7. Virkemidler i HMS-arbeidet

Transkript

1 Innholdsfortegnelse HMS-håndbok Dato: Godkjent av: Eirin Fjeld Melund fungerende direktør Virkemidler i HMS-arbeidet Revisjon nr. Kapittel 7 Dokument 1 Side 1 av 5 7. Virkemidler i HMS-arbeidet HMS-plan Vernerunder Avviksregistrering risikovurdering Handlingsplan Oppfølging Avviksbehandling i daglig HMS-arbeid... 4 Vedlegg; Kopieringsgrunnlag Forundersøkelse til vernerunde Lokaler, maskiner, utstyr Fysisk miljø Kjemisk miljø Brann/ulykke Beskrivelse, risikovurdering Handlingsplan, tiltaksliste Virkemidler i HMS-arbeidet 7.1 HMS-plan Årsplan AKTIVITETER JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES HMS-møter på X enhetene (1 per år) Felles X personalseminar Hvert 2. år Vernerunder X X X (1 gang per år) Brannøvelser (2 ganger per år) X X I tillegg til generell behandling av HMS på personalmøter, skal AMU ta initiativ til å avholde temamøter / kurs for alle ansatte. Eksempler på slike temaer kan være ergonomi, førstehjelp, bruk av helseskadelige stoffer etc.

2 7.2 Vernerunder HMS-håndbok Dato: Godkjent av: Eirin Fjeld Melund fungerende direktør Virkemidler i HMS-arbeidet Revisjon nr. Kapittel 7 Dokument 1 Side 2 av 5 Den systematiske kartleggingen av arbeidsmiljøet skal utføres etter et fastlagt opplegg. Innenfor hvert verneområde skal det gås en vernerunde i året for å få oversikt over det fysiske miljøet. Runden foretas i høstsemesteret. Hovedverneombud har ansvar for og må ta initiativ til at vernerunder blir foretatt i henhold til det fastsatte opplegget. Med på runden er: Verneombud for det aktuelle området Enhetsleder Hovedverneombud deltar på vernerunden ved behov eller hvis verneombud og /eller enhetsleder ber om det. Det tilrås at enhetsleder på forhånd sender ut et spørreskjema (se vedlegg 1) for å kartlegge hva arbeidstakerne innenfor verneområdet ønsker å ta opp i forbindelse med vernerunden. Spørreskjemaene vil være en viktig del av grunnlaget for å avgjøre hva som bør prioriteres, men kan ikke være bindende i så måte. Alle arbeidstakerne innenfor verneområdet skal informeres før vernerunden. Tidspunkt for vernerunden skal gjøres kjent på arbeidsplassen på forhånd, og det bør legges til rette slik at kontorbesøk tilpasses den enkeltes arbeidssituasjon. Vernerunden kan bestå av tre faser: 1. Formøte Hovedverneombud innkaller verneombud og enhetsledere til et forberedende møte for å planlegge påfølgende vernerunde. På møtet skal følgende punkter gjennomgås: Dokumentasjon fra forrige vernerunde, evaluering av handlingsplan. Status på arbeidsplassen, gjennomgang av innkomne spørreskjemaer. Aktuelle sjekklister, prioriterte kontrollområder. 2. Vernerunden Vernerunden gjennomføres av verneombud og enhetsleder. Vernerunden er en inspeksjons- og kartleggingsrunde. Den bør være saks- og tiltaksorientert, men skal også fange opp arbeidsmiljøproblemer av alle slag. Det tilrås at arbeidsmiljøet kartlegges ved å benytte sjekklistene som er vedlagt som kopieringsgrunnlag i HMS-håndboka (se vedlegg 1). Sjekklistene er inndelt i følgende hovedområder: 1. Fysisk miljø: Ergonomi, klima, lokaliteter mm. 2. Lokaler forøvrig: Maskiner, utstyr, større innretninger, laboratorier, verksted, basseng mm. 3. Kjemisk miljø: Forurensning, avfallsbehandling, farlige stoffer og produkter mm. 4. Brann/ulykke: Beredskap, øvelser, rømningsveier, førstehjelp, krisehjelp mm. 3. Ettermøte Enhetsleder og verneombud systematiserer dokumentasjonen fra vernerunden, og setter opp avviksregistrering og handlingsplan.

