prøveprosjektet for sekretariat i Elevorgansiasjonen

Transkript

1 prøveprosjektet for sekretariat i Elevorgansiasjonen - Evaluering - Januar- Juli 2008 av Halvar Trøyel Nerbø 01. august 2008

2 Innhold Om evalueringen... 3 Bakgrunn og prosess:... 3 Ansettelsesprosess... 3 Arbeidsoppgaver:... 4 Kontormiljøet... 4 Erfaringer og evaluering... 4 Ansettelsesprosess... 4 Arbeidsavlastning... 4 Kontormiljø... 4 Elevorganisasjonen som arbeidsgiver... 5 Konklusjon... 5

3 Om evalueringen Evalueringen er gjennomført etter samtaler med generalsekretær og leder for perioden 07-08, samt sentralstyremedlemmer, ansatte Brage Håheim, egne erfaringer og andre interesserte. Bakgrunn og prosess: Prosessen med sekretariat begynte for alvor på Organisasjonsutvalgets tid hvor utvalget drøftet posisjonen og nytteverdien av ansatte i Elevorganisasjonen. Organisasjonsutvalget anbefalte et fast sekretariat på minimum to personer som kunne ivareta administrative og økonomiske oppgaver. Samtidig ønsket utvalget at sekretariatet måtte ha oppfølging av fylkeslagenes økonomi som en prioritert oppgave. Dette arbeidet ble fulgt opp av Elevtinget i 2007 hvor det ble vedtatt at det skulle tilrettelegges for at det innen høsten 2008 skulle ansettes et sekretariat på minimum to personer til Elevorganisasjonens sentrale kontor. I perioden 07/08 behandlet Landsstyret flere saker om sekretariat hvor det ble vedtatt et mandat for ansettelse: Mandat: 1. Prøveprosjektet med sekretariat skal arbeide med å bistå generalsekretæren i sitt arbeid. 2. Det settes krav til økonomisk kompetanse samt relevant erfaring. 3. Det settes av en totalramme på opp til kr for ansettelsen av sekretariatet 4. Stillingen lyses ut av Generalsekretær i samarbeid med sentralstyret. 5. Det tas sikte på at sekretariatet begynner arbeidet så tidlig som mulig i februar. 6. Sentralstyret gir sekretariatet klart definerte arbeidsoppgaver Stillingen hadde en stillingsprosent på 20 og fulgte statens lønnstrinn 20. Den løp fra 1. februar til 1. juli Dette er en evaluering av dette prøveprosjektet. Ansettelsesprosess Stillingen ble annonsert på finn.no med pekere fra elev.no samt LNU sine sider for ansettelser. Det var etter litt over en ukes tid flere kvalifiserte søkere som hadde svart på annonsen. Søkerne ble fulgt opp med et førstegangs intervju med generalsekretær og leder av Elevorganisasjonen. I en utsilingsprosess ble tre kandidater presentert for Sentralstyret etter at det var gjennomført et dybdeintervju og en praktisk prøve av disse. Ingen av kandidatene hadde noen spesiell kompetanse innenfor økonomi og varierende relevant erfaring. Brage Håheim kom inn i prosessen senere enn de første søkerne og var ikke med på de samme intervjurundene og den praktiske øvingen. Brage Håheim med erfaring fra Operasjon Dagsverk ble anbefalt Sentralstyret og ansatt i slutten av denne prosessen. En del av begrunnelsen for ansettelse av Håheim var at han i utgangspunktet kjenner best til organisasjonen og det sosiale miljøet. En viste allerede da at sekretariat med Håheim ville gå godt overens med resten av kontoret, samt at han viste hva som ventet han.

