SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 09:00. i møterom Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den kl. 09:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/14 14/1522 OMGJØRING AV STILLING - HELSESENTRETS SYKEHJEM FRA HJELPEPLEIER TIL SYKEPLEIER 4/14 14/1484 OPPRETTELSE AV KOMMUNALT ORGAN FOR TILSYN MED BARN I FOSTERHJEM 5/14 14/1625 REVIDERT PERMISJONSREGLEMENT "PERMISJONSREGLEMENT FOR ALTA KOMMUNE" 6/14 14/1527 REVIDERT REGLEMENT "RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID" 7/14 14/1516 REVIDERT REGLEMENT - "DEKNING AV FLYTTEUTGIFTER VED REKRUTTERING" Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 16 8/14 14/1555 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE LEGITIMERT TAP AV ARBEIDSINNTEKT 9/14 14/538 AKAN-DIALOGVERKSTED Orientering: Regler og utgifter til tillitsvalgtordning, inklusiv hovedverneombud / verneombud Alta, Ronny Berg Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 3/14 OMGJØRING AV STILLING - HELSESENTRETS SYKEHJEM FRA HJELPEPLEIER TIL SYKEPLEIER Saksbehandler: Marie Stavang Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 14/1522 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/14 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: For å imøtekomme økende kompetansebehov på Helsesenterets sykehjem omgjøres en 72 % hjelpepleierstilling natt til sykepleierstilling. Merkostnaden på ca kr pr år må dekkes innenfor virksomhetens ramme. SAKSUTREDNING: Bakgrunn: Helsesenterets sykehjem-korttidsplasser har 2 nattevakter som er fordelt på 5 stillinger. Pr i dag er en av disse stillingene sykepleier, og 4 hjelpepleiere. I juni går en av nattevaktene av med pensjon, og i den forbindelse er det ønskelig å omgjøre denne hjelpepleierstillingen på 72% til en sykepleierstilling. Etter samhandlingsreformen er det flere behandlingstrengende pasienter på avdelingen. Disse trenger sykepleiekompetanse også på natt. Intravenøs behandling, smertebehandling, aktiv sykdomsfase nødvendiggjør sykepleieobservasjon og oppfølging. For å overholde legemiddelforskriften trengs sykepleier, spesielt i forhold til ikke planlagt- / eventuell medisinering og intravenøs behandling. Det kan også være terminalpasienter, kreftpasienter som må vente lang tid for å få smertestillende medikamenter osv. Mange av de pasientene som ligger i avdelingen i dag har så komplekse problemstillinger ifht helsehjelp at det blir for utfordrende for hjelpepleiere å takle alene. Sykestuas sykepleiere på natt skal bidra med sykepleiefaglig kompetanse på sykehjemmet. Disse skal også ved behov gi hjelp på fødestua og legevakta. Da er Side 3 av 16

4 Sak 3/14 det ofte pasientene på sykehjemmet som får siste prioritet og må vente på nødvendig sykepleieoppfølging noen ganger timer. Arbeidsmengde i fht pasienter med akutte behov er betydelig på legevakta. Økonomiske konsekvenser: Omgjøring av en 72 % hjelpepleierstilling natt til sykepleierstilling vil gi en årlig merkostnad på ca. kr Vurdering: Nattevaktsproblematikken på helsesenteret har vært beskrevet flere ganger. Vi opplever at økt aktivitet på legevakta på natt opptar sykepleieressursene i større grad, og samtidig får vi i flere pasienter på sykehjemmet med oppfølgingsbehov som krever sykepleiefaglig kompetanse. Ut fra krav til forsvarlig kvalitet i tjenestene og pasientsikkerhet anbefaler administrasjonen å omgjøre den ledige hjelpepleierstillingen natt til sykepleier. Side 4 av 16

