INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Åpningsord Kari Mangrud Alvsvåg (flyttes som post til juleavslutningen) Etter møtet vil det bli en liten juleavslutning med god mat. 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste ble godkjennes. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Protokoll fra fellesrådets møte godkjennes. KF 43/16: Økonomirapport pr Periode 11 stenges , og rapporten skal deretter bearbeides, grunnet mannskapsmangel i administrasjonen vil ikke rapporten være klar før på fellesrådets møtedag. Den vi derfor bli utdelt på møtet. Når det gjelder siste kjente rapport pr viser den et merforbruk på kr ,- dette er en forbedring på kr 15036,- siden september rapporten. Det knytter seg imidlertid en del usikkerhet til de to siste månedenes forbruk. Dette har sammenheng med en el. kontroll som er utført på alle våre kirker. Det er avdekket mange feil, og der det har vært påkrevet å rette, har dette blitt gjort. Vi har hatt nye problemer ved krematoriet som resulterte i fyringsforbud. Dette er uforutsette kostnader som kom nå, men som igjen har sammenheng med at vedlikeholdet på våre kirker og kapell har vært prioritert ned gjennom mange år grunnet manglende økonomi. Dersom periode 11 kommer ut med et regnskapsmessig mindreforbruk, bør fellesrådet vurdere å avsette midler i 2016 til ulike formål som vi har oversikt på og som skal gjennomføres. KF 44/16: Gudstjenesteforordningen fellesrådets tilbakemelding Fellesrådets tilbakemelding på de økonomiske og administrative konsekvensene av menighetsrådenes ønske om forordning i fellesrådsområdet, skal gå til prosten innen Saksfremlegget som ligger vedlagt er utarbeidet på bakgrunn av alle 2

3 menighetsrådenes behandling av gudstjenesteforordningen. Av dette trekker fellesrådet følgende slutning, og dette kommer da som forslag til vedtak. Fellesrådets forslag til vedtak er ikke så radikale at det vil få noen vesentlige endringer som gir økonomisk betydning. 1. Gudstjenesteforordningen som i dag gjelder for samtlige menigheter i Halden opprettholdes. 2. Der menighetens gudstjenesteforordning i plan legges slik at kirketjenernes og organistenes/kantorenes fridagsavvikling jfr. deres arbeidsavtale ikke kan ivaretas, eller at fellesrådet kan finne en vikarløsning, må menighetsrådet selv sørge for frivillig bemanning eller sørge for vikar på annen måte. 3. Nedgangen i dåpstallet i Rokke og Halden bør analyseres. Om mulig ønsker fellesrådet at bispedømmet gjennom samarbeid med disse menighetene, prøver å finne ut av hvordan gudstjenesteforordningen og arbeidet i forkant av gudstjenestene kan stimulere til at flere søker dåp. 4. Fellesrådet mener det ville være et forsøk verd en gang pr. mnd. og flytte en av de forordnede søndagsgudstjenestene i Immanuels kirke til en hverdagskveld. Dette vil lette trykket på den totale bemanningen i Halden i de helgene som blir berørt. Samtidig kan dette være nyskapende og kanskje også trekke andre gudstjenestedeltagere enn hva man klarer søndag formiddag. Immanuels kirke er en sentrumskirke, og fellesrådet mener det bør arbeides for at denne kirken kan ha et aktivt gudstjenestetilbud også utenfor vanlig høymessetid. 5. Fellesrådet støtter Berg menighet sitt initiativ om fellesgudstjenester hvert halvår i tillegg til de som allerede er innarbeidede. KF 45/16: Forslag til revidert tilsettings- og KAD reglement. Det henvises til behandling i fellesrådet den under sak KF 29/16, og kirkevergen gir en orientering om revisjonsarbeidet av reglementene. Arbeidsgruppen har bestått av adm. leder, driftsleder, daglig leder menighet, en sekretær, en tillitsvalgt og kirkevergen. Forslag til reviderte reglement ligger vedlagt. Det har ikke lyktes for arbeidsgruppa å bli ferdig til utsendingen av dokumentene for AMU sitt møte , og derfor har heller ikke utvalget fått uttalt seg. Forslaget sendes derfor ut til AMU s medlemmer nå i desember. Det 3

