1. Orientering fra universitetsdirektøren, ved Gøril Heitmann

Transkript

1 Campus Narvik Arkivref: 2017/512 Dato: MØTEREFERAT Utvalg/Møte i: Campusmøte i Narvik Møteleder/referent: Bjørnar Storeng/Anne Gjerløw Møtedato: Deltakere Gøril Heitmann, Bjørnar Storeng, Lise Bang Ericsson, Eirik Sund, Ørjan D. Pettersen, Unni Trondsen, Kjell Birger Hansen, Espen Eidum, Geir Nygård, Rune Dalmo, Silje Wangberg, Tore H. Johansen (UNIO), Jorunn Tufthaug (NTL) og Johnny Tokle (HVO), Dana Fagermo, Lena Moe og Anne Gjerløw Forfall Hilde Teigen (YS), Elin Sneve, Lasse Øien (campustinget), Pål Skoland, Wei Deng Sørensen, Arlene Hall, Jørgen Fossland, Bjørn Solvang, Rolf Håkon Rensaa, Arne Lakså, Bjørn Reidar Sørensen, Asbjørn Førlie 1. Orientering fra universitetsdirektøren, ved Gøril Heitmann Adm 2020 status Organisering av sentraladministrasjonen: Det jobbes med mandat for arbeidsgruppe (ca. 10 personer) som skal se på organisering av sentraladministrasjon. Beslutningen vedrørende tjenester som skal være på nivå 1 og 2 vil ligge i dette mandatet. Problemstillingen har vært: Hvordan kan disse tjenestene leveres fra færre nivå enn nå: Utdanning: eksamen og opptak Kommunikasjon, redaksjon, grafisk formgivning Økonomi og lønnsnær POA (delt mellom nivå 1 og 2) Personalforvalting, rekruttering og tilsetting AFU se på all eksternfinansiering Internasjonalt samarbeid studenter/ansatte. Samtidig går det ut ei bestilling til avdelingsdirektørene i administrasjonen om å utrede nye fellestjenester. De skal involvere noen for å få nok innsikt i hvordan verdistrømmen skal være når tjenestene skal leveres fra nivå 1. Arbeidsgruppa må forholde seg til de utredningene som kommer. Campusadministrasjon: Det gjort mange utredninger vedrørende campusadministrasjon. Det vil ikke bli satt ned nye arbeidsgrupper, men det vil bli utarbeidet et dokument september gjennomføres workshop med fakultetsdirektører og noen fagforenings representanter. Det vil bli høringsrunde i ettertid. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Ang. stillingene som campusdirektører, her skal evt. fortrinnsrett/ utlysning avklares. Evaluering av fakultetsadministrasjonen ved IVT-fakultetet: Universitetsdirektøren vil gjerne ha innspill på hvordan evalueringen kan gjennomføres. Hvilke tjenester bør leveres fra nivå 1, nivå 2 og fra campusnivået. Hva har fungert bra etter innplasseringen sist høst og hva kan bli bedre? Målet er å få et så likt tilbud som mulig ved de ulike campus. Spørsmålet er også hva som skal evalueres siden administrasjonen ved IVT-fakultetet har hatt et uklart mandat i forhold til campusoppgaver. Hva med campusoppgaver som ivaretas fra BEA (servicetorg og bygg), ITA og UB? Tips til gjennomføringen: Ved IHO har det vært gjennomført intervju av instituttledere etter egen mal. Noe tilsvarende kan gjøres her. Intervjuguide må settes opp. BFE opplever at de fleste tingene som det samhandles om gjelder studieadministrative oppgaver. Når det gjelder personal- og økonomioppgaver tar de direkte kontakt med fakultetet. Unntaket er beredskap og koordineringsoppgaver (HMS m.m.). Vi bør også tenke på arbeidsmiljø og samhandling her kan linja være et problem. IVT-fak ønsker først å diskutere saken internt og komme tilbake med innspill seinere. Instituttleder ved IVT-fak savner å bli involvert i de administrative prosessene som pågår, f.eks. valg og implementering av ny læringsplattform. Han foreslår også en idédugnad om hva vi kan bruke campus til, det er viktig at fagmiljøene blir invitert inn i dette arbeidet. Universitetsdirektøren oppfordrer om å gi innspill til fakultetsdirektøren før workshop 25./26. september. 