LabOra TID for Fellesråd

Transkript

1 LabOra TID for Fellesråd Brukerveiledning for administratorer Denne brukerveiledningen er laget for de som er administratorer av systemet. For mellomledere/daglige ledere, se: Brukerveiledning for ledere. For andre ansatte, se: Brukeveiledning for ansatte. Denne brukerveiledningen forutsetter at man er kjent med de to andre brukerveiledningene, og beskriver det som ikke allerede er sagt der. 1. ORGANISASJON Her er organisasjonen satt opp, med Fellesrådet som topp-organisasjon, og de ulike menighetene som underorganisasjoner. Personopplysninger Personopplysninger vil komme fra Medarbeideren. Ansettelse Agrando kommer til å lage en HR-modul i Medarbeideren, der man kan legge inn nye personer i TID + legge inn ansettelsesforhold (timelønn, stillingsstørrelse, uke-timetall). Innstillinger For at TID skal fungere riktig, er det viktig å gå gjennom innstillinger for hver enkelt ansatt, så de er riktige! Her følger en gjennomgang av valgene: Normal. Denne bruker man til å legge inn normal-arbeidstid til arbeidstagere som har fast arbeidstid. Det er denne måten som er best å bruke, selv det er også en mulighet for å legge inn mange brukere se info under punktet Admin.Org. Velg person, velg Ny normalarbeidstid, sett dato NB! Dersom personen skal kunne føre timeregistrering tilbake i tid, må normalarbeidstiden settes fra den datoen personen skal begynne å føre timeregistrering i programmet! Velg skjema. Og trykk på Ny Normalarbeidstid. 1(15)

2 Ubundet tid: De som har både bundet og ubundet tid (gjelder bare for kantorer og organister) må ha tildelt Ny Ubundet tid. Sett dato (tilbake i tid dersom man skal kunne bruke programmet i tilbakevirkende kraft). Sett sluttdato åpen dersom dette skal gjelde fortløpende. Timestempling: Dersom personen skal ha timestempling via App på mobilen, må denne aktiveres ved å trykke på Ny Timestempling. Merk at man dersom man velger dette, må alle dager føres/registreres, også de dagene man kommer og går på den faste tiden. Det kan gjøres på App-en og det kan også gjøres i Timeregistrering. Ikke overtid Ikke OB OB utenfor schema Brukes ikke. Blir trolig gjemt/usynlig. Sykefravær: Alle brukere kan rapportere sykefravær. Og alle som er sjef kan rapportere sykefravær for sine ansatte. Denne knappen brukes bare dersom det er en person som skal melde sykemelding for ALLE i hele organisasjonen (f. eks. en person på et kirketorg). kunne justere skjemaet sitt/planlegge skjema. Personlig planlegging: Må krysses av (trykk på Ja) dersom personen skal Flekstid med skjema Ny Skjema fleks må være gitt til alle arbeidstagere som har flekstid! Men altså IKKE for organister/kantorer! De har i stedet ubunden tid. Bereskap: Brukes ikke foreløpig. Blir trolig gjemt/usynlig. 2. PLANLEGGING Arbeidsplan: Dette er en visning av arbeidsplaner. De som har et rødt utropstegn har ikke noen arbeidsplan for gjeldende uke. 2(15)

3 Timeregistrering: Her kan man se all timeregistrering for både seg selv og alle ansatte i fellesrådet. Man kan lage ny timeregistrering for en arbeidstaker, redigere timeregistrering, bekrefte eller slette. Det betyr at administrator kan gjøre alt det som den ansatte selv kan gjøre - dersom dette skulle være ønskelig. Skjemaplanlegging: Beredskap: Brukes vanligvis ikke. Blir trolig gjemt/usynlig. Her kan administrator både se skjema, redigere eksisterende skjema og legge inn nye skjema til sine ansatte. Dersom man legger inn skjema for en ansatt her, kan den ansatte ikke redigere det! Dersom man legger inn nytt skjema til en ansatt: Husk å bruke riktig mal! Både ut fra timeuketall (de fleste har 37,5,. men noen har 35,5) og ut fra stillingsstørrelse. Husk: Egne maler for kantorer og organister som har bundet/ubundet tid! Fraværssøknad Administrator kan legge inn fravær (ferie, permisjoner osv.) for sine ansatte, det betyr at den ansatte ikke trenger å gjøre noe selv. Sykefravær: Her kan man se all registrert sykefravær, og administrator kan også legge inn sykefravær for alle ansatte. Og krysse av for at sykefraværet er undersøkt. 3(15)

