasjon har ofte spørsmålet om at man trenger flere kulturarenaer dukket opp. I verbalteksten til kommunens budsjettgrunnlag for 2018 er kirken nevnt under avsnittet om kulturarenaer. Her fokuseres det bl.a. på publikumskapasitet, lydtekniske forhold og tilgjengelighet. Sitat: «Med særlig betydning for «den kulturelle grunnmuren», er også kirkene, bibliotekene og skolene kulturarenaer og bør fokuseres på som nettopp det». Sitat slutt. Videre står det i samme dokument under avsnittet om satsingsområder Kultur: «Kartlegge og søke midler til kulturproduksjonslokaler og rehabilitering av eksisterende scener og utendørsarenaer». Biskop Atle Sommerfeldt sa bl.a. i sitt visitasforedrag under visitasen i Halden, Berg og Rokke den : «Kommunens planer inkluderer å vitalisere bysentrum. Dette må legge føringer for kirkens strategiske arbeid i årene som kommer, slik at kirken er med og forsterker kommunens visjoner om et levende og vitalisert bysentrum der ikke minst Immanuels kirke og område rundt den, må spille en sentral rolle». Videre: «Immanuels kirke er et naturlig satsingssted for et kunst- og kulturløft. Den har blitt kalt byens «storstue», og med sine 600 sitteplasser, stilrene interiør og fremragende akustikk er den ettertraktet og velegnet som konsert og kulturkirke». AU har så vidt drøftet dette, og vurderer om det skal nedsettes en arbeidsgruppe for å se på hvordan man innenfor reglene for bruk av kirken kan bidra til å komme kommunens og biskopens ønsker i møte. 5

6 Kirkevergen foreslår at fellesrådet drøfter dette, og støtter AU s forslag om en arbeidsgruppe som kan utrede dette nærmere. Fellesrådets vedtak av Fellesrådet utsetter behandlingen av denne saken til neste møte. 2. Fellesrådet oversender saken til Halden og Rokke menighetsråd for uttalelse, og ber om at dette blir tatt opp på førstkommende menighetsrådsmøte. Rokke og Halden menighetsråd behandlet saken i sitt møte sak 15/18. Menighetsrådet ser positivt på at Immanuels kirke brukes mer til konserter og andre kulturformål. Menighetsrådet peker imidlertid på flere problematiske forhold knyttet til tilgjengelighet, og ber fellesrådet ta dette med i vurderingen når saken drøftes videre. Menighetsrådets protokoll er vedlagt. Forslag til vedtak: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe på fire personer, representert ved to leke valgte fra fellesrådet, en representant fra prestene og en representant fra kirkelig ansatte. Gruppen velger selv en sekretær blant medlemmene. 2. Arbeidsgruppens oppdrag er å utrede ulike muligheter for å utvikle Immanuels kirke som en mer tydelig kulturkirke. Arbeidsgruppen tar med seg Rokke og Halden menighetsråds innspill om tilgjengelighet i det videre arbeidet. 3. Arbeidsgruppen legger fram sine vurderinger i fellesrådets møte den Vedtak: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe på fem personer, representert ved to representanter oppnevnt av Rokke og Halden menighetsråd, en representant fra prestene en representant fra kirkelig ansatte. Fellesrådet søker å invitere en kulturpolitiker til å delta i arbeidsgruppen som det femte medlemmet. Gruppen velger selv en sekretær blant medlemmene. 2. Arbeidsgruppens oppdrag er å utrede ulike muligheter for å utvikle Immanuels kirke som en mer tydelig kulturkirke. Arbeidsgruppen tar med seg Rokke og Halden menighetsråds innspill om tilgjengelighet i det videre arbeidet. 3. Arbeidsgruppen legger fram sine vurderinger i fellesrådets møte den

7 Orienteringssaker: 1. Fellesrådets svar på høring om KA s strategiplan. Se vedlegg. 2. Berg menighetshus er solgt. Berg sokn sin representant i fellesrådet Hanne Grethe Mosen gav nærmere informasjon. Hun fortalte at det er en familie som har kjøpt menighetshuset, og at barnehagens drift skal videreføres. Overtagelsen vil skje medio mai Hun sa også at uthuset som rommer gamle kirkebenker må tømmes. 3. Nytt fra menighetene Vintersangfest for alle 5 klassinger i Halden har eksistert i nærmere 10 år, og dette året var intet unntak. Hele 350 sangglade femteklassinger fra samtlige kommunale skoler fylte opp Immanuels kirke torsdag 8. februar. Dette er et samarbeid med organister og kantorer i Halden og Sarpsborg, og mange ansatte og frivillige er med for å få arrangementet i havn. På forhånd har de forskjellige skolene fått besøk av organistene hvor de deler ut CDer og øver inn sanger med elevene, slik at elevene kjenner sangene når de kommer til kirken. I år kom også komponisten Johann Sebastian Bach og kona hans på besøk, og elevene fikk høre hans musikk. Det blir servert boller og saft til alle, og etter en liten pause får elevene litt informasjon om orgelet etterfulgt av en quiz. Et stort og felles arrangement, men veldig flott å være med på. 4. Integrerings- og inkluderingsarbeidet tildelt kr ,- fra OVF. Integrerings- og inkluderingsarbeidet begynner nå å ta form. Det er etablert et møtested for kvinner i menighetssalen i Os allé 13, og hvor også menn er velkommen. Ansatte, frivillige og mennesker med annen kulturell bakgrunn kommer. Fellesskap er et viktig stikkord, og derfor er det å gjøre ting sammen, snakke sammen, lære av hverandre og ta opp aktuelle temaer det det fokuseres på. Etter søknad så har fellesrådet fått kr ,- fra OVF (opplysningsvesenets fond) til dette arbeidet. Se vedlagt svar på søknad. Evt: Ingen Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 7

8 8