PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Svein Ystehede, Bjørg Johansen, Hanne Grethe Mosen NB! Etter møtet var det en enkel julesamling med litt å spise. Kveldstanker ved Marte M.L. Akerbæk Klanderud. 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Vedtak: Protokoll av ble godkjent. KF 31/17: Økonomirapport pr Periode 11 ble først stengt og tallmaterialet er deretter bearbeidet. Økonomirapporten var klar til møtet og ble gjennomgått. Prognosen viser et foreløpig mindreforbruk på kr ,- Vedtak: Økonomirapporten tas til etterretning. KF 32/17: Avsetninger i driftsregnskapet. Regnskapsrapporten pr viser et mindreforbruk på ,- basert på prognose. Det er avdekket en feilføring i regnskapet for regnskapsåret 2015 knyttet til trosopplæringen som bør rettes. Den anledningen har vi nå. I Kirkeloven (KL) 14, er hovedoppgavene som ligger til kirkelig fellesråd nedtegnet. Hvordan fellesrådet er i stand til å løse disse, og på hvilket nivå dette kan bli gjort, henger i stor grad sammen med finansieringen. Jfr. KL 15 er det kommunen som hovedsakelig har det finansielle ansvaret. Gjennom året har det vært flere usikkerhetsfaktorer knyttet til økonomien, og vi har derfor drøyd med noen oppgaver pga. dette. I løpet av høsten har vi sett at prognosen går i retning av et mindreforbruk. Vi har derfor iverksatt flere tiltak nå på slutten av året. Noen av disse vil også fortsette inn i

3 I forhold til fondskapitalen ble denne redusert ved inngangen til Bakgrunnen er fellesrådets vedtak av sak KF 10/07 som belastet disposisjonsfondet med kr ,93. Beløpet er synonymt med merforbruket i Det er derfor behov for å bygge opp fondets størrelse igjen. Kirkevergen foreslo derfor følgende tiltak: 1.Det rettes opp i feilføringen som ble gjort i forhold til trosopplæringsmidlene i Konkret dreier det seg om kr ,- 2. Det avsettes midler i 2017 regnskapet til tiltak etter spesifisert liste. Det ble forslått avsetninger med et totalbeløp på kr ,-. 3. Når 2017 regnskapet foreligger i sin helhet, føres mindreforbruket til fellesrådets disposisjonsfond. Oppretting av feilføring trosopplæringsmidler 2015: Kr ,- føres fra disposisjonsfond drift til bundet fond trosopplæring Forklaring: Det har blitt belastet for mye lønnsmidler på trosopplæringen ifm. et svangerskapsvikariat i 2015 for en av våre menighetspedagoger. Dette er ikke oppdaget før nå, og bør rettes opp på 2017 regnskapet. Summen føres således fra fellesrådets disposisjonsfond til trosopplæringens bundne fond. Avsetninger: Bårehus Prestebakke nye takrenner og vindu kr ,- Søndre Enningdalen kirke nye takrenner kr ,- Trebeskjæring Os kr ,- Service på kirkeklokkene kr ,- Utbedring av tårn Berg kirke kr ,- Lønnsutbetaling flyktningarbeid kr ,- Totalt kr , Styrking av fond: Ved regnskapsavslutningen 2017 føres mindreforbruket etter avsetninger mot disposisjonsfond Vedtak: Kirkevergens forslag til oppretting av feilføring, avsetninger etter liste, og disponering av mindreforbruk ble vedtatt. KF 33/17: Årsavslutning av investeringsprosjekter Jfr. regnskapsreglene skal investeringsprosjekter som er ferdig i inneværende år avsluttes. Prosjekter som fortsetter inn i neste år årsavsluttes og rebevilges. Kirkevergen informerte om de ulike prosjektene på møtet. 3

4 I delegasjonsfullmakten til kirkevergen heter det at kirkevergen avgjør spørsmål knyttet til forvaltning av økonomi i samsvar med fastsatte regler og retningslinjer. Vedtak: Med bakgrunn i kirkevergens delegasjonsfullmakt, foretar kirkevergen den forskriftsmessige årsavslutning på investeringsprosjekter som pågår i Likeledes gjør kirkevergen den nødvendige rebevilgning på de prosjektene som skal fortsette inn i KF 34/17: Tjenestetelefon for ansatte i Halden kirkelige fellesråd Se vedlagt eget saksdokument med forslag til vedtak fra fellesrådets leder. Vedtak: 1.Kirkevergen innvilges fra 2018 kjøp og bruk av tjenestetelefon etter de samme regler som gjelder for tilsvarende stillinger i Halden kommune. 2. Kirkevergen bes om å utarbeide retningslinjer for kjøp/støtte til kjøp, og godtgjøring for bruk av tjenestetelefon/mobiltelefon. 3. Kirkevergen bes om å ta kontakt med Halden kommune for å se om Tjenesteytingsavtalen kan utvides til å gjelde mobiltelefoni. KF 35/17: Høringsforslag for ny tros- og livsynssamfunnslov. Til saken var det vedlagt spørreskjema fra kulturdepartementet og arbeidsgruppens forslag til svar på høringen. Se også vedlagt eget saksdokument med forslag til tilleggskommentar fra kirkevergen. Forslaget fra den oppnevnte arbeidsgruppen ble gjennomgått. Følgende endringer ble gjort: Spørsmål nr. 5 Det settes minstekrav om 500 medlemmer over 15 år for å få tilskudd/bli registrert. 3. Her ble det alminnelig flertall for å flytte krysset fra enig til uenig. Samtidig falt kommentaren i kommentarfeltet til departementet. 4

