Nye Veier AS. Anskaffelse av strategisk rådgivning Kvalifikasjonsgrunnlag

Transkript

1 Nye Veier AS Anskaffelse av strategisk rådgivning Kvalifikasjonsgrunnlag Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del I og III Saksnr 15/6 Fase 1 Begrenset anbudskonkurranse SØKNADSFRIST: kl. 12:00 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE KVALIFIKASJONSGRUNNLAG INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGET GENERELT OM AVTALEN BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON NÆRMERE OM OPPDRAGET OMFANG ANNET ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER OPPDRAGSGIVEREN ADRESSE OG KONTAKTINFORMASJON SPRÅK TIDSFRISTER TENTATIV FREMDRIFTSPLAN KOSTNADER RETUR AV SØKNADER OPPDATERING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FEIL I KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET AKSEPT AV VILKÅR SØKNADENS UTFORMING INNLEVERING AV SØKNADEN ÅPNING TILBUD TAUSHETSPLIKT OPPDATERING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KVALIFIKASJONSKRAV JURIDISK STILLING: ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET:

3 4.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE KVALIFIKASJONER OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER VEDLEGGSOVERSIKT

4 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 1 INNLEDNING 1.1 Om oppdragsgiver og oppdraget Nye Veier AS sin virksomhet er å forestå utbygging, drift og vedlikehold av deler av riksvegnettet etter nærmere avtale med Den norske stat, samt annen tilknyttet virksomhet. Regjeringens formål med utbyggingsselskapet er å oppnå en mer helhetlig utbygging og større kostnadseffektivitet for den porteføljen det blir gitt ansvar for, og dermed gi en merverdi utover utbygging i tradisjonell forstand. Selskapets virksomhet skal være effektiv og helhetlig utbygging og drift og vedlikehold av trafikksikre riksveger, hvor strekningene i selskapets samlede utbyggingsportefølje med høy samfunnsøkonomisk lønnsomhet prioriteres gjennomført foran de med lav/negativ samfunnsøkonomisk lønnsomhet. Det vises til Meld. St. nr 25 ( ) pkt 2 for en nærmere beskrivelse av selskapets oppgaver og portefølje. Det er opprettet et interimselskap med oppgave å forberede og tilrettelegge for at utbyggingsselskapet kan være operativt snarest mulig etter etablering av utbyggingsselskapet. Selskapet eies 100% av Den norske stat, ved Samferdselsdepartementet. Eierne har valgt et styre for Nye Veier AS under ledelse av styreleder Rolf Roverud og med styremedlemmene Siri B. Hatlen, Harald Vaagaasar Nikolaisen, Dag Morten Dalen og Eli Giske. Det er påbegynt en prosess for å kunne ansette daglig leder og enkelte andre ledere for selskapet. Det vil nødvendigvis gå noe lenger tid før disse lederne er på plass og selskapet blir operativt. Det er anskaffet en midlertidig prosjektleder / styresekretær, for å bistå styret inntil en mer omfattende prosessstøtte ifm etablering av selskapet, er klar fra sommeren av. Samferdselsdepartementet legger opp til at selskapets oppgaver og rammene og finansieringen av disse, blir hjemlet i en egen langsiktig avtale mellom selskapet og staten, og eventuelt supplert med egne avtaler vedrørende konkrete saker. Det henvises til Meld. St. nr 25 ( ) pkt 2.4 for en nærmere beskrivelse av styringen av selskapet. Selskapet er tildelt ansvar for en oppstartsportefølje som består av uutbygde prosjekter på åtte strekninger. Det vises til Meld. St. nr 25 ( ) pkt for en nærmere beskrivelse av utbyggingsselskapets oppstartsportefølje. Det er påkrevet at deler av arbeidet med planlegging og forberedelse av selskapets virksomhet påbegynnes snarest. Nye Veier AS styre har derfor fra sommeren 2015 et behov for strategisk rådgivning i forbindelse med organisering og prosjektgjennomføring. Når selskapets ledelse er på plass, vil rådgivningen bli utført for styret og ledelsen i fellesskap. Det ønskes å inngå rammeavtale om strategisk rådgivning i forbindelse med organisering og prosjektgjennomføring. Hensikten er å lære av og bli i stand til å ta i bruk beste internasjonale praksis, slik at Nye Veier AS kan bygge nasjonale veier raskere, billigere og bedre. Inkludert i dette ligger å sikre Nye Veier AS tilgang til kunnskap fra forskning, analyser og trender i forhold til alle aspekter ved selskapets virksomhet Den strategiske rådgivningen skal særlig støtte opp om overordnede vurderinger knyttet til tre områder: 4

5 Mål og strategi Organisasjonsstrategi Prosjektstrategi Rådgivningen er ikke ment å dekke selve selskapsetableringen, hvor det er utlyst en egen konkurranse om prosessbistand (Doffin ref ). En nærmere beskrivelse av tjenestene følger av pkt 2 under. Det er nødvendig at oppdraget utføres fra leverandørens lokaler inntil Nye Veier har egne lokaler. 1.2 Generelt om avtalen Nye Veier AS ønsker å inngå en rammeavtale med leverandør av strategiske rådgivningstjenester. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), Del III, 14-1 (1). Kontraktstildelingen vil bli gjort etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Det er i dette tilfellet av avgjørende betydning at rådgivningen i forbindelse med organiseringen av virksomheten blir påstartet så raskt som mulig. Det er derfor ikke mulig å anvende de ordinære fristene i FOA 19-2 ved gjennomføring av anbudskonkurransen. Det benyttes derfor i det følgende minimumsfrister angitt i Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av leverandører som får invitasjon til å delta i en konkurranse om den endelige kontrakt på levering av tjenesten. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtalen som konkurransen vil resultere i. 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Nærmere om oppdraget Det ønskes å inngå rammeavtale om strategisk rådgivning i forbindelse med organisering og prosjektgjennomføring. Den strategiske rådgivningen skal særlig støtte opp om overordnede vurderinger knyttet til tre områder: Mål og strategi Organisasjonsstrategi Prosjektstrategi Rådgivningen er ikke ment å dekke selve selskapsetableringen, hvor det er utlyst en egen konkurranse om prosessbistand (Doffin ref ). Den strategiske rådgivningen handler om strategisk innretning og grep som gjør at Nye Veier AS lærer av beste praksis og bruker beste praksis i sitt videre virke. Rådgivningen vil inkludere, men ikke nødvendigvis begrense seg til: 1. Mål og strategi Visjon, mål, overordnede strategier, eventuelt KPI er 5

