KONTROLLKOMITEENS RAPPORT 2015

Transkript

1 LM-7 KONTROLLKOMITEENS RAPPORT 2015 Kontrollkomiteens arbeid Kontrollkomitéen for Norges Unge Venstre for perioden ble valgt på det 75. ordinære landsmøtet i Larvik oktober 2014, og har bestått av Andreas Skjæret (leder), Christina Teige Apuzzo (medlem) og Håkon Westby (medlem). Kontrollkomiteens mandat fremgår av Norges Unge Venstres vedtekter 9, som lyder som følger: «9. Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen skal tilse at organisasjonen følger opp de vedtak som er gjort av landsmøtet, og komiteen har møte- og talerett i alle Unge Venstres sentrale organer. Kontrollkomiteen skal også kontrollere at organisasjonens økonomiske disposisjoner blir utført på en forsvarlig måte. Kontrollkomiteen skal avlegge årsrapport under hvert ordinære landsmøte. Komiteen har ingen formell kompetanse utover dette, med mindre annet går frem av vedtektene.» Denne kontrollkomiteen er av den oppfatning at vedtektene ikke gir komiteen myndighet til å kontrollere mer enn det som er angitt i 9, ettersom det ikke framgår eksplisitte oppdrag andre steder i vedtektene. Kontrollkomiteen legger til grunn at landsmøtet ville ha uttrykt det i vedtektene dersom det var meningen at komiteen skulle drive en mer utstrakt kontrollvirksomhet enn det som framgår av 9. På den bakgrunn har kontrollkomiteen lagt seg på en linje hvor man oppfyller de vedtektsfestede oppgavene og i minst mulig grad griper inn i andre saker. Det har ikke hindret komiteen fra å gi råd i spørsmål om organisasjonens sedvaner, god organisasjonsskikk og tidligere praksis, eller svare på spørsmål om andre saker. Kontrollkomiteen har tilstrebet å være til stede på samtlige landsstyremøter og sentralstyremøter i perioden, og har i stor grad lykkes med det. Kontrollkomiteen har ikke vært til stede på møter i arbeidsutvalget, men har hatt tilgang til AUs Facebookside og møtereferater. Kontrollkomiteen har ikke vært til stede i møter i Unge Venstres internasjonale utvalg, men kontrollkomiteen leder har deltatt på internasjonal reisevirksomhet i løpet av perioden. Diskusjons- og møteaktivitet internt i kontrollkomiteen har for det meste vært utført via telefon eller internett, men komiteen har også hatt ett møte i Oslo. Generelt Kontrollkomiteen er av den oppfatning at Unge Venstres tillitsvalgte sett under ett har gjort en god jobb det siste året og forsøkt å oppfylle landsmøtets politiske og

2 organisatoriske mål, samt følge dets vedtekter. Komiteen mener driften av organisasjonen på et overordnet plan må sies å ha vært god. Organisasjonens landsmøtevalgte organer og sekretariatet har i det vesentligste fungert godt. Kontrollkomiteen påpekte i forrige rapport at sakspapirer jevnlig kom for sent både til kontrollkomité, landsstyre og sentralstyre, og ba organisasjonen skjerpe sine rutiner for innkallinger. Kontrollkomiteen ser at med enkelte unntak har innkallinger til sentralstyremøte og landsstyremøte kommet til rett tid, og ønsker å berømme organisasjonen for å ha forbedret sine rutiner. Samtidig ser vi at det fremdeles er forbedringspotensial knyttet til saksframstilling og referatføring. Det er viktig for møtedeltakere å kunne forberede seg godt, og resten av organisasjonen skal også ha mulighet til å følge med. Organisasjonen bes derfor diskutere om man på en bedre måte kan tilgjengeliggjøre referatene fra sentralstyre og landsstyret for medlemmer av Unge Venstre. Ved begynnelsen av perioden dukket det igjen opp spørsmål ved arbeidsutvalgets (AU) sammensetning og myndighet. Kontrollkomiteen vil derfor gjenta sitt syn på saken. Vedtektenes 6 a åpner for at arbeidsutvalget kan bestå av en eller to medlemmer i tillegg til leder og nestledere, men at AU ikke kan ha flertall i sentralstyret. Sentralstyret kan derfor selv velge om de ønsker å utvide eller supplere AU, og trenger ingen særskilt grunn for å gjøre dette. Dette kan gjøres på et hvilket som helst møte i sentralstyre. Kontrollkomiteen vil påpeke at vedtektene åpner for ulike former for kontroll av arbeidsutvalget som sentralstyret kan benytte seg av. Videre vil vi minne om at god referatføring er et viktig ledd i å sørge for etterrettelighet og åpenhet i alle organisasjonens organer. I rapporten fra kontrollkomiteen ved forrige landsmøte påpekte komiteen at sentralstyrets Facebook-gruppe blir gjenbrukt flere år på rad, noe som kan føre til at nye medlemmer får tilgang på diverse personopplysninger fra tidligere sentralstyrer. Kontrollkomiteen er fornøyd med at sentralstyret dette året har opprettet nye grupper for sentralstyret og arbeidsutvalget, og håper denne praksisen opprettholdes i framtiden. Ansettelser På kontrollkomiteens anbefaling ble det i perioden nedsatt et utvalg for å gjennomgå måten Unge Venstre håndterer ansettelser. Komiteen er fornøyd med at Unge Venstre fulgte opp anbefalingen, men mener dette arbeidet har tatt unødvendig lang tid, og bærer preg av å være for dårlig organisert. Utvalget ble satt ned på landsstyremøte i desember med frist til juni med å legge fram forslag til ansettelsesregler for Unge Venstre. I april ga sentralstyret utvalget anledning til å supplere seg selv, og frist til landsstyremøte i oktober til å legge fram sin innstilling. Når landsstyret nedsetter et utvalg, ligger det til landsstyret selv og gi eventuelle dispensasjoner fra frister og endre sammensetning. Det er derfor uheldig at landsstyret ikke har blitt forelagt denne saken. Utvalget for ansettelsesprosesser ble nedsatt uten en leder av utvalget. Dette har gjort at ingen av medlemmene har hatt et overordnet ansvar for å sørge for framdrift i arbeidet, og dermed har ikke utvalget kunne levert på bestillingen. Oppfølgingen fra landsstyrets side, og fra ledelsen i organisasjonen har også vært for dårlig. På denne

