Møteinnkalling STJØRDAL KOMMUNE. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 13:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 13:00 Administrasjonsutvalget Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Mottakere som ikke mottar fullstendig sakskart i papirutgave finner disse på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Johan Arnt Elverum/sign ordfører Grete Moe sekretær Side1

2 Saksliste for Administrasjonsutvalget i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Saker til behandling: PS 2/12 Seniorpolitiske tiltak - evaluering og ny ordning. 2011/5354 Side2

3 Sakertilbehandling Side3

4 Sakertilbehandling Side4

5 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: X56 Arkivsaksnr: 2011/ Saksbehandler: Kari Linseth Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 13/ Komite kultur, næring og miljø 53/ Komite Levekår 5/ Administrasjonsutvalget 4/ Formannskapet 109/ Administrasjonsutvalget 1/ Formannskapet 17/ Arbeidsmiljøutvalget 9/ Administrasjonsutvalget 2/ Formannskapet Kommunestyret Seniorpolitiske tiltak - evaluering og ny ordning. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Stjørdal kommune iverksetter følgende seniorpolitiske tiltak f.o.m : 1. Ansatte får det året de fyller 62 år og i tre år framover, fem fridager med lønn i 100% stilling. 2. Ansatte får det året de fyller 65 år og til de slutter i jobben, 10 fridager med lønn i 100% stilling. 3. Antallet fridager reduseres i tråd med redusert stillingsprosent. 4. Ansatte som har inngått avtale for 2012 før , følger denne. 5. De tjenestestedene som må sette inn vikar, får disse utgiftene refundert ved å bruke definert lønnsart. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget Uttalelse: Saken drøftes og uttalelse fra fagforbundene vedlegges saken. Side5

6 Behandling i Komite kultur, næring og miljø Uttalelse: Komite kultur, næring og miljø tar saken til orientering Behandling i Komite Levekår Uttalelse: Einar Østereng (AP) foreslo: Komite Levekår tilrår at saken utsettes. Saksutredningen må inneholde hva Stjørdal kommune får i utgift for uttak av AFP for arbeidstakere: år år. Østerengs forslag legges ved saken uten realitetsbehandling. Rådmannens forslag til innstilling enstemmig vedtatt.. Behandling i Administrasjonsutvalget Uttalelse: Anne Marit Svedahl (på vegne av tillitsvalgte) foreslo: Seniorer i kommunen gis et tilbud om 80% arbeid med 100% lønn etter 62 år. Einar Østereng (AP)foreslo: Saken utsettes for utredning ang. økonomiske konsekvenser. Østerengs forslag enstemmig vedtatt. Side6

7 Behandling i Formannskapet Ordfører Elverum (SP) foreslo: Saken utsettes pga. utsettelse i administrasjonsutvalget. Behandling i Administrasjonsutvalget Bjørn Gylland fremmet utsettelsesforslag. Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Behandling i Formannskapet Saken utsatt. Til formannskap, komiteer, nemnder: - Spørreundersøkelse blant ansatte som har benyttet seniorpolitiske tiltak og de som står foran valget om å ta dem i bruk - Uttalelse fra Forum for tillitsvalgte, dat Seniorpolitiske tiltak økonomi, vedlegg til møter Vedlegg tillagt saken : - Seniorpolitiske tiltak fortsettelse - Uttak av AFP trend. Til kommunestyret: - Spørreundersøkelse blant ansatte som har benyttet seniorpolitiske tiltak og de som står foran valget om å ta dem i bruk. - Uttalelse fra Forum for tillitsvalgte, dat Seniorpolitiske tiltak økonomi, vedlegg til møter Vedlegg tillagt saken : - Seniorpolitiske tiltak fortsettelse Side7

