PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Kari Mangrud Alvsvåg kom til sak KF 15/17 Åpningsord: Utgikk. 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste ble godkjent. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Protokoll vedlagt. Protokoll fra fellesrådets møte ble godkjent. KF 11/17: Referat fra fellesrådets arbeidsutvalg Referat vedlagt. Referatet og de beslutningene som er tatt i fellesrådets arbeidsutvalg den tas til etterretning. KF 12/17: Budsjettkorrigering regulert budsjett Se vedlagt oversikt, og note til regulert budsjett fra kirkevergen 1. Regnefeil korrigeres i tråd med vedlagt dokumentasjon. 2. Vedtatt regulert budsjett for 2017 sendes kommunen for elektronisk innlegging i regnskapsmodulen. Når den elektroniske versjonen er klar, vil denne av hensyn til revisjonen også måtte godkjennes av fellesrådet. KF 13/17: Revisjonsberetning for regnskapsåret Se vedlagt beretning fra fellesrådets revisor Deloitte a/s av

3 Det anføres bl.a. at årsregnskapet viser et regnskapsmessig merforbruk på kr ,-. Det framkommer at budsjettdisposisjoner er i samsvar med budsjettvedtak, og at opplysningene i årsberetningen samsvarer med årsregnskapet. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av fellesrådets regnskapsopplysninger, dette i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Revisjonsberetningen for 2016 tas til etterretning. KF 14/17: Endring av festeforhold rammegraver Halden er en kommune som gjenspeiler en spennende historie, og det er, og har vært en stor bevissthet både lokalt og sentralt om verning av bygg og anlegg i kommunen. Mye av Haldens historie knyttes til våre gravplasser. Vi er bl.a. en av tre byer i Norge som har klart å ta vare på hele felt med rammegraver. Gravfeltene i «Høyden» på Os er derfor av nasjonal verdi. Vi har også noen få rammegraver til på Os, og noen på våre andre gravplasser. Spørsmålet for oss som gravplassmyndighet er hvordan vi kan forvalte dette best mulig slik at det ligger igjen gode spor i framtiden. Et viktig punkt er samspillet med gravfesterne. I en gravramme kan det befinne seg mange gravnummer, fra seks til seksten er ikke uvanlig. Ved festeforfall oppleves det som en stor økonomisk byrde å betale for så mange gravnummer i tillegg til at gravrammene må vedlikeholdes. Mange vil derfor slette, noe som igjen faller tilbake på fellesrådet som da må ta vedlikeholdet. Erfaringsmessig er den beste bevaring av en gravplass gjenbruk. Kirkevergen vil derfor foreslå at festekostnaden for rammegravene i hele Halden reduseres. Forslaget innebærer ikke reduksjon i festeavgiften, men at en fester med mange gravnummer i en og samme gravramme kun betaler festeavgift for tre gravnummer. Vedlikeholdsansvaret for øvrige gravnummer i gravrammen, tilhørende monumenter og gravramme opprettholdes. 1. I rammegraver som inneholder tre eller flere gravnummer innenfor samme gravramme, skal det kun betales for tre gravnummer i forbindelse med festeforfall. 2. Gravfesters vedlikeholdsplikt er fortsatt gjeldende for alle gravnummer, monumenter i gravstedet og rammen som 3

4 omslutter det. 3. Virkningstidspunkt KF 15/17: Avklaring investeringsprosjekter Os kirkegård og avløp Rokke kirke. I forhold til den rullende økonomiplanen på investeringsprosjekter, bevilget Halden kommune i 2016 for 2017 Kr ,- til regulering og utvidelse av Os kirkegård. Kr ,- til pålagt oppgradering av avløpsrenseanlegg Rokke kirke. Midlene avventes utbetalt inntil det er avklart hvem som bør kjøre de forskjellige prosjektene. Kirkevergen foreslår at fellesrådet går i dialog med Halden kommune med formål å komme fram til en løsning hvor kommunen kjører prosjektet «regulering og utvidelse av Os kirkegård», og at fellesrådets oppgave blir å konsultere underveis, jfr. kirkegårdsutvidelsen ved Idd kirke. Kirkevergen foreslår at fellesrådet kjører oppgraderingen av avløpsrenseanlegget ved Rokke kirke selv. 1. Fellesrådet søker å legge til rette for at Halden kommune tar ansvaret med å gjennomføre prosjektet regulering og utvidelse av Os kirkegård. Fellesrådet ber kommunen om å starte opp prosjektet i inneværende år. 2. Fellesrådet ber om at midlene som er avsatt til avløpsrensing ved Rokke kirke overføres til fellesrådet. Rådet gjennomfører dette prosjektet selv. KF 16/17: Forslag til Økonomiplan Denne ble ettersendt. Nærmere orientering ble gitt i fellesrådets møte. 1. Forslag til økonomiplan for godkjennes, og oversendes omgående Halden kommune. 4

