SAKSFREMLEGG. Alta kommune er forpliktet til å ha en definert seniorpolitikk. Dette er hjemlet i Hovedtariffavtalen kap som sier følgende:

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 17/ Arkiv: 400 Saksbehandler: Stian Lund Lyngmo Sakstittel: EVALUERING AV SENIORPOLITIKKEN Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Med bakgrunn i evalueringen av seniorpolitikken i Alta kommune, revideres «Premisser og retningslinjer for seniorpolitikken» i løpet av Saksutredning: Vedlegg: KOMMUNESTYRESAK SENIORPOLITIKK UNDER SKIFTENDE FORHOLD-GJENBESØK I SEKS KOMMUNE PREMISSER OG RETNINGSLINJER FOR SENIORPOLITIKKEN I ALTA KOMMUNE Bakgrunn: Alta kommune er forpliktet til å ha en definert seniorpolitikk. Dette er hjemlet i Hovedtariffavtalen kap som sier følgende: «Kommunen/fylkeskommunen skal utvikle virkemidler for å motivere arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Slike virkemidler kan være tilpasset arbeidstid, tilrettelegging av arbeidsoppgaver, tjenestefri med lønn, kronetillegg, kontantutbetaling eller lignende. Arbeidsgiver kan avtale virkemiddelbruk med den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver drøfter med de tillitsvalgte alternative virkemidler og orienterer om inngåtte avtaler. KS har definert seniorpolitikk slik: Seniorpolitikk er det settet av virkemidler som arbeidsgiver tar i bruk for å nyttiggjøre seg og videreutvikle seniorens ressurser, og som bidrar til at senioren velger å stå lenger i arbeid. (Attraktiv seniorpolitikk. En veileder fra KS. Kommuneforlaget 2008) Alta kommunes Seniorpolitikk ble vedtatt i kommunestyret Retningslinjer for seniorpolitikken ble vedtatt i Adm. utvalget

2 Målsetting for seniorpolitikken: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet Kommunens seniorpolitikk inneholder følgende tiltak: Lederutvikling og holdningsskapende arbeid «Seniorkompetanse» på personalavdelingen Årlig seniorkurs og kurs om pensjon Seniorsamtale- milepælsamtale ved fylte 58 år Seniorpott for tilretteleggingsmidler Mulighet for 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år Seniorpolitiske tiltak tildeles etter individuell vurdering. Ledernes samtale med sine seniorer (seniorsamtalen) skal være utgangspunkt for en evt. avtale om tiltak. Seniortiltak i andre kommuner i Finnmark Loppa: Fra 62 år: kr eller 20 % redusert stilling, + 10 feriedager Lebesby: Fra 62 år: kr eller 10 feriedager, 65 år: kr eller 10 feriedager Hammerfest: Fra 62 år: 0,25 0,75 G (1G= kr ) og 20 % redusert stilling. Krav: Minst de siste 8 år i kommunen. Kvalsund: Fra 62 år: kr og 20 % redusert stilling. Krav: Minst 15 år i kommunen. Nordkapp: Fra 62 år: 2,5 % redusert stilling. Vadsø: Avviklet økonomiske insentiver i Kunne ikke se noen effekt av ordningen.

3 Hva sier senere forskning og undersøkelser? Det er ikke kommet frem ny forskning som viser noe annet enn det som lå til grunn for rapporten som ble utarbeidet før vår seniorpolitikk ble vedtatt. Denne forskningen viste bl.a. at det ikke kan sees en klar sammenheng mellom økonomiske incentiver (redusert arbeidstid eller økt lønn) og lavere uttak av AFP. Den viste også til at god ledelse og godt arbeidsmiljø var viktig for at seniorer sto leger i arbeid. Forskerne Hanne Bogen og Anne Inga Hilsen har gjenbesøkt 6 kommuner for å se deres erfaringer med seniorpolitikken (Bogen og Hilsen: «Seniorpolitikk under skiftende forhold gjenbesøk i seks kommuner», Fafo-rapport ). De oppsummerer blant annet: «I en av kommunene ble relativt sett dyre seniortiltak som redusert arbeidstid med opprettholdelse av lønn og økt lønn/bonus fjernet, i noen kommuner foreslått fjernet, og i andre ble tiltakene «slanket». Begrunnelsen var del økonomisk, men det gjorde seg også gjeldene en større tvil enn ved forrige besøk om tiltakene hadde den ønskede effekten, om det gjorde en forskjell.. «Også tillitsvalgte og eldre ansatte selv var usikre på om det var slike tiltak som skulle til for at flere eldre sto lengre i arbeid.» «For kommunene kan det imidlertid være en utfordring å finne muligheter for tilrettelegging og endrede arbeidsoppgaver.» «Det er etter hvert blitt mange som kunne trenge tilrettelagt arbeidssituasjon, ikke minst sykemeldte, slik at det for hver enhet kan bli vel mange som trenger en form for særbehandling.» «Tiltakene er svært populære blant arbeidstakerne, selv om de er usikre på om de gjør en forskjell.» «Kommunene var mer uttalt enn ved første besøk på at gode arbeidsmiljø og god arbeidsgiverpolitikk for alle arbeidstakere- nok var viktigere enn seniortiltak i form av fri og økonomisk godtgjørelse for å stå lenger i arbeid.» «Kommunene ønsket for øvrig å beholde seniorsamtalen og seniordagen, både for å kunne opprettholde en god dialog med arbeidstakerne om hva den enkelte tenker om sin arbeidssituasjon og for å kunne gi mer generell informasjon om blant annet pensjonsforhold.»

