SAKSFRAMLEGG. Arkivsaksnr.: 08/864 Arkivnr.: RNR SAK: DETALJREGULERING MED KONSEKVENSUTREDNING FOR TØMMERVIKA KLAGE PÅ GEBYR

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Frammarsvik Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Fast utvalg for plansaker Dok. offentlig: X Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig X Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 08/864 Arkivnr.: RNR SAK: DETALJREGULERING MED KONSEKVENSUTREDNING FOR TØMMERVIKA KLAGE PÅ GEBYR I II III Saksdokumenter (vedlagt): Fakturagrunnlag datert E-post fra tiltakshaver av Fakturagrunnlag datert Klage fra tiltakshaver datert Brev fra tiltakshaver datert Planutvalgets vedtak av Klage fra Advokathuset Helgeland DA pva. tiltakshaver datert Planutvalgets vedtak i klagesaken av Fylkesmannen avgjørelse i klagesaken av (jfr. brev av ) Brev fra plansektor av Referat fra dialogmøte Brev fra plansektor av E-post fra tiltakshaver av vedlagt brev fra Advokathuset Helgeland av og E-post fra tiltakshaver av Brev fra plansektor av E-post fra tiltakshaver av E-post fra tiltakshaver av Brev fra plansektor av E-post fra tiltakshaver av vedlagt brev av Utsnitt av gebyrregulativ for 2010 E-post med saksbehandlers timeforbruk Aktivitetsoversikt for behandling av privat planforslag Saksdokumenter (ikke vedlagt): Øvrige dokumenter i sak 08/864 og 12/2612 Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon)

2 Reguleringsplan med konsekvensutredning for Tømmervika ble vedtatt i kommunestyret den Planområdet er på ca. 223 daa. Tiltakshaver er Tømmervika Opplevelsessenter. Det framgår av gebyrgrunnlag av at gebyr er beregnet i form av et fast behandlingsgebyr, arealgebyr som er avhengig av planområdets størrelse samt minstegebyr ved planer som faller inn under forskrift om konsekvensutredning. Gebyrfastsettelsen er i tråd med kommunens gebyrregulativ for Gebyrberegningen ble påklaget av tiltakshaver i e-post av Denne klagen ble tatt til følge ved at areal til friluftsformål ble trukket fra grunnlaget for arealgebyr. Dette er i tråd med gebyrregulativets pkt. B6 der det framgår at det kan fritas for gebyr for de deler av planen som er disponert til denne type areal. Nytt gebyrgrunnlag med redusert arealgebyr ble utstedt Totalt gebyr ble her beregnet til kr ,-. Også dette gebyrkravet ble påklaget av tiltakshaver i brev av Det vises til at klager stiller seg undrende til at dyrkamarka innenfor planavgrensningen legges til grunn for arealgebyret. Ingen av de planlagte tiltak vil legge begrensninger på dyrkamark mht. driveplikt. Planlagt mobilt fotballgolfanlegg skal bare benyttes etter at slåttesesongen er avsluttet og være en del av tilleggsnæringa på bruket. Det hevdes at dyrkamarka må kunne defineres som et «spesialområde bevaring» og innenfor «naturvern»område i hht. pkt. B6 i gebyrregulativ Det konkluderes med at dyrkamarka må trekkes ut av grunnlaget for arealgebyr. Når det gjelder minstegebyr for behandling av KU mener klager at dette kan tolkes til at det skal betales etter medgått tid. Når det gjelder minstegebyret kan dette tolkes til kun å komme til anvendelse dersom kommunen har hatt fagkyndig bistand og andre eksterne utgifter. Det hevdes at KU kun har vært et fagdokument som vedlegg til reguleringsplanen og neppe har medført arbeid tilsvarende minstegebyr. Det bes om at gebyr for behandling av konsekvensutredning revurderes. Det klages i samme brev på fakturagrunnlaget for behandling av detaljregulering for Offersøymarka med konsekvensutredning. Planutvalgets vedtak av innebærer en avvisning av klagen. Det ble lagt til grunn at gebyrfastsettelsen