5 2. Forslaget oversendes sammen med et følgebrev hvor fellesrådet gjør en prioritering overfor kommunen. Følgebrevet vedlegges protokollen. KF 17/17: Møteplan mai desember 2017 Følgende møteplan foreslås: FR møter kl mai utgår, endres til 6. juni, åpning Bodil Flø 22. august, åpning Anne-Brit Bjørk 26. september, åpning Kari Alvsvåg 31. oktober, åpning Marte M.L. Akerbæk Klanderud 12. desember, åpning Bodil Flø AU møter kl med evt. etterfølgende KAD 16. mai utgår, endres til 23 mai. 08. august 12. september 17. oktober Ekstra AU 14. november 28. november Forslag til møteplan godkjennes med følgende endring: AU møte 23. mai utgår og endres til 18. mai kl KF 18/17: Fylkesmannen har avslått søknad om dispensasjon for Kategori II kremasjonsanlegg. Se vedlegg: Søknad om dispensasjon av Fylkesmannens avslag av Fellesrådets klage på avslaget av Dersom klagen ikke fører fram, stenges Halden Krematorium så snart som mulig etter at gjeldende tillatelse for 200 kremasjoner er oppfylt. 2. Krematoriet vi i så fall bli stengt fram til I en evt. stengningsperiode søkes kremasjonsarbeidet gjennomført i Sarpsborg. 5

6 Orienteringssaker: Ledige stillinger utlysning og tempoplan To ledige 100 % organist/kirkemusiker/kantor stillinger lyses ut med søknadsfrist 18. mai Ledig kirketjenerstilling 75 % av hel stilling og svangerskapsvikariat menighetspedagog/diakoniarbeider stilling lyses ut så snart som mulig. Biskopens besøk i Halden En takk til menighetsrådet på Idd som var vertskap og tok imot de øvrige menighetsrådene, biskop og prost denne kvelden. Asak kirke framdrift på restaureringsarbeidene Arbeidene er godt i gang, og kirkevergen informerte om de ulike fagområdene under prosjektet. Kirken åpner igjen De utvendige arbeidene vil foregå fram til et stykke ut på høsten. Idd kirke utvidelse av kirkegård framdrift. Sogneprest på Idd, driftsleder og kirkevergen deltok den på regionalt planmøte i Østfold fylkeskommune sammen med Inger Helene Kjerkreit og Morten Høvik fra Halden kommune. Det avventes videre utvikling. Immanuels kirke kirken får ny utvendig lyssetting Arbeidet med ny flombelysning av kirken er startet opp. Dette er en gave fra foreningen Haldens Minder. Berg prestegård solgt til lokal gruppe Borg bispedømme har i e-post til fellesrådet den 29. mars 2017 orientert fellesrådet om at Berg prestegård er solgt fra OVF Opplysningsvesenets fond til en lokal gruppe, og at det ville bli gjennomført en lokal markering den Brev om åpning av grav fra KA og gravplassforeningen Brevet omhandler en klagesak i forbindelse med at et fellesråd ikke hadde godkjent en søknad om åpning av grav og flytting av gravlagte. Vedtaket ble påklaget til Borg bispedømmeråd, som omgjorde fellesrådets vedtak. Forholdet var såpass spesielt at KA og gravplassforeningen valgte å gå ut med et brev til de kirkelige fellesrådene og kommuner med 6

7 forvaltningsansvar for gravferd. Brevet er datert , og vedlegges protokoll. Høring medlemsregister høringsfrist FR Det gjøres en administrativ forberedelse på dette til neste fellesrådsmøte, og saken vurderes behandlet da. Høring valgordning MR hadde høringsfrist Det gjøres en administrativ forberedelse på dette til neste fellesrådsmøte, og saken vurderes behandlet da. Digitalisering av tjenester. Informasjonsskriv etter arbeidsgruppens møte vedlegges protokoll. Hensikten med å digitalisere tjenester er å kunne gi publikum og kirkens medlemmer et bedre tilbud via kirkens hjemmeside, og med det gjøre kirkens tjenester mer tilgjengelige. Skjema for påmelding til dåp, lenke til inn- og utmelding er på plass. Arbeidet med dette har også utløst investeringsbehov og vi henviser til vedtatt Økonomiplan for hvor prosjektet innføring av Sosi standard alle kirkegårder er justert. Evt: Hanne Grethe Mosen fra Berg menighetsråd tok opp forholdet rundt rensing av kirkenes tepper samt soknegrenser og valgbarhet. Informasjon ble gitt. Kari Mangrud Alvsvåg informerte om pilegrimsarbeidet, og fortalte om at arbeidet er kommet godt i gang i Sarpsborg. Sarpsborg har søkt og fått invilget inter-regionale midler til å utvikle pilegrimsarbeidet rundt Borg leden. Borg leden er blitt det offisielle navnet på pilegrimsleden gjennom Østfold. Det er også etablert et pilegrimsfellesskap som har fått navnet St. Maria i Sarpsborg. En av Sarpsborgs lokale prester er frikjøpt til å jobbe med pilegrimsarbeidet, og kan kontaktes. Hun heter Helene Selvik. Lokale vandringer blir i år den 30. april fra Berg kirke til Fredriksten Festning, og den 27. juni fra Berg kirke til Ingedal kirke i Skjeberg. 7

8 Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 8