Kontor- og administrasjonsfaget

Transkript

1 1. Kontorservice Kontor- og administrasjonsfaget Hovedområdet omfatter virksomhetens organisering, servicetilbud, kundebehandling, personalforvaltning, kontoradministrative arbeidsoppgaver og enklere saksbehandling. Hovedområdet omfatter også kunnskapsorganisering og informasjonsflyt i virksomheten og kvalitetssikring av intern og ekstern kontorservice. Regelverk som regulerer arbeidsforhold og helse, miljø og sikkerhet og håndtering av endring og utvikling i organisasjonen er en del av hovedområdet. Kompetansemål 1: Lærlingen skal kunne planlegge, utføre, dokumentere og vurdere administrative og kontortekniske oppgaver i samsvar med instrukser, rutiner, prosedyrer og gjeldende regelverk Beskriv ulike administrative oppgaver i virksomheten Beskriv ulike kontortekniske oppgaver i virksomheten Lag en oversikt over ulike instrukser retningslinjer og regelverk som gjelder for - Personalarbeid o Offentleglova o Forvaltningsloven o Personalopplysningsloven - Post- og arkiv Beskriv prosedyrene Planlegg, gjennomfør og dokumenter en nærmere beskrevet oppgave

2 Kompetansemål 2: Lærlingen skal kunne gjøre rede for virksomhetens organisering, strategi og mål Hvordan er virksomheten organisert? Gjør rede for virksomhetens Avdelinger Hva er virksomhetens visjon / mål? Økonomiplan og årsbudsjett Tjenestetilbud Årsplan/virksomhetsplan

3 Kompetansemål 3: Lærlingen skal kunne utføre kundebehandling ved å tilpasse serviceleveranser til kunder og brukere Hvem er våre brukere Beskriv den service virksomheten Utfører Planlegg, gjennomfør og dokumenter resepsjons-behandling, telefontjeneste etc. Tjenester på den enkeltes Avdelingsnivå Serviceerklæringer Kvalitetsstandarder Internett / intranett Informasjonsbrosjyrer/materiell

4 Kompetansemål 4: Lærlingen skal kunne bruke virksomhetens kundeoppfølgingssystemer i kundebehandlingen og servicearbeidet Beskriv virksomhetens registreringssystemer overfor bruker (Extens etc.) Planlegg, gjennomfør og dokumenter bruk av oppfølgingssystemer (Outlook, kalender, Notes, Fronter etc.) Hva er sentralbordets oppgaver? Sak/arkivsystem Elektronisk lønn- og Personalsystem Andre fagsystemer (Gerica, Capitec, Gatsoft etc.)

5 Kompetansemål 5: Lærlingen skal kunne bruke og vurdere informasjon fra manuelle og digitale informasjonskilder i serviceleveranser og kontoradministrativt arbeid Beskriv våre manuelle og digitale informasjonskilder Hva er god service, forklar med eksempler Kjenne til: o Internett / intranett o Sak/arkivsystem o Økonomisystem o Fagsystemer o Oppslagsverk og lister o Fysiske arkiver Vurder informasjonskildene hvor blir det hentet fra og hva brukes det til Internreglement (skolereglement etc.)

6 Kompetansemål 6: Lærlingen skal kunne profilere virksomheten i møter med kunder og brukere Hvordan skal vi ta imot besøkende? Hvordan kan din egen opptreden, holdninger og respekt påvirke brukeren / kunden? Hvordan bør du kle deg for å profilere arbeidsplassen på en best mulig måte og gi et best mulig inntrykk? o Finnes det et regelverk for dette? Hva er lojalitet? Lag en kort presentasjon av Virksomheten Har virksomheten et eget verdigrunnlag?