5 Sak 4/14 OPPRETTELSE AV KOMMUNALT ORGAN FOR TILSYN MED BARN I FOSTERHJEM Saksbehandler: Svein Olav Hansen Arkiv: F47 &58 Arkivsaksnr.: 14/1484 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet /14 Administrasjonsutvalget /14 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonens innstilling: Hovedutvalg for oppvekst og kultur vedtar å opprette eget organ for tilsyn med barn i fosterhjem. Tilsynsorganet legges under rådmannen. Tidligere behandlinger: Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling den : Behandling: Innstillingen vedtatt enstemmig. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs vedtak den : Hovedutvalg for oppvekst og kultur vedtar å opprette eget organ for tilsyn med barn i fosterhjem. Tilsynsorganet legges under rådmannen. SAKSUTREDNING: Barnevernlovens regler i 4-22 om tilsyn med barn i fosterhjem er endret med virkning fra 01.februar Den nye endringen presisere at den kommunen der fosterhjemmet ligger, har ansvar for godkjenning og tilsyn av hjemmet. Kommunen ikke barneverntjenesten har ansvaret for å føre kontroll med at barnet får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plassering blir fulgt opp. Kommunen skal sørge for at de som skal utøve tilsynet gis nødvendig opplæring og veiledning. Side 5 av 16

6 Sak 4/14 Formålet med lovendringen er å styrke tilsynet med barn i fosterhjem gjennom et mer profesjonelt og tydelig kommunalt forankret tilsynsansvar. Alta kommune vil med dette som bakgrunn opprette et eget tilsynsorgan i kommunen plassert under rådmannen. Vedlegg: Rundskriv Q-1/2014 Økonomiske konsekvenser: Det anslås at antall fosterhjemsplasserte barn i Alta kommune vil ligge på barn. Lovpålagte tilsyn er satt til minimum 4 tilsyn pr år. Med dette som utgangspunkt anslås at en ressurs på om lag 50% stilling vil være tilstrekkelig til å følge opp kommunens tilsynsansvar. I kroner vil dette utgjøre om lag kr pr år. Inndekning skjer innenfor eksiterende rammer. Vurdering: Det vurderes at etablering av et eget tilsynsorgan for oppfølging av barn i fosterhjem, vil oppfylle formålet med lovendringen om en mer profesjonell og effektiv oppfølgingstjeneste. Side 6 av 16

7 Sak 5/14 REVIDERT PERMISJONSREGLEMENT "PERMISJONSREGLEMENT FOR ALTA KOMMUNE" Saksbehandler: Robin Rasmussen Arkiv: 460 &00 Arkivsaksnr.: 14/1625 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/14 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Adm.utvalget vedtar revidert reglement. Det trer i kraft umiddelbart etter vedtak. Personal gjør reglementet kjent i organisasjonen. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Vårt gjeldende reglement: Permisjonsreglement for Alta kommune Revidert reglement: Permisjonsreglement for Alta kommune Dokument med alle høringsuttalelser samt administrasjonens kommentarer Andre saksdok.: ingen Bakgrunn: Administrasjonen foretar med jevne mellomrom en vurdering av våre ulike reglementer, for å se om det er hensiktsmessig med revisjoner, avvikling av reglement, etc. Vårt gjeldende «Permisjonsreglement for Alta kommune» ble vedtatt av administrasjonsutvalget 3.desember 2009, og revidert av administrasjonsutvalget Det er et av reglementene som har vært vurdert som hensiktsmessig å revidere på nytt. Høring/merknader: Revidert reglement har vært ute på bred høring i tre uker fra 30.januar Høringsuttalelsene med administrasjonens kommentarer ligger vedlagt. Vi ser at det er meninger om dagens praksis, blant annet i forhold til reisetid og kurs, og hva av dette som skal være arbeidstid. Vi har ikke foretatt større vurderinger/drøftinger av dette i denne revisjonen, her har vi en innarbeidet praksis på området pr i dag. Videre har det kommet innspill fra Side 7 av 16

