SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte. den kl. 12:00. i Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte den kl. 12:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 7/14 13/78 SENIORPOLITIKK 8/14 14/1799 OPPRETTELSE AV NYE VERNEOMRÅDER Ettersendes: Sak: Evaluering av trimkontrakt Orienteringer: Oppfølging av HMS-plan Nærværsarbeid, v/ Nærværsteam IA-avtalen, v/nærværsteam Attføringsutvalg, v/ Nærværsteam Kvartalsrapport fra Hemis, v/hemis Oppfølging av sak 12/13 Medarbeidersamtaler. Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 6 Vedlegg: Oppfølging HMS-plan Statusrapporter for Alta kommune for 1.kvartal Alta, Grete Thomassen Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 7/14 SENIORPOLITIKK Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 13/78 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Administrasjonsutvalget /14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Alta kommunes seniorpolitikk legges ut på høring, med høringsfrist SAKSUTREDNING: Vedlegg: Seniorpolitikk Alta Kommune 2014, Utvalgets innstilling Høringsdokument Bakgrunn: Seniorpolitikk har vært opp til drøfting i rådmannens ledergruppe, og som sak i AMU Det ble da nedsatt en arbeidsgruppe som gjennom en prosess skulle ende med en definert seniorpolitikk for Alta kommune. Seniorer i Alta kommune er av rådmannens ledergruppe definert til å være arbeidstakere fra 58 år. Arbeidsgruppen har bestått av: Sylvi Bellika, Oppvekst og kultur Marie Stavang, Helse og sosial May Ditlefsen, Drift og utbygging Kirsten B. Toft: Felles støtte og ASU Grete Thomassen, Fagforbundet Marit Lundgren, Utdanningsforbundet Tove Lampe Barosen, hovedverneombud. Side 3 av 6

4 Sak 7/14 Wenke Nilsen fra Nærværsteamet og Tone F. Øvrejord fra NAV Arbeidslivssenter Finnmark har deltatt fordi seniorpolitikk har spesielt fokus i IA-avtalen i Målsetting for seniorpolitikken: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet. Utvalgets innstilling til seniorpolitikk legges med dette frem for AMU til 1. gangs behandling. Deretter sendes saken ut på høring. Utvalgets arbeid er lagt fram for rådmannens ledergruppe. Videre behandling av saken er : AMU Dokumentet sendes ut på høring Høringsfrist Seniorpolitikken skal være ferdigstilt og klar for politisk behandling Administrasjonsutvalget Side 4 av 6

5 Sak 8/14 OPPRETTELSE AV NYE VERNEOMRÅDER Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 442 Arkivsaksnr.: 14/1799 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: 1. Verneområdet «Omsorgsavd. Sone Vest inkl. Vertshuset Eldresenter og Aspelund» deles opp i verneområde «Omsorgsavd. Sone Vest» og verneområde «Vertshuset Eldresenter og Aspelund» 2. Verneområde «Boliger 2: Midtbakkveien 24, Myrveien 9» deles opp i verneområde «Midtbakkveien 24» og verneområde «Myrveien 9» SAKSUTREDNING: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Bakgrunn: Det er kommet ønske fra verneombud og ledere i verneområdet «Omsorgsavd. Sone Vest inkl. Vertshuset Eldresenter og Aspelund» om å dele opp verneområdet i 2 verneområder. I Omsorgsavd./hjemmesykepleien sone vest er det totalt 18,20 årsverk. 6 årsverk sykepleiere, 4,35 årsverk hjelpepleiere og 5,85 årsverk hjemmehjelp. 2 årsverk leder / ass.leder. Ved Vertshuset Eldresenter er det 36 leiligheter for eldre med ulike hjelpebehov som bor i leilighetene. Det er 29 fast ansatte her på Vertshuset. Inklusiv de som jobber på kjøkkenet, dagsentrene og frivillighetssentralen. Side 5 av 6

6 Sak 8/14 Verneombudet jobber i hjemmesykepleien. Hun opplever at hun ikke får gjort en god nok jobb for ansatte på Vertshuset da hun ikke kjenner ansattes hverdag på Vertshusets. Leder i Sone Vest uttrykker at et stasjonært verneombud er viktig for ansatte, men også for henne som leder. Verneombudet deltar på opplæring og samlinger som igjen bidrar med informasjon til ansatte. Det har vært nyttig å ha et verneombud som blant annet er kjent med IA arbeidet, som bidrar med HMS arbeid i form av å delta på HMS møter, bidrar med utarbeidelse av prosedyrer. Leder ved Vertshuset støtter dette. I Myrveien 9 er det 24 ansatte, og til enhver tid inne 11 brukere. I Midtbakkveien er det p.t. 21 ansatte og 6 leiligheter. Enheten skal nå utvides med 8 nye leiligheter, og verneområdet blir dermed betraktelig større med flere ansatte. Også her støtter ledere og verneombud at verneområdet deles opp i to mer oversiktlige verneområder. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Endringen vil medføre kostnader til nødvendig tid og opplæring for nye verneombud. Vurdering: Arbeidsmiljøloven og Forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning kap.2 tilsier at verneområdet skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte. Med grunnlag i ønsker og behov fra berørte virksomheter, samt føringer i AML og forskrift støtter hovedverneombud og arbeidsgiver at verneområdene delt opp som beskrevet i innstillingen. Side 6 av 6

