Leie av nye lokaler til Evje tannklinikk

Transkript

1 Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Gunn-Kristin Hermansen Utvalg Møtedato Hovedsamarbeidsutvalget Hovedarbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Fylkesutvalget Leie av nye lokaler til Evje tannklinikk 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak 1. Det annonseres etter nye lokaler til Evje tannklinikk. 2. Fylkesrådmannen får fullmakt til å inngå avtale om leie av lokaler til Evje tannklinikk for en periode på 10 år, med mulighet til å forlenge avtalen med fem pluss fem år. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 5

2 2. SAMMENDRAG Fylkesrådmannen tilrår at en annonserer etter nye lokaler til Evje tannklinikk. 3. BAKGRUNN FOR SAKEN Det vises til økonomiplanen for hvor opphør av leiekontrakten med Evje og Hornnes kommune er omtalt. Nåværende tannklinikk på Evje og Hornnes ble etablert i Fylkeskommunen har leid lokaler i Evje ungdomsskole av Evje og Hornnes kommune. Lokalene omfatter et brutto areal på 180 m2. Leieavtalen ble signert for fem år, regnet fra september Deretter har leieavtalen blitt forlenget med ytterligere tre perioder a fem år slik leietaker hadde rett til. Kontrakten går ut 01. september 2018 og Evje og Hornnes kommune har meldt at kommunen trenger lokalene selv fra denne dato og kommer derfor ikke til å forlenge leieavtalen. For øvrig er klinikken noe mangelfullt utrustet og det er behov for oppgradering. 4. FORSLAG TIL LØSNING OG KONSEKVENSER Nytt regelverk for offentlige anskaffelser trådte i kraft 01. januar Anskaffelsen for leie av lokaler til ny tannklinikk på Evje faller inn under unntaksbestemmelsen i forskriftens 2-3 (a) Unntak for tjenestekontrakter som inngås på grunnlag av enerett, og lyder som følger: 2-4 Anskaffelsesloven og forskriften gjelder ikke for kontrakter om (a) erverv eller leie av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter til slik eiendom. På bakgrunn av endringer i anskaffelsesregelverket ønsker en å benytte følgende prosedyre: Det annonseres etter lokaler for leie Kravspesifikasjon sendes aktuelle tilbydere Motta tilbud Forhandlinger med aktuelle kandidater Endelig tilbud mottas Tildele etter evaluering Klinikklokaler Ved leie av nye lokaler ønsker en å leie lokaler med kapasitet til å ta imot en framtidig økning av antall pasienter. I likhet med Krøgenes og Tvedestrand tannklinikk er det aktuelt å la et behandlingsrom være uten innredning inntil videre. Klinikken bør ha et areal på inntil 300 m2 og inneholde 4 (5) behandlingsrom, spiserom, rom til panoramarøntgen, premedisinering/hvilerom, steril, resepsjon, kontor, lager, inngang med venterom, teknisk rom, tele og datarom, pasienttoalett, garderobe dame, garderobe herre, bøttekott og lab. Dokumentnr.: 17/ side 2 av 5

3 I tillegg til de prioriterte pasientene behandles det mange betalende voksne betalende. Evje tannklinikk behandler også pasienter fra fengselet på Evje. Det vil derfor være nødvendig med ekstra tilpasning av klinikklokalene for å ivareta pasienter fra fengselet og de øvrige pasientgrupper. Ved tilpasning må også de ansattes arbeidsmiljø ivaretas. På kartet er skoler, eksisterende tannklinikk og helseinstitusjon markert. En vurderer at det vil være hensiktsmessig å lokalisere en ny tannklinikk innenfor det markerte området. Mye av utstyret ved Evje tannklinikk bør fornyes i forbindelse med leie av nye lokaler vil det være behov for anskaffelser av innredning og utstyr. De siste årene har en anskaffet Dac og oppvaskmaskin som flyttes med til ny klinikk. Det er behov for fire behandlingsenheter med komplett innredning, større medisinsk utstyr som for eksempel autoklav, kompressor og annet mindre medisinsk utstyr. I tillegg kommer kostnader knyttet til innredning av pauserom, venteværelse, IT-utstyr, flyttekostnader og demontering i gamle lokaler. Utstyr som kan gjenbrukes vil tas med til ny klinikk eller erstatte gammelt utstyr på andre klinikker. Kostnaden er anslått til å være 5,6 mill. kroner inklusive mva. Det foreslås en kontraktsperiode med ti års leietid, med mulighet for forlengelse med ytterligere fem pluss fem år. En foreslår at fylkesrådmannen får fullmakt til å inngå kontrakt for nye lokaler til Evje tannklinikk. En vil komme tilbake til finansieringen av ovenstående i økonomiplan/budsjett Dokumentnr.: 17/ side 3 av 5

4 Intern vurdering Anskaffelsen er som tidligere nevnt unntatt regelverket og en har derfor stor grad av frihet til å velge lokaler. En har allikevel satt opp kriterier for å sikre seg at en velger de mest hensiktsmessige lokaler. Den interne vurderingen vil basere seg på følgende kriterier: Vurderingskriterer Poengsum Vekt Sum 1 Tilgjengelighet. Tilbudte lokalers 25 beliggenhet og tilgjengelighet må være slik at lokalene er lett tilgjengelig for brukerne av tannklinikken. Kollektivtransport og parkeringsmuligheter vil vektlegges. 2 Egnethet. Vindusfasade og lysforhold, 25 særlig på behandlingsrom. Planløsning, takhøyde, fleksibilitet og inngang. God planutnyttelse og fleksibilitet med hensyn til ombygging, utvidelse eller reduksjon av areal. Egen inngang uten å måtte gå gjennom andre forretningslokaler. Ikke uttømmende liste. 3 Pris hvor leieperioden er 10 år med 40 mulighet for forlengelse 5+ 5 år. Alle kostnader tilknyttet leieforholdet tas med. Ny pris etter 10 år. 4 Andre helserelaterte virksomheter i 5 nærhet, for eksempel lege og apotek. Gi en beskrivelse. 5 Energieffektivt/miljømerking 5 SUM 100 Annonsering Ut fra ovenstående tilrår en at annonsen skal inneholde følgende momenter: Tidsmessig og funksjonell tannklinikk og oppfylle alle krav til universell utforming. Leieperiode. Plassering. Arealbehov. Henvisninger til unntak for anskaffelsesregelverket. Hva som vektlegges i anskaffelsen. Vektlegging av tidshorisont. Dokumentnr.: 17/ side 4 av 5

5 5. KONKLUSJON Ut fra ovenstående tilrår fylkesrådmannen at en averterer etter nye lokaler til tannklinikken i Evje. 6. TIDLIGERE BEHANDLING Fylkesrådmannen fremmer saken for hovedsamarbeidsutvalget i møte 26. juni 2017 med slikt forslag til vedtak: Fylkesrådmannen fremmer saken for hovedarbeidsmiljøutvalget i møte 26. juni 2017 med slikt forslag til vedtak: Fylkesrådmannen fremmer saken for administrasjonsutvalget i møte 27. juni 2017 med slikt forslag til vedtak: Dokumentnr.: 17/ side 5 av 5