INTERNKONTROLL FOR LANDBRUKSTJENESTER TELEMARK SA. Innhold. 3. Prosedyre for å håndtere avvik, feil og mangler

Transkript

1 INTERNKONTROLL FOR LANDBRUKSTJENESTER TELEMARK SA Ved regelmessig oppdatering og jevnlig bruk, fyller systemet kravene til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og avløserlagets kvalitetssystem. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Innhold 1. Mål, organisering og ansvar 2. Kartlegging, risikovurdering og tiltak 3. Prosedyre for å håndtere avvik, feil og mangler 4. Beredskap 5. Dokumentasjon og rutiner 6. Revisjon

2 1. Mål, organisering og ansvar Mål for HMS arbeidet Organisasjonskart, oppgaver og ansvar Vedtekter Ansvarsfordeling Egenerklæring HMS bonde/innleier Kartlegging, risikovurdering og tiltak Kartlegging og tiltaksplan Registreringsskjema ved helsekontroll Rutiner og skjema for medarbeidersamtale Rutiner for opplæring, kurs og arbeidsmiljømøter Sjekkliste for kontorarbeiderplasser Prosedyre for å håndtere avvik, feil og mangler Prosedyre for handtering av avvik Avvikskjema Handlingsplan for lukkede avvikskjema registrering av uønskede hendelser Beredskap Kriseplan krise hos bonden Hvis uhellet er ute Kriseplan hvis noe skjer med avløser på jobb Kriseplan administrasjonen Dokumentasjon og rutiner Oversikt over dokumentasjon og rutiner Revisjon Prosedyre for revisjon av IK systemet med logg Sjekkliste for revisjon

3 IK-system for Landbrukstjenester Telemark SA Ansvarsfordeling Dato utarbeidet: Godkjent av: Dato revidert: Utarbeidet av : VNL Landbrukstjenester Telemarks ansvar Å ha klar avtale som beskriver ansvarsfordeling mellom Landbrukstjenester og bonde/innleier. Jfr. Vedtektene 6 og vedlagt avtaleformular. Opplæring til avløsere Landbrukstjenesters organisering, arbeidsmetoder og rutiner. Gå gjennom arbeidsinstruks. Har vanlig personalansvar etter lover og forskrifter, bl.a. Når det gjelder arbeidsavtaler, lønnsforhold, sykefraværsoppfølging og pensjon. Bonde/innleier/medlemmers ansvar Ha overordnet ansvar for HMS-ansvar på gården. Det innebærer kartlegging, risikovurdering og utarbeiding av tiltak, i tråd med gjeldene lover og forskrifter. Skal gi avløser opplæring i virksomhetens rutiner og arbeidet som skal utføres. Det skal spesielt informeres om risikoforhold og beredskapsrutiner. Når utstyr og maskiner krever dokumentert opplæring, må det kunne legges fram dokumentasjon på at denne er gitt, underskrevet av både innleier og avløser. Opplæringen og dokumentasjonen må være på et språk den ansatte forstår og undertegnes før avløseren blir satt i arbeid. Viser til internkontrollforskiften 5, arbeidsmiljøloven 2-1 og 2.2. Forskriften om utførelse av arbeid Det er bonden/innleiers ansvar å skaffe nødvendig verneutstyr til den ansatte. Ha system og rutiner for avvikshåndtering. Kjenner til avviksystemet til Landbrukstjenester og er inneforstått med at avløseren har rett og plikt til å melde alvorlige avvik på gården til Landbrukstjenester. Utbetaling av lønn og sykepenger, inkl. Ansvaret for at arbeidstid blir overholdt og overtid utbetales etter gjeldene satser. Landbruket har allmengjorte minstelønnssatser som skal oppfylles. Alle ansatte i Landbrukstjenester skal ha skriftlig arbeidsavtale. Medlemmer er gitt fullmakt til å skrive under arbeidsavtaler for midlertidige ansatte. Holde yrkesskadeforsikring for de ansatte Bonden/innleier må ivareta arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven kap. 10. Overtid skal merkes på timelistene ( 10-6). Arbeidsmiljøloven 10.9 sier når en har krav på pauser. Bonden/innleier er solidarisk ansvarlig for at rett lønn blir utbetalt. Landbruket har allmengjorte minstelønnssatser som skal oppfylles. Når bonden/innleier skaffer avløser selv, må han skrive arbeidsavtale før avløser begynner å arbeide. Ha yrkesskadeforsikring for ulønnet arbeid.