7 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 13/78-1 Arkiv: 400 Sakbeh.: Kirsten Brita Toft Sakstittel: SENIORPOLITIKK Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Alta kommunes seniorpolitikk legges ut på høring, med høringsfrist ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksutredning:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Seniorpolitikk Alta Kommune 2014, Utvalgets innstilling Høringsdokument Bakgrunn: Seniorpolitikk har vært opp til drøfting i rådmannens ledergruppe, og som sak i AMU Det ble da nedsatt en arbeidsgruppe som gjennom en prosess skulle ende med en definert seniorpolitikk for Alta kommune. Seniorer i Alta kommune er av rådmannens ledergruppe definert til å være arbeidstakere fra 58 år. Arbeidsgruppen har bestått av: Sylvi Bellika, Oppvekst og kultur Marie Stavang, Helse og sosial May Ditlefsen, Drift og utbygging Kirsten B. Toft: Felles støtte og ASU Grete Thomassen, Fagforbundet Marit Lundgren, Utdanningsforbundet Tove Lampe Barosen, hovedverneombud. Wenke Nilsen fra Nærværsteamet og Tone F. Øvrejord fra NAV Arbeidslivssenter Finnmark har deltatt fordi seniorpolitikk har spesielt fokus i IA-avtalen i Målsetting for seniorpolitikken: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder.

8 Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet. Utvalgets innstilling til seniorpolitikk legges med dette frem for AMU til 1. gangs behandling. Deretter sendes saken ut på høring. Utvalgets arbeid er lagt fram for rådmannens ledergruppe. Videre behandling av saken er : AMU Dokumentet sendes ut på høring Høringsfrist Seniorpolitikken skal være ferdigstilt og klar for politisk behandling Administrasjonsutvalget... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&& Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Kirsten B. Toft Saksbehandler

9 God gammel årgang kvalitet av ypperste klasse. SENIORPOLITIKK Alta kommune 2014 Utvalgets innstilling.

10 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Deltagere i arbeidsgruppen Mål Utvalgets arbeid Kunnskap om seniorpolitikk Attraktiv seniorpolitikk, en veileder fra KS Hvilke seniorpolitiske tiltak tilbyr andre kommuner? Vet vi hva som virker? Utfordringer for Alta kommune Innspill fra Alta kommunes seniorer Utvalgets anbefaling til Alta kommunes seniorpolitikk Ledelse og holdningsskapende arbeid Seniorkompetanse på personalavdelingen Seniorkurs og kurs om pensjon Seniorsamtalen milepælsamtale Senior pott - tilretteleggingsmidler Redusert arbeidstid med lønn Kostnader Generelt «Seniorrådgiver» Seniorkurs og pensjonskurs Seniorpott Redusert arbeidstid Iverksetting av tiltak- tidsplan Avslutningskommentar Litteratur 14 2

11 1.0. Innledning Seniorpolitikk er et tema som er meget aktuelt. Samfunnet ser at det er nødvendig å beholde eldre arbeidstakere lengst mulig, både fordi de innehar verdifull kompetanse, og fordi de har helse til å arbeide lenger. Alta kommune trenger denne arbeidskraften. Alta kommune hadde en klar seniorpolitikk fram til 2010, da kommunestyret vedtok å avslutte tiltakene, med økonomisk begrunnelse. Hovedtariffavtalen kap : Seniorpolitiske tiltak. Kommunen/fylkeskommunen skal utvikle virkemidler for å motivere arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Slike virkemidler kan være tilpasset arbeidstid, tilrettelegging av arbeidsoppgaver, tjenestefri med lønn, kronetillegg, kontantutbetaling eller lignende. Arbeidsgiver kan avtale virkemiddelbruk med den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver drøfter med de tillitsvalgte alternative virkemidler og orienterer om inngåtte avtaler. KS har definert seniorpolitikk slik: Seniorpolitikk er det settet av virkemidler som arbeidsgiver tar i bruk for å nyttiggjøre seg og videreutvikle seniorens ressurser, og som bidrar til at senioren velger å stå lenger i arbeid. (Attraktiv seniorpolitikk. En veileder fra KS. Kommuneforlaget 2008) Seniorpolitikk har vært opp til drøfting i rådmannens ledergruppe, og som sak i AMU Det ble da nedsatt en arbeidsgruppe som gjennom en prosess skulle ende med en definert seniorpolitikk for Alta kommune. Seniorer i Alta kommune er av rådmannens ledergruppe definert til å være arbeidstakere fra 58 år. På grunn av at vi fra 1. januar 2014 har skiftet pensjonsleverandør fra DNB til KLP, har vi brukt tall fra Deltakere i arbeidsgruppen: Sylvi Bellika, Oppvekst og kultur Marie Stavang, Helse og sosial May Ditlefsen, Drift og utbygging Kirsten B. Toft: Felles støtte og ASU Grete Thomassen, Fagforbundet Marit Lundgren, Utdanningsforbundet Tove Lampe Barosen, hovedverneombud. Wenke Nilsen fra Nærværsteamet og Tone F. Øvrejord fra NAV Arbeidslivssenter Finnmark har deltatt fordi seniorpolitikk har spesielt fokus i IA-avtalen i

