LabOra TID Fellesråd

Transkript

1 LabOra TID Fellesråd Brukerveiledning Velkommen som bruker av LabOra TID! For å logge deg på TID: Gå til og til Nedlastinger der finner du nedlasting for TID for PC. Bruker man Noen kirkekontor har også denne påloggingsknappen på serveren, men vi anbefaler at du i tillegg laster den ned til skrivebordet ditt for enklere tilgang. Du kan også logge deg på via Internet Explorer (ikke andre browsere) ved å gå til: Bruker man Mac må man enten gå inn på fellesrådets server og finne påloggingsknappen. Eller logge deg på via Safari ved å gå til Man må da velge å laste ned Silverlight. Logg deg inn i programmet med ditt brukernavn og passord fra Medarbeideren. Da vil det komme opp et vindu som ser omtrent slik ut. Dersom du bruker Medarbeideren vil alle avtaler som er lagt inn der, vise i vinduet. Du kan skru av og på dette ved å krysse av for Medarbeideren oppe i venstre hjørne. De grå markeringene i kalenderen viser ubekvem tid, dvs. tid som i prinsippet gir økonomisk kompensasjon. For de fleste brukere er ikke dette aktuelt, de fleste har avtaler om faste beløp for ubekvem tid. Og TID er foreløpig ikke integrert mot noe lønns-/økonomisystem. Du kan skru av visningen ved å krysse av i boksen foran Ubekvem tid. I dette vinduet kan du gjøre disse oppgavene: 1. Søke om permisjoner/fravær (ferie, studiepermisjon osv.). Innvilget permisjon/fravær vil automatisk bli lagt inn i TID, man skal ikke fjerne arbeidstid på disse dagene, programmet ordner timetellingen automatisk selv. Du kan også registrere sykefravær, se egen knapp for det. 2. Legge inn et forslag til arbeidstid ( Skjema forslag ) i kommende arbeidsperiode og sende forslaget til leder/administrator som kan endre eller godkjenne forslaget. Dette gjelder for dem som ikke jobber normaltid (fast arbeidstid). De som arbeider normaltid (har fast arbeidstid), vil få lagt inn sin arbeidstid av administrator. 3. Føre inn faktisk arbeidstid ( Timeregistrering ) og ha oversikt over pluss/minus-tiden din. Det er administrator som legger inn informasjon om ansettelse, kvoter osv. Du kan se dette ved å gå til: Kontaktkort. Dersom noe ikke stemmer, ta kontakt med leder/administrator. 1(9)

2 1. Fravær 1.A. Søke om ferie/permisjoner Trykk på knappen: Fraværssøknad. Velg knappen: Ny søknad i menyen helt til høyre. Velg om søknaden bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ), eller om det gjelder en periode (klikk på: Legg til periode ) Fyll inn nødvendig info (Fra-dato, Til-dato, Skriv evt. inn kommentar, Velg type fravær). Du kan også søke om repeterende fravær ved å trykke på knappen Administrer serie. Da vil et nytt vindu komme opp og du kan søke om repeterende fravær (f. eks. hver onsdag i 3 månder framover). Merk at du må enten velge Administrer serie eller velge en dag/en periode. Man kan også velge å søke om fravær bare deler av en dag, fjern da krysset ved knappen Hele dagen. Søker man om fravær i en periode, kan man også søke om delvis fravær/permisjon (% fravær). Trykk på Send søknad. Programmet vil vise hvor mange timer/dager man har tatt ut og søkt om av gjeldende fravær/permisjon. Det vil være en oversikt til høyre i vinduet, den gjelder for inneværende kalenderår. Det vil vise både godkjent fravær av denne typen + omsøkt fravær som ikke er behandlet. Dersom det er en «kvote», vil den vise. Leder vil da få søknaden og vil innvilge eller avslå den. Du vil få en automatisk e-post når søknaden er behandlet. Og klikker du på søknaden kan du se evt. Kommentarer som sjef har skrevet inn. Du kan se status på alle dine søknader (nåværende og tidligere) ved å trykke på Fraværssøknad og sjekke at boksen Vis alle oppe til venstre er avkrysset. 2(9)