4 Erfaringer av Alta kommunes seniorpolitikk. Personalavdelingen gjennomførte i april 2017 en spørreundersøkelse til lederne i Alta kommune angående gjennomføringen av seniorpolitikken. Bakgrunnen for denne var å få et innblikk i hvordan den blir praktisert ute i tjenesteområdene. Det var 57 av ca. 100 ledere som ga tilbakemelding på undersøkelsen. Fagforeningene ble også invitert til å komme med innspill til denne evalueringen, men hadde ingen innspill. Personalavdelingen har i disse to årene fått en del henvendelser fra ledere om praktisering av seniorpolitikken. Praktisering av seniorpolitikkens tiltak: 1. Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. I perioden har kommunen gjennomført et stort lederutviklingsprogram som har tatt sikte på å styrke lederne i deres rolle. 2. «Seniorkompetanse» på personalavdelingen. Personalavdelingen har en rådgiver med ansvar for seniorpolitikken. 3. Årlig seniorkurs og kurs om pensjon. Det gjennomføres årlig pensjonskurs og individuell veiledning fra våre pensjonsselskaper KLP og SPK. Dette har blitt gjennomført i 3. kvartal i disse årene. 4. Seniorsamtale- milepælsamtale ved fylte 58 år. 25 av de 57 som svarte på undersøkelsen har sagt at de har gjennomført seniorsamtaler. Flere ledere gir også tilbakemelding om at det på større enheter allerede er tidspress i forhold til å gjennomføre medarbeidersamtale. Derfor er det vanskelig å prioritere seniorsamtaler i tillegg. Seniorsamtalen skal være utgangspunkt for eventuelle tilretteleggingstiltak eller tildeling av redusert arbeidstid. 5. Seniorpott for tilretteleggingsmidler. Selv om det er vedtatt, er det aldri blitt bevilget midler til seniorpott over budsjett. Den enkelte virksomhet/avdeling har vært nødt til å ta det på eksisterende ramme. Dette gir lederne tilbakemelding om at har vært vanskelig. 25 ledere har gitt forskjellige tilretteleggingstiltak, alt i fra endrede arbeidsoppgaver, lettere turnus en periode, til reduksjon i arbeidstid (5 %). 6. Mulighet for 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år. I 2016 ble det på tjenesteområdene registrert tilsammen 57 dager jfr. muligheten for redusert arbeidstid etter fylte 62 år (tall fra Agresso). Disse dagene er fordelt på alle tjenesteområdene. 9 av disse dagene er registrert i turnusvirksomheter. Enkelte tilbakemeldinger fra lederne er at dette tiltaket er vanskelig å gjennomføre ved behov for vikar. Dette er da spesielt innenfor helse og sosial og oppvekst og kultur. Tilrettelegging og redusert arbeidstid vil medføre at arbeidsbelastningen på de andre