12 2.0. Mål Målsetting for seniorpolitikken: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet Utvalgets arbeid Utvalget startet sitt arbeid i desember Vi valgte å følge den prosessen som Seniorpolitisk senter foreslår. Denne er delt i 5 faser: forberedelsesfase, kartleggingsfase, utviklingsfase og gjennomføringsfase. Forberedelsesfasen har bestått av at vi har skapt en felles plattform gjennom å lese og diskutere rapporter og forskning rundt temaet. Vi har også informert rådmannens lederteam om arbeidet underveis, for å sikre oss at arbeidet var forankret der. Det har også vært gjennomført et 3-timers kurs om seniorpolitikk for alle ledere i kommunen. Kartleggingsfasen har bestått i at vi har fått frem statistikk over personer som vil være seniorer i dag og årene fremover, samt tall på uførepensjonister, og AFP-pensjonister i kommunen. Pensjonsleverandørene våre har vært behjelpelig med slike tall. I denne fasen gjennomførte vi også idédugnadene, for å få kartlagt hva våre eldste arbeidstakere mente ville være god politikk for å få dem til å stå lenger i arbeid. Analysefasen: har diskutert, analysert og strukturert resultatet fra ide dugnadene. Vi har sortert statistikk og laget søylediagram over forventet antall seniorer, fordelt på tjenesteområder.. Utviklingsfasen. Det fremmes forslag om kommunens seniorpolitikk, og det skal gjøres vedtak. Gjennomføringsfasen. Når Alta kommunes seniorpolitikk er vedtatt, skal den gjøres kjent og implementeres i hele organisasjonen. Det skal utarbeides rutiner og opplegg slik at politikken blir godt forankret i alle virksomheter Kunnskap om seniorpolitikk Attraktiv seniorpolitikk, en veileder fra KS I denne veilederen fokuserer KS på hva som er god ledelse i forhold til seniorene, og deler det inn i tre områder: - dedikert ledelse, - myndiggjøring, - en helhetlig ledelsesmodell. En dedikert ledelse vil i ord og handling vise at de ønsker å satse på seniorer. Det å bli sett og verdsatt av lederen kunne få dem til å ønske å stå lenger i arbeid. Dette er det virkemidlet 4

13 som har fått høyest score. Andre viktige virkemidler er at seniorer får utvikle sin kompetanse, få utfordringer og arbeide selvstendig, ha fleksibel arbeidstid der det er mulig, og få vite at en er ønsket på arbeidsplassen. Myndiggjøring innebærer bl.a. at man er ute etter å mobilisere mest mulig av den enkelte medarbeiders ressurser og engasjement. Utgangspunktet er en positiv tro på medarbeidernes vilje til å ta selvstendig ansvar for oppgaver og evne til å ivareta et helhetsperspektiv med hensyn til organisasjonens interesser. Slik medledelse krever at medarbeideren kjenner virksomhetens mål, at han eller hun har kompetanse i form av fag, erfaringer, verdier og holdninger, og har lederens tillit. Samtidig må oppgavene være håndterbare for medarbeideren. Hun eller han har også krav på lederens støtte og veiledning i møte med nye utfordringer. En helhetlig ledelsesmodell innebærer at lederen er kjent med hvilke faktorer som bidrar til at senioren blir i arbeid eller går av tidlig: 1 Utstøtingsfaktorer (push) 2 Uttrekkingsfaktorer (pull og jump) 3 Nærværsfaktorer (stay) 4 Bindingsfaktorer (stuck) Med utstøtingsfaktorer siktes det til faktorer som bidrar til å skyve arbeidstakeren ut av arbeidslivet ufrivillig. Hovedårsaken til utstøting er dårlig helse. Andre viktige faktorer kan være dårlig arbeidsmiljø, dårlig ledelse, fysiske og psykiske belastninger, manglende mestring av arbeidet eller at en ikke føler seg ønsket på arbeidsplassen. Med uttrekkingsfaktorer siktes det til faktorer som bidrar til at medarbeidere stimuleres (pull) til å forlate arbeidslivet, eller til ulike personlige ønsker om mer fritid som er sterkere enn ønsket om å fortsette i arbeid (jump). For lederen vil det være hensiktsmessig å forsøke å redusere effekten av en god pensjonsordning (pull) ved å øke lønnsomheten i det å stå lenger. Med nærværsfaktorer siktes det til kvaliteter ved arbeidet og arbeidsplassen som bidrar til at seniorene ønsker å stå lenger. Hva er det så lederen skal søke å utvikle for å fremme økt nærvær? skape oppslutning om mål og verdier verdsette og følge opp resultater støtte og veilede medarbeiderne tildele ansvar og skape mestring gjennom delegering av oppgaver og myndiggjøring legge til rette for høy grad av innflytelse over egen arbeidssituasjonen sørge for variasjon i arbeidsoppgaver skape gode læringsmuligheter gjennom å utfordre og stille krav, og legge til rette arenaer for læring gi rom for fleksibilitet og muligheter for tilpasning av arbeidstiden skape faglig stolthet over eget arbeid og stolthet over egen organisasjon utvikle et arbeidsmiljø preget av gode relasjoner og godt samarbeid. Med bindingsfaktorer menes de faktorer som gjør at medarbeideren har vansker med å gå av med AFP-pensjon, selv om han eller hun isolert sett kunne ønske det. Forhold som holder 5

