SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 10:00. i Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den kl. 10:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/15 15/3847 REVISJON AV RETNINGSLINJER FOR BIERVERV 7/15 15/3851 ORIENTERING OM EGENMELDINGSORDNING SOM IA - VIRKSOMHET 8/15 15/3850 LEDERUTVIKLING ORIENTERING 9/15 15/3848 REDEGJØRELSE OM ALTA KOMMUNES OMSORGSLØNN Unn.off ofl 13 10/15 ANKE PÅ VEDTAK OM VELFERDSPERMISJON Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 11 Unn. off saksdokumenter kan hentes hos Politisk Sekretariat Alta, Ronny Berg Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 6/15 REVISJON AV RETNINGSLINJER FOR BIERVERV Saksbehandler: Robin Rasmussen Arkiv: 400 &00 Arkivsaksnr.: 15/3847 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/15 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Reviderte retningslinjer for bierverv vedtas. Retningslinjene trår umiddelbart i kraft, og personalavdelingen gjør endringen kjent i organisasjonen. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Gjeldende retningslinjer for bierverv Forslag til reviderte retningslinjer for bierverv Mal for avtale om bierverv Bakgrunn: Gjeldende retningslinjer for bierverv, ble først vedtatt i 2007, for så å gjennomgå en mindre revisjon i Rådmannens ledermøte kom våren 2015 fram til at det var behov for ny revisjon, herunder utarbeidelse av mal for avtale om bierverv. I denne prosessen, har administrasjonen stått for arbeidet, og tillitsvalgte har ikke vært involvert. Dette har sammenheng med at dette ikke er nye retningslinjer, men en revisjon og presisering av det som allerede har vært vedtatt. Det som er nytt, er at det nå er utarbeidet en egen mal for hvordan man lager en skriftlig avtale som regulerer bierverv for våre ansatte. Retningslinjene skal få fram et klart ønske om, samt nødvendigheten av, full åpenhet omkring situasjoner hvor det er aktuelt for våre ansatte å inneha bierverv, i tillegg til stillingen man har i Alta kommune. Verdigrunnlaget åpenhet, trygghet og respekt skal ligge til grunn for all dialog i anledningen, og arbeidsgiver skal sammen med den ansatte ha gjennomført drøftinger og foretatt vurderinger, som ivaretar balansen mellom arbeidsgivers og ansattes behov. Retningslinjene med tilhørende avtalemal, sier noe om etisk bevissthet, beslutningsmyndighet og ansvar, og setter en del klare grenser for hva som tillates. Administrasjonen opplever de reviderte retningslinjene som mer presise, og mal for avtale fronter i tillegg en større tydelighet enn tidligere. Side 3 av 11

4 Sak 7/15 ORIENTERING OM EGENMELDINGSORDNING SOM IA - VIRKSOMHET Saksbehandler: Robin Rasmussen Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/3851 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/15 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Informasjonen om egenmeldingsordningen tas til orientering. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Folketrygdloven og IA-avtalen Bakgrunn: Med egenmelding menes det jfr 8-23 i Lov om folketrygd (ftrl.), at man som arbeidstaker melder fra til arbeidsgiver om arbeidsuførhet på grunn av sykdom/skade, uten at du behøver legge fram en sykmeldingsattest/legeerklæring. Retten til å benytte egenmelding er hjemlet i ftrl For en virksomhet som ikke er tilknyttet IA-ordningen, hjemler 8-24 adgang til å benytte egenmelding i opp til tre kalenderdager om gangen, men ikke for mer enn fire tilfeller i løpet av 12 mnd, jfr. ftrl Administrasjonsutvalget har tidligere drøftet ordningen med egenmeldinger, herunder interesse for prosjektet «Egenmelding 365». Dette prosjektet er initiert fra departementsnivå og ledes av NAV/Arbeids- og velferdsdirektoratet. Alta kommune meldte i mars d.å. sin interesse for prosjektet. Svaret vi fikk er at det er hyggelig at vi viser interesse, men at det på forhånd var plukket ut 12 virksomheter for deltakelse, og at prosjektet ikke blir utvidet underveis. Nærværsteamet hos oss vil følge med på utviklingen av prosjektet, og de resultatene og erfaringene prosjektet medfører. I forlengelsen av ovenstående, har administrasjonen oppfattet at adm.utvalget ønsker en kort evaluering av den egenmeldingsordningen våre ansatte har tilgang til. Som ansatte i en IAvirksomhet, kan ansatte benytte seg av opp til 24 egenmeldingsdager i løpet en 12 måneders periode. Side 4 av 11

