Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 72/17 Internrevisjonens rapport sidegjøremål/bierverv ved UiS Saksnr: 15/ Saksansvarlig: Rolf Jegervatn, Leder for internrevisjonen Møtedag: Informasjonsansvarlig: Ole Ringdal, Universitetsdirektør Dokumenter i saken: Vedlegg 1: Internrevisjonens revisjonsrapport sidegjøremål/bierverv for Universitetet i Stavanger Bakgrunn: Internrevisjonen gjennomførte i henhold til styregodkjent revisjonsplan 2017 revisjon av sidegjøremål/bierverv. Det er vanlig i UH-sektoren at vitenskapelig ansatte innehar sidegjøremål (bierverv) og roller i andre virksomheter som i næringsliv, i organisasjoner og i offentlig virksomhet. Riksrevisjonen har tidligere omtalt forholdet i dokument 1 og viser til at det i enkelte tilfeller er mangelfulle rutiner og åpenhet rundt dette på de institusjoner som har vært revidert på dette området. Internrevisjonen har gjennomført en revisjon med fokus på i hvilken grad fakulteter og institutter etterlever lover og regler samt virksomhetenes egne interne retningslinjer som foreligger på området. Formål med revisjonen: Internrevisjonen ønsket å undersøke i hvilken grad Universitetet i Stavanger (UiS) følger regelverket knyttet til behandling av sidegjøremål, med særlig fokus på ansattes bierverv, herunder eierinteresser i annen virksomhet. Internrevisjonen har gitt anbefalinger med hensyn til hvilke tiltak virksomheten kan foreta seg for å imøtekomme reglementet og samtidig sikre god internkontroll på revidert område. Revisjonsrapportene for Universitetet i Agder, Nord Universitet og Høgskulen på Vestlandet er tilgjengelig på forespørsel. Hovedkonklusjon fra revisjonsrapport: Universitetet i Stavanger har retningslinjer og system for praktisering av regelverk for sidegjøremål, men det må gjøres en større innsats når det gjelder opplæring i dette feltet, samt håndteringen av de tilfellene hvor man slår fast at retningslinjene blir brutt, har blitt brutt, mistolket eller neglisjert. Dette blant annet for å sikre en korrekt og lik håndtering av slike saker. Forslag til vedtak: 1. Styret tar revisjonsrapporten til orientering. 2. Styret ber om at universitetsledelsen følger opp de bemerkninger og anbefalinger på revidert område som fremkommer i revisjonsrapporten. Stavanger, Ole Ringdal Universitetsdirektør Saksbehandler: Rolf Jegervatn Leder for internrevisjonen 1

2 Utsatt/offentlighet jf. Off.lova 14 REVISJONSRAPPORT Håndtering av sidegjøremål Distribuert til: Styret Universitetsdirektør Gjennomført av enhet for internrevisjon: Cathrine Vasset Rasmussen (Nord), Annette Sundsdal (UiA), Rolf Jegervatn (UiS) og Kristine Tangen (HVL) Stavanger S.3232:n ( 33333;;t U ' 't t t N H k l n. NORD äuniversiteteiiagder universitet

3 [S Universitetet NORD 3, Høgskulen äunwtasnamnorn lstavanger universitet påvestlandet 1. SAMMENDRAG Formålet med revisjonen har vært å undersøke i hvilken grad Universitetet i Stavanger (UiS) følger regelverket knyttet til behandling av sidegjøremål, med særlig fokus på ansattes bierverv, herunder eierinteresser i annen virksomhet. Revisjonen har omfattet Universitetet i Stavanger (UiS), Universitetet i Agder (UiA), Nord universitet og Høgskulen på Vestlandet (HVL). Metodisk er det benyttet dokumentanalyse av relevant dokumentasjon fra universitetene og høgskolen, samt gjennomført intervju med ledere i sentral administrasjon og et utvalg fra linjeledelsen (fakultet/institutt/avdelinger). I tillegg har internrevisjonen også foretatt en gjennomgang av registrerte sidegjøremål ved virksomhetene og foretatt stikkprøvekontroll av et utvalg ansatte. De reviderte enhetene har hatt anledning til å kommentere og korrigere fakta innholdet i rapporten. Internrevlsjonens samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang har gitt tilstrekkelig grunnlag til å svare på formålet med revisjonen. Hovedkonklusjon Universitetene i Stavanger har retningslinjer og system for praktisering av regelverk for sidegjøremål, men intensjonen om å ha et system for registrering av sidegjøremål, som sikrer fullstendighet, gjennomsiktighet/trampe rens og lik behandling av disse er p.t. ikke fullt ut realisert. 2. GJENNOMGANG AV FUNN ' Det er etablerte og formaliserte retningslinjer for sidegjøremål ved UiS, lokale retningslinjer er lagt til grunn, men det er ikke iverksatt rutiner for hvordan virksomheten skal gjennomføre praktiseringen av regelverket. - Retningslinjer og prosedyrer er gjort kjent gjennom skriftlig informasjon som er tilgjengelig for alle ansatte, men retningslinjene har i mindre grad vært kommunisert i møter mellom ansatte og ledere, ledermøter, personaimøter, utvlklingssamtaler og retningslinjene er sånn sett ikke blitt godt nok forankret i virksomheten.. Samtale med UiS linjeledelse gir lnternrevisjonen grunn til å antyde at det er manglende fokus fra sentral ledelse med hensyn til forankring av prosessen rundt sidegjøremål eller bevissthet om hvor ansvaret for forankringen av prosessen bør ligge. - Ansvar for registrering og vurdering av sidegløremål er tydelig fordelt. Ansvar for kontroll og oppfølging er imidlertid ikke tydelig nok fordelt og disse oppgavene er derfor i liten grad blitt prioritert.. UiS benytter elektronisk arbeidsflyt sidegløremål-modulen i SAP for registrering av sidegjøremål fra den enkelte ansatte. Da "SAP ikke er et godkjent arkivsystem overføres registreringen av sidegjøremål manuelt til den ansattes personaimappe l Public 360. Det er ikke fullstendig elektronisk arbeidsflyt i prosessen noe som kan føre til ufullstendig oversikt. lnternrevisjonen ser at virksomheten per i dag har et delvis digitalt og delvis manuelt system for registrering og godkjenning av sidegjøremål. l