8 - Uttak av AFP trend. Saksopplysninger: Seniorpolitikk handler om å legge til rette slik at ansatte kan fortsette å være helt eller delvis yrkesaktive lengre enn den enkelte selv i utgangspunktet hadde tenkt seg, til beste for både virksomheten og den enkelte ansatte. Seniorpolitikk handler også om gjøre avgangen fra yrkeslivet så planlagt og verdig som mulig. Senior brukes om som betegnelse på ansatte med lang tjenestetid og mye yrkeserfaring. I en virksomhet er det viktig at man har både yngre og eldre medarbeidere som kan lære av hverandre. En bevisst personalpolitikk som tar hensyn til ansattes vekslende behov i ulike livsfaser, og ikke bare i senkarrieren, vil derfor kunne ha stor betydning for hvordan en kan lykkes med de særlige utfordringene som arbeidslivets avslutningsfase byr på. Rådmannen mener prinsipielt at slik sett burde det finnes tiltak for de arbeidstakere som har særlige behov uansett alder. Stjørdal kommune iversatte ordning om seniorpolitiske tiltak første gang i oktober I begynnelsen ble tjenestestedet for senioren tilført inntil kr for å tilrettelegge arbeidssituasjonen for senioren. (Etter fylte 62 år) Alternativt kunne senioren få utbetalt en sum på kr etter fylte 63 år. Kommunestyret endret i sak 43/2008 ordningen slik at seniortilskuddet ble økt til kr Pengeutbetaling falt bort. Ved årsskiftet 2010/11 var det 113 som fylte vilkårene for inngåelse av seniortiltak. 92 ansatte hadde benyttet ordningen. Avtale var inngått med 73 kvinner og 19 menn. De aller fleste avtalene handler om fridager. Det finnes eksempler på at man trener i arbeidstida, at man kjøper seg fri for rundvasken og at man drar på kurs som man ellers ikke ville fått anledning til. Når det dreier seg om fridager, skaper det ulikheter. I virksomheter (de aller fleste) der man må sette inn vikar, brukes kr til å dekke vikarutgifter. I virksomheter der man kan la være å sette inn vikar, får enheten allikevel utbetalt kr og kan benytte midlene til for eksempel trivselstiltak for ansatte som på seniorens fridager kanskje må yte en ekstra innsats. Dette oppleves av enkelte både ledere og ansatte som forskjellsbehandling, og er en kilde til uro. I det siste har det kommet henvendelser om å bruke seniortilskuddet til sydenreiser og lignende og man må drøfte hvor grensene for bruk av midlene skal trekkes. Stjørdal kommune gjennomførte før sommerferien en spørreundersøkelse blant seniorer som har valgt seniortiltak og blant de seniorene om står for tur til å benytte dem. Side8