ikke er et enkeltvedtak, og derved ikke kan påklages. Dette vedtaket påklages av Advokathuset Helgeland DA pva. tiltakshaver i brev av Det hevdes at avgrensningen av planområdet for letthets skyld ble inntegnet som en firkant på 223 mål inkl. friluftsformål og ordinær landbruksvirksomhet, mens tiltaksområdet i Tømmervika er på 41,2 mål, altså mye mindre enn fakturagrunnlaget. I tråd med kravene ble det også utarbeidet konsekvensutredning for planområdet som både omfatter arealet i Tømmervika samt en parsell i Offersøymarka. Det understrekes at det er klager selv som har fått utarbeidet konsekvensutredningen uten kommunens bistand. Det hevdes at klager ikke ble presentert for kommunens gebyrregulativ før han tok kontakt vedr. utstedt faktura, og derfor var uvitende til at gebyret var styrt av planområdets areal. Han ble også oppmerksom på at areal som var inkludert i planprosessen, som frilufts- og landbruksareal kunne holdes utenfor. Det vises til tiltakshavers klage som førte til kommunens aksept på at friluftsareal ble holdt utenfor. Begrunnelsen for klagen kan ellers sammenfattes i følgende hovedpunkter. Det anføres at det er begått saksbehandlingsfeil med den følge at vedtaket er blitt uriktig. Det hevdes at det foreligger habilitetsmangler under saksforberedelse.

3 Kommunen har selv i gebyrregulativet definert en plikt til å veilede i reguleringssaker. En veiledning må omfatte bl.a. det å hjelpe søker med å avgrense planområdet mest mulig hensiktsmessig. Denne veiledningsplikten hevdes ikke å ha vært tilstede. Det hevdes å være feil når kommunen krever to ganger minstegebyret for konsekvensutredning. Kommunen har ikke deltatt på noen måte i forbindelse med konsekvensutredningen, og er begrenset til behandling i forbindelse med høring etter at denne var gjennomført. Konsekvensutredningen er utført i en samlet prosess for to ulike områder, og rapporten er samlet i ett dokument. Minstegebyret må på denne bakgrunn kunne antas å dekke det administrative arbeidet med en konsekvensutredning fra kommunens side. Det hevdes å framtre som åpenbart urimelig å kreve to ganger minstegebyret, og må i så fall godtgjøres at kommunen har hatt kostnader/arbeid ut over minstebeløpet. I motsatt fall bes det om at det ene minstegebyret strykes, evt. at dokumentert arbeid/utgift legges til grunn. Klager anfører at saksbehandler har vært inhabil. Det hevdes at behandling av arealplan for Offersøymarka oppleves trenert, ved at det kom andre krav til planprosess ved bl.a. pålegg om konsekvensutredning. Dette har gjort prosessen mer omstendelig og kostnadskrevende, med resultat i form av en arealplan i strid med forutsetning for tidligere fradeling i Offersøymarka. Tiltakshaver opplevde videre at saksbehandler tok egne initiativ og kritiserte konsekvensutredningsprosessen. Det vises til at det er tatt med inspill som ble mottatt to dager etter høringsfristen. Videre at de to innspill på fugleliv ikke bygger på noen realitet, men synsing fra personer som ikke har hatt noen rolle i prosessen. Det blir nevnt en «bestilt e-post» om fulgleliv. Saksbehandler har heller ikke tilbudt noen form for veiledning. Det vises også til at saksbehandler ikke etterkommer klagenemndas forespørsel om ytterligere utredning av gebyrklagen, men «ut av det blå» legger opp til en ny behandlingsgang via planutvalget uten at det ble opplyst når slik behandling skulle skje. I vedtak av viser planutvalget til at det ikke er framsatt noen nye momenter i klagen fra Advokathuset Helgeland DA pva. tiltakshaver. Planutvalget fastholder på denne bakgrunn sitt vedtak , og saken