4 bes om at det innkalles til et AMU møte hvor denne saken blir gjenstand for behandling. Møtet må avvikles i god tid før fellesrådets neste møte som kommer Behandlingen av forslag til revidert tilsettings- reglement og KAD reglement utsettes til fellesrådets møte den KF 46/16: Forslag til oppretting av erkjentlighetsreglement. Forslag til erkjentlighetsreglement er utarbeidet. Se vedlegg. Dette ligger nært opp til hva kommunen har i sitt reglement. Forslaget har vært til behandling i AMU den og AMU har kommet med en kommentar. Kommentaren er tatt til følge. Vedlagte forslag til erkjentlighetsreglement godkjennes. KF 47/16: Forslag til retningslinjer for innkjøp og vedlikehold av liturgiske plagg. Se vedlegg forslag til retningslinjer. Fellesrådet godkjenner vedlagte retningslinjer for skråstola som beskriver godkjennelse, innkjøp, utgiftsdekning, eierskap og vedlikehold. KF 48/16: Endrede formål for avsetninger Immanuels kirke: Tidligere i år ble kirkeverge varslet om at store greiner falt fra trærne ved Immanuels kirke. Koordinator på Os og kirkevergen rykket ut og kunne konstatere at ingen var skadet, men at det var behov for sikringstiltak. Med hjelp fra brannvesenet ble det gjort midlertidig sikringsarbeider. Det er nå gjort befaring av trærne ved Immanuels kirke. Befaringen er gjennomført ved hjelp av Halden kommune og Aktiv Skogpleie. Se 4

5 vedlagt rapport fra bygartneren. Resultatet var alarmerende og kirkevergen fant det nødvendig og iverksette snarlige tiltak. Nødvendig felling og sikring er gjennomført. Berg kirke: Ved Berg kirke har den ene kirkeklokken stoppet, og for å få den i gang igjen må det rekvireres hjelp fra Nauen klokkestøperi. Priser er undersøkt, og kostnaden vil trolig ligge mellom kr ,-. Kirkevergen foreslår at det endres formål på to av avsetningene som ble gjort på 2015 regnskapet. 1. Prosjektnummer 4006 omfatter «Utbedringstiltak driftsbygning Os kirkegård». Avsetningen foreslås endret til «Trepleie og trebeskjæring Immanuels kirke». Summen er kr ,-. 2. Prosjektnummer 4005 omfatter «Utbedring av tårn Berg kirke». Avsetningen foreslås endret til «Utbedring av kirkeklokkene i Berg kirke». Summen er kr ,-. 1. Prosjektnummer 4006 omfatter «Utbedringstiltak driftsbygning Os kirkegård». Avsetningen endres til «Trepleie og trebeskjæring Immanuels kirke». Summen er kr ,-. 2. Prosjektnummer 4005 omfatter «Utbedring av tårn Berg kirke». Avsetningen endres til «Utbedring av kirkeklokkene i Berg kirke». Summen er kr ,-. KF 49/16: Forslag til møteplan 1. halvår 2017 AU møte, med evt. etterfølgende KAD møte: kl kl kl kl kl

6 FR møte kl kl kl kl kl KF 50/16: Valg av leder og nestleder Jfr. 1 pkt. 3 i reglene om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet, skal det vært år velges leder og nestleder. Valget foregår som flertallsvalg og det er leder som skal velges først. Det kan kreves skriftlig avstemming. Med relasjon til 7 pkt. 5. foreslår kirkevergen at avstemmingen gjøres skriftlig. Kirkevergen ber om at fellesrådsmedlemmer som ønsker å fremme forslag på kandidater til leder og nestledervervet aller helst sender inn forslag i forkant av møtet, evt. kommer med benkeforslag på møtet. KF 51/16: Valg av varamedlemmer til KAD, AMU, og Forhandlingsutvalg (FU). Ved konstitueringen til disse utvalgene i 2015, ble det ikke oppnevnt varamedlemmer. I løpet av inneværende år har det vært behov for dette. AU har drøftet dette og vil foreslå at det oppnevnes vararepresentanter til de ulike utvalgene. Dersom noen ønsker å fremme forslag på kandidater, kan det gjøres på forhånd, eller tas direkte i møtet. Kirkevergen anbefaler at avstemmingen gjøres skriftlig. Se for øvrig vedlegg fra FR. konstituering i KAD 3 personlige varamedlemmer skal velges blant medlemmene. AMU 3 personlige varamedlemmer skal velges blant medlemmene. FU 3 personlige varamedlemmer skal velges blant medlemmene. 6