7 Kompetansemål 7: Lærlingen skal kunne arbeide i samsvar med virksomhetens etiske normer og regelverk for helse, miljø og sikkerhet Gjør rede for virksomhetens regelverk innenfor HMS: o Arbeidsmiljøloven o Verneombud o Brannvarsling/forebygging o Håndtering av trusler og Vold o Meldeskjema for ulykker og nesten-ulykker o Førstehjelp Hvor finnes regleverket? Gjør rede for virksomhetens rutiner for varsling Tillitsvalgte

8 Kompetansemål 8: Lærlingen skal kunne beskrive virksomhetens rutiner for personalforvaltning og utføre enkle personaladministrative oppgaver Kjenne til: o Personalhåndboka o IA-avtale o Arbeidsreglement o Ansettelsesreglement o Personalpolitiske retningslinjer o Retningslinjer for Kompetansegodkjenning o Fleksitid o Egenmelding/sykemelding o Lønnsberegning og Ansiennitet Saksbehandling knyttet til Ansettelser

9 Kompetansemål 9: Lærlingen skal kunne planlegge, utføre og kvalitetssikre arbeidsoppgaver innenfor virksomhetens kunnskapsorganisering og informasjonsflyt Kompetansemål 10: Lærlingen skal kunne beskrive virksomhetens kunnskapsorganisering Beskriv kvalitetssikring av arbeidsoppgaver og informasjonsflyt Kjenne til arkiv og postrutiner Hvilke yrkesgrupper finnes i virksomheten? Hva gjør virksomheten for å heve de ansattes kompetanse? Hvordan arbeider virksomheten med kartlegging og bruk av de ansattes kompetanse?

10 Kompetansemål 11: Lærlingen skal kunne forberede og tilrettelegge dokumenter og informasjonsmateriell i samsvar med virksomhetens retningslinjer for layout og språkform Hvilke retningslinjer har bedriften for layout/logo grafisk profil? Forslag til endring på eksisterende Infomateriell Skrive utgående brev Skrive referater og notater Kjenne til virksomhetens Kommunikasjonsstrategi Lag en informasjonsbrosjyre Kunne riktig og god språkform

11 Kompetansemål 12: Lærlingen skal kunne vurdere endringer i arbeidssituasjonen og komme med forslag til forbedringer Beskriv en god arbeids- situasjon for deg Finn frem til rutiner og arbeidssituasjoner i virksomheten som du mener kunne blitt gjort på en annen måte. Skriv ned endringsforslag. Delta i planlegging av egen Arbeidssituasjon Delta på virksomhetsmøter Prioritering av arbeidsoppgaver: o Lag en ukeplan over egne Arbeidsoppgaver Bemanningsendringer som påvirker egen arbeidssituasjon

12 Kompetansemål 13: Lærlingen skal kunne arbeide etter regelverk og avtaler som regulerer arbeidsforhold i kontor- og administrasjonsfaget, og gjøre rede for arbeidsgiverens og arbeidstakerens plikter og rettigheter Finn fram til regleverk /lovverk og avtaler som regulerer arbeidsforhold i virksomheten. o Personalhåndbok o Arbeidsmiljøloven o Hovedavtalen o Hovedtariffavtalen o Kvalitetssikringshåndbok/ prosedyrehåndbok Beskriv hvor du finner disse Beskriv hvem som har inngått disse avtalene, og hvilken betydning de har for ditt arbeid. Gjør rede for arbeidstakers og arbeidsgivers rettigheter/plikter Hva legger du i god arbeidsmoral? Hva kjennetegner et godt arbeidsmiljø? Hvordan kan du bidra til et godt Arbeidsmiljø

13 Kompetansemål 14: Lærlingen skal kunne utføre arbeidsoppgaver i kontor- og administrasjonsfaget på en ergonomisk riktig måte Beskriv hvordan din arbeidsplass skal være slik at du tar hensyn til ergonomiske prinsipper Hvorfor er det viktig? Skriv stikkord: Hvilke hjelpemidler finnes for å kunne utføre arbeidsoppgaver på en ergonomisk riktig måte, og hvordan fungerer de? Hvem skal du henvende deg til Dersom du trenger hjelpemidler?

