Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer.

Transkript

1 Aust-Agder fylkeskommune Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL Behandlende enhet: Saksbehandler/telefon: Vår referanse: Deres referanse: Vår dato: Region sør Signe Gunn Myre / / Rapport Prosjekt Ett Agder Vedlagt oversendes høringsversjon av rapport Ett Agder, til orientering. Rapporten sendes til høring til alle ansatte i Statens vegvesen Region sør. Vedlagt rapporten er: Delrapporter fra arbeidsgruppene Vegforvaltning, Investering og Drift og vedlikehold Kommunikasjonsplan Risikoanalyse Med hilsen for regionvegsjef Kjell Inge Davik Solveig Hovda Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer. Likelydende brev sendt til Aust-Agder fylkeskommune, Postboks 788 Stoa, 4809 ARENDAL Aust-Agder fylkeskommune, Postboks 788 Stoa, 4809 ARENDAL Vest-Agder fylkeskommune, Postboks 517 Lund, 4605 KRISTIANSAND S Vest-Agder fylkeskommune, Postboks 517 Lund, 4605 KRISTIANSAND S Postadresse Telefon: Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Rigedalen 5 Statens vegvesen Region sør firmapost-sor@vegvesen.no 4626 KRISTIANSAND S Regnskap Postboks 723 Stoa Postboks ARENDAL Org.nr: Vadsø

2 RAPPORT ETT AGDER En utredning om sammenslåing av vegavdelingene i Aust-Agder og Vest-Agder 1. SEPTEMBER 2017 STATENS VEGVESEN REGION SØR

3 Sammendrag Med bakgrunn i effektiviseringer internt, og endringer i omgivelsene, satte regionvegsjefen i februar 2017 i gang et arbeid for å slå i sammen vegavdelingene i Aust-Agder og Vest-Agder. Hensikten var å få på plass én vegavdeling i Agder fra 1. januar Dagfinn Fløystad ble utnevnt til prosjektleder, og han fikk frist til 1. september 2017 med å legge fram et beslutningsgrunnlag. Prosjektlederen fikk støtte i ei prosjektgruppe, samt tre arbeidsgrupper som utredet fagområdene Vegforvaltning, Investering og Drift og vedlikehold. Regionledermøte fungerer som styringsgruppe. Fylkeskommunenes administrative ledelse ble tidlig orientert, og ga tilslutning til arbeidet. I løpet av prosessen med å utrede organisering av vegavdeling Agder, ble det fattet et Stortingsvedtak (8. juni 2017) om å overføre deler av sams vegadministrasjon til regionalt folkevalgt nivå fra Dette vedtaket preger konklusjonene i denne rapporten. Prosjektgruppas leder og medlemmer er enige i at det ideelle ville vært å følge de tre arbeidsgruppenes anbefalinger, men forutsetningene har endret seg underveis. Stortingsvedtaket av 8. juni medfører usikkerhet og behov for avklaringer og endringer. Vi mener det vil være uklokt og urasjonelt å foreta store endringer internt i Vegvesenet nå. Det er delte meninger i prosjektgruppa om hva som er den beste løsningen under disse nye forutsetningene. Prosjektleder, og en del av prosjektgruppa, anbefaler å innføre en foreløpig modell fra 1.januar Den andre delen av prosjektgruppa anbefaler å utsette hele sammenslåingen til konsekvensene av Stortingsvedtaket er tilstrekkelig utredet. Denne rapporten peker på viktige områder for Statens vegvesen, gjengir utredningene i arbeidsgruppene og begrunner de to anbefalingene til prosjektgruppa. Rapporten går på høring til Statens vegvesen Region sør, og til orientering i de to fylkeskommunene. Høringsfristen er satt til 20. september

4 Rapport Ett Agder 1. Innholdsfortegnelse 2. Innledning, bakgrunn og føringer Mandat... 4 Organisering av prosjektet... 4 Prosjektgruppas forståelse av mandatet... 5 Mål og suksesskriterier... 5 Prosjektets fremdrift... 6 Plan for kommunikasjon... 6 Risikovurdering Samtidige prosesser... 7 Kauringruppa... 7 Håndbok R Stortingsvedtak - sams vegadministrasjon Status for dagens vegavdelinger i Agder Fakta om fylkene... 8 Agder fylkeskommune Viktige områder Våre verdier Statens vegvesen som samfunnsaktør Trafikksikkerhet et nøkkelområde Region sør - Forholdet til fylkeskommunene Anbefalinger fra arbeidsgruppene Arbeidsgruppenes mandat Arbeidsgruppe Vegforvaltning Arbeidsgruppe Investering Arbeidsgruppe Drift og vedlikehold Prosjektgruppas anbefaling Alternativ 1 innføre en forenklet modell ta ut de første gevinstene Særlig om forvaltning Særlig om investering Særlig om drift- og vedlikehold Vurdering opp mot suksesskriteriene Styring og samhandling Lokalisering av medarbeidere Implementeringsplan, kommunikasjonsplan og risikoanalyse... 21

5 Hva er hovedargumentene for alternativ 1? Alternativ 2 utsette sammenslåing av vegavdelingene til konsekvensene av Stortingsvedtaket er tilstrekkelig utredet Hva er hovedargumentene for alternativ 2? Høring Vedlegg

6 2. Innledning, bakgrunn og føringer Statens vegvesen bemanningsjusterer og effektiviserer stadig sin organisasjon. For å kunne utnytte de samlede ressursene på en bedre måte, har regionvegsjefen i Region sør startet prosessen med sammenslåing av de to vegavdelingene i Agder. Som et ledd i den politiske prosessen med regionreformen, fattet Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommuner i desember 2016 likelydende vedtak om sammenslåing av de to fylkene. Sammenslåingen vil få stor betydning for Statens vegvesen. Vårt mål blir å videreutvikle en effektiv og kompetent organisasjon som er godt i stand til å møte fremtidens utfordringer, og sikre en hensiktsmessig vegadministrasjon for fylkeskommunen og staten. Regionvegsjefen satte derfor i februar 2017 i gang arbeidet med å få på plass én vegavdeling Agder. Fylkeskommunenes administrative ledelse ble orientert i tidlig fase av regionvegsjefen, og han fikk tydelig støtte til planene om sammenslåing. I løpet av prosessen med å utrede organisering av vegavdeling Agder, fikk vi et Stortingsvedtak (8. juni 2017) om å overføre deler av sams vegadministrasjon til regionalt folkevalgt nivå fra Dette vedtaket vil nødvendigvis prege konklusjonene i denne rapporten. Vi vil her kort redegjøre for arbeidsprosessen, beskrive oppdraget, fakta om fylkene, status i avdelingene, viktige områder, utredningene og anbefalinger fra prosjektgruppa. Mandat Regionvegsjefen ga prosjektgruppa følgende mandat: Prosjektgruppa skal utarbeide et beslutningsgrunnlag til organisering av Agder vegavdeling som ivaretar at felles vegadministrasjon tilbys for den nye fylkeskommunen (og staten*) på en formålstjenlig måte anbefale organisatorisk løsning og legge fram forslag til implementeringsplan, herunder: a. vurdere og fremme forslag om lokalisering, organisasjons- og ledelsesstruktur, som b. tilrettelegger for en framtidsrettet og ressursoptimal tjenesteyting sørge for at berørte ledere, medarbeidere og andre eksterne og interne interessenter (bl.a. HA-møtet og fylkeskommunene) blir informert og involvert på en god måte i arbeidet utarbeide en kommunikasjonsplan for å dekke informasjonsbehovet om prosessene, både eksternt og internt Organisering av prosjektet Regionledermøtet (RLM) er styringsgruppe for prosjektet og holdes løpende orientert om arbeidet. Regionvegsjefen har utnevnt Dagfinn Fløystad som prosjektleder for arbeidet. Prosjektlederen har etablert ei prosjektgruppe som består av: Dagfinn Fløystad, prosjektleder Erling Jonassen, leder Aust-Agder vegavdeling Johan Mjaaland, leder Vest-Agder vegavdeling (Inger Ann Fidjestøl fra 19. mai 2017) Kristine Krøger Nordlie, HRA Hans Åge Bjornes, FLT Trond Olsen, NITO Åse Lund Bøe, TEKNA Anne Grete Tofte, seksjonsleder plan og forvaltning Vest-Agder Glenn Solberg, seksjonsleder plan og forvaltning Aust-Agder Signe Gunn Myre, Styrings- og strategistaben kommunikasjonsansvarlig og prosjektsekretær Prosjektgruppa opprettet tre arbeidsgrupper for å utrede og foreslå ny organisering av fagområdene Vegforvaltning, Investering og Drift og vedlikehold. 4

7 Prosjektgruppas forståelse av mandatet Prosjektgruppa legger til grunn at den nye vegavdelingen, som en enhet i Region sør, skal tilby den kapasitet og kompetanse som kreves for å dekke fylkeskommunenes behov og Statens vegvesens oppgaver i Agder. Regionvegsjefen har særlig pekt på hvor viktig det er å svare opp fylkeskommunenes krav og forventninger til SVV. Det er sentralt i arbeidet å legge grunnlaget for en samlet enhet med gjennomgående lik praksis overfor brukere og samarbeidspartnere. Prosjektgruppa forstår sitt oppdrag til primært å tegne opp forslag til overordnet rammeverk for en ny, samlet vegavdeling. Når ny organisasjon formelt er etablert, vil det gjenstå spørsmål om innplassering, arbeidsdeling, grenser mellom prosjektene og forvaltningsområdene, samarbeids- og møterutiner mm. Disse avklaringene må medarbeidere og ledelse i den nye vegavdelingen sammen finne. Følgene sentrale forutsetningen ble lagt til grunn i arbeidet: Ingen ansatte skal sies opp Bemanningsjustering skal tas med naturlig avgang Ingen skal flytte kontorsted mot sin vilje, men flere må påregne endringer i oppgaver og ansvar Vi skal være desentralisert organisert Den nye vegavdelingen vil ha store kontorlokaliseringer i Arendal og Kristiansand Den nye vegavdelingen skal ha hovedkontor i Arendal Mål og suksesskriterier Målet for prosessen med Ett Agder er at vi skal lære på tvers og ta ut synergieffekter. Prosjektgruppa har satt følgende suksesskriterier for arbeidet: Avdelingen skal: Være enhetlig Ha læring på tvers Ressursbruk på tvers Ha felles kultur Ha god samhandling Ha attraktive og robuste fagmiljø Gi mulighet til spesialisering/spisskompetanse Ha faglig beredskap Gi utviklingsmuligheter Gi mulighet for varierte oppgaver Ha godt arbeidsmiljø Ha godt samspill Være inkluderende Skape trygghet Være åpne Ha forutsigbarhet Ha nærhet til oppgavene Desentralisert struktur Kontakt med kommuner, entreprenører, og publikum Lokalkunnskap Tilgjengelighet Engasjement og eierskap til oppgavene Ha tilgjengelig ledere Håndterlig kontrollspenn I hvilken grad stedlig ledelse Være en profesjonell leverandør Arbeidsgruppene skal for øvrig beskrive: 5

8 gevinster i hvilken grad håndbok R760 kan oppfylles arbeidsområder som kan reduseres, gjøres smartere, endre prioritering, eller krever økt ressursinnsats hvordan fagområdet trafikksikkerhet best kan ivaretas konsekvenser for andre organisasjonsenheter som påvirkes eventuelle administrative og økonomiske konsekvenser Prosjektets fremdrift Prosjektgruppa hadde oppstartsmøte 15. februar 2017, med mål om å levere en rapport med anbefaling av organisering av ny vegavdeling Agder til regionvegsjefen innen 31. august. Arbeidsgruppene hadde felles oppstartsmøte 17. mars, med leveransefrist på sine delrapporter 12. mai Målet er å ha en sammenslått vegavdeling Agder operativ fra 1. januar Plan for kommunikasjon Vi har utarbeidet en kommunikasjonsplan, med tiltaksliste, for prosjektet. Hensikten var å få til en synlig og involverende prosess. De ulike tiltakene skulle bidra til medvirkning, forståelse for endringene og et godt resultat. Prosjektleder har gjennomført en til en-samtaler med de over 100 medarbeidere og ledere i de to avdelingene, vi har arrangert allmøter, brukt Vegveven, sendt mail og deltatt på ulike møter i organisasjonen. Vi har også hatt regelmessige møter med fylkeskommunenes administrasjon. Prinsippet har hele tiden vært åpenhet. Vi har fulgt planen og kvittert ut tiltakene etter hvert som de ble gjennomført. Kommunikasjonsplanen, med tiltaksliste, er vedlagt denne rapporten. Risikovurdering Vi har gjennomført en risikovurdering av prosjekt Ett Agder. Hensikten med dette var å identifisere forhold som kan være avgjørende for måloppnåelsen. Risikovurderingen bekreftet at det er betydningsfullt med en åpen prosess. Ved å følge kommunikasjonsplanen, og videre en implementeringsplan, reduseres risikoen for at vi feiler på målet. Analysen konkluderte med 11 konkrete tiltak. Risikovurderingen ligger som vedlegg til denne rapporten. Vi vil gjennomføre en ny risikoanalyse i etterkant av implementeringen. 6

9 3. Samtidige prosesser Samtidig med prosjekt Ett Agder, har andre, viktige prosesser pågått internt i vegvesenet, og Stortinget vedtok 8. juni 2017 en vesentlig endring av sams vegadministrasjon fra Kauringruppa Prosjektorganiseringen av byggherreområdet ble evaluert av den såkalte Kaurin-gruppa (ledet av Tore Kaurin). Gruppas anbefaling ble behandlet av RLM juni 2017, etter at arbeidsgruppene i prosjekt Ett Agder hadde levert sine anbefalinger. RLM-behandlingen av Kauringruppas anbefaling påvirkes naturligvis også av stortingsvedtaket. Håndbok R760 Revisjon av Håndbok R 760 «Styring av vegprosjekter» i regi av Vegdirektoratet har pågått lenge, og er ikke sluttført per august Håndboken vil legge avgjørende føringer på organisering og omfang av byggherreorganiseringen i vegavdelingene. Siden revisjonsarbeidet ikke er sluttført, har det viktige punktet i oppdraget til prosjektet om å beskrive modellenes tilpasning til R 760, ikke vært mulig å oppfylle. Stortingsvedtak - sams vegadministrasjon I behandlingen av regionreformen 8.juni 2017, ba Stortinget regjeringen «sørge for at regional veiadministrasjon, som har ansvaret for planlegging og drift av fylkesveiene, overføres fra Statens vegvesen til regionalt folkevalgt nivå fra 2020» Nærmere avklaring av konsekvensene av vedtaket for Statens vegvesen vil foreligge på et senere tidspunkt. Vedtaket har imidlertid skapt usikkerhet om forutsetningene for dette prosjektets omfang og fremdrift. På samme måte er det skapt usikkerhet blant ansatte i Statens vegvesen om fremtiden. Tross nevnte usikkerhetsfaktorer, sluttfører prosjektgruppa likevel sitt oppdrag med å utarbeide et beslutningsgrunnlag og anbefaling for organisering av samlet vegavdeling ihht mandatet, dog med år 2020 som tidshorisont. 7

