LabOra TID. Logg på med ditt brukernavn og passord fra Prostemodulen/Medarbeideren. Da vil det komme opp et vindu som ser omtrent slik ut.

Transkript

1 LabOra TID Brukerveiledning fr prester Velkmmen sm bruker av LabOra TID! Dette prgrammet vil i startfasen måtte brukes sammen med Prstemdulen, men i løpet av 2016 vil det erstatte funksjnene i Prstemdulen. (Frdi bispedømmekntret rapprterer fravær fra Prstemdulen til DFØ, må altså fravær frtsatt legges inn i Prstemdulen). Fr å lgge deg på TID: Last ned denne pålggingen til skrivebrdet: Windws: Åpne Windws Explrer g lim inn denne lenken: Mac: Lgg på med ditt brukernavn g passrd fra Prstemdulen/Medarbeideren. Da vil det kmme pp et vindu sm ser mtrent slik ut. Dersm du bruker Medarbeideren vil alle avtaler sm er lagt inn der, vise i vinduet. Du kan skru av g på dette ved å krysse av fr Medarbeideren ppe i venstre hjørne. De grå markeringene i kalenderen viser ubekvem tid, dvs. tid sm ved planlagt arbeid gir øknmisk kmpensasjn. Du kan skru av visningen ved å krysse av i bksen fran Ubekvem tid. I dette vinduet kan du gjøre nødvendige ppgaver: 1. Søke m permisjner g fravær (ferie, studiepermisjn sv.). Innvilget permisjn/fravær vil autmatisk bli lagt inn i TID, man skal ikke fjerne arbeidstid på disse dagene, prgrammet rdner timetellingen autmatisk selv. 2. Legge inn et frslag til arbeidstid ( Skjema frslag ) i kmmende arbeidsperide g sende frslaget til prsten sm kan endre eller gdkjenne frslaget. 3. Føre inn ubunden tid/medgått tid ( Timeregistrering ) Det er bispedømmekntret sm legger inn infrmasjn m ansettelse, lønn sv. Du kan se dette ved å gå til: Kntaktkrt. Det er bare t tall der sm er interessante: Timelønn alle tillegg blir beregnet på bakgrunn av dette. Uke-arbeidstid alle timeutregninger blir beregnet ut fra dette tallet. Dersm ne ikke stemmer, ta kntakt med bispedømmekntret. 1(6)

2 1. Frslag til ny arbeidsperide/planperide 1.A. Legge inn ferie/permisjner Vanligvis vil det første steget i denne prsessen handle m å legge inn planlagt fravær (permisjner, ferie, avspasering) i kmmende peride. Trykk på knappen: Fraværssøknad. Velg knappen: Ny søknad i menyen helt til høyre. Fyll inn nødvendig inf (Fra-dat, Til-dat, Skriv evt. inn kmmentar, Velg type fravær). Du kan gså søke m repeterende fravær (f. eks. nsdag i hver uke) Trykk på Send søknad. Prsten vil da få søknaden g vil innvilge eller avslå den. Du kan se status på alle dine søknader (nåværende g tidligere) ved å trykke på Fraværssøknad g sjekke at bksen Vis alle ppe til venstre er avkrysset. Prgrammet frutsetter altså at det ligger vanlig arbeidstid på en dag der man har fravær. Men i timergningen tar prgrammet hensyn til det, g man kmmer ut i 0 (prgrammet fjerner både planlagt tid g den ubundne tiden man skulle ha jbbet den dagen). 1.B. Lage frslag til en ny arbeidsperide/planperide Trykk på: Skjemafrslag I vinduet sm kmmer pp: Trykk på Nytt skjema i menyen helt til høyre. Velg en tidsperide (F.eks. start dat : 2. mai g slutt dat : 25. september). (NB! Perider må gå fra mandag til søndag. Men de kan være så lange sm dere avtaler innen prstiet). Skjemanavn vil autmatisk bli uke-periden, men det er mulig å kalle det ne annet. (Alle planlagte hendelser/avtaler fra Medarbeideren vil vise, men du kan skru av visningen). Prgrammet vil default legge inn en ukesmal basert på en arbeidstid på 35,5 timer (ubunden tid skal IKKE legges inn/planlegges, så planlagt, bunden tid skal være i snitt 28,4 timer per uke). Dersm du arbeider 37,5 timer, tykk på knappen: Bruk mal ppe på ppgavelinjen g velg malen man-fre 37,5.Dersm du arbeider en %-stilling, vil bispedømmet måtte legge inn en mal sm passer til din %, g du må bruke den! Ferieuker g permisjner sm er lagt inn i periden vil vise, g du må ikke justere arbeidstid på dager da du har permisjn/ferie. Permisjner/ferie kan heller ikke slettes i prgrammet, det er det bare prsten sm kan gjøre. 2(6)

