Elektronisk nøkkelsystem En analyse av gevinster og kostnader

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE Elektronisk nøkkelsystem En analyse av gevinster og kostnader

2 Forord Gevinstanalysen er utarbeidet som en del av pilotprosjektet elektronisk nøkkelsystem ved hjemmebaserte tjenester, avdeling Berger, Distrikt Rykkinn. Avdelingsleder Anne Berit Johansen og hennes ansatte ved avdeling Berger har bidratt med nyttig informasjon om elektronisk nøkkelsystem i tjenesten. Prosjektleder Ann-Kristin Smilden ved Helseinformatikk har også gitt nyttige innspill. Det er viktig å synliggjøre potensielle gevinster og kostnader ved nye produkter innenfor velferdsteknologi. Hensikten med analysen er å gi et godt grunnlag for videre arbeid med gevinstrealisering. Gevinstanalysen er utarbeidet av: Bærum kommune, Strategi- og utviklingsenheten Kirsten Viga Skretting Bærum, februar

3 Bærum kommune har utarbeidet en Strategisk plan for velferdsteknologi som inneholder prosjekter som skal bidra til forebygging, økt mestring og effektivisering. Et av disse prosjektene er elektronisk nøkkelsystem. Prosjektet har som mål å gi økt trygghet for bruker og effektivisering av nøkkelhåndtering i hjemmetjenesten i Bærum kommune. Distrikt Rykkinn har vært pilot for prosjektet i perioden På bakgrunn av erfaringene fra utprøvingen er det utarbeidet gevinstanalyse for å vurdere om det er grunnlag for å skalere opp bruken av elektronisk nøkkelsystem i Pleie og omsorg i Bærum kommune. Sentrale funn Tidsmålinger viser at bruk av elektronisk nøkkelsystem frigjør arbeidstid hos medarbeiderne sammenlignet med bruk av fysiske nøkler. Nytte-kostnadsanalysen viser at gevinstene ved innføring av elektronisk nøkkelsystem er større enn kostnadene. Med andre ord er netto nåverdi positiv. I henhold til samfunnsøkonomisk teori bør produktet tas i bruk dersom netto nåverdien er positiv. Det er gjennomført intervju med utvalgte medarbeidere ved distrikt Rykkinn. I intervjuene gis det uttrykk for at elektronisk nøkkelsystem har gitt kvalitative gevinster både for medarbeiderne, brukerne og pårørende. Medarbeiderne anbefaler andre distrikt å ta i bruk elektronisk nøkkelsystem, gitt visse forutsetninger. Piloten har tatt noe lengre tid enn forventet grunnet tekniske problemer med utstyret og uforutsette hendelser. Eksempelvis har leverandøren byttet underleverandør, som resulterte i utskiftning av samtlige installerte låser. Det har også vært tidkrevende å innhente godkjenning fra borettslag for installering av elektronisk nøkkelsystem på ytterdør i borettslag. Nytte-kostnadsanalyse I nytte-kostnadsanalysen sammenlignes økonomiske gevinster og økonomiske kostnader. I henhold til samfunnsøkonomisk teori, bør en pilot videreføres dersom netto nåverdi er positiv. Analysen viser at prosjektet over en fireårsperiode vil ha positiv netto nåverdi på kr. 2,1 millioner. Økonomiske nøkkeltall Frigitt tidsbruk (i årsverk) 1,08 Frigitt tidsbruk (i kr.) Netto nåverdi (i kr.) For enkelthetens skyld ligger følgende antakelser til grunn i nytte-kostnadsanalysen: antall låser (50 stk.) er konstant over en fireårsperiode enhetskostnader for demontering og installering av lås tilsvarer kr i løpet av ett år demonteres 17 låser grunnet dødsfall, flytting og opphør av tjeneste 2 Ved demontering av lås hos én bruker, installeres samme lås hos en ny bruker 1 Beregnet ut fra total innstalleringskostnad for 50 låser tilsvarende kr Beregnet ut fra utskiftning av låser i perioden oktober 2014 til og med februar

4 Nytte-kostnadsanalyse Gevinster Endring i tidsforbruk til nøkkelhåndtering Sum gevinster Kostnader Utstyr (50 låser) Innstallering og opplæring Demontering Supportavtale Universalnøkkel til medisinskrin Daglig drift Sum kostnader Nettogevinst Diskonteringsfaktor 1,00 0,96 0,92 0,89 Neddiskontert nettogevinst Netto nåverdi Det gjøres oppmerksom på at den økonomiske gevinsten i analysen er en indirekte gevinst endring i tidsforbruk til nøkkelhåndtering. Den indirekte gevinsten kan forstås på to måter: 1) en verdisetting (i kroner) av den frigjorte tiden og 2) en økonomisk besparelse dersom gevinsten realiseres. I tabellen ovenfor er det tatt utgangspunkt i at tjenesten klarer å utnytte frigjort tidsbruk 100 prosent. Tabellen nedenfor viser økonomisk gevinst ved x prosent utnyttelse av frigjort tidsbruk. Vippepunktet for at netto nåverdi ikke er positiv er ca. 12 prosent. Det er med andre ord en relativt liten andel av den indirekte gevinsten som må realiseres for at faktisk netto nåverdi skal være positiv. v/ x % utnyttelse av frigjort tidsbruk Gevinst (sos.omk. Inkl) Netto nåverdi v/ 75 % v/ 50 % v/ 40 % v/ 30 % v/ 20 % v/ 10 % Medarbeidernes opplevelse av elektronisk nøkkelsystem Det er gjennomført en spørreundersøkelse 3 og et intervju vedrørende medarbeidernes opplevelse av elektroniske nøkkelsystem. I spørreundersøkelsen ble medarbeiderne bedt om å vurdere 11 påstander på en skala fra 1 til 5, der 1 = helt uenig og 5 = helt enig. Påstandene er knyttet til opplevelse av tilgjengelige ressurser, arbeidsflyten og nytteverdien ved elektroniske nøkler. Svarandelen er 73 prosent (N = 11). Spørreundersøkelsen viser at medarbeidernes opplevelse av elektronisk nøkkelsystem er positiv. 3 Spørsmålene i undersøkelsen er laget med bakgrunn i UTAUT, en modell som måler teknologiaksept og faktisk teknologibruk hos ansatte (Venkatesh et al., 2003) samt en business case om elektroniske låseenheter utarbeidet av Servicestyrelsen (2011). 3

5 Respondentene scorer høyt på påstander knyttet til tilgjengelige ressurser ved bruk av elektronisk nøkkelsystem. På påstander vedrørende arbeidsflyten ved elektronisk nøkkelsystem, er respondentene uenige i at nøkkelsystemet forverrer arbeidsflyten. De siste fem spørsmålene i undersøkelsen omhandler nytteverdien av elektronisk nøkkelsystem. Respondentene er i høy grad enige i at nøkkelsystemet er nyttig. Respondentene er noe mindre sikre på at de bruker mindre tid på nøkkelhåndtering etter at de fikk elektroniske nøkler (gjennomsnittsscore på 3,8). Det kan skyldes at det har vært noe tekniske utfordringer knyttet til det elektroniske nøkkelsystemet. Medarbeiderne har derfor i perioder tatt med seg fysiske nøkler i tillegg til iphone for å være sikker på at de kommer seg inn hos bruker. 4

6 Medarbeiderne ved distrikt Rykkinn har deltatt på intervju om kvalitative gevinster. Tilbakemeldinger på intervjuet kan sammenfattes på følgende måte: Kvalitativ gevinst For hvem Begrunnelse Bedre samarbeid Medarbeiderne Lettere å hjelpe hverandre ved behov, fordi man ikke lenger trenger å utveksle fysiske nøkler Mindre stress i hverdagen Unngår håndtering av fysiske nøkler Trygghet Brukerne Medarbeiderne mister ikke fysiske nøkler som kan føre til utrygge brukere Trygghet Pårørende Tjenesten har god oversikt over hvem som har fått besøk når I intervjuet ble medarbeiderne også bedt om å peke på suksesskriterier og barrierer ved prosjektet. Suksesskriterier: alle medarbeiderne er engasjerte og positive alle medarbeiderne har samme positive holdning til nøkkelsystemet ovenfor brukerne brukerne har fått nok informasjon medarbeiderne har vært flinke til å gi beskjed til leder umiddelbart ved eventuelle feil elektroniske nøkkelsystem har blitt integrert i driften Barrierer: teknologisk svikt avhengig av borettslagstyrene for å få installert nøkkel på ytterdør tidkrevende dersom medarbeiderne ikke er positive, vil ikke elektronisk nøkkelsystem fungere Intervjuet ble avsluttet med følgende kommentarer: Elektronisk nøkkelsystem fungerer! Jeg vil virkelig anbefale elektronisk nøkkelsystem til andre! Jeg ser kun fordeler ved elektronisk nøkkelsystem! Øvrige potensielle gevinster Det finnes øvrige potensielle gevinster som ikke er inkludert i kost-nytteanalysen fordi de ikke kan tallfestes eller fordi de er små i størrelsen. Dersom legevakten også tar i bruk elektronisk nøkkelsystem, kan ambulanse raskt få tilgang til bruker ved akutte behov. Distrikt Rykkinn unngår tidkrevende arbeid knyttet til å erstatte fysiske nøkler som er forsvunnet. Tap av fysiske nøkler har tidligere også skapt uro for bruker. Bærum kommune har i dag avtale med SOS International om trygghetsalarmtjeneste. I forbindelse med etablering av trygghetsalarm hos en bruker kreves det at kommunen skaffer til veie ekstra nøkkel fra bruker. Det er knyttet mye administrasjon og manuelt arbeid til nøkkelhåndtering ved etablering og 5