5 Sak 7/15 Vurdering: Her er administrasjonens vurdering av egenmeldingsordningen i Alta kommune, og statistiske data er hentet fra Agresso, 1.kvartal de tre siste årene: Bruken av egenmeldinger var på ca 1,8 % av det totale fraværet. Dette har vært en relativt stabil andel over tid i Alta kommune, og vi ser ingen større eller foruroligende utslag. Det legemeldte korttidsfraværet var på ca 0,5 % av det totale fraværet, som var på ca 10,5 %. Arbeidsgiver oppfordrer til at ansatte som har korttidsfravær, f.eks kortvarig feber e.l., benytter egenmelding i stedet for å oppsøke lege. Det å oppsøke lege i slike tilfeller, medfører ofte bare unødvendig press på tilgang til lege, og skaper mere byråkrati for flere ledd i samfunnet, inkludert arbeidsgiver. Her ser vi at Alta kommunes ansatte kan bli enda bedre til å benytte egenmelding kontra oppsøke lege. Bruk av egenmeldinger er hjemlet i ftrl., men forutsetter likevel tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, i tråd med verdigrunnlaget vårt åpenhet, trygghet og respekt. Tap av retten til å benytte egenmelding, er hjemlet i ftrl. 8-27, og vi har hatt noen få enkelttilfeller hvor arbeidsgiver har hatt rimelig grunn til å anta at fravær ved bruk av egenmelding ikke skyldes sykdom. Da har vi også fratatt ansatt denne retten. Det er likevel ikke grunnlag for å mistenke at det forekommer særlig grad av misbruk av ordningen. I forhold til nærværsarbeidet, oppfatter ikke administrasjonen at det er korttidsfraværet som er vår største utfordring. Ansatte som sliter med gjentakende og/eller langvarig fravær oppleves som en større utfordring for organisasjonen. Side 5 av 11

6 Sak 8/15 LEDERUTVIKLING ORIENTERING Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 15/3850 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/15 Administrasjonsutvalget / Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Informasjon om lederutviklingsprogram tas til orientering. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Arbeidsgiverpolitisk dokument Konkurransegrunnlag Bakgrunn: Alta kommune har rundt ca 145 ledere pluss 35 folkevalgte i kommunestyret, og vi er organisert som en «to-nivåmodell». Alta kommune er og har vært en kommune i vekst de siste årene, og det er stor aktivitet og bolyst knyttet til området. Dette har satt press på kommunen som viktig aktør overfor innbyggere og næringsliv. Empiri og forskning peker tydelig på at god og tydelig ledelse er en svært viktig faktor for at man skal kunne levere best mulige tjenester. Koblingen mellom ledelse og nærvær er også påpekt og påvist gjennom forskning, blant annet har STAMI i en rapport fra 2014 kommet fram til at lederstøtte og rolleklarhet er de enkeltstående faktorene som sterkest påvirker jfr nærvær. Alta kommune reviderte i 2014 sin arbeidsgiverpolitikk, hvor ledelse har en sentral rolle. I tillegg til høyt sykefravær har Alta kommune økonomiske utfordringer. Vi gjennomførte lederutvikling på et slik nivå og av et sammenlignbart omfang for omtrent 10 år siden. Behovet for å sette ledelse i fokus gjennom et slikt lederutviklingsprogram oppleves nå som reelt og stort. Side 6 av 11