3 Nrmalarbeidstid fr en 35,5 timers uke = 5 dager med arbeid fra ca tilsammen 28,4 timer. (Resten 7,1 timer er ubundet arbeidstid) Neste steg er å justere planlagt nrmalarbeidstid uke fr uke (Ubundet tid skal ikke legges inn!): Velg den uken du vil justere ved å klikke i uketallet til venstre. Høyreklikk på en arbeidsblk en dag g trykk Slett dersm du ikke planlegger å arbeid den dagen. Eller før musenmarkøren pp i høyre hjørne, et lite kryss vil dukke pp, g du kan klikke på det fr å fjerne arbeidsblken Fr å kpiere en arbeidsblk til en annen dag i uken: Hld nede CTRL-knappen mens du klikker på en arbeidsblk g dra til ønsket dag. Trykk på en Kategri i menyen til høyre g dra den inn på en dat fr å legge inn arbeid på en dag du skal arbeide eller på et nytt tidspunkt en dag. Juster lengden ut fra hvr lenge du skal arbeide. Klikk på en arbeidsblk g dra den pp eller ned dersm du skal jbbe tidligere/senere. Nederst i vinduet vil det gså vise øknmisk kmpensasjn fr ubekvem arbeidstid i periden dersm frslaget blir gdkjent av prst/bispedømmekntr. Dersm malen ikke passer måten du arbeider på, kan du justere EN uke g så bruke knappen: Kpier til ppe på menylinjen. Da kan du kpier den samme ukeplanen til de ukene du ønsker innenfr arbeidsplansperiden. Og kan du gå inn på hver uke fr å justere, siden det er sjelden at ukene er helt identiske. Helt til høyre vil det vise tall innsald (av nrmaltid fra frrige peride) g så Beregnet tid i planperiden. Det er viktig å frstå at prgrammet legger default inn 28,4 timer per uke, men du får mer arbeidstid hvis det ligger arbeid på en rød dag (100%) g du får mer arbeidstid hvis det i periden er lagt inn beredskap (Vanligvis 1/7 arbeidstime fr hver beredskapstime). Derfr må en fr å kmme ned på 28, 4 timer fte fjerne ne arbeidstid i periden. Ut-sald viser hva du (hvis du planlegger slik) vil ta med deg av +/- timer inn i neste planperide. Ut-sald må være nært pp til 0. Du vil gså se tilleggslønn, g du vil se en del ekstra infrmasjn m arbeid/bereskap sv. Hld musknappen ver tall fr å se inf/frklaringer. Du kan dbbeltklikke på en arbeidsblk fr å justere tiden g fr å legge inn en kmmentar. Det er særlig viktig hvis du legger inn en arbeidsblk på et tidspunkt sm medfører øknmisk gdtgjøring. Da kan prsten se hvrfr du har planlagt arbeid på en ubekvem arbeidstid. Dersm du har planlagt arbeid sm bryter med lvverket, vil du få en advarsel nederst i frm av et rødt utrpstegn. Prgrammet hindrer deg ikke å evt. planlegge på en måte sm bryter med arbeidstidsbestmmelsene. Du kan hele tiden lagre underveis. Når du vil tilbake til hvedsiden, klikk Lagre g lukk. Du kan senere gå inn igjen g redigere frslaget (klikk på rediger skjema ), g lagre endringer. Når du mener at du har planlagt ferdig, trykk på Send søknad i menyen til høyre. Frslaget blir da sendt til prsten fr gdkjenning. Etter at frslaget er sendt, kan du ikke lenger redigere. 3(6)