4 Oversikt: Her kan man se en oversikt over hele fellesrådet. Eller man kan klikke på trekanten ved siden av Oversikt og se enkeltmenigheter. Man kan også velge en lengre periode, se tallet oppe til høgre. Man kan krysse av for å se en hel måned. Og man kan dra i scrollbaren ved siden av tallet for å se et større bilde. Hvis man bare vil ha et oversiktsbilde over fravær (f. eks. når man skal planlegge ferie), kan man krysse av knappen Fravær oppe på menylinjen. Man kan også velge hvilke ansatte man kan se, bruk knappen Velg ansatt. I Oversikt kan man også godkjenne fraværssøknader. Høyreklikk på en gul fraværssøknad, og du får valget mellom å godkjenne eller å avvise. Dersom man avviser, vil man få mulighet til å skrive inn en begrunnelse/kommentar. Høyre-klikker man på et grønt, godkjent fravær, har man muligheten til å tilbakekalle godkjenningen. Budsjett: Gir en oversikt over hele organisasjonen m.h.t. arbeid, beregnet tilleggslønn for ubekvem arbeidstid osv. Man kan eksportere oversikten til Excel. Saldo: Her kan man ta med seg plusstimer fra tidligere system (papir) til TID. NB!: Ubundet tid saldo: Gjelder for kantorer og organister. Flex Saldo: Gjelder for alle andre. Skriv inn de plusstimene personen skal få med seg inn i TID. Ikke bry deg om datoen 1. januar programmet vil automatisk legge timene til flex-saldo eller ubundet-tid-saldo. 3. GODKJENNING I dette vinduet foretar man godkjenning av timeregistrering, fravær og skjemaforslag (nye arbeidsplaner). 1. Godkjenne søknad om ferie og permisjon 4(15)

5 Programmet trenger at alle permisjoner/ferie blir lagt inn. Trykk på knappen Godkjenning i venstre meny-side. Det vil være et rødt utropstegn der dersom en ansatt har sendt en søknad om ferie eller permisjon. Trykk på knappen Fravær. Det vil være et rødt utropstegn ved siden av knappen hvis det er kommet inn en søknad fra en ansatt. Det kommer opp de aktuelle søknadene for din organisasjon. Programmet vil automatisk vise 1 måned bakover og 6 måneder framover i tid. Du kan endre på det ved å klikke på kalenderen ved siden av datofeltene. Dersom du klikker på linjen med status oransje, vil du også se kommentarer som den ansatte evt. har lagt inn i søknaden. Ved å krysse av knappen for: Ikke behandlet vil du se bare de søknadene som ikke er behandlet. Dersom søknaden er ok, trykk på knappen Godkjenning i høyre meny-side. Dersom du vil at søknaden skal gå tilbake til Den ansatte, trykk Avvis. Et kommentar-felt vil dukke opp og du kan skrive inn dine kommentarer. Trykk på den nederste firkanten (Avvis). En godkjent søknad kan tilbakekalles ved å trykke på Tilbakekall. Skriv evt. inn kommentar og trykk på den nederste firkanten ( Tilbakekall ). Den ansatte vil da kunne se at den godkjente søknaden er tilbakekalt og administrators kommentar. Godkjent ferie/permisjoner/fravær legges automatisk inn i den ansattes arbeidsplan. Det er mulig både å overføre fraværslister til PDF og ta direkte utskrift. 2. Undersøke (bekrefte) sykefravær For å undersøke og bekrefte sykefravær, trykk på knappen sykefravær. Det vil være et rødt utropstegn dersom noen ansatte har lagt inn sykefravær. 5(15)

6 For å bekrefte sykefraværet, trykk på det røde utropstegnet i listen, og det endres til en grønn hake. Man kan skrive ut en oversikt over sykefravær, eller eksportere listen til PDF. Se symbol oppe til høyre. 3. Godkjenne skjemaforslag/arbeidsplan En ansatt kan lage et skjemaforslag til ny arbeidsplan og sende den til administrator. Dersom det foreligger skjemaforslag til godkjenning, vil det vise med et rødt utropstegn når du står på Godkjenning. Klikk på Godkjenning og så på Skjemaforslag I listen over ansatte vil det vise et rødt utropstegn ved den personen som har sendt inn et forslag. Det er det siste (seneste) skjemaet som kommer fram. Man kan velge tidligere skjema ved å trykke på feltet til høyre for Skjemanavn oppe på menylinjen og så velge et fra listen. De skjema som er godkjent, står med grønn skrift, de skjema som ikke er godkjent, står med oransje skrift. Normaltimer er nå synlig i arbeidsplanen. Normaltimer for de fleste vil være 37,5 timer i uken, i en periode på 4 uker blir det 150 normaltimer. Normaltimer for kantorer og organister vil være annerledes. De har 35,5 timers uke, men har bare 80% av denne tiden bundet (bare 80% skal planlegges), dvs. 28, 4 timer per uke. 6(15)

