SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte. den kl. 12:00. i Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte den kl. 12:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 21/15 14/536 STATUS RAPPORT PR HEMIS 22/15 15/3850 LEDERUTVIKLING ORIENTERING 23/15 15/2323 NYTT VERNEOMRÅDE- BARNEAVLASTNINGEN 24/15 15/3706 ENDRING I HMS-BROSJYREN 25/15 15/3707 OPPNEVNING AV VALGSTYRE FOR VALG AV VERNEOMBUD 26/15 15/851 PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET OM ENDRING AV ARBEIDSAVTALER Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 15 Orienteringer: Nærvær v/wenke og Stian Om verneombudenes rapportering v/nils Arne Alta, Bjørn-Atle Hansen Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 21/15 STATUS RAPPORT PR HEMIS Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 441 Arkivsaksnr.: 14/536 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Statusrapporten pr tas til orientering SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Statusrapport fra HEMIS Bakgrunn: Avtalen om bedriftshelsetjeneste med HEMIS gikk ut Denne statusrapporten viser aktivitet som er gjennomført i 2015 frem til denne dato. Grunnpakkene var utarbeidet frem til , innenfor de budsjettrammene som er satt. Statusrapporten viser at det har vært et overforbruk på 11 timer. Side 3 av 15

4 Sak 22/15 LEDERUTVIKLING ORIENTERING Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 15/3850 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/15 Administrasjonsutvalget /15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Informasjon om lederutviklingsprogram tas til orientering. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Arbeidsgiverpolitisk dokument Konkurransegrunnlag Bakgrunn: Alta kommune har rundt ca 145 ledere pluss 35 folkevalgte i kommunestyret, og vi er organisert som en «to-nivåmodell». Alta kommune er og har vært en kommune i vekst de siste årene, og det er stor aktivitet og bolyst knyttet til området. Dette har satt press på kommunen som viktig aktør overfor innbyggere og næringsliv. Empiri og forskning peker tydelig på at god og tydelig ledelse er en svært viktig faktor for at man skal kunne levere best mulige tjenester. Koblingen mellom ledelse og nærvær er også påpekt og påvist gjennom forskning, blant annet har STAMI i en rapport fra 2014 kommet fram til at lederstøtte og rolleklarhet er de enkeltstående faktorene som sterkest påvirker jfr nærvær. Alta kommune reviderte i 2014 sin arbeidsgiverpolitikk, hvor ledelse har en sentral rolle. I tillegg til høyt sykefravær har Alta kommune økonomiske utfordringer. Vi gjennomførte lederutvikling på et slik nivå og av et sammenlignbart omfang for omtrent 10 år siden. Behovet for å sette ledelse i fokus gjennom et slikt lederutviklingsprogram oppleves nå som reelt og stort. Side 4 av 15

5 Sak 22/15 Høring/merknader. I forkant av anbudsprosessen foretok vi en spørreundersøkelse blant våre ledere vedr. hvilke tema de har behov for i et slikt opplegg. Vi fikk også innspill på en del praktiske forhold ved opplegget. Økonomiske konsekvenser: Det er i økonomiplanen/budsjett satt av kr. 2 mill til formålet. I tillegg er det søkt om OUmidler via KS, og det er all grunn til å tro at en del av utgiftene vil dekkes av disse midlene. Vurdering: En arbeidsgruppe bestående av 4 ledere, en fra personalavdelingen og en hovedtillitsvalgt utarbeidet en kravspesifikasjon og et anbudsdokument basert på innspill fra lederne, mål i arbeidsgiverpolitikken og prioriterte tema ut fra Alta kommunes behov. Ut fra kravspesifikasjonen har vi valgt PWC (Pricewaterhouse Coopers as) som leverandør etter en anskaffelsesprosess med åpen anbudskonkurranse. De leverer et lederutviklingsprogram i samarbeid med UiT (Norges arktiske universitet). For de lederne som ønsker dette, vil det legges til rette for å avlegge eksamen gjennom programmet. Formålet med programmet er å dyktiggjøre våre ledere på alle nivåer, gjøre dem synlige og tydelige, samt bidra til at de opptrer som de fremste kulturbærere av vårt verdigrunnlag. Lederutviklingsprogrammet skal støtte oppunder kommunens mål, arbeidsgiverpolitikk og organisering. Programmet skal bidra til følgende: * Gi økt innsikt og kunnskap hos den enkelte om egen lederadferd og utviklingspotensial. * Gi innsikt i og erfaring med hva som skaper refleksjoner, handlekraft, energi og gode beslutninger. * Styrke identiteten som leder i Alta kommune i et helhetsperspektiv, herunder styrket nettverk og økt VI-følelse. * Gi økt innsikt i endringsledelse og organisasjonsutvikling samt forbedret evne og kraft til å beslutte og å gjennomføre ønsket utvikling. * Forbedre lederskapet som igjen skal bidra til bedre økonomisk resultat, bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen og økt nærvær. * Implementering av revidert Arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlag. * Gi økt service- og brukerfokus som sikrer rett kvalitet på våre tjenester. * Gi økt innsikt i mulige gevinster av mer satsing på digitalisering av tjenester. Side 5 av 15

