Mobil Omsorg bedre bruk av ressursene?

Transkript

1 Rapport Mobil Omsorg bedre bruk av ressursene? Erfaringer med fagsystemet Profil på bærbare enheter Samarbeidspart: 1

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 2 Sammendrag 3 1. Innledning Hva er Mobil Omsorg? Mål for arbeidet 4 2. Gjennomføring og metode Pilotsted og antall deltakere Gjennomføring pilotfase Forskningsmetodikk og datafangst 6 3. Dagens praksis Rapporter Arbeidslister Hjemmebesøk Dokumentasjon 7 4. Ansattes erfaringer med Mobil Omsorg Synspunkter på rapportering ved vaktstart Synspunkter på bruk av arbeidslister på Mobil Omsorg Synspunkter på bruk av Mobil Omsorg på hjemmebesøk Synspunkter på praksis med dokumentasjon etter innføring av Mobil omsorg Synspunkter på valgt teknologi-plattform Synspunkter og erfaringer i bruk av Mobil Omsorg Oppsummering spørreundersøkelse Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Driftsteknikk Operasjonelt Forutsetninger og læringspunkter med Mobil Omsorg Ansattes involvering og forståelse Opplæring Organisering av arbeidsdag Rutiner for bruk av Profil Valg av teknologi-plattform Support fra IKT-Drift Gevinstrealisering / Kost-nytteanalyse Utgifter til pilot Mobil Omsorg Gevinstpotensialet for Mobil Omsorg Gevinstrealisering Implementering av Mobil Omsorg i alle soner i hjemmesykepleien Annet ønsket funksjonalitet i Mobil Omsorg Konklusjon bedre og mer effektivt 26 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Gevinstanalyse bakgrunn Gevinstanalyse pilot 2

3 Sammendrag Teknologiske løsninger har potensialet til å øke kvaliteten på håndtering av pasientdata og effektivisere pleie og omsorgstjenesten. Prosjektet Mobil Omsorg har som mål å prøve ut fagsystemet Profil på en bærbar løsning som smarttelefon eller nettbrett, for å få kunnskap og erfaring om hvordan dette potensialet kan realiseres i praksis. I prosjektet ble løsningen Mobil Omsorg pilotert i en av tre grupper i sone Landås (av totalt 10 soner) i hjemmesykepleien. Løsningen ble prøvd ut på 25 Samsung Galaxy S3, to Samsung Galaxy S5 og en Samsung Galaxy Note. Det var ca. 50 ansatte, som deltok i utprøving av løsningen. Erfaringer fra bruk ble innhentet gjennom to spørreundersøkelser, en tidsstudie, samt fokusgruppeintervjuer. Selve piloten ble gjennomført i perioden 30. oktober 2014 til 31. januar Prosjektet har vist at bruk av Mobil Omsorg på en bærbar løsning har potensial til å effektivisere ressursbruk i tjenesten, samt bedre kvaliteten på håndtering av pasientdata. Kartlegging av ansattes erfaringer gjennom spørreundersøkelsene bekrefter at Mobil Omsorg fungerer som et effektivt verktøy i hjemmetjenesten og ansattes vurderinger viser at løsningen bidrar til å nå målene om: Bedre ressursutnyttelse Redusert stress for ansatte Økt pasientsikkerhet Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon Bedre kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal Arbeidet med gevinstrealisering (kost/nytte analyse) viser at gevinstene ved innføring av Mobil Omsorg er større enn kostnadene. Analysen viser en netto årlig gevinst på kr. 21 mill. Den reelle gevinsten det er mulig å realisere antas å være ca. 70 % av netto årlig gevinst, dvs. 14,7 mill. Prosjektet har også vist at det er en rekke forutsetninger som må være på plass for å realisere disse gevinstene. Et sentralt punkt er lederforankring, med tydelig informasjon og prioritering av oppgaver knyttet til endret organisering av arbeidsdag, endret arbeidsmetodikk og behovet for å øke kvaliteten på håndtering av pasientdata. Videre er valg av bærbar løsning og dekningsgrad viktig. Løsningen må ha tilstrekkelig kapasitet, slik at ansatte opplever at løsningen fungerer raskt og effektivt. På bakgrunn av de erfaringene og den kunnskapen vi har fått om bruk av Mobil Omsorg i prosjektet, anbefales det at løsningen i første omgang implementeres i hele hjemmesykepleien i Etat for hjemmebaserte tjenester. Deretter bør løsningen vurderes tatt i bruk i de deler av tjenesten som bruker fagsystemet Profil som pasientjournalsystem. 3