3 bakgrunn foreslår kontrollkomiteen at landsstyret eller sentralstyret setter ned utvalget på nytt, med en leder og et klart mandat, slik at man får et klart og tydelig regelverk for hvordan ansettelser i Unge Venstre skal foregå i framtiden. I dette arbeidet er det viktig å se på tidligere ansettelsesprosesser, lovverket rundt ansettelser og Unge Venstres vedtekter. Utvalget bør legge fram et forslag til ansettelsesprosesser for Unge Venstre som inneholder retningslinjer for hvordan hele prosessen skal gjennomføres fra utlysning og nedsettelse av utvalg til endelig tiltredelse. Man bør i særlig grad se på hvordan man behandler søknader og CVer og hvem som får hvilken informasjon når. Utvalget kan foreslå å endre vedtektene slik at de er i tråd med loven og gir en hensiktsmessig og ryddig ansettelse. Det har i perioden vært foretatt to ansettelser. I forbindelse med ansettelsen av valgkampsekretær ble det en diskusjon om frikjøp av sentralstyremedlemmer til valgkamp. Kontrollkomiteen mener det ikke er noe formelt i veien for at Unge Venstre frikjøper tillitsvalgte til slike oppgaver, men mener Unge Venstre bør være forsiktige med bruk av frikjøp. For det første må landsstyret være godt informert om bruk av budsjettmidler til frikjøp, all den tid det er landsstyret som gir budsjett. Det er uheldig om det utvikler seg en vane i Unge Venstre for at sentralstyret kan bruke andre poster enn lønnsbudsjettet til å betale sine egne tillitsvalgte. Til dette kan det nevnes at når man får et tillitsverv, må det kunne legges til grunn at man kan oppfylle dette vervet på en egnet måte uten betaling. For det andre bærer forslaget mer preg av å være en midlertidig ansettelse eller en godtgjørelse, enn et frikjøp. Et frikjøp er å betale noen for i en periode å jobbe for Unge Venstre heller enn sin vanlige arbeidsplass. Økonomi Kontrollkomiteen har fulgt med på utviklingen av organisasjonens løpende regnskap i sentralstyre- og landsstyremøter gjennom perioden. Det er kontrollkomiteens vurdering at organisasjonens økonomi for øyeblikket er stabil og at landsstyrets budsjettvedtak i all hovedsak følges lojalt. Likevel er det noen momenter kontrollkomiteen vil trekke fram for landsmøtet. Unge Venstre har arbeidet for å inndra fordringer fra enkelte fylkeslag, men det er fortsatt en utfordring å inndra utestående fordringer. Dette var noe som gjorde organisasjonens økonomi svært sårbar og labil i 2008/2009 og truet organisasjonens drift. Kontrollkomiteen oppfordrer derfor organisasjonen til å følge opp arbeidet med å inndra fordringene systematisk. Egenkapitalen har blitt styrket gjennom de senere år, og kontrollkomiteen ser at organisasjonen ligger an til gode overskudd i både 2014 og Så vidt kontrollkomiteen kan se før balanseregnskapet for 2014 er klart, tilsvarer egenkapitalen fortsatt mindre enn ett driftsbudsjett. Kontrollkomiteen ser med bekymring på at egenkapitalen er så lav, og oppfordrer organisasjonen om å styrke denne i de kommende år. Kontrollkomiteen påpekte i fjor at det var overforbruk på enkelte budsjettposter, blant annet på grunn av mangelfull kvalitetssikring av budsjettposter og utgifter og urealistiske budsjetteringer. Kontrollkomiteen ser at dette har blitt bedre i denne