10 4. Status for dagens vegavdelinger i Agder Aust-Agder vegavdeling er organisert med en avdelingsdirektør med stab, en seksjon for plan og forvaltning, et prosjekt for utbygging, et prosjekt for drift og vedlikehold, et prosjekt for bypakke Arendal og et eget prosjekt for både bygging, drift og vedlikehold i Setesdal. Vegavdelingen er lokalisert i Arendal og på Evje. Forventet omsetning for Aust-Agder vegavdeling for 2017 er om lag 680 mill. kr, hvorav om lag 380 mill. kr på fylkesveg og 300 mill. kr på riksveg. Vest-Agder vegavdeling er organisert med en avdelingsdirektør med stab, en seksjon for plan og forvaltning, et prosjekt for drift og vedlikehold, et prosjekt for utbygging, et eget prosjekt for utbygging Agder vest og et prosjekt for byvekstavtale Kristiansand under etablering. Vegavdelingen er lokalisert i Kristiansand, Lindesnes og Flekkefjord. Forventet omsetning for Vest-Agder vegavdeling for 2017 er om lag 850 mill. kr, hvorav om lag 550 mill. kr på fylkesveg og 300 mill. kr på riksveg. Tabellen under viser fordeling av nettobemanning per februar 2017 i de to vegavdelingene. Med nettobemanning menes antall ansatte fratrukket de som har permisjon, de som er pensjonert i deler av stillingen eller jobber redusert. Figur 1: Fordeling av bemanning i de to vegavdelingene 5. Fakta om fylkene Tabellen under viser nøkkeltall fra de to fylkene. Figur 2: Fakta om Aust-Agder og Vest-Agder Agder fylkeskommune De to fylkestingene har i vedtak desember 2016 om ny region Agder fra 2020, blant annet fattet likelydende vedtak om at «Arendal skal bygges opp som hovedsete for regional stat, med så mange statlige etater og tiltak 8

11 som mulig i Arendal/Aust-Agder.» Tilsvarende skal «det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand.» KMD besluttet å legge det nylig sammenslåtte fylkesmannsembetet til Arendal. Etter 1. januar 2020 vil Agder være ett fylke med 25 kommuner - fem færre enn i dag. Kristiansand blir slått sammen med Søgne og Songdalen, Mandal med Marnardal og Lindesnes, og Lyngdal med Audnedal. Befolkningen på Agder vil være over , med hovedtyngden bosatt nær kysten. Fylkeskommunen vil dekke et areal på km2, ha 658 km riksveg og ca km fylkesveg. Agder er en vekstregion, og Regionplan Agder beskriver riksvegene som hovednerven i Agders transportnett. E 18 knytter regionen mot Østlandet, E 39 mot Vestlandet og Rv 9 utgjør en viktig indre forbindelse mot øst og vest (det såkalte «ankeret»). Rv 41 er en viktig forbindelse til Kjevik flyplass og Telemark. I Kristiansandsregionen pågår arbeidet med en byvekstavtale, og i Arendal/Grimstadregionen med en bypakke. Nye Veier AS har sitt hovedkontor i Kristiansand. Innen år 2036 skal vegselskapet ha bygget ut E18 og E39 gjennom hele Agder. Statens vegvesens regionkontor for Region sør ligger i Arendal. Figur 3: Hovedvegene, «ankeret» på Sørlandet 9

12 6. Viktige områder I dette kapittelet vil vi kort beskrive noen områder som er viktige for Statens vegvesen, og som det videre arbeidet med Ett Agder må bygge på. Våre verdier I Statens vegvesen vil vi fremelske en kultur der vi deler, tar initiativ og skaper resultater sammen. Det er i samarbeid med andre vi oppnår de beste resultatene. Verdiene våre forteller oss hvilken organisasjon vi vil være, og hva som skal kjennetegne vårt arbeid: profesjonell, framtidsrettet og inkluderende. Statens vegvesen som samfunnsaktør Det offentlige vegnettet i Norge er eid av staten, fylkeskommunene og kommunene. Av hensyn til trafikantene, er det viktig å finne helhetlige løsninger, uavhengig av vegeier. Samferdselsdepartementet har derfor gitt Vegvesenet ansvar på områder som overlapper andre aktørers vegnett. Dette kalles sektoransvar. Det betyr at vi skal bidra til oppfølging av nasjonal politikk både på egne veger og der andre enn staten har myndighet. Vegvesenet har sektoransvar på disse 16 ulike fagfeltene: 1. Koordinere trafikksikkerhetsarbeidet 2. Være pådriver for bedre kollektivtrafikk 3. Være pådriver i arbeidet med helhetsløsninger i by 4. Være pådriver for samordnet areal- og transportplanlegging. 5. Koordinere arbeidet med Nasjonal sykkelstrategi 6. Være pådriver for å få flere gående 7. Koordinere arbeidet med universell utforming av transportsystemet 8. Redusere miljøbelastningen fra vegtrafikk 9. Legge til rette for effektiv vegtransport 10. Vegkapitalforvaltning 11. Utvikle et velfungerende anleggsmarked 12. Initiere og gjennomføre forskning og utvikling 13. Utvikle og sikre kompetanse til sektoren 14. Ta vare på veg og trafikkhistorie 15. Beregne samfunnseffekter av infrastruktur 16. Samordne transportetatenes og Avinor sitt arbeid med Nasjonal transportplan I kraft av sektoransvaret, skal Statens vegvesen skape gode arenaer for dialog, deling av kunnskap og læring på tvers av forvaltningsnivåene. Videre skal vi sørge for et godt samarbeid med universitet, høyskoler, næringsliv, bransjeorganisasjoner, trafikanter og interesseorganisasjoner. Vi skal være pådrivere for forskning og langsiktig utvikling av kompetanse. Så skal vi aktivt dele kompetanse, gi råd og innspill, skape dialog med publikum og få de ulike aktørene til å bidra med sine virkemidler. Trafikksikkerhet et nøkkelområde Den store utfordringen i vegtrafikken er balansen mellom fremkommelighet og sikkerhet. Fagområdet trafikksikkerhet (TS) griper inn i alle de andre sektoransvarene, og er grunnleggende viktig. Transportpolitikken bygger på visjonen om at ingen skal bli drept eller hardt skadet i vegtrafikken. Nullvisjonen klargjør at det er moralsk og etisk uakseptabelt at mennesker blir drept eller hardt skadet i trafikkulykker, og er derfor både en etisk vegviser og retningslinje i alt vårt arbeid. Dette innebærer at vegene, kjøretøyene samt regelverket, informasjonen og opplæringen skal utformes på en måte som fremmer trafikksikkerhet, slik at menneskelige feilhandlinger i trafikken ikke fører til død eller alvorlig skade. 10

13 Vegvesenet koordinerer TS-arbeidet i vegtransporten og skal være pådriver for at alle aktørene bidrar til oppfyllelse av nullvisjonen. Dette krever systematisk, målrettet, kunnskapsbasert og tverrfaglig innsats over tid. Trafikksikkerhet må inn på alle nivå, fra tidlig plan, før bygging, under bygging, ved ferdig anlegg, i drift, vedlikehold, forvaltning, opplæring og holdningsarbeid. Vi må se systemperspektivet, med kjøretøy, trafikant og veg i sammenheng. Region sør - Forholdet til fylkeskommunene Region sør er en organisatorisk enhet i Statens vegvesen, ledet av regionvegsjefen. Styringslinjen i fylkesvegsaker går fra fylkeskommunen til regionvegsjefen. I riksvegsaker går styringslinjen fra Vegdirektoratet til Regionvegsjefen. Figur 4: Styringslinjene til Regionvegsjefen sams vegadministrasjon Vegavdelingene er avdelinger i Region sør, og er i alminnelighet det nærmeste operative leddet og kontaktpunktet mot fylkeskommunene. Figur 5: Organisasjonskart for Region sør 11

14 Sams vegadministrasjon Over lang tid, også før gjeldende veglov av 1963, har staten hatt ansvar for sams (felles) vegadministrasjon på regionalt nivå, for riks- og fylkesveg. Ordningen ble lovfestet i vegloven av 1963, stadfestet ved forvaltningsreformen i 2010, og fremgår av instruksen for Statens vegvesen av Den regionale organiseringen sikrer effektiv utnyttelse av den samlede kompetanse (figur 3). Siden oppgaveomfanget er dynamisk, og på flere områder spesialisert (for eksempel elektro, bru og geologi), ville det ikke gitt en rasjonell utnyttelse av ressursene om hver vegavdeling skulle være selvforsynt med kompetanse for å løse alle oppgaver på riks- og fylkesvegnettet. Samlingen av fagfolk i egne enheter, opprettholder og utvikler et tilstrekkelig robust fagmiljø, og er i seg selv attraktivt ved nyrekruttering. Regionvegsjefen kan utnytte samlet kompetanse, også de som er organisert i en annen region, eller i Vegdirektoratet. Stortingets vedtak 8. juni 2017 om overføring av sams vegadministrasjon I kjølvannet av dette Stortingsvedtaket, vil Statens vegvesen gjennom endringsprosesser, ta sin del av ansvaret for at kompetanse, spisskompetanse, kunnskap og erfaring, som er bygd opp over lang tid, blir videreført på best mulig måte. For samfunnet er det svært viktig å sikre fortsatt effektive, robuste og sterke fagmiljøer. 12

15 7. Anbefalinger fra arbeidsgruppene Prosjektgruppa opprettet, som nevnt i kap. 2, tre arbeidsgrupper for å utrede og foreslå ny organisering av fagområdene Vegforvaltning, Investering og Drift og vedlikehold. Arbeidsgruppene ble satt sammen på tvers av fag og geografi. Gruppenes medlemmer har drøftet modeller og alternativer med sine fagmiljø, og slik sørget for en åpen og involverende prosess. Arbeidsgruppenes mandat Arbeidsgruppene fikk følgende mandat innfor sine respektive fagområder: Drøfte og foreslå en eller flere organisasjonsmodeller som, i tråd med målene, ivaretar oppgavene til nye Agder vegavdeling. Det kan foreslås modeller som bryter grensene for dagens organisering mot øvrige seksjoner/prosjekter. Foreslåtte modeller skal begrunnes, og styrker/svakheter beskrives i forhold til vedtatte mål og suksesskriterier. Arbeidsgruppenes leverte sine delrapporter i mai Delrapportene er vedlagt denne sluttrapporten. Selv om arbeidsgruppene så avgrenset på eget fagfelt, fikk de i mandatet mulighet til å tenke utenfor dagens «bokser». Delrapportene hadde derfor med enkelte vurderinger av oppgaver og fag som grenser mot regionale seksjoner og avdelinger. I tråd med prinsippet om en åpen prosess, fikk alle ansatte i Region sør tilgang til delrapportene med mulighet til å kommentere arbeidsgruppenes anbefalinger. Flere avdelinger og enkeltpersoner benyttet seg av denne muligheten. Styringsgruppa (RLM) kom også med råd og føringer til videre prosess. I denne fasen ble det besluttet at modeller som forutsatte endringer i regionale avdelinger, ikke skulle realitetsbehandles i denne omgang. Regionvegsjefen vil senere ta stilling til om, og når, det skal startes en prosess som omfatter også de regionale avdelingene. Nedenfor presenteres arbeidsgruppenes anbefalinger med en kortfattet oppsummering av de viktigste argumentene for anbefalt modell. Enkle tabeller viser arbeidsgruppenes egne vurdering av hvorvidt de ulike modellene oppfyller suksesskriteriene (figur 6, 8 g 10). Grønn farge betyr at kriteriet ivaretas tilstrekkelig, gul farge betyr at kriteriet bare ivaretas delvis og rød farge betyr at kriteriet ikke ivaretas på en tilfredsstillende måte. Arbeidsgruppe Vegforvaltning Arbeidsgruppas medlemmer: Anne Grete Tofte, seksjonsleder Plan og forvaltning, Vest-Agder (gruppeleder) Glenn Solberg, seksjonsleder Plan og forvaltning, Aust-Agder John Geir Smeland, Plan og forvaltning, Aust-Agder Inger Egeland, Plan og forvaltning, Vest-Agder Trond Heia, prosjektleder Drift og vedlikehold, Aust-Agder Janicke Nicolaisen, Investering, Vest-Agder Hilde Gulbrandsen, seksjonsleder Plan og prosjektering, Vest-Agder Hanne Juul, fasilitator, Styrings- og strategistaben Begge vegavdelingene i Agder har i dag en plan- og forvaltningsseksjon, og samlet brutto årsverk våren 2017 er 33. Arbeidsgruppa avdekket at det i noen grad er ulik kultur og arbeidsordning i vegavdelingene. I Vest-Agder organiseres arbeidet i hovedsak etter geografisk inndeling, mens i Aust-Agder er i hovedsak fagdeling ordningen. På noen områder er det ulikheter, men likevel var ulikhetene mindre og færre enn gruppa antok på forhånd. Forholdet til fylkeskommunene i fylkevegsaker oppleves også ulike, men blir stadig likere. Veg- og planforvaltningsområdet var forventet å bli sterkest berørt av den organisatoriske endringen i Agder, og derfor var også begge dagens ledere på forvaltningsseksjonene i vegavdelingene med i prosjektgruppa. 13

16 Delrapporten fra arbeidsgruppa beskriver i detalj oppgaver/gjøremål innenfor følgende hovedoppgaver: Planforvaltning og miljø Vegforvaltning Trafikksikkerhet Gruppa vurderte i utgangspunktet 13 aktuelle organisasjonsmodeller. Avslutningsvis ble fire modeller, inklusive dagens organisering grundig drøftet ihht til mål og suksesskriterier, se figur under. Suksesskriterier Enhetlig avdeling Attraktive og robuste fagmiljø Godt arbeidsmiljø Nærhet til oppgavene Tilgjengelige ledere Profesjonell leverandør Dagens organisering En seksjon - tre geografiske områder To seksjoner - fagdelt En seksjon -tre fagområder Figur 6: Vurdering av modeller Vegforvaltning Arbeidsgruppas anbefalte modell ble å dele forvaltningsområdet i to seksjoner; vegforvaltning og planforvaltning. En seksjon med fagområdene, vegforvaltning, planforvaltning og trafikksikkerhet ble vurdert nesten likeverdig, men noe svakere på ledertilgjengelighet. Anbefalt modell vegforvaltning: Figur 7: Anbefalt modell - Vegforvaltning Arbeidsgruppe Investering Arbeidsgruppas medlemmer: Jan Børge Thorsen, prosjektleder Prosjekt Agder Vest, Vest-Agder (gruppeleder) Siri Vevstad, prosjektleder Investering, Aust-Agder Knut Stian Horverak, Investering, Aust-Agder Geir Norum, Prosjekt Agder Vest, Vest-Agder Kjetil Astrup, Plan og forvaltning, Aust-Agder Kjetil Dybvik, Drift og vedlikehold, Vest-Agder Ingvild Skjong, seksjonsleder Plan og prosjektering, Aust-Agder Jostein Akselsen, stab, Vest-Agder Signe Gunn Myre, fasilitator, Styrings- og strategistaben Investeringsområdet i dagens vegavdelinger er delt i fem prosjekter, ledet av prosjektleder på nivå 3, Utbygging Aust-Agder, Bypakke Arendal/Grimstadregionen, Setesdal utbygging (kombinert med drift/vedlikehold), Utbygging Vest-Agder og Prosjekt Agder Vest. Prosjektleder for Byvekstavtale Kristiansandsregionen er under etablering. 14

17 Brutto årsverk er om lag 35, og samlet omsetning i 2016 var om lag 600 mill. kr. Rapporten fra arbeidsgruppa beskriver i detalj oppgaver/gjøremål innenfor følgende hovedoppgaver: Prosjektledelse Byggeledelse Kontrollingeniør Arbeidsgruppa startet med 19 alternative organisasjonsmodeller, som delvis var overlappende. Avslutningsvis ble fire modeller, inklusive dagens organisasjon, grundig drøftet ihht til mål og suksesskriterier, se figur under. Suksesskriterier Enhetlig avdeling Attraktive og robuste fagmiljø Godt arbeidsmiljø Nærhet til oppgavene Tilgjengelige ledere Profesjonell leverandør Dagens organisering En utbyggingsseksjon Investeringsområdet til Prosjektavdelingen To seksjoner Investering by og investering land Figur 8: Vurdering av modeller Investering Arbeidsgruppa anbefalte en modell med utbyggingsseksjon ledet av utbyggingsleder/seksjonsleder Investering som prosjekteier og personalansvarlig for prosjektlederne. Seksjonen har tilknyttet fagstøtte. Gruppa beskriver nærmere alternativ organisering av bypakke Arendal/Grimstadregionen og byvekstavtale Kristiansandsregionen i enten ett samlet prosjekt eller som to parallelle prosjekter. Likeledes inviterer gruppa til en nærmere gjennomgang av antall og grenser mellom investeringsprosjektene dersom modellen velges som hovedmodell - i rapporten fra arbeidsgruppa vist som alt 1a) og 1b). Anbefalt modell investering: Figur 9: Anbefalt modell Investering 15