4 1. Innledning Kravene til produktivitet, kvalitet og effektivitetsforbedringer i helse- og omsorgssektoren er store og bruk av moderne hjelpemidler og ny teknologi blir viktige tiltak i denne sammenheng. Som del av velferdsteknologiprogrammet i Bergen vil kommunen arbeide med velferdsteknologiske løsninger for ansatte. Det har derfor vært ønskelig å teste ut fagsystemet Profil på mobile enheter i en sone i hjemmebaserte tjenester. 1.1 Hva er Mobil Omsorg? Visma Mobil Omsorg er en bærbar fagløsning for kommunale pleie- og omsorgstjenester. Løsningen er en webapplikasjon, og er tilgjengelig på de fleste mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Løsningen henger tett sammen med hovedsystemet Visma Omsorg Profil og gir ansatte tilgang til arbeidslister, tiltak og de mest nødvendige brukeropplysninger, samt anledning til å kunne lese og skrive rapporter fortløpende gjennom arbeidsdagen. Dette kan redusere dobbeltregistrering og administrasjonsarbeid på kontoret. Mobil Omsorg bruker eksisterende supportordning fra Profil brukerstøtte (IKT-Helse). 1.2 Mål for arbeidet Arbeidet har hatt som mål å gjennomføre utprøving av en bærbar journalløsning på mobile enheter for å oppnå en mer fleksibel samhandling, effektiv arbeidshverdag og økt pasientsikkerhet. Vurderinger knyttet til omlegging av arbeidsmetodikk var en sentral del av arbeidet Identifiserte målsettinger 4

5 Bergen kommune ønsket å få kunnskap om og erfaring med hvordan Mobil Omsorg kan bidra til: Bedre ressursutnyttelse; løsningen gir mulighet for endret organisering av arbeidshverdag og arbeidsmetodikk ved bl.a. enkel tilgang til pasientinformasjon, forenklet rapportering og dokumentasjon Redusert stress for ansatte; ansatte har «med seg» nødvendig informasjon ut til brukere og kan ferdigstille oppgaver knyttet til dokumentasjon og rapportering i løpet av arbeidsdagen og slipper å vente på ledig pc, evt. arbeide utover normal arbeidstid Økt pasientsikkerhet; ansatte har tilgang til oppdatert informasjon ute hos pasienten Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon; unngår tap av arbeidslister, og kun ansatte med behov for informasjon om pasienten får dette Økt kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal; Opprettelse og vedlikehold av tiltaksplaner gir en strukturert og oversiktlig dokumentasjon og ansatte trenger bare å kvittere for at et eller flere tiltak er utført. Det skal derfor ikke være nødvendig å bruke tid på å skrive (lange) rapporter, med mindre det gjelder avvik fra tiltaksplanen. Kommunen ønsket også mer kjennskap til valg av produkt (smarttelefon, nettbrett etc.), hvilke tekniske krav som bør stilles til produktet, samt krav til brukervennlighet. 2 Gjennomføring og metode 2.1 Pilotsted og antall deltakere Sone Landås i hjemmebaserte tjenester ble valgt for pilotering av Mobil Omsorg. Alle ansatte i en (Natlandsgruppen) av tre grupper deltok i piloten, i tillegg til sykepleierne fra de to andre gruppene i sonen, totalt ca. 50 ansatte (uten vikarer). Årsaken til at sykepleierne fra alle gruppene ble valgt, er at de på vakt på kveld og helg har ansvar for alle pasientene i sonen, og derfor har behov for å kunne hente pasientopplysninger. De bruker flere funksjoner i Profil, og vil da lettere kunne benytte seg av funksjonalitetene som er i Mobil Omsorg. 2.2 Gjennomføring pilotfase Prosjektet Mobil Omsorg startet sitt arbeid i mars Det ble opprettet en prosjektgruppe, der forankring i ledelsen i sone Landås var vektlagt. Videre ble det prioritert å bruke ressurser på en grundig forberedelse til piloten, der ansatte fra Profil brukerstøtte (IKT Helse) i Byrådsavdeling for helse og omsorg og pilotgruppe gikk gjennom behov for endringer i bruk av Profil. I tillegg hadde lederne et særlig ansvar for informasjon og drøfting av behov for endret arbeidsmetodikk med alle berørte ansatte. Det ble satt av ressurser til dugnadsarbeid for ansatte for nødvendige tilpasninger i Profil. Følgende forarbeid i Profil ble gjennomført: Ryddet i mappene i pasientjournalen Opprettet tiltaksbeskrivelser på alle pasientene Sjekket tilganger for alle ansatte i Profil 5