7 Gå gjennom ukene skjemaet varer. Dersom personen bruker Medarbeideren, vil avtaler fra Medarbeideren vise og fortelle hvilke oppgaver som ligger der som gjør at vedkommende ansatt kanskje må arbeide kveld eller helg. Hvis ikke, er det mulig for den ansatte å legge inn kommentarer på arbeid på kveld/helger. I kolonnen til høyre vil det vise en del tall, beregnet tid i planperioden. Øverst oppe vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke evt. ubundet tid). I tallene nederst finner man: - Innsaldo (fra forrige periode). - Beregnet tid i planperiode: I planen: 216, 3 timer = 200,03 planlagt tid + 16, 86 timer ekstra (pga. beredskap/røde dager). - Tilleggslønn i perioden. Gjelder foreløpig ikke, siden TID ikke er integrert mot noe lønnsystem. - Dager med arbeid + Gjennomsnittlig ukesarbeidstid. - Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). - Knappen Ekstra info vil gi deg mer info fra planen. - Arbeidstimer på lør/søn + morgen/kveld + helgedager + natt Dersom forslaget er ok, kan du godkjenne det, og dette blir den godkjente arbeidsplan for perioden. Dersom du vil redigere forslaget, kan du trykke på Rediger i høyre kolonne og redigere. Trykk på 7(15)

8 Lagre og lukk, og du kan gå inn og justere forslaget. Hvis du vil avvise forslaget, trykk Avvis. Et kommentarfelt kommer opp, og du kan skrive inn dine kommentarer og så trykke på firkanten nederst Avvis. For å ha oversikt over hvor mye hver enkelt arbeider, kan man gå til Planlegging og Budsjett, da vil dette vinduet komme opp: Velg periode du vil se på ved å klikke på dato-feltene øverst, og så på Oppdater. Administrator vil her ha oversikt over (alle tall gjelder den valgte perioden) - Antall arbeidstimer - Dager med arbeid - Gjennomsnitttlig ukentlig arbeidstid - Ekstra timer og ekstra kostnader 4. Godkjenne timeregistrering Når en ansatt har lagt inn faktisk arbeidstid, kan du gå inn og se hvor mye vedkommende har arbeidet. Klikk på Planlegging, deretter på navnet på Timeregistrering og finn så personen i listen. Klikk på navnet til personen, og timeregistreringen for vedkommende kommer opp. Velg måned i meny-nedtrekket på toppen av siden. 8(15)

9 Du kan også redigere i dette vinduet. Klikk på Rediger i menyen til høyre. Det vil si at du kan legge inn/fjerne arbeidstid. (Men dette gjelder kun i spesielle tilfeller, vanligvis vil personen selv legg inn dette!). Lagre og lukk når du er ferdig. Det er mulig å overføre timeregistreringen til PDF og å ta direkte utskrift. Det er viktig at den ansatte sender inn timeregistrering hver måned når måneden er slutt. Administrator skal godkjenne hver måned. Klikk på Godkjenning Dersom det ligger bekreftede skjema og venter på godkjenning fra administrator, vil det vise et rødt utropstegn bak Timeregistrering under Godkjenning. Og når man klikker på Timeregistrering og velger måned (Mrk!) vil følgende vindu komme opp (her er januar 2017 valgt): Et tidsregnskap kan ha følgende status: - Rødbrun farge: Ikke bekreftet (Den ansatte har ikke bekreftet) - Gul farge: Bekreftet av ansatt, men ikke godkjent av administrator - Grønn farge: Bekreftet av ansatt og godkjent av administrator Klikk på symbolet mellom boksen og navnet på den ansatte for å se på tidsregnskapet før det skal godkjennes. I det vinduet som da kommer opp, kan du ikke redigere, bare se hvordan det ser ut. Klikk på det røde krysset oppe i venstre hjørnet (Avbryt) for å komme tilbake til godkjennings-vinduet. Klikk i den lille firkanten foran navnet og klikk Lås opp hvis du eller den ansaette skal endre på noe før godkjenning. Den ansatte kan da gå inn i måneden og endre, og så sende skjemaet på nytt for godkjenning. Hvis alt er ok: Klikk i den lille firkanten foran navnet og velg Godkjenn. Hvis det ikke er ok: Klikk i den lille firkanten foran navnet og velg Avvis. Den utgående saldoen som personen har (pluss/minus-timer) vil da bli overført som en Inn-saldo på neste måned. 9(15)