14 medarbeidere ufrivillig fast til arbeidslivet, kan være høy gjeld, lav inntekt eller et begrenset sosialt liv utenom arbeidet. Hva er gode virkemidler i seniorpolitikken? KS anbefaler da en bred tiltaksmodell. Av de tiltakene som faktisk er evaluert, kan de følgende tiltak sies å bidra til at senioren kan og vil fortsette i arbeidet: reduksjon av arbeidsbelastninger som tidspress og arbeidsmengde fleksible arbeidstidsordninger generell bedring av arbeidsmiljøet bedring av medarbeiderens mestring og arbeidstilfredsstillelse muligheter for rehabilitering og ulike helsefremmende tiltak god bedriftshelsetjeneste god lederstil kompetanseutvikling og oppgradering gjennom hele yrkesløpet. Dersom vi spør de ansatte selv om hva som vil bidra til at de står lenger i arbeid, domineres svarene av følgende: kortere arbeidstid, fleksible arbeidstidsordninger eller andre tiltak som gjør det lettere å kombinere arbeid og pensjon økonomiske incitamenter som bonus og pensjonsgivende lønnstillegg bedret arbeidsmiljø eller mer tilpasset arbeid som mer autonomi i arbeidssituasjonen, mindre krevende arbeid, mulighet til å tilpasse tempoet og oppgavene til egne behov og ønsker ledelse som ser den enkelte, oppmuntrer til utvikling og gir uttrykk for at den enkelte er ønsket på arbeidsplassen. Ut fra disse vurderingene kan man for eksempel dele inn tiltakspakken i to hovedområder: - organisatoriske tiltak - økonomiske incentiver 4.2 Hvilke seniorpolitiske tiltak tilbyr andre kommuner? (fra Pöyry R : Seniorpolitikk i kommunesektoren) En spørreundersøkelse mot kommuner og fylkeskommuner viser at 9 av 10 kommuner og fylkeskommuner har en aktiv seniorpolitikk. Det er en økning fra 2006, da ca. 2/3 av kommunene hadde satset på de eldste arbeidstakerne. De vanligste tiltakene som kommunene tilbyr er: Tilrettelegging av arbeid Redusert arbeidstid med full lønnskompensasjon eller bonuser og høyere lønn Ekstra ferie og fridager Medarbeidersamtaler/seniorsamtaler med vekt på karriere- og kompetanseutvikling Tilrettelegging av arbeidet er den type tiltak som flest kommuner svarer at de tilbyr og seniorsamtale er et tilbud som får nesten like høy score som tilrettelegging. 6

15 Forebygging av helseproblemer og tilrettelegging av arbeidet kan gjøres på 3 områder: annet eller lettere arbeid redusert arbeidstid Tekniske eller ergonomiske hjelpemidler. 4.3 Vet vi hva som virker, hva sier forskningen? Statistikk viser en økning i andel ansatte i kommunesektoren over 60 år. I 2001 utgjorde andelen 6,4 prosent av arbeidsstyrken, mens den i 2010 økte til 11,8 prosent, Det er ikke mulig og entydig slå fast at dette skyldes god seniorpolitikk, men den har åpenbart hatt en virkning. Likevel viser analysene fra virksomheter med og uten særskilte seniortiltak at det har vært like stor reduksjon i pensjoneringsratene blant 62 åringer i virksomhetene. På direkte spørsmål sier også svært mange av de eldre ansatte at seniortiltakene var hyggelige og de satte pris på dem, men de var ikke avgjørende for deres beslutning om å fortsette. Det er primært tid og penger som prioriteres av så vel arbeidsgivere, tillitsvalgte som arbeidstakerne. Rundt 3 av 4 kommuner vurderer seniorpolitikk som lønnsomt og økonomiske insentiver for ansatte over 62 år anses mest effektiv. Hanne Bogen og Anne Inga Hilsen har gjenbesøkt seks kommuner, for å undersøke hvordan seniorpolitikken hadde utviklet seg i disse kommunene. (Fafo-rapport 2013:07) De fant da at det i alle kommunene var en bevegelse fra vektlegging av universelle tiltak, til at man vurderer en mer individuelt og livsløpsorientert tilnærming. Det vil si at man ser at det å skape et godt arbeidsmiljø, ha en leder som ser og verdsetter den enkelte ansatte og hans/hennes behov, er det viktigste. Dette forutsetter da en konkretisering, at man identifiserer faktorer som kan bidra til det gode arbeidsmiljøet og god ledelse, som så omsettes i praktisk arbeidsgiverpolitikk. Individuell tilrettelegging er utfordrende og tidkrevende for ledere. Det viser seg at selv om de fleste kommuner har hatt i sin seniorpolitikk at de skal ha individuelt vurderte tiltak, tilrettelegginger, så er det nesten bare de universelle tiltakene med forskjellige økonomiske/fritids incentiver som er blitt anvendt. Disse er mye enklere å administrere for lederne. De oppleves rettferdig fordi alle som oppfyller satte kriterier, får dem. Individuelt vurderte og tilrettelagte tiltak krever at lederne bruker mer tid på å kjenne sine seniorer for å finne ut hva som er gode tiltak for akkurat denne ansatte. Det oppleves også vanskelig for en leder å bestemme at én får et gode, mens en annen ikke får. Varianten redusert arbeidstid med full lønnskompensasjon kan betraktes som tilrettelegging av arbeidet. Arbeidsbyrden blir mindre og det øker muligheten til å ta seg inn etter arbeidsdag. Mindre arbeidsbelastninger og bedre helse vil gjøre flere i stand til å stå lenger i jobb. Dette er også et lite arbeidskrevende tiltak mht utfordringene mange ledere har med tilrettelegging av arbeidsoppgaver og arbeidsorganisering. De refererer også til at kommunene mener at universelle tiltak som for eksempel innebærer økt lønn eller fri har en positiv psykologisk effekt, siden det signaliserer at kommunen er en god og seriøs arbeidsgiver. 7