6 Sak 22/15 Innholdet er lagt opp med følgende tema Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Alta Vil Medarbeiderska p og VI-identitet Samarbeid og læring Endringsledelse Kvalitetsarbeidsforbedring Strategi og ledelse Brukerperspektiv Samspill Kompetanseledelse Endringsledelse Tjenestekvalitet Roller Strategier Verdigrunnlag Kritiske ferdigheter og kompetanse Ditt bidrag Samhandling Identitet Personalledelse Nærvær Kompetanse Org.læring Kvalitetsarbeid- og utvikling Bedre sammen Lærende prosesser Navigere etter verdier Prosessdesign Endring og motstand Kommunikasjon Tjenestedesign Omdømme og brukeropplevelse Forventningsstyring Kontinuerlig forbedring Makt Myndighet Plan og strategi Adm. Og politikk Den gode dialogen Opplegget er skissert i følgende modell: Side 6 av 15

7 Sak 22/15 Vi gjør oppmerksom på at Kick off er satt til 13.oktober og første samling 7.-8.des. og tidsplanen er forskjøvet til høst Deltakere Som vi ser av oversikten over, så er det lagt opp til noe ulikt opplegg for 4 ulike grupper: Gruppe Antall Antall dager Politikere 35 i kommunestyre 3 halve Rådmannens ledergruppe 6 18 hele og ca 6 halve (forberedelse) Virksomhetsledere, Ca dager avdelingsledere, boledere Arbeidsledere, inspektører, SFO-ledere, fagansvarlige Ca 50 7 dager I tillegg vil følgende delta: - personalavdelingen (prosjektledelse og praktisk koordinator): 3 - hovedtillitsvalgte i 100 % frikjøp og Hovedverneombud: 3 Til sammen ca 185 deltakere totalt i programmet. Rådmannens ledergruppe blir styringsgruppe for prosjektet. Personalsjef Robin Rasmussen er intern prosjektleder. Side 7 av 15

8 Sak 23/15 NYTT VERNEOMRÅDE- BARNEAVLASTNINGEN Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 15/2323 Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Barneavlastningen opprettes som nytt verneområde SAKSUTREDNING: Saksutredning: På AMU møte 9.juni 2015 ble byggesak for ny barneavlastning behandlet. Saken var bekreftet med ansattes medvirkning, blant annet verneombudet hadde undertegnet. Litt historikk i saken: Barneavlastninga ble for noen år siden overført fra Helse- og sosial til Oppvekst og kultur. Barneavlastningen er en avdeling med ca. 25 ansatte, som klart ligger over kravet til eget verneombud og dermed eget verneområde. Det er tidligere forsøkt å legge barneavlastninga under verneombudet for Tiltaksbasen, men Arbeidstilsynet var ikke fornøyd med denne løsningen. Det ble etter hvert valgt et eget verneombud for Barneavlastningen, som deltok på 40 timers grunnkurs i Dette verneombudet har nå sagt opp, og avdelingsleder Anita Prebensen ønsker nå å legge til rette for valg av nytt verneombud og vara verneombud for barneavlastningen. Ingen av hovedverneombudene har kjent til denne saken før sakspapirene til AMU møte i juni ble mottatt, sist informasjon hovedverneombudet fikk var at barneavlastningen skulle legges under ett annet verneområde innenfor oppvekst- og kultur. Det er ønskelig at barneavlastningen nå blir eget verneområde. Side 8 av 15

9 Sak 23/15 Det må velges nytt verneombud og vara verneombud, som begge vil trenge opplæring i form av 40 timers grunnkurs. Hovedverneombudet kan gi grunnleggende opplæring innen HMS til verneombudet og vara verneombudet, inntil grunnkurs HMS starter opp i Det vil være mulighet for begge å delta på verneombudsamling i oktober Side 9 av 15

10 Sak 24/15 ENDRING I HMS-BROSJYREN Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 15/3706 Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Den foreslåtte endringen vedtas. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Både personalavdelingen og hovedverneombudet har fått spørsmål om hvem som har ansvar for å gi opplæring om brannsikkerhet til de som er innom virksomheten/avdelingen for å utføre arbeid (f.eks. renholdere). Dette er ikke sagt tydelig noen steder. Det vil være naturlig at ansvaret ligger hos leder for virksomheten/avdelingen. Det ble sendt ut en melding til alle ledere i mai, om at vi vil gjøre en presisering i HMS-brosjyren. Etter det fikk vi tilbakemelding fra noen ledere om at dette ble svært vanskelig, fordi f.eks. renholdere kunne skifte fra uke til uke, og at de ofte vasket utenom ordinær arbeidstid. Temaet ble tatt opp med leder for renhold. Det ble da enighet om at renholdsvirksomheten tar ansvar opplæring i bruk av utstyr og generelle brannforholdsregler. Men virksomhetene/avdelingene må sørge for at de som arbeider i avdelingen vet om deres rutiner, og lokalisering av brannslukkingsutstyr. Forslag til endring i HMS-brosjyren: Kap. 4 ANSVAR OG ROLLER I HMS-ARBEIDET Virksomhetsleder og avdelingsleder (Nytt underpunkt:) - skal sørge for at alle som er innom virksomheten for å utføre et arbeid, gjøres kjent med virksomhetens gjeldende rutiner og prosedyrer for brannsikkerhet. Side 10 av 15