10 4. ADMINISTRASJON Litt om forskjell på Skjema-mal og Normalarbeidstid: Mange arbeidstagere (kanskje kirkegårdsarbeidere, sekretærer, ansatte på kirketorg eller kontro) vil ha fast arbeidstid (normalarbeidstid). Størrelsen på stillinger kan variere, så det første man må gjøre er å lage maler for alle aktuelle normalarbeidstider i fellesråds-området. Andre arbeidstagere har til uregelmessig og varierende arbeidstid, ut fra aktiviteter i menigheten. Og de skal lage en plan for arbeidstid i en periode, de trenger å ta utgangstid i en mal som har riktig time-tall for sin stilling (Skjema-maler). De som har normalarbeidstid kan ikke selv justere arbeidstid. De som bruker skjemamal kan planlegge/justere arbeidstid og søke leder om godkjenning. Når forslaget er godkjent, blir det godkjente skjema = den avtalte arbeidstid, og utgangspunkt for timeregistering. a. Skjema mal Lage skjemamaler for de som selv skal planlegge arbeidstid Klikk på Administrasjon. Velg Skjemamal øverst til venstre. Og så Nytt skjema øverst til høyre i vinduet. Det kommer da opp et redigeringsvindu: Gi skjemaet et selvforklarende navn, f. eks.: 50 % stilling eller Kantor 100% Ta lys blå arbeidstid (glem de andre fargene nå i prøveperioden) fra menyen oppe til høyre og dra inn på dagene personen skal jobbe. Dersom noen jobber på litt tilfeldige dager, legg likevel arbeidstid likt inn på dagene mandag-fredag. For å justere tidsbolken, dra i topp eller bunn, eller dobbeltklikk på bolken og skriv inn tidspunkt. For å ta en dag og kopiere til en annen dag, hold nede Ctrltasten og klikk på bolken og så flytt den til en annen dag. Dersom det er arbeidstakere som arbeider i turnus, dvs. at man har et fast system på hvordan arbeidstiden er i en periode på 2, 3 eller 4 uker, så kan man lage en plan som går over flere uker ved å trykke på knappen + Uke nederst til venstre. Så legger man inn arbeidstid i ukene. Når det gjelder kantorer og oraganister, må man legge inn bare 80% av arbeidstiden, det er den som skal planlegges. De resterende 20% er ubundet tid, som bare skal timereistreres. 10(15)

11 Når skjemamaler er laget, kan arbeidstakerne selv når de skal lage nytt skjemaforslag, velge en av dem og så planlegge ukene og månedene framover. Man kan redigere eksisterende skjema og også slette dem. Det er viktig å legge skjemaene i en logisk rekkefølge som gjør det enklere for brukeren å finne sitt skjema. Bruk knappen Rekkefølge og flytt dem opp og ned. Se eksempel nedenfor: Man kan også tildele en skjemamal til en arbeidstager. Bruk da knappen Tildel, og velg rett person og rett mal. Husk å velge rett tidsrom (programmet vil default sette dagens dato), av og til er det viktig å sette datoen tilbake for at arbeidstakeren skal kunne føre sin timeregistrering i perioden før dagens dato. Når en skjemamal er tildelt en arbeidstager, kan denne arbeidstageren ikke endre på dette skjemaet. Se Brukerveiledning for ledere for å se hvordan man legger inn en skjemamal som er justerbar til en arbeidstager. b. Normaltid Lage skjemamaler for de som arbeider normaltid. De som arbeider normaltid, trenger også maler. Velg Administrasjon og så Normal arbeidstid, deretter Ny skjema. Gi skjemaet navn og legg inn arbeidstid ut fra dager man arbeider og ut fra stillingsstørrelse. Dersom personen skal kunne ha flextid, må man legge inn flekstid på hele dagen, noen timer før og noen timer etter den faste arbeidstiden. Velg da Flex i menyen til høyre og dra den inn, og juster lengden ved å dra eller ved å dobbeltklikke og skrive inn tidspunkt. For å tildele et normalskjema til MANGE arbeidstagere: Klikk på fanen Normal arbeidstid og så på Tildel. Velg rett person og rett mal. Husk å velge rett tidsrom (programmet vil default sette dagens dato), av og til er det viktig å sette datoen tilbake for at arbeidstakeren skal kunne føre sin timeregistrering i perioden før dagens dato. Man kan ikke slette Normalskjema som er i bruk. Men man kan inaktivere det. 11(15)