4 Det kan oppstå situasjoner der bonden vanskelig kan oppfylle sitt ansvar, f.eks. I forbindelse med akutt sykdom og kriser. Se beredskapsrutiner. IK-system for Landbrukstjenester Telemark Organisasjonskart, oppgaver og ansvar Dato utarbeidet: Godkjent av: Dato revidert: Utarbeidet av: Organisasjonskart Daglig leder har ansvaret for HMS-arbeidet for hele virksomheten. Dette arbeidet kan ikke delegeres, men utarbeidelse av rutiner og andre HMS-oppgaver kan utføres av andre og godkjennes av daglig leder. Årsmøtet har ansvar for vedtektene etter innstilling fra styret. Styret delegerer ansvar til daglig leder, gjennom stillingsinstruks for daglig leder. Verneombud velges blant de ansatte. Verneombudet er de ansattes valgte representant i arbeidsmiljøspørsmål. Personalsaker og spørsmål om den enkeltes arbeidsavtale, lønn m.m. Ligger utenfor det verneombudet skal arbeide med. De ansatte har valgt sin representant til styret.

5 IK-system for Landbrukstjenester Telemark Mål for HMS-arbeidet Dato utarbeidet: Godkjent av: Dato revidert: Utarbeidet av: VNL Landbrukstjenester Telemark vil forebygge ulykker, miljø- og helseskader for å skape trivsel på arbeidsplassen. Dette skal skje ved at helse-, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på linje med produksjon, service og økonomi. Arbeidsmiljøet skal være preget av åpenhet, respekt og gjensidig tillit. Landbrukstjenester Telemark skal ha rutiner som forebygger at de ansatte blir utsatt for uheldige fysiske og psykiske belastninger.

6 IK-system for Landbrukstjenester Telemark Egenerklæring HMS Dato utarbeidet: Dato revidert: Denne avtalen viser hvordan ansvaret innen HMS er fordelt mellom Landbrukstjenester Telemark og bonde/innleier av avløsere og ansatte. Ansatte blir heretter kalt avløser. Vi viser til lagets vedtekter 6, samt Arbeidsmiljøloven 2-1 og 2.2 og internkontrollforskriften 5. Som bonde/innleier aksepterer jeg: Før avløser settes i arbeid, må jeg sørge for at det er skrevet arbeidsavtale. Jeg må kartlegge og risikovurdere arbeidsoppgaver som avløser skal utføre, og dette må jeg kunne dokumentere. Jeg må ha kompetanse som arbeidsgiver innen HMS. Denne har jeg fått gjennom kurset «Praktisk HMS-arbeid» eller annet kurs som oppfyller lov og forskrift. Jeg skal gi avløseren nødvendig innføring i virksomhetens rutiner og det arbeidet som skal utføres. Det skal spesielt informeres om risikoforhold og beredskapsrutiner. En del arbeidsutstyr krever dokumentert opplæring. Denne opplæringen må gis før avløser blir satt i arbeid og på et språk avløser forstår. Dokumentasjon på at opplæring er gitt skal undertegnes av begge parter. Opplæringen skal gi kunnskap om oppbygning, betjening, bruksegenskaper og bruksområde, samt vedlikehold og kontroll. Det skal legges spesielt vekt på risiko ved bruk av utstyret. Navn på maskin, årsmodell og type må skrives. Jamfør «Forskrift om utførelse av arbeid» Jeg har ansvar for å skaffe nødvendig personlig verneutstyr og påse at dette blir brukt. Jeg må ivareta arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven kap.10. Overtid skal merkes på timelistene ( 10-6). Avløseren har krav på pause i følge Arbeidsmiljøloven Avløser skal ha tilgang til toalett og vaskerom. Se arbeidsmiljøloven Jeg er inneforstått med at avløser har rett og plikt til å melde HMS-avvik til Landbrukstjenester Telemark. Jeg er kjent med at Landbrukstjenester Telemark har verneombud. Hvis avløser blir utsatt for uhell eller blir skadet, gir jeg beskjed til Landbrukstjenester Telemark. Jeg er kjent med kriseplanen til Landbrukstjenester Telemark. Sted:... Dato:... Signatur:...

7 IK-system for Landbrukstjenester Telemark KRISEPLAN KRISE HOS BONDEN FREMGANGSMÅTE FOR ADMINISTRASJONEN Forebyggende: Sende skjemaet: «Hvis uhellet skulle være ute, og en fremmed skal i fjøset» til alle melkeprodusenter. Sende ut informasjonsplakaten Tiltak hvis administrasjonen får melding eller forståelse at det er problemer på en gård: Hvis Landbrukstjenester Telemark får melding om eller forståelse av at noe kanskje ikke er som det skal være på en gård, kan følgende instanser kontaktes i prioritert rekkefølge: 1. Bonden selv (NB! Forsiktig) 2. Avløser 3. Familien på gården (husk taushetsplikt) 4. Rådgiver Tine 5. Rådgiver Nortura 6. Rådgiver Landbrukets HMS-tjeneste 7. Landbrukskontoret 8. Veterinæren 9. Kommunens kriseteam Ved akutt behov for avløser: Bruke skjema «akutt behov for avløser», hvis vi blir kontaktet utenfra/noen som ikke kjenner til fjøset. Dette for å prøve å hente inn flest mulig opplysninger. fjøset. Få oversikt over situasjonen Må skaffe landbruksvikar/avløser. Så sant det er mulig, bør vi bruke en som kjenner til Landbrukets HMS-tjeneste tilbyr gjennom samarbeidende BHT, bistand til bønder som opplever ulykker, brann, sykdom eller andre yrkesrelaterte hendelser/situasjoner.

8 IK-system for Landbrukstjenester Telemark KRISEPLAN AVLØSEREN FREMGANGSMÅTE FOR ADMINISTRASJONEN Forebyggende: Ordentlig opplæring til alle Ha telefonnummer til en kontaktperson (ektefelle el. likn) Årlig medarbeidersamtale Opplyse og oppfordre avløser til å snakke med administrasjonen hvis de trenger en prat om det de opplever på gården. Hvis uhellet er ute: Få oversikt over situasjonen Sørge for sykehus/lege Politi skal ha beskjed hvis det er alvorlige personskader. Viktig at det blir loggført hos dem ved eventuell senere erstatningssak overfor forsikringsselskapet. Gi beskjed til kontaktperson. Ved svært alvorlige ulykker og dødsfall kan prest/politi benyttes til dette. Arbeidstilsynet Skaffe ny avløser hvis bonden ikke er heime. Verneombudet Styreleder, som skal ta seg av eventuelle henvendelser fra media Ved behov kontaktes kommunens kriseteam Etter uhellet: Kunne uhellet vært unngått? Er alle rutiner fulgt? Er det rutiner vi bør endre? Oppfølgingsamtale med bonde dersom uhellet er forårsaket av ytre faktorer Melding om arbeidsulykke til NAV Melding om arbeidsulykke til forsikringsselskapet Oppfølgingsamtale med avløser før han/hun skal tilbake til jobb Oppfølgingsamtale med nær familie ved dødsfall eller alvorlig ulykke

9 IK-system for Landbrukstjenester Telemark KRISEPLAN ADMINISTRASJONEN Dersom en i administrasjonen blir syk: Avløserplaner over alle landbruksvikarer/avløsere ligger tilgjengelig Liste over tilkallings-avløsere i de enkelte områder ligger tilgjengelig Alle i administrasjonen skal kunne foreta en lønnskjøring

