KRAV TIL LEIETAKERRÅDGIVER/SØKEMEGLER OG BESKRIVELSE AV BEHOV FOR KONTORLOKALER

Transkript

1 KRAV TIL LEIETAKERRÅDGIVER/SØKEMEGLER OG BESKRIVELSE AV BEHOV FOR KONTORLOKALER 1. KRAV TIL LEIETAKERRÅDGIVER/SØKEMEGLER 1.1 Bistanden Nåværende utleier, Høegh Eiendom, har solgt lokalene som leies i dag, og har varslet at eiendommen skal utvikles. Det vil derfor ikke være mulig for OBY å forlenge eksisterende leiekontrakt, og foretaket må av den grunn flytte. OBY har ikke egnet eiendom i egen portefølje, og kjøp av eiendom til dette formål er ikke et ønske fra eier, og OBY må derfor finne et leieobjekt som tilfredsstiller foretakets sammensatte behov. Behovet skal videreutvikles i samråd med leietakerrådgiver/søkemegler i FASE 1 (se nedenfor). OBY trenger bistand til å finne de riktige lokalene for virksomheten og å sikre at vi inngår en god leiekontrakt. Konsulenten skal yte leietakerrådgivning i forbindelse med at OBY skal leie nye kontorlokaler til ca. 200 ansatte. Det er behov for støtte til to deler i prosessen, herunder inndelt i FASE 1 og FASE 2: FASE 1 FASE 2 Denne fasen innebærer at bistanden skal omfatte følgende ytelser: - Kvalitetssikring av utarbeidet forslag til kravspesifikasjon med romprogram for nye kontorlokaler, i samarbeid med oppdragsgiver - Bistand i valg av kontorløsning - Gjennomføring av eiendomssøk for nye kontorlokaler - Deltakelse i møter i prosessen - Deltakelse i befaringer av aktuelle prosjekter (alene eller organisere befaringer med prosjektgruppen eller enkeltmedlemmer) - Delta i utvelgelse av nye kontorlokaler - Bistand/ledelse av forhandlinger ifm. ny husleieavtale til og med signering av husleieavtale Denne fasen innebærer at bistanden skal omfatte følgende ytelser dersom OBY har behov for det: - Etter signering av leieavtale skal konsulenten på forespørsel delta på byggemøter og liknende i forbindelse med at lokalene tilpasses - Følge og bistå (ved behov) prosessen til og med overtakelsesbefaring og innflytting - Ved behov bistå OBY ifm. utflytting fra eksisterende lokaler *Det gjøres oppmerksom på at behovene beskrevet i fasene over ikke er uttømmende, men skal representere det vesentligste av behovet OBY har for bistand i disse fasene. Det forventes at den det inngås kontrakt med er kjent med tilsvarende prosesser som dette og er en god og viktig bidragsyter, inkludert gir gode innspill og råd gjennom hele prosessen. Det forventes også en strukturert arbeidsform med en Konsulent som er dynamisk og effektiv. Valgte Konsulent må selv ha alt nødvendige materiell og verktøy for å utføre arbeidet. Arbeidet skal i hovedsak utføres av Konsulent på eget arbeidssted. Oppdraget kan bli noe endret på grunn av tid, behov, innspill fra valgte Konsulent mv. som Konsulenten må ta høyde for. 1