5 Spørsmål nr. 10 Tilskudd til T&L utenfor Dnk skal beregnes utfra medlemstall over 15 år. 4. Her ble det flertall for å flytte krysset fra enig til uenig. Spørsmål nr.19 Det skal overlates til Kirkemøte å fastsette nærmere bestemmelser om kirkens organisering, kirkelig inndeling, kirkelige organer og valg til disse. 10 og 11. Her legges det til i kommentarfeltet følgende:.ordningen med fellesråd eller et annet administrativt organ fortsatt gis lovhjemmel. Spørsmål nr. 22 Kirkemøte skal bestemme om medlemmer skal betale medlemskontigent. 14. I det det utsendte skjemaet fra arbeidsgruppen var det en feilavkrysning. Krysset for uenig fjernes, og det gjøres avkrysning for viktig. Spørsmål nr. 23 Bestemmelsen om at soknet og Den norske kirke er selvstendige rettssubjekter skal videreføres. 9. Her legges det til i kommentarfeltet følgende:.ordningen med fellesråd eller et annet administrativt organ må fortsatt forankres. Spørsmål nr. 26 Den lokale kirkes ansvar for gravplassdrift og forvaltning skal videreføres som normalordning. GL 23. Her legges det til i kommentarfeltet følgende: Gravplassmyndigheten bør tillegges et fellesråd eller et tilsvarende administrativt organ. Generell kommentar/uttalelse: Etter forslag fra kirkevergen ble følgende tekst lagt til sist i kommentarfeltet. HKF oppfatter at høringsdokumentet på side 48 under pkt omtaler hensynet til kontinuitet og stabilitet. HKF tolker dette som at det gis en åpning for at rammeloven kan bli noe lenger enn hva det i første rekke er lagt opp til. HKF vil anbefale at dette hensynet blir uttrykt i lovteksten. Vedtak: Høringssvaret som arbeidsgruppa hadde utarbeidet og med de endringer som er beskrevet over, ble vedtatt. Svaret oversendes departementet innen høringsfristen som er

6 KF 36/17 Revidert handlingsplan og etiske retningslinjer En arbeidsgruppe med representasjon fra adm. verneombud og tillitsvalgt har arbeidet med justering/revisjon av vår handlingsplan og våre etiske retningslinjer. Endringsforslaget ble sendt over til KAD for uttalelse. Forslaget til revidert handlingsplan og etiske retningslinjer ble behandlet i KAD Kirkevergen anbefalte at KAD fulgte arbeidsgruppens forslag til endringer. Den endelige behandling skal foregå i fellesrådet. Vedtaket som ble gjort i KAD ser slik ut: 1. Arbeidsgruppens forslag til endringer i Handlingsplanen og de etiske retningslinjene anbefales. 2. Dokumentene oversendes AMU for gjennomgang. 3. KAD anbefaler at fellesrådet behandler revisjonen av disse to dokumentene når AMU er ferdig med sin gjennomgang. AMU hadde saken til behandling i sitt møte , og gjorde flg. vedtak: Sak 11/2017: AMU oversender fellesrådet FR endringsforslaget med noen endrede ordformuleringer. Disse framkommer med grønn tekst. Se vedlegg. Vedtak: 1. Den reviderte handlingsplanen vedtas med de korreksjoner som er foretatt. 2. De reviderte etiske retningslinjene vedtas med de korreksjoner som er foretatt. De to dokumentene oppdateres og vedlegges protokoll. KF 37/17 Valg av leder og nestleder i FR. Det skal velges leder og nestleder for Kirkevergen ser det som svært viktig at menighetene er godt representert i FR lederskap. Kirkevergen har derfor forspurt nåværende leder Rolf Odberg om gjenvalg. Rolf Odberg har bekreftet at han stiller til gjenvalg som leder. Fellesrådets medlemmer ble for øvrig oppfordres for øvrig til å komme med forslag til kandidater, og kunne melde dette inn på e-post til 6