16 Mht redusert arbeidstid generelt, er det er mange kommuner som forteller om store utfordringer knyttet til byrden andre ansatte opplever ved at noen går over i redusert stilling med samme lønn. Vikarer blir ikke plassert inn for å overta arbeidsbelastningen. Medarbeidersamtalen med seniorfokus er det sentrale verktøyet i seniorpolitikken. Mange har egne maler på seniorsamtalen og det er rapporteringsplikt på lik linje med ordinære medarbeidersamtaler. Leders kompetanse på ledelse med seniorfokus er også prioritert innen lederopplæring. Medarbeidersamtalen er sentral i seniorpolitisk arbeid da det er i dialogen mellom leder og medarbeider beslutning om tiltak tas. Ofte når medarbeideren passerer år tilbys en samtale som har mål av å kartlegge den enkelte medarbeiders ønsker og ambisjoner, framtidsutsikter og kompetansebehov, og danne grunnlag for planlegging av den videre arbeidssituasjon. Arbeidstaker og arbeidsgiver må da avklare gjensidige forventninger og være tydelig på eventuelle behov de mener å se for særlig tilrettelegging. Det er også viktig med felles seniordager hvor informasjon om hva pensjonisttilværelsen innebærer for hver enkelt, både sosialt og økonomisk. Casestudier viser at mange ledere som er overbevisst om at tiltakene har hatt den ønskede effekt, ikke alltid har oversikt over virksomhetens tidligpensjonering og få har evaluert seniortiltakene. Forskningen sier ikke at disse tiltakene ikke vil virke, det er bare ikke noen nødvendig sammenheng. Kanskje er det derfor vi nå flere kommuner som setter slike tiltak på is i påvente av evalueringer. Inntrykkene fra casestudier er også at kjenneskap til andres tiltak og ordninger, kan ha motivert tillitsvalgte/ansatte til å kreve det samme. (Hilsen og Midsundstad 2012) 5.0. Utfordringer for Alta kommune Antall ansatte som har mulighet til å ta ut AFP 62 er økende i årene som kommer. Dette medfører at kommunene får stadig større utgifter til pensjon. Mange av disse har høy kompetanse og lang erfaring innenfor sine fagområder og fra kommunen, og vil være viktig å beholde lengst mulig. Nedenfor vises en oversikt over antall potensielle AFP 62. 8

17 Antall Alta kommune Alder i 2013 Ansatte i kommunen, alder 58+ i 2013 (tall fra Agresso) Oversikt over de enkelte tjenesteområdene ligger vedlagt. I 2013 gikk 17 ansatte på AFP år. Dette var 20% av de som hadde mulighet. Vi ser at det er en ganske stor økning av antallet som kan ta ut AFP 62 fra 2013 til I følge medlemstall fra Statens Pensjonskasse, er det de som har hele økningen dette året. 9

18 6.0. Innspill fra Alta kommunes seniorer. Våren 2013 ble alle ansatte født i 1955 og tidligere invitert til idédugnad om seniorpolitikk. Til sammen møtte 52 personer. Følgende spørsmål ble stilt: Hva er viktig i hverdagen for at jeg skal trives på jobb? Hva er rimelig at man forventer av meg og virksomheten? Hvilke tiltak bør Alta kommune iverksette for at du skal ønske/kunne arbeide fram til ordinær pensjonsalder? Gruppene var kreative, og det ble uttrykt store forventninger om at noe konkret må komme ut av dette arbeidet. «Hva er viktig for å trives på jobb»: Føle seg nyttig, ha utfordrende oppgaver som de mestrer, selvstendighet. Godt og stabilt kollegafelleskap. Bli sett av leder. Ros, ris og støtte fra leder. Gode fysiske forhold, ha de hjelpemidler som trenges. Ha tid til å gjøre de oppgavene man får. «Hva kan man forvente av meg»: Skal være omstillingsvillig, vilje til å lære nytt, være positiv. Bruke kunnskap og erfaring for å gjøre den jobben man er satt til. Si fra når man trenger hjelp. Ha dialog med leder. Være lojal, tilstede, delaktig og positiv. Tabellen under er en oppsummering av de forslagene til seniorpolitiske tiltak som kom frem: Organisasjon Ledelse Universelle tiltak Individuelle tiltak - seniorrådgiver, spesialist på pensjon og seniorarbeid - seniorpott - høyt nærvær - følge opp medarbeiderus. med tiltak - seniorsamtale godt arbeidsmiljø - gi utfordringer - tilbakemeldinger - ble sett og verdsatt - bli regnet med - tid nok til å lære nytt - ha de hjelpemidler man trenger - tid til refleksjon og evaluering - vite hva som forventes - hyppig dialog mellom leder og senior - 80 % arbeid med 100 % lønn - 62 år ekstra ferieuke - 65 år ekstra ferieuke - Redusert arbeidstid - 6-timers arbeidsdag - Seniorklubb - 1 fridag pr. mnd. - 1 % ekstra fri ved 61 år og øke 1 % hvert år - Må sette inn vikar når fri tas ut - lettelse i arbeidsbyrde - tilbud om kompetansehevi ng - tilrettelegging - andre oppgaver - omplassering - belønning for 0 sykedager på et år - redusert ansvar - flexitid - treningskort - nedsatt undervisningstid - mentorrolle 10