3 Programmet forutsetter at det ligger vanlig arbeidstid på en dag der man har fravær. Men i timeregningen tar programmet hensyn til godkjent fravær, og man kommer ut i 0 i +/- timer. For kantorer/organister som opererer med både bunden og ubunden tid (80%/20%) vil programmet fjerne både bundet og ubundet tid på en fraværsdag. 1.B. Melde fra om sykdom Ved sykdom kan man nå melde fra om dette via TID. Trykk på Sykefravær, og du vil se en liste med dine meldte fravær, og statusknappen vil fortelle om meldingen er blitt undersøkt av leder, da vil det bli en grønn hake i stedet for et rødt utropstegn. For å melde fra om sykdom, velg Ny sykefravær oppe til venstre. Velg om meldingen bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ) eller om det gjelder en periode (klikk på: Legg til periode ) og velg fraværsårsak. Leder/administrator kan også legge inn sykefravær for en arbeidstager, så man trenger ikke gjøre det selv. 2. Planlegge kommende arbeidstidperiode/planperiode A. Arbeidstager som har fast arbeidstid Man trenger ikke gjøre noe, administrator legger inn den faste arbeidstiden din. B. Arbeidstager som har uregelmessig arbeidstid Man kan enten lage skjemaforslag selv, eller sjef/adminstrator kan legge inn et skjemaforslag for sine arbeidstagere. For å lage et skjema selv: Trykk på: Skjemaforslag I vinduet som kommer opp: Trykk på Nytt skjema i menyen helt til høyre. Programmet vil default legge inn 4 uker fra siste dato i forrige skjemaforslag. Men oftest er det naturlig å velge lengre perioder, vanligvis 3 perioder per år, dette må man avtale innenfor fellesrådsområdet! Velg en tidsperiode. Perioder må gå fra mandag til søndag. 3(9)

4 Skjemanavn vil automatisk bli uke-perioden, men det er mulig å kalle det noe annet. Alle planlagte hendelser/avtaler fra Medarbeideren vil vise, men du kan skru av visningen. Programmet vil default legge inn en ukesmal basert på en arbeidstid på 37,5 timer. Dersom du arbeider en annen stillingsstørrelse, så vil administrator ha lagt inn maler som er tilpasset de stillingsstørrelser som fins i fellesrådet. Tykk på knappen: Bruk mal oppe på oppgavelinjen og velg den malen som passer ut fra din stilling. justere arbeidstid på dager da du har permisjon/ferie. Ferieuker og permisjoner som er lagt inn i perioden vil vise, og du må ikke Dersom det er noen røde dager i perioden, så vil programmet forvente at man ikke skal arbeide på disse dagene, så slett alltid arbeidstid på alle røde dager du ikke skal arbeide. Dersom man har både ubundet og bundet tid (kantor/organist), så legger man inn BARE den planlagte, bundne tiden. Malen for kantor/organist vil ta hensyn til dette, hvis man arbeider 35,5 timers uke, vil programmet da legge inn 5 dager med arbeid fra tilsammen 28,4 timer. (Resten av arbeidstiden i uken, 7,1 timer, er ubundet arbeidstid). Dersom malen ikke passer måten du arbeider på, kan du først justere en uke og så bruke knappen: Kopier til oppe på menylinjen. Da kan du kopier den samme ukeplanen til de ukene du ønsker innenfor arbeidsplansperioden. Så kan du etterpå gå inn på hver uke for å planlegge, siden det er sjelden at ukene er helt identiske. Det gjør du slik: o Velg den uken du vil justere ved å klikke i uketallet til venstre. o Høyreklikk på en arbeidsbolk en dag og trykk Slett dersom du ikke planlegger å arbeid den dagen. Eller før musenmarkøren opp i høyre hjørne, et lite kryss vil dukke opp, og du kan klikke på det for å fjerne arbeidsbolken. o For å kopiere en arbeidsbolk til en annen dag i uken: Hold nede CTRL-knappen mens du klikker på en arbeidsbolk og dra til ønsket dag. o For å legge til arbeid en dag: Trykk på en Kategori i menyen til høyre og dra den inn på en dato. Bruk kategorien Arbeid inkl. pause dersom betalt pause ikke er inkludert i arbeidstiden. Er arbeidsbolken mindre enn 5,5 timer, bruker man bare Arbeid. Juster lengden ut fra hvor lenge du skal arbeide ved å: enten: Klikke på en arbeidsbolk og dra den opp eller ned eller: Dobbelt-klikk på en arbeidsbolk for å skrive inn klokkeslett. 4(9)