3 HMS-håndbok Dato: Godkjent av: Eirin Fjeld Melund fungerende direktør Virkemidler i HMS-arbeidet Revisjon nr. Kapittel 7 Dokument 1 Side 3 av 5 Som vedlegg til håndboka finnes kopieringsgrunnlag for skjema som kan benyttes til avviksregistrering og handlingsplan (se vedlegg 2). 7.3 Avviksregistrering risikovurdering Med avvik menes registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med. Avviksregistreringen foretas på bakgrunn av dokumentasjon fra vernerunden. Sammen med avviksregistreringen bør det foretas en risikoanalyse som danner grunnlag for prioriteringen av de forebyggende tiltak i handlingsplanen. Risikoanalysen skjer ut fra følgende faktorer: Risikoidentifisering: Hva slags skade kan skje? Hva/hvem kan skades? Risikovurdering: Hvor stor kan skaden bli? Hvor ofte kan skaden skje? Risiko defineres som et produkt av frekvens og konsekvens. Konsekvens kan graderes fra 1-5, hvor 1 tilsvarer den minst omfattende skade som knapt merkes, mens 5 tilsvarer katastrofen. Frekvens graderes på samme måte, hvor 1 tilsvarer det som forekommer uhyre sjeldent mens 5 tilsvarer det som skjer ofte. 7.4 Handlingsplan Handlingsplanen skal angi konkrete tiltak og hvem som skal ha ansvaret for gjennomføringen. Tiltakene skal prioriteres. Det er viktig å sette realistiske tidsfrister for gjennomføring av de tiltak man er enige om. Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må godkjennes av budsjettansvarlig. Finnes det ikke disponible midler, skal budsjettansvarlig legge problemet fram for nærmeste overordnet. Inntil nødvendige midler stilles til disposisjon har overordnet myndighet ansvar for gjennomføringen av tiltaket. Dreier det seg om viktige skadeforbyggende tiltak som har med liv og helse å gjøre, kan man likevel ikke unnlate å gjennomføre disse fordi om det ikke foreligger budsjettmessig dekning. De nødvendige midler må da skaffes til veie ved omprioritering innenfor budsjettrammen eller ved tilleggsbevilgninger. 7.5 Oppfølging Ansvar for oppfølging ligger hos enhetsleder, men verneombud skal være behjelpelig og bidra til at oppfølgingen blir gjort. All dokumentasjon fra vernerunden samles i høgskolens offisielle HMS-perm som oppbevares i arkivet. Resultatet av vernerunden og andre tiltak for kartlegging sammenfattes til en rapport innen 31. desember. Rapporten arkiveres i HMS-permen. Kopi av rapporten sendes til: Arbeidsmiljøutvalget

4 HMS-håndbok Dato: Godkjent av: Eirin Fjeld Melund fungerende direktør Virkemidler i HMS-arbeidet Revisjon nr. Kapittel 7 Dokument 1 Side 4 av 5 Verneombud for det aktuelle verneområde På grunnlag av rapporten lages handlingsplan på hver enhet med prioriterte tiltak for arbeidsmiljøet. Kopi sendes AMU senest 20. februar hvert år. Tiltakene i handlingsplanen innarbeides i enhetenes budsjettforslag. Når neste vernerunde planlegges, skal alltid dokumentasjonen fra foregående vernerunde gjennomgås og handlingsplanen evalueres. Dokumentasjonen skal til enhver tid være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene. 7.6 Avviksbehandling i daglig HMS-arbeid (se også punkt 2.6) HMS-problemer som registreres i det daglige bør tas opp og søkes løst på det nivå hvor problemet er registrert. Dersom dette ikke fører fram, tas saken opp tjenestevei. Tjenestevei i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet vil være: Problemet oppstår: Saken prøves løst i samarbeid med nærmeste overordnet Løses ikke Arbeidstaker kontakter verneombudet. Saken prøves løst i samarbeid med nærmeste overordnet. Løses ikke Verneombudet kontakter hovedverneombudet. Saken tas opp i Arbeidsmiljøutvalget. Løses ikke Hovedverneombudet tar saken opp med Arbeidstilsynet. Løses ikke Saken sendes til Arbeidsdirektoratet. s a k e n l ø s e s

5 HMS-håndbok Dato: Godkjent av: Eirin Fjeld Melund fungerende direktør Virkemidler i HMS-arbeidet Revisjon nr. Kapittel 7 Dokument 1 Side 5 av 5 Vedlegg; Kopieringsgrunnlag 1. Forundersøkelse til vernerunde 2. Lokaler, maskiner, utstyr 3. Fysisk miljø 4. Kjemisk miljø 5. Brann/ulykke 6. Beskrivelse, risikovurdering 7. Handlingsplan, tiltaksliste

6 HMS-HÅNDBOK SPØRRESKJEMA FORUNDERSØKELSE TIL VERNERUNDE Område Kort problembeskrivelse (stikkord) Evt forslag til løsning/tiltak (stikkord) Temperatur Trekk Luftkvalitet Lukt Fuktighet Belysning Sollys Lyd Støy Ergonomi Tilpasning av arbeidsplass Renhold Ryddighet Lokaler generelt Maskiner Større utstyr Verksteder Laboratorier Basseng Avfallsbehandling Farlige stoffer/ produkter Brannberedskap Førstehjelp Annet Bruk gjerne baksiden av arket (eller kopier flere ark) til utfyllende opplysninger... Dato og underskrift