8 Sak 5/14 mange på at fjerningen av formuleringene som gir en mulighet for permisjon etter 6 års tjenestetid, ikke bør tas tas vekk. Økonomiske konsekvenser: Det er den enkelte virksomhet i det respektive tjenesteområdet som må dekke kostnadene i forbindelse med ulike typer permisjoner. Det er vanskelig å estimere den totale kostnaden som kommer som en konsekvens av våre ulike permisjoner. Dette har sammenheng med at det er et bredt spekter av rettighetslovgivning som også kommer inn under permisjon. I tillegg vil det antagelig medføre en viss ressursbruk for å prøve å kartlegge kostnadene, noe man så langt ikke har tenkt er hensiktsmessig. Vurdering: Permisjonsreglementet har vært og skal videre være en del av måten vi utøver vår totale arbeidsgiverpolitikk. Vi ønsker å ha en riktig balansert fleksibilitet og mulighet i et slikt reglement. Samtidig som vi skal framstå som en attraktiv arbeidstiver med gode muligheter, skal vi også framstå som seriøs i den forstand at vi alltid veier hensynet til tjenesteleveransen opp mot ordningene vi tillater. Vi står som arbeidsgiver alltid ansvarlig for å veie dette hensynet, slik at ordninger ikke medfører vesentlig ulempe for virksomheten. Samtidig vet vi at medarbeiderne våre er opptatt av mest mulig lik behandling med tydelige rammer for praktisering. Innenfor personalområdet i arbeidsgiverpolitikken, er det etter vår mening ikke alltid likhetstegn mellom rettferdig behandling og lik behandling. Det å ha forståelse og kultur for å akseptere dette, er et arbeid som er kontinuerlig. Side 8 av 16

9 Sak 6/14 REVIDERT REGLEMENT "RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID" Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 403 &00 Arkivsaksnr.: 14/1527 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/14 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Adm.utvalget vedtar revidert reglement. Det trer i kraft umiddelbart etter vedtak. Personal gjør reglementet kjent i organisasjonen. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Vårt gjeldende reglement: Retningslinjer for fleksitid, avspasering Revidert reglement: Retningslinjer for fleksibel arbeidstid Dokument med alle høringsuttalelser samt administrasjonens kommentarer Andre saksdok.: ingen Bakgrunn: Administrasjonen foretar med jevne mellomrom en vurdering av våre ulike reglementer, for å se om det er hensiktsmessig med revisjoner, avvikling av reglement, etc. Vårt gjeldende reglement «Retningslinjer for fleksitid, avspasering» ble vedtatt av administrasjonsutvalget 5.juli 1993, og er at av reglementene som har vært vurdert som hensiktsmessig å revidere. Høring/merknader: Revidert reglement har vært ute på bred høring i tre uker fra 30.januar Høringsuttalelsene med administrasjonens kommentarer ligger vedlagt. Økonomiske konsekvenser: Det er den enkelte virksomhet i det respektive tjenesteområdet som må dekke kostnadene. Vi har ingen sikre tall på bruken av dette p.t. På grunn av konteringspraksisen er eventuelle tall Side 9 av 16

10 Sak 6/14 man forsøker å hente ut fra regnskapet, beheftet med usikkerhet. Vi tenker uansett at en innskjerping fra tidligere praktisering, slik dette reglementet presiserer, bør føre til at de økonomiske konsekvensene over driftsbudsjettene i alle fall ikke skal øke. Dette blir dog igjen en usikker prognose. Vurdering: Det reviderte reglementet har tatt utgangspunkt i formuleringene og intensjonen i nåværende arbeidsmiljølov fra 2006: 10-2 (3) i Arbeidsmiljøloven sier følgende: Arbeidstaker har rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Dette viser at arbeidsgiver må veie hensynene til den enkeltes rett til fleksibel arbeidstid, opp mot hensynene til driften av virksomheten. Dersom ønsket og behovet fra arbeidstaker medfører vesentlig ulempe for virksomheten, må arbeidsgiver benytte styringsretten og styre bruken av fleksibel arbeidstid slik at dette ikke forekommer. Grovt sett kan en si at bruk av fleksibel arbeidstid, som hovedregel ikke bør føre til økte kostnader (man skal ikke ta inn vikar) og heller ikke forringe nivået av service og tjenestekvalitet overfor brukerne av våre tjenester. Alta kommune har et vidt spekter av ordninger knyttet til arbeidstid, og oppgave- og ansvarsområdene er også svært ulike. Vi kommer da fram til at denne avveiingen av hensynet til retten til fleksibel arbeidstid opp mot vesentlig ulempe for virksomheten, er vanskelig å regulere i ett sentralt reglement. Om man i et sentralt reglement legger til grunn ulike begrensninger og restriksjoner, kan det medføre at vi umyndiggjør den enkelte virksomhetsleder i ansvaret for vurderingen som skal gjøres. I tillegg kan det hende av man får som konsekvens at man bryter retten til fleksibel arbeidstid i arbeidsmiljølovens Side 10 av 16