4 Uni ersitetet tidig fn ji]? i ; \ Høgskulen [S 15.2mm! & Mama, pavesuandet fiunweramamer I dette ligger det risiko for fellregistrerlnger, manglende registreringer og at oppdateringer av registre Ikke stemmer overens med faktiske engasjementer og total belastning av virksomhetens ansatte. i tillegg kan det være utfordrende & vite om registret vedlikeholdes jevnlig av de ansatte. Rolle- og habilitetsutfordringer knyttet til at nærmeste leder godkjenner sidegjøremål, blir ikke opplevd eller oppfattet som en risiko. internrevisjonen ser atdet innebærer potensielle rolle- og habilitetsutfordringer når nærmeste leder skal behandle søknader fra kollegaer, samtidig som leder selv kan ha eller planlegger å la sidegjøremål. For å sikre likebehandling og for å unngå konfliktsltuasjoner ved godkjenning av sidegjøremål kan myndigheten til å godkjenne sidegjøremål legges til ledere på høyere nivå lvirksomheten. Det er ikke etablert et tydelig ansvar, system eller rutiner for kontroll og oppfølging av bierverv, og slike aktiviteterer i liten grad prioritert. Enkelttiltak og vurderinger som blir gjennomført er ikke basert på dokumenterte risikovurderinger. Det er ikke gjennomført kartlegging og vurdering av vesentlige risikoer knyttet til etterlevelse av retningslinjene for praktisering av sidegjøremål, og virksomheten har heller ikke gjennomført dokumenterte evalueringer av retningslinjene og praksis. Dette kan ha som konsekvens at system og rutiner ikke er tilpasset de spesifikke utfordringene som knytter seg til sidegjoremal, noe som øker risiko for feil, awik og unødvendig ressursbruk.! samtalene kom det fram at det vurderes at det er omdømmerisiko, risiko for at den ansatte driver konkurrerende virksomhet og at samlet arbeidsbelastnlng kan bli utfordrende i full stilling ved UiS og i tillegg inneha flere sidegjøremål. Samtalene med administrativ ledelse og llnjeledelse viser at retningslinjer og prosedyrer for sidegjøremål ikke blir etterlevd etter intensjonen ivirksomheten og det ble opplyst i samtalene at det er høyst sannsynlig underrapporterlng av bierverv. Det fremkommer at det er vanskelig å vite om ansatte som skulle meldt fra om hierverv faktisk gjør dette og at virksomheten mangler verktøy eller god nok organisering for å få oversikt over hvordan det faktisk ligger an med hensyn til å få registrert sidegjøremål. Det trekkes frem isamtale at dette kan skyldes manglende målrettet fokus på at retningslinjene for registrering av sidegjøremål blir fulgt. Testingen avdekket en relativ stor andel enkeltpersonforetak som ikke er registrert I virksomhetens oversikt over sidegjøremål. lnternrevisjonen kan ikke konkludere med hensyn til omfang og art, samt om foretakene er sovende eller har aktivitet. Heller ikke hvordan dette eventuelt påvirkerjobbsltuasjonen for den enkelte ansatte. Det ble funnet transaksjon mellom UiS og ansattes enkeltpersonforetak, samt at det også ble funnet transaksjoner mellom UiS og aksjeselskap hvor ansatte har eierinteresser. Testing og samtale indikerer at sidegjøremål (hierverv) som ikke direkte er knyttet til den ansattes stilling i større grad Ikke lnnrapporteres siden dette ikke oppfattes nødvendlg å informere om av den ansatte. Arbeidsgiver får da ikke oversikt over den ansattes totale arbeidsbelastnlng.