11 Sak 25/15 OPPNEVNING AV VALGSTYRE FOR VALG AV VERNEOMBUD Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 15/3707 Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: AMU oppnevner følgende personer til valgstyre for valg av verneombud: - Grete Thomassen, Fagforbundet - Marit Lundgren, Utdanningsforbundet - Nils Arne Skum, Hovedverneombud SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Utdrag fra forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning Fra kapittel 3 3-2: Valg av verneombud : Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret skal bestå av fra en til tre personer. Valgstyret utpekes av arbeidsmiljøutvalget. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, utpekes valgstyret av lokal fagforening. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Blir fagforeningene ikke enige, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Finnes det ingen lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Hovedverneombudet og de 2 største fagforeningene i Alta kommune har kommet med følgende forslag til valgstyret for Alta kommune. - Grete Thomassen, Fagforbundet - Marit Lundgren, Utdanningsforbundet - Nils Arne Skum, Hovedverneombud Valgstyret må ikke nødvendigvis å engasjere seg ved alle nyvalg ute i verneområdene, men trer sammen i de tilfellene hvor det av ulike grunner er ønsket fra ansatte innen verneområdet. Side 11 av 15

12 Sak 25/15 Valgstyret vil da fungere som beskrevet i 3-2, som ligger vedlagt. Det er fra et verneområde bedt om at det legges opp til nyvalg av verneombud og vara verneombud, og fra det samme verneområdet kom ønske om at det opprettes valgstyre. Side 12 av 15

13 Sak 26/15 PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET OM ENDRING AV ARBEIDSAVTALER Saksbehandler: Robin Rasmussen Arkiv: C60 &58 Arkivsaksnr.: 15/851 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/15 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: AMU tar orientering vedr. pålegg fra Arbeidstilsynet til etterretning. Forslag til oppfølging av endrede arbeidsavtaler støttes. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Tilsyn og pålegg fra Arbeidstilsynet vedr. arbeidsavtaler Bakgrunn: Arbeidstilsynet har ved flere tilsyn i 2014 og 2015 gitt pålegg om endring av arbeidsavtaler for ansatte, slik at de oppfyller minimumskravene i Arbeidsmiljølovens (AML) Med grunnlag i påleggene ble våre maler for arbeidsavtaler (tilsettingsbrev for fast tilsetting og arbeidsavtale for midlertidig tilsetting) endret høsten Endringene gikk ut på å være mer konkret på informasjon om arbeidstid, pauser og ferieavvikling. Som følge av at vi har ulike arbeidstidsordninger for ulike grupper henviser vi i arbeidsavtalene til relevant bestemmelse i AML og lokalt vedtak om dette, og i hvilket punkt i personalhåndboka de finner nærmere informasjon. Arbeidstilsynet godkjente de nye malene i hht. kravene i AML. I tilsyn som er gjennomført i etterkant har de registrert at det fortsatt eksisterer tidligere versjoner av arbeidsavtaler. Det har sin årsak i at vi ikke har gått til det steg å inngå nye avtaler med ansatte. Noen av disse er tilsatt for over 30 år siden, og det har aldri vært en aktuell problemstilling at alle avtaler skal byttes ut ved nye versjoner. Side 13 av 15

14 Sak 26/15 Vi benytter ny mal ved nye ansettelser, men anser ikke endringen i malen til verken å endre vilkår for ansatte eller være av en sånn betydning at det er forsvarlig å bruke mye ressurser på endre så mange individuelle avtaler. I tillegg kan det tenkes at en del av våre ledere ikke er oppmerksom på at det er utarbeidet nye maler, og dermed fortsatt har tidligere versjoner liggende og som de fortsatt benytter ved inngåelse av midlertidige avtaler. Ny maler er lagt ut i personalhåndbok på nett, og alle tilsettingsbrev som er skrevet ut av personalavdelingene skal være med ny mal. Arbeidstilsynet har ikke gitt aksept for vårt standpunkt om ikke å endre avtaler for alle ansatte, og dermed varslet tvangsmulkt overfor noen av våre virksomheter. Personalsjefen har for en tid tilbake vært i kontakt med ledelsen i Arbeidstilsynet for å få en avklaring i saken, uten at vi har fått svar på henvendelsen. I sommer ble det på nytt tatt kontakt, og det ble gjennomført en dialog med dialog med ledelsen i Tromsø (Hallgerd Sjøvoll og Angela Westphal). Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Etter dialogen med ledelsen i Arbeidstilsynet sitter Alta kommune igjen med følgende opplevelse: Arbeidstilsynet beklager at de har brukt lang tid på å svare våre henvendelser. De formidler at det av og til ved tilsyn og varslede pålegg kan begå feilvurderinger, og av den grunn sier de setter pris på våre tilbakemeldinger. På vegne av oss har jeg formidlet at Alta kommune ser på Arbeidstilsynet som en samarbeidspartner/hjelper, og ønsker gode og ryddige tilsyn som igjen skal gjøre oss bedre i vårt HMS-arbeid. Vi ønsker å være en profesjonell arbeidsgiver. Arbeidstilsynet annullerer tvangsmulktene som er utstedt overfor 2 enheter i vår/sommer (Talvik barnehage/alta Bibliotek). Arbeidstilsynet vurderer at vår oversendte mal for arbeidsavtaler er adekvat for å oppfylle aml Arbeidstilsynet kommer likevel til å varsle et nytt pålegg til Alta kommune, denne gangen direkte til sentraladm. Pålegget kommer til å dreie seg om at vi må ha en plan for hvordan den nye avtalen skal implementeres for bruk ved alle nytilsettinger, og Side 14 av 15

15 Sak 26/15 hvordan vi skal sikre at informasjon omkring innholdet i ny arbeidsavtale gjøres kjent i organisasjonen (slik at de som har gamle får tilgang til den info de trenger). Arbeidstilsynet har hatt og vil fortsatt ha et våkent øye jfr arbeidsavtaler, dette er viktig for dem. Westphal mente dette er en grei sak å lukke, men de trenger vår tilbakemelding på dette skriftlig. De kommer ikke til å pålegge oss å bytte ut alle gamle arbeidsavtaler. For å følge opp de to siste punktene mener vi at det viktig å gå ut med skriftlig og muntlig orientering om endringene overfor våre ledere og ansatte. Det kan gjøres via mail, nyhetssak på intranett og muntlig i et utvidet ledermøte eller der lederne våre er samlet i høst. Side 15 av 15