6 Følgende forarbeid i sonen ble gjennomført: Gjennomgang av struktur og arbeidsmetodikk i gruppen og hva som skulle endres parallelt med innføring av Mobil Omsorg o Morgenrapport ble redusert til kun å gå gjennom huskeliste o Alle ansatte leser rapportene sine på telefonen hver for seg kun på de pasientene de skal til på vakten o Rapportering i tiltaksbilde ble de ansatte bedt om å skrive underveis i løpet av arbeidsdagen så langt det lot seg gjøre Valg av type teknisk løsning (smarttelefon, nettbrett), bestilling av SIM kort, telefonnummerrekker (nye eller bruke gamle). o Det ble anskaffet 25 smarttelefoner type Samsung S3, 1 Samsung Note, 3 ladestasjoner med 18 punkt, 12 billadere (alle bilene) og noen powerbank (håndholdte ladere noe som er svært lite i bruk på S5 modellen). Mot slutten av piloten ble det bestilt 5 Samsung S5, for å teste ut en modell med bedre ytelse. Piloten ble gjennomført i tidsrommet 30.oktober 2014 og ut januar Forskningsmetodikk og datafangst Det ble i samarbeid med SINTEF etablert en forskningsprotokoll for uthenting av erfaringer og data fra piloten. Ansatte som var aktuelle for å være med, fikk informasjon gjennom informasjonsskriv, samt muntlig i personalmøter etc. Det ble gjennomført workshop med ansatte før oppstart av pilot for å kartlegge dagens praksis, samt identifisere forventninger til bruk av Mobil Omsorg. Med utgangspunkt i workshop ble det utarbeidet og gjennomført en spørreundersøkelse av totalt 43 ansatte på Landås, hvorav 21 sykepleiere, 14 hjelpepleiere/helsefagarbeidere og 6 gruppeledere/assisterende gruppeledere og 3 ufaglærte for kartlegging av situasjon før oppstart. Det ble identifisert fem hovedområder ut fra workshop med deltakere i piloten. Spørsmålene knyttet seg til disse områdene: 1. Rapportering ved vaktstart 2. Arbeidslister 3. Hjemmebesøk 4. Dokumentasjon 5. Forventninger til Mobil Omsorg En tilsvarende spørreundersøkelse ble utformet og gjennomført ved avsluttet pilot. Denne undersøkelsen hadde i tillegg til de fem hovedområdene over også med erfaringer knyttet til teknologi og til Mobil Omsorg generelt. Her var det 36 ansatte som fullførte besvarelsen av undersøkelsen hvorav 25 sykepleiere, 15 hjelpepleiere/helsefagarbeidere og 5 gruppeledere/assisterende gruppeledere og 1 ufaglærte. Hensikten med Mobil Omsorg er å være en støtte for de ansatte i sin arbeidshverdag og var forventet å bidra til bedre kvalitet, mindre stress og mindre tid til rapportering og dokumentasjon. I etterkant av workshop ble det gjennomført en studie av arbeidsdagen til de 6