18 Arbeidsgruppe Drift og vedlikehold Arbeidsgruppas medlemmer: Prosjektleder Sigurd Wiberg, Drift og vedlikehold, Aust-Agder (gruppeleder) Prosjektleder Inger Ann Fidjestøl, Investering Vest-Agder Jan Ragnar Finsland, Drift og vedlikehold Aust-Agder Per Magne Hindersland, Drift og vedlikehold Vest-Agder Sigmund Mosland, Plan og forvaltning Vest-Agder Bjarne Hillesund, Investering Aust-Agder Kristine Krøger Nordlie, faslilitator, HR-seksjonen Samlet i Agder er det i dag åtte driftskontrakter, hvorav en byggherrestyrt (Setesdal), i tillegg til asfalt/vegoppmerkings-, forarbeids-, rekkverks-, elektrokontrakter. Bruvedlikehold gjennomføres av Veg- og transportavdelingen. Det er to OPS-kontrakter i Agder (E18 og E39). Prognose for samlet omsetning i 2017 er om lag 740 mill. kr. Brutto bemanning 2017 er om lag 30 årsverk. Rapporten fra arbeidsgruppa beskriver i detalj oppgaver/gjøremål innenfor følgende hovedoppgaver: Prosjektledelse Kontrollingeniør Byggherrestøtte HMS-koordinator Arbeidsgruppa drøftet fem hovedmodeller i tillegg til 0-alternativet (dagens organisering). Avslutningsvis ble fire modeller grundig drøftet ihht til mål og suksesskriterier, se figur under. Suksesskriterier Enhetlig avdeling Attraktive og robuste fagmiljø Godt arbeidsmiljø Nærhet til oppgavene Tilgjengelige ledere Profesjonell leverandør En seksjon med flere prosjekter To seksjoner med dagens geografiske inndeling To seksjoner med ny geografisk inndeling En seksjon med ny geografisk inndeling Figur 10: Vurdering av modeller Drift og vedlikehold Arbeidsgruppa har anbefalt modell med en drift- og vedlikeholdsseksjon hvor prosjektene er fordelt på bakgrunn av faglige karakteristika (høyfjell by kyst) og ikke geografi. Arbeidsgruppa er tydelig på at tyngre vedlikehold må synliggjøres i ny organisasjon, med bakgrunn i fokus på stort etterslep på vegnettet. Modellen legger personalansvaret for medarbeiderne hos prosjektleder. 16

19 Anbefalt modell drift og vedlikehold: Figur 11 Anbefalt modell Drift og vedlikehold 17

20 8. Prosjektgruppas anbefaling Prosjektgruppas medlemmer er enige i at det ideelle ville vært å, i hovedtrekk, følge de tre arbeidsgruppenes anbefalinger, men som nevnt tidligere er forutsetningene endret underveis i prosessen. Stortingets vedtak av 8. juni 2017 om å overføre deler av sams vegadministrasjon til de nye regionene fra og med 2020, medfører usikkerhet i organisasjonen og behov for avklaringer og endringer. Vi mener det derfor vil være uhensiktsmessig og urasjonelt å foreta store endringer internt i Vegvesenet med så kort funksjonstid. Etter grundige drøftinger i prosjektgruppa, har vi endt opp med en delt anbefaling. Prosjektleder og deler av prosjektgruppa anbefaler å innføre en foreløpig modell fra Den andre delen av prosjektgruppa anbefaler å utsette hele sammenslåingen til konsekvensene av Stortingsvedtaket er tilstrekkelig utredet. Vi vil her gjøre rede for de to alternativene. Alternativ 1 innføre en forenklet modell ta ut de første gevinstene Den forenklede organisasjonsmodellen for den nye vegavdelingen vises i figur 12. Denne modellen kan ha en funksjonstid frem mot år 2020, eventuelt inntil konsekvenser for Statens vegvesen om overføring av deler av sams vegadministrasjon er avklart, og regionvegsjefen fatter annen beslutning. Modellen danner altså en mindre omfattende endring enn det prosjektgruppa hadde forberedt før Stortingets vedtak 8. juni Den forenklede modellen kan likevel gi grunnlag for synergier og læring på tvers, slik mandatet forventer, men i mindre omfang enn en helt ny modell. Vi kan også dra nytte av viktige vurderinger fra arbeidsgruppene og innspill fra ansatte. Videre har regionvegsjefens beslutning om sammenslåing, og prosessen i seg selv, skapt et moment og en forventning både hos ansatte og i fylkeskommunene. En full stans kan i noen grad oppleves som defensivt i en omskiftelig tid. Figur 12 Prosjektleders og deler av arbeidsgruppas anbefaling Modellen innebærer at dagens drift- og vedlikeholdsprosjekt og investeringsprosjekt i de to vegavdelingene, med tillegg av prosjekt for byvekstavtale for Kristiansandsregionen, som er under etablering, samles under én ledelse. Dagens to plan- og forvaltningsseksjoner brytes opp og danner to nye, faglig delte seksjoner, en for planforvaltning og miljø og en for trafikksikkerhet og vegforvaltning, i tråd med arbeidsgruppas forslag. Vi mener det er enklest, og mest å hente på å starte med en sammenslåing, og ny oppdeling, av fagområdet Plan og forvaltning. Særlig om forvaltning Modellen foreslår altså å dele dagens to Plan- og forvaltningsseksjoner i to faglige seksjoner, en for planforvaltning og miljø og en for trafikksikkerhet og vegforvaltning. Dette vil gi mer robusthet og spisset kompetanse innenfor fagfeltene, og det kan bidra til økt kvalitet, effektivitet og enhetlig saksbehandling. Begge de to nye forvaltningsseksjonene vil ha bemanning hovedsakelig i Arendal og Kristiansand. Plassering av fag og fordeling av ansatte vil skje i forbindelse med iverksettelsen av nye vegavdeling. Gjennomføringen av endringsprosessen vil i seg selv kreve tid og god medvirkning fra medarbeidere og ledere. Endringen vil medføre økt fjernledelse, og en andel av medarbeiderne vil få ny leder. I arbeidsgruppenes delrapporter blir det fremhevet at det er viktig å knytte forvaltningsfaget tettere mot både investerings- og drift- og vedlikeholdsoppgavene i vegavdelingen. Det kan bidra til å avklare premisser og hindre feil, forsinkelser og dobbeltarbeid. Prosjektgruppa forutsetter at dette får en særlig oppmerksomhet under etableringen av vegavdelingen. Endringen i plan og forvaltningsseksjonene vil være det eneste 18

21 organisatoriske grepet som bryter ned den gamle fylkesgrensen, utover det å etablere felles avdelingsdirektør og felles ledergruppe. Vi mener fagområdet trafikksikkerhet (TS) best kan ivaretas i ny vegavdeling ved å ha en egen ts-koordinator i seksjonen for trafikksikkerhet og vegforvaltning. Særlig om investering Det er i dag fire investeringsprosjekter, i tillegg til byvekstavtale for Kristiansandsregionen, som er under etablering, og bypakke Arendal/Grimstadregionen. Avdelingsdirektør skal være prosjekteier for investeringsprosjektene. For en effektiv gjennomføring av oppgavene, må kompetanse og kapasitet utnyttes fleksibelt og slagkraftig. Antall prosjekter og grensene mellom prosjektene må være gjenstand for en stadig vurdering. Den nye avdelingen må sørge for enhetlig gjennomføring og læring på tvers og mellom prosjektene. Utbyggingsprosjektenes navn i modellen, «utbygging øst» og «utbygging vest», vil ikke være knyttet til de gamle fylkesgrensene, men finne avgrensing mot byprosjektene og eventuelt Setesdal, dersom dagens kombinerte modell videreføres. Spørsmålet vil påvirkes av fremdriften i investeringsprosjektene på rv. 9, som avklares i Handlingsprogrammet for riksveg i januar/februar Fylkeskommunens eierstyringsmodell for fylkesveier gir føringer for organisering og gjennomføring av investeringsprosjektene. Særlig om drift- og vedlikehold De to drift- og vedlikeholdsprosjektene, og det kombinerte investerings- og drift/vedlikeholdsprosjektet i Setesdal, videreføres som i dag. Prosjektene omfatter åtte driftskontrakter og ni fagkontrakter. I tillegg er det to OPS-kontrakter i Agder. Med unntak av Setesdalskontrakten, som er direkte byggherrestyrt, er kontraktene tradisjonelle hvor hovedentreprenør har funksjonsansvaret. Avdelingsdirektør skal være prosjekteier for drift- og vedlikeholdskontraktene. Kontraktenes forskjellige omfang og virketid vanskeliggjør endringer på kort sikt. Det er likevel viktig å vurdere ulike former for justering av grenser mellom kontraktene, og så langt som mulig tilrettelegge for hensiktsmessige endringer på sikt. Byggherrestyring av drift- og vedlikeholdsprosjektet i Setesdal er besluttet videreført i ny kontraktsperiode uavhengig av vegavdelingens organisering. Den nye avdelingen må sørge for enhetlig gjennomføring og læring på tvers og mellom prosjektene. Prosjektgruppa åpner videre for å etablere en enhet for tungt vedlikehold. Vurdering opp mot suksesskriteriene Den flate strukturen har både fordeler og ulemper. Den innfrir til en viss grad kravene i mandatet. Vi vil her vurdere modellen punktvis opp mot suksesskriteriene. Enhetlig avdeling På plan og forvaltning deler vi inn etter fag i stedet for geografi. Det vi bidra til mer helhet og læring på tvers. Ved å ha én avdelingsdirektør og én ledergruppe, tar vi også skritt mot en mer enhetlig avdeling. For å bli enhetlig, forutsetter modellen god kommunikasjon og samhandling på tvers av «boksene». Attraktive og robuste fagmiljø På plan og forvaltning legger vi opp til mer attraktive og robuste fagmiljø. Fagdelingen gir seksjonslederne et spissere faglig kontrollspenn. De andre fagområdene blir tilnærmet som i dag, bortsett fra at ledelsen er samlet. 19

22 Godt arbeidsmiljø Modellen vil legge til rette for et fortsatt godt arbeidsmiljø. Nærhet til oppgavene Modellen legger godt til rette for å ha nærhet til oppgavene. Tilgjengelige ledere Den flate strukturen vil gi et stort kontrollspenn for avdelingsdirektør. Dette må kompenseres med en styrket stab. Nærhet til seksjonsledere og prosjektledere vil bli tilnærmet som i dag, men på forvaltningsområdet vil endringen medføre større grad av fjernledelse. Profesjonell leverandør Modellen gir rom for mer profesjonelle og enhetlige leveranser på fagområdet plan og forvaltning. Det at vi samler Agder i én vegavdeling, gjør også at vi lettere kan tilpasse oss en sammenslåing av de to fylkene. For at denne modellen skal fungere, blir det helt avgjørende med en styrket stabsfunksjon for avdelingsdirektør og en hensiktsmessig samhandling og møtestruktur. Vi utdyper det i de neste avsnittene. Styring og samhandling Styrket stab Avdelingsdirektøren får 10 direkte underlagte seksjoner/prosjekt, i tillegg til staben. Den største utfordringen med å etablere modellen med flat struktur er at kontrollspennet for avdelingsdirektøren blir krevende. Å få avdelingen til å fungere med så mange underlagte enheter på samme nivå, kan føre til et omfattende samordningsbehov. Dette kan gå på bekostning av avdelingsdirektørens strategiske fokus og eksterne samhandling med to fylkeskommuner, som selv vil være under omorganisering frem mot Modellen betinger derfor å etablere gode stabs- og støttefunksjoner for avdelingsdirektøren. Stabs- og støttefunksjonene skal etableres i avdelingsdirektørens stab. De gjøres på den måten tilgjengelig for hele avdelingen. Ideelt sett bør staben være lokalisert på samme sted som avdelingsdirektør, men i den første tiden kan det være hensiktsmessig med lokalisering på kontorstedene Arendal og Kristiansand. I en overgangsperiode vil trolig staben ha en noe større bemanning enn det som er hensiktsmessig på lengre sikt. Funksjonene som legges til staben er HMS-rådgivning og koordinering, beredskap og risiko/sårbarhetsvurderinger, planbestillinger og oppfølging, praktisk tunnelforvaltning, Geodata, koordinering av styring og rapportering (med bistand fra økonomiseksjonen på HRA) og kontakt med fylkeskommunen. I tillegg kan det være aktuelt å vurdere byggherrestøtte/administrativ støtte samt kontraktstøtte. God samhandling I arbeidet med å realisere den foreløpige modellen må vi være oppmerksomme på å utvikle en felles kultur og enhetlige leveranser. Fagmiljøene, med unntak av forvaltningsseksjonene, opprettholdes, dagens lokalisering videreføres og lokal ledelse fortsetter. Det kan føre til sementering av ulike arbeidsformer og kultur. Gjennom etablering av nye lederfora, må vi arbeide med å bli faglig enhetlige og få en felles, overbyggende kultur. Leder av vegavdelingen må derfor vurdere sammensetning og funksjon av ledergruppa. Videre må vi sikre en hensiktsmessig møtestruktur og samhandling på tvers av fag og enheter. Vi må utnytte og utvikle de mulighetene som ligger i ny kommunikasjonsteknologi. Lokalisering av medarbeidere Beslutningen om en så desentralisert organisasjonsstruktur som oppgavene krever, forutsetter en fleksibel lokalisering av medarbeiderne. Ut fra en vurdering av fremtidige oppgaver, ligger det imidlertid til rette for en kontorplassering i hovedsak som i dag. Vegavdelingens leder vil ha kontorsted Arendal. Det er en forutsetning at det er stedlige ledere ved de to store kontorstedene Arendal og Kristiansand. Prosjektlederne vil være knyttet til sine respektive prosjekter. 20

23 Konsekvenser for andre avdelinger i Region sør En sammenslåing av Aust-Agder og Vest-Agder vegavdeling, vil gi fire i stedet for fem vegavdelinger i regionen. Volumet av arbeidsoppgaver og oppdrag går trolig ikke ned som en direkte følge av at vi får færre vegavdelinger, men det blir én avdeling mindre å forholde seg til. Det kan gjøre totalbildet noe enklere og mer oversiktlig for de regionale avdelingene som samhandler med vegavdelingene. Ressursavdelingen har én Plan og prosjekteringsseksjon i hvert nåværende fylke. I Agder vil deres to seksjoner fra nyttår 2018 få én avdeling å forholde seg til. Her må vi sikre fortsatt godt samarbeid. Fullmakter, avtaler og konsekvenser for ulike registre Etablering av en ny vegavdeling Agder vil medføre at vi må få nye fullmakter og avtaler på plass. Statens vegvesen og Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommune må i fellesskap vurdere hvilke avtaler som kan videreføres og hvor det må gjøres endringer. Det gjelder både på kort sikt fram til 2020, og etter at fylkeskommunene er slått sammen fra Vi må rigge oss for et godt samarbeid. Elementer som bør inngå i en rammeavtale og årlig leveranseavtale er blant annet: Oppgaver som skal utføres Rutiner for rapportering på ulike områder Etablering av formelle styringsarenaer Formelle fullmakter Eventuelle overgangsordninger På samme måte må vi i dialog med Vegdirektoratet få på plass ansvarskoder, fullmakter og avtaler. Fram mot 2020 og fylkessammenslåing må vi også justere på områder hvor nye fylkesnummer og fylkesvegnummer skal inn. Implementeringsplan, kommunikasjonsplan og risikoanalyse Hvis alternativ 1 blir vedtatt, vil vi utarbeide en implementeringsplan for ny vegavdeling Agder. Målsettingen er fremdeles å være etablert som èn vegavdeling i Agder fra Tidspunktet for implementering må stadfestes av regionvegsjefen på bakgrunn av fremdrift for de øvrige pågående prosessene. Vi vil også utarbeide en ny kommunikasjonsplan for ett Agder og foreta en ny risikoanalyse av implementerings- og endringsprosessen. Hensikten er å få en åpen, inkluderende og god prosess fram mot etablering av foreløpig modell 1. januar Hva er hovedargumentene for alternativ 1? De viktigste argumentene for å innføre en foreløpig modell og gå for alternativ 1 er: Vi tar ut gevinster ved sammenslåing fra nyttår 2018 o Vi bidrar til en felles kultur ved én avdelingsdirektør og én felles ledergruppe o Vi bygger mer enhetlig, effektive, robuste og attraktive fagmiljø på Plan og forvaltning o Vi kan vurdere dagens grenser mellom investeringsprosjektene o Vi kan forberede grenseendringer mellom drift- og vedlikeholdsprosjektene o Vi åpner for å etablere en enhet for tungt vedlikehold o Vi forbereder vegavdeling Agder til å håndtere én fylkeskommune i Agder Sammenslåingen av de to vegavdelingene er bebudet, og er en prosess i bevegelse. Mange, både ledere og medarbeidere, har lagt ned mye energi og engasjement i dette arbeidet. Stemningen er positiv for å slå vegavdelingene i sammen. Vi vil dra nytte av dette utredningsarbeidet. Det er mer offensivt å gjøre noe, å ta ut noen gevinster, enn å legge alt på is. Endringen på plan- og forvaltning medfører ikke etablering av nye nivåer i avdelingen som krever organisatoriske avklaringer 21