5 I & Hø skulen LS NOW I SesamäUN'VERS'W universitet lnternrevlsjonen og virksomheten har ingen muligheter til å sjekke hvilke andre ansettelsesforhold ansatte eventuelt måtte ha i andre virksomheter (privat/offentlig sektor) for øvrig. Arbeidsgiver er avhengig av et gjensidig tillitsforhold med de ansatte og at det meldes fra om disse forholdene. En andel av de ansatte i testutvalget har eierinteresser i selskaper (AS, DA, ANS ol.) som ikke er registret i virksomhetens oversikt over sidegjøremål. Dette gir risiko for at virksomheten kan komme til å kjøpe produkter/tjenester fra egne ansatte, samt at ansatte er engasjert I konkurrerende aktivitet. 3. FORSLAG TIL BESTE PRAKSIS Virksomhetene bør vurdere følgende tiltak for å sikre at retningslinjene for praktisering av bierverv blir fulgt: 1. Gjennomføre systematiske risikovurderinger, og etablere rutiner for registrering, vurdering, kontroll og oppfølging av retningslinjer for praktisering av sidegjøremål, som er tilpasset de spesifikke utfordringene knyttet til eksempelvis bierverv. 2. Årlig legge frem for styret en samlet kategorisert oversikt over sldegjøremål i virksomheten, sammen med årsrapporten/meldingen. Dette kan være interessant for styret både med hensyn til omfang, samt den faglige relasjonen mellom potensielle samarbeidspartnere både i forhold til forskning og undervisning. 3. Ved behov bør det vurderes å legge godkjenning av sidegjøremål til et høyere ledelsesnivå, slik at habilitet og evt rollekonflikter unngås. a. Vurdere om det er nødvendig å gl klarere føringer med hensyn til hva som er akseptert øvre grense for samlet omfang av bierverv for en ansatt, samt hva som er virksomhetens ønskede omfang og art av bierverv for den ansatte. Virksomhetene har sånn sett et uttalt ønske om at de ansatte skal ha kontakt med verden rundt oss, og sidegjøremål, herunder blstllllnger i det private og eller annen offentlig virksomhet ses på som positivt både ved UiS, men også hos samarbeidsparter annet sted. 5. Utvikle rapporteringsfunksjonen slik at ledere på alle nivå I organisasjonen kan ta ut oppdaterte rapporter som omfatter registreringer på alle underliggende organisasjonsnivå. Dette har vært mulig ved UiS siden august Etablere rutiner forjevnlige oppdateringer av registrene for sidegjøremål, slik at registrene reflekterer de faktiske forholdene. 7. Det bør etterspørres felles samhandlingsarenaer og retningslinjer fra sektoren knyttet til håndtering av sidegjøremål. 8. Sette krav til årlig evaluering av retningslinjer og praksis knyttet til sidegjøremål. ) i i

6 LS Uni Issues"; er lt t t & Lm versnet ), Elf-"' p'r *, Høgskulen påmthnd täumvrisnntnienn 9. Virksomheten kan øke bevisstheten hos den enkelte ansatte i forhold til sidegjøremål gjennom f.eks. å: 0 Ha sidegjøremål som et av temaene ved medarbeider/utvlklingssamtaler. Ha sidegiøremål som tema I personalmøter. ' Ha dette på agendaen i ledermøter.. Foreta jevnlig påminning (2-3 ganger årlig) via epost om at ansatte skal registrere sidegiøremål eventuelt oppdatere oversikten. Nærmeste leder må da ha et system ' ' for dette. Ha et system for sletting av utgåtte sidegjøremål. Slik funksjon ligger i rapporteringskanalen vår (SAP-portalen) Kommunisere via eksempelvis lntranett/nyhetssak/e mail osv. (2-3 ganger årlig) 10. Virksomheten bør ha et system som benyttes til registrering av sidegjøremål (arbeidsflyt) som sikrer at arbeidstakers valg dokumenteres. Det vil også være hensiktsmessig at ansatte som ikke har sidegjøremål bekrefter dette isamme prosess, noe som gir et bevisst forhold til ansvaret ansatte har i forhold til å informere arbeidsgiver om disse forholdene. 11. Det er et ønske fra de reviderte virksomheter om mer konkrete og klare føringer når det gjelder hvilke sidegiøremål som skal registreres og hva ledere skal vektlegge ved vurdering av søknader om sidegjøremål og i noen tilfeller hvilket totale omfang av sidegjøremål som kan godkjennes for enkelt ansatte. Dette er noe HR avdelingen som prosesseier i samarbeid med ledelse må gi tydelige eksempler på hva som er i henhold til virksomhetens retningslinjer. 4. HOVEDKONKLUSJON Universitetet i Stavanger har retningslinjer og system for praktisering av regelverk for sidegjøremål, men det må gjøres en større innsats når det gjelder opplæring i dette feltet, samt håndteringen av de tilfellene hvor man slår fast at retningslinjene blir brutt, har blitt brutt, mistolket eller neglisjert. Dette blant annet for å sikre en korrekt og lik håndtering av slike saker. amvfédmä JW WMM") irr/gm Cathrine Vasset Rasmussen Annette Sundsdal Kristine Tangen Dato: