Jernbanedirektoratet. Anskaffelse av leverandør for beskrivelse av Jernbanedirektoratets prosesser KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Jernbanedirektoratet Anskaffelse av leverandør for beskrivelse av Jernbanedirektoratets prosesser KONKURRANSEGRUNNLAG Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del I og II Åpen anbudskonkurranse (FOA Del I og II) Sak 2016 SØKNADSFRIST: kl. 12:

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGET DELTILBUD PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON INNLEDNING HVEM SKAL AVTALEN GJELDE FOR ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER OPPDRAGSGIVER FOR DENNE ANSKAFFELSEN ER: SPRÅK TIDSFRISTER TENTATIV FREMDRIFTSPLAN KOSTNADER RETUR AV TILBUDET OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET AKSEPT AV VILKÅR VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERING AV TILBUD KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING ÅPNING TILBUD... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT TAUSHETSPLIKT OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET MØTER ETTER TILBUDSÅPNING TILLEGGSOPPLYSNINGER KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KVALIFIKASJONSKRAV

3 4.2 JURIDISK STILLING ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER TILDELINGSKRITERIER INFORMASJON OM TILBUDET OG TILBUDETS UTFORMING VEDLEGGSOVERSIKT

4 1 INNLEDNING 1.1 Om oppdragsgiver og oppdraget Jernbanedirektoratet ble etablert , og er under oppbygning for å være operativt fra Jernbanedirektoratet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet, og har hovedkontor med ca ansatte i Oslo. Direktoratet skal sørge for at jernbanesektoren drives mest mulig effektivt, sikkert og miljøvennlig til beste for de reisende, godstransporten og samfunnet. Oppgaven til Jernbanedirektoratet er å utvikle jernbanen som en del av det samlede transportsystemet på kort og lang sikt. Direktoratet skal også styre sektoren gjennom å definere og kjøpe tjenester innen infrastruktur, persontrafikk og togmateriell. Disse tjenestene vil bestå av en årlig kontraktsportefølge på over 20 milliarder kroner. Elisabeth Enger er ansatt som direktor for Jernbanedirektoratet fra Christoffer Serck- Hanssen er ansatt som organisasjonsutviklingsdirektør i det nye Jernbanedirektoratet, og er fungerende direktør i direktoratet frem til årsskiftet. Etablering av Jernbanedirektoratet er en del av en større reform av jernbanesektorene i Norge forventes å gi bedre effektivitet og en mer hensiktsmessig ressursbruk i sektoren. For nærmere informasjon om formålet med jernbanereformen vises til «Meld. ST. 27 ( ) På rett spor. Reform av jernbanesektoren» Det pågår et arbeid med å utvikle organisasjonsstruktur og bemanningsplan for direktoratet. En naturlig del av dette arbeidet innebærer å beskrive Jernbanedirektortets arbeidsprosesser. Jernbanedirektoratet vil med dette gjennomføre en konkurranse for å få på plass en leverandør som kan beskrive disse prosessene. Også etter at organisasjonen er beskrevet, som grunnlag for direktoratets styringssystemer. Hovedpilarene i dette arbeidet vil være å beskrive: Prosess knyttet til strategiutforming (utvikle fremtidig togtilbud som grunnlag for Nasjonal transportplan). Prosess knyttet til kjøp av jernbanetjenester (anskaffe og å følge opp trafikkavtaler med operatørene). Prosess knyttet til å inngå og følge opp avtale med Infrastrukturforetaket om drift og vedlikehold. Prosess knyttet til avtale med Infrastruktur foretaket om etablering og gjennomføring av utbyggingsprosjekter (investeringsprosjekter). I tillegg vil det være relevant å beskrive aktuelle støtteprosesser som; metodeutvikling for Jernbanesektoren og Kompetansestrategi for jernbanesektoren mv. Valgt leverandør skal bidra i dette arbeidet i tett samarbeid med direktoratets prosjektorganisasjon. Andre oppdrag i tilknytning til jernbanereformen kan bli tillagt valgt leverandør. 1.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del I og II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. 4 10

5 Det er i dette tilfellet av avgjørende betydning av at beskrivelse av Jernbanedirektoratets prosesser etter struktureringen av Jernbanedirektoratet er på plass fra 1.januar Merk at tidsfristene er noe kortere enn ved en ordinær åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Årsaken til dette er at det er av avgjørende betydning å få kartlagt hovedtrekkene av kjerneprosessene innen , som er tidspunktet for når Jernbanedirektoratet skal være i drift. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Dersom noe er uklart i konkurransegrunnlaget er det viktig å klargjøre det i god tid før tilbudsfristen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til «leverandør» i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale med en leverandør som skal bistå Jernbanedirektoratet med å beskrive Jernbanedirektoratets prosesser Omfang: Jernbanedirektoratet skal være operativt fra 1. januar Arbeidet med å få direktoratets virksomhet på plass er påbegynt. Oppdraget vil gjelde fra til oppdraget er endelig ferdig, og maksimalt frem til Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Jernbanedirektoratet. Leverandøren skal formelt forholde seg til Christoffer Serck-Hanssen. 3 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 3.1 Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Jernbanedirektoratet v/christoffer Serck-Hanssen Kontaktperson: Jernbaneverket v/kristian J. Gythfeldt Telefon: / E-post: gytkri@jbv.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 5 10