2 Det er et absolutt krav at tilbyder har kapasitet til å utføre oppdraget. I dette ligger at det må være ledige ressurser som kan påbegynne oppdraget kort tid etter kontraktsignering. Dette da oppdraget må påbegynnes snarest etter kontraktsignering og målet om å flytte inn i de nye kontorlokalene i 2018 er absolutt. Det er en forutsetning at valgte Konsulent og Konsulentens arbeidsgiver, er uavhengig i forhold til utleiere av næringseiendom. Konsulent og Konsulentens arbeidsgiver skal ikke ha noen interesser på utleiersiden og skal være habil i forholdet mellom OBY og utleiere/firmaer som representerer eiendomsutviklere. Oppdraget omfatter ikke bistand i forbindelse med flytting. 1.2 Fremdrift Konsulenten skal iht. avtale med Kunden, utføre oppdraget i forhold til metodikk og fremdriftsplan, og for øvrig i henhold til god meglerskikk. Kunden forventer at Konsulenten starter bistanden umiddelbart, og utover høsten presenterer ulike alternative lokaler. Det antas at Kunden rundt årsskifte 2016/2017 har valgt lokaler og kan signere leieavtale snarest mulig ved årsskiftet. Konsulenten skal sammen med Kunden sette opp en omforent fremdriftsplan for bistanden. Dette skal gjøre umiddelbart etter kontraktsignering. 1.3 Planlagt organisering i OBY Det er nedsatt en prosjektgruppe i OBY med én representant fra hver avdeling for å ivareta de ulike avdelingenes interesser. Prosjektgruppen består av totalt 8 representanter og ledes av juridisk direktør. Den daglige kontakten vil være med eiendomsansvarlig for innleie og næring. 2. BESKRIVELSE AV BEHOV FOR KONTORLOKALER 2.1 Innledning Omsorgsbygg Oslo KF (OBY) er et kommunalt eiendomsforetak, som sorterer under Byrådsavdeling for næring og eierskap (NOE). OBY er en av landets største eiendomsforvaltere med mer enn kvadratmeter i porteføljen, som består av barnehager, sykehjem, brannstasjoner, næringslokaler, rusomsorgsboliger og andre kommunale formålseiendommer. Vårt hovedmål er å være ledende på utvikling, bygging og forvaltning av miljøvennlige og energieffektive helse- og omsorgsbygg Vår visjon er «Bedre bygg bedre liv» Foretaket har for tiden ca. 170 Ansatte. Ytterligere informasjon om OBY finnes på: I kommende punkter har OBY beskrevet behov og ønsker for de nye kontorlokalene. Det gjøres oppmerksom på at disse punktene ikke er uttømmende, men skal bidra til å gi en god indikasjon på hvilke behov OBY har for de nye kontorlokalene. 2

3 2.2 Eksisterende lokaler og leieavtale OBY er i dag lokalisert i Sommerrogata 1 på Solli plass, i kontorer som er kjent som «de gamle lokalene til Oslo Lysverker». Eiendommen har frem til nylig vært eid av Høegh Eiendom, men er nå solgt. De nye eierne ønsker å utvikle eiendommen, og OBY har fått signaler om at foretaket må flytte ut innen kontraktutløp Dagens leieobjekt består i hovedsak av cellekontorer og er på 6 587m Størrelse på nytt leieobjekt Når OBY skal inn i nye kontorlokaler planlegges det for ca. 200 personer. Det antas at foretaket vil ha behov for m Geografisk lokalisering Tilgjengelighet for kunder og brukere OBYs s lokaler må være enkelt tilgjengelig for foretakets besøkende, enten det er samarbeidspartnere, brukere/kunder, eller ansatte. I den sammenheng bør beliggenhet nær offentlig transport knutepunkt være et moment Reisevei ved oppdrag i arbeidstiden Kort reisetid i forbindelse med møter, arbeidsoppdrag, befaringer osv. bør vektlegges. Lang reisetid er tapt arbeidstid, og konsekvensen kan være behov for å øke bemanningen for å produsere det samme. Arbeidsreiser bør være et av forholdene som vurderes og vektlegges ved valg av lokalisering Nærhet til andre kommunale virksomheter Nærhet til etater eller virksomheter som OBY har mye kontakt med kan være relevant, men bør allikevel vektlegges mindre enn enkel tilgjengelighet for foretakets kunder/brukere. Andre virksomheter kan være VAV, EBY og PBE som for tiden er lokalisert ved Grünerløkka/Gamle Oslo. Beliggenhet i sentrumsområdet gir kort avstand til disse etatene, samt Rådhuset. Beliggenhet ved Ring 3 gir kort vei til UKE og UBFs lokaler. Nærhet til offentlig transport knutepunkt vil være til hjelp om foretaket lokaliseres et stykke fra disse etatene Reisevei til og fra arbeid for de ansatte Et annet forhold er hensynet til de ansatte. Ansatte tilrettelegger deler av sitt privatliv ut fra arbeid og reisevei. Hvis reisevei til/fra jobb oppleves som tungvint og vanskelig, vil det kunne være en viss risiko for at mange ansatte ser seg om etter nye jobber. En del ansatte bor utenfor byen, og benytter tog til og fra arbeid. Ved valg av lokalisering bør avstand og tilgjengelighet til tog tas hensyn til. Lokalisering av arbeidssted kan også ha betydning for de ansattes motivasjon og innstilling til flytteprosess og til arbeidsstedet etter flytting Oppsummering om geografisk lokalisering Ut fra en miljøtankegang vil det være naturlig å fokusere på geografisk lokalisering i områder som kan anses som relativt sentrale for både brukere, samarbeidspartnere og ansatte, slik at reisevei blir kortest mulig og at reisemuligheter er mest mulig fleksibelt. Dette tilsier at lokalisering i nærheten av et kollektivknutepunkt er å foretrekke. 3