24 Arbeidsgruppenes anbefalinger på investerings- og drift-/vedlikeholdsområdet vil kreve ledelsesressurser, organisatoriske prosesser og implementeringsarbeid som neppe gir gevinst med tanke på den korte funksjonstiden. Det vil gjelde bla o o Tilsetting av nivå3-ledere Avklaring av roller og ansvar på følgende områder: Seksjonsleder prosjekteier prosjektleder Personalansvar Prosjektleder 4a eller 4b Alternativ 2 utsette sammenslåing av vegavdelingene til konsekvensene av Stortingsvedtaket er tilstrekkelig utredet. En del av prosjektgruppa mener det vil være mest hensiktsmessig å utsette hele sammenslåingsprosessen til vi har flere avklaringer på hva Stortingsvedtaket om overføring av sams vegadministrasjon til de nye regionene innebærer. Hva er hovedargumentene for alternativ 2? De viktigste argumentene for å utsette prosessen og gå for alternativ 2 er: Vi beholder foreløpig en avdelingsdirektør i hvert fylke. Det gir mer tilgjengelighet og nærhet til ledelsen. Vi slipper å gå igjennom en endringsprosess nå som mye er usikkert, og unngår en ny endring for plan/forvaltning i løpet av få år Endringsprosessen vil kreve ledelsesressurser i en tid hvor vi samtidig er inne i en bemanningsjusteringsfase, som i seg selv er krevende Vi avventer til endringsprosessen omfatter hele regionen, som også vil synliggjøre sammenhengen mellom vegavdelingen og de regionale avdelingene Vi kan likevel: Arbeide med en felles kultur ved en fremtidig avdeling med enhetlig arbeidsmetodikk vurdere dagens grenser mellom investeringsprosjektene forberede grenseendringer mellom drift- og vedlikeholdsprosjektene åpne for å etablere en enhet for tungt vedlikehold forberede vegavdeling Agder til å håndtere én fylkeskommune i Agder, og enkelt håndtere at det er to fylkeskommuner frem til

25 9. Høring Denne rapporten går nå på høring til fylkeskommunene og alle ansatte i Region sør. Frist for høringsinnspill settes til 20. september Innspillene sendes på mail til prosjektleder Dagfinn Fløystad: dagfinn.floystad@vegvesen.no 23

26 10. Vedlegg Arbeidsgruppenes delrapporter Kommunikasjonsplan Risikoanalyse 24

27 Rapport fra arbeidsgruppe Investering, Prosjekt Ett Agder Forslag til organisering av investeringsoppgaver i Agder Fra Sande i Farsund foto: Signe Gunn Myre 22. mai 2017

28 1 Fagområdet investering Arbeidsgruppa som har vurdert fagområdet investering har bestått av Jan Børge Thorsen, prosjekt Agder vest (leder), Siri Vevstad, utbyggingsprosjekt Arendal, Knut Stian Horverak, Setesdal Drift/Vedlikehold og Utbygging, Geir Norum, prosjekt Agder vest, Kjetil Astrup, Plan og forvaltning Aust-Agder, Kjetil Dybvik, Drift/Vedlikehold Vest-Agder, Ingvild Skjong, Plan og prosjektering Aust-Agder, Jostein Akselsen, stab Vest-Agder og Signe Gunn Myre, Styrings- og strategistaben (fasilitator). Fagområdet innebærer å forestå planlegging, prosjektering og/eller bygging av et utbyggingsprosjekt på vegne av Statens vegvesen eller fylkeskommunen som byggherre. 1.1 Punktvis opplisting av hovedoppgavene for fagområdet Investering Prosjektleder o Utarbeide svar på prosjekteiers prosjektbestilling i form av prosjektstyringsplan (PSP) og kvalitetsplan (KP) i tråd med vedtatte retningslinjer o Foreslå prosjektorganisasjonen med angivelse av nødvendig bemanning med tilhørende funksjoner overfor nærmeste overordnede o Ansvar for planfremdrift i henhold til prosjektstyringsplan og fremdriftsplan. o Ansvar for at gitte økonomisk rammer for prosjektet blir fulgt o Være bindeledd mellom prosjekteier og prosjektgruppen o Helhetlig ansvar for prosjektets kvalitet og HMS o Bestillingsfullmakt/Innkjøpsfullmakt o Fastlegge milepæler o Ansvar for rapportering, herunder ansvar for å melde avvik til prosjekteier o Ansvar for informasjon internt og eksternt o Kalle inn til prosjektmøter, referatskriving, rapportering til prosjekteier o Ansvar for kontakt med kommunen for å avklare ansvars- og rollefordeling i planprosessen mm. o Ansvar for gjennomføring av forberedende planprosess i henhold til kravene i plan og bygningsloven og den avklarte rollefordelingen med kommunen. Dette omfatter også eventuelle møter med berørte myndigheter og interesser i planleggingen. o Ansvar for planbeskrivelsen og reguleringsplan-bestemmelsene o Ansvar for anslagsprosessen o Ansvar for evt. søknader om fravik o Ansvar for TS-revisjon på reguleringsplannivå o Ansvar for å utarbeide konkurransegrunnlag for kjøp av planleggingstjenester og inngå kontrakter o Ansvar for at alle i prosjektorganisasjonen forholder seg til aktuelle lover, forskrifter, normaler, Norsk Standard, NEK (norske elektrotekniske normer, EU-standarder), retningslinjer og instrukser 2

29 o Ansvar for å bestille og sammenstille nødvendig grunnlagsdokumentasjon på avtalt format o Ansvar for å involvere eksterne samarbeidspartnere o Personalansvar Byggeleder o Arbeiderlederansvar for kontrollingeniører o Ansvar for den daglige kontakt med alle offentlige etater, naboer og for øvrig alle som blir berørt av anleggsarbeidene i den/de aktuelle avtale(r)/kontrakt(er) o Ansvar for utarbeidelse av tilbudsdokumenter, kontrahering av entreprenør o HMS-koordinator i gjennomføringsfasen o Ansvar for byggemøtene og at det blir skrevet referat o Ansvar for byggherrens kontrollplan og at tekniske kontroller blir gjennomført o Ansvar for å følge opp entreprenørens fremdriftsplan Kontrollingeniør o o o o Kontrollere utførelsen av arbeidene med fokus på teknisk kvalitet inkludert oppfølgingen av entreprenørens driftskontroll og gjennomføringen av byggherrens stikkprøvekontroll Kontrollere at entreprenør leverer dokumentasjon av som utført med innhold og format som beskrevet i Håndbok R761 Utarbeide kontrollørmelding (K-melding) ved avvik fra kontrakt Medvirke i den daglige kontakt med alle offentlige etater, naboer og andre som blir berørt av anleggsarbeidene i den/de aktuelle avtale(r)/kontrakt(er) 1.2 Arbeidsområder som kan reduseres, gjøres smartere, endre prioritering eller krever økt ressursinnsats Håndbok R760 legger klare føringer for organisering av utbyggingsprosjekt. Den skiller i liten grad mellom store omfattende prosjekt og mindre, enklere prosjekt. Videre stilles samme krav til prosjekteier og prosjektleders direkte og jevnlige deltagelse i prosjektene, uavhengig av størrelse og omfang. Den nye vegavdelingen bør se nærmere på, og eventuelt benytte seg av, muligheten til å lempe på disse kravene for mindre prosjekt. Kontrakter og rutiner kan med fordel forenkles. For å følge opp dagens krav i R760, kreves det økt fokus på ledelse. Arbeidsgruppa har derfor i alle modeller foreslått å styrke utbyggingsmiljøet med en dedikert leder for utbyggingsprosjektene. Strukturerte rutiner for samhandling mellom utbyggingsprosjektene, Drift og vedlikehold samt Plan og forvaltning vil kunne forhindre dobbeltarbeid og merkostnader. Tidlig involvering og god kommunikasjon vil forebygge merkostnader. Over tid vil prosjektene i hovedsak bli modellbaserte. Dette vil gi merarbeid i implementeringsfasen, men en innsparing på sikt. 3

30 1.3 Hvordan fagområdet trafikksikkerhet best kan ivaretas Det er avgjørende at kommunikasjon med fagområdet trafikksikkerhet (TS) kommer inn tidlig nok i investeringsprosjekt. Vi mener den beste måten å organisere TS-arbeidet på vil være å ha en gruppe av medarbeidere som har ansvar for dette fagområdet. Arbeidet bør koordineres av leder eller av en egen koordinator. Det vil ikke være naturlig å organisere fagområdet under Investering. 2 Aktuelle organisasjonsmodeller for fagområdet Investering Arbeidsgruppa har hatt fem møter, hvorav det siste på skype. I det første møtet så vi først og fremst på likheter og ulikheter, samt potensialet for utvikling i investeringsmiljøet. Så hadde vi idémylding i andre møtet, og kom opp med 19 forskjellige modeller til ny organisering. Mange av modellene var ganske like, og kunne slås i sammen. I det tredje møtet silte vi modellene, og vurderte de i forhold til suksesskriteriene. Vi valgte bort de alternativene som hadde flat struktur, siden det ville gi et helt uhåndterlig kontrollspenn for avdelingsdirektør. Til det fjerde møtet stod vi igjen med tre ulike modeller. I dette møtet vurderte vi styrker og svakheter ved dagens løsning (Nullalternativet) og de tre nye modellene, slik det er gjengitt i denne rapporten. I siste møtet gikk vi igjennom og kvalitetssikret rapporten. Vi presiserer likevel at siden arbeidet har gått i løpet av to måneder, har vi ikke hatt rom for de dyptpløyende analysene. Håndbok R760, Styring av vegprosjekt, skiller mellom krav og føringer for utbyggingsprosjekt og driftskontrakter. Med bakgrunn i dette forutsetter arbeidsgruppa at vi skiller ut et separat utbyggingsprosjekt i Setesdal med egen prosjektleder. I Nullalternativet ser gruppen for seg at alle enheter bevares som i dag, med én felles leder for Agder, og hvor hver prosjektleder rapporterer direkte til avdelingsdirektør. Vi har oppfattet at vårt mandat først og fremst gjelder investeringsområdet. Der andre seksjoner/prosjekt er vist i modellene, har vi lagt inn grå skravur, uten å ta stilling til organisasjonsform. Vi har også vist i modellene at det er rom for å innplassere hele, eller deler av Ressursavdelingen og Prosjektavdelingen inn i en fremtidig vegavdeling. Dette har vi også markert i grått. 2.1 Nullalternativet Nullalternativet gir en flat organisasjon hvor avdelingsdirektør blir prosjekteier og får personalansvar for samtlige prosjektledere. Styrken ved nullalternativet er at vi får én avdelingsdirektør med korte beslutningslinjer. Vi vil ha stedlig ledelse på plass som i dag, bevare lokalkunnskapene, fortsatt ha attraktive arbeidsplasser, varierte oppgaver, medarbeidere med solid og bred erfaring og godt arbeidsmiljø. Går vi videre med dagens løsning, slipper vi omorganisering og uro i organisasjonen. Det er imidlertid en fare for at vi også bevarer uønskede forskjeller. Gamle kulturer kan segmenteres, og det kan bli krevende å få til en enhetlig ny vegavdeling. Det kan også bli mindre rom for læring på tvers. 4

31 Setesdal Utbygging Utbygging Aust- Agder Bypakke Arendal Utbygging Vest-Agder Prosjekt Agder Vest Evt ressurs Evt prosjektavd. Evt prosjektavd. Evt prosjektavd. Plan&forvaltn. Drift & Vedlikeh. Evt. ressurs Den største svakheten vil likevel være at det blir for mange seksjoner/prosjekt, og et uhåndterlig kontrollspenn for avdelingsdirektør. Et økt kontrollspenn og flere eksterne interessenter vil gi avdelingsdirektøren mindre handlingsrom i forhold til kontakt med enhetene, og derav mindre mulighet til korreksjon og motivering. 2.2 Modell 1 samle investeringsmiljøet under en utbyggingsleder Alternativ 1 innfører et ledd mellom avdelingsdirektør og prosjektene; Utbyggingsleder (UBL). Gruppen ser for seg at UBL blir prosjekteier og rapporterer til avdelingsdirektør. UBL blir personalleder for de respektive prosjektlederne. Prosjektlederne har personalansvar for medarbeiderne i det enkelte prosjekt. Vi forutsetter at UBL har nødvendig fagstøtte. Inndeling av prosjektene gjøres som dagens inndeling: Utbygging Aust-Agder Bypakke Arendal Utbygging Kristiansand Setesdal (eks. Drift & Vedlikehold) Prosjekt Agder Vest Avdelingsdirektør Stab Utbyggingsleder Fagstøtte Ved å ha en egen utbyggingsleder som drar i samme retning for investeringsmiljøet, har vi mulighet til å bli mer enhetlige. Vi blir et større og mer sammensveiset miljø, får faglig bredde, flere å spille på og flere utviklingsmuligheter. Videre kan vi spisse kompetanse, bli mer robuste, og enda mer profesjonelle. Samtidig er det rom for å ta vare på det gode arbeidsmiljøet. Deler vi inn prosjektene etter geografi, vil vi bevare nærheten til oppgavene. 5

32 Østre Agder Indre Agder Vestre Agder Bypakke Arendal Bypakke Kr.sand Østre Agder Indre Agder Vestre Agder Bypakker Vi vil ha stedlig ledelse på plass og et håndterlig kontrollspenn for både avdelingsdirektør, utbyggingsleder og prosjektleder. Vi får flere nivå og beslutningslinjene blir lengre. Det blir større avstand til plan og forvaltning og drift og vedlikehold. Det å bli større kan være en svakhet, ved at en blir en egen subkultur internt i avdelingen. Gode rutiner for samhandling med de andre seksjonene blir viktig. Går man videre med modell 1, er det mulig å dele inn prosjektene på andre måter. Vi kan justere avgrensingen mellom prosjektene geografisk og/eller tematisk som vist i modellene 1a og 1b nedenfor. a) Styrket geografisk inndeling I. Østre Agder II. Indre Agder III. Vestre Agder IV. Bypakke Agder Utbyggingsleder Fagstøtte Modell 1a er en tilpasning av dagens geografiske inndeling, men med justering som følge av at grensen mellom agder-fylkene faller bort. Vi har ikke diskutert hvor avgrensningen bør gå, men det vil være naturlig å se dette i forhold til avstand fra lokasjonene. Gruppen ser for seg at bypakkekompetansen i vegavdelingen er samlet for å benytte kunnskapen om ordningene fullt ut. b) Styrket geografisk inndeling med to bypakker I. Østre Agder II. Indre Agder III. Vestre Agder IV. Bypakke Arendal V. Bypakke Kristiansand Utbyggingsleder Fagstøtte Modell 1b er i store trekk lik 1a, men vi deler bypakkene for hver enkelt by. Dette kan være hensiktsmessig hvis det blir stor samtidig aktivitet i byprosjektene. 6

