Anskaffelse av økonomisystem (ERPsystem)

Transkript

1 Til tilbydere Anskaffelse av økonomisystem (ERPsystem) Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Omfang og hvem avtalen gjelder for Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Juridisk stilling: Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Obligatoriske dokumentasjonskrav Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (NHD) er ansvarlig for å utforme, forvalte og tilrettelegge en helhetlig næringspolitikk. Dette innebærer påvirkning og samordning av ulike politikkområder og departementers arbeid som har betydning for fremtidig verdiskaping. En rekke etater og andre virksomheter er knyttet til og/eller sorterer under Nærings- og handelsdepartementets ansvarsområde. 1.2 Generelt om avtalen NHD skal opprette en ny statlig enhet for eksportfinansiering. NHD har oppnevnt et interimsstyre for å lede arbeidet knyttet til dette. I forbindelse med etableringen av enheten er det behov for å anskaffe programvare for ressursplanlegging (ERP-system). Virksomheten skal være operativ 1. juli 2012, men mange detaljavgjørelser på hvordan driften skal organiseres vil skje etter denne dato. Det er derfor avgjørende at en standard installasjon av ERP-systemet er på plass ved utgangen av juni, mens selve oppsettet av systemet vil pågå utover sommeren/høsten Bistand til å sette opp og ta i bruk systemet på en best mulig måte er en viktig del av leveransen. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jf Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Statens standardavtale for IT-anskaffelser, SSA-K lille) o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2 - Leverandørens løsningsspesifikasjon o Bilag 3 Kundens tekniske plattform o Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 5 Testing og godkjenning o Bilag 6 Administrative bestemmelser o Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. 3 av 9

4 Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-K lille, med bilag. Leverandør bes fylle ut bilag 2, 4, 6 og 7. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om levering av ERP-system, samt bistand til å ta i bruk og tilpasse systemet til ny statlig enhet for eksportfinansiering. Systemet skal dekke følgende: Økonomi/regnskap: Hovedbok Kundereskontro Leverandørreskontro Fakturabehandling Anleggsmidler Budsjettering Bankavstemning Standard rapporter som dekker behov i offentlig sektor HR/lønn/fravær/reise: Personalopplysninger Forsikringer knyttet til den enkelte Personallån Kompetansekartlegging og utvikling Lønn Oppgjør av reiser og andre refusjoner med attestasjons regler og automatisk overvelting av data til lønnsystem for utbetaling Fraværsregistrering Standardrapporter som dekker alle offentlige krav Mulighet for egendefinerte rapporter. Antall brukere Nedenfor er en oversikt over antall brukere som en ser for seg at skal benytte løsningen innen de ulike områdene: Økonomi/regnskap: 5 brukere Lønn/HR: 2 brukere Fravær: 40 brukere Reiseoppgjør/refusjoner: 40 brukere Bistand til å ta i bruk systemet Det forutsettes at leverandøren kan stille med konsulentbistand/ressurser i oppstartsfasen av enheten for å sikre god implementering, tilpasninger og drift av systemet. Konsulentbistand vil bli godtgjort på timebasis, se bilag 1. 4 av 9

5 2.2 Omfang og hvem avtalen gjelder for Oppdraget antas å være i størrelsesorden 1,5-3 mill. kroner ekskl mva, inkludert oppsett, tilpasninger, vedlikehol og årlige lisenser for 2 år pluss en opsjon på ytterligere to år. Avtalen gjelder for. Leverandøren skal faglig sett forholde seg til et interimsstyre som er oppnevnt av NHD og som har ansvaret for å lede arbeidet med etableringen av den nye virksomheten. Etter at selskapet er stiftet skal leverandøren forholde seg til det nye selskapet som leverandør. Det er i dette tilfellet av avgjørende betydning at leveransen av ERP-system til ny enhet for eksportfinansiering blir påstartet og utført snarest og at et standardsystem er installert senest 29. juni Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8014 Dep 0030 Oslo Telefon Kontaktperson: Seniorrådgiver Omar Saleemi Postboks 8014 Dep 0030 Oslo Telefon E-post: oms@nhd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes Tidsfrister Tidspunkt for utsendelse av konkurransegrunnlag er 13. april Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 14. mai 2012 kl.12:00. Tilbudsfrist er 29. mai 2012 kl.10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 9

6 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering Innstilling Klagefrist Kontraktsignering Etter utløpt klagefrist 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen. Vedståelsesfrist er kl. 10: Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger under med et underskrevet brev foran. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg (svar på 2, 4, 6 og 7) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 6 av 9

7 5. HMS-egenerklæring. 6. Beskrivelse av kompetanse hos tilbudt(e) konsulent(er) med CV er 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet kan leveres til Varemottak i Akersgata 59, 0180 Oslo. Eventuelt kan tilbud sendes til, Postboks 8014 Dep, 0030 Oslo. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr v/ Omar Saleemi. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget hvor bl.a. kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap vil være tilstrekkelig dokumentasjon. 4.3 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre leveranser/oppdrag de siste to årene med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes levering av et komplett ERP-system tilpasset en bedrift med mer enn 30 ansatte. Kapasitet og kompetanse til å levere dette oppdraget ihht. de krav til fremdrift som er stilt 7 av 9

8 Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste to årene med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referansepersoner med telefon og e-post. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Dokumentasjon på at leverandør har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å levere leveransen innen tidsfristen. 4.4 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring (se vedlegg) Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Løsningsforslag / tilbudt produkt 45 % (score 0-10) TK 2 Kapasitet og rådgivningskompetanse 20 % (score 0-10) TK 3 Pris 35 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. 8 av 9

9 Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 - Løsningsforslag / tilbudt produkt Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. leverandørens løsningsforslag og tilbudt produkt, jf. bilag 2. Oppdragsgiver vil vurdere i hvilken grad løsningsforslaget og tilbudt løsning anses egnet til å løse oppdragsgivers behov som beskrevet i bilag 1. Det vil bli lagt vekt på brukervennlighet og enkelhet i forhold til å ta i bruk systemet, herunder også i hvilken grad løsningen vurderes til å være hensiktsmessig her ift levering av standardprodukter med tilhørende moduler som dekker all funksjonalitet som etterspørres. Systemet som inneholder standard grensesnitt for import og eksport av data vil også telle positivt. TK 2- Kapasitet og rådgivningskompetanse Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. leverandørens kapasitet og tilbudte konsulenters rådgivningskompetanse og erfaring. Følgende elementer vil bli vurdert: Tilbudte konsulenters faglig bredde og formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget, herunder kunnskap om og erfaring fra levering, implementering og tilpasning av ERP-systemer. Levering til offentlig sektor og finans/banksektor vil telle positivt. Tilbudte konsulenters erfaring fra ytelse av løpende bistand til drift og implementering av ERP-system, inkludert erfaring fra brukerroller. Bistand til offentlig sektor og finans/banksektor vil telle positivt. TK 3-Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. pris på oppdraget, se bilag 7 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 - HMS erklæring 9 av 9