ARBEIDSPLANLEGGING I HJEMMETJENESTEN

Transkript

1 ARBEIDSPLANLEGGING I HJEMMETJENESTEN Oppdraget i Nasjonalt velferdsteknologiprogram Løsningen, hva har vi fått? Erfaringer og noen gevinster Ledelse for å oppnå resultater Kjersti H. Norheim enhetsleder Anne Liv B. Fauske - prosjektleder

2 Oppdraget i Nasjonalt velferdsteknologiprogram «Tilskuddet skal dekke utgifter knyttet til utprøving av velferdsteknologiske løsninger, gjennomføre: nødvendig tjenesteinnovasjon og følge-med-forskning.» Prosjektet skal prøve ut en logistikkløsning i kommunens hjemmebaserte tjenester. «Prosessene i dette innovasjonsprosjektet er viktige og tjenesteinnovasjon er en del av det som skal oppnås, slik at kommunen bes om å tilstrebe seg til å gjennomføre utprøvingen samtidig som oppmerksomheten er rettet mot prosessene.»

3 Fra papir og blyant til elektronisk optimering! SPIDER

4 Samarbeidspartnere i prosjektet: Leverandører Følgeforskningspartnere: Veiledning; Prosesstøtte fra PA Consulting og Making Waves

5 Teknisk utvikling Fra Implementering i en avdeling av gangen, hele hjemmetjenesten i drift med Spider optimerer i juni Problemstillinger løses fremdeles i samarbeid med leverandør, ledere og planleggere. Innovasjonsprosesser Prosessene skjer i ledergruppen og i avdelingene. - Opparbeide forståelse for et elektronisk verktøy - Følger opp gevinster - Konkrete innovasjonstiltak iverksettes - SAMVEIS metodikken brukes ved behov Tjenesten har utviklet et arbeidsverktøy som integrerer SPIDER Optimerer, Acos CosDoc og Visma Ressursstyring.

6 Grunndata

7 Skisse for informasjonsflyt En SPIDER-planlegger pr avdeling CosDoc Alle grunndata på pasienter/oppdrag Arbeidslistene lagres og vises som før. 5 Integrasjon med Smarttlf/Nettbrett 1 VISMA Vaktens ressurser Oppdrag med info som er nødvendig for planlegging Oppdrag knyttet til pleier, estimerte tider 2 4 SPIDER optimerer 3 6 Ansattes arbeidsliste 7 Ansatte utføre oppgavene og rapporterer endringer 1-2.Spider henter underlag fra Acos CosDoc og Visma ressursstyring 3. Spider optimerer arbeidsplaner ut fra et sett av regler. Planlegger sjekker ut, gjør justeringer, evnt. ny optimering 4. Vaktens arbeidsplan overføres til CosDoc 5. Planen lagres i CosDoc. Ansatte får sin arbeidsliste på sin arbeidsflate 6. Ansatte mottar sin arbeidsliste 7. Endringer på oppdrag rapporteres

8 Informasjonssikkerhet: - Spider er installert på sikker sone - Ingen personopplysninger lagres i Spider - Databehandleravtalen definerer også systemansvar - Melding til datatilsynet som tilleggsmodul til Acos CosDoc - Support er avtalt i driftsavtalen Manual for riktig bruk Opplæringsbevis for planleggingsfunksjonen

9 Reglene i SPIDER 1. Kontrollerer og sorterer etter kompetansekrav, geografi, tidsvindu og oppdragstid: Følger tidsvindu og kompetansekrav 100% Prioriterer ansvarsperson nr. 1 (helsefagarbeider) Prioriterer ansvarsperson nr. 2 (sykepleier) Finner 3dje person som går ofte hos pasienten Finner annen ansatt med rett kompetanse Den første regelen ivaretar tjenestens krav til forsvarlighet. Det betyr riktig fagkompetanse på oppdraget, at oppdraget blir tatt i det tidsrommet som er faglig vurdert og at pasientens definerte ansvarspersoner blir prioritert.

10 Administrative krav til Spider optimerer 2. Oppdrag med krav om to ansatte kommer på samme klokkeslett(2p). 3. Oppdrag hos ektepar samles på en liste. 4. Tildeler bestemte ansatte til en pasient. 5. Utelukker bestemte ansatte til en pasient. 6. Utnytter allerede ledig tid på listene slik at turvarighet minimeres. 7. Håndterer at noen pleiere ikke har bil, men bruker sykkel. 8. Håndterer arbeidstid, pauser og administrativ tid. 9. Oversikt over brukerrettet tid og disponibel tid før/etter lunsj.

11 Gevinster fra baseline 2015 til januar Kontinuitet i % av mulige besøk/måned: Ansvarlig SPL fra 12,5 til 17,3% Helsefagarbeider (primær) fra 18,1% til 27% Styringstall: Brukerrettet tid, fra 51,5 % til 54,1% 3 Ressurs brukt til arbeidsplanlegging: Fra 3 årsverk til 1,5 årsverk

12 Suksessfaktorer! Godt forankret på alle nivå Jevnlig info til alle ansatte Dedikerte ressurspersoner Utprøving og utvikling har foregått i drift Ansatte har fulgt oppfordringen om å gi kontinuerlig tilbakemelding God opplæring til planleggerne Avdelingsledere og planleggere er trukket tett inn i utviklingsarbeidet Tett samarbeid med teknologileverandøren

13 Ledelsesperspektivet Finne gode styringsdata Felles forståelse og målsetting i ledergruppa Endre arbeidsmåter og organisasjonsstruktur

14 Anbefalinger for oppstart: Bred forankring Informasjon til alle ansatte Tett samarbeid med systemansvarlig og IT-avdelingen Benytt verktøyene fra Samveis vi anbefaler; Identifiser og analyser nøkkeltall Gjennomfør tjenestereiser Lag gevinstrealiseringsplan Tilgjengelige ressurser Les Sintef rapport nr. A27853

15 Elektronisk optimering av arbeidslister er kommet for å bli i Horten kommune