33 Setesdal Utbygging Utbygging Arendal Utbygging Vest-Agder Prosjekt Agder Vest Evt. prosjekt avd Bypakke Arendal Bypakke Kr.sand Større byprosjekter Evt. prosjekt avd Plan&forvaltn. Drift & Vedlikeh. Evt. ressurs 2.3 Modell 2 flytte investeringsmiljøet til Store prosjekt på regionen Flytter vi hele investeringsdelen fra vegavdelingene og over til Prosjektavdelingen i regionen, får vi et stort og rendyrket utbyggingsmiljø. Det vil gi mulighet for profesjonalisering, som læring på tvers, utvikling, spisskompetanse, bredde, faglig beredskap og robusthet. Dette gir også anledning til overordnet styring av den samlede prosjektporteføljen. Vi kan ta vare på et godt arbeidsmiljø, stedlig ledelse og nærhet til oppgavene. Den største svakheten ved denne modellen er at vegavdelingen mister hele fagområdet investering. Det blir stor avstand til bestiller, til plan og forvaltning og drift- og vedlikehold. Prosjektavdelingen blir veldig stor, får mye makt, og det kan gå ut over samhandlingen. Dessuten vil kontrollspennet for prosjektavdelingens direktør bli uhåndterlig stort. STAB Bypakke Arendal Setesdal Utbygging Utbyggingsprosjekter Arendal prosjekt prosjekt prosjekt Avd.dir Bypakke Krs. Utbygging V-A Prosjekt Agder Vest prosjekt prosjekt prosjekt 2.4 Modell 3 skille mellom By og Omland Avdelingsdirektør Stab Utbyggingsleder Omlandsprosjekter Utbyggingsleder Byprosjekter Fagstøtte 7

34 Ved å ha to utbyggingsledere, og dele investeringsområdet i by og omland, får vi mulighet til spesialisering, og vi kan bli mer profesjonelle. Vi beholder nærheten til oppgavene og tar vare på et godt arbeidsmiljø. Utbyggingslederne får et lite kontrollspenn. Vi forutsetter at UBL har nødvendig fagstøtte. Det kan være en svakhet at fagmiljøet blir oppsplittet, at det blir færre ressurser å spille på, og en kan risikere motsetninger, subkulturer og usunn konkurranse. 2.5 Analyse av de fire modellene opp mot suksesskriteriene Vi har vurdert nullalternativet og de tre modellene med en enkel metodikk i matrisen under. Grønn farge betyr at kriteriet ivaretas tilstrekkelig, gul farge betyr at kriteriet ivaretas bare delvis og rød farge betyr at delmålet ikke ivaretas på tilfredsstillende måte. Suksesskriterier Modell 0 Modell 1 Modell 2 Modell 3 Enhetlig avdeling (ha læring på tvers, ha ressursbruk på tvers, ha felles kultur, ha god samhandling) Attraktive og robuste fagmiljø (gi rom for spisskompetanse, ha faglig beredskap, gi utviklingsmulighet, gi mulighet til varierte oppgaver) Godt arbeidsmiljø (ha godt samspill, være inkluderende, ha forutsigbarhet, skape trygghet, være åpne) Profesjonell leverandør Nærhet til oppgavene (desentralisert kultur, kontakt med kommuner, entreprenører og publikum, lokalkunnskap, tilgjengelig, engasjement og eierskap til oppgavene) Tilgjengelige ledere (ha et håndterlig kontrollspenn, i hvilken grad har en stedlig ledelse) 8

35 3 Anbefaling fra arbeidsgruppa 3.1 Valg av modell Arbeidsgruppa anbefaler at vi går videre med modell 1. Analysemodellen viser at denne best svarer ut suksesskriteriene. Modellen vil gi gode effekter med tanke på momenter som kom frem i oppstartsmøtet når det gjelder å utjevne ulikheter og utnytte potensialet. Med denne modellen får vi flere nivå enn i dag og beslutningslinjene blir lengre. Det blir derfor avgjørende å få på plass gode rutiner for samhandling med de andre fagområdene på avdelingen. Innenfor modell 1 er det skissert to undermodeller. Disse er ment som en mulig retning lenger fram i tid, og må utredes nøye for de eventuelt blir realisert. 3.2 Utbyggingsleder Gruppen har foreslått å innføre en leder for utbyggingsprosjektene. Vi mener utbyggingsleder bør ha personalansvar for prosjektlederne, være prosjekteier og sørge for at plan- og byggherreoppgaver er delegert fra Fylkeskommune til Statens vegvesen for prosjekt som omfatter fylkesveger. Utbyggingsleder bør utarbeide prosjektbestilling, herunder økonomiske rammer, formulere resultat- og effektmål, stille krav til prosjektet, samt følge opp mål og krav. Leder for utbyggingsprosjektene bør delta på alle samhandlings- og samarbeidsmøter i tillegg til møter med styringsgrupper og andre eksterne møter på overordnet nivå. 3.3 Utbyggingsprosjekt i Setesdal Prosjekt Setesdal administrerer i dag både utbygging og drift/vedlikehold. For å få en enhetlig og sammenhengende drift av utbyggingsprosjektene innenfor vegavdelingen, foreslår arbeidsgruppa at kontoret på Evje deles slik at utbygging i Setesdal blir et eget prosjekt. 3.4 Prosjekteringsleder Flertallet i arbeidsgruppa mener det er ønskelig å ha prosjekteringsledere tilknyttet hvert prosjekt, for å få god nok kommunikasjon med prosjekteringsmiljøet. Representanten fra Plan og prosjektering er enig i at det er viktig med god kommunikasjon, men mener at en overføring av prosjekteringslederne fra Plan og prosjektering til vegavdelingen vil medføre dårlig utnyttelse av ressursene. Prosjekteringslederne har i dag også andre oppgaver. Gruppa er enige om at denne beslutningen ligger utenfor vårt mandat. 3.5 Forholdet til Ressursavdelingen Det er vesentlig å ha tett og god kommunikasjon mellom investeringsmiljøet i Vegavdelingen og Ressursavdelingen. Arbeidsgruppa mener at det kan være fordeler med å overføre hele, eller deler av, Ressursavdelingen til Vegavdelingen. Det kunne være enten som en seksjon direkte under avdelingsdirektør, eller på linje med ett eller flere prosjekt under leder for 9

36 utbyggingsavdelingen. Representanten fra Plan og prosjektering i arbeidsgruppa påpeker at det kan være både fordeler og ulemper ved en slik overføring, og at dette må utredes nærmere. Gruppa er enige i at beslutninger rundt organisering av Ressursavdelingen ligger utenfor vårt mandat. 3.6 Forholdet til Store prosjekt Hvis det på noe tidspunkt skulle bli endringer på regionalt nivå, som tilsier at Prosjektavdelingen på regionen skal legges inn under vegavdelingen, vil dette enkelt kunne gjøres ved å legge de lokale store prosjektene direkte inn under leder for utbyggingsprosjektene. Vi mener derfor at arbeidsgruppas anbefaling i modell 1er robust og tilpasningsdyktig til mulige endringer framover. 10

37 Forslag til organisering av Drift- og vedlikeholdsoppgaver i Ett Agder Rapport fra arbeidsgruppe Drift og vedlikehold 21. mai 2017 Innhold 1 Beskrivelse av fagområdet Drift og vedlikehold Punktvis opplisting av hovedoppgavene Kontraktoversikt Agder Setesdalskontrakten Kort beskrivelse av endringsgevinster Ivaretagelse av arbeidsområdet Trafikksikkerhet I hvilken grad R760 kan oppfylles Om å knytte til seg ressurser fra Asfalt og vegoppmerking m.m Aktuelle organisasjonsmodeller for Drift og vedlikehold alternativ Modellforslag Analyse av modellene opp mot suksesskriteriene Anbefaling fra arbeidsgruppa

38 1 Beskrivelse av fagområdet Drift og vedlikehold Fagområdet Drift og vedlikehold har som hovedoppgave og sikre fremkommelighet på vegnettet gjennom å etablere og gjennomføre driftskontrakter, og å etablere og følge opp vedlikeholdskontrakter for veg, vegutstyr og vegdekke, og tunnel, bru og andre bærende konstruksjoner. Arbeidsgruppen har bestått av gruppeleder Sigurd Wiberg (Setesdal drift/vedlikehold og utbygging), Jan Ragnar Finsland (Drift og vedlikehold Arendal), Inger Ann Fidjestøl (Utbygging Vest-Agder), Bjarne Hillesund (Utbyggingsprosjekter Arendal), Sigmund Mosland (Plan og forvaltning Vest-Agder), Per Magne Hindersland (Drift og vedlikehold Vest-Agder) og Kristine Krøger Nordlie (HR-seksjonen). 1.1 Punktvis opplisting av hovedoppgavene Drift og vedlikeholdsprosjektene tar hånd om et mangfold av oppgaver som vi grovt kan sortere og gruppere slik: Prosjektledelse: Iverksette og følge opp bestillinger fra prosjekteier (PSP/KP m.m.) Ivareta budsjettansvar Ivareta HMS-ansvar Sørge for at arbeidsoppgaver/ personalansvar/hms-ansvar blir ivaretatt Bindeledd mellom SVV og vegeier (stat/fylke), også internt og med andre eksterne parter på administrativt nivå, samt naboer og trafikanter Følge opp økonomi, prognoser, HMS, framdrift og kvalitet sammen med byggeledere Sørge for tilstrekkelig bemanning på prosjektet Utøve støtte overfor byggeledere og kontrollingeniører + BH-støtte. Rapportering Informasjon Gjennomføring Dokumentasjon Oppfølging OPS-kontrakt (ST) Byggeledelse: Utarbeide konkurransegrunnlag for kontrakt Gjennomføre anskaffelse av kontrakt Samhandle med valgt entreprenør Oppfølging kontrakt, dvs. framdrift, HMS, kvalitet, økonomi osv. 2

39 Byggemøter referater Elrapp Avslutte kontrakt, med nødvendige protokoller/sluttrapporter Kontakt med nabo, grunneiere, offentlige etater o.l. Rapportere til prosjektleder Lede kontrollingeniør og evt. bh-støtte Dokumentasjon, kontroll målebrev NVDB Kontrollingeniør: Følge opp kontrakt. Dokumentere og kontrollere utført arbeid Kontroll av dokumentasjon og rapportering fra entreprenør Medvirke I utarbeidelse av tilbudsdokumenter, byggemøter Stedfortreder for byggeleder Elrapp Følge opp bestillingsarbeid Samarbeid med andre avdelinger Oppfølging av skadesaker og forsikringssaker Registreringsarbeid (NVDB 123, skred skjema R-11 mv.) Friksjonsmålinger SOPP Oppfølging av gravemeldinger og gravearbeid Samarbeid med andre avdelinger Byggherrestøtte: G-prog, Ebasys, Elrapp, div rapportering mv.) Div. administrativ støtte/kontorstøtte Avlaste teknisk byggherre personell Utføre rapportering, økonomioppfølging Oppfølging av dokumentasjon og rapportering lagring HMS-koordinator: SHA-plan Forhåndsmelding til arbeidstilsynet Overordna risikovurdering Oppfølging av at HMS krav følges i kontraktarbeidet 3

40 Byggherreforskriftens plikter Oversiktslister SJA Inntakskontroll Arbeidstid sosial dumping Delta på vernerunde Delta på byggemøter HMS saker Øvrige oppgaver: Oppfølging beredskapsstab; øvelsesplaner, VegCim mv. Arbeid med VegROS. Støtte til plan og forvaltning på flere fagområder som: o Spesialtransporter, avkjørsler, byggedispensasjoner, skiltsaker, planarbeid. Oppfølging av regulering/planarbeid Arbeid med anslag (inkl. datastøtte mv.) Koordinering av trafikk (investering, drift og vedlikehold). Bru Asfalt Elektro Vegoppmerking 1.2 Kontraktoversikt Agder Navn på kontrakt Type kontrakt Årlig sum kontrakt Kristiansand Driftskontrakt 96,0 mill Mandal Driftskontrakt 61,0 mill Flekkefjord Driftskontrakt 42,0 mill Sirdal Driftskontrakt 26,0 mill Arendal vest Driftskontrakt 47 mill Arendal øst Driftskontrakt 40 mill Arendal indre Driftskontrakt 27 mill Setesdal (43 kontrakter) Byggherrestyrt kontraktar 46 mill OPS Kvinesheia OPS -driftskontrakt Vegdirektoratet OPS Grimstad Kr.sand OPS -driftskontrakt Rekkverk A-Agder Entreprisekontrakt 5 mill Rekkverk V-Agder Entreprisekontrakt 17,6 mill Asfalt A-Agder (3 4 stk) Entreprisekontrakt 55 mill (fv) + 45 mill (rv) 4

41 Asfalt V-Agder (3 4 stk) Entreprisekontrakt 107,4 mill (Rv: 36,7 + Fv: 70,7) Vegoppmerking Vest- Entreprisekontrakt 17,3 mill Agder (felles kontrakt region 3 stk) Vegoppmerking Aust- Entreprisekontrakt 13,5 mill Agder (felles kontrakt region 3 stk) Elektro V-Agder (veglys, tunnell, styringssystem) 3 stk Driftskontrakt elektro 28,5 mil (11,0 mill + 8,0 mill + 9,5 mill) (Strøm kommer i tillegg) Elektro A-Agder 1 stk Driftskontrakt elektro 7 mill Forarbeid asfalt (2-3 stk) Entreprisekontrakt mill A-Agder Bruvedlikehold - Agder Entreprisekontrakt Knut Asbjørn Koland Annen finansiering (Sirdal kom, Agder Energi,.) Entreprisekontrakt Sirdal: Totalt 25 mill kr. 1.3 Setesdalskontrakten I kontraktsområde 0901 Setesdal er det en pågående forsøkskontrakt innen drift og vedlikehold som avsluttes i Denne kontraktstypen er vedtatt (RLM, vegdirektoratet og fylkestinget) å fortsette i perioden Setesdalskontrakten er en byggherrestyrt kontrakt som bygger på flere mindre kontrakter med utførende entreprenører. I en ordinær driftskontrakt har hovedentreprenøren funksjonsansvar, mens i Setesdal er det Statens vegvesen som har denne rollen og styrer oppgavene som utføres igjennom de mindre kontraktene. Regionvegsjefens overordnede målsetting for drift og vedlikehold er å kunne utfordre leverandørmarkedet med varierte kontraktmodeller. Region sør ønsker å bruke kontraktsområdet Setesdal som en pådriver for kompetanseutvikling og læring i regionen. Statens vegvesens byggherrestrategi bygger fortsatt på kontraktsmalen for driftskontrakter som er lik malen de øvrige kontraktene i fylket nå bygger på. Byggherrestrategien åpner imidlertid for å prøve ut andre kontraktsformer. Statens vegvesen ønsker å fortsette å utvikle denne typen kontraktsform i Setesdalskontrakten. I den daglige driften av Setesdalskontrakten benyttes mange av ressursene på drift/ vedlikehold og utbygging om hverandre. I vinterhalvåret er det behov for mer ressurser i kontrakten enn i sommerhalvåret. Disse ressursene hentes da blant annet fra utbygging. 5