4 2. Føre inn faktisk arbeidstid (tidsregnskap) Klikk på Timeregistrering i menyen til venstre. Til høyre i vinduet sm kmmer pp, klikker du på Nytt tidsregnskap, velger måned (g evt. år) g klikker på knappen under årstallet ( Nytt tidsregnskap ) Når du har klikket på Nytt tidsregskap, kmmer et nytt vindu pp. Det er dette vinduet du bruker til å legge inn faktisk arbeidstid. Dagen i dag vises med ransje/gul farge. Dersm du bare har arbeidet skjematid en dag (Du har ikke arbeidet krtere, g du har heller ikke arbeidet ne ubundet tid denne dagen), så trenger du ikke å registrere ne. Dersm du har arbeidet mindre enn skjematiden: Klikk i de hvite feltene g juster tiden du har arbeidet. Minus-tiden i frhld til planlagt skjema-tid vil kmme pp sm et rødt minus-tall. Dersm du har arbeidet mer enn skjematiden, kan du enten: - Klikke i de hvite feltene g justere tiden. Eller: - Klikke på det grønne pluss-tegnet (i klnnen Arbeidstid) g skrive inn tidspunkt fr når du arbeidet. Det vil da kmme pp et blått pluss-tall. Dersm du skriver inn timer sm skaper prblemer ut fra regelverk, blir ansiktet rødt, g du må spesifisere hva sm er skjedd. Før du har spesifisert hva dette er, vil timetallet gså legge seg ned i klnnen nederst på siden: Timer sm må spesifiseres. Når timene er blitt spesifisert, blir ansiktet gult. Og det kmmer pp en blyant ved siden av ansiktet. 4(6)

5 Hvis et ansikt er rødt av en annen grunn, gå inn på spesifikasjn, klikk på legg til, g den nødvendige tiden vil bli lagt til g du vil velge i nedtrekksvinduet hva dette er. Når du har vært inne g justert, klikkk Lagre g lukk. Du kmmer da tilbake til versiktsvinduet. Hvis du ikke har vært inne i timeregistreringen g lagt inn ubunden tid g du har kmmet en del dager ut i måneden, vil prgrammet trlig vise en negativ sald. Den bundne tiden er k, men den ubundne tiden er ikke registret, g prgrammet vil dag fr dag trekke av salden den tiden du skulle ha arbeidet ut ver nrmalarbeidstiden (20% ubunden tid). Til høyre i dette vinduet vises: Arbeidstid: Tilstedeværelse: tallet viser gjennmført + resterende planlagt arbeidstid i hele måneden. Fravær: tallet viser gdkjent fravær (permisjner, egenmelding, ferie sv.) Ubekvem tid tallet viser planlagt ubekvem arbeidstid (tid sm gir øknmisk kmpensasjn) i måneden. Tidssald: Inn-sald er pluss/minus-timer en har fått med seg fra frrige måned. Tallet frteller m du er i pluss eller minus i frhld til arbeidstid (inkludert ubundet tid). Sald per dags dat viser status per i dag på hvrdan du ligger an i arbeidstid (Planlagt arbeidstid + ubundet tid du har registrert). (Hvis du resten av måneden bare arbeider skjematid, vil salden gå nedver i frdi ubunden tid er frutsatt brukt i frhld til skjematiden). Ut-sald er pluss/minus-timer en drar med seg ver til neste måned. Prgrammet vil autmatisk regne inn ekstra timer i frbindelse med beredskap, 14 timer beredskap vil vanligvis gi 2 ekstra timer (Frhldet 1 til 7). Beredskap vises med lilla farge. Dersm du hlder musknappen ver Time-klnnen på en dag du har beredskap, vises arbeidstiden den dagen (blå farge), så vises versikt ver hva du får betalt fr (srt farge) (Beredskap: ulik tidspunkt på dagen gir ulik betaling, derfr disse ulike tallene), g nederst vises at det er beregnet 2 timer ekstra tid på grunn av de 14 timene du har denne dagen med beredskap (blå farge). 5(6)

6 Prgrammet vil autmatisk regne inn ekstra timer ved arbeid på en rød dag. En time arbeid på en rød dag gir (i tillegg til ekstra lønn) 100% ekstra tid. Her er et eksempel på en rød dag (Skjærtrsdag). Tallene viser: - de srte tallene viser hva du får betalt fr - de blå tallene viser at du har arbeidet 4, 75 timer - prgrammet legger til 4,75 timer frdi det er en rød dag (100%) - prgrammet legger til 1 time arbeid (blå farge) på grunn av 7 timer beredskap denne dagen (fra 0000 til 0700). Du går selvsagt så fte sm det passer inn i Timeregistrering g registrerer avvik, ubunden tid sv. Når måneden er ver, trykker man på Bekreft på høyre side av skjermen (det er det samme sm at du gdkjenner registreringen denne måneden), g timeregistreringen blir sendt til prsten, sm så gdkjenner registreringen. Fr neste måned: Gjenta prsedyren. Supprt De aller fleste av spørsmålene knyttet til Arbeidsplan/Timeregistrering handler m frståelse både av prgrammet g av avtaler/hvrdan timer regnes ut. Agrand AS kan ikke ha supprt på disse utfrdringene. All supprt g alle spørsmål må derfr rettes til prst/bispedømmekntr, sm så evt. kan kntakte Agrand AS. 6(6)