16 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 14/536-3 Arkiv: 441 Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Sakstittel: STATUSRAPPORT PR , HEMIS Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Statusrapporten pr tas til orientering Saksutredning: Vedlegg: Statusrapport fra HEMIS Bakgrunn: Avtalen om bedriftshelsetjeneste med HEMIS gikk ut Denne statusrapporten viser aktivitet som er gjennomført i 2015 frem til denne dato. Grunnpakkene var utarbeidet frem til , innenfor de budsjettrammene som er satt. Statusrapporten viser at det har vært et overforbruk på 11 timer. Alta, Bjørn Atle Hansen Leder Kirsten B.Toft Saksbehandler

17 Alta Kommune Felles Støtte Postboks ALTA Att: Personalrådgiver Kirsten Brita Toft Deres ref.: Vår ref.: /IS Alta, 8. juli 2015 Statusrapport fra Hemis AS, Avd. Alta Vedlagt følger statusrapport for perioden fra Hemis AS, Avd. Alta. Rapporten er dokumentasjon på bedriftshelsetjenestens arbeid i deres virksomhet. Vi ber om at rapporten gjøres kjent blant de ansatte og distribueres til øvrig vernetjeneste, for eksempel AMU, verneombud, systemansvarlig HMS og personalansvarlige. Fra og med trer ny rammeavtale i kraft. Det vil utarbeides grunnpakke for perioden i henhold til ny avtale. Vennlig hilsen Hemis AS, Avd. Alta Inga Kristine Siri HMS-rådgiver Dir. innvalg: E-post: inga.siri@hemis.no Vedlegg: Statusrapport fra Hemis AS, Avd. Alta for perioden Postadresse Telefon Bankgiro Organisasjonsnr. Postboks 190, 9502 Alta Besøksadresse: E-post Internett Altaveien 95/97, 9513 Alta alta@hemis.no

18 Statusrapport fra Hemis AS, Avd. Alta for Kunde: Alta Kommune Status felles støtte pr Punkt i grunnpakken 1d 1e Beskrivelse Ansvarlig i Hemis AS Timer avtalt Status oppdrag Rådgiving og konsultasjon. Inga K. Siri 9 Ingen timer brukt. Deltakelse i faste møter og utvalg (AMU, AKAN, BIA). Inga K. Siri 18 Så langt brukt 7,5 timer. Deltatt på 2 AMU møter. 1f Administrasjon/dokumentasjon Inga K. Siri 28 29,75 Bestilling utenom grunnpakken: Innlegg på internt 40 timers kurs om 3a yrkeshygiene Timer i rest: 12,25 timer Jan Eirik Johansen 5,5 Oppdrag utført. Status avd. for samfunnsutvikling pr Punkt i grunnpakken 1d Beskrivelse Ansvarlig i Hemis AS Timer avtalt Status oppdrag Rådgiving og konsultasjon. Inga K Siri 5 Ingen timer brukt. Timer i rest: 5 timer

19 Status drift- og utbygging pr Punkt i grunnpakken 1d Beskrivelse Ansvarlig i Hemis AS Timer avtalt Status oppdrag Rådgiving og konsultasjoner. Inga K. Siri 9 13,75 timer brukt så langt. Oppfølging: 2,5 t Konsultasjon: 1,75 t Annet: 9,5 t 1e Statusmøter Inga K Siri Skrevet statusrapport mai og juli a Arbeidshelseundersøkelse, inkludert legesjekk, for renholdere, totalt 15 stk. Knut Johansen 22,5 Oppdraget er utført. 2b Arbeidshelseundersøkelse, inkludert legesjekk, for vaktmestre, totalt 15 stk. Knut Johansen 22,5 Oppdraget er utført. Overforbruk 3 timer. 2c Hemis gjennomfører arbeidshelseundersøkelser for 23 ansatte, i hht. gj. kriterier. Lege og sykepleier: - ASK. Knut Johansen 46 Oppdraget er utført. Overforbruk: 7,75 timer. Ekstra bestilling som er fakturert utenom: Utenom Beskrivelse grunnpakken Oppfriskningskurs HMS. 22. januar, kl. 3a Ansvarlig i Hemis AS Jan Eirik Johansen Timer avtalt Eget pristilbud Status oppdrag Oppdraget er utført. 3b Praktisk opplæring i ergonomi for renholdere Åge Hellander Eget pristilbud Oppdraget er utført