sendes Fylkesmannen for endelig avgjørelse. I sin avgjørelse av opphever Fylkesmannen planutvagets vedtak om å avvise klage på gebyr i sak 46/11 og 47/11, begge fattet i planutvalgets møte den Saken sendes tilbake til kommunen for ny behandling. Etter fylkesmannens vurdering framstår gebyrfastsettelsen i disse sakene som enkeltvedtak som kan påklages. Klagene må derfor underlegges ordinær klagebehandling. Fylkesmannen forventer at kommunen ved sin nye behandling av saken kan godtgjøre at gebyrene både i regulativet og i den enkelte sak ikke overstiger kostnadene ved å behandle sakene. Videre må det vurderes om gebyret uansett bør reduseres med bakgrunn i unntaksbestemmelsen i kommunens gebyrregulativ pkt. C8.1. Fylkesmannen innrømmer i brev av at henvisningen til gebyrregulativets pkt. C8 i avgjørelsen av er feil. Fylkesmannen kan ikke se at dette innebærer at konklusjonen i Fylkesmannens vedtak må endres. Det vises til at øvrige hensyn som taler for at vedtaket kan påklages fortsatt er til stede.

4 I brev fra plansektor av foreslås det et dialogmøte der bl.a. gebyrspørmålet bringes på bane. Det framgår av referat fra dialogmøtet av at detaljplan for Offersøymarka på bakgrunn av kommunestyrets vedtak av var satt på vent. Det ble på denne bakgrunn foreslått og utsette videre fakturering av gebyr inntil endelig avklaring av saken foreligger. Tiltakshaver aksepterte denne løsningen. Videre ble det enighet om at tiltakshaver skulle framlegge et forslag til gebyrberegning for Tømmervika i hht. gjeldende gebyrregulativ. Det ble forutsatt at evt. krav om dekning av saksomkostninger måtte inngå i et slikt regnestykke. Følgende konklusjon vedr. gebyr framgår av møtereferatet: Klage på ilagt gebyr for Offersøymarka trekkes av tiltakshaver Foreliggende gebyrkrav for Offersøymarka nulles ut. Ny fakturering foretas når endelig resultat av planprosessen foreligger. Evt. endringer i gebyr for Tømmervika innarbeides i ny faktura I brev fra plansektor av ble det purret på tilbakemelding i hht. nevnte møtereferat. Det blir i brevet gjort oppmerksom på at tilsendt faktura for Offersøymarka nulles ut, og forutsettes på denne bakgrunn at gebyrklagen på Offersøymarka foreløpig avsluttes, selv om klagen ikke er formelt trukket fra tiltakshavers side. Det settes også frist for framlegging av forslag til gebyrberegning for Tømmervika. Tilsvar oversendes som vedlegg til e-post fra tiltakshaver av (brev fra Advokathuset Helgeland DA av ). Det framgår her at korrekt gebyr ikke under noen omstendighet kan overstige kr ,-. Det vises samtidig til påløpte kostnader for tiltakshaver på til sammen ca I påfølgende brev av fra samme avsender framgår det at beløpet også bør settes betydelig lavere enn dette, og gjerne en symbolsk sum. I brev fra plansektor av besvares brev fra Advokathuset Helgeland DA av og samt e-post av I tillegg vises det til møte med tiltakshaver av Det konkluderes i brevet med at dersom et uklart regnestykke og en symbolsk sum er tiltakshavers forslag til gebyr for Tømmervika er ikke dette i tråd med avtale på tidligere dialogmøte. Det orienteres i brevet om at dersom tiltakshaver opprettholder sitt forslag vil kommunen måtte gå videre med klagesaksbehandlingen for denne saken. I e-post fra tiltakshaver av nedjusteres maks. gebyr for Tømmervika til kr ,-, samtidig som det framsettes et motkrav på kr ,25 pluss kostnader til løpende advokatbistand etter dialogmøtet E-post fra tiltakshaver av er utformet som varsel om oversendelse av pågående forvaltningssaker til departementet og sivilombudsmannen, og med frist for å komme tiltakshaver i møte