Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Helge Ullerud, leder Grethe Holterhuset, nestleder Nils Totland Kristin Kyhen Ramstad Steinar Karlsen Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører John Harry Skoglund Kst. rådmann Jan Sørli Østre Romerike revisjonsdistrikt INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 23. april 2013, kl Sted Fet rådhus, formannskapssalen Sekretær Rådgiver (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak 13/2013 Referater 14/2013 Årsregnskap/årsberetning 15/2013 Reglement for kontrollutvalget åpne møter 16/2013 Virksomhetsplan for revisjonen 17/2013 Orientering ved ordfører 18/2013 Orientering ved rådmann 19/2013 Orientering ved revisjonen 20/2013 Saker til oppfølging 21/2013 Eventuelt Helge Ullerud (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 16. april 2013 Rådgiver

2 13/2013 Referater Skatteinngang januar 2013, fra Skedsmo kemnerkontor. 2. Skatteinngang februar 2013, fra Skedsmo kemnerkontor. 3. Skatteinngang mars 2013, fra Skedsmo kemnerkontor 4. Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Fet kommune, fra Skatt Øst. 5. Informasjonsutveksling mellom kontrollutvalg og Fylkesmannens tilsyn, fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. 6. Postliste for kontrollutvalget. (7. Rutinehåndbok for samarbeid for barn, unge og familier i Fet. Denne er ikke vedlagt innkallingen.) Ad 5: ROKUS har sendt fylkesmannen svar om kontaktpersoner, og at de dokumenter som etterspørres blir lagt ut på Ad 7: I prosjekt forebyggende barnevern var en anbefaling at rutiner burde være skriftlige. Dette er fulgt opp ved at det nå foreligger en rutinehåndbok. Det er et forholdsvis stort dokument, slik at det tas med ett eksemplar til møtet. Referatene tas til orientering. 2

3 14/2013 Årsregnskap/årsberetning Fet kommunes regnskap, årsberetning og årsrapport 2012 (Sendt medlemmene direkte fra kommunen) 2. Revisors beretning for Nøkkeltall for kommunene i Nedre Romerike Revisjonsdistrikts område, utarbeidet av revisjonen 4. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse 5. Oppsummeringsbrev fra revisjonen (ettersendes eller deles ut i møtet) Kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. (Kommunelovens 48, nr. 1 og 2.). Fet kommunes årsregnskap for 2012 er avlagt og fremlegges for kontrollutvalget til behandling. I henhold til 7 i Kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Formannskapet i Fet avgir sin innstilling om årsregnskapet i møte 29.april Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret. Årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. (Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10). Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april, jf. forskrift om revisjon i kommuner, 5. I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om følgende forhold: 1. om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, 2. om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett, 3. om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistens med årsregnskapet, og om forslag til anvendelse av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd, er i samsvar med lov og forskrifter, 4. om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisor har avlagt beretning 15.april

4 Kommunestyret selv godkjenner årsregnskapet. Det følger av kommuneloven 48 at vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Revisor må i ettertid følge opp at vedtaket er i samsvar med lov og forskrift. Vedlagt følger forslag til kontrollutvalgets uttalelse, se vedlegg 4. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet

5 15/2013 Reglement for kontrollutvalget åpne møter Pressemelding fra Kommunal- og regionaldepartementet om åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak. 2. Nåværende reglement der forslag til endringer er avmerket. 3. Forslag til endret reglement. Stortinget vedtok i desember 2012 flere endringer i kommuneloven. Første gangs behandling i Stortinget var 11. desember og andre gangs behandling var 17. desember. En av endringene gjelder kontrollutvalgenes møter. Det blir lovpålagt at kontrollutvalgene må holde sine møter for åpne dører. Lovteknisk har man gjort det slik at kommunelovens 77 nr. 8 blir opphevet. Dette har vært en regel som har gitt kontrollutvalgene mulighet til å holde møtene for lukkede dører. Når denne blir opphevet må også kontrollutvalgene følge samme bestemmelse som andre kommunale folkevalgte organer, kommunelovens 31. Hovedregelen i denne bestemmelsen er åpne møter, men det er tilfeller hvor organene har en plikt til å lukke møtet, og tilfeller hvor man kan lukke møtene. Disse tilfellene er inntatt i forslag til endret reglement. Stortingsvedtaket inneholdt også en bestemmelse om at denne lovendring skulle tre i kraft fra den tid Kongen bestemte. Ikrafttredelsestidspunket er nå fastsatt til 1. juli I forbindelse med denne endring foreslås det også noen mindre endringer i andre bestemmelser. Ett av forslagene er en følge av ny sekretaritatsordning, De to andre endringene er for å bringe reglementet i samsvar med dagens praksis. Kontrollutvalget anbefaler endringene i reglementet. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar endringene i reglementet for kontrollutvalget, jfr. vedlegg Endringene gjøres gjeldende fra 1. juli

6 16/2013 Virksomhetsplan for revisjonen Østre Romerike distriktsrevisjon utarbeider hvert år en virksomhetsplan som distriktsstyret og kontrollutvalgene orienteres om. Planen er distriktsrevisjonens øverste plandokument, som viser blant annet revisjonens formål, oppgaver og arbeids- og ansvarsområder. I tillegg til en orientering om revisjon og metoder inneholder planen revisjonsenhetens strategiplan med mål og visjoner. I planen fremkommer også ressursdisponeringer samt en inndeling i oppdrag, enheter og områder. Selve planen er unntatt offentlighet og distriktsrevisor vil i møtet orientere om planen. Distriktsrevisors redegjørelse tas til orientering. 6

7 17/2013 Orientering ved ordfører

8 18/2013 Orientering ved rådmann Denne sak er satt opp i tilfelle rådmann har noe å orientere utvalget om, ut over de saker man spesielt har bedt om orientering. 8

9 19/2013 Orientering ved revisjonen Denne saken er satt i tilfelle revisjonen har noe de ønsker å orientere utvalget om, ut over de saker man spesielt har bedt om orientering. 9

10 20/2013 Saker til oppfølging Saker til oppfølging/behandling. Sekretær legger frem liste over saker til oppfølging/behandling hvert møte. Lista er noe annerledes enn tidligere. Nå blir alle vedtak i kontrollutvalget ført på lista hvor det også oppgis hvordan sakene er behandlet etter at de har vært i kontrollutvalget. Saker utvalget oversender kommunestyret blir ikke avmerket som ferdig før man har fått en tilbakemelding på kommunestyrets behandling. Det gir en bedre oversikt i tilfelle man må følge opp saker. 10

11 21/2013 Eventuelt