7 ansatte. Det ble laget et tidsskjema som ansatte hadde med på vakt for å kartlegge tidsforbruk på ulike aktiviteter. Tidsstudien ble gjennomført på 36 dagvakter, 15 kveldsvakter og 5 nattevakter. 3. Dagens praksis Her beskrives dagens praksis for de 4 områdene som ble definert som sentrale i forbindelse med innføring av Mobil omsorg: 3.1 Rapporter Hver vakt starter med felles rapport med alle ansatte, der gruppeleder eller sykepleier gjennomgår huskeliste og rapport. Arbeidslister er tatt ut på forhånd, slik at ansatte kan notere på disse ved behov og rapport. Mange ansatt opplever denne formen som bra, fordi de på denne måten får god kjennskap til alt nytt for alle brukere. 3.2 Arbeidslister Gruppeleder eller assisterende gruppeleder fordeler arbeidsoppgavene elektronisk dagen før og skriver ut arbeidslister fra Profil til hver ansatt på vakt. Ved sykdom må det evt. omfordeles arbeidslister og skrives ut på nytt. På arbeidslistene står det oppført brukers personalia, samt kort skissert de oppgavene som skal utføres. Det er tidkrevende både for ansatte på sonekontoret og ute i tjenesten å gjøre endringer i arbeidslista i løpet av en vakt. Ansatte må ofte inn til sonekontoret ved endringer i arbeidslista. 3.3 Hjemmebesøk Ansatte har med seg arbeidslistene ut til bruker, for informasjon om oppdraget. Ved behov for informasjon utover det (medisinske opplysninger, lege, pårørende, etc), må de kontakte gruppeleder, ass.gruppeleder eller en kollega. 3.4 Dokumentasjon Ansatte dokumenterer i Profil enten i forbindelse med lunsjpause, eller etter siste hjemmebesøk. Dette fører til stor pågang på felles datamaskiner, og det blir da venting. Det er vanlig at ansatte ikke blir ferdig med å dokumentere før vakta er over, noe som fører til overtidsarbeid. 4. Ansattes erfaringer med Mobil Omsorg I rammen av prosjektet Mobil omsorg ble det (som beskrevet i 2.4) gjennomført to spørreundersøkelser blant ansatte i Natlandsgruppen og sykepleierne i resten av sonen, en før oppstart av pilot og en etter gjennomført pilot. Hensikten med undersøkelsen var å gjennomføre en analyse av hvordan hjemmesykepleietjenesten fungerte i forhold til tjenesten som ytes til pasientene og arbeidsdagen til de ansatte etter innføring av Mobil Omsorg. Dette inkluderte rapportering, arbeidslister, hjemmebesøk og dokumentasjon i fagsystemet m.m. Kartleggingen ble gjort for å kunne vurdere/analysere hvilken virkning innføring av Mobil Omsorg har hatt. 7

8 4.1 Synspunkter på rapportering ved vaktstart Hver vakt starter med en rapportering hvor ansatte får informasjon om besøkene som skal gjøres hos pasientene, hvordan situasjonen til de ulike pasientene er og hva som er viktig å huske på. Dette møtet blir gjennomført med ansatte i grupper og de ansatte får rapportering på mange brukere som de selv ikke skal besøke. Dette er tildels unødvendig informasjon og det er etisk ikke riktig at alle ansatte får informasjonen. Etter MO: Jeg synes rapportering før vi drar ut på hjemmebesøk er blitt mer effektiv med Mobil Omsorg. Før MO: Jeg synes rapportering før vi drar ut på hjemmebesøk er effektiv i dag Før Nå Enig/helt enig 49 % 58,5 % Uenig/helt uenig 32,6 % 12,1 % Figur 1 Rapportering før hjemmebesøk I den første spørreundersøkelsen var de ansatte ganske fornøyd med rapporteringsmøtene, men de opplevde at de ikke fikk nok informasjon om sine pasienter og de ansatte mente at det var mulighet for en forbedring av morgenmøtene. Som vist i Figur 1 var det 49 % som syntes at rapporteringsmøtene var effektive før innføring av Mobil Omsorg, men samtidig var det 32,6 % som var uenige i dette. Figur 1 viser at ansatte opplever at rapporteringen har blitt mer effektiv med Mobil Omsorg. Det er 58,5 % som er enige i at rapporteringen er mer effektiv med Mobil Omsorg og kun 12,1 %, dvs. 20 % færre, som er uenig i at den er blitt mer effektiv. Dette er en sterk indikasjon på at Mobil Omsorg bidrar med økt effektivitet. 8

9 Etter MO: Det er enklere å oppfatte viktig informasjon som er relatert til mine pasienter ved rapportering når jeg vet at all informasjon ligger i Mobil Omsorg. Før MO: Det er enkelt å oppfatte informasjonen som er relatert til mine pasienter. Før Nå Enig/helt enig 62% 83% Uenig/helt uenig 16,3% 0% Mobil omsorg gjør det enklere å få viktig informasjon om pasienter 20 % flere som mener det er enkelt å oppfatte viktig informasjon 16,3 % færre som er uenige - INGEN Figur 2 Viktig informasjon før hjemmebesøk Informasjon er viktig i hjemmetjenesten og det er 83 % av de ansatte som opplever at det er enklere å oppfatte viktig informasjon relatert til sine pasienter etter innføring av Mobil Omsorg. Det er var 16,3 % som var uenig i at det var enkelt å oppfatte informasjon relatert til sine pasienter før innføringen, men med Mobil Omsorg er det faktisk ingen som er uenig i dette. Dette er nok både knyttet til mer effektiv rapporteringen og til at ansatte med Mobil Omsorg har enkel tilgang til informasjon ute hos bruker. Etter MO: Med Mobil Omsorg får jeg mer utfyllende informasjon til å forberede besøk hos pasientene og å sette meg inn i hva jeg skal gjøre hos hver enkelt pasient. Før MO: Rapporteringen er utfyllende og gir meg tilstrekkelig 20 % flere informasjonen som opplever til å forberede at MO gir besøk mer hos pasientene utfyllende og å informasjon sette meg inn i hva jeg skal gjøre hos hver Kun enkelt 9,7 pasient. % som opplever at de med MO ikke har utfyllende informasjon (mot 20 % uten MO) 9

10 Før Nå Enig/helt enig 55,8% 75,6% Uenig/helt uenig 20,9% 9,7% Figur 3 Utfyllende informasjon for forberedelse Det er 75,6 % som opplever at de med Mobil Omsorg har tilgang til mer utfyllende informasjon om pasientene og at det gjør det enklere å forberede hvert besøk hos pasientene. Dette er omtrent 20 % flere enn før innføring av Mobil Omsorg. Andelen som er uenig i dette er redusert til 9,7 %. Etter MO: Det er greit å kunne sjekke i Mobil Omsorg når jeg er ute på pasientoppdrag. Figur 4 Bruke Mobil Omsorg til å sjekke på oppdrag Som vist i Figur 4 er det hele 95 % som er enig i at det er greit å sjekke i Mobil Omsorg ute på pasientoppdrag. Det betyr at så og si alle aktivt benytter Mobil Omsorg for å få informasjon når de er ute hos pasienter. Mobil Omsorg effektiviserer rapporteringen ved vaktstart, gjør det enklere å oppfatte informasjon og gir mer utfyllende informasjon om egne pasienter. 4.2 Synspunkter på bruk av arbeidslister på Mobil omsorg Arbeidslistene er viktige da det er denne som gir informasjon om oppdragene til de ansatte. Uten Mobil Omsorg må arbeidslister skrives ut til alle ansatte før vaktstart. Det er tidkrevende å gjøre endringer i papirlistene, noe som forekommer daglig. 10

11 Det er enklere å håndtere endringer på arbeidslista etter innføring av Mobil Omsorg Figur 5 Håndtering av arbeidslister 80 % av de ansatte er enig i at Mobil Omsorg gjør det enklere å håndtere arbeidslisten og det er kun en respondent som ikke er enig, se Figur 5. Dette er en tydelig indikasjon på at Mobil Omsorg forenkler håndtering av arbeidslistene og gjør det enklere å gjennomføre endringer i løpet av en vakt. Gruppeledere på sonekontoret har hatt ansvar for å ta ut arbeidslistene på papir til de ansatte i forkant av hver vakt, noe som er en tidkrevende oppgave i tillegg til at det forbruker mye papir. Gruppeledere må ofte i løpet av en vakt gjøre endringer i arbeidslisten på grunn av uforutsette hendelser, noe som er utfordrende når arbeidslisten er på papir. Mobil Omsorg gjør det mindre tidkrevende å ta ut arbeidslister enn tidligere Figur 6 Ta ut arbeidslister Mobil omsorg gjør det mindre tidkrevende å ta ut lister. 62,5 % av de ansatte opplever at det er mindre tidkrevende og kun en respondent er uenig i dette. De resterende, 35 %, har svart "verken eller" eller "vet ikke". Dette skyldes at det kun er gruppeledere som faktisk tar ut arbeidslister. Her har mange derfor valgt ikke å svare at de er enige eller uenige. Ved innføring av Mobil Omsorg vil arbeidslisten som de ansatte kjenner, ikke lenger eksistere. Det er alltid en fare ved innføring av nye løsninger at ansatte ikke opplever at verktøyet de hadde ikke blir helt erstattet. Her er det stor enighet om at Mobil Omsorg erstatter 11

12 arbeidslisten, se Figur 7, det er kun et lite fåtall som er uenige i dette. Det er noen ansatte som opplever at papirlisten var raskere å bruke på travle dager. Med Mobil Omsorg opplever de at de må vente på å logge inn og at det fungerer dårlig hos enkelte brukere der det er dårlig dekning. Dette kan ha en sammenheng med at Mobil Omsorg fortsatt er nytt som verktøy og at det i enkelte situasjoner oppleves mer effektivt å bruke den kjente papirlisten. Arbeidslista i Mobil Omsorg erstatter arbeidslista vi før hadde på papir. Figur 7 Mobil omsorg erstatter arbeidslisten på papir 4.3. Synspunkter på bruk av Mobil Omsorg på hjemmebesøk Ansatte har ofte behov for informasjon ute hos pasient. Tidligere kontaktet de oftere sonekontoret og andre kollegaer for å innhente informasjon. Mobil omsorg gir tilgang til informasjonen ute hos pasienter. Jeg må ikke så ofte som før ta kontakt med sonekontoret for å få informasjon om pasienter siden jeg finner informasjonen i Mobil Omsorg. Figur 8 Kontakt med sonekontor Ansatte tar ikke så ofte kontakt med sonekontoret som tidligere 85 % av de ansatte svarer dette i undersøkelsen, og det er et lite fåtall som ikke er enige i dette, se Figur 8. Ansatte får informasjonen de trenger i Mobil Omsorg, noe som fører til besparelse av tid både hos ansatte, hos bruker og på sonekontoret. 12

13 Hvor ofte tar du kontakt med sonekontoret nå etter innføring av Mobil Omsorg? Figur 7 Hvor ofte kontakt med sonekontor Hyppigheten på kontakten med sonekontoret er redusert etter innføringen. Tidligere hadde ca. 21 % kontakt med sonekontoret daglig og denne andelen er redusert til ca. 8 %, se Figur 7. Dette reduserer tidsforbruket både for ansatte ute hos pasienter, men også for de som er på sonekontoret. Jeg bruker ofte Mobil Omsorg til å finne informasjon om pasienter Figur 8 Mobil omsorg for å finne informasjon Mobil Omsorg benyttes ofte til å finne informasjon om pasienter, se Figur % av de ansatte er enige i at de ofte bruker Mobil Omsorg, og det er kun en respondent som er uenig. Dette viser at også at verktøyet er tatt i bruk av ansatte og at de i mindre grad benytter sonekontoret eller andre kollegaer for å skaffe informasjon. 13

14 Det er etter innføring av Mobil Omsorg, mindre tidkrevende å rapportere etter oppdrag ute hos pasienten De forhåndsdefinerte tiltakene i Mobil Omsorg fungerer bra til rapportering ute hos pasienter. Figur 9 Mobil omsorg og rapportering hos pasienter Mobil Omsorg gir mulighet for å rapportere ute hos pasient, noe som reduserer behovet for å dokumentere etter vakt. Det er i Mobil Omsorg også innført forhåndsdefinerte tiltak som skal gjøre at det er enklere og raskere for ansatte å rapportereute. 75 % av de ansatte opplever at disse tiltakene fungerer bra og bare 5 % er uenige, se Figur 9. Tiltakene bidrar også til redusert rapportering etter oppdrag. Rapporteringen er endret med Mobil Omsorg, og for noen krever dette tilvenning. Tiltakene er ment å gjøre rapporteringen kort og konsis, men noen opplever at dette er utfordrende. Mange ansatte foretrekker å bruke PC for å rapportere, fordi det er bedre med større skjerm og bedre tastatur enn på smarttelefonene. Bergen kommune har byttet til en større og bedre smarttelefon, og Mobil Omsorg på de nye telefonene er blitt vesentlig bedre. Noen ansatte opplever at de bruker mer tid på rapportering ute på oppdrag, men samtidig mindre tid på rapportering etter oppdrag. 4.4 Synspunkter på praksis med dokumentasjon etter innføring av Mobil omsorg En målsetning med Mobil omsorg er å redusere tiden som brukes på rapportering og spesielt at ansatte blir sittende etter endt vakt for å dokumentere. 14

15 Etter innføring av Mobil Omsorg er jeg alltid ferdig med å dokumentere når arbeidsøkta/vakta er over. Jeg er alltid ferdig med å dokumentere når arbeidsøkta/vakta er over. Før Nå Enig/helt enig 23,8% 47,4% Uenig/helt uenig 59,6% 29% Figur 12 Dokumentering i løpet av en vakt Før innføringen var det 23,8 % av de ansatte som var ferdig med å dokumentere ved endt vakt, denne andelen er økt til 47,4 % med Mobil Omsorg. Samtidig har andelen som ikke er ferdig blitt redusert fra 59.6 % til 29 %, dvs. redusert med 30 %, se Figur 12 Dokumentering i løpet av en vakt. Når jeg dokumenterer i Mobil Omsorg ute hos pasient, trenger jeg ikke å dokumentere i fagsystemet i pausen eller ved endt vakt. Figur 10 Dokumentere i pause eller etter endt vakt Det er 52,5 % av de ansatte som opplever at de ikke trenger å dokumentere i pause eller etter endt vakt etter innføring av Mobil Omsorg, og 23,6 % som opplever at de fortsatt må gjøre dette. Dette oppleves litt ulikt, men det kan allikevel være at de bruker mindre tid på denne 15