til fredag kl I brev fra plansektor av orienteres tiltakshaver om at kommunen ikke lenger kan se at det fra tiltakshavers side er vilje til å bidra til en minnelig løsning. Gebyrklagen for Tømmervika vil på denne bakgrunn bli tatt opp til behandling i planutvalget så snart dette lar seg gjøre. Det vises i brevet til at ønskede endringer i vedtatt plan stadig er blitt mer omfattende, og at dagens forslag, der også endringer av plankartet inngår ikke kan lastes kommunen. Det orienteres om at det her vil bli opprettet en ny plansak, og ordinær plansaksbehandling vil bli igangsatt så snart saken er komplett og saksbehandlingsgebyr er

5 innbetalt. Avslutningsvis hevdes det at kommunen i dette tilfellet har strekt seg langt for å imøtekomme tiltaket som er et positivt bidrag til næringsutviklingen i kommunen. Det hevdes i brevet også at prosjektet i Tømmervika er fullt gjennomførbart i hht. godkjent reguleringsplan. Det vises i den forbindelse til at flere tomter er fradelt og tillatelse til VAanlegg er godkjent og delvis gjennomført. En tilpasning i forhold til Offersøymarka har ikke vært til hinder for disse tiltakene. Vurdering: Fylkesmannen har i sin avgjørelse av lagt vekt på at: Gebyret er fastsatt individuelt Regulativet åpner selv i pkt. C8 for å redusere urimelige gebyr Selvkostprinsippet må også legges til grunn i den enkelte sak På forespørsel fra kommunen sier Fylkesmannen i brev av seg enig i at bestemmelsen om urimelig gebyr kun gjelder for matrikkelsesaker, men at dette ikke innebærer at konklusjonen i Fylkesmannens vedtak må endres. Kommunen tar Fylkesmannens avgjørelse til etteretning, noe som innebærer at klagen av tas opp til behandling for så vidt gjelder Detaljregulering for Tømmervika. Det framgår ovenfor at det har vært gjort forsøk på å komme fram til en minnelig løsning, men at man ikke har lykkes med dette når det gjelder Detaljregulering for Tømmervika. Som kjent var Detaljregulering for Tømmervika m/konsekvensutredning i utgangspunktet gebyrbelagt i hht. til gebyrregulativets pkt. B1, dvs. et behandlingsgebyr på kr ,-, arealgebyr for 223 daa på kr ,- pluss minstegebyr i hht. regulativets pkt. B7 for behandling av konsekvensutredning på kr ,-. Totalt utgjør dette kr ,-. I hht. regulativets pkt. B6 kan planforslaget fritas for gebyr for de deler av planforslaget som inneholder spesialområde bevaring, frilufts-, naturvern-, fareområder og offentlige friluftsområder. I planforslag hvor det påberopes fritak eller reduksjon av gebyr, må det foreligge skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og planmyndighet. På bakgrunn av klage fra tiltakshaver av fant kommunen det rimelig å gjøre fradrag i grunnlaget for arealgebyr for areal som i planen var disponert til friluftsformål selv om det ikke var inngått skriftlig avtale om dette. Det ble lagt vekt på at friluftsformålet i planen i en viss grad var tilrettelagt for allmennheten, og at det fra tiltakshavers side påberopes mangelfull veiledning om dette tema. Regulativets pkt. B6 åpner derimot ikke for fradrag i arealgrunnlag for landbruksareal, som heller ikke kommer under verken «spesialområde bevaring» eller «naturvern»område som hevdet i klagen. Saksbehandler kan for øvrig ikke se at regulativets pkt. B6 gir grunnlag for misforståelse. Hjemmelen til å ilegge gebyr gjennom forskrift (regulativ) ligger i pbl (tidl. 109). Hjemmelen er gitt med bakgrunn i at bygningsmyndighetenes lovpålagte oppgaver er kostnadskrevende. Etter lovens ordlyd må kommunens gebyrinntekter ikke overstige kommunens utgifter innen sektoren (selvkostprinsippet). Selvkost beregnes normalt med utgangspunkt i snittkostnader for den enkelte sakstype. Utformingen av regulativet vil bero på en forhåndsvurdering av hvor mye arbeid kommunen må nedlegge for nærmere bestemte sakstyper. Det er på denne bakgrunn ikke gitt at kommunens faktiske arbeid er lik den norm som regulativets utforming baserer seg på. Selvkost må kunne dokumenteres i en viss grad. Slik dokumentasjon kan skje ved å vurdere arbeidsomfanget de enkelte sakstyper normalt