4 perioden, og vil berømme organisasjonen for dette. Samtidig oppfordrer kontrollkomiteen om at man fortløpende oppdaterer prognosene for året til et realistisk nivå, slik at man kan unngå overforbruk på enkeltposter. Videre er det viktig at økonomisk oversikt sendes ut til alle medlemmer av sentralstyre og landsstyre i forkant av møte, og vedlegges referatet. Etter vedtektenes 7 c skal landsstyret godkjenne organisasjonens regnskap innen seks (6) måneder etter avsluttet regnskapsår, altså innen utgangen av juni måned. Regnskapet for 2014 er per ennå ikke godkjent av revisor. Kontrollkomiteen påpekte i 2013 og i 2014 at organisasjonen ikke hadde godkjent regnskapet innen den fristen som framkommer av vedtektene. Kontrollkomiteen har forståelse for at det kan være vanskelig å forholde seg til denne fristen, men finner det beklagelig at dette gjentar seg og oppfordrer til at det unngås i framtiden. Internasjonalt utvalg forvalter store økonomiske midler fra LNU på vegne av Unge Venstre. Utvalgets medlemmer må derfor ofte føre krevende reiseregnskap fordi man må forholde seg til flere valutaer enn norske kroner. Derfor er det viktig at Internasjonalt utvalgs medlemmer har en god økonomiforståelse og kunnskap om hvordan dette gjøres. På tross av at det har vært gjennomført skolering i reiseregnskap for utvalgets medlemmer, mener kontrollkomiteen at økonomistyringen i Internasjonalt utvalg er for dårlig og oppfordrer sentralstyre til å ta større ansvar for å sikre at reiseregnskapene føres på en forsvarlig måte. Kontrollkomiteen registrerer til slutt at Unge Venstre sliter med å nå målene sine hva gjelder medlemsvekst. Medlemsvekst er viktig for organisasjonens drift og bør prioriteres høyt av ethvert landsstyre. Utvalg Unge Venstre har valgt å sette ned flere utvalg i denne perioden, i tillegg til de faste utvalgene. Dette har medført en del spørsmål knyttet til nedsettelse og supplering av slike utvalg. Kontrollkomiteen vil derfor understreke at utvalgene må svare til de organer som nedsetter dem. Derfor må utvalg nedsatt av landsstyret, levere rapport til og eventuelt suppleres av landsstyret. Utvalg nedsatt av landsmøte, kan ved behov suppleres av landsstyret, men ikke et lavere organ med mindre det er strengt nødvendig. Kontrollkomiteen er fornøyd med at dette stort sett har vært gjort riktig, med unntak av utvalget for ansettelsesprosesser (se tidligere kommentar). I organisatorisk plattform står det «Politiske utvalg blir nedsatt av landsstyret som vedtar mandat og sammensetning. Utvalgene skal utvikle politikk og bistå med skolering av medlemmer og tillitsvalg». Dette hindrer ikke at sentralstyre kan nedsette ad hoc-utvalg som svarer til sentralstyret, men betyr at de løpende utvalgene (for øyeblikket kunnskapspolitisk og miljøpolitisk utvalg) skal velges av landsstyret. Kontrollkomiteen har ikke kontrollert arbeidet til organisasjonsutvalget, men har bidratt til deres arbeid gjennom et møte der vedtektene ble drøftet. Kontrollkomiteen har heller ikke mottatt henvendelser vedrørende dette organet, og har inntrykk av at de har jobbet på en god måte.

5 Kontrollkomiteen har med dette lagt frem sin rapport for Vi takker sentralstyret og sekretariatet for godt samarbeid og åpent innsyn, og ønsker organisasjonen lykke til med sitt videre arbeid. Oslo, 25.september 2015 Andreas Skjæret (leder) /s./ Christina Teige Apuzzo /s./ Håkon Westby /s./