9 Undersøkelsen ble foretatt elektronisk og den ble sendt til 272 personer. Til slutt kom det inn 123 svar. Da var det foretatt to purringer og gitt tilbud om å gjennomføre undersøkelsen med bistand i kommunens kursrom. Antallet som har svart, er lite, og det er vanskelig å lese tydelige signaler fraundersøkelsen. Men det kan leses en del tendenser: - Over 40% av de som har svart kommer fra Etat oppvekst og kultur. - Av de som har benyttet seg av seniortiltak, er det omtrent like mange som mener tiltakene har påvirket dem til å utsette uttak av AFP som det er svar som sier det IKKE har påvirket dem. (81 svar) - Av de som skal velge å gå inn i ordningene (fyller 62 år), er det overvekt av dem som sier at seniortiltakene ikke kommer til å påvirke avgjørelsen om å utsette uttaket av AFP. (42 svar) - De som har inngått avtale om seniortiltak opplever å ha bedre dialog med lederen sin enn de som står foran valget. - Fridager og lengre ferier er de mest ønskede tiltakene. Seniortiltakene var ment å skulle være individuelle ordninger tilpasset den enkeltes situasjon. Slik har det ikke blitt. Fåtallet har valgt andre ordninger enn fridager, og ønsket om lik behandling er stort. Ordningen er ikke tilført økonomiske midler som dekker økt uttak av tiltak. Opprinnelig er det satt av 1 mill i budsjettet. For 2012 har rådmannen foreslått en økning på kr Regnskapet for 2010 viste et forbruk på 1.8 mill. og med dagens ordning vil utgiftene øke jevnt framover da antallet seniorer også øker. Meningene også nasjonalt - spriker når det gjelder seniorpolitikk og om hvilken virkning de ulike tiltakene har på om seniorene velger å stå lengre i jobb. Nasjonalt er det fokusert på at man skal motivere seniorene til å stå lenger i jobb. Dette vises bl.a. i IA avtalen. Undersøkelser og uttalelser i Stjørdal kommune tyder på at seniortiltak ikke har avgjørende betydning for om hvor lenge man ønsker å stå i jobb, eller om det fører til utsatt uttak av AFP. Uttak av AFP er ikke stort i Stjørdal kommune. Pr. 2. kvartal 2011 er det ca. 15 personer som har uttak i større og mindre stillingsprosent. Siden AFP koster kommunen mer enn seniortiltak, er det viktig å ha noe som motiverer seniorene til å stå i stilling. Det er mange uttalelser om at seniorene setter pris på ordningen med seniortiltak de setter pris på å bli sett, lagt til rette for og få noen ekstra fridager. Mange peker også på at den indre motivasjonen er viktigst. Den skapes ved at arbeidsgiver gir uttrykk for at man betyr noe, at man er viktig og at man får meningsfulle og utfordrende arbeidsoppgaver. Vurdering: Dagens ordning med seniortiltak skaper utilsiktede ulikheter for de ansatte. Dessuten har ikke Side9

10 kommunen budsjett som dekker kostnadene. Rådmannen foreslår derfor å beholde ordningen med seniorpolitiske tiltak, men å gjøre ordningen lik og forutsigbar for alle. Derfor foreslår rådmannen at fra det året man fyller 62 år, får man fem dager fri med lønn, og fra det året men fyller 65 år, får man ti dager fri med lønn. Denne ordingen beholder man til man slutter i jobben. De enhetene som må sette inn vikar, fører disse utgiftene på egen lønnsart og får dem refundert. Parallelt med disse ordningene, må kommunen intensivere arbeidet med å styrke lederkompetansen slik at man alltid legger til rette for seniorene - og de andre medarbeiderne - og sørger for at de blir sett, får meningsfulle oppgaver og blir behandlet på en ordentlig måte. Det er god personalpolitikk. Side10

11 Seniorpolitiske tiltak Visning av alle svarene med grafer slik de framkommer i SharePoint med noen merknader undervegs. 12% av svarerne oppgir at de er dårlig kjent med ordningen om seniortiltak, mens hele 30 % verdi 4 av 5 mulige på kjennskap til ordningen. 74 % av svarerne oppgir at de er middels kjent (verdi 3) eller bedre med ordningen som har eksistert noen år. Uten at jeg kjenner til fordelingen av antall ansatte pr. etat som fikk invitasjon til å delta, er hele 42 % av alle svarene fra ansatte i etat oppvekst og kultur. Dette kan tyde på at en har lykkes å få ganske god respons i denne etaten før de gikk ut i sommerferie. Antallet ansatte som fikk invitasjon til å delta, sortert etatsvis, er nødvendig å vite før en kan trekke sikker konklusjon her. Side11