6 medfører for kommunen. Dersom utført arbeid i en enkeltsak skiller seg vesentlig ut fra gjennomsnittlig arbeidsmengde som regulativet bygger på, vil gebyr i hht. regulativet kunne anses ugyldig. Risikoen for at gebyret er lovlig ligger hos kommunen, og evt. gebyrnedsettelse bør ikke etterlate tvil om at gebyret ligger innenfor selvkost. Det understrekes at kommunen ikke kan kreve gebyr for arbeid med behandling av private detaljreguleringsplaner etter at forslaget er vedtatt lagt ut til offentlig ettersyn. Utformingen av regulativet er en forskrift som i seg selv ikke kan påklages. Regulativet legger opp til at gebyrets størrelse vil følge direkte av regulativet uten at det er behov for skjønnsmessig vurderinger. Fastsettelsen av gebyr er i slike tilfeller som utgangspunkt ikke gjenstand for klage. Dersom regulativets utforming gir anvisning om bruk av skjønn, vil beregningen anses som et enkeltvedtak som kan påklages. Der regulativet ikke har bestemmelse som åpner for nedsettelse av gebyr, antas beregningen normalt ikke å være gjenstand for klage. Saksbehandler ser i dette tilfellet at Fylkesmannen kan oppfatte kommunens gebyrreduksjon i fakturagrunnlag av som en nedsettelse som kan påklages. Saksbehandler er fortsatt usikker på om dette er riktig fordi reduksjonen gjøres for det formål som beskrives i regulativet og derved ikke beror på skjønn, men tar Fylkesmannens avgjørelse til etterretning. Som utgangspunkt for gebyrvurderingen kan det være av interesse med en oppstilling av gebyr for tilsvarende tjeneste i noen utvalgte kommuner i vårt område: Kommune Behandlingsgebyr Arealgebyr Konsekvensutredning Totalt Alstahaug 5 085, , , ,- Herøy , , , ,- Brønnøy , , ,- ¹) ,- Vefsn , , , ,- Bodø ,- 812, , ,- ¹) pluss tilleggsgebyr etter medgått tid I sammenligningen er det brukt tall fra Det tas også forbehold om at andre vurderinger av den enkelte kommune kan gi andre beløp. For Alstahaug kommune bygger satsene i regulativet på forventet timeforbruk innenfor den enkelte sakstype. Ovenstående sammenligning viser at Alstahaug ikke utmerker seg med høye gebyr innen denne type tjeneste. Foreliggende gebyr fordeler seg på plansaken med totalt kr ,-, dvs. ca. 100 timer m/timepris på 395,-, samt minstegebyr på kr ,- for konsekvensutredning, dvs. ca. 46 timer. Det ble tatt høyde for tiltaket i Tømmervika når kommuneplanens arealdel ble rulert. Når detaljplanen ble framlagt gikk denne betydelig utover den avgrensning som lå i overordnet plan, og var på denne bakgrunn i strid med denne. Dette er en av grunnene til at behandling av detaljplanen i dette tilfellet må karakteriseres som forholdsvis arbeidskrevene. Kommunens arbeid i forbindelse med privat planprosess framgår for øvrig av intern aktivitetsoversikt. Ifølge foreliggende timeoppsett er det brukt 158 timer på Tømmervika totalt. Med en timepris på 395,- utgjør dette kr ,-. I tillegg kommer indirekte kostnader som regnskapstjeneste, innfordringstjeneste, personaltjeneste, kantinedrift, IKT-tjeneste med mer. Nøyaktig beregning av indirekte kostnader er ikke funnet nødvendig i dette tilfellet, da direkte kostnader overstiger ilagt gebyr.