20 Status helse- og sosialsektoren pr Punkt i grunnpakken 1a Beskrivelse Bistand til ROS analyse for Sentrum legesenter, Nordlys legesenter og Byhagen legesenter. Ansvarlig i Hemis AS Timer avtalt Status oppdrag Inga K. Siri 12 Oppdraget er utført. 1b Arbeidsmiljøseminar for alle de tre barneboligene. Totalt 20 ansatte. To grupper a 2 timer. Inga K Siri 8 Oppdraget er utført. 1c Helsekontroll ASK av 14 nattevakter. Helsesenter sykehjem 5 stk, barnebolig2 3 stk, sykestua 6 stk. Knut Johansen 30 Oppdraget er utført. 1d Rådgivning og konsultasjon. Inga K. Siri 9 Så langt brukt 15,25 timer. Oppfølging: 10,50 t Annet: 4,75 t 1f Statusmøter pr. kvartal Inga K. Siri Gjennomført statusmøte mai. Statusrapport juli a 2b 2c Arbeidsmiljøseminar på Elvebakken sykehjem. Fire grupper a 2 timer. Innrullerende helsekontroll av 3 nye nattevakter. Den enkelte leder melder inn. Det skal igangsettes prosjekt med formål å få ned sykefraværet. BHT skal bistå i prosjektet. Inga K Siri 16 Oppdraget er utført. Seminar om plikter og rettigheter ved sykefravær. 7 Oppdraget er utført. Inga K Siri 15 Oppdraget er omdisponert til seminar. Oppdraget er utført. Rest timer: 5 t. 2d Befaring i forhold til støy på Myrveien 9. Jan Eirik Johansen 3 Oppdraget utført. Det er ikke gjennomført befaring, men veiledning i forhold til støyproblematikk med leder. OVerforbruk: 1,25 t

21 Status oppvekst- og kultur pr Punkt i grunnpakken 1a Beskrivelse Støymåling Kaiskuru nærmiljøsenter. Ansvarlig i Hemis AS Jan Eirik Johansen Timer avtalt Status oppdrag 10 Oppdraget er utført. 1b Seminar a 2 timer for tre virksomheter. Tema ergonomi eller stress/ stressmestring. Inga Kristine Siri/ Åge Hellander 15 Arbeidsplasskartlegg. utført. Rest timer: 13. Omdisponert til 3a- 3d. 1c Innrullerende arbeidshelsekontroll av 8 nattevakter barneavlastningen. Knut Johansen 18 Oppdraget er utført. 1 ansatt ikke møtt. 1d Rådgivning og konsultasjon Brukt til følgende: Konsultasjon: 0 timer. Oppfølging: 15,25 timer. Møter: 0 timer. Annet: 3,75 timer. Inga K. Siri 10 Brukt 21,5 timer. Overforbruk på 11,5 timer. 2a Bistand til oppfølging av arbeidsmiljøkartlegging som er utført i Inga Kristine Siri 10 4 timer i rest. Timer omdisponert til 3a- 3d. 2b Bistand til arbeid med psykososialt arbeidsmiljø. Inga K. Siri 8 Ingen timer benyttet. Timer benyttes til 3d. 2c Seminar på Alta ungdomsskole, K13. Tema: Utfordringer knyttet ergonomi og psyksiske belastninger i arbeidet. Inga Kristine Siri 4 Oppdraget er utført. 0,5 timer overforbruk. Bestillinger utenom grunnpakken: Støymåling Breidablikk barnehage, med 3a rapport Jan Eirik Johansen 6,25 Oppdraget er utført. 3b Støymåling Nordlysbadet, med rapport Jan Eirik Johansen 12 Oppdraget er utført. 3c 3d Støymåling Midtbakken barnehage Bistand tiltaksbasen, v/ Anita Prebensen Jan Eirik Johansen Monica Willumsen 4,5 Oppdraget er utført. 10 Oppdraget er utført. Timer til omdisponering: 25 timer Antall timer brukt til ekstra bestillinger: 32,75 Overforbruk i forbindelse med ekstrabestillinger: 7,75 Overforbruk 1d timer og 2c: 12 timer Overforbruk totalt: 19,75 t

22 Kursdeltakelse. Deltatt på 40 timers grunnkurs i HMS våren 2015: Kaja Kristensen og Bal Bikram Budhatoki. Tjenester levert samlet for alle avdelinger: ASU: Ikke levert ekstratjenester. OK: Ekstratjenester levert, og oppdrag omdisponert. DU: Ekstratjenester levert disse er fakturert utenom rammeavtalen. HS: Omdisponert oppdrag. ADM: Levert ekstratjenester. Sektor Timer i Leverte timer Balanse Grunnpakke Adm 55 42,75 12,25 ASU Oppvekst og kultur 75 94,75-19,75 Drift og utbygg ,75-7,75 Helse og Sosial ,25-1,25 SUM ,50-11,50 Ved avstemning av over- og underforbruk i grunnpakkene samt etterbestilte tjenester, ble det totalt ett overforbruk 11,50 timer. Alta, den 8. juli 2015 Inga Kristine Siri HMS-rådgiver

23 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: 032 Saksbehandler: Robin Rasmussen Sakstittel: LEDERUTVIKLING ORIENTERING Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Informasjon om lederutviklingsprogram tas til orientering. Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Arbeidsgiverpolitisk dokument Konkurransegrunnlag Bakgrunn: Alta kommune har rundt ca 145 ledere pluss 35 folkevalgte i kommunestyret, og vi er organisert som en «to-nivåmodell». Alta kommune er og har vært en kommune i vekst de siste årene, og det er stor aktivitet og bolyst knyttet til området. Dette har satt press på kommunen som viktig aktør overfor innbyggere og næringsliv. Empiri og forskning peker tydelig på at god og tydelig ledelse er en svært viktig faktor for at man skal kunne levere best mulige tjenester. Koblingen mellom ledelse og nærvær er også påpekt og påvist gjennom forskning, blant annet har STAMI i en rapport fra 2014 kommet fram til at lederstøtte og rolleklarhet er de enkeltstående faktorene som sterkest påvirker jfr nærvær. Alta kommune reviderte i 2014 sin arbeidsgiverpolitikk, hvor ledelse har en sentral rolle. I tillegg til høyt sykefravær har Alta kommune økonomiske utfordringer. Vi gjennomførte lederutvikling på et slik nivå og av et sammenlignbart omfang for omtrent 10 år siden. Behovet for å sette ledelse i fokus gjennom et slikt lederutviklingsprogram oppleves nå som reelt og stort. Høring/merknader.