7 Sak 8/15 Høring/merknader. I forkant av anbudsprosessen foretok vi en spørreundersøkelse blant våre ledere vedr. hvilke tema de har behov for i et slikt opplegg. Vi fikk også innspill på en del praktiske forhold ved opplegget. Økonomiske konsekvenser: Det er i økonomiplanen/budsjett satt av kr. 2 mill til formålet. I tillegg er det søkt om OUmidler via KS, og det er all grunn til å tro at en del av utgiftene vil dekkes av disse midlene. Vurdering: En arbeidsgruppe bestående av 4 ledere, en fra personalavdelingen og en hovedtillitsvalgt utarbeidet en kravspesifikasjon og et anbudsdokument basert på innspill fra lederne, mål i arbeidsgiverpolitikken og prioriterte tema ut fra Alta kommunes behov. Ut fra kravspesifikasjonen har vi valgt PWC (Pricewaterhouse Coopers as) som leverandør etter en anskaffelsesprosess med åpen anbudskonkurranse. De leverer et lederutviklingsprogram i samarbeid med UiT (Norges arktiske universitet). For de lederne som ønsker dette, vil det legges til rette for å avlegge eksamen gjennom programmet. Formålet med programmet er å dyktiggjøre våre ledere på alle nivåer, gjøre dem synlige og tydelige, samt bidra til at de opptrer som de fremste kulturbærere av vårt verdigrunnlag. Lederutviklingsprogrammet skal støtte oppunder kommunens mål, arbeidsgiverpolitikk og organisering. Programmet skal bidra til følgende: * Gi økt innsikt og kunnskap hos den enkelte om egen lederadferd og utviklingspotensial. * Gi innsikt i og erfaring med hva som skaper refleksjoner, handlekraft, energi og gode beslutninger. * Styrke identiteten som leder i Alta kommune i et helhetsperspektiv, herunder styrket nettverk og økt VI-følelse. * Gi økt innsikt i endringsledelse og organisasjonsutvikling samt forbedret evne og kraft til å beslutte og å gjennomføre ønsket utvikling. * Forbedre lederskapet som igjen skal bidra til bedre økonomisk resultat, bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen og økt nærvær. * Implementering av revidert Arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlag. * Gi økt service- og brukerfokus som sikrer rett kvalitet på våre tjenester. * Gi økt innsikt i mulige gevinster av mer satsing på digitalisering av tjenester. Side 7 av 11

8 Sak 8/15 Innholdet er lagt opp med følgende tema Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Alta Vil Medarbeiderska p og VI-identitet Samarbeid og læring Endringsledelse Kvalitetsarbeidsforbedring Strategi og ledelse Brukerperspektiv Samspill Kompetanseledelse Endringsledelse Tjenestekvalitet Roller Strategier Verdigrunnlag Kritiske ferdigheter og kompetanse Ditt bidrag Samhandling Identitet Personalledelse Nærvær Kompetanse Org.læring Kvalitetsarbeid- og utvikling Bedre sammen Lærende prosesser Navigere etter verdier Prosessdesign Endring og motstand Kommunikasjon Tjenestedesign Omdømme og brukeropplevelse Forventningsstyring Kontinuerlig forbedring Makt Myndighet Plan og strategi Adm. Og politikk Den gode dialogen Opplegget er skissert i følgende modell: Vi gjør oppmerksom på at Kick off er satt til 13.oktober og første samling 7.-8.des. og tidsplanen er forskjøvet til høst Side 8 av 11

9 Sak 8/15 Deltakere Som vi ser av oversikten over, så er det lagt opp til noe ulikt opplegg for 4 ulike grupper: Gruppe Antall Antall dager Politikere 35 i kommunestyre 3 halve Rådmannens ledergruppe 6 18 hele og ca 6 halve (forberedelse) Virksomhetsledere, Ca dager avdelingsledere, boledere Arbeidsledere, inspektører, SFO-ledere, fagansvarlige Ca 50 7 dager I tillegg vil følgende delta: - personalavdelingen (prosjektledelse og praktisk koordinator): 3 - hovedtillitsvalgte i 100 % frikjøp og Hovedverneombud: 3 Til sammen ca 185 deltakere totalt i programmet. Rådmannens ledergruppe blir styringsgruppe for prosjektet. Personalsjef Robin Rasmussen er intern prosjektleder. Side 9 av 11

10 Sak 9/15 REDEGJØRELSE OM ALTA KOMMUNES OMSORGSLØNN Saksbehandler: Robin Rasmussen Arkiv: 501 Arkivsaksnr.: 15/3848 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/15 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Redegjørelsen tas som orientering. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Helse og sosialdepartementets rundskriv I-42/98 KS B-rundskriv 04/13 Bakgrunn: Omsorgslønn er en ordning hjemlet i 3-6 i Lov om kommunale helse og omsorgstjenester m.m. Lovbestemmelsen lyder slik: 3-6.Omsorgslønn Kommunen skal ha tilbud om omsorgslønn til personer som har et særlig tyngende omsorgsarbeid. Det betyr at Alta kommune har et ansvar for å forvalte ordningen, og innbyggere kan søke om å få omsorgslønn. Hos oss er det tjenesteområdene Helse og sosial samt i Oppvekst og kultur, som praktisk forvalter ordningen, og fatter vedtak i saker som omhandler omsorgslønn. Helse og omsorgsdepartementet sier noe om dette i sitt rundskriv I-42/98, det samme gjør KS i sitt B-rundskriv 04/13. Sentrale poeng i dette, omhandler om man skal ansees som arbeidstaker eller oppdragstaker når man mottar omsorgslønn. Departementet anbefaler i nevnte rundskriv i punkt 7, at man forvalter ordningen slik at personer som innvilges omsorgslønn, tilknyttes som oppdragstakere. Slik sett er begrepet omsorgslønn noe misvisende, det er ikke snakk om lønn som vederlag for utført arbeid som arbeidstaker, noe man kan ledes til å tro. Side 10 av 11