12 4. Stillingsandel angi stillingsandel i % Denne oversikten ble litt rotete grunnet muligheten til fritekst i spørreundersøkelsen. Da sorteres alle like varianter i egne grupper. Gjennomgang viser antall besvarelser sortert etter 5 grupper stillingsstørrelser: 0-20% 1 20,1-40% 5 40,1-60% 20 60,1-80% 23 80,1-100% = Sum: 123 Ut fra denne statistikken er det ikke mulig å skille stillingsstørrelser etter målgrupper eller tilhørighet til etat. Likevel tydelig med 73 svar fra personer med stillingsstørrelse 80,1% eller mer. Disse utgjør 59,5% av respondentene. Det er mulig å finne disse koblingene om en går inn i regnearket med alle svarene fra undersøkelsen. Her vises bare grafiske resultater av de enkelte spørsmålene og ingen sammenstillinger av dataene fra flere spørsmål. Avvik på antall respondenter fra tidligere oversikter, skyldes at to personer i målgruppene har levert besvarelser i august. Av de 1231 som har svart, er 81 født i 49 eller tidligere. Alle disse har mulighet til avtale om seniortiltak, men vi ser av svarene i spørsmål 6 at bare 66 (81%) har avtale om tiltak. De aller fleste av de 15 som ikke har avtale om tiltak har ikke fylt 62 år ennå. Se flere detaljer om hva de 15 har svart i spørsmål 7. Side12

13 Svarene i spørsmål 7 er begrunnelsen til at de ikke har tatt ut seniortiltak ennå. Slik ordningen er lagt opp inntrer muligheten for å inngå avtale om seniortiltak fra den måneden en fyller 62 år. Undersøkelsen ble gjennomført i juni Dette spørsmålet har gått til de som er født i 49 eller tidligere. Her er det et bra sprik mellom de som mener at tiltakene ikke har betydning for utsatt uttak av AFP, mens en noe større andel angir at det har hatt stor betydning (verdi 4 og 5) Side13

14 Dette spørsmålet har gått til de som er født i 1950 og 51 Dette spørsmålet har gått til de som er født 49 eller tidligere. Det må være tilfredsstillende å se at de opplever god oppfølging av leder på tiltakene som gjelder den enkelte. Spørsmål til de født 50 og 51. Her er det indikasjon på at det er behov for å informere bedre Side14

15 Disse spørsmålene er besvart av de som er født 49 eller tidligere. Seniordager og lengre ferie er de tiltakene som skiller seg ut som avgjørende for at de fortsetter i stillingen. Alle andre tiltak synes å ha liten betydning for den ansatte. Side15

16 Dette spørsmålet har gått til de født 50 og 51. Her er det langt mer sprik i svarene, men seniordager og lengre ferie skiller seg ut her også som de mest ønskede tiltakene. Side16

17 Uttalelse fra Forum for tillitsvalgte angående forslag til nye seniorpolitiske tiltak i Stjørdal kommune. Forum for tillitsvalgte synes det er fint at kommunen ser på og kommer med forslag til ny ordning. Vi mener det er viktig at Stjørdal kommune, som arbeidsgiver, har gode tiltak for seniorene slik at seniorene ser at de har en reell mulighet til å stå lenger i jobb. Dette er viktig både for å - beholde og utnytte den kompetansen og erfaringa eldre arbeidstakere sitter inne med - sikre at kommunen har tilgang til nok kvalifisert arbeidskraft (vi vet at dette etter hvert vil bli mangelvare) - begrenser utgifter til AFP - la seniorene oppleve at de blir verdsatt Vi støtter at det nå skisseres enkle, objektive kriterier for ei slik ordning, men vi støtter ikke et forslag som så drastisk reduserer dagens ordning. Det vil være et tilbakeskritt for arbeidstakerne hvis dagens ordning med et tilskudd på kr pr senior, skal erstattes med 5 fridager pr senior. Vi mener kommunen bør vurdere ei ordning med 80% arbeid for 100% lønn for seniorene ( etter fylte 62 år) slik fylkeskommunen har hatt. Ellers vil vi også være med og støtte / understreke siste avsnitt i Rådmannens forslag. Der presiseres ledernes ansvar for god tilrettelegging både for seniorer og andre ansatte. Stjørdal For Forum for tillitsvalgte Anne Marit Svedahl Side17