42 1.4 Kort beskrivelse av endringsgevinster I alle møtene har det vært diskutert hvordan de ulike oppgavene innenfor fagfeltet håndteres, og i hvilken grad arbeidsoppgaver håndteres ulikt i dagens organisering. Selv om prosjektene i utgangspunktet er organisert likt, finnes det ulikheter for eksempel i forholdet til fylkeskommunene og i kontraktstørrelse/kompleksitet. Strukturene på prosjekter skal være like og i henhold til R760, men i praksis vil oppgaver tillagt de ulike rollene ofte være ulik, som for eksempel for byggeleder eller kontrollingeniør. Det vil ofte være personavhengig hva som legges i rollene, og det handler også om ulik kultur for hvem som skal håndtere ulike oppgaver. Dette gjelder også i grensesnittet mot andre, som Plan og forvaltning. Det kommer også frem fra dagens organisering at det innenfor fagfeltet Drift og vedlikehold er en sårbarhet. Det er oppgaver det kun er en som håndterer, det er lite tid til kompetanseoverføring, og det mangler noe spisskompetanse innenfor spesielt kontraktutarbeidelse, - oppstart og avslutning. Alt dette ønsket styrket i ny organisering. Det trekkes også frem at prosjektleder på D/V har for mange kontrakter og oppgaver å håndtere, og blir «trukket i alle ender». I tillegg er D/V den arbeidsoppgaven i etaten som har størst kontaktflate ut mot sluttbruker. Henvendelser om vegstandard, eiendomsforhold, skader påført naboeiendommer, rettmessig og urettmessig, skal behandles i stort omfang. Strukturerte rutiner for samhandling mellom Drift og vedlikehold, Plan og forvaltning og utbygging vil kunne forhindre dobbeltarbeid og merkostnader. Tidlig involvering og god kommunikasjon er nøkkelen. Arbeidsgruppen ser at det helt klart at det kan finnes tydeligere effektiviseringsgevinster innenfor fagområdet, men det har ikke vært tid og rom for å gå i dybden på dette nå. Arbeidsgruppen anbefaler at dette ses nærmere på, også med tanke på det totale effektiviseringsarbeidet for Region sør. 1.5 Ivaretagelse av arbeidsområdet Trafikksikkerhet Dagens Drift- og vedlikeholdsprosjekter utøver mange oppgaver som berører temaet trafikksikkerhet. Mange av oppgavene utøves på gammel eksisterende veg med varierende kvalitet. Trafikksikkerhet på vegen er noe av kjernen i Drift og vedlikehold, nemlig å holde vegnettet så fremkommelig og sikkert som mulig for alle trafikantgrupper. I fremtidig organisasjon legges det vekt på god samhandling mellom Drift og Vedlikehold og Plan og forvaltning. Denne kontakten må ses på som en del av arbeidsoppgavene slik at dette prioriteres. Personell med utbyggingskompetanse sitter også på nyttig kunnskap og informasjon. Driftspersonell må engasjere 6

43 personell med TS-kompetanse for valg av riktig løsning og utstyr. Av denne grunn er det viktig med nærhet vedrørende plassering og daglig kontakt for øvrig mellom fagområdene. Det er for eksempel viktig å få lagt forutsetning/føringer i kontrakter som vil kunne påvirke sikkerheten rundt trafikkavvikling, og at byggeledere, kontrollingeniører og plan- og forvaltning følger opp dette. Generelt for fagområdet trafikksikkerhet forutsettes det at oppfølging og etterlevelse av standarden for Drift og vedlikehold ikke blir skadelidende som følge av en omorganisering. 1.6 I hvilken grad R760 kan oppfylles Med tanke på det vi vet om oppskriften for prosjektstyring beskrevet i Håndbok R760, kan vi ikke se noe annet enn at alle alternativene våre svarer godt ut denne. I praksis vil det måtte tas en vurdering på hvor prosjekteierskapet skal ligge, i våre forslag skyves dette et hakk ned fra dagens ledernivå, ned til den enkelte seksjon. Utover dette vil prosjektstyring og gjennomføring være tilnærmet uendret. 1.7 Om å knytte til seg ressurser fra asfalt/vegoppmerking, bruvedlikehold og elektro Dersom man skal gjøre endringer på personalansvar som strekker seg utover Vegavdeling Agder, har arbeidsgruppen forståelse for at dette er et arbeid som må gjøres i en egen prosess, der alle som berøres må være involvert. I en slik prosess er det viktig å ivareta regionen som helhet, også med tanke på mulige endringer som kan komme. I noen av forslagene er det beskrevet fagfelt som per i dag ikke er lagt under vegavdelingene, men som tilhører Ressursavdelingen og Veg- og transportavdelingen. Tanken er at man kan knytte til seg de fagressursene som jobber tett opp mot vegavdelingene i dag, men samtidig beholde regionale ressurser som håndterer overordnet koordinering innenfor fagene. I den grad det skal formelt overføres personell fra enheter som ikke er tillagt Vegavdelingen i dag, så må dette utredes i en egen prosess med bredere involvering av berørte parter. Vi mener likevel det er avgjørende for å besvare prosjektgruppas bestilling til oss, at vi kommenterer nærliggende arbeidsområder. Arbeidsgruppen mener det på sikt må vurderes å samle personalledelse av alle som jobber med asfalt og vegoppmerking innenfor et prosjekt, Dette har vi vist i flere av våre modellalternativer. Slik det er organisert i dag er ikke byggeledere, kontrollingeniører og formerkere plassert i samme prosjekt. Byggeledere tilhører Vegavdelingen mens asfaltkontroll og formerking har personell på regionsnivå i Seksjon for asfalt og vegoppmerking. Dette er en utfordrende organisering, da formerkere og kontrollingeniørene utfører alt sitt daglige arbeid i Vegavdelingen. 7

44 Dette gjelder også i vintersesongen da disse er avhengig av å få oppgaver i Vegavdelingen for å ha arbeid på denne tiden av året. Asfaltkontroll og formerking styres i stor grad av byggeleder for henholdsvis asfalt og vegmerking. Arbeidsoppgavene krever et tett samarbeid, og arbeidsgruppen tror at dette samarbeidet vil bare bli styrket dersom dette samles innenfor samme prosjekt. En felles leder for disse oppgavene kan gi bedre styring av personell. Faglig utvikling og styring bør fremdeles styres fra regionalt nivå. Det er viktig å ha et forum for asfalt og vegoppmerking hvor fag, kontrakter og felles forståelse kan drøftes og avklares. Det er personell som har med gjennomføring og kontroll av kontraktene vi mener kan vurderes å tilhøre Vegavdelingen. Elektro er organisert på ressursavdelingen og finansieres direkte fra D/V-budsjettet på vegavdelingen. Byggeleder sitter lokalt sammen med prosjekt drift og vedlikehold på vegavdelingen og samarbeider tett med medarbeiderne på dette prosjektet. Vegavdelingen har også ansvar for utarbeidelse av kontraktene og oppfølgingen av kontraktene med hjelp av byggelederen fra ressursavdelingen. Arbeidsgruppen er også kjent med at det i minst to andre regioner har organisert elektro under vegavdelingen. Også for elektro er en regional styring og utvikling nødvendig. Bruvedlikehold er organisert under ressursavdelingen på regionsnivået. Her blir både utarbeidelse av kontrakter og byggeledelse av kontraktene utført. Vegavdelingen finansierer drift/ vedlikehold av bruene på fylkesvegnettet. Noen driftsoppgaver på bruene ligger i de ordinære driftskontrakten hos vegavdelingen. Samordning av ressursene vil kunne gi en effektiviseringsgevinst. Arbeidsgruppen ser det som en fordel at personalledelse av alle oppgaven ved drift/ vedlikehold av fagområdene elektro og bru hadde vært samlet på vegavdelingen. Dette må selvsagt utredes nærmere, før det eventuelt kan gjennomføres. Uansett tror vi at et tettere samarbeid, uavhengig av hvor personalledelsen er lagt, vil gi resultat i større effektivitet, jevnere kvalitet og faglig tryggere ansatte. 2 Aktuelle organisasjonsmodeller for Drift og vedlikehold Arbeidsgruppa har hatt fire arbeidsmøter i tillegg til arbeid mellom møtene. Gruppedeltakerne har også blitt oppfordret til, og tatt med seg, diskusjonene ut til sine respektive fagmiljøer, og tatt med seg tilbake det som har kommet av innspill. Det har vært god takhøyde og gode diskusjoner i arbeidsmøtene. 8

45 Med unntak av et rent 0-alternativ, innfører alle alternativene seksjonsleder. Dette har vi gjort for å sikre en struktur som er oversiktlig for ledernivået over. Den nye seksjonslederen vil da ha prosjekteieransvaret, og i et tilfelle (der vi har foreslått to seksjoner) også personalansvar. I de andre forslagene er personalansvaret lagt til prosjektleder som i dag. Det er viktig og utfordrende å få enheter som er passe størrelse på, og det er også viktig at vi skaper fagmiljøer som er gode nok på alle lokasjoner, også på Evje og i Flekkefjord alternativ Avdelingsdirektør Stab PF Investering D/V Aust-Agder D/V Vest-Agder Setesdal Gruppa har valgt å vise et 0-alternativ, for å synliggjøre hvordan dette skiller seg ut i fra de andre alternativene vi har med. Gruppen vurderer det dit hen at et slikt alternativ ikke er særlig realistisk med tanke på hvor bredt og uhåndterlig ansvaret vil bli for avdelingsdirektøren. En slik modell vil heller ikke oppnå de synergieffektene som er satt som mål. Arbeidsgruppen går dermed ikke videre med å anbefale eller å analysere 0-alternativet. 2.2 Modellforslag Arbeidsgruppen har valgt å skissere opp fem modeller, der to anses som mindre aktuelle. Tre modellforslag er dermed diskutert opp mot suksesskriteriene: 9

46 være enhetlig (ha læring på tvers, ha ressursbruk på tvers, ha felles kultur, ha god samhandling) ha attraktive og robuste fagmiljø (gi rom for spisskompetanse, ha faglig beredskap, gi utviklingsmulighet, gi mulighet til varierte oppgaver) ha et godt arbeidsmiljø (ha godt samspill, være inkluderende, ha forutsigbarhet, skape trygghet, være åpne) være en profesjonell leverandør ha nærhet til oppgavene (ha en desentralisert kultur, kontakt med kommuner, entreprenører og publikum, lokalkunnskap, oppleves tilgjengelig, ha engasjement og eierskap til oppgavene) ha tilgjengelige ledere (ha et håndterlig kontrollspenn, vurdere stedlig ledelse) I tillegg skulle alternativene beskrives kort i forhold til: gevinster (synergieffekter) konsekvenser for andre organisasjonsenheter som påvirkes eventuelle administrative og økonomiske konsekvenser Arbeidsgruppen har funnet det utfordrende å veie de ulike modellene opp mot kriteriene, og opp mot hverandre, da det er vanskelige kriterier å måle et lite isolert fagfelt opp mot. De ulike modellene gir nødvendigvis heller ikke så store forskjeller i forhold til for eksempel arbeidsmiljø eller enhetlighet, og det er vanskelig for gruppa og konkludere helt sikkert på disse kriteriene. Vi har likevel forsøkt å synliggjøre noen prinsipielle forskjeller. Alternativene forsøker i hovedsak å belyse forskjeller på hvor man velger å plassere personalansvar, hvordan man velger å dele inn kontraktsområder, og hvor mange enheter man ønsker å ha på de ulike nivåene. Oransje bokser består av personell allerede tilknyttet vegavdelingene, de lysegrå boksene består helt og holdent av ressurser som ikke ligger til vegavdelingene i dag. Da dette vil være et eventuelt neste steg, er disse boksene knyttet til med stiplet linje. Investering og Plan og forvaltning er holdt i en egen farge da de er holdt utenfor, men arbeidsgruppen mener inndelingen av Drift og vedlikehold må sees i sammenheng med inndeling av de andre to fagområdene. 10

47 Modell 1 som i dag men med et ekstra ledernivå Avdelingsdirektør Stab PF Investering Seksjon for drift og vedlikehold (eier) Aust-Agder Vest-Agder Setesdal Arbeidsgruppas første alternativ er å beholde organiseringen slik den er i dag, men å legge prosjektene inn i en Drift- og vedlikeholdsseksjon under avdelingsdirektøren. Prosjekteierskapet er skjøvet ned til seksjonsleder som også har personalansvar for prosjektlederne, mens personalansvar for øvrige prosjektmedarbeidere ligger hos prosjektleder. Nærhet til oppgaver og kommuner beholdes som i dag, og vurderes som godt. Arbeidsgruppen mener derimot at ikke dette vil gi god nok sammenristing av ressursene fra Aust og Vest, men i stor grad blir en opprettholdelse av dagens situasjon skyvet ned et hakk. Dermed har vi ikke gått videre med å analysere denne modellen. Fylkesgrensa blir stående som i dag, det gir ingen nye synergieffekter, og vi oppnår ikke en enhetlig faglighet og lik praksis i Ett Agder 11

48 Modell 2 En seksjon med flere prosjekter enn i dag Avdelingsdirektør Stab PF Investering Seksjon for drift og vedlikehold (eier) Driftskontrakt Vest Driftskontrakt Aust Setesdal Tungt vedlikehold Asfalt og vegoppmerking Formerkere og kontrollingeniører Elektro Bruvedlikehold I dette alternativet har vi foreslått en seksjon med underliggende prosjekt, som er lik til i dag og til modell 1, men der vi foreslår å skille ut tungt vedlikehold, og å ha et eget prosjekt for Asfalt og vegoppmerking. I tillegg er det foreslått og legge til fagområder som beskrevet under punkt 1.7. Felles prosjekteier for drift og vedlikehold samler dette fagmiljøet, og gir fagområdet enhetlighet uavhengig av geografi. Arbeidsgruppen mener det er positivt for å få på plass en ny felles kultur i Ett Agder, at vi setter ressursene sammen innenfor fagfeltene og får på plass noen helt nye strukturer. Når vi samler Drift og vedlikehold i en seksjon er tanken at et samlet fagmiljø blir tilgjengelig for 12

49 resten av avdelingen, men gruppen er usikker på i hvor stor grad dette vil binde sammen en ny vegavdeling. Organiseringen gir rom for spisskompetanse og utvikling i det enkelte prosjekt, men noen prosjekter kan bli små og sårbare, slik som elektro og bru. Kontraktsoppfølgingen blir profesjonalisert i prosjektene, noe vi mener er viktig. Det kan bli mange prosjekter å håndtere for seksjonsleder, som vil være prosjekteier og skal holde oversikt over det store bildet. Seksjonsleder må også betjene veldig mange kommuner og store geografiske områder, det er derfor nødvendig at prosjektleder og byggeleder, som i dag, må håndtere daglig kontakt. Personalansvaret må legges, også som i dag, til den enkelte prosjektleder slik at kontrollspennet skal bli håndterlig. Arbeidsgruppen har tro på at en slik organisering kan fungere, men det er ikke det alternativet som arbeidsgruppen anbefaler. Modell 3 a To seksjoner for fagområdet Avdelingsdirektør Stab PF Investering Seksjon drift Seksjon veldlikehold Driftskontrakt Vest Tungt vedlikehold Driftskontrakt Aust Setesdal Asfalt og vegoppmerking Formerkere og kontrollingeniører Elektro Bruvedlikehold 13