6 2. Organisasjonsstrategi Selskapets strategiske rolle i verdikjeden Strategisk kompetanse Overordnet organisasjonsstruktur Eventuelt ressurssetting 3. Prosjektstrategi Overordnet prioritering og lønnsomhetsvurdering Gjennomføringsstrategier Innkjøps- og kontraktstrategi Strategi / modell for riskminimering og resultatoptimering i overtakende prosjekter Strategi / modell for løpende forbedring av prosjektgjennomføring 2.2 Omfang Det er påkrevet at deler av arbeidet med planlegging og forberedelse av selskapets virksomhet påbegynnes snarest. Nye Veier AS styre har derfor fra sommeren 2015 et behov for strategisk rådgivning i forbindelse med organisering og prosjektgjennomføring. Når selskapets ledelse er på plass, vil rådgivningen bli utført for styret og ledelsen i fellesskap. Det tas sikte på oppstart så raskt som mulig. Det vil være behov for intensiv bistand i en fase fra kontraktsinngåelse til selskapet er operativt fra 1. januar 2016, deretter vil rådgivningsbistanden vare til medio 2017 etter behov. Oppdragets omfang estimeres til mill kroner eks. mva. for perioden fram til medio 2017, basert på timepris og i henhold til nærmere avtale 2.3 Annet Oppdragsgiver ser at det er behov for stor faglig bredde for å kunne gjennomføre oppdraget og vil oppfordre til samarbeid mellom ulike miljøer/bruk av underleverandører. Dersom dette er klart allerede i forbindelse med innsendelse av kvalifikasjonssøknaden, bør dette beskrives, og må beskrives i den grad det vil være kvalifiserende iht. krav under i pkt ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 3.1 Oppdragsgiveren adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Nye Veier AS v/styreleder Rolf Roverud c/o Samferdselsdepartementet Postboks 8010 Dep 0030 Oslo Telefon E-post: rolfrov@gmail.com Kontaktperson: Jill Akselsen Faveo Prosjektledelse AS 6

7 Fred Olsens gt. 1, Pb. 185 Sentrum 0102 Oslo Telefon E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være/foregå på norsk eller engelsk. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunktet er 10. juni Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for påfølgende konkurranse er 22. juni 2015 kl Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Det tas sikte på at avtale kan inngås snarlig etter utløpt klagefrist. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden refunderes ikke av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil automatisk ettersendes på e-post til de leverandører som har registrert seg på kunngjøringen. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette kvalifikasjonsgrunnlaget er akseptert. Dato Kunngjøring konkurranse og utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Frist for mottak av kvalifikasjonssøknader kl Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for levering av tilbud kl Meddelelse om tildeling Klagefrist Kontraktsignering Etter utløpt klagefrist Leveranse Fra kontraktsignering 7

8 3.10 Søknadens utforming Søknaden skal besvares i henhold til den disposisjonen som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev lagt foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes og alternativ formulering skal fremgå. 2. Dokumentasjon iht. pkt nedenfor 3. Oversikt over eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører som er tenkt inkludert i leveransen med liste over leveranser/oppdrag de siste tre år med relevans for dette oppdraget. Dersom leverandør skal støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette Innlevering av søknaden Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Besøksadresse: Postadresse: Faveo Prosjektledelse AS v/jill Akselsen Fred Olsens gt. 1, 0102 Oslo Pb. 185 Sentrum, 0102 Oslo Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, saksnr 15/6 Strategisk rådgivning Nye Veier AS". Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til adressen nedenfor i ett eksemplar. I tillegg skal søknaden legges ved elektronisk som minnepenn eller cd-rom. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at søknad om deltakelse er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud Kun fem av leverandører som blir kvalifisert får innbydelse til å delta i den videre konkurransen og vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 8

9 3.14 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget hvor bl.a. kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap vil være tilstrekkelig dokumentasjon. 4.3 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre leveranser/oppdrag siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes strategisk rådgivning i forbindelse med organisering og struktur av offentlig eid aksjeselskap, samt strategisk rådgivning i forbindelse med gjennomføring av større prosjekt. 9

10 Leverandør må ha tilgang til internasjonal databank / analyser knyttet til beste praksis innen veibygging. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referansepersoner med telefon og e- post. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Oversikt over relevante databaser/analyseverktøy 4.4 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring (se vedlegg) Det praktiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Ved eventuell tvistesak med skattemyndighetene må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 5 UTVELGELSESKRITERIER Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å rangere leverandørene etter grad av relevans i angitte referanseprosjekter på firmanivå. Minimum 5 leverandører vil bli gitt anledning til å levere tilbud. Vi understreker at oppdragsgiver er et offentlig (statlig) eid selskap som har et sektorpolitisk fokus og herunder organisert som et eget aksjeselskap. Dette innebærer at relevansen i referanselisten vurderes opp mot dette. Tidsnære referanser vurderes tyngre enn eldre. 6 VEDLEGGSOVERSIKT Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg - Skjema for HMS-erklæring 10