5 I kolonnen til høyre vil det vise en del tall, beregnet tid i planperioden. Øverst oppe vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke evt. ubundet tid for kantorer/organister). I tallene nederst finner man: - Innsaldo (fra forrige planperiode). - Beregnet tid i planperiode - Per uke (gjennomsnitt) - Planlaget mer/mindre tid i perioden! - Ut-saldo blir tatt med over til neste planperiode. fellesråd. - Dager med arbeid + Gjennomsnittlig ukesarbeidstid. - Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). Er ikke aktuelt i Knappen Ekstra info vil gi mer info om antall timer på ubekvem tid i perioden. Dersom du har planlagt arbeid som bryter med arbeidsmiljøloven, vil du få en advarsel nederst i form av et rødt utropstegn. Programmet hindrer deg ikke å evt. planlegge på en måte som bryter med arbeidstidsbestmmelsene. Du kan hele tiden lagre underveis. Når du vil tilbake til hovedsiden, klikk Lagre og lukk. Du kan senere gå inn igjen og redigere forslaget (klikk på Rediger skjema ), og lagre endringer. Når du mener at du har planlagt ferdig, trykk på Send søknad i menyen til høyre. Forslaget blir da sendt til leder/administrator for godkjenning. Etter at forslaget er sendt, kan du ikke lenger redigere. Sjef/administrator kan enten godkjenne eller avvise skjemaforslaget. Du vil få en e-post når skjemaforslaget er behandlet. 3. Føre inn faktisk arbeidstid (timeregistrering) Programmet vil gi deg 2 ulike måter å føre tidsregnskap på: 1. En App på mobiltelefonen. Se siste del av brukerveiledningen for info om dette. 2. Registrering på PC. Klikk på Timeregistrering i menyen til venstre. Til høyre i vinduet som kommer opp, klikker du på Nytt tidsregnskap, så velger du riktig måned og klikker på knappen under årstallet ( Nytt tidsregnskap ). Programmet forutsetter at du har en godkjent arbeidsplan for at du skal kunne føre timer. Dersom du ikke har en godkjent arbeidsplan den gjeldende måneden, får du beskjed om at du ikke kan lage timeregnskap. 5(9)