16 dokumenteringen enn tidligere. Erfaringen fra ledelsen er også at ansatte i mindre grad jobber overtid. Det er nyttig for meg at arbeidslista er på smarttelefonen istedet for på papir Figur 11 Arbeidslista på smarttelefon 73,7 % av de ansatte opplever at det er nyttig å ha arbeidslista på smarttelefonen istedet for papir, se Figur 12, mens 7,8 % er uenige i dette. Med Mobil Omsorg et det ikke lenger et problem at arbeidslista kan være synlig for uvedkommende i bil, hos pasienten eller andre steder Figur 12 Arbeidslista og økt sikkerhet Det er stor enighet om at sikkerheten knyttet til arbeidslista er blitt bedre med Mobil Omsorg. Det er liten mulighet for at uvedkommende skal få mulighet til å se arbeidslistene til de ansatte på smarttelefonen. Dette er også grunnen til at ansatt ofte må logge inn på Mobil Omsorg. 4.4 Synspunkter på valgt teknologiplattform (smarttelefon, nettbrett) Det er i undersøkelsen lagt til spørsmål knyttet til Mobil Omsorg og teknologien. De ansatte har Mobil Omsorg som en applikasjon på en smarttelefon. 16

17 Det skjer aldri at det er tekniske problemer med Mobil omsorg Figur 13 Erfaringer med teknologien for Mobil Omsorg Nærmere 79 % er uenig i at det aldri er tekniske problemer med Mobil Omsorg, se Figur 13, og det er kun 13 % som ikke opplever at det er problemer. Det skjer aldri at det er problemer med mobildekning slik at Mobil omsorg ikke fungerer Figur 14 Utfordringer med mobildekning Mobildekningen ser ut til å være et problem sammen med at det tar lang tid å laste inn ny informasjon i Mobil Omsorg. Mobildekningen er det ikke enkelt å utbedre, men det kan være mulig for leverandør å tilpasse applikasjonen bedre til kommunikasjon med lavere båndbredde. Det tar ikke lang tid å laste inn ny informasjon i Mobil omsorg evt. lagre det som er rapportert Figur 15 Laste inn informasjon i Mobil Omsorg 17

18 Det kan se ut som om ansatte opplever at det tar lang tid å laste inn informasjon i Mobil Omsorg. Dette kan skje dersom det er dårlig dekning, noe det er hos enkelte pasienter. 54,1 % er enige i at det tar lang tid og 21.6 % er uenige, se Figur 15. Det er tydelig fra undersøkelsen at det har vært tekniske utfordringer knyttet til teknologien som er benyttet for Mobil Omsorg. Tilbakemeldinger fra ansatte er relatert til: - Forholdvis liten skjerm og lite tastatur - Krever dekning for å fungere. - Må stadig logge seg inn på systemet - Tar lang tid å logge seg inn, samt påloggingsproblemer - Huskelapper i systemet blir slettet dersom smarttelefonen mister dekningen - Tidkrevende å laste inn informasjon i noen situasjoner - Utfordringer knyttet til nettilkoblingen Mange av de tekniske problemene er løst i pilotprosjektet. Utfordringer knyttet til nettilkoblingen er løst ved å sette smarttelefonen i 3G permanent. Det var noe problem med innlogging og inntasting av passord. Smarttelefonen husket brukernavn/passord fra tidligere og for flere hadde det kommet til et mellomrom (space) etter brukernavn/passord. Dette tok det tid å finne ut av, men dette er nå utbedret. Prosjektet valgte også å endre til en smarttelefon med større display og dette har også bidratt til en bedre brukeropplevelse. Det vurderes også om enkelte kan ha behov for en enda større smarttelefon eller et nettbrett. Svarene fra de ansatte er til dels farget av problemene som har vært og dette bekreftes også i kommentarene. De fleste tekniske utfordringer er løst, og de som gjenstår vil kommunen diskutere videre med leverandør. Eksempel på en gjenstående utfordring er å sørge for at huskelapper som skrives i løsningen ikke slettes dersom mobilen mister dekning. De ansatte ser ut til å skille mellom Mobil Omsorg som verktøy, brukeropplevelsen og nytten på den ene siden og de tekniske utfordringene på den andre siden. Dette skyldes nok at de fleste tekniske utfordringer har blitt løst gjennom prosjektet. De ansatte ser absolutt nytte av Mobil Omsorg 4.6 Synspunkter og erfaringer i bruk av Mobil Omsorg Ansatte opplever Mobil Omsorg som et effektivt verktøy i tjenesten. Det er 97,2 % som er enige i at Mobil Omsorg gir enklere tilgang til informasjon om pasienter og til arbeidslister, se Figur