24 I forkant av anbudsprosessen foretok vi en spørreundersøkelse blant våre ledere vedr. hvilke tema de har behov for i et slikt opplegg. Vi fikk også innspill på en del praktiske forhold ved opplegget. Økonomiske konsekvenser: Det er i økonomiplanen/budsjett satt av kr. 2 mill til formålet. I tillegg er det søkt om OUmidler via KS, og det er all grunn til å tro at en del av utgiftene vil dekkes av disse midlene. Vurdering: En arbeidsgruppe bestående av 4 ledere, en fra personalavdelingen og en hovedtillitsvalgt utarbeidet en kravspesifikasjon og et anbudsdokument basert på innspill fra lederne, mål i arbeidsgiverpolitikken og prioriterte tema ut fra Alta kommunes behov. Ut fra kravspesifikasjonen har vi valgt PWC (Pricewaterhouse Coopers as) som leverandør etter en anskaffelsesprosess med åpen anbudskonkurranse. De leverer et lederutviklingsprogram i samarbeid med UiT (Norges arktiske universitet). For de lederne som ønsker dette, vil det legges til rette for å avlegge eksamen gjennom programmet. Formålet med programmet er å dyktiggjøre våre ledere på alle nivåer, gjøre dem synlige og tydelige, samt bidra til at de opptrer som de fremste kulturbærere av vårt verdigrunnlag. Lederutviklingsprogrammet skal støtte oppunder kommunens mål, arbeidsgiverpolitikk og organisering. Programmet skal bidra til følgende: * Gi økt innsikt og kunnskap hos den enkelte om egen lederadferd og utviklingspotensial. * Gi innsikt i og erfaring med hva som skaper refleksjoner, handlekraft, energi og gode beslutninger. * Styrke identiteten som leder i Alta kommune i et helhetsperspektiv, herunder styrket nettverk og økt VI-følelse. * Gi økt innsikt i endringsledelse og organisasjonsutvikling samt forbedret evne og kraft til å beslutte og å gjennomføre ønsket utvikling. * Forbedre lederskapet som igjen skal bidra til bedre økonomisk resultat, bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen og økt nærvær. * Implementering av revidert Arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlag. * Gi økt service- og brukerfokus som sikrer rett kvalitet på våre tjenester. * Gi økt innsikt i mulige gevinster av mer satsing på digitalisering av tjenester.

25 Innholdet er lagt opp med følgende tema Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Alta Vil Medarbeiderska p og VI-identitet Samarbeid og læring Endringsledelse Kvalitetsarbeidsforbedring Strategi og ledelse Brukerperspektiv Samspill Kompetanseledelse Endringsledelse Tjenestekvalitet Roller Strategier Verdigrunnlag Kritiske ferdigheter og kompetanse Ditt bidrag Samhandling Identitet Personalledelse Nærvær Kompetanse Org.læring Kvalitetsarbeid- og utvikling Bedre sammen Lærende prosesser Navigere etter verdier Prosessdesign Endring og motstand Kommunikasjon Tjenestedesign Omdømme og brukeropplevelse Forventningsstyring Kontinuerlig forbedring Makt Myndighet Plan og strategi Adm. Og politikk Den gode dialogen Opplegget er skissert i følgende modell: Vi gjør oppmerksom på at Kick off er satt til 13.oktober og første samling 7.-8.des. og tidsplanen er forskjøvet til høst Deltakere

26 Som vi ser av oversikten over, så er det lagt opp til noe ulikt opplegg for 4 ulike grupper: Gruppe Antall Antall dager Politikere 35 i kommunestyre 3 halve Rådmannens ledergruppe 6 18 hele og ca 6 halve (forberedelse) Virksomhetsledere, Ca dager avdelingsledere, boledere Arbeidsledere, inspektører, SFO-ledere, fagansvarlige Ca 50 7 dager I tillegg vil følgende delta: - personalavdelingen (prosjektledelse og praktisk koordinator): 3 - hovedtillitsvalgte i 100 % frikjøp og Hovedverneombud: 3 Til sammen ca 185 deltakere totalt i programmet. Rådmannens ledergruppe blir styringsgruppe for prosjektet. Personalsjef Robin Rasmussen er intern prosjektleder. Alta, Bjørn-Atle Hansen Rådmann Robin Rasmussen Personalsjef

27 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: 440 Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Sakstittel: NYTT VERNEOMRÅDE- BARNEAVLASTNINGEN Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Barneavlastningen opprettes som nytt verneområde Saksutredning: På AMU møte 9.juni 2015 ble byggesak for ny barneavlastning behandlet. Saken var bekreftet med ansattes medvirkning, blant annet verneombudet hadde undertegnet. Litt historikk i saken: Barneavlastninga ble for noen år siden overført fra Helse- og sosial til Oppvekst og kultur. Barneavlastningen er en avdeling med ca. 25 ansatte, som klart ligger over kravet til eget verneombud og dermed eget verneområde. Det er tidligere forsøkt å legge barneavlastninga under verneombudet for Tiltaksbasen, men Arbeidstilsynet var ikke fornøyd med denne løsningen. Det ble etter hvert valgt et eget verneombud for Barneavlastningen, som deltok på 40 timers grunnkurs i Dette verneombudet har nå sagt opp, og avdelingsleder Anita Prebensen ønsker nå å legge til rette for valg av nytt verneombud og vara verneombud for barneavlastningen. Ingen av hovedverneombudene har kjent til denne saken før sakspapirene til AMU møte i juni ble mottatt, sist informasjon hovedverneombudet fikk var at barneavlastningen skulle legges under ett annet verneområde innenfor oppvekst- og kultur. Det er ønskelig at barneavlastningen nå blir eget verneområde. Det må velges nytt verneombud og vara verneombud, som begge vil trenge opplæring i form av 40 timers grunnkurs. Hovedverneombudet kan gi grunnleggende opplæring innen HMS til verneombudet og vara verneombudet, inntil grunnkurs HMS starter opp i Det vil være mulighet for begge å delta på verneombudsamling i oktober 2015.