19 7.0 Utvalgets anbefaling til Alta kommunens seniorpolitikk: 7.1 Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. I alle rapporter og undersøkelse kommer det frem at det å ha et godt arbeidsmiljø, og gode ledere, er det viktigste tiltaket for at de ansatte blir lenge i jobben. Dette innbærer at de ansatte trives på jobben, de finner mening i jobben de gjør. De har ledere som ser og bekrefter hver enkelt ansatt, og som ønsker å finne løsninger når noen trenger tilpasninger i perioder. Lederen tar også fatt i konflikter på et tidlig tidspunkt slik at de ikke utvikler seg til et stort arbeidsmiljøproblem. Dette er ikke bare viktig i forhold til seniorer. Et slikt miljø vil redusere sykefravær og redusere avgang til uføretrygd. Det vil også redusere turnover i stillinger slik at kostnader til rekruttering blir mindre. Det blir viktig at kommunen får rekruttert gode ledere, og også har opplæring som dyktiggjør lederne til å ta personalansvar og ansvar for arbeidsmiljøet. Forskning har vist at gamle myter om eldre arbeidstakere ikke stemmer. De er ikke mer syke eller mindre produktive enn andre. Seniorer har verdifull kompetanse som også bygger på lang erfaring, og de har historisk kunnskap om organisasjonen som er verdifull. Seniorer scorer ofte høyt på kvaliteter som ekspertise, sosiale ferdigheter, menneskekunnskap, vurderingsevne, selvstendighet, lojalitet, samarbeidsevne og evne til konflikthåndtering. Leders og kollegers holdning til de eldre arbeidstagerne er en viktig del av seniorenes trivsel, deres følelse av å være verdsatt og dermed deres ønske om å fortsette i jobb. Alta kommune har allerede bestemt at det skal satses på lederutvikling. Dette ser vi som et viktig tiltak for å ivareta seniorer på en god måte Seniorkompetanse på personalavdelingen. Ved personalavdelingen bør det være en fast person som er rådgiver for lederne og kontaktperson for ansatte seniorer i forhold til å finne gode løsninger Seniorkurs og kurs om pensjon. Seniorkurs kan inneholde forskjellige tema. Det kan være tanker rundt det å være senior, helse, planlegging av sine siste arbeidsår m.m. Dette kan arrangeres i tilknytning til kurset om pensjon, hvor enkeltpersoner også kan få individuell veiledning Seniorsamtalen milepælsamtale Det skal gjennomføres seniorsamtale eller Milepælsamtale årlig fra den ansatte fyller 58 år. Tema i samtalene skal være: endring av arbeidsoppgaver, kompetansebehov, planer for pensjonering, fysiske begrensinger, tilpasningsbehov m.m. Det lages en egen mal for denne samtalen. Resultatet av disse samtalene vil kunne vise behovet for individuelle løsninger i forhold til arbeidstid, arbeidsoppgaver eller hjelpemidler eller annet. 11

20 7.5. Senior pott - tilretteleggingsmidler. Det opprettes en sentral pott hvor virksomhetene kan søke om tilskudd til tilretteleggingen og gjennomføring av seniorpolitikken Redusert arbeidstid med lønn. Ansatte over 62 år har mulighet for inntil får 5 % redusert arbeidstid. Uttak av den reduserte arbeidstiden skjer i samarbeid mellom leder og den enkelte ansatte, hvor hensyn til den daglige driften ivaretas. For å kunne få innvilget redusert arbeidstid må den enkelte ha fast ansettelse i 100 % stilling, og ha opparbeidet seg retten til å kunne gå av med AFP Kostnader 8.1 Generelt Fra 2014 har vi to pensjonsleverandører, SPK og Kommunal Landspensjonskasse. I begge disse ordningene er det utjamningsordning. Det vil si at AFP-kostnader blir fordelt på alle medlemskommuner. Hvis «alle» kommuner har gode seniortiltak, som sørger for at de ansatte står lengre i arbeid, vil pensjonskostnadene for den enkelte kommune gå ned. En annen nytteeffekt av seniorpolitiske tiltak er at en sikrer tilgang på nødvendig arbeidskraft og kompetanse samt at kostnader til nyrekruttering utsettes. Det foreligger ikke beregninger som viser kommunens gjennomsnittlige kostnader ved rekruttering. Det vises til andre kommuner/bedrifter som antyder at et forsiktig anslag for kostnad ved en gjennomsnittlig rekrutteringsprosess ligger på kr (tid og penger brukt til annonsering, utvelgelse og opplæring). 8.2 «Seniorrådgiver» En av rådgiverne ved personalavdelingen får oppgaven med å følge opp seniorpolitikken og være til rådighet for lederne. Dette medfører at personalavdelingen får utvidet sitt ansvarsområde. 8.3 Seniorkurs og pensjonskurs Et årlig kurs for seniorer vil påføre kostnader med innleie av kursholdere, samt kostnader ved at seniorer får permisjon med lønn for å delta. 8.4 «Seniorpott» på kr pr. år Individuelle tilrettelegginger vil påføre virksomhetene kostnader. Det kan være kostnader ved å tilrettelegge turnus, vikarutgifter for en kortere periode eller kostnader med fysiske tilrettelegginger. Virksomhetene kan da søke om å få dekket slike utgifter fra denne potten. 12