19 Mobil Omsorg har gitt enklere tilgang til informasjon om arbeidsoppgaver og pasienter. Figur 16 Enklere tilgang til informasjon og arbeidslister Mobil Omsorg reduserer risikoen for feil og bidrar til bedre kvalitet på journalen 4.7 Oppsummering spørreundersøkelse Undersøkelsen blant ansatte viser at Mobil Omsorg fungerer som et effektivt verktøy i hjemmetjenesten og ansattes vurdereringer viser at Mobil Omsorg bidrar til å nå målene om: Bedre ressursutnyttelse Redusert stress for ansatte Økt pasientsikkerhet Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon Bedre kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal Ansatte er spurt om hvilke gevinster de opplever at Mobil Omsorg gir: 1. Bedre informasjon om pasienter 88,9 % 2. Enklere å dokumentere 66,7 % 3. Kortere rapporteringsmøte 52,8 % 4. Bedre dokumentasjon 52,8 % 5. Bedre kvalitet i tjenesten 47,2 % 6. Mindre stress for ansatte 30,6 % 7. Mer ro i pausene for de ansatte 30,6 % 8. Bedre tid til hver pasient 13,9 % Ansatte gir også uttrykk for noen negative sider eller noe de opplever at de mister ved Mobil Omsorg. Dette er primært knyttet til oversikt og mer helhetlig informasjon. Noen savner også diskusjonen rundt hver pasient som de ofte hadde under rapporteringsmøtene. 19

20 Det er tydelig fra undersøkelsen at ansatte bruker mindre tid på å dokumentere, kontakte sonekontoret eller kollegaer og på å få tilgang til informasjon. Ansatte trekker frem økt effektivitet i rapportering, dokumentering, informasjon og i håndtering av arbeidslister som de viktigste resultatene av Mobil Omsorg. Ansatte opplever Mobil Omsorg som en støtte i sin arbeidsdag og de ansatte er absolutt motivert for fortsatt bruk. 5. Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Det er gjennomført en ROS-analyse for å identifisere områder knyttet til bruk av Mobil Omsorg, som krever at det iverksettes tiltak for å redusere risiko for sannsynlige konsekvenser. Pkt. 5.1 og 5.2 viser de definerte områdene som ble identifisert og hvor risiko er høy. Disse krever særskilte tiltak, som må iverksettes før løsningen evt. implementeres i aktuelle enheter i helse og omsorgstjenesten. En rekke andre risikoelementer er beskrevet og tiltak er allerede satt i verk for å redusere enten sannsynlighet eller konsekvens hvis hendelser oppstår. 5.1 Driftsteknisk ID Beskrivelse Sannsynlighet 1-4 R2 Feil på eksternt nettverk Telenettet kan være ned + dårlig dekning Konsekvens Risiko Operasjonelt Misbruk eller uheldig R8 bruk av inform.system Manglende eller mangelfull R9 hendelsesregistrering/- logging Utro tjenere Bruker henter ut informasjon han ikke har behov for, og informasjonen kommer på avveier. Kilden til informasjonen kan ikke spores opp Forutsetninger og læringspunkter med Mobil Omsorg De følgende avsnittene diskuterer og oppsummerer erfaringer og kunnskap fra Mobil Omsorg-piloten. Dette inkluderer viktige forutsetninger for innføring av løsningen og hva kommunen har gjort av erfaringer som er viktige for videre innføring av Mobil Omsorg i våre tjenester Ansattes involvering og forståelse En avgjørende suksessfaktor for optimal bruk av Mobil Omsorg, er å bruke tid på forberedelse og planlegging. Lederforankring er her helt sentralt, med tydelig informasjon om hensikt og prioriteringer til ansatte. Dette gjelder både i forhold til endringer i daglige rutiner og endret bruk av Profil. Endringsarbeidet må være så integrert i ledergruppen at de styrer 20