7 kirkevergen på forhånd eller evt. komme med benkeforslag på møtet. Det kom ingen andre forslag på leder: Rolf Odberg ble enstemmig gjenvalgt. Marte M.L. Akerbæk Klanderud ønsket ikke gjenvalg som nestleder. Kari Alvsvåg foreslo John-Evert Vestbakke som nestleder. Dette var han villig til. John-Evert Vestbakke ble enstemmig valgt som nestleder. KF 38/17 Møteplan 1. halvår 2018 Forslag til møteplan var sendt i eget dokument. Det ble gjort noen justeringer. Følgende plan ble vedtatt: AU møter tidspunkt kl , med evt. etterfølgende KAD 16. januar 06. februar 13. mars 03. april 29. mai FR møter tidspunkt kl januar 20. februar 10. april 12. juni KF 39/17 Reviderte satser på avgiftsreglementet. Det er behov for gjøre noen endringer og tilføyelser på vårt avgiftsreglement: «REGLEMENT FOR UTLÅN/UTLEIE AV KIRKELIGE BYGG I HALDEN OG OMVISNINGER VED KIRKE/KIRKEGÅRD». I revisjonsforslaget er det lagt inn både tekstmessige endringer og prisforslag. Det er i tillegg gjort noen tilføyelser, samtidig som det både er gjort en innstramming, og en oppmykning av pkt. 5.3 Konserter og kulturelle arrangementer. Forslag til endringer er rettet med overstrykninger og rød skrift. Vedtak: 1.Behandlingen av pkt. 5.3 utsettes, og kirkevergen bes utrede dette nærmere. 2.De øvrige endringene ble godkjent og settes i verk fra

8 Orienteringssaker: 1. Innspill til budsjett 2018 datert er oversendt Halden kommune. Se vedlegg. 2. Halden kirkelige fellesråd innmeldt i Rokke VA-lag SA. Vann og avløpslaget går sammen i et felles prosjekt for å knytte seg til offentlig vann- og kloakk. Kommunen har satt krav om avløpsrensing til eiendommen Rokke kirke. 3. Are anlegg har sagt opp avtalen om kirkegårdsgraving med virkning fra Fellesrådet vil foreløpig arbeide med en midlertidig løsning før en fast avtale etableres. 4. Miljødirektoratet opprettholder Fylkesmannens avslag på Halden kirkelige fellesråd sin søknad av om brenning av 300 kister ved Os krematorium i Avgjørelsen er da endelig og kan ikke ankes. Fylkesmannens avslag er datert Fellesrådet klagde på avgjørelsen Fylkesmannen oversendte fellesrådets vedtak til miljødirektoratet Miljødirektoratets avgjørelse er datert Vedlegg ettersendes. 5. Det nye orgelet på Os er nå på plass og intonert med ekspertise fra orgelets fabrikk i Nederland. Orgelet som er installert er av merke Johannus Monarke og har tre manualer. 6. Gravferdsmøte i Sarpsborg Jfr. Gravferdslovens 23 er gjennomført. 7. Asak kirke ferdig restaurert, overtakelse med middag for samarbeidspartnerne fant sted , noen etterarbeider gjenstår. 8. Nytt fra menighetene: Dette året prøves noe helt nytt i Immanuels kirken, nemlig klokkespill som vil lyde utover byen to ganger pr. dag kl og kl Det er ikke ekte klokker, men kantor i Asak/Tistedal har spilt dette inn via et vanlig keyboard og de er så gjort tilgjengelig via høytalere midlertidig montert inne i klokketårnet. Byens innbyggere har fått mulighet til å stemme på hvilken julesang som ønskes spilt julaften, og den som spilles blir Tenn lys. Berg menighet har et aktivt kulturutvalg som denne høsten har hatt flere forskjellige konserter, film og gudstjenester. Søndag var Army Gospel på besøk hvor kveldsgudstjenesten handlet om å være forfulgt 8

9 for sin tro. En sterk, men flott opplevelse. I forbindelse med Luther jubileet i 2017, valgte menigheten og ha en kveld hvor filmen om Martin Luther ble vist. Tradisjonen tro, også dette året har koret Mixdur holdt en flott konsert i Berg kirke «Mens vi venter.» Tore Pettersen og Dag Brandth har hvert år sine julekonserter, så også i år. En av konsertene er i Berg kirke Dette er populære konserter hvor kirkene fylles. Møtested for kvinner fra ulike kulturer starter opp i Os allé 13 den Oppfølging av arbeidshelseundersøkelse. Som en oppfølging av resultatet undersøkelsen gav, er det opprettet et arbeidsforbedringsutvalg. Dette utvalget har besluttet at det skal gjennomføres en klageundersøkelse som ikke er anonym. Klagefrist er satt til Bedriftshelsetjenesten arbeider nå med resultatet av denne, og den videre oppfølging. 10. Nytt denne høsten, er også at det er etablert et nettverk for kirkelige fellesråd på landsplan. For fellesrådene i Borg bispedømme er dette fulgt opp med en lokal nettverksgruppe. Fellesrådets leder i Halden Rolf Odberg er valgt inn i denne gruppen. Det var enighet om at det blir gjort en nærmere orientering om dette på neste FR møte. 11. KA er godt i gang med å rekruttere til nye ledernettverk. Etter avtale med fellesrådets ledelse har kirkevergen i Halden søkt opptak i et slikt nettverk. Plass er bekreftet, og det innebærer en bindingstid på et år, og frammøte til fem samlinger. 12. Kirkevergen har i november deltatt på landskonferansen for kirkeverger i Trondheim. 13. Kirketjener Ole Johannes Ulseth har i november deltatt på fagdager for krematorier i Tromsø. Evt. Ingen Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 9

10 10