28 Alta, Bjørn Atle Hansen Leder Kirsten B. Toft Saksbehandler

29 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: 440 Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Sakstittel: ENDRING I HMS-BROSJYREN Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Den foreslåtte endringen vedtas. Saksutredning: Både personalavdelingen og hovedverneombudet har fått spørsmål om hvem som har ansvar for å gi opplæring om brannsikkerhet til de som er innom virksomheten/avdelingen for å utføre arbeid (f.eks. renholdere). Dette er ikke sagt tydelig noen steder. Det vil være naturlig at ansvaret ligger hos leder for virksomheten/avdelingen. Det ble sendt ut en melding til alle ledere i mai, om at vi vil gjøre en presisering i HMS-brosjyren. Etter det fikk vi tilbakemelding fra noen ledere om at dette ble svært vanskelig, fordi f.eks. renholdere kunne skifte fra uke til uke, og at de ofte vasket utenom ordinær arbeidstid. Temaet ble tatt opp med leder for renhold. Det ble da enighet om at renholdsvirksomheten tar ansvar opplæring i bruk av utstyr og generelle brannforholdsregler. Men virksomhetene/avdelingene må sørge for at de som arbeider i avdelingen vet om deres rutiner, og lokalisering av brannslukkingsutstyr. Forslag til endring i HMS-brosjyren: Kap. 4 ANSVAR OG ROLLER I HMS-ARBEIDET Virksomhetsleder og avdelingsleder (Nytt underpunkt:) - skal sørge for at alle som er innom virksomheten for å utføre et arbeid, gjøres kjent med virksomhetens gjeldende rutiner og prosedyrer for brannsikkerhet. Alta, Bjørn Atle Hansen Leder Kirsten B. Toft. saksbehandler

30 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: 440 Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Sakstittel: OPPNEVNING AV VALGSTYRE FOR VALG AV VERNEOMBUD Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: AMU oppnevner følgende personer til valgstyre for valg av verneombud: - Grete Thomassen, Fagforbundet - Marit Lundgren, Utdanningsforbundet - Nils Arne Skum, Hovedverneombud Saksutredning: Vedlegg: Utdrag fra forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning Fra kapittel 3 3-2: Valg av verneombud : Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret skal bestå av fra en til tre personer. Valgstyret utpekes av arbeidsmiljøutvalget. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, utpekes valgstyret av lokal fagforening. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Blir fagforeningene ikke enige, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Finnes det ingen lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Hovedverneombudet og de 2 største fagforeningene i Alta kommune har kommet med følgende forslag til valgstyret for Alta kommune. - Grete Thomassen, Fagforbundet - Marit Lundgren, Utdanningsforbundet - Nils Arne Skum, Hovedverneombud Valgstyret må ikke nødvendigvis å engasjere seg ved alle nyvalg ute i verneområdene, men trer sammen i de tilfellene hvor det av ulike grunner er ønsket fra ansatte innen verneområdet. Valgstyret vil da fungere som beskrevet i 3-2, som ligger vedlagt. Det er fra et verneområde bedt om at det legges opp til nyvalg av verneombud og vara verneombud, og fra det samme verneområdet kom ønske om at det opprettes valgstyre.

31 Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Kirsten B. Toft Saksbehandler

32 FOR: nr. 1355: Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-2. Valg av verneombud Verneombudene skal velges blant arbeidstakere som har erfaring og innsikt i virksomhetens arbeidsforhold. Verneombudene velges av og blant arbeidstakere innenfor hvert verneområde. Med unntak av virksomhetens øverste daglige leder har alle arbeidstakere stemmerett. Grupper av arbeidstakere som arbeider på flere verneområder, kan velge egne verneombud for områder som ikke dekkes av andre verneombud. På verneområder hvor en lokal fagforening alene organiserer flertallet av arbeidstakerne, kan fagforeningen utpeke verneombudet. På verneområder hvor flere fagforeninger til sammen organiserer flertallet av arbeidstakerne, men hvor ingen av dem organiserer flertallet alene, kan de i fellesskap utpeke verneombudet. Ellers velges verneombudene ved flertallsvalg. Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret skal bestå av fra en til tre personer. Valgstyret utpekes av arbeidsmiljøutvalget. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, utpekes valgstyret av lokal fagforening. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Blir fagforeningene ikke enige, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Finnes det ingen lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Enhver arbeidstaker innen verneområdet og lokale fagforeninger som organiserer arbeidstakere innen vedkommende verneområde, har rett til å foreslå kandidater. Valgstyret skal gjøre kandidatens navn samt forslagsstilleren kjent før valget. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. For øvrig fastsetter valgstyret regler for valget med mindre virksomhetens arbeidsmiljøutvalg fastsetter slike regler. Dersom arbeidstakere motsetter seg å velge verneombud, utpeker arbeidsgiveren verneombud. Dette verneombudet fungerer inntil arbeidstakerne har valgt verneombud etter reglene ovenfor, men ikke for mer enn to år om gangen. I virksomheter som skal opprette arbeidsmiljøutvalg, men ennå ikke har gjort det, gjelder bestemmelsene i 3-1 første ledd andre punktum og andre ledd, og denne bestemmelses fjerde ledd femte punktum og følgende, inntil utvalget er opprettet.