4 Arbeidsoppgaver: - Enkle økonomisk- og administrative oppgaver - Kontering (markere ut hvilke bilag som hører til hvilken konto i regnskapet og post i budsjettet) - Sortere og sette ting i system - Fakturere, poste og pakke brev - Lese korrektur, gi tilbakemeld på pressemeldinger og lignende Sekretariatet jobbet mest med Generalsekretær og innimellom med leder eller andre på kontoret. Det var ikke sjelden at Håheim tok på seg mindre oppgaver på dagen når han hadde mindre å gjøre. I slutten av perioden ble Brage satt til å samle og organisere innkallinger og referat hovedsakelig fra sentralstyremøter. Dette var et arbeid han kom inn i men ikke rakk å fullføre før funksjonstiden var ute. Kontormiljøet Miljøet mellom sekretariatet og resten på kontoret var som normalt. Det var en god tone og det var ingen problemer med å gå overrens. De fleste kjente Håheim mer eller mindre fra året før når han satt i Hovedkomiteen til Operasjon Dagsverk. Det var ikke uvanlig at sekretariatet kom innom Sentralstyremøter eller kontoret utenom jobb for å si hei. Erfaringer og evaluering Ansettelsesprosess Det var flere kvalifiserte søkere til stillingen på kort tid. Selv om det var flere å ta inn til intervju viser erfaringer at prosessen gikk litt for hurtig fremover. Det var kort tid fra mandat og ansettelse tok til. I denne perioden kunne utvalget av kandidater og utsilingsprosessen hatt godt av bedre tid mellom annonsering til intervju. Både for å bruke mer tid på de ulike søkernes CV og søknad samt få et bredere utvalg søkere. Arbeidsavlastning Ansettelsen av sekretariat har ført noen flere og nye ressurser til kontoret. Flere mindre og mer enkle oppgaver har blitt gjennomført uten at de tillitsvalgte har behøvd å bruke tid på det. Det har vert lett og sette sekretariatet til å gjøre oppgaver som lett blir forsømt/ugjort men som er udelt viktige. Oppdatering av medlemsregistre, post, arkiv av referat og innkallinger er gjerne oppgaver som lett blir forskjøvet i en hektisk hverdag. Disse oppgavene kunne nok i enda større grad vert gitt til sekretariatet som ansvarsområder med større hell. Evalueringen har kommet frem til at det manglet noe struktur og klart definerte arbeidsoppgaver til sekretariatet. Det var mer avhengig av å bli satt i arbeid uke for uke. Med en mer gitt del av det administrative arbeidet ville sekretariatet kunne bli utnyttet mer effektivt, enn bare å gjøre varierte oppgaver for de ulike på kontoret. Det var i prøveprosjektet vanskelig å gi sekretariatet fullt ansvar for noe eget på grunn av den begrensede stillingsprosenten. Kontormiljø I prøveprosjektet var det svært uproblematisk for sekretariatet og kontoret ellers å komme overrens. Dette har nok mye med tilfeldigheter i form av Håheim og sentralleddets kjennskap til

5 hverandre fra før av. I tilegg var det begrenset i form av stillingsprosent og tid hvor mye de jobbet med hverandre. Det er sannsynlig at andre ansatte ikke vil være like tilfreds med å jobbe på kontoret i dets unike miljø som Håheim. Erfaringer fra evalueringen har gitt at ved ansettelse av andre personer i en større stilling vil stille langt sterkere krav til arbeidsmiljøet. I form av ryddighet, bråk og uro samt varme, luftkvalitet og lignende. Elevorganisasjonen som arbeidsgiver Elevorganisasjonen har liten erfaring når det gjelder ansettelse. Den eneste faste ansatte Elevorganisajonen har er en renholder som vasker hver søndag. Prøveprosjektet sier lite om hvordan det ville vert å ha for eksempel mer voksne ansatte som forventer en mer tradisjonell arbeidsplass. Det er mye som kan tyde på at Elevorganisasjonen må øke sin kunnskap som arbeidsgiver. Brage Håheim hadde ikke kontrakt. Dersom Elevorganisasjonen skal gå inn for ansatte over lengre tid, gjerne flere år, må en for eksempel forvente og sette seg inn i tariffavtaler, ferieavvikling, arbeidsmiljø, HMS, verneombud ved flere enn 2 ansatte osv. Dette er områder Elevorganisasjonen kan lite om og har liten erfaring med. Elevorganisasjonen har stort sett bare ansatt personer med korttidsengasjement. Konklusjon Prøveprosjektet har gitt Elevorganisasjonen noen erfaringer ved ansettelse og arbeid med noen som ikke er tillitsvalgte på kontoret. På grunn av stillingens begrensede prosent og lengde er det vanskelig å trekke slutninger vedrørende noen av de store problemstillingene. Vi vet ikke hvordan maktforholdene mellom sekretariatet og de tillitsvalgte vil utvikle seg over tid. Ei heller hvordan kontinuiteten som sekretariatet kan bidra med vil hjelpe organisasjonen over flere perioder. Flere av de som har bidratt til evalueringen har gitt positive tilbakemeldinger på hvordan de har synes ordningen har fungert totalt sett. Men det har også kommet frem forbedringspotensiale ved flere sider av organiseringen og arbeidet til sekretariatet. Ved en eventuell ny ansettelse av sekretariat bør Elevorganisasjonen jobbe vesentlig mye mer med å sette seg inn i lovverk og arbeidsgiveransvar.