50 I dette alternativet har arbeidsgruppen valgt å splitte fagmiljøet i to seksjoner. De kalles i forslaget for enkelthets skyld Seksjon drift og Seksjon vedlikehold, selv om ikke dette blir helt korrekt i forhold til seksjonenes innhold. I dette forslaget har vi lagt personalansvar til seksjonsleder, da to seksjoner gir et oversiktlig lederspenn. Arbeidsgruppen tror igjen at noen nye strukturer gjør at man får røsket opp i det etablerte, og at det må være utgangspunktet for en ny felles kultur for avdelingen. Videre tror vi at personalansvar på færre hender gir større mulighet for å styre på tvers. Det vil også bli mer oversiktlig for seksjonsleder, som får mulighet for større fagkunnskap, og vi tror også det vil være gode utviklingsmuligheter innenfor fagfeltene. Seksjonslederne vil også kunne være viktige fagstøtter for avdelingsledelsen som i overgangsfasen vil få en stor utfordring med å harmonisere de to fylkeskommunenes drift og vedlikeholdsstrategier. Modell 3 er det forslaget som i størst grad rendyrker drift og vedlikeholdskompetanse. Det kan bli utfordrende for prosjektleder som ikke har personalansvar for egne medarbeidere, men samtidig gir dette forslaget seksjonsleder mulighet til å styre ressurser mellom prosjekter og over geografiske områder. Denne type inndeling vil, som de to foregående, også videreføre fylkesgrensa slik den ligger i dag. Konseptet med deling i Drifts-seksjon og Vedlikeholds-seksjon er at driftskontraktene er funksjonsbaserte kontrakter som utarbeides hvert 5 år. De har en annen kontraktsoppbygging enn enhetspriskontrakter som er hovedvekten i Vedlikehold. Det ligger i dag en del små vedlikeholdsoppgaver i driftskontraktene, som er tenkt opprettholdt der. Seksjon vedlikehold vil ha stor nytte av samarbeid med Utbyggingsprosjektene om kontrakts-utarbeidelse og oppfølging. Oppgavene som skal utføres initieres i all vesentlig grad av Driftsseksjonen. Altså er de en kompletterende enhet i grensesnittet mellom utbygging og drift, og kan forsvares å deles uten at det «komplette vegfag» splittes, snarere heller styrkes. Det signalet det vil være å forsterke avdelingsdirektørens ledergruppe med to ledere vil være et tydelig tegn på at satses på drift og vedlikehold. Arbeidsgruppen har tro på at en slik organisering kan fungere, men det er ikke det alternativet som flertallet i arbeidsgruppen anbefaler. 14

51 Modell 3 b Ny geografisk inndeling av driftskontrakter med to seksjoner for fagområdet Avdelingsdirektør Stab PF Investering Seksjon drift Seksjon veldlikehold Prosjekt høyfjell Tungt vedlikehold Prosjekt by Prosjekt kyst Asfalt og vegoppmerking Formerkere og kontrollingeniører Elektro Bruvedlikehold Dette alternativet er likt som modell 3 a, men i dette forslaget har vi gjort en ny struktur for kontraktsområdene for driftskontraktene, likt modell 4. Dette gir oss fordelen av å bryte ned de gamle grensene, noe vi tror vil gi en bedre felles og enhetlig kultur for den nye avdelingen. Også i denne modellen tenker arbeidsgruppen at det på sikt kan være lurt å samle personell som jobber direkte med faget inn i avdelingen, mens regionsnivået beholder den koordinerende funksjonen. Arbeidsgruppen har tro på at en slik organisering kan fungere, men det er ikke det alternativet som flertallet i arbeidsgruppen anbefaler. 15

52 Modell 4 ny geografisk inndeling Avdelingsdirektør Stab Drift og vedlikehold Investering Plan og forvaltning Fagstøtte Prosjekt høyfjell Prosjekt by Prosjekt kyst Prosjekt tungt vedlikehold (asfalt/vegoppmerking inkl.) Formerkere og kontrollingeniører I dette alternativet har arbeidsgruppen etablert nye prosjekter basert på geografi og klimatiske og trafikale forhold, som er tenkt gir en rendyrking av kompetansen innenfor disse områdene. Prosjekt høyfjell vil innebære Setesdal, Sirdal og noe av Mandal. Prosjekt by vil omfatte området fra Mandal Kristiansand - Arendal. Prosjekt kyst vil omfatte Flekkefjord, resten av Mandal og Arendal øst og Arendal indre. 16

53 Kart som visualiserer ca.-grensene for prosjektene: Vedlikeholdsprosjektet er ikke geografisk delt, men tilgjengelig for hele seksjonen. Her er også byggeledelsen for asfalt/ vegoppmerking innplassert. De viktigste støtteoppgavene er skilt ut i en egen fagstøtte-enhet for å sikre god nok kompetanse og enhetlighet. Her er det spesielt viktig med kompetanse som kan støtte opp i forhold til kontraktutarbeidelse (inkl. oppstart/ avslutning av kontrakter), kvalitetssystemet, HMS-rådgiver, økonomisk støtte i kontraktene og kvalitetsoppfølging. Personalansvaret er lagt ut på prosjektlederne som i dag, og forslaget gir en balansert fordeling av ressurser på prosjektene, dog noe mer fjernledelse enn de andre forslagene. Modell 4 gir god nærhet til lokale samarbeidspartnere, og gjør oss gode på de lokale utfordringene. Prosjekt tungt vedlikehold er tenkt etablert med dagens ressurser fra vegaavdelingene, inkludert dagens byggeledere på asfalt og vegoppmerking. Dagens vedlikehold som inngår i driftskontraktene skal fortsatt være der, det er øvrig vedlikehold som rekkverk, forsterkning, mindre utbedringer m.m. som er plassert i prosjektet tungt vedlikehold. Arbeidsgruppen mener at vi i dette forslaget ikke går videre med to organisasjoner for Agder, men får bygd sammen til en enhet som bør gi lik praksis i hele Agder. 17

54 Forslaget gir robuste fagmiljøer og effektiv utnyttelse av personell, og en god beredskap. Den gir også muligheter for å drifte og videreutvikle vegnettet på en god måte, samt være en profesjonell leverandør. Det er dette modellforslaget flertallet av arbeidsgruppen anbefaler prosjektet og gå videre med. Modell 5 opp/ned-modellen Avdelingsdirektør Stab (HMS, økonomi, kvalitet) OPS? Arendal Kristiansand Evje Flekkefjord PF Investering PF Investering Utbygging og tungt vedlikehold Utbygging og tungt vedlikehold Drift og vedlikehold Drift og vedlikehold Drift og forvaltning Drift og forvaltning Modell 5 er arbeidsgruppens «hårete» forslag. I dette alternativet har vi laget geografiske områder med alt av ressurser tilgjengelig for å utføre vegavdelingens oppgaver, direkte under de ulike geografisk inndelte seksjonene. En slik inndeling vil gi god nærhet til kunder og til ressurser, med mulighet for tett lokal oppfølging. Vi tror også at en slik inndeling vil gi god tverrfaglighet. Utfordringen med dette alternativet er at det vil bli lite enhetlig, og det kan danne seg subkulturer og «strekk i laget» - der hvert enkelt geografiske område er seg selv nok. Arbeidsgruppen har ikke fordypet seg i dette forslaget, og det er ikke det alternativet vi anbefaler å gå videre med. 18

55 2.3 Analyse av modellene opp mot suksesskriteriene Da arbeidsgruppen ikke har analysert de modellene vi mener ikke er egnet å gå videre med, ble det utfordrende å skille mellom de resterende som vi mener alle kan fungere. Dette blir dermed vårt forsøk på å vise hvordan de ulike modellene vi mener er best, skiller seg fra hverandre. Suksesskriterier Modell 2 Modell 3 a Modell 3 b Modell 4 Enhetlig avdeling (ha læring på tvers, ha ressursbruk på tvers, ha felles kultur, ha god samhandling) Attraktive og robuste fagmiljø (gi rom for spisskompetanse, ha faglig beredskap, gi utviklingsmulighet, gi mulighet til varierte oppgaver) Godt arbeidsmiljø (ha godt samspill, være inkluderende, ha forutsigbarhet, skape trygghet, være åpne) Profesjonell leverandør Nærhet til oppgavene (desentralisert kultur, kontakt med kommuner, entreprenører og publikum, lokalkunnskap, tilgjengelig, engasjement og eierskap til oppgavene) Tilgjengelige ledere (ha et håndterlig kontrollspenn, i hvilken grad har en stedlig ledelse) 19

56 3 Anbefaling fra arbeidsgruppa Det er vanskelig å gi en helt tydelig fasit på hva som er den beste løsningen. Vi ser helt klar at flere modeller kan fungere godt, og det er også mulig for prosjektgruppa og «shoppe i» de ulike alternativene for å få enda flere kombinasjoner. Vi ser også at enkelte endringer bør og må skje trinnvis, og at en endring i kontraktsområder må skje på sikt. Et alternativ kan være å starte med dagens kontraktinndeling, og endre disse over tid. Når det gjelder eventuell overflytting av personell fra andre enheter, så har dette bakgrunn i ønske om å få samlet fagområdet Drift og vedlikehold i enda større grad enn i dag, for å styrke dette fagområdet. Hvis dette skal skje må dette skje i et mer langsiktig perspektiv og eventuelt i gjennom en egen prosess som prosjekteier må håndtere videre. I en slik prosess må det selvsagt tas hensyn til de Regionens behov som helhet, og ikke bare vegavdelingens. Arbeidsgruppen er opptatt av at tyngre vedlikehold må synliggjøres bedre i en ny organisasjon, med bakgrunn i fokuset på stort etterslep på vegnettet. Det vil være av stor betydning at det blir prioritert tilført penger til vedlikehold i tiden framover. Vi tror at igjennom denne måten å organisere tungt vedlikehold klarer vi å få profesjonalisert vedlikeholdsdelen. Arbeidsgruppen er også opptatt av at Drift og vedlikehold som fag generelt bør få økt status og fokus i etaten og utenfor. Basert på de samlede vurderinger og diskusjoner som er tatt, velger flertallet av arbeidsgruppen å anbefale modell 4 vurderes i prosjektets videre arbeid, på den måten og med de eventuelle justeringer prosjektgruppen ser hensiktsmessig. 20

57 Rapport fra arbeidsgruppe Vegforvaltning, Prosjekt Ett Agder Forslag til organisering av vegforvaltningsoppgaver i Agder

58 1 Fagområdet vegforvaltning Arbeidsgruppa som har vurdert fagområdet vegforvaltning, har bestått av Anne-Grete Tofte (leder av gruppa), Glenn Solberg, Inger Egeland, John Geir Smeland, Janicke Nicolaisen, Hilde Gulbrandsen, Trond Heia og Hanne Juul (fasilitator). Vegforvaltningsoppgavene i både Aust-Agder vegavdeling og i Vest-Agder vegavdeling er organisert i Plan- og forvaltningsseksjoner. I Aust-Agder har man valgt å gruppere oppgavene slik, hvorav to av grupperingene har egne fagansvarlige: Plan og forvaltning Aust-Agder Fagansvarlig avkjørsler / byggegrenser / dispensasjonssaker Fagansvarlig skilt og trafikksikkerhet Planforvaltning, gravesøknader, arbeidsvarsling, støy, sykkelbyer, kollektiv, gange, UU Vest-Agder har i hovedtrekk slik gruppering av oppgavene: Plan og forvaltning Vest-Agder Planuttalelser TS og skilt Arbeidsvarsling, gravesøknader, byggegrensedispensasjoner og avkjørsler Kollektivsaker Det er pr i dag 15 ansatte (inkludert seksjonsleder) på Plan og forvaltning i Aust-Agder, og 18 ansatte (inkludert seksjonsleder) i Vest-Agder. 1.1 Hovedoppgavene innenfor vegforvaltning Oppgavene som utføres innenfor de to plan- og forvaltningsseksjonene, kan deles i slik: Planforvaltning og miljø o Miljøspørsmål, støyberegninger, luftmåling og vanndirektiver o Sykkelkoordinator og oppfølging av sykkelbyer o Avkjørsel, byggegrenser, saksbehandling etter vegloven og plan- og bygningsloven o Oppfølging av prosjekter generelt innenfor avdelingens fagområder o Veilederrolle for interne og eksterne 2

59 o o o o o Uttalelser til eksterne planer, kommuneplaner, reguleringsplaner og byggeplaner Prosjektleder for forprosjekt, kommunedelplaner og diverse utredninger Søker om fravik fra krav og normaler Oppfølging av statlig sektoransvar Øvrige saker Vegforvaltning o Håndtering av kollektivtrafikksaker o Reklame, behandling av saker etter vegloven o Skilting, saksbehandling, vedtak og oppfølging o Vegoppmerking o Gravetillatelser, godkjenning og oppfølging o Arbeidsvarslingsplaner, godkjenning og oppfølging o Trafikkavvikling o Vegeierrollen omklassifisering og overtakelse av anlegg o NVDB registrering o Musealt arbeid, oppfølging av verneplanen o Følgetransport, ledsagelse av tunge kjøretøy o Veglister og oppfølging av forskrift om tillatte vekter og dimensjoner for kjøretøy på fylkes- og kommunale veger Trafikksikkerhet: o Fylkestrafikksikkerhetsutvalg (FTU) o Trafikksikkerhets-forum o MC-forum o Automatisk trafikkontroll (ATK) o Regionalt nullvisjonsforum o Ulykkesregistrering, STRAKS-registeret o Trafikkdata, trafikktelling og fartsmåling o Trafikksikkerhetsinspeksjoner av vegnettet o Trafikksikkerhetsrevisjoner av planer o Reklame, ulovlig reklame og oppfølging o Generell behandling av trafikksikkerhetssaker fra enkeltpersoner, skoler, kommuner, organisasjoner og velforeninger o Deltakelse i ulykkesgrupper og analysering Listen over oppgaver er litt forskjellig mellom seksjonene og det er også mindre arbeidsoppgaver som ikke er tatt med her. 1.2 Mulige endringer av arbeidsområder Ved gjennomgang av arbeidsoppgavene ved dagens to seksjoner, foreslår vi følgende: 3

60 Universell utforming kontakt videreføres ikke da universell utforming er nå et godt innarbeidet aspekt ved alle aktuelle områder i SVV Elektronisk underskrift på arbeidsvarslingsplaner vil effektivisere arbeidet og papirmengden betraktelig. (I dag bruker vi ca ark i året i Agder.) Plan og forvaltning blir bedt om årlig rapport med gode læringseksempler på universell utforming o.l. Dette kan kuttes fordi vi opplever dette som lite nyttig. Deltakelse ved mobilitetsuke kan kuttes, da vi mener dette er en kommunal oppgave. Gjennomføre nettverksmøter på Skype. Vi har hatt en tradisjon for at møter skal være med fysisk oppmøte, det er ikke lenger nødvendig. Vurdere behovet for å opprettholde alle fagnettverk. Vi bruker mye ressurser på å kommunisere med interessenter og kommuner som en del av vår service. Vi kan ikke se at dette er lovpålagt, men vi vurderer det til å være en del av vårt samfunnsansvar. Denne kommunikasjonen bidrar til å løse saker og sikre god kvalitet raskere. Følgende oppgaver defineres som serviceoppgaver, og kan vurderes å reduseres (med de ulempene det vil medføre): o Kommunikasjon med interessenter, konsulenter og kommuner i forbindelse med uttale til eksterne planer o Kommunikasjon med interessenter og kommuner i forbindelse med avkjørsel, byggegrenser og parkeringstillatelser o Kommunikasjon med interessenter og kommuner i forbindelse med ulykkestatstikk Vi gjør oppmerksom på at vi ikke har diskutert effektivisering av arbeidsoppgavene inngående innenfor den tidsrammen vi har til disposisjon. 1.3 Ivaretakelse av fagområdet trafikksikkerhet I denne delen av prosessen mener vi at trafikksikkerhet som tema vil få styrket sin posisjon ved å bli en del av seksjonens navn. En grundig gjennomgang av vegforvaltningsoppgavene, viser at mange av oppgavene er direkte knyttet til trafikksikkerhet, og disse bør i sterkere grad knyttes sammen. To av våre forslag angir trafikksikkerhet som navn på seksjon eller underliggende enhet. Ved å få større trafikksikkerhetsmiljø vil faget bli styrket gjennom kunnskapsdeling, mulighet for dybdekompetanse og overlapp gir et robust fagmiljø. 1.4 Ivaretakelse av håndbok R760 Vegforvaltningsoppgavene i vegavdelingene er i liten grad knyttet til håndbok R760. Det er ikke grunnlag for å vurdere om organisering av vegforvaltningsoppgavene vil være i tråd med håndbok R760. Plan- og forvaltningsledere er prosjektledere på utredninger og forprosjekter, og der er organisasjonen ikke rigget til å håndtere i forhold til R760. Vi har ikke diskutert noe nærmere hvordan vi skal løse dette i gruppa. Seksjonslederoppgavene slik de er i dag gir ikke rom for å være prosjektledere etter R760. 4