12 c. Beredskaps mal Brukes ikke. Vil trolig bli gjemt/usynlig. d. Skjema kategori Det er mulig å redigere lengde og farge på skjema-kategoriene. Trykk på Rediger kategori. e. Fridager Hvis alle som har normalarbeidstid skal ha en spesiell fridag (f. eks. fredag mellom Kr. Himmelfartsdag og lørdagen etterpå, eller lille-julaften), så er det mulig å legge inn en konkret dato som fridag i normalskjema. Velg Ny, velg dato, gi fridagen et navn, og lagre/lukk. Man kan også legge inn f.eks. en halv fridag. Man kan så (evt.) kopiere til alle normalarbeidsplaner. Og man kan kopiere fra år til år. f. Fravær Det er mulig å endre på rekkefølgen av fraværeskategorier, slik at de mest aktuelle kommer opp først i listen når en arbeidstaker søker om fravær. Klikk på fanen Fravær og så på Rekkefølge. Dra og slipp kategorien slik at de kommer i den rekkefølgen man ønsker. Lagre og lukk. g. Brukerrettigheter Trykk på Brukerrettighet. Vinduet som kommer opp vil gi mulighet til å administrere en del brukerrettigheter: Man kan gi tilgang til nye administratorer. Eller avslutte administratorer. Man kan koble valgte brukere til en underorganisasjon (f. eks. menighet eller samarbeidsområde). I vinduet over ligger det ingen personer uten tilknytning til en organisasjon. Man kan fjerne en bruker som ikke lenger er ansatt i fellesrådet. 12(15)

13 Man kan skifte passord dersom en bruker har glemt passordet sitt. h. Delegering Ved å trykke på denne fanen, kommer man til et vindu der man kan delegere tilgang til andre enn lederne. I hver underorganisasjon har man muligheten til å delegere eller å gi tilgang til en ny administrator. I dette eksempelet: Delgering eller ny administrator i Bryn og Jar menigheter. Delegering: Det kan kun gjøres til en person på samme nivå som topplederen i underorganisasjonen. Dvs. at dersom man har daglige ledere i menighetene, kan man gi en daglig leder i en menighet tilgang til å være sjef også i en annen menighet (i dette eksempelet: Bryn og Jar menigheter). Ved å trykke på Ny delegering, kommer det opp et vindu, og man velger person (i en liste på andre sjefer på samme nivå). Velg også perioden delegeringen skal skje i. Man må sette fra-til-dato. Ny administrator: Det fungerer på samme måte, men her kan man gi en bruker administrasjonstilgang på dette nivået (i dette eksempelet: Bryn og Jar menigheter). Da må man ha brukernavn til den personen som skal få tilgang. Skriv inn brukernavn, og TID finner personen. Velg tidspunkt personen skal ha tilgang fra. Tilgangen vil vare til man fjerner denne brukeren eller avslutter administrasjonstilgangen (begge deler gir samme resultat: personen vil ikke ha tilgang til mer enn seg selv neste gang han/hun logger seg inn). For å fjerne: Velg personen. Trykk på enten fjern bruker (da vil brukeren ikke lenger ligge der), eller Avslutt administrator (da vil brukeren ligge der, og man kan gi tilgang ved en senere anledning uten å finne personen på nytt via brukernavnet). i. Pin-kode Man bruker denne fanen for å finne pin-koder og tildele pin-koder til timeregistrering via App. Mer info om dette kommer senere. 13(15)

14 5. Administrasjon-Org. Denne fanen gir tilgang til å administrere de ulike under-organisasjonene i fellesrådet. En underorganisasjon kan være en eller flere menigheter, kirketorget, administrasjonen osv. avhengig av størrelsen på fellesrådet kan det være ingen eller mange under-organisasjoner. Redigere organisasjonen Man kan endre en underorganisasjon ved å trykke på Rediger organisajon. Det man da kan gjøre er: a. Fjerne sjef. b. Legge til sjef. c. Legge til en person i organisasjonen. TID vil da lete opp alle personer som ikke allerede har en tilknytning til en under-organisasjon og gi muligheten til å legge en eller flere av disse inn i denne under-organisasjonen. d. Fjerne en person fra denne organsisasjonen. Den/de man fjerner vil fortsatt finnes i systemet (TID) og kan legges inn i en annen organisasjon senere. Legge til en ny organisasjon Man kan legge til en ny under-organisasjon ved å trykke på Ny organisasjon. Da gir man organisasjonen et navn (f. eks. Stornes menighet), velger sjef, velger personer som skal være i organisasjonen (de må først evt. være fjernet fra en annen organisasjon ingen kan ligge i to under-organisasjoner). Fjerne en organisasjon Man kan fjerne en organisasjon ved å trykke på Fjern organisasjon. 14(15)

15 15(15)