INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Britt Bjørk Gerd Syverstad Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Greaker Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Reidar Finsådal Jan Erik Norheim Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Gerd Myren, Morten Lager, Kari Alvsvåg Åpningsord Reidar Finsådal 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjennes. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Forslag til vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte godkjennes. KF 11/16: Godkjenning av driftsbudsjett 2016 elektronisk innlegging. Fellesrådet behandlet jfr. sak KF 09/16 den regulering av budsjett for Det ble vedtatt kutt for om lag 3,4 mill. i forhold til fellesrådets innsendte budsjettforslag til kommunen. Vedlagte budsjettmateriale der kuttene er gjort, samt at det er noen justeringer, danner grunnlag for årets budsjett. Den elektroniske utgaven skal godkjennes av fellesrådet. Forslag til vedtak: Framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 som balanserer med kr ,- godkjennes. KF 12/16: Godkjenning av investeringsbudsjett elektronisk innlegging. Fellesrådet behandlet sak KF 06/16 og KF 07/16 den og vedtok hvordan midlene skulle brukes. Den elektroniske utgaven skal godkjennes av fellesrådet se vedlegg. Dette gjelder fordeling av kr ,- som ble bevilget av kommunen i Videre kr ,19 som er en rebevilgning av tidligere tildelt midler. 2

3 Forslag til vedtak: Framlagte vedlegg om fordeling av kr ,19 til investeringsprosjekter godkjennes. KF 13/16: Økonomirapport pr Se vedlagt rapport Forslag til vedtak: Rapporten viser en prognose på kr ,- i merforbruk ut året. Avviket er av mindre karakter, og det er foreløpig tidlig på året, og mye kan endre seg. Det er derfor ikke behov for å sette i verk ytterligere sparetiltak på nåværende tidspunkt. Økonomirapporten pr tas derfor til etterretning. KF 14/16 Regulering av kap.5.5. betalingssatser Denne saken er en videreføring av sak KF 08/16 av der fellesrådets vedtak ble: Fellesrådet går enstemmig inn for at reglementets kapittel 5.5. som omhandler «Omvisninger i kirke og på kirkegård» tas ut for nærmere bearbeiding. Øvrig innhold godkjennes. Nytt forslag på kap foreligger se vedlegg. Forslag til vedtak: Framlagte forslag til betalingssatser i reglement for utlån/utleie/av kirkelige bygg i Halden tilføyes kapittel 5.5 med følgende ordlyd. 5.5 Omvisninger i kirke og på kirkegård Omvisninger for kommunens innbyggere utført av frivillige knyttet til menighetene. Omvisninger for skoler og barnehager innenfor egen kommune. Betales det ikke for omvisning. Omvisninger der turistgrupper bestiller guidet tur i kirke eller på kirkegård. Betales Omvisning pr kirke. kr 600,- kr 800,- Omvisning pr kirkegård kr 600,- kr 800,- Der turistkontoret foretar omvisning Faktureres turistkontoret pr omvisning med kr 600,- kr 800,- 3

4 KF 15/16: Mulig kommunesammenslåing av Halden og Aremark Det henvises til KA`s veileder for kirkelige fellesråd og kommunesammenslåing. Se ka.no Pkt Hvor det står at fellesrådsledere og kirkeverger bør møte hverandre så tidlig som mulig etter at kommunene har gitt klare signaler om at de ønsker å gå videre med sammenslåing. Videre står det i pkt 4.3: Kommunene bør gjøres oppmerksomme på Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder til kommunene hvor det understrekes at finansiering av sammenslåing av kirkelige fellesråd inngår i departementets dekning av kommunenes engangsutgifter til kommunesammenslåing. Aremark og Halden kommuner har nylig inngått avtale om at kommunesammenslåing mellom de to kan gjennomføres i Jfr. Kirkeloven 5 skal det kun være et fellesråd i en kommune. Det betyr at en sammenslåing av de to kommunene får betydning for hvordan kirkens virksomhet blir organisert. Samtidig vil fellesrådets arbeids- og geografiske område bli større. Sannsynligvis vil en kommunesammenslåing også innebære endring i prostigrenser. Fellesrådets leder har gjort en skriftlig henvendelse til ordfører i Halden, og gjort ham oppmerksom på at fellesrådet i Halden over påske ville invitere fellesrådet i Aremark til samtale om forholdet. Det er for øvrig satt en frist til for kommunene om å søke om midler fra departementet til å gjennomføre integreringsprosessen. Fellesrådet bør derfor snarest mulig beregne integreringskostnadene for kirken, og oversende dette i god tid til kommunen slik at de får dette med i sitt regnestykke for søknad. Forslag til vedtak: Halden kirkelige fellesråd utarbeider en økonomisk oversikt på hvilke reelle engangsutgifter den kirkelige virksomheten vil få som følge av en sammenslåing mellom Halden og Aremark. Oversikten skal danne grunnlag for at fellesrådet søker kommunen om tilstrekkelige midler slik det beskrives under veilederens pkt Søknaden sendes så til Halden kommune innen nærmere avtalt frist. 4