33 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: C60 &58 Saksbehandler: Robin Rasmussen Sakstittel: PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET OM ENDRING AV ARBEIDSAVTALER Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: AMU tar orientering vedr. pålegg fra Arbeidstilsynet til etterretning. Forslag til oppfølging av endrede arbeidsavtaler støttes. Saksutredning: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Tilsyn og pålegg fra Arbeidstilsynet vedr. arbeidsavtaler Bakgrunn: Arbeidstilsynet har ved flere tilsyn i 2014 og 2015 gitt pålegg om endring av arbeidsavtaler for ansatte, slik at de oppfyller minimumskravene i Arbeidsmiljølovens (AML) Med grunnlag i påleggene ble våre maler for arbeidsavtaler (tilsettingsbrev for fast tilsetting og arbeidsavtale for midlertidig tilsetting) endret høsten Endringene gikk ut på å være mer konkret på informasjon om arbeidstid, pauser og ferieavvikling. Som følge av at vi har ulike arbeidstidsordninger for ulike grupper henviser vi i arbeidsavtalene til relevant bestemmelse i AML og lokalt vedtak om dette, og i hvilket punkt i personalhåndboka de finner nærmere informasjon. Arbeidstilsynet godkjente de nye malene i hht. kravene i AML. I tilsyn som er gjennomført i etterkant har de registrert at det fortsatt eksisterer tidligere versjoner av arbeidsavtaler. Det har sin årsak i at vi ikke har gått til det steg å inngå nye avtaler med ansatte. Noen av disse er tilsatt for over 30 år siden, og det har aldri vært en aktuell problemstilling at alle avtaler skal byttes ut ved nye versjoner. Vi benytter ny mal ved nye ansettelser, men anser ikke endringen i malen til verken å endre vilkår for ansatte eller være av en sånn betydning at det er forsvarlig å bruke mye ressurser på endre så mange individuelle avtaler.

34 I tillegg kan det tenkes at en del av våre ledere ikke er oppmerksom på at det er utarbeidet nye maler, og dermed fortsatt har tidligere versjoner liggende og som de fortsatt benytter ved inngåelse av midlertidige avtaler. Ny maler er lagt ut i personalhåndbok på nett, og alle tilsettingsbrev som er skrevet ut av personalavdelingene skal være med ny mal. Arbeidstilsynet har ikke gitt aksept for vårt standpunkt om ikke å endre avtaler for alle ansatte, og dermed varslet tvangsmulkt overfor noen av våre virksomheter. Personalsjefen har for en tid tilbake vært i kontakt med ledelsen i Arbeidstilsynet for å få en avklaring i saken, uten at vi har fått svar på henvendelsen. I sommer ble det på nytt tatt kontakt, og det ble gjennomført en dialog med dialog med ledelsen i Tromsø (Hallgerd Sjøvoll og Angela Westphal). Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Etter dialogen med ledelsen i Arbeidstilsynet sitter Alta kommune igjen med følgende opplevelse: Arbeidstilsynet beklager at de har brukt lang tid på å svare våre henvendelser. De formidler at det av og til ved tilsyn og varslede pålegg kan begå feilvurderinger, og av den grunn sier de setter pris på våre tilbakemeldinger. På vegne av oss har jeg formidlet at Alta kommune ser på Arbeidstilsynet som en samarbeidspartner/hjelper, og ønsker gode og ryddige tilsyn som igjen skal gjøre oss bedre i vårt HMS-arbeid. Vi ønsker å være en profesjonell arbeidsgiver. Arbeidstilsynet annullerer tvangsmulktene som er utstedt overfor 2 enheter i vår/sommer (Talvik barnehage/alta Bibliotek). Arbeidstilsynet vurderer at vår oversendte mal for arbeidsavtaler er adekvat for å oppfylle aml Arbeidstilsynet kommer likevel til å varsle et nytt pålegg til Alta kommune, denne gangen direkte til sentraladm. Pålegget kommer til å dreie seg om at vi må ha en plan for hvordan den nye avtalen skal implementeres for bruk ved alle nytilsettinger, og hvordan vi skal sikre at informasjon omkring innholdet i ny arbeidsavtale gjøres kjent i organisasjonen (slik at de som har gamle får tilgang til den info de trenger).

35 Arbeidstilsynet har hatt og vil fortsatt ha et våkent øye jfr arbeidsavtaler, dette er viktig for dem. Westphal mente dette er en grei sak å lukke, men de trenger vår tilbakemelding på dette skriftlig. De kommer ikke til å pålegge oss å bytte ut alle gamle arbeidsavtaler. For å følge opp de to siste punktene mener vi at det viktig å gå ut med skriftlig og muntlig orientering om endringene overfor våre ledere og ansatte. Det kan gjøres via mail, nyhetssak på intranett og muntlig i et utvidet ledermøte eller der lederne våre er samlet i høst. Alta, Robin Rasmussen Personalsjef Linda S. Pedersen Personalrådgiver