18 Seniorpolitiske tiltak - økonomi Saken om seniorpolitiske tiltak ble utsatt i møte i Administrasjonsutvalget. administrasjonen ble bedt om å utrede mer om de økonomiske konsekvensene av ulike tiltak. Dagens ordning er at enhetene som har seniorer (passert 62 år) i arbeidsstokken, blir tilført kr for å tilrettelegge arbeidssituasjonen slik at seniorene velger å fortsatt stå i jobb. De fleste seniorene benytter seg av ordningen, og regnskapet for 2011 viser at det koster kommunen ca. 1.7 mill. (Budsjettet er justert fra 1mill. til 1.5 mill.) Dersom kommunen skal innføre 80% arbeid med 100% lønn som ordning når arbeidstakerne passerer 62 år, vil dette bli en kostbar ordning for kommunen. Antallet seniorer vil øke i årene framover. Med utgangspunkt i 120 seniorer og en gjennomsnittslønn på kr , vil utgiftene bli ca. 8 mill. kr. Da er det beregnet bruk av vikar i alle tilfeller. En ordning med 80% jobb, vil bli mer utfordrende å takle for enhetsledere. Enheter som har 2-3 seniorer, vil mangle 40-60% stilling. Med de stramme rammene enhetene opererer under, vil dette kunne gå ut over tjenesteproduksjonen uten bruk av vikar. Det vil også gjelde for saksbehandling. For seniorene vil en slik ordning bli mindre fleksibel, da fridager må legges til samme tid hver uke for å kunne utnytte vikaren. Det vil i enkelte tilfelle være vanskelig å få tak i vikarer i slike delstillinger. Den ordningen rådmannen skisserer i sitt forslag, vil kunne administreres innenfor den oppsatte budsjettrammen på 1.5 mill. kr. Om 120 seniorer tar 5 fridager fra 62 år og 10 dager etter fylte 65, vil dette kunne utgjøre 3 4 årsverk. Med samme regnestykke som tidligere, vil dette utgjøre ca. 1.5 mill. kr. Siden det da vil dreie seg om enkeltdager fri, vil behovet for vikarer avta. Side18

19 SENIORPOLITISKE TILTAK - ØKONOMISKE KONSEKVENSER - FORTSETTELSE Rådmannen er bedt om å legge fram økonomiske konsekvenser knyttet til seniorpolitiske tiltak og eventuelt uttak av AFP. Rådmannen vil innledningsvis påpeke at rådmannen er interessert i at ansatte skal stå i jobb så lenge som mulig. Dette bør kunne gjøres ved å ta i bruk noen økonomiske tiltak, men også ved å bevisstgjøre ledere i større grad i forhold til hvordan man verdsetter seniormedarbeidere. Rådmannen har rettet en henvendelse til KLP om hjelp til å si noe om uttak og kostnader knyttet til AFP. KLP signaliserer at dette er vanskelig, da en AFP-pensjon (som alle andre pensjoner) er avhengig av alder, lønn, opptjeningstid og for eksempel regler om særaldersgrenser. Spesielt det siste gjør det vanskelig for KLP å gi et enkelt svar. Kommunen mottok svar fra KLP og av svaret kan det leses om tendensene når det gjelder seniorer og yrkesdeltakelse: - Aktive medlemmer i KLP som er 62 år øker - Sysselsettingen øker år for år blant de som er over 62 år - Færre 62-åringer har tidlig pensjon (Jfr. vedlegg) Pr. i dag ( ) er det 13 medarbeidere i Stjørdal kommune som har AFP-pensjon fra KLP og der utgiftene belastes kommunen kvartalsvis. Av disse har de fleste tatt ut AFP i hele stillingen sin. Pga det som er nevnt overfor, er variasjonene i utbetaling pr. person i kvartalet fra kr til kr Til sammen betaler Stjørdal kommune nå ca. kr i kvartalet til KLP for AFP. På årsbasis blir dette ca. 1.5 mill Av de 13 som i dag har AFP fra KLP, er 8 født i 1947 og vil bli faset ut fra kommunal belastning i løpet av året. KLP har oppgitt gjennomsnittskostnader for AFP for et utvalg av medlemmer, og det viser at en «gjennomsnitts-afp» koster kommunen ca kr. pr. kvartal. Dersom alle 125 som er i målgruppen tar ut AFP, vil regnskapet bli ca. 27 mill.kr. på årsbasis. Pensjonsberegninger er komplisert, og de utgiftene som føres på AFP-kapitlet er kun deler av bildet. I flere tilfeller inneholder AFP en ytelse fra folketrygden som føres i det «store» pensjonsregnsregnskapet og som ikke lar seg lett identifisere. Side19