11 Sak 7/14 REVIDERT REGLEMENT - "DEKNING AV FLYTTEUTGIFTER VED REKRUTTERING" Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 543 &00 Arkivsaksnr.: 14/1516 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/14 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Adm.utvalget vedtar revidert reglement. Det trer i kraft umiddelbart etter vedtak. Personal gjør reglementet kjent i organisasjonen. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Gjeldende Flyttereglement for Alta kommune Revidert reglement: Dekning av flytteutgifter ved rekruttering Andre saksdok.: ingen Bakgrunn: Administrasjonen foretar med jevne mellomrom en vurdering av våre ulike reglementer, for å se om det er hensiktsmessig med revisjoner, avvikling av reglement, etc. Vårt gjeldende reglement for dekning av flytteutgifter ble vedtatt av administrajonsutvalget den 19.juni 1995, og er at av reglementene som har vært vurdert som hensiktsmessig å revidere. Forutsetningene i det reviderte reglementet er presisert, hvor det framkommer at reglementet kun skal anvendes der hvor det er utfordringer med å rekruttere arbeidstakere til stillinger, og dersom utgiftene ved flytting vil være av betydning for om arbeidstaker vil tiltre stilling eller ikke. Vi har fått signaler på at det gjeldende reglementet og praktiseringen av dette, har medført at det i noen tilfeller er utløst slike kostnader uten at det foreligger særskilte vurdering på om nevnte forutsetninger er til stede. Side 11 av 16

12 Sak 7/14 Høring/merknader: Revidert reglement «Dekning av flytteutgifter ved rekruttering» er gjennomgått og godkjent av rådmannens ledermøte. Det er i tillegg vurdert opp mot reglementet fra Økonomiske konsekvenser: Det er den enkelte virksomhet i det respektive tjenesteområdet som må dekke kostnadene. Vi har ingen sikre tall på bruken av dette p.t. På grunn av konteringspraksisen er eventuelle tall man forsøker å hente ut fra regnskapet, beheftet med usikkerhet. Vi tenker uansett at en innskjerping fra tidligere praktisering, slik dette reglementet presiserer, bør føre til at de økonomiske konsekvensene over driftsbudsjettene i alle fall ikke skal øke. Dette blir dog igjen en usikker prognose. Vurdering: Alta kommune ønsker å ha anledning til å benytte dekning av flytteutgifter, som et konkret virkemiddel i rekruttering i særskilte tilfeller. Vi ber videre tjenesteområdene om å registrere bruken av virkemiddelet i tiden framover, slik at vi i større grad kan estimere kostnader og graden/nytten av virkemiddelet. Side 12 av 16

13 Sak 8/14 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE LEGITIMERT TAP AV ARBEIDSINNTEKT Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Arkiv: 082 Arkivsaksnr.: 14/1555 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet /14 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: 1.4 Erstatning for tap av arbeidsinntekt Kommunestyret øker legitimert tap av arbeidsinntekt til inntil kr 3000,- pr dag inkl feriepenger. Små AS og selvstendig næringsdrivende som i praksis drives som enkeltmannsforetak, økes til inntil kr 4000,- pr dag. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Reglement godtgjørelse til folkevalgte i perioden Vurdering: Viser til reglement for folkevalgte for perioden og pkt 1.4 «Erstatning for tap av arbeidsinntekt». C. Legitimert tap av arbeidsinntekt erstattes normalt med inntil kr 2000,- pr dag inkl feriepenger. Side 13 av 16