7 HMS-HÅNDBOK LOKALER, MASKINER, UTSTYR MM SJEKKLISTE Enhet... Verneområde... HMS-ansvarlig....Verneombud... Sjekkliste nr...ved vernerunde (dato)...forrige vernerunde... (Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden) Områder som skal kontrolleres Sjekkpunkter 1. Lokaler a) Generell plass: b) Plass til lagring, utstyr: c) Utforming: d) Korridorer, trapper, dører: e) Toaletter: f) Garderobeforhold: g) Spiserom: 2. Verksteder, laboratorier a) Sikring av maskiner: b) Vedlikehold maskiner: c) Verneutstyr: d) Førstehjelpsutstyr: e) Sikkerhetsrutiner: 3. Treningsavdeling, sykepl. a) Generell plass b) Plass til lagring, utstyr c) Vedlikehold av utstyr d) Avfallshandtering e) Hygieniske forhold 4. Større innretninger a) Elektrisk anlegg: b) VVS-installasjoner: c) Varmeanlegg: d) Heiser: e) Vedlikehold/service: 6. Andre sjekkpunkter a) b) c)

8 HMS-HÅNDBOK FYSISK MILJØ SJEKKLISTE Enhet...Verneområde... HMS-ansvarlig...Verneombud... Sjekkliste nr...ved vernerunde (dato)...forrige vernerunde... (Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden) Områder som skal kontrolleres Sjekkpunkter 1. Inneklima a) Temperatur: b) Trekk: c) Luftfuktighet: d) Luftkvalitet: e) Ventilasjon: f) Støv: g) Soloppvarming: 2. Belysning a) Allmennbelysning: b) Plassbelysning: c) Blending: d) Utsyn/innsyn: 3. Lyd a) Støy: b) Akustikk: c) Vibrasjoner: 4. Ergonomi a) Belastning: b) Ensformighet: c) Fysisk tilpasning: 5. Arbeidsplassen generelt a) Rengjøring: b) Ryddighet: c) Plassbehov: d) Farger, gardiner: 6. Andre sjekkpunkter a) b) c)

9 HMS-HÅNDBOK KJEMISK MILJØ SJEKKLISTE Enhet...Verneområde... HMS-ansvarlig...Verneombud... Sjekkliste nr...vedvernerunde (dato)... Forrige vernerunde... (Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden) Områder som skal kontrolleres Sjekkpunkter 1. Avfallsbehandling a) Retur papir: b) Avfallsbeholdere: c) Søppelcontainer: d) Farlig avfall - håndtering: e) Farlig avfall - lagring: f) Merking, advarsler: 2. Forurensning ytre miljø a) Luftforurensning: b) Vannforurensning: c) Forurensning av grunnen: 3. Stråling a) Strålefare: b) Beskyttelse: c) Merking: 4. Farlige stoffer/produkter a) Oppbevaring: b) Innånding: c) Direktekontakt: d) Produktdatablad: e) Merking, advarsler: f) Sikkerhetsrutiner v/bruk: 5. Verneutstyr, førstehjelp a) Finnes nødvendig utstyr: b) Plassering, merking: c) Opplæring: 6. Andre sjekkpunkter a) b) c)

10 HMS-HÅNDBOK BRANN/ULYKKE SJEKKLISTE Enhet...Verneområde... HMS-ansvarlig...Verneombud... Sjekkliste nr...ved vernerunde (dato)...forrige vernerunde... (Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden) Sjekkpunkter 1. Beredskap a) Branninstruks: Områder som skal kontrolleres b) Brannøvelser: c) Varslingsanlegg: d) Slukkeutstyr: e) Utsyrskontroll: f) Merking, advarsler: g) Brannvern, branndører: 2. Rømningsveier a) Merking: b) Tilgjengelighet: c) Funksjon: 3. Brannfarlige stoffer a) Oppbevaring: b) Produktdatablad: c) Sikkerhetsrutiner v/bruk: d) Merking, advarsler: 4. Eksplosjonsfarlige stoffer a) Oppbevaring: b) Produktdatablad: c) Sikkerhetsrutiner v/bruk: d) Merking, advarsler: 5. Verneutstyr, førstehjelp a) Finnes nødvendig utstyr: b) Plassering, merking: c) Opplæring: 6. Andre sjekkpunkter a) b) c)

11 HMS-HÅNDBOK BESKRIVELSE RISIKOVURDERING AVVIKSREGISTRERING AVVIKSREGISTRERING OG RISIKOVURDERING ETTER HMS-RUNDE Enhet:...Verneområde:... Sannsynlighet og konsekvens graderes fra 1 til 5, se side 4.3 om risikovurdering. REFERANSE Sjekkliste nr/dato Område nr Sjekk - punkt nr Registrert avvik, ev. henvisn. til lov, forskrift, vedtak BESKRIVELSE Hvilke skader kan oppstå (fysiske/psykiske/personer/materiell) RISIKO- VURDERING Sannsynlighet Konsekvens

12 HMS- HÅNDBOK HANDLINGSPLAN TILTAKSLISTE AVVIKSREGISTRERING HANDLINGSPLAN - PRIORITERING AV TILTAK - JF RISIKOVURDERING Enhet:...Verneområde:... Prioriteringen går fram av tidsfristen for gjennomføring av tiltak. REFERANSE TILTAK Sjekkliste nr/dato Område nr Sjekk - punkt nr Hvilke tiltak som må iverksettes Tidsfrist for gjennomføring Finansiering av tiltaket Ansvarlig