10 IK-system for Landbrukstjenester Telemark HUSKELISTE FOR BONDEN Hvis uhellet skulle være ute og en fremmed må ta fjøsstellet, har du husket dette? MELK Melkerekkefølge Merking av sinkuer Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Tydelig merking av behandlede dyr (tilbakeholdelsesfrist) Bruksanvisning på melkeanlegg og andre tekniske innretninger helsekort tilgjengelig i fjøset Venta kalving Tilgang grovfor Annen relevant informasjon til avløseren STORFE Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Tilgang grovfor Slakt? Venta kalving Annen relevant informasjon til avløseren SAU Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Tilgang grovfor Slakt? Parring? Lamming? Annen relevant informasjon til avløseren GRIS

11 Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Tilgang grovfor Grising Inseminering? Slakt? Annen relevant informasjon til avløseren HØNS Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Leveranse egg? Annen relevant informasjon til avløseren PELSDYR Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i pelsdyrgarden Mengde for til dyra Tilgang til for Paring? Valping? Pelsing? Annen relevant informasjon til avløseren KYLLING Hengt opp utfylt beredskapsplakat. Ta med navn og telefonnr. Til en utenom familen som kjenner fjøset. Oversikt over rutiner i fjøset Merket kraftfortildeling Slakt? Annen relevant informasjon til avløseren IK-system for Landbrukstjenester Telemark

12 SKJEMA TIL BRUK VED AKUTT BEHOV FOR AVLØSING IK-system for Landbrukstjenester Telemark SA

13 Kartlegging, risikovurdering og tiltak Dato utarbeidet: Godkjent av: Dato revidert: Utarbeidet av : VNL 1. Kartlegging, risikovurdering og tiltaksplaner for gårdsbruk Dette er bondens/innleierens ansvar. Dette gjøres tydelig ved at bonden/innleier signerer en HMS-egenerklæring. Se IK dok. nr Kartlegging av avløserens arbeidsmiljø. Periodisk helsekontakt med Bedriftshelsetjenesten. Dette er en undersøkelse som inkluderer en målrettet fysisk undersøkelse med vekt på blodtrykk, hørsel og lungefunksjon, samt en samtale om arbeid og helse. Det benyttes et spesielt spørreskjema som LNR HMS har utviklet til bruk i denne kontakten. Se IK dok. nr Landbrukstjenester Telemark har jevnlig medarbeidersamtaler med avløserne, noe som bl.a. Utgjør en del av kartleggingen av arbeidsmiljøet for den enkelte. Se vedlagt rutine med skjema IK dok. nr Det arrangeres årlige kurs med ulike arbeidsmiljøtema, der NLR HMS deltar. Dette er også en arena for kartlegging og erfaringsutveksling. Dokumentasjon ligger vedlagt som IK dok.nr Kartlegging av kontorarbeidsplasser. Kartlegging utføres ved hjelp av sjekkliste. Se IK dok.nr Brannvern og elektrisk anlegg i kontorlokaler. Landbrukstjenester Telemark leier begge sine kontorlokaler, det ene er i kontorfellesskap med flere andre firma. Det andre kontoret er hjemmekontor. Vi har derfor ikke noen egne rutiner og heller ikke direkte ansvarsforhold for å ha internkontrollsystem for brann og elektrisk her. IK-system for Landbrukstjenester Telemark SA

14 Sjekkliste for kontorarbeidsplasser Dato utarbeidet: Dato revidert: Godkjent av: Utarbeidet av : VNL Dok.nr.jf innholdsfortegnese Selve arbeidet. Hva skal gjøres på kontorarbeidsplassen? Hvor mange timer om dagen? Mye besøk? Plassbehov? Lokaler Størrelse Ventilasjon Planter Orden og renhold Lys Blending og refleksjon Nok lys? Vinduer og dagslys Plassering av arbeidsplassen i rommet Lysavskjerming Allmennbelysning Nedoverrettet Uplight Plassering i forhold til arbeidsplassen Plassbelysning Lysstyrke Bordlampe eller annet? Hva slags? Plassering (høyre, venstre) Lyd En eller flere på kontoret? Telefoner, småsnakk og andre forstyrrelser Akustikk og etterklang Skrivebordet Størrelse Bue, utforming