6 Når du har klikket på Nytt tidsregskap, kommer et nytt vindu opp. Det er dette vinduet du bruker til å legge inn den faktiske arbeidstid du har jobbet. Dagen i dag vises med oransje/gul farge. Dersom du har arbeidet mindre enn skjematiden: Klikk i de hvite feltene og juster tiden du har arbeidet. Minus-tiden i forhold til planlagt skjema-tid vil komme opp som et rødt minus-tall. Dersom du har arbeidet mer enn skjematiden, kan du enten: - Klikke i de hvite feltene og justere tiden. Eller: - Klikke på det grønne pluss-tegnet (i kolonnen Arbeidstid) og skrive inn tidspunkt for når du arbeidet. Det vil da komme opp et blått pluss-tall. Dersom du har arbeidet akkurat skjematiden: a. De som har obligatorisk stemling: Må likevel føre inn arbeidstiden (eller stemple på App-en). b. De som ikke har obligatorisk stempling: Trenger ikke å gjøre noe den dagen. Når et ansikt er rødt: Et rødt ansikt betyr ikke at man har gjort noe feil, men at programmet ikke forstår hva dette er. Et ansikt kan være rødt av flere grunner: 1. Det kan være fordi man har obligatorisk stempling, og ikke har ført arbeidstid: Før inn arbeidstid og ansiktet blir gult. 2. Det kan være rødt fordi du arbeider utenom flex-tiden. Trykk på Spesifiser og følg veiledningen nedenfor. 2. Det kan være rødt fordi programmet forventer at du skal arbeide, men du har ikke ført noe. Du må da spesifisere hva som er skjedd. Før du har spesifisert hva dette er, vil timetallet også legge seg ned i kolonnen nederst på siden: Timer som må spesifiseres. Når timene er blitt spesifisert, blir ansiktet gult. Og det kommer opp en blyant ved siden av ansiktet. 6(9) For å spesifisere: Gå inn på spesifikasjon, klikk på legg til, og den nødvendige tiden vil bli

7 lagt til og du vil velge i nedtrekksvinduet hva dette er. Er tallet blått, må du finne en blå årsak. Er tallet rødt, må du finne en rød årsak. Når du har vært inne og justert, klikkk Lagre og lukk. Du kommer da tilbake til oversiktsvinduet. De arbeidstakere som har bunden/ubunden tid, gjør det på samme måte, man fører inn den faktiske tiden man arbeider, dvs. både bunden og ubunden tid. Hvis du ikke har vært inne i timeregistreringen og lagt inn ubunden tid og du har kommet en del dager ut i måneden, vil programmet trolig vise en negativ saldo. Den bundne tiden er ok, men den ubundne tiden er ikke registrert, og programmet vil dag for dag trekke av saldoen den tiden du skulle ha arbeidet ut over normalarbeidstiden (20% ubunden tid). Til høyre i dette vinduet vises: Arbeidstid: Tilstedeværelse: tallet viser gjennomført + resterende planlagt arbeidstid i hele måneden. Fravær: tallet viser godkjent fravær (permisjoner, egenmelding, ferie osv.) Ubekvem tid tallet viser planlagt ubekvem arbeidstid (tid som i prinsippet gir økonomisk kompensasjon) i måneden. Overtid er ikke aktuelt i dette systemet. FLEKSTID (gjelder for alle arbeidstagere bortsett fra kantorer/organister og evt. menighetsprester som har bunden/ubunden tid). Inn-saldo er pluss/minus-timer en har fått med seg fra forrige måned. Avspasering viser hvor mange timer som er avspasert denne måneden. Flekstid viser pluss eller minus-timer (flekstimer) så langt i måneden. Ut-saldo er pluss/minus-timer en drar med seg over til neste måned. TIDSSALDO (gjelder bare for organister/kantorer og evt. menighetsprester som har bunden/ubunden tid) Inn-saldo er pluss/minus-timer en har fått med seg fra forrige måned. Tallet forteller om du er i pluss eller minus i forhold til arbeidstid (inkludert evt. ubundet tid). Saldo per dags dato viser status per i dag på hvordan du ligger an i arbeidstid Avspasering viser hvor mange timer som er avspasert denne måneden. Ut-saldo er pluss/minus-timer en drar med seg over til neste måned. Timeregistrering ved sykemelding: Ved all sykemelding (uavhengig av % sykemelding) vil nå dagen gå i 0 uansett. Ved 100% sykemelding fører du ikke noe. Ved en delvis sykemelding kan det kanskje være nyttig å føre timer for arbeid som blir gjort, for at arbeidsgiver bedre kan følge opp under sykemeldingen. Men programmet krever ikke føring, og det vil heller ikke «regne» på disse timene. Det er umulig å gå i pluss eller minus i en sykemeldingsperiode, inn- og ut-saldoen før og etter en sykemeldingsperiode blir identiske. Alle ansikt skal automatisk bli gule i en periode der man er sykemeldt. Hvis ansiktet er rødt, trykk på spesifisering, legg til, og velg en av «sykefraværs-årsakene» 7(9)