5 KF 16/16: Finansiering av diakoniarbeiderstilling Utdrag av orienteringssak fra FR møte Diakonal stilling i 10 % av hel stilling - finansiering. Dette er en stilling som siden den ble opprettet er blitt finansiert med innsamlede midler via menighetene. Kirkevergen sendte tidligere i år ut en oppfordring til menighetsrådene i forhold til å drøfte hvordan det enkelte menighetsråd hvordan best kan ivareta menighetens andel i denne. Det er fellesrådets som ivaretar arbeidsgiveransvaret, og bakgrunn for henvendelsen er at fellesrådet har behov for å ha forutsigbarhet i forhold til finansieringen av denne med tilhørende «arbeidskapital». Årlig behov er ca. kr ,-. Det er iverksatt en frivillig givertjeneste hvor enkeltpersoner gir i overkant av kr ,- pr år. Således gjenstår det om lag kr ,- å dekke. Pr d.d. har de ulike menighetsrådene forpliktet seg slik: Rokke kr 4000,- Berg kr 8500,- Tistedal kr 4000,- Asak kr ,- Enningdalen kr 1500,- Halden har meldt at man venter på en fordelingsnøkkel fra kirkevergen Idd har drøftet saken, og bedt kasserer finne inndekning. Det ble bemerket fra leder i Halden og Rokke menighetsråd at en muligfordelingsnøkkel kan være den man bruker i forhold til menighetsbladet. Fellesrådets AU har påny drøftet finansieringen av stillingen da vi ser at det blir ulikt hvordan stillingen finansieres fra menighet til menighet. Fellesrådet foreslår derfor at det sendes en ny henvendelse til menighetsrådene der det foreslås å bruke samme fordelingsnøkkel som gjelder for menighetsbladet. Å få en finansiell dekning er viktig for å kunne opprettholde stillingen over fellesrådets budsjett. Forslag til vedtak: Fellesrådet ved kirkeverge gjør nok en henvendelse til menighetsrådene og ber om deres syn på å bruke menighetsbladets prosentvise fordelingsnøkkel til finansiering av diakoniarbeiderstillingen. Dersom alle menighetsrådene gir sin tilslutning til at en slik ordning kan gjennomføres, vil dette medføre endring i forhold til tidligere beløpsforpliktelse. 5