15 Høyderegulering Manuell Eletrisk sitte/stå Stolen Mekanisme/bevegelighet Utforming av sete og rygg Stoff og stopping Bruk innstillingsmulighetene Høyde Avstand mellom sete og rygg Høyde ryggstøtte Fjæringsmotstand Armlener Datautstyret Skjermkvalitet Lydstyrke og kontrast Pekerhastighet Mus Vanlig mus Rollermouse/Mouse Trapper Tastatur IK-system for Landbrukstjenester Telemark SA

16 Medarbeidersamtale En medarbeidersamtale skal prøve å skape en felles forståelse for laget mål og oppgaver. Alle ansatte har et medansvar for organisasjonens virksomhet og utvikling. Samtalen skal være med på å avklare forventninger og stillingskrav, ansvar og arbeidsområder. Medarbeidersamtalen skal gi Landbrukstjenester et verktøy for styring og oppnåelse av mål. Prosessen skal sørge for en felles forståelse i organisasjonen og arbeide for ansatte som er engasjerte, tar ansvar for egen utvikling og medansvar for framtida til Landbrukstjenester. Et resultat av medarbeidersamtalen er å få et utgangspunkt for personellplanlegging og utvikling. Samtalen bør gi leder mulighet til å bli bedre kjent med hvordan medarbeidere opplever sin egen arbeidssituasjon og hvilke behov og ønsker om forandring og utvikling de har i stillingen sin. Den kan og gi leder mulighet til å gi tilbakemelding om medarbeiders utførelse av arbeidet. Samtalen kan også brukes til å kartlegge spesielle behov for kompetanseutvikling, og avdekke behov for miljørettede tiltak. Samtalen vil gi medarbeider mulighet til å påvirke veivalg og prioriteringer som gjelder egen arbeidssituasjon og kompetanseutvikling. Samtalen skal være med på å skape kommunikasjon, sikkerhet og tillit mellom leder og medarbeider, og å utvikle et positivt arbeidsmiljø. Den skal og gi mulighet for å gi hverandre tilbakemeldinger på hvordan man blir oppfattet i det daglige, også utover det rent faglige. En medarbeidersamtale skal ikke bli eneste forum for utveksling av meninger, men et supplement til den daglige kontakten som bør være tilstede mellom leder og medarbeider. Det er viktig at begge parter er ærlige i medarbeidersamtalen og at diskusjonen blir holdt på et saklig nivå. En medarbeidersamtale skal gjennomføres en gang i året og vil basere seg på spørsmål i eget skjema som medarbeider får satt seg inn i på forhand. Det er likevel ikke noe i veien for å ta opp emner som ikke er med i skjemaet. IK-system for Landbrukstjenester Telemark SA

17 Medarbeidersamtale samtaleskjema Medarbeider: Dato: 1. Medarbeidersamtale Hva synes du om at vi har medarbeidersamtale? Dine forventinger Oppfølging fra tidligere samtale Gjennomførte tiltak og oppnådde mål? Hva kan gjøres hvis det er uoppnådde mål og tiltak som ikke er gjennomført? 2. Arbeidsoppgaver og ansvar Hva liker du best å arbeide med hva behersker du mest? Hva kan gjøres for å utvikle deg ytterligere Hva liker du minst å arbeide med? Hva kan du gjøre for å utvikle deg for å bli bedre på dette? Stikkord: Ansvarsfølelse/handlekraft Samarbeidsevne Evne til å skape og se utfordringer Kommunikasjon med bonde Selvstendighet Evne til å arbeide systematisk Beslutningsdyktig 3. Framtidsplaner og utvikling Hva ønsker du å lære mer om

18 Hva trenger du av opplæring Hvilket jobbønser har du for fremtiden, og hva kan vi gjøre for at du kan utvikle deg dit du vil? Utvikling av Landbrukstjenester 4. Arbeidsmiljø og samarbeid Hvordan fungerer samarbeid og kommunikasjon og informasjon? Hvordan trives du på jobben? Er de fysiske arbeidsforholdene tilfredsstillende? Forslag til forbedringer? 5. Andre forhold Er det noe ved din personlige situasjon som kan komme til å påvirke arbeidet ditt som du gjerne vil at vi skal vite om? 6. Forhold til ledelse og organisasjonen Hva skal leder arbeide med for å bli en bedre leder. Hva kan leder gjøre annerledes?