2. Framtidig organisering av administrasjonen ved UiT i Narvik v. Bjørnar Storeng / universitetsdirektøren Det ligger an til at administrasjonen ved IVT-fakultetet i Narvik framover skal ivareta oppgaver på vegne av fakultetet, campus og i tillegg gjennomgående fellestjenester. Fakultetsadministrasjonen har arbeidsseminar i neste uke og vi håper at beslutningen vedrørende tjenester som skal være på nivå 1 og 2 foreligger i løpet av denne uka, jf. tidligere utsendt informasjon fra universitetsledelsen. 3. Campusutvikling i Narvik v. Geir Nygård og Bjørnar Storeng I forbindelse med inngåelse av ny leieavtale med Statsbygg i 2016 fikk vi informasjon om at 200 mill. var satt av for tilpasning, ombygging og oppgradering av bygget. Denne setningen tolkes i dag ulikt av UiT og Statsbygg. Statsbygg vil bruke pengene til vedlikehold mens UiT ønsker å oppgradere bygget. Statsbygg har satt ned en gruppe som skal vurdere hvordan bygget skal se ut om år. UiT har laget noen forslag. Det har vært møter med prosjektledelsen fra Statsbygg. Det foreligger en byggeplan fra Statsbygg som går langt ut over 200 mill. (fasade, ventilasjon, tak toalettanlegg, asbestsanering, støy i kantina), men dette UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 gjelder kun vedlikehold. UiT har fått tilbud om å lage ei B-liste over ting vi ønsker. Vi ønsker ei omrokkering av midlene i forhold til det Statsbygg har foreslått. Vi har et bygg som ikke tilfredsstiller forventninger dagens studenter har. De ønsker å sitte i et fellesskap, ha sosiale aktiviteter, undervise i grupper etc. Stavanger og NTNU er kommet langt i så henseende. Statsbygg har hatt ute anbud Ratio arktitektbyrå har fått anbudet. De tar for seg teorifløya (ta bort vegger, sette inn skyvedører, legge til rette for elektronisk eksamen etc), glassgata og kantine. Studentene er aktivt med og forteller hva de ønsker. Ved UiT i Narvik er det mye bruk av streaming og studentene kan se opptakene hjemme. Dette er uheldig for det sosiale miljøet. Vi jobber derfor med å få studentene til å møte på campus, men vi må ha et bedre tilbud til dem. I arealplanen er det plass til lærerutdanningen. Oppstart med renovering av teorifløya er planlagt i 2018/19, med ferdigstillelse i Hovedverneombudet ønsker et personalmøte for å informere om denne saken. Avtrekk på kjemilab er bestilt. 2-3 ukers leveringsfrist. 4. Informasjon fra de ulike enhetene / arrangementer i perioden til neste campusmøte 11. oktober. Samskipnaden Stillingen som organisasjonskonsulent overføres til samskipnaden. Ny studentrådgiver tiltrer 2. okt. - Line Ditlevsen. Samskipnaden er uten studentrådgiver i september. Studentparlamentet har søkt prosjektmidler til en stilling innen rusforebyggende arbeid, varigheten er 1 år. Stillingen ligger i samskipnaden. Det er snakk om å gjennomføre en spørreundersøkelse for førsteårsstudenter. 10% av stillingen er allokert til UiT i Narvik. De samarbeider med KoRus Nord i arbeidet.. Samskipnaden merker at nettstudentandelen øker i forhold til boliger og kantine. De har fortsatt noen ledige boliger. Alta og Harstad har mere samlingsbaserte studier, mens Narvik har hatt mere campusbaserte studier. Nettstudenter kommer ikke til samlinger pga. kostandene, kan samskipnaden bidra med noe her? I Harstad og Alta er det avtale med Thon om rimelige hotellrom, hva med å kontakte Enter i Narvik for å få til en tilsvarende avtale? Campustinget (skriftlig orientering fra leder, Lasse Øien, som var opptatt med generalforsmaling i campustinget) Campustinget i Narvik har lagt ned innsats for å sikre en bra oppstart av skoleåret, vi mener det er viktig studentene får et positivt førsteinntrykk. De skal ha tillitsvalgtkonferanse ved Bjørkliden 30. sept 01. okt. og jobber aktivt med å få tillitsvalgte i alle klassene, her ser vi at en omstrukturering av tillitsvalgtsystemet vil være hensiktsmessig, mer info senere. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Arbeidsutvalget har jobbet iherdig med promotering av Campustinget, for å gjøre studentene oppmerksomme på hvem vi er og hva vi jobber for. Dette gjort i form av standvirksomhet ved kantina, deltakelse på messedag, presentasjoner og aktivt bruk av sosiale medier. Campustinget og andre representanter har også deltatt på kick-off med Studentparlamentet, hvor vi har vedtatt arbeidsprogram og verv for inneværende periode. Videre jobber vi for å styrke samarbeidet mellom Campustinget, Studentparlamentet, Samskipnaden og UiT i Narvik. IVT-fak ved Bjørnar Storeng For tiden har vi fokus på studietilbud utenfor Narvik, virksomheten i Alta, Tromsø, Bodø og Mo. Vi sliter med rekrutteringen på Mo. Mange tar forkurs, men for få fortsetter studiene ved UiT. Vi har hatt møte med rektor og universitetsdirektør for å finne en driftsmodell som er bærekraftig. Studiet i Bodø går bra, det skjer i nært samarbeid med næringslivet. Fakultetsadministrasjonen skal på studietur til Danmark, 3 dager i neste uke. Der skal vi bruke tid på å diskutere Adm2020 og besøke Danmarks tekniske universitet. Vi har fakultetsstyremøte 25. september. Sakene er knyttet til opprettelse/revisjon av studietilbud og fastsetting av studieportefølje og opptaksrammer for 2018/19. Helsefak/IHO 3 nye lærere var på plass i august. I tillegg har de ansatt to nye stipendiater (den siste tiltrer 1. oktober). De har gjennomført vernerunde på praksissalene sammen med yrkeshygieniker, der kom det fram at det er for dårlig luft på praksissalene. Neste års studieportefølje: videreutdanning i motiverende intervju går ut. De vurderer også å tilby to av videreutdanningene ved campus Hammerfest. Masterportefølje: det er forslag om opptak på master hvert tredje år, med studiegrupper på alle campus. Ved IHO er de opptatt av de forestående forskningsdagene, Tine Bendiksen ved IVT-fak har gjort en god jobb med koordinering av dagene, Wivi Ann Tingvoll er med fra IHO. Instituttet har fått utviklingsmidler til å utarbeide digitale opplegg i flere fag. Det er interesse fra RESULT og Helped vedrørende bruk av Canvas. Instituttet ønsker å invitere alle til en halv fagdag til våren og har tatt kontakt med Ragnhild J. Rensaa ved IVT-fak om dette. Instituttet fullfører forpliktelser overfor masterstudentene som er tatt opp ved Nord Universitet deretter avsluttes dette samarbeidet. BFE-fak/Handelshøyskolen Bachelorstudiet har mange førsteårsstudenter og har fått større klasserom enn tiltenkt. På 3. år er det 22 registrerte studenter (7 følger nettbasert fra Alta, de har felles klasserom og følger nettbasert undervisning). På 2. år mangler vi oversikt. Harald Jenssen er pensjonist fra 1. sept. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 BEA Lokalene vi leier i Bodø er ikke gode. Vi har midlertidig flyttet ut av Torggården og vil være tilbake når rehabilitering er ferdig, rundt årskiftet. BEA jobber med adm2020 og sentralisering av innkjøp. ARK-undersøkelsen som skal gjennomføres tar i liten grad høyde for geografisk spredt virksomhet. BEA jobber med å etablere ladekontakter på taket, det blir avgift for de som lader. BEA er involvert i arbeidet på Holde-toppen i Alta (energi/solceller), dette er et samarbeidsprosjekt hvor blant annet bygg og elkraft ved IVT-fak er involvert BEA renhold Mange får byttet ut skrivebordet sitt med heve- senkebord. Renhold ønsker at den/de som bestiller inn nye skrivebord til kontorer varsler slik at renhold kan slippe til med gulv-vedlikehold etter at det gamle bordet er tatt ut, og før det nye settes inn. Til dette trenger de en time eller to, eller en dag eller to, alt etter hvor slitt gulvet er og hva som trengs å gjøres. Dette vil gjøre renholdernes jobb mye lettere, samtidig som det blir fint og rent på kontorene. UB Varemottak alarmport og utlånsautomat monteres neste uke. UB savner tilbakemelding om hvem som bistår når det gjelder kobling til strøm og data (ITA jobber med saken). Alle bøker må radiobrikkes, dette arbeidet er godt i gang. Denne installeringen gir mulighet for døgnåpent etterhvert, men det må tilrettelegges. Databaseabonnementene gjennomgås. Med flere brukere etter fusjonen har leverandørene skrudd opp prisene. Det jobbes med mandat for arbeidet med å vurdere framtidig struktur for UB. Det skal skje ei utredning og besluttes, men arbeidet er ikke i gang. Avklaring rundt Kunstfak kommer først, UB etterpå. Spørsmål knyttet til e-bokløsning mulighet for å laste ned til lesebrett? Det er ulike plattformer for e-bøker og vi har ingen avklaring i dag. ITA Oppgradering Windows 10: 15. september kl 14. blir maskinene oppgradert med mindre man har kontaktet ITA og gjort andre avtaler. Alt av gamle HiN systemer slås av 1. oktober. Etter den tid skal det ikke være systemer hvor man logger på med HiN-bruker. Seksjon for digitale forskningstjenester kommer til Narvik, de kan tilby kurs eller møter. Når passer det best/når passer det ikke. Informasjon bør sendes til ass. instituttledere ved BFE og IHO, forskningsgruppeledere og prodekan for UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 forskning ved IVT-fak, Raymond Kristiansen. Tidspunkt: primært ei av leseukene til masterstudentene. 5. Eventuelt: Studiestart oppnevning av arrangementskomite: Vi har hatt en vellykket studiestart, men vi trenger å ha en felles komite for hele campus slik at vi er godt koordinert. IVT-fak vil ta initiativ til å opprette en arrangementskomité som står for planlegging av neste studiestart. Erfaring fra årets oppstart: De fleste bør være på plass etter ferien ei uke før studiestart. Digitale møter effektivisering / digitalisering Det kalles inn til mange møter á 1-2 timer i Tromsø, uten at arrangør vurderer behovet / nytten av å legge til rette for Skype-møte. Dette bør ligge i ryggmarksrefleksen til møtearrangør. Det er ugunstig med fysiske møtet på slutten av fredag. Tilrettelegging for digitale møter/ møtekultur. Digitale møter bør forberedes. Arrangør bør sjekke at det tekniske fungerer. Ved streaming / mulighet for spørsmål fra salen sørg for mikrofon, eller at møteleder gjentar spørsmålet fra salen. Opptreden i digitale møter: Den digitale grunnkompetansen til de ansatte er ikke god nok. Det tas oftest ikke hensyn til at noen deltar via Skype. Slike møter krever bedre organisering og møteledelse enn andre møter. Mange ansatte har ikke opplevd å «være i andre enden» og glemmer at de har møtedeltakere via Skype. Kompetansen finnes på UiT, vi har mange undervisere med erfaring. Kanskje trenger vi «møtehygieneregler». Dette bør følges opp i ledermøter. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6