6 KF 17/16: Flykningeutvalg forslag til mandat. Oppnevnte representanter, menighetsrådsledere og fellesrådets ledelse var den samlet for å snakke om flyktningeutfordringen, og utarbeide forslag til mandat. Mandatet vil danne grunnlag for utvalget videre arbeid. Forslag til mandat: Flyktningeutvalget arbeider på oppdrag av Halden kirkelige fellesråd som representerer de syv menighetsrådene tilknyttet Den norske kirke i Halden. Utvalget skal søke å avdekke områder og ressurser som menighetene kan bidra med for å støtte opp under kommunens vedtak om bosetting av flyktninger. Utvalgets oppgave er også å kanalisere de «kirkelige ressursene» til de satsningsområdene utvalget finner mulighet for å kunne støtte eller opprette. Utvalget konstituerer seg selv med leder og sekretær. Fellesrådets diakon er utvalgets kontaktperson. Flyktningeutvalget rapporterer til fellesrådet innen utgangen av hvert kvartal. KF 18/16 Reglementer, planer, retningslinjer, vedtekter. I forvaltningen av den kirkelige virksomhet i Halden ligger det en rekke vedtatte dokumenter som regulerer fellesrådets arbeidsområde. Mange av disse må oppdateres til dagens nivå og utvikling. Her kommer en oversikt: Handlingsplan Etiske retningslinjer Retningslinjer for bruk av politiattest Retningslinjer samarbeid solist/kantor organist Delegasjonsfullmakt Kirkevergen Taushetsplikt og taushetserklæring HMS erklæring bruk av verneutstyr Arbeidsreglement Økonomireglement Ansettelsesreglement Erkjentlighetsreglement Reglement for utlån/utleie kirkelige bygg. Permisjonsreglement Retningslinjer vedr. refusjon databriller Vedtekter for kirkegårdene Reglement for KAD Lønnspolitiske retningslinjer Bevaringsplaner 6

7 Datareglement Fellesrådets AU har uttrykt at det ønskes en gjennomgang av disse, noe det må jobbes systematisk med over tid. I første omgang vedlegges «Delegasjonsfullmakt for kirkevergen». Forslag til vedtak: Delegasjonsfullmakt for kirkevergen oversendes fellesrådets AU for gjennomgang. AU får i oppdrag å legge fram revidert forslag av delegasjonsfullmakt for kirkevergen til neste møte. KF 19/16 Manglende revisjonsberetning Fellesrådet har innen fristen ikke mottatt revisjonsberetning for regnskapsåret Det samme gjelder for menighetsrådene. Menighetsrådene har heller ikke fått revisjonsberetning for regnskapsåret I sin tjenesteytingsavtale med Halden kommune har kommunen påtatt seg oppgaven med: Pkt 1. Føring av fellesrådets regnskap. Pkt. 2. Revisjon av fellesrådets og menighetsrådenes regnskaper. AU mener det er grunn til å ta opp forholdet med manglende revisjonsberetninger med Halden kommune. Forslag til vedtak: Halden krk. fellesråd gjør en skriftlig henvendelse til Halden kommune om manglende revisjonsberetninger, og ber kommunen om å bringe forholdet i orden. KF 20/16 Ny bygningsskade ved Immanuels kirke Den ble kirkens ansatte klar over at det hadde skjedd noe med gulvet i sakristiet i Immanuels kirke. Det ble besluttet å bryte opp gulvet, først et lite hjørne, så hele. Det ble avdekket store råteskader. I tillegg var det også forekomst av ekte hus-sopp, noe som gjorde at hele gulvet med bjelkelag måtte fjernes. Rommet må behandles med kjemikalier for å forhindre ny oppblomstring av sopp. Skadene er mye større enn først antatt, og det er sendt skademelding Knif Trygghet som er fellesrådets forsikringsforbindelse. 7