61 Fagområde 1 Fagområde 2 Fagområde 3 Fagområde 4 Fagområde 1 Fagområde 2 Fagområde 3 2 Aktuelle organisasjonsmodeller for fagområdet Arbeidsgruppa har hatt fem møter, hvorav det siste på Skype. Første møte hadde fokus på å se på likheter og ulikheter, styrker og svakheter ved dagens organisering. I andre møtet gikk vi nærmere inn på de konkrete oppgavene, og gjorde blant annet en vurdering av hva som er lovpålagte og hva som ikke er lovpålagte oppgaver. Det to seksjonene hadde felles samling for informasjon og gjennomgang av arbeidet så langt. Til tredje møtet bidro alle med forslag til modeller for organisering. Vi startet med 13 ulike forslag. Flere forslag var like, og vi gikk så videre med sju forslag etter en grovsortering. Etter en ny vurdering i gruppa, stod vi igjen med tre modeller, som vi nå har vurdert i forhold til delmål og suksesskriterier. I de to siste møtene har vi utarbeidet gruppas forslag til organisering, gjengitt i dette dokumentet. Vi gjør oppmerksom på at blant de 13 forslagene som vi startet med i gruppa, er det flere forslag som omfatter en omorganisering av hele eller deler av Region sør. Alle forslagene er tilgjengelig for prosjektgruppa. 2.1 Modell 1 dagens organisering Modell 1 er dagens organisering med to plan- og forvaltningsseksjoner; en i Aust-Agder og en i Vest-Agder. Vi har her ikke tegnet inn de andre enhetene som nødvendigvis må høre til en vegavdeling. MODELL 1 Vegavdeling Agder Stab Plan og forvaltning Vest Plan og forvaltning Øst 2.2 Modell 2- vegforvaltning deles i tre geografiske områder Modell 2 innebærer at fagfeltet vegforvaltning organiseres som én seksjon, som fordeles på tre geografiske områder; øst, indre og vest. Det er naturlig å tenke seg at Arendal og Kristiansand administrerer hvert sitt område, mens det indre området bør administreres fra eksisterende lokasjon på Evje. Område indre (Evje) kan da betjene nordlige deler av Agder. Det vil sikre en god likebehandling på tvers av dagens fylkesgrense. Hvert av de tre områdene håndterer de 5

62 vegforvaltningsoppgavene som tilhører det geografiske området. Det forutsettes at medarbeidere i ett geografisk område også kan håndtere tilsvarende oppgaver i de to andre områdene dersom det er små fagfelt og det er mest gunstige i forhold til oppgavens art eller omfang. Vi legger til grunn at områdeleder ikke har personalansvar. MODELL 2 Seksjonsleder Plan og forvaltning Områdeleder Plan og forvaltning vest Områdeleder Plan og forvaltning indre Områdeleder Plan og forvaltning øst 2.3 Modell 3 vegforvaltning deles i to seksjoner, med hver sin seksjonsleder Modell 3 deler vegforvaltningsområdet inn i to seksjoner; en planforvaltning- og miljøseksjon, en trafikksikkerhet og vegforvaltningsseksjon. Illustrasjonen under har kun tegnet inn disse seksjonene under vegavdelingsdirektøren, ikke de andre seksjonene som nødvendigvis må ligge i en vegavdeling. MODELL 3 Vegavdelingsdirektør Agder Stab Seksjonsleder Planforvaltning og miljø Seksjonsleder Trafikksikkerhet og vegforvaltning 2.4 Modell 4 - én seksjonsleder, tre fagområder med hver sin koordinator Modell 4 omfatter én seksjon for vegforvaltningsoppgaver, med samme seksjonsnavn som i dag. Seksjonen deles inn i tre fagområder; planforvaltning, trafikksikkerhet og vegforvaltning, som ledes av hver sin fagkoordinator (uten personalansvar). MODELL 4 Seksjonsleder Plan og forvaltning Fagkoordinator planforvaltning Fagkoordinator trafikksikkerhet Fagkoordinator vegforvaltning 6

63 2.5 Analyse av de fire modellene opp mot suksesskriteriene Av de 13 ulike forslagene til organisering av vegforvaltningsoppgaver i en felles vegavdeling for Agder, stod vi igjen med tre modeller som vi vurderte opp mot mål og suksesskriterier gitt i mandatet. Vi har vurdert modellene etter en enkel metodikk, med slik vekting: Grønn farge betyr at kriteriet ivaretas tilstrekkelig, Gul farge betyr at kriteriet ivaretas bare delvis og Rød farge betyr at delmålet ikke ivaretas på tilfredsstillende måte. Vi har også vurdert dagens organisering (modell 1) etter de sammen kriteriene. Det understrekes at det var uenighet i gruppa om bruken av denne metodikken, da enkelte mente at metoden var for enkel. Suksesskriterier Modell 1, dagens organisering Modell 2, tre geografiske områder Modell 3, to seksjonsledere Modell 4, tre fagområder Enhetlig avdeling (ha læring på tvers, ha ressursbruk på tvers, ha felles kultur, ha god samhandling) Attraktive og robuste fagmiljø (gi rom for spisskompetanse, ha faglig beredskap, gi utviklingsmulighet, gi mulighet til varierte oppgaver) Godt arbeidsmiljø (ha godt samspill, være inkluderende, ha forutsigbarhet, skape trygghet, være åpne) Profesjonell leverandør Nærhet til oppgavene (desentralisert kultur, kontakt med kommuner, entreprenører og publikum, lokalkunnskap, tilgjengelig, engasjement og eierskap til oppgavene) Tilgjengelige ledere (ha et håndterlig kontrollspenn, i hvilken grad har en stedlig ledelse) En videreføring av dagens organisering, lik modell 1, vil ikke gi en enhetlig avdeling. Modell 2, med tre geografiske områder, vil heller ikke komme optimalt ut med tanke på å få til en enhetlig vegavdeling. Vi mener at attraktive og robuste fagmiljø vil kunne etableres i alle de fire modellene. Det sammen gjelder for godt arbeidsmiljø. Vi tenker at modell 2 kommer ut litt svakere enn de andre modellene når det gjelder profesjonalitet fordi en oppdeling i tre geografiske miljø vil kunne redusere muligheten for lik behandling. Vi vurderer modell 3 og 4 som litt svakere enn 1 og 2 når det kommer til nærhet til oppgavene fordi det er store geografiske områder som skal dekkes i modell 3 og 4. Hele Agder skal dekkes både i modell 3 og 4, mens modell 1 innebærer at to seksjoner dekker 7

64 hver sin del av Agder. I modell 2 deles Agder inn i tre områder, og denne løsningen kommer aller best ut i forhold til nærhet til oppgavene. Modell 2 vil komme svakest ut når det gjelder tilgjengelige ledere fordi løsningen innebærer at seksjonsleder vil ha medarbeidere på tre lokasjoner. Modell 4 vil også kunne innebære redusert tilgang på seksjonsleder da modellen fører til at de tre fagområdene skal organiseres av fagkoordinatorer. I tillegg vurderte vi følgende forhold (i tråd med mandatet): Modell 1, dagens organisering Modell 2, tre geografiske områder Modell 3, to seksjonsledere Modell 4, tre fagområder Gevinster Effektivisering av arbeidsområder Ivaretakelse av TS Administrative og økonomiske konsekvenser Gruppa har valgt å ikke vurdere i hvilken grad håndbok R760 kan oppfylles, jamfør avsnitt 1.4. Vi har heller ikke i særlig grad vurdert konsekvenser for andre organisasjonsenheter som påvirkes av de tre modellene som stod igjen til slutt. Det er dog blitt diskutert at vi oppfatter det som unødig duplisering at veg- og transportavdelingen er både på regionalt nivå og i Vegdirektoratet. Eksempelvis mottar plan- og forvaltningsseksjonene flere bestillinger fra Samfunnsseksjonen som krever stor ressursinnsats, som også i tiden framover vil gi oss prioriteringsutfordringer. Ny organisering av oppgavene vil kunne gi flere gevinster. Vi vil få større fagmiljø og mer robust organisasjon ved å slå sammen to enheter. Et utvidet geografisk område vil gi mer likebehandling til en større del av befolkningen. Større enheter vil også kunne gi større rom for jobbrotasjon for medarbeiderne. Når det gjelder effektivisering av arbeidsområder vil vi trekke fram at modell 2 vil gi større nærhet til brukerne gjennom kortere reisetid i møter med kommuner og andre, økt lokalkunnskap, og dermed gi mulighet til mer effektiv oppgaveløsning. Det er også effektiviseringsrom i de to andre modellene ved at vi ser på oppgavene på nytt i videreforedlingen av organiseringen av Ett Agder. Å løfte trafikksikkerhet som tema, vil kunne ivaretas gjennom ulike tiltak. Ved modellering av ny vegavdeling, vil i første rekke å løfte begrepet trafikksikkerhet inn i seksjonsnavnet gi et klart signal. Ledelsen må flagge temaet, og trafikksikkerhet må i større grad være på dagsorden ved alle enheter i avdelingen. Gjennomgangen av oppgavene har synliggjort omfanget og viktigheten av større fokus på trafikksikkerhet. Modell 3 og 4 løfter trafikksikkerhet inn i navnet og viser viktigheten av temaet. Administrative og økonomiske konsekvenser har gruppa vurdert til å slå svakest ut for modell 2. Tre lokasjoner vil være dyrere å drifte enn to lokasjoner. 8

65 3 Anbefaling fra arbeidsgruppa Arbeidsgruppa konkluderer med at alle modellene som vi vurderte i siste runde også videreføring av dagens organisering er løsninger som vil kunne fungere. Men ikke alle vil bygge opp under Ett Agder som et felleskap. Modell 3 og 4 ble vurdert veldig likt, med en knapp seier til modell 3 en deling av fagområdet vegforvaltning inn i to seksjoner. Modell 2 kommer svakest ut, mye fordi tre lokasjoner med områdeleder uten personalansvar vil føre til at færre får tilgang på sin leder og lederspennet blir stort, opp mot de andre modellene. Modellen gir også tre fagmiljø, i stedet for to, noe som vektes negativt. Vi har ikke vurdert en løsning der områdeleder får tillagt personalansvar. Vi legger til grunn at behovet for stabsfunksjoner ivaretas i andre deler av organisasjonen. Dersom det på sikt (fra 2020) blir en Region sør som består av to vegavdelinger, vil oppgavefordelingen i regionen bli en annen. Dagens regionale oppgaver vil trolig måtte fordeles på en helt annen måte, enten i regi av Statens vegvesen eller i et annet forvaltningsnivå. Gruppa har diskutert behovet for egne planleggere på seksjonene, uten at vi har kommet fram til en klar konklusjon. Representantene fra Aust-Agder mener det er behov for egne planleggere på seksjonen for å gjennomføre ad hoc planlegging og kunne håndtere ulike mindre tiltak. Dette kan være mer effektivt og ressursbesparende. Resten av gruppa mener at det vil kunne fungere å videreføre dagens ordning med å bestille kompetanse hos Plan og prosjektering, som i større grad kan ivareta et sterkt fagmiljø for planleggere og gir mulighet for god ressursstyring. Dagens ordning innebærer at vi kan bruke en forenklet bestilling. 9

66 Vedlegg Kort oppsummering fra arbeidsgruppas innledende vurderinger Ulikheter mellom Aust-Agder og Vest-Agder Medarbeiderne i VA er innom flere fagområder enn de i AA, mens de i AA har et større geografisk område de jobber innenfor AA har 15 ansatte inkludert leder (litt færre årsverk), mens VA har 18 ansatte inkludert leder. Eksterne byggeplaner gjøres på PV i VA, mens det hos AA ligger hos utbygging (har fulgt med en person over). Liten og ny stab hos vegavdelingen i VA, mens det har vært lenge i AA Geodatamedarbeider er ansatt på utbygging, men fører timer på PV i VA. AA har ingen geodatamedarbeider (Påstand:) Lov og rett står sterkere i VA, mens man i AA er mer opptatt av å få det gjort. På andre områder er det omvendt, f.eks. skilting. Kulturforskjell når det gjelder fravikssystemet. Ulikheter oppstår også fordi andre aktører legger føringer som er ulike (kommuner og fylkeskommuner er forskjellige) Fylkeskommunen i Vest-Agder er veldig detaljfokusert. Det har blitt mye strammere i fylkeskommunen i Aust-Agder de siste par åra. Hvordan blir det med «storebror» og «lillebror»? Vi skal bygge en organisasjon som utligner slike følelser. Oppfølging av gravetillatelser er ulike AA bruker fagfolk på miljø fra Forvaltningsseksjonen, mens det er Plan og prosjektering som bistår i VA. Styrkene til vegforvaltning Vest-Agder påpeker på at de har en veldig robust måte å organisere arbeidet på. Det er alltid noen som kan steppe inn ved fravær. Har doblet både på geografi og fag. Dette oppfattes som en trivselsfaktor Også i Aust-Agder har alle flere oppgaver. Men akkurat nå er det kun en person på arbeidsvarsling. Det er mange unge medarbeidere i AA, kan være en utfordring Plan og forvaltning i VA tiltrekker seg nye fra andre enheter internt Godt arbeidsmiljø i Vest-Agder. Oppleves som noe svekket i AA etter innføring av åpent landskap. Samling av kontorplasser plant Plan og forvaltning i VA har styrket miljøet Styrke i AA at vi kan mye om ett felt. Sprer ikke kompetansen så bredt. Noen opplever dette som trygt og godt Faglig integritet 10

67 Hva kan vi bli bedre på? Ønsker å styrke anseelsen til fagfeltet Høy turnover på Plan og forvaltning i AA. Plan og forvaltning har ikke blitt løfta lønnsmessig på samme måte som drift og vedlikehold og utbygging. Henger også sammen med ansiennitet. Mer kursing og kompetanseheving for planforvaltere Bør bli mer like i vår behandling av publikum dersom vi er ulike i dag. Vi må altså legge til rette for lik behandling gjennom samlinger og samsnakk mellom medarbeidere Vi bør bli mer effektive og jobbe raskere Vi bør bli mer konsekvente, bli bedre på oppfølging Vi bør redusere restanselister, og holde svarfrister Ønsker egne planleggere som kan ta små busslommer og andre små oppgaver. Samtidig pekes det på at det fungerer bra med plan og prosjektering nå. Ønsker en smidig ordning med å få tilgang på planleggere på en enkel måte Ønsker at PP øker kapasiteten på DAKing, spesielt i AA Hvilke grep må til? Noen pekte på at lønn og trivsel henger nøye sammen, mens noen mente at det ikke gjør det Lønn henger også sammen med formalkompetanse Vi må være attraktive Vi må beholde rett kompetanse Må ha fokus på det å være robust Åpne opp for muligheter for at alle / flere får jobbe med oppgaver de liker Må bruke tid på å tilpasse oss ny organisering Ikke splitte fagmiljøet hos PP Må få tid til å gjøre overordnede vurderinger for utvikling av vegnettet. Dermed bruke litt mindre tid pr. oppgave Ønsker å rydde oppi skilting Samhandling DV og PF Må ha mer standardisering av materialvalg osv. Hva vil vi ikke ha med i det nye Agder? Rogaland Skal ikke ha PF fordelt på AA og VA Fylkesgrenser To ulike kulturer Følgetransport Kos med misnøye vil vi ikke skal oppstå 11

68 Kommunikasjonsplan Prosjekt Ett Agder Signe Gunn Myre Statens vegvesen Region sør