21 8.5. Redusert arbeidstid. For ansatte i skole /barnehage og turnusavdelinger må man påregne at det må leies inn vikar. Det er ca.35 ansatte i 100 % stilling i aldersgruppen år innenfor disse virksomhetene Iverksetting av seniorpolitikken Høst 2014: Definere en personalrådgiver med ansvar for seniorpolitikken. Årlig seniorsamtale innføres. Seniorkurs. Pensjonskurs. Budsjettår 2015: Opprette en seniorpott. Innføre ordningen med 5 % redusert arbeidstid. Når Alta kommunes seniorpolitikk er vedtatt, må det lages retningslinjer for hvordan den skal praktiseres Avslutningskommentar Målsetting for arbeidet med seniorpolitikken var formulert slik: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet. Vi tror at de tiltak vi har foreslått vil bidra til at disse målsettingene kan nås. Denne seniorpolitikken inneholder både universelle og individuelle tiltak. 13

22 11.0. Litteratur Attraktiv seniorpolitikk. En veileder fra KS Kommuneforlaget 2008 Bogen og Hilsen: Seniorpolitikk under skiftende forhold. Gjenbesøk i seks kommuner. Fafo-rapport 2013:07 Seniorpolitisk plan for Sortland kommune Midsundstad, Nielsen og Hermansen: Virksomhetens seniortiltak. Har de effekt på seniorenes sykefravær og tidligpensjonering? Fafo-notat 2013:1 Terjesen, Lau og Salomon: Er du her, så regner jeg med deg! En studie av god ledelse innenfor pleie og omsorg.. AFI-rapport 19/2012 Seniorpolitikk i kommunesektoren Pöyry R Hilsen og Midtsundstad Seniortiltakene- vet vi hva som virker? Forskningsnotat 2012, FAFO, 14

23 Antall Vedlegg: Oversikt over antall seniorer (58+) i tjenesteområdene (Tall fra 2013). 6 Felles støtte og ASU Alder i

24 16

25 17

26 18

27 19

28 20

29 Høringsdokument Seniorpolitikk Høringsfrist Høringsuttalelsene sendes: Vedlagt følger utvalgets innstilling til Alta kommunes Seniorpolitikk. Dere inviteres til å komme med høringsuttalelser på kapittel 7 Utvalgets anbefaling til Alta kommunes seniorpolitikk og kapittel 8 Kostnader. Bakgrunnen for at det kun er disse to kapitlene som skal til høring, er at de resterende kapitlene beskriver bakgrunn, prosess, utfordringer og andres kunnskap om seniorpolitikk. 7.0 Utvalgets anbefaling til Alta kommunens seniorpolitikk: 7.1 Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. I alle rapporter og undersøkelse kommer det frem at det å ha et godt arbeidsmiljø, og gode ledere, er det viktigste tiltaket for at de ansatte blir lenge i jobben. Dette innbærer at de ansatte trives på jobben, de finner mening i jobben de gjør. De har ledere som ser og bekrefter hver enkelt ansatt, og som ønsker å finne løsninger når noen trenger tilpasninger i perioder. Lederen tar også fatt i konflikter på et tidlig tidspunkt slik at de ikke utvikler seg til et stort arbeidsmiljøproblem. Dette er ikke bare viktig i forhold til seniorer. Et slikt miljø vil redusere sykefravær og redusere avgang til uføretrygd. Det vil også redusere turnover i stillinger slik at kostnader til rekruttering blir mindre. Det blir viktig at kommunen får rekruttert gode ledere, og også har opplæring som dyktiggjør lederne til å ta personalansvar og ansvar for arbeidsmiljøet. Forskning har vist at gamle myter om eldre arbeidstakere ikke stemmer. De er ikke mer syke eller mindre produktive enn andre. Seniorer har verdifull kompetanse som også bygger på lang erfaring, og de har historisk kunnskap om organisasjonen som er verdifull. Seniorer scorer ofte høyt på kvaliteter som ekspertise, sosiale ferdigheter, menneskekunnskap, vurderingsevne, selvstendighet, lojalitet, samarbeidsevne og evne til konflikthåndtering. Leders og kollegers holdning til de eldre arbeidstagerne er en viktig del av seniorenes trivsel, deres følelse av å være verdsatt og dermed deres ønske om å fortsette i jobb. Alta kommune har allerede bestemt at det skal satses på lederutvikling. Dette ser vi som et viktig tiltak for å ivareta seniorer på en god måte.