11 Sak 9/15 En oppdragstaker har ikke samme status som en arbeidstaker, slik at både rettigheter og plikter er annerledes. En arbeidstaker er underlagt arbeidsgivers styringsrett, og har videre rettigheter og plikter knyttet til ferielov, arbeidsmiljølov, hovedtariffavtale. En arbeidstaker er i et gjensidig og organisatorisk avhengighetsforhold til arbeidsgiveren, og i bunnen vil begreper som arbeidsplikt og lønnsplikt ligge til grunn. En oppdragstaker er en enkeltperson som påtar seg å utføre oppdrag uten å være ansatt som arbeidstaker hos en arbeidsgiver. Det finnes ikke en legaldefinisjon på oppdragstaker i arbeidsmiljøloven, og en oppdragstaker omfattes heller ikke av ferieloven eller hovedtariffavtalen. En oppdragstaker vil dog ha noen rettigheter etter folketrygdloven, uten at vi går nærmere inn på dette her. En oppdragstaker står også mye friere enn en arbeidstaker. F.eks er man ikke pliktig til å utføre oppdraget man får omsorglønn for, men kan overlate oppdraget til noen andre eller ansette medhjelpere. Når oppdraget utføres bestemmer oppdragstakeren på egen hånd. Departementet viser videre til Sosialkomiteens utsagn om størrelsen på honorar, dette skal settes likt en hjemmehjelp. I kommunal tariff er det da snakk om kapittel 4 og gruppe 1, som per i dag har en årslønn på kr ,-. Departementet tilråder videre at man går noe over dette, dersom det er grunn til det, f.eks ved god kompetanse i pleieutøvelsen. I Alta kommune har vi valgt å sette honoraret noe høyere enn dette for alle de som får vedtak, og vi gir honorar som tilsvarer en hjemmehjelp med 8 års ansiennitet, tilsvarende kr ,-. Når man har fått innvilget omsorgslønn, skal det skjønnsmessig og individuelt vurderes hvor mye omsorgslønn man får. Her er det presisert fra departementet at ordningen ikke tar sikte på å gi det som tilsvarer full lønn for hver time man utøver pleie/oppdrag. Pr juli har Alta kommune omtrent 140 personer som mottar omsorgslønn. I snitt til og med juli måned har Alta kommune i 2015 betalt ut kr ,- pr.mnd. Summene varierer på den enkelte person, fra ca kr ,- til ca kr 1250,- pr mnd, på bakgrunn av den individuelle vurderingen som er gjort i vedtaket. Departementet sier at kommunen kan kreve at den som skal søke omsorgslønn, også må søke om hjelpestønad etter folketrygdloven. Denne praksisen har Alta kommune. Videre sier departementet at vi ikke skal ta hensyn til økonomien til søkeren, som et ledd i vurderingen av om en person skal innvilges omsorgslønn. Vurderingen skal kun dreie seg om det foreligger et særlig tyngende omsorgsarbeid, og det finnes en oppstilling av hva som skal vektlegges i rundskrivet. Konklusjon: Alta kommune følger departementets anbefalinger på alle sentrale punkter, og etterlever både lovverket og tilhørende rundskriv i anledningen. Vi tilknytter de som får positivt vedtak om omsorgslønn, som oppdragstakere som får honorar utbetalt. Vi har bevisst valgt et høyere nivå på omsorgslønn enn vi behøver. Administrasjonen ser ingen grunn til at Alta kommune skal endre dagens ordning og praksis lokalt, og anbefaler at administrasjonsutvalget tar denne redegjørelsen som en orientering. Side 11 av 11