7 KF 52/16: Felling av bjørketrær og ny beplantningsplan på Os Se vedlagte møtereferat av , med etterskrift av Fellesrådets behandling og vedtak i denne saken oversendes Halden Kommune til orientering og til Borg bispedømme for behandling/uttalelse. Det henvises til vedlagte møtereferat av og innholdet i referatet legges til grunn for vedtaket. 1. Grunnet nærhet til byggegrense for garasjeprosjektene som er foreslått oppført i Os allé 9 og 11, skal det pga. begrenset avstand til opparbeidede graver og gangsti, innhentes faglig råd om planteavstand for nye trær. Evt. manglende avstand kan føre til at det må gjøres endring i byggeprosjektene. 2. Bjørketrærne på Os kirkegård som grenser til eiendommene Os allé 9,11 og 13. felles, og stubbene freses bort. 3. Det utarbeides ny beplantningsplan med plantebed og det gjenplantes med ca. 20 nye trær. 4. Gjerdet langs eiendommene må repareres eller byttes. Det skal gjenplantes med klatrende vekster langs gjerdet f.eks med villvin for å dekke mot innsyn til kirkegården. 5. Som skjermende tiltak, vil fellesrådet kreve av utbygger for Os allé 9, at garasjeanleggets fasade mot kirkegården forblendes med trepanel eller klatrende planter. 6. Fellesrådet kan ikke gjennomføre dette prosjektet hvis ikke gårdeierne i Os allé 9, 11 og 13 sørger for å fullfinansiere det hele. Orienteringssaker: Innspill til rådmannens budsjettforslag brev til gruppelederne. På bakgrunn av rådmannens forslag til budsjett for 2017, og det som er omtalt i forhold til kirken, er det gjort et innspill. Det er et stort avvik mellom hva fellesrådet har oversendt kommunen til utredning, og hva rådmannen har utredet. Innspillet er utarbeidet av fellesrådets leder og kirkevergen. Innspillet ligger vedlagt. 7

8 Godkjenning av oppsetting av lerret i Berg kirke. Bispedømmet som behandlingsinstans har etter søknad fra fellesrådet, fått godkjent oppsetting av lerret for projektor i Berg kirke. Berg kirke er fredet, og det er derfor verd å merke seg at dette kan bety en lemping på regelverket også i våre andre to middelalderkirker. Feste- og kremasjonsavgift. Feste- og kremasjonsavgiften bestemmes av kommunen etter forslag fra fellesrådet. Festeavgiften faktureres for 10 år av gangen. Nivået på disse avgiftene ligger høyt sammenlignet med våre nabokommuner. En høy kremasjonsavgift kan tvinge fram økt bruk av kistegraver som er mer arealkrevende. Kirkevergen vil gi nærmere orientering. Ny kontrakt med IFE vedr. Os alle 7b. Forslag til ny kontrakt er mottatt, og en signering av denne vil innebære en ny leieperiode på 1 år, med opsjon om enda et år. Tidligere leieavtale hadde en leiepris på kr ,- I kontraktsforslaget er leien øket kr ,-. Søknad til OVF, Flerkulturelt og internasjonalt møtested med fokus på mødre og barn. Jfr. brev av fra Borg bispedømmeråd er det utlyst prosjektmidler fra Opplysningsvesenets Fond OVF for På vegne av menighetene har fellesrådet søkt OVF om kr ,- til tiltaket «flerkulturelt og internasjonalt møtested med fokus på mødre og barn». Dersom søknaden blir innvilget, er det meningen å bruke menighetsalen i Os alle 13 til tiltaket. Evt: Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 8