8 Egenandelen er på kr ,-. Takstrapport er mottatt og skaden er taksert til kr ,-. Kr , av disse dekkes ikke av forsikring fordi dette gjelder sopp og råte, og det har vi ingen forsikring mot. I realitet må derfor fellesrådet bære alle kostnadene selv. Det er også nå blitt klart at kum utenfor sakristi, nye rørledninger til vann og avløp må skiftes. Fellesrådet må regne med å dekke skaden over disposisjonsfond. Fellesrådet må regne med at skadens omfang slik vi ser det nå vil beløpe seg til rundt kr ,-. Fellesrådet har mottatt brev av fra Halden og Rokke menighetsråd hvor menighetsrådet slutter seg til et forslag fra sogneprest Jan Lystad om en større og helhetlig tenkning om begge sakristier, mellomgang og kirkerom for øvrig. Se vedlegg. Anne-Britt Bjørk bes å redegjøre for det. Det har dette året inntruffet to alvorlige skader ved Immanuels kirke. Dette indikerer at fellesrådet bør søke å arbeide fram en helhetlig tilstandsrapport på kirken for om mulig avdekke om det er flere uoppdagete skader på bygningskroppen. Dette burde i neste omgang gi retning for en fullstendig restaurering. Immanuels kirke blir betegnet som landets fremste empirekirke og runder 200 år i 2033, og innen den tid bør kirken være fullrestaurert. Kirkevergens forslag til vedtak: Vannskaden i Immanuels kirkes sakristi som har forårsaket råte og hussoppangrep, dekkes over ubundet disposisjonsfond Skaden anslås til å koste rundt kr ,- å rette opp. Fellesrådet velger på nåværende tidspunkt ikke å gå videre med skadesanering i kirkerom selv om dette skulle bety at skadesaneringsfirma gjør anmerkning i forhold til garanti på oppdraget. I forhold til menighetsrådets brev, kan fellesrådet i denne omgang gjøre noen tillempninger med kjøkkenbenk og evt. avsette vann og avløpsrør for å muliggjøre senere tilkopling til det andre sakristiet. Fellesrådet har imidlertid ikke midler til å etterkomme menighetsrådets øvrige ønsker. Fellesrådet oppfordrer Halden og Rokke menighetsråd til selv å bidra finansielt dersom noen av de andre ønskene skal kunne innfris i denne omgang. Fellesrådet starter i 2016 opp arbeidet med å lage en helhetlig plan for restaurering av Immanuels kirke. Målet med planen er at kirken til jubileumsåret 2033 er fullrestaurert. 8

9 KF 21/16: Orienteringssaker Utsatt fra forrige møte sak KF 10/16 orienteringssaker Ny kirkeordning Det arbeides nå med en forvaltningsreform for et tydelig skille mellom kirke og stat. Reformen skal etter planen gjennomføres i arbeidet har bakgrunn i regjeringsplattformen for regjeringen Solberg og vedtak i Kirkemøtet. Stortingsproposisjon 55 L som omhandler endringer i kirkeloven, beskriver den store endringen der det i Den norske kirke på sentralt nivå opprettes et eget rettssubjekt. I første omgang vil virkningen av dette være at staten overfører arbeidsgiveransvaret for prestene til kirken selv. Vedtak: Orienteringssaken om ny kirkeordning utsettes til neste møte for mer detaljert gjennomgang. Ny alarmavtale - innbrudd Alarmsentral Øst avtale med alarmmottak av innbruddsvarsling ble avsluttet Ny avtale er tegnet med Safe4 og Fredrikshald Sikkerhet. Ny strømavtale Ny strømavtale er i ferd med forhandles fram i Halden kommune. Fellesrådet henger på denne forhandlingen, og vi om noe tid skifte strømleverandør. Lokale grunnordninger godkjent. Biskop har godkjent revideringen av de lokale grunnordninger for alle menighetene knyttet til Den norske kirke i Halden. Fylkeskonservator har godkjent ny lyssetting av Immanuels kirke Fylkeskonservator har godkjent ny lyssetting utvendig lyssetting av Immanuels kirke, som opprinnelig var en gave fra Haldens Minder ifm. byens 350 års jubileum i

10 Etablering av «Foreningen Berg kirkestue» Berg menighetsråd vurderer å investere fondsmidler i foreningen Berg kirkestue slik at Berg prestegård kan erverves og benyttes til menighetens aktivitet i framtida. Arbeidsgiverkonferanse Gardermoen Leder og kirkeverge deltar. Leder orienterer KA inviterer til kurs for arbeidsgivere. Aktuelle saker: Å være kirkelig arbeidsgiver, vårens tariffoppgjør, sammenslåing av fellesråd, å være attraktiv arbeidsgiver status og strategier. Leder Samling i Ski nye kirke Leder og kirkeverge deltar. Leder orienterer Borg bispedømme inviterer til ledersamling i Ski på nevnte dato. Invitasjon er gått til sogneprester menighetsrådsledere, fellesrådsledere, menighetenes daglige ledere og kirkeverger. Bl.a. vil tidligere fylkesmann og nyvalgt nestleder i bispedømmerådet Anne Enger foredra om emnet «Brytningstid i folkekirken, Lokalkirkens betydning i lokalsamfunnet. Planlegging av budsjettforslag for Arbeidet med kommende års budsjettforslag starter opp. Menighetsrådene og tillitsvalgte informeres. Evt: Ingen Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 10