30 7.2. Seniorkompetanse på personalavdelingen. Ved personalavdelingen bør det være en fast person som er rådgiver for lederne og kontaktperson for ansatte seniorer i forhold til å finne gode løsninger Seniorkurs og kurs om pensjon. Seniorkurs kan inneholde forskjellige tema. Det kan være tanker rundt det å være senior, helse, planlegging av sine siste arbeidsår m.m. Dette kan arrangeres i tilknytning til kurset om pensjon, hvor enkeltpersoner også kan få individuell veiledning Seniorsamtalen milepælsamtale Det skal gjennomføres seniorsamtale eller Milepælsamtale årlig fra den ansatte fyller 58 år. Tema i samtalene skal være: endring av arbeidsoppgaver, kompetansebehov, planer for pensjonering, fysiske begrensinger, tilpasningsbehov m.m. Det lages en egen mal for denne samtalen. Resultatet av disse samtalene vil kunne vise behovet for individuelle løsninger i forhold til arbeidstid, arbeidsoppgaver eller hjelpemidler eller annet Senior pott - tilretteleggingsmidler. Det opprettes en sentral pott hvor virksomhetene kan søke om tilskudd til tilretteleggingen og gjennomføring av seniorpolitikken Redusert arbeidstid med lønn. Ansatte over 62 år har mulighet for å få inntil 5 % redusert arbeidstid. Uttak av den reduserte arbeidstiden skjer i samarbeid mellom leder og den enkelte ansatte, hvor hensyn til den daglige driften ivaretas. For å kunne få innvilget redusert arbeidstid må den enkelte ha fast ansettelse i 100 % stilling, og ha opparbeidet seg retten til å kunne gå av med AFP. 8.0 Kostnader 8.1 Generelt Fra 2014 har vi to pensjonsleverandører, SPK og Kommunal Landspensjonskasse. I begge disse ordningene er det utjamningsordning. Det vil si at AFP-kostnader blir fordelt på alle medlemskommuner. Hvis «alle» kommuner har gode seniortiltak, som sørger for at de ansatte står lengre i arbeid, vil pensjonskostnadene for den enkelte kommune gå ned. En annen nytteeffekt av seniorpolitiske tiltak er at en sikrer tilgang på nødvendig arbeidskraft og kompetanse samt at kostnader til nyrekruttering utsettes. Det foreligger ikke beregninger som viser kommunens gjennomsnittlige kostnader ved rekruttering. Det vises til andre kommuner/bedrifter som antyder at et forsiktig anslag for

31 kostnad ved en gjennomsnittlig rekrutteringsprosess ligger på kr (tid og penger brukt til annonsering, utvelgelse og opplæring). 8.2 «Seniorrådgiver» En av rådgiverne ved personalavdelingen får oppgaven med å følge opp seniorpolitikken og være til rådighet for lederne. Dette medfører at personalavdelingen får utvidet sitt ansvarsområde. 8.3 Seniorkurs og pensjonskurs Et årlig kurs for seniorer vil påføre kostnader med innleie av kursholdere, samt kostnader ved at seniorer får permisjon med lønn for å delta. 8.4 «Seniorpott» på kr pr. år Individuelle tilrettelegginger vil påføre virksomhetene kostnader. Det kan være kostnader ved å tilrettelegge turnus, vikarutgifter for en kortere periode eller kostnader med fysiske tilrettelegginger. Virksomhetene kan da søke om å få dekket slike utgifter fra denne potten Redusert arbeidstid. For ansatte i skole /barnehage og turnusavdelinger må man påregne at det må leies inn vikar. Det er ca.35 ansatte i 100 % stilling i aldersgruppen år innenfor disse virksomhetene.

32 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 442 Sakbeh.: Sakstittel: OPPRETTELSE AV NYE VERNEOMRÅDER Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& 1. Verneområdet «Omsorgsavd. Sone Vest inkl. Vertshuset Eldresenter og Aspelund» deles opp i verneområde «Omsorgsavd. Sone Vest» og verneområde «Vertshuset Eldresenter og Aspelund» 2. Verneområde «Boliger 2: Midtbakkveien 24, Myrveien 9» deles opp i verneområde «Midtbakkveien 24» og verneområde «Myrveien 9» ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksutredning:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: Bakgrunn: Det er kommet ønske fra verneombud og ledere i verneområdet «Omsorgsavd. Sone Vest inkl. Vertshuset Eldresenter og Aspelund» om å dele opp verneområdet i 2 verneområder. I Omsorgsavd./hjemmesykepleien sone vest er det totalt 18,20 årsverk. 6 årsverk sykepleiere, 4,35 årsverk hjelpepleiere og 5,85 årsverk hjemmehjelp. 2 årsverk leder / ass.leder. Ved Vertshuset Eldresenter er det 36 leiligheter for eldre med ulike hjelpebehov som bor i leilighetene. Det er 29 fast ansatte her på Vertshuset. Inklusiv de som jobber på kjøkkenet, dagsentrene og frivillighetssentralen. Verneombudet jobber i hjemmesykepleien. Hun opplever at hun ikke får gjort en god nok jobb for ansatte på Vertshuset da hun ikke kjenner ansattes hverdag på Vertshusets. Leder i Sone Vest uttrykker at et stasjonært verneombud er viktig for ansatte, men også for henne som leder. Verneombudet deltar på opplæring og samlinger som igjen bidrar med informasjon til ansatte. Det har vært nyttig å ha et verneombud som blant annet er kjent med IA arbeidet, som bidrar

33 med HMS arbeid i form av å delta på HMS møter, bidrar med utarbeidelse av prosedyrer. Leder ved Vertshuset støtter dette. I Myrveien 9 er det 24 ansatte, og til enhver tid inne 11 brukere. I Midtbakkveien er det p.t. 21 ansatte og 6 leiligheter. Enheten skal nå utvides med 8 nye leiligheter, og verneområdet blir dermed betraktelig større med flere ansatte. Også her støtter ledere og verneombud at verneområdet deles opp i to mer oversiktlige verneområder. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Endringen vil medføre kostnader til nødvendig tid og opplæring for nye verneombud. Vurdering: Arbeidsmiljøloven og Forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning kap.2 tilsier at verneområdet skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte. Med grunnlag i ønsker og behov fra berørte virksomheter, samt føringer i AML og forskrift støtter hovedverneombud og arbeidsgiver at verneområdene delt opp som beskrevet i innstillingen.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&& Alta, Robin Rasmussen Personalsjef Nils Arne Skum Hovedverneombud