4 2.5 Kriterier for lokalenes utforming/beskaffenhet Arealeffektivitet/god utforming Lokalene må være arealeffektive slik at det ikke leies lokaler som har arealer som ikke kan utnyttes effektivt Fleksibilitet Bygningsmessig og teknisk fleksibilitet slik at det er enkelt å tilpasse lokalene til endrede behov Inneklima Det må være godt tilpasset ventilasjon og inneklima i lokalene Parkering Lokalene må ha tilgang til parkeringsmuligheter for både ansatte med behov for bil i tjeneste og tjenestebiler (ca. 50 stk. p.t.). Flesteparten av foretakets tjenestebiler er EL-biler. Disse må kunne lades. En stadig økende andel av privatbiler er også elektriske. Det bør også være noen parkeringsmuligheter for besøkende. Det må være et særskilt fokus på tilrettelegging for bevegelseshemmede besøkende eller ansatte. Parkeringsmulighetene må være så trafikksikre som mulig for å unngå skader eller ulykker. Det må også være sikre og lett tilgjengelige sykkelparkeringsplasser. Foretaket har EL-sykler, og vi tror at stadig flere ansatte vil benytte private EL-sykler til og fra jobb. Lademuligheter for EL-sykler er sterkt ønskelig Miljøvennlighet OBY ønsker tilhold i lokaler som har miljøfokus. Eksempler på dette kan være fjernvarme, miljøvennlig utforming, avanserte strømsparingsfunksjoner, god intern avfallsbehandling og BREEAM klassifisering. Lokalisering i tilknytning til kollektivknutepunkt støtter opp under miljøfokuset Tilgjengelighet for alle (universell utforming) Lokalene skal være tilgjengelig for alle, både ansatte og besøkende Organisering av kontorlokaler Det må vurderes hvordan kontorlokalene skal være utformet. Alternativene er cellekontor, åpne landskap/teamkontor, eller en blanding av forskjellige typer arbeidsplasser Garderober og treningsmuligheter For de som jobber ute må det være garderobemuligheter. Det må også være garderober for de som går, løper eller sykler til jobben. Det kan videre være en fordel med etablering av eget treningsrom slik at det tilrettelegges for trening. Et treningsrom vil også være en sosial arena for å bli bedre kjent med kolleger. 4

5 2.5.9 Kantine Det må være tilgang til kantine i egne lokaler eller i fellesarealer. 2.6 Pris og kontraktsmessige forhold Pris Ved leie av m2 vil pris være et vesentlig kriterium. Prisnivået for næringslokaler i Oslo varierer i forskjellige områder av byen. Prisnivået ligger generelt i intervallet pr m2 pr år eks felleskostnader Kontraktsmessige forhold De kontraktsmessige forholdene rundt en leiekontrakt må tillegges betydning. En kontrakt som favoriserer leietaker bør vektlegges høyere enn en som har ensidighet i forhold til utleier. Det bør være fleksibilitet i forhold til kontrakten, slik at det tas inn opsjoner for justering av leieforhold (endring i størrelse, hel/delvis forlengelse, fleksibel forlengelse, ombyggingsadgang). Det bør være en serviceorientert utleier/forvalter som er opptatt av å gi leietaker merverdi. 5