20 Stjørdal kommune har hele tiden hatt tallene som føres på AFP kapitlet som utgangspunkt for diskusjonene rundt AFP. Stjørdal kommune betaler også for AFP til SPK for lærerne. Dette systemet er slik at det spiller liten rolle om kommunen klarer å redusere antallet medarbeidere som tar ut AFP siden kommunens utgifter er del av det nasjonale uttaket av AFP fra SPK. Både i 2010 og 2011 ble kommunen belastet med ca. 3 mill. kr. Tallet vil bli omtrent det samme i I 2011 kostet de kommunale seniortiltakene kommunen 1.7 mill. kr. Hittil i 2012 er det inngått avtaler som på årsbasis vil koste 1.8 mill. kr. Det vil påløpe flere avtaler utover året som belaster budsjettet som er på på 2.1 mill.kr. I 2012 er det 125 medarbeidere som er i posisjon til å ta ut AFP eller benytte seniortiltak. i 2016 er tallet 289. I forrige notat ble det beregnet at med antallet seniorer i dag, ville en ordning med 80% jobb for 100% lønn utgjøre ca.kr. 8 mill. Dersom man går inn på ordningen med 90% jobb for 100% lønn, vil utgiften halveres. Utgiften vil stige med det store antallet seniorer som kommer i årene framover. Det er fra rådmannens side ikke ønskelig at diskusjonen omkring seniorpolitiske tiltak blir kun en økonomisk diskusjon. Rådmannen vil poengtere at det er viktig å kunne stimulere arbeidstakere til å stå så lenge som mulig i jobb. Både forskning og utsagn fra lokale seniormedarbeidere viser at den beste stimulansen til å stå i jobb er oppmerksomhet fra leder, bli regnet med, få faglig utvikling og motiverende arbeidsoppgaver. Men det er også viktig å ta med synspunktene fra ledere og medarbeidere som går på økt belastning ved økt fravær fra jobben av stadig flere ansatte. Det kreves at ledere skal legge til rette for medarbeidere som er sykemeldte eller som står i fare for å bli det. Dette er en viktig aktivitet for å holde ansatte i jobb, men det kan føre til merbelastning på hele arbeidsmiljøet. Når det i tillegg gis inntil 20 dager fri for seniorer ofte uten å sette inn vikar blir det stridt på enkelte enheter til tider. Rådmannen har respekt for at seniorarbeidstakere ønsker mer fritid, men vil også bemerke at ved fylte 60 år har alle arbeidstakere ei ekstra friuke. Slik ordningen er i dag, vil enkelte ansatte i tillegg ha ca. 4 uker fri. Undersøkelser i andre store virksomheter viser at den ordningen som rådmannen nå foreslår, er ganske utbredt. Både NTNU, Innherred samkommune og St.Olav praktiserer ordninger som er omtrent som nå foreslås i Stjørdal kommune. Side20

21 Andelen aktive medlemmer som er 62 år øker 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % 62 år 63 år 64 år 65 år 66 år Sysselsettingen øker år for år blant de over 60 Kilde: NAV 2 Side21

22 Færre 62-åringer har tidligpensjon 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % 62 år 63 år 64 år 65 år 66 år Side22