6 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgivers kontaktperson innen kl. 12:00. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte henvendelser. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse, og utsendelse av konkurransegrunnlag Uke 22. Frist for levering av tilbud kl. 12:00 Meddelelse om tildeling. Uke 26 eller 27 Klagefrist Kontraktsignering 7 dager etter tildeling Etter utløpt klagefrist Leveranse Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbudet Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til kl. 15:

7 3.11 Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: Jernbaneverket v/ Kontraktsrådgiver Kristian J. Gythfeldt Stortorvet 7, 0155 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, sak Beskrivelse av kjerneprosesser for Jernbanedirektoratet Tilbudet skal leveres i ett eksemplar. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk minnepenn. Ved motstrid mellom papirutgaven og den elektroniske utgaven er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA- O). o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget. o Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av oppdraget. o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan. o Bilag 4 Administrative bestemmelser. o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser. o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten. o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er Statens standardavtaler om oppdrag, SSA O, med bilag. Leverandør bes om å fylle ut bilag Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av søknadene Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no Møter etter tilbudsåpning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innkalle alle kvalifiserte leverandører til individuelle møter for å presentere sine tilbud. Dette vil ikke være forhandlingsmøter og det vil derfor ikke være anledning til å oppdatere tilbudene, verken underveis eller etter møtet. 7 10

8 3.17 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget, ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Ikke eldre enn 6 mnd. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert direktorat Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Tilbyder skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at tilbyder vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Dokumentasjonskrav Utvidet rapport fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av tilbyder typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring av disse. Rapporten skal bl.a. inneholde revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall og ikke være eldre enn 6 måneder. Dato må fremkomme tydelig. Norske selskaper som leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, skal legge ved slik attest med kredittvurderingsgrad for det norske selskapet. Minimumskrav til kredittverdighet er rating A eller tilsvarende at tilbyder er kredittverdig. 8 10

9 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha relevant erfaring. Dokumentasjonskrav Liste med referanser de siste tre årene som er relevante for dette oppdraget. Med relevante oppdrag/referanser menes f.eks.: Beskrivelse av kjerneprosesser eller tilsvarende prosesser til offentlig direktorater, etater eller foretak. Erfaring fra jernbanesektoren innenfor plan og strategiområde Kompetanse og erfaring med tilsvarende virksomheter. Referansene må angi oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referansepersoner med telefon og e-post. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. 5 TILDELINGSKRITERIER De tilbud som tilfredsstiller kravene som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av avtale skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige tilbud ut ifra følgende kriterier: TK1: Pris, vektes 25 %. TK2: Kompetanse vektes 50 %. TK3: Tilgjengelighet, vektes 25 %. Det benyttes en poengskala fra 0 10, hvor 10 er beste karakter. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Pris (vekt 25 %) Pris evalueres basert på timepris. Timepris: Det skal oppgis timepriser for rådgiver. Prisevalueringen vil bli basert på metoden beste pris/tilbyders pris. TK 2 Kompetanse (vekt 50 %): Det skal gis en beskrivelse av kompetansen til det personellet som tilbys, dokumentert gjennom CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring. I tillegg skal det for hver tilbudt person vedlegges relevante referanser de siste 5 år, herunder opplysninger om kontaktperson (navn telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Det ønskes en person, som er støttet med inntil to støttepersoner, som kan arbeide med dette prosjektet i kontraktsperioden. Estimert arbeidsomfang vil være 100 % av normal arbeidstid for hovedressursen ut Ønsket kompetanse til dette oppdraget vil være: God forståelse for jernbanepolitiske, transportpolitiske og jernbanetekniske prosesser. God kjennskap til Jernbaneverkets organisasjon. 9 10

10 Organisasjonsfaglig kompetanse og erfaring med organisasjonsutviklingsprosesser. TK3 Tilgjengelighet (vektes 25 %): Leverandøren skal beskrive tilgjengelighet. Det legges blant annet vekt på muligheten for å kunne være fysisk tilgjengelig for direktoratets organisasjon i direktoratets planlagte lokalisering, fra kontraktsignering. Det bør synligjøres hvordan Direktoratet vil bli prioritert. 6 INFORMASJON OM TILBUDET OG TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av konkurransegrunnlaget punkt 3.12 (konkurransegrunnlagets oppbygning der leverandør skal fylle ut SSA-Bilagene). Jernbaneverket ønsker svar på formelle kvalifikasjonskrav og kompetansebeskrivelse for aktuelle ressurspersoner. Det er ikke behov for å beskrive løsningsforslag. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Det skal utformes et tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Forbehold må begrunnes og alternativ formulering skal fremgå. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 7 VEDLEGGSOVERSIKT Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Utkast til kontrakt med vedlegg