14 2. IKT-tjenester Hovedområdet omfatter bruk av teknologiske hjelpemidler til kontoradministrative oppgaver og kommunikasjon med brukere og kunder. I tillegg inngår sikkerhetsrutiner for virksomhetens kunnskapsorganisering og informasjonsflyt. Hovedområdet omfatter veiledning i bruk av virksomhetens IKT-tjenester og gjeldende regelverk knyttet til dette. Kompetansemål 15: Lærlingen skal kunne bruke IKT-tjenester ved kommunikasjon med kunder og brukere Beskriv ulike IKT-tjenester som kan brukes i kommunikasjon med bruker og kunder Planlegg, gjennomfør og dokumenter bruk av hjemmesider og e-post Intranett Internett Mail og kalender, Outlook/Notes etc. Sak og arkivsystem Økonomisystem Word, Excel, PowerPoint Ulike fagsystemer Brukerstøtter

15 Kompetansemål 16: Lærlingen skal kunne beskrive og bruke virksomhetens rutiner for kunnskapsorganisering og kunnskapsflyt Gjenfinning av informasjon? Kjenne til eget arbeidsområde Nettikette

16 Kompetansemål 17: Lærlingen skal kunne veilede i bruk av virksomhetens IKT-tjenester Internett Intranett Mail og kalender, Outlook/Notes Sak og arkivsystem Lag brukerveiledninger for o Fletting i Word o PowerPoint-mal med logo o Automatisk telling i Excel

17 Kompetansemål 18: Lærlingen skal kunne bruke virksomhetens kontorstøtte- og kontortekniske hjelpemidler ved utføring av kontoradministrative oppgaver Hvilke tekniske hjelpemidler bruker virksomheten? Beskriv bruken av de ulike hjelpemidlene og forklar nytten av disse hjelpemidlene. Bruk og vedlikehold av: o Multimaskiner o Skrivere o Faks Skifte tonere, bestille service og lese feilmeldinger Bruk, vedlikehold og service på: o Innbindingsmaskin o Makuleringsmaskin o Skanner o Frankeringsmaskin

18 Kompetansemål 19: Lærlingen skal kunne bruke virksomhetens IKT-tjenester i samsvar med gjeldende regelverk om personvern og arbeidsmiljø Hvilke regleverk gjelder? o o o o Hvem har utarbeidet de ulike regleverk det her er snakk om? Beskriv hvordan de brukes i vår Virksomhet

19 Kompetansemål 20: Lærlingen skal kunne bruke kontorstøttesystemer for innhenting, bearbeiding, katalogisering og lagring av informasjon Beskriv de systemene din virksomhet bruker og hvordan de blir brukt Gi eksempler på katalogisering og lagring av informasjon.

20 3. Økonomi Hovedområdet omfatter bruk av økonomisystemer til innhenting, bearbeiding og framstilling av informasjon. Bruk av innkjøps-, budsjett-, regnskaps-, lønns- og personalrelatert arbeid inngår i hovedområdet. Kompetansemål 21: Lærlingen skal kunne bruke virksomhetens økonomisystemer til innkjøp, budsjettarbeid, regnskap, lønnsutbetaling og personalrelaterte oppgaver Kompetansemål 22: Lærlingen skal kunne bruke virksomhetens økonomisystemer til innhenting, bearbeiding og framstilling av informasjon knyttet til kontoradministrative oppgaver Beskriv virksomhetens innkjøpssystem, og forklar hvordan det skal brukes. Hvordan blir et budsjett utarbeidet i din virksomhet og hva er et budsjett? Finn frem til ansvars- tjeneste- og artsnummer som brukes i virksomhetens regnskap o Attestasjon og anvisning o Fakturabehandling Beskriv lønnsrutiner og forklar Systemet Beskriv rutiner for reiseregninger og timelister Beskriv innkjøpssystem og innkjøpsrutiner o Vurdere varebeholdning og bestille varer o Kjenne til virksomhetens rekvisitalager Innkjøpsavtaler

21 Netthandel Beskriv økonomisystemene Ha kjennskap til: o Økonomiplan og Budsjettprosess o Lønnsbudsjett o Regnskapsrapporter og Budsjettrapporter o Driftsrapport o Årsmelding o Budsjettendring o Tilleggsbevilling Planlegg, gjennomfør og dokumenter et arbeidsoppdrag som er knyttet til et arrangement, reise eller liknende. Budsjett og regnskap.