MØTEINNKALLING. Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista Godkjenning av møteinnkallingen fra møte Sendt på mail

Transkript

1 Rådmannen Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Bystyresalen Møtedato: Klokkeslett: kl MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista Godkjenning av møteinnkallingen fra møte Sendt på mail SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/07 07/1456 ETISKE RETNINGSLINJER FOR VADSØ KOMMUNE 9/07 07/2622 REGISTRERING AV VERV OG INTERESSER - FOLKEVALGTE OG ANSATTE Vadsø, Ann Rita Hammer Leder

2 ETISKE RETNINGSLINJER FOR VADSØ KOMMUNE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 007 Arkivsaksnr.: 07/1456 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 8/07 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø bystyre vedtar nye etiske retningslinjer for Vadsø kommune, jf. utkast av De nye retningslinjene gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Vedlegg: Etiske retningslinjer for Vadsø kommune. Utkast pr Bakgrunn: Etter rådmannens anbefaling vedtok Administrasjonsutvalget i møte den , sak 6/07, å revidere Vadsø kommunes gjeldende etiske retningslinjer. Det ble satt ned en arbeidsgruppe som fikk i mandat å revidere retningslinjene i hht dagsaktuelle og samfunnsmessige problemstillinger. Frist for ferdigstillelse ble satt til medio september Arbeidsgruppens sammensetning var som følger: Rolf Dikkanen, politisk representant og leder av arbeidsgruppa Tormod Holko, representant for tillitsvalgte Marita Jakola Skansen, administrativ ledelse Arbeidsgruppen har hatt to arbeidsmøter, og , og legger med dette frem et forslag til reviderte etiske retningslinjer for Vadsø kommune. Vurdering: Rådmannen anbefaler politisk nivå i Vadsø kommune om å vedta arbeidsgruppens forslag til Etiske retningslinjer for Vadsø kommune. Jens R. Betsi Rådmann Side 2 av 5

3 REGISTRERING AV VERV OG INTERESSER FOLKEVALGTE OG ANSATTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 033 Arkivsaksnr.: 07/2622 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/07 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø bystyre tilslutter seg rådmannens vurderinger og vedtar å tilknytte seg KS styrevervregister. Vadsø bystyre vedtar rådmannens forslag til retningslinjer for registrering i KS styrevervregister. Retningslinjene gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Vedlegg: Bakgrunn: Kommuner og kommunalt eide selskaper er på bakgrunn av sin funksjon og rolle avhengig av at allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og produksjon ivaretas på en best mulig måte. En måte å styrke dette på er at det skapes åpenhet omkring hvilke roller enkeltpersoner i kommunal sektor innehar. KS har derfor besluttet å etablere et webbasert register der folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Webregisteret ble lansert i juni d.å. og er åpent for allmennheten gjennom Til orientering gir registeret også mulighet for å la seg registrere med opplysningen Har ingen verv eller økonomiske interesser. Etter Lov om Personvern vil registreringen være frivillig og det vil kreve samtykke fra den enkelte som vil la seg registrere. KS håper imidlertid at kommunene ser seg tjent med å være tilknyttet registeret og oppfordrer kommunene til at å fatte vedtak om tilknytning. Gjennom vedtaket vil kommunen kunne anmode sine folkevalgte, ansatte og Side 3 av 5

4 Sak 9/07 styremedlemmer om å la seg registrere. Tilknytningen til styrevervregisteret er kostnadsfri for kommunen. KS anbefaler videre at det utarbeides lokale retningslinjer for registrering basert på 1) hvem kan registrere sine verv og økonomiske interesser, og 2) hvilke verv og økonomiske interesser kan registreres. Vurdering: Rådmannen vurderer en tilknytning til styrevervregisteret som svært positivt. Dette vil være i tråd med Vadsø kommunes mål om å profilere seg som en åpen og nytenkende organisasjon overfor våre innbyggere. Samtidig vil det være et nyttig verktøy til bruk for både politisk og administrativt nivå i vårt arbeid med å få oversikt over folkevalgtes og ansattes verv og interesser, noe som ved flere anledninger er etterlyst fra politisk hold. Vadsø kommune kan velge hvorvidt en tilknytning skal gjelde bare for folkevalgte eller også for de ansatte. Rådmannen er av den oppfatning at kravet om åpenhet gjelder for samtlige med tilknytning til Vadsø kommune som organisasjon og at så vel politikere og ansatte skal oppfordres til å la seg registrere. Rådmannen foreslår følgende retningslinjer for Vadsø kommunes tilknytning til styrevervregisteret: RETNINGSLINJER FOR REGISTRERING I KS STYREVERVREGISTER 1. Registrering av styreverv og økonomiske interesser Vadsø kommune har vedtatt å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser o.l. for medlemmer av Vadsø bystyre, for medlemmer av andre politisk oppnevnte utvalg/ komiteer, samt for ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper. Med kommunalt eie menes både helt og delvis kommunalt eide selskaper. Registeret skal også omfatte rådmannen, kontorsjef, økonomisjef, samtlige virksomhetsledere samt andre ansatte med innstillingsrett eller avgjørelsesmyndighet i forbindelse med offentlig innkjøp. Registreringen er i hht. Lov om personvern frivillig, men Vadsø kommune anmoder om at samtlige nevnte personer samtykker til registrering. 2. Innhold i registeret Følgende verv og økonomiske interesser kan registreres: 2.1 Styreverv i offentlige/private selskaper/datterselskaper 2.2 Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar økonomisk støtte fra Vadsø kommune Side 4 av 5

5 Sak 9/ Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/ansatt/ styrerepresentant i kommunen 2.4 Næringsinteresser: fast eiendom, aksjepost, eierandel o.a. 2.5 Andre verv eller økonomiske interesser som ikke kommer inn under punktene over som f.eks. avtaler av økonomisk karakter med tidligere eller fremtidig arbeidsgiver, herunder avtaler om lønnsutbetaling eller tildeling av velferdsfordeler, pensjonsrettigheter o.l. 3. Føring og vedlikehold av opplysninger i registeret 3.1 Registrering skal foretas senest innen en måned etter at bystyret/selskapsstyret har konstituert seg. Ansatte skal registreres senest innen en måned etter at samtykke er gitt. 3.2 Registreringen foretas av den personen som Vadsø kommune utpeker som kontaktperson overfor KS. Kontaktperson er p.t. Bodil Johansen Kostamo, som også er kommunens personvernombud. Registreringen foretas i henhold til rutiner fra KS. 3.3 Registeret ajourføres to ganger pr. kalenderår i henhold til rutiner fra KS. 3.4 Registrerte opplysninger er basert på samtykke fra den enkelte og er offentlig tilgjengelig gjennom Den enkelte registrerte kan på ethvert tidspunkt velge å slette sine opplysninger i registeret. Opplysninger om en registrert person vil automatisk bli slettet etter fire år med mindre det er registrert ajourføring av personens opplysninger. 4. Ikrafttreden Disse retningslinjene trer i kraft fra vedtaksdato. Første gangs registrering skal foretas innen Vadsø kommunes tilknytning til KS Styrevervregister samt rådmannens forslag til retningslinjer er i hht. HTA bestemmelser drøftet med tillitsvalgte den De tillitsvalgte sluttet seg til rådmannens vurderinger og forslag til retningslinjer. Jens R. Betsi Rådmann Side 5 av 5