8 Bekrefte måneden Når måneden er over, trykker man på Bekreft på høyre side av skjermen (det er det samme som at du godkjenner registreringen denne måneden), og timeregistreringen blir sendt til sjef/administrator, som så godkjenner eller avviser registreringen. For neste måned: Gjenta prosedyren. Timeregistrering ved bruk av App: Agrando AS har nå utviklet en App til bruk ved Timeregistrering. Denne Appen er nå klar til bruk, og kan lastes ned fra App-store (for I-phone) og fra Google Play (for Android telefoner). Last ned Appen til din telefon. Logg inn med ditt brukernavn og passord (samme som Medarbeideren og TID). Appen vil huske dette, så du slipper å logge inn på nytt neste gang du bruker den. Administrator setter opp hvorvidt stempling er obligatorisk (man må stemple INN/UT all arbeidstid) eller om stempling bare skal skje når man avviker fra planlagt arbeidstid. Dette valget kommer da opp: Enten å Stemple INN/UT eller å gå til Timeregistrering Hvis du velger Stemple INN/UT, kommer du til dette vinduet (der du også kan se din time-saldo. Merk at Flex-tid er din flexkonto (saldo), dette gjelder for alle andre enn kantorer/organister, for dem vil deres konto vise under: Ut-saldo ) INN da stempler du inn på klokkeslettet akkurat nå (se klokken øverst i vinduet) INN-manuelt da kan du velge tidspunkt for innstempling (f. eks. hvis du glemte å gjøre det da du startet arbeidstiden tidligere på dagen). Neste gang du vil stemple, vil du få tilsvarende valg: UT eller UT-manuelt. Og det er tilsvarende muligheter som når du stempler INN. Dersom man ikke har obligatorisk stempling, men oppdager at man arbeider lenger enn man hadde planlagt en dag, og ønsker å stemple ut på et tidspunkt senere enn arbeidstidens slutt, må man først stemple INN-manuelt (tidspunkt for når du startet arbeidsdagen), og så stemple UT når arbeidsdagen er slutt. 8(9)

9 Dersom man har glemt å stemple ut en dag, vil man neste gang man prøver å stemple bli tvunget til å stemple ut, man må velge klokkeslett, og det vil være klokkeslettet på den dagen man stemplet inn. Du vil få en melding på Appen om at du må gjøre dette. Dersom du vil gå til Timeregistrering, velger du det, og kommer til dette vinduet: Her vil du automatisk bli tatt til dagen i dag. Du kan se planlagt arbeidstid, og du kan se registrert tid, endre registrert tid i dag eller tidligere dager ved å trykke på blyanten. Da vil du få mulighet til å endre eller føre inn timeregistrering på den datoen du ønsker. Scroll opp og ned for å se hele måneden. Dersom du trykker på blyanten, vil du få mulighet til manuelt å sette inn tidspunkt. Trykk på klokkeslettet eller på det tomme feltet, og du vil få mulighet til å Velge tidspunkt. Trykker du da på klokkeslettet, vil du komme til en klokke der du velger time/minutt. Du kan også gå tilbake til tidligere måneder ved å trykke på pilen ved siden av måneds-navnet øverst. Merk at du kan ikke timeregistrere i en måned som allerede er Bekreftet. Da får du en melding om dette opp på skjermen. Det å bekrefte en måned må fortsatt gjøres på datamaskin (som før). Men din sjef kan bekrefte for deg hvis dere har gjort en avtale om et slikt system. Support Agrando AS tilbyr support, men det er administratorer på toppnivå i Fellesrådet som kontakter Agrando AS for hjelp. Ta derfor kontakt med den som har den rollen i Fellesrådet, enten kan de hjelpe deg, eller de kan ta kontakt med Agrando AS. 9(9)