14 Sak 8/14 D. Små AS og selvstendig næringsdrivende som i praksis drives som enkeltmannsforetak mottar tap av arbeidsinntekt med inntil kr 3000,- pr dag. Dokumentasjon fra folkevalgte som er kommet inn det siste året, viser at dagens godtgjørelse på inntil kr 2000,- pr. dag ikke dekker reelle lønnstap. Administrasjonen anbefaler derfor at satsen økes til inntil kr 3000,- pr dag. Av samme grunn økes satsen for Små AS og selvstendig næringsdrivende (pkt 1.4 D) til inntil kr 4000,- pr dag. Øvrige godtgjørelser til folkevalgte er «fryst» ut valgperioden Jfr. vedtak i Kommunestyret den sak 60/13. Side 14 av 16

15 Sak 9/14 AKAN-DIALOGVERKSTED Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 444 Arkivsaksnr.: 14/538 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/14 Administrasjonsutvalget /14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: De nye retningslinjene for AKAN-arbeidet skal implementeres i virksomhetene i Alta kommune i løpet av AMU anbefaler at «Dialogverkstedet» blir brukt i alle avdelinger/virksomheter som et verktøy i det forbyggende AKAN-arbeidet. AKANkontaktene i tjenesteområdene kan være behjelpelig i praktisk gjennomføring av dette. Saken skal også fremmes for administrasjonsutvalget og «Dialogverkstedet» demonstreres der. Tidligere behandlinger: Arbeidsmiljøutvalgets behandling den : Behandling: Innstillingen vedtatt enstemmig. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak den : De nye retningslinjene for AKAN-arbeidet skal implementeres i virksomhetene i Alta kommune i løpet av AMU anbefaler at «Dialogverkstedet» blir brukt i alle avdelinger/virksomheter som et verktøy i det forbyggende AKAN-arbeidet. AKANkontaktene i tjenesteområdene kan være behjelpelig i praktisk gjennomføring av dette. Saken skal også fremmes for administrasjonsutvalget, og «Dialogverkstedet» demonstreres der. Side 15 av 16

16 Sak 9/14 SAKSUTREDNING: Bakgrunn: Høsten 2012 vedtok AMU en plan for revitalisering av AKAN-arbeidet. Vi skulle: - vedta nye retningslinjer - oppnevne AKAN-utvalg - oppnevne AKAN-kontakter i virksomhetene - gi opplæring om AKAN til alle ledere, inkludert nye verktøy - AKAN-kontakter og utvalg får delta på kurs. De tre første punktene er nå gjennomført, og vi står overfor implementeringen ut i avdelingen/virksomhetene. De nye retningslinjene legger stor vekt på forbygging av problemer rundt rusmiddelbruk og pengespill. AKAN sentralt har utarbeidet et digitalt verktøy, «Dialogverkstedet», som kan brukes til å sette i gang viktige samtaler i personalgruppene. AKAN-utvalget mener at dette kan være god hjelp til lederne for å få temaet på dagsorden. I og med at vi nå har vedtatt nye retningslinjer for AKAN-arbeidet som skal gjøres kjent utover i organisasjonen, er det også en anledning til å bruke dette verktøyet. Vi vil i dette AMU-møtet demonstrere verktøyet, slik at vi får AMU s støtte til at dette skal gjennomføres. Vi ber også AMU ta stilling til om saken også skal fremme i administrasjonsutvalget. Økonomiske konsekvenser: «Dialogverkstedet» ligger på AKAN s hjemmesider, og er gratis tilgjengelig for alle. Side 16 av 16