5 på tjenestestedet øker. Enkelte ledere gir tilbakemelding på at dette er en av de vanskeligste vurderingene de må gjøre i arbeidet med seniorpolitikken. Av de 57 dagene som er registrert er det bare 9 dager som er innen turnusvirksomheter. Ut fra dette kan vi kanskje trekke den konklusjon at dette tiltaket i større grad kan innvilges i virksomheter med administrative stillinger. Er målsettingen for seniorpolitikken nådd? De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet. Alta kommune har en seniorpolitikk som skal være fleksibel og gi den enkelte leder mulighet til å iverksette tiltak ut ifra sine forutsetninger for samtidig å kunne opprettholde den tjenesteproduksjonen som er forventet. Da seniorpolitikken ble vedtatt var det klart uttalt at seniortiltakene skulle tildeles etter individuell vurdering av behov, og ikke som universelle tiltak alle har krav på. Tilbakemeldingene fra lederne, er at dette er utfordrende for dem. Det er skapt en forventning om at alle har «krav» på tiltak via seniorpolitikken, og det blir da vanskelig for lederne å argumentere for hvorfor enkelte ikke kan få de tiltakene de mener de har krav på. Dette gjelder nok spesielt redusert arbeidstid som er det tiltaket som har størst innvirkning på tjenesteproduksjon og økonomi. Personalavdelingen har to ansatte som blant annet jobber med pensjonsrådgivning. Disse personene ivaretar de ansatte som trenger og ønsker å gå av med pensjon. Dette innebærer å ha møter med seniorer og sykemeldte, hvor vi informerer om pensjonsmuligheter, og hjelper dem i søknadsprosessen. Pensjon er et komplisert fagområde, og det råder mye usikkerhet blant de ansatte. Dette gjelder særlig i forhold til forskjellige regelverk for NAVtrygd og tjenestepensjon. Alta kommune har valgt å være selvassurerende for uttak av AFP i KLP. Dette betyr at kommunen betaler for disse pensjonene i sin helhet. SPK (lærerne) har en utjamningsmodell for alle på AFP, dvs. at kostnadene er avhengig av at AFP-uttaket går ned i hele landet. Samme prinsipp gjelder for AFP i KLP. Når vi skal se på virkningen av seniortiltakene vil det derfor være enklest å se på uttak av AFP i KLP.

6 Tall fra KLP viser følgende: År Hvor mange kunne ta ut Hvor mange tok ut AFP Prosentandel AFP? ,5 % % % Økonomi: Beregninger på utgifter ved uttak av 5 % reduksjon i arbeidstid: Alta kommune har pr 1. kvartal 52 ansatte som kvalifiserer for dagens ordning om 5 % redusert arbeidstid. Ved maksimalt uttak av reduksjon i arbeidstid vil dette utgjøre 624 dagsverk pr. år. 132 av disse dagsverkene vil behøve vikar for å dekke opp brukerbehov. Administrasjonsutvalget har bedt om at det gjøres beregning av kostnader ved å utvide ordningen til å gjelde alle med stillingsstørrelse fra 50 %. Hvis ordningen utvides, vil tallet for antall mulige dagsverk øke med om lag 188 dager. Det totale antallet vil da være 812 dagsverk. Det totale antallet for dagsverk med behov for vikar blir da 222. Vi har valgt å benytte 2 000,- pr dag som utgangspunkt for utregning av kostnader ved uttak av reduksjon i arbeidstid. Kostnader ved uttak av 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år. Ansatte over 90 % stilling : Ansatte mellom 50 og 90 %: Totalt: Antall ansatte: Dagsverk: Dagslønn: Kostnad: Behov for vikar ved uttak: Dagsverk : Dagslønn: Kostnad: Total kostnad:

7 Vurdering: De tre første tiltakene i kommunens seniorpolitikk gjennomføres, dvs. lederutvikling, seniorkompetanse på personalavdelingen og pensjonskurs. En av målsettingene med lederutviklingsprogrammet er at ledere i enda større grad kan bidra til et godt og stimulerende arbeidsmiljø, og at seniorene blir sett og dermed ønsker å stå lenge i stillingen. Vedr. seniorsamtalen Det ser ut til at seniorsamtalen enda ikke er godt nok implementert i organisasjonen. Mange har oppfattet det slik at de skal gjennomføre seniorsamtale i tillegg til medarbeidersamtale. Det bør presiseres at seniorfokuset kan være en del av en medarbeidersamtale. Fokus på seniorens fremtid er viktig for å fange opp behov og ønsker. Denne samtalen skal være utgangspunkt for eventuelle tiltak. Vedr. seniorpott for tilrettelegging Ledernes tilbakemeldinger stemmer godt overens med det som kommer frem i rapporten fra Bogen og Hilsen. Det gjelder spesielt punktet om tilrettelegging. Lederne finner det utfordrende å kunne tilrettelegge, siden mang allerede har en del tilrettelegging i forhold til sykemeldte etc. Dette gjør også at arbeidsbelastningen på de andre ansatte øker. I den vedtatte seniorpolitikken, står det at det skal bevilges en seniorpott på kr Her skulle virksomhetene kunne få dekket utgifter til tilrettelegging. Denne potten er aldri blitt bevilget. Vedr. 5 % redusert arbeidstid Vi ser at det i liten grad har vært tildelt 5 % redusert arbeidstid til de som oppfylte kriteriene. Det kan henge noe sammen med at det i liten grad har vært gjennomført seniorsamtaler. I 2016 er kun 57 dager tatt, i forhold til 624 mulige. Noen ledere har svart at ikke har tildelt dette tiltaket med begrunnelse i virksomhetens drift. I prosessen med å utarbeide kommunens seniorpolitikk, ble det avviklet to runder med idedugnader blant seniorene. Her var det klart at de ønsket seg redusert arbeidstid for full lønn eller ekstra ferie. De fleste ansatte er glad for slike tiltak. I forskningen som lå til grunn for kommunens seniorpolitikk, kom det frem at man ikke kunne vise til at tiltak om redusert arbeidstid hadde betydning for om ansatte sto lenger i jobb. Dette bekreftes også av rapporten til Bogen og Hilsen. På bakgrunn av forskning og erfaringer er det flere og flere kommuner og fylkeskommuner som fjerner slike tiltak. Når Alta kommune likevel valgte å gi mulighet for 5 % redusert arbeidstid, var det for å imøtekomme seniorenes ønsker. I retningslinjene for seniorpolitikken kommer det klart frem at alle tiltak som tildeles en senior, skal gis etter en individuell vurdering. Det skal lages en avtale mellom leder og ansatt. Mange ledere synes dette er vanskelig. Seniorer i kommunen oppfatter at de har «krav» på 5 % redusert arbeidstid, mens noen ledere mener at de verken har økonomi eller mulighet til å gi fri i forhold til den daglige drift.

8 Lærerne står i en spesiell situasjon. Undervisningspersonale har en sentral særavtale (SFS 2213) som gir 12,5 % redusert undervisningsplikt etter fylte 60 år, men ikke reduksjon i den bundne arbeidstiden. KS anbefaler (B-rundskriv nr ) en samordning mellom lærernes særavtale og lokale seniortiltak. I Alta kommune kan undervisningspersonale få tilbud om at 62 år kan 5 % av denne reduksjonen tas ut i fritid. Tilbakemelding fra noen skoler er at dette egentlig virker mot sin hensikt. Når de skal ta denne tiden ut i fri, så vil arbeidspresset øke den tiden de er på jobb. Har vår seniorpolitikk medført at flere seniorer står lenger i arbeid? Seniorpolitikken trådte i kraft våren Ut fra tallene fra KLP for uttak av AFP i 2016, kan det se ut som om færre som har mulighet, tar ut AFP. Siden det er svært mange som ikke har hatt seniorsamtale, og fått tildelt seniortiltak på bakgrunn av seniorpolitikken, er det lite sannsynlig at seniorpolitikken er årsak til redusert uttak av AFP. Vi må se det over flere år, for å si noe sikkert om det. Det er et mål at kommunens fokus på god lederkompetanse skal medføre at seniorer blir «sett» og får utviklingsmuligheter i sitt arbeid, slik at de ønsker arbeide helt frem mot pensjonsalder. Tilrettelegging i forhold til den enkelte medarbeider gjøres uavhengig av alder og omfatter også seniorer, jfr. IA avtalen. I forskningen som lå til grunn for kommunens seniorpolitikk, kom det frem at man ikke kunne vise til at tiltak om redusert arbeidstid hadde betydning for om ansatte sto lenger i jobb. Dette bekreftes også av rapporten til Bogen og Hilsen. På bakgrunn av forskning og erfaringer er det flere og flere kommuner og fylkeskommuner som fjerner slike tiltak. Med bakgrunn i evalueringen, erfaringen fra andre kommuner og forskning ønsker rådmannen at «Premisser og retningslinjer for seniorpolitikken» revideres i løpet av Alta, Målfrid Kristoffersen Ass. rådmann Karin Kristensen Leder personalavdelingen Dette dokumentet er godkjent elektronisk og derfor uten underskrift.