7 avslutning av trygghetsalarmtjenesten. I forhold til tap av nøkler og risiko ved utøvelse av trygghetsalarmtjenesten vil problemstillingene være tilsvarende som for Distrikt Rykkinn. Øvrige kommentarer Elektronisk nøkkelsystem er en medarbeiderdreven innovasjon. Ved denne formen for innovasjon er det medarbeideren som utvikler tjenesten, mens brukeren har en passiv rolle. Lederen samler idéer og implementerer. Læringskilder er medarbeidernes ekspertise og erfaring. 4 På grunnlag av dette er ikke brukerne intervjuet om opplevelse av elektronisk nøkkelsystem. Medarbeiderne rapporterer at brukerne gir gode tilbakemeldinger på elektronisk nøkkelsystem. Dette samsvarer med funn fra intervju med brukere i business case om elektroniske låseenheter i seks danske kommuner. 5 Avdelingsleder ved Distrikt Rykkinn peker på følgende administrative oppgaver knyttet til elektronisk nøkkelsystem: Ukentlig: sjekke om alle låser har vært i bruk på websiden sjekke om alle ansatte har vært aktive med å bruke låsene på websiden sjekke om alle telefonene er på plass opplæring til ansatte om hvordan «banke riktig» for å aktivere lås på døren opplæring til ansatte vedrørende innlogging Månedlig: sjekke om find my iphone er aktivert på alle telefonene Ved behov: avslutte/opprette brukere og ansatte oppdatere telefonene oppdatere listen over hvilke brukere som har fått montert lås på døren sin lage nye passord oppdatere apper Som det fremgår av nytte-kostnadsanalysen, bruker avdelingslederen ved Distrikt Rykkinn omtrent en time i uken på administrativt arbeid. Avdelingsleder gir uttrykk for at daglig drift av det elektroniske nøkkelsystemet må legges til det enkelte tjenestested. Det er tungvint å be om hjelp fra andre til oppgaver som er overkommelige for en selv i daglig drift og som gir oversikt over tjenesten. Det gir også økt trygghet og sikkerhet for brukerne, da de er informert om at vi kan åpne/lukke tilganger fortløpende. Dessuten er det viktig at tjenestestedet selv har kontroll på hva «som rører seg». 4 Hasu et al., (2011). 5 Servicestyrelsen (2011). 6

8 Videre arbeid Denne rapporten viser mulige gevinster knyttet til elektronisk nøkkelsystem. Å realisere gevinstene krever systematisk arbeid. Derfor fortsetter prosjektet inn i fase 2. Målet for fasen er å planlegge gevinstrealisering, der gevinster knyttes til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige for oppfølging. Arbeidet skal resultere i en gevinstrealiseringsplan, innen august Fase 2 bygger på KommITs gevinstkokebok. 7

9 Vedlegg Beregning av tid til nøkkelhåndtering Bakgrunnstall Tid nøkkelhåndtering per dag (i timer) 5,0 Tid nøkkelhåndtering per uke (i timer) 35,1 Tid nøkkelhåndtering per måned (i timer) 140,5 Tid nøkkelhåndtering per år (i timer) 1 686,5 1 årsverk i turnus (i timer) Tid nøkkelhåndtering pr år (årsverk) 1,08 Gj.snittlig mnd.lønn, Pleie og sosial omsorg uten botilbud* Gj.snittlig årslønn, Pleie og sosial omsorg uten botilbud Sos.omk. (40 %) Lønn + sos.omk. 1 årsverk Tid nøkkelhåndtering pr år (kr) * Tall fra SSB fra Tidsmålinger Det er gjennomført tidsmålinger for nøkkelhåndtering over seks dager (dagvakt og aftenvakt), fire hverdager og to helgedager. Følgende aktiviteter knyttet til nøkkelhåndtering er målt (for hver enkelt medarbeider på vakt): Hente ut nøkler første økt Bytte/levere inn nøkler Hente ut nøkler andre økt Levere inn nøkler Bytte nøkler med kollega Glemme nøkler, dra tilbake til Brynsveien for å hente Tid på å låse seg inn hos bruker/finne riktig nøkkel på nøkkelknippet Lete etter nøkkel som er borte Type dag Dato Tid (min)* Tid (timer)* Hverdag 10.okt 301 5,0 Hverdag 08.des 310 5,2 Hverdag 12.des 194 3,2 Hverdag 13.des 294 4,9 Helg 25.jan 372 6,2 Helg 26.jan 336 5,6 gj.snitt hverdag 274,75 4,6 gj.snitt helg 354 5,9 gj.snitt total 301 * Tid = summen av hver enkelt medarbeiders tidsforbruk. 5,0 Per medarbeider tilsvarer dette i gjennomsnitt ca. 25 minutter per vakt til nøkkelhåndtering. 8