7 Det framgår ovenfor at behandlingsgebyr for detaljplan for Offersøymarka er nullet ut av kommunen med bakgrunn i dialogmøte Saksbehandlingen avventer her rullering av kommuneplanens arealdel m/kystsone, og kommunen vil komme tilbake med nytt gebyrkrav når denne saken er klar til behandling. Konklusjon: Saksbehandler har i ovennevnte sakframlegg lagt vekt på det som omhandler gebyrberegning. Saksbehandler vil likevel hevde at det ikke er begått saksbehandlingsfeil i saken utover avvisning av klagesak på gebyr. Å påstå at det foreligger habilitetsmangler under saksforberedelse pga. uenighet om sakens realiteter faller på sin egen urimelighet. Saksbehandler er også av den oppfatning at det er brukt mye tid på veiledning i saken. Det må i denne sammenheng påpekes at tiltakshavers uenighet i valg av saksbehandler bidro til at veiledningfasen ble en utfordring. Gebyrregulativet ligger på kommunens hjemmeside, og burde være tilgjengelig for profesjonelle konsulenter som Allskog i dette tilfellet, men også for tiltakshaver. Gebyr er vanligvis av interesse for tiltakshaver, og etterspørres dersom kommunen glemmer å komme inn på det for eksempel i tilknytning til oppstartmøte. I dette tilfellet var gebyrberegningen ifølge klager overraskende fordi han ikke var kjent med grunnlaget for arealberegning i forkant av 1. faktura. Bl.a. blir det vist til at mulighetene til fradrag i arealgrunnlag for friluftsområde var ukjent. Som kompensasjon for dette har kommunen i ettertid gitt fradrag for dette selv om slik løsning ikke er et standardfradrag, men må avtales med kommunen i hvert enkelt tilfelle. Saksbehandlers vurdering er at Detaljplan for Tømmervika m/konsekvensutredning er av prinsippiell karakter i uoverensstemmelse med overordnet plan og av den grunn forholdsvis arbeidskrevende. Saksbehandler vil hevde at det her er gjort et omfattende arbeid fra kommunens side, og det vil være urimelig om kommunen vil få en gjeld til tiltakshaver på min. ca. kr ,- etter denne jobben. Det er også tatt initiativ for å finne en minnelig løsning uten at man har lykkes med dette når det gjelder Tømmervika. Etter saksbehandlers mening er det i det ovenstående sannsynliggjort at ilagt gebyr i dette tilfellet ligger innenfor selvkost, og dermed er lovlig. Det anbefales på denne bakgrunn at planutvalget fastholder administrasjonens gebyrberegning av , og ikke tar klagen tilfølge. IV Enhetsleders innstilling: Under henvisning til det ovenstående vil planutvalget hevde at det er sannsynliggjort at gebyrgrunnlag av ligger innenfor selvkost, og derved er lovlig. Utvalget fastholder på denne bakgrunn administrasjonens gebyrgrunnlag av , og klagen tas ikke tilfølge av underinstans. Saken videresendes til statlig klageinstans til avgjørelse. Sandnessjøen den Bjørn Frammarsvik Enhetsleder

8 V Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef UTSKRIFT TIL: Fylkesmannen i Nordland m/vedlegg Advokathuset Helgeland DA Tømmervika Opplevelsessenter