Kommunikasjon og gjennomsiktighet

Transkript

1 Kommunikasjon og gjennomsiktighet Et godt demokratisk prinsipp er, ifølge Store Norske Leksikon, at det skal være innsikt i demokratiske avgjørelser og at det enkelte medlem skal kunne enkelt se hva som blir gjort og hva som vedtas av beslutningsorganer. En organisasjon må være bevisst i valg av kommunikasjonskanal for informasjon som skal formidles; det er forskjell på ekstern og intern kommunikasjon. Kommunikasjon i organisasjoner kan defineres som en kontinuerlig prosess hvor medlemmene opprettholder og forandrer organisasjonen gjennom å kommunisere med individer og grupper av mennesker både internt og eksternt. Kommunikasjon er ikke bare overføring av informasjon, men også overføring av ideer, holdninger og følelser (Jacobsen og Thorsvik, 2016:280). Utfordringer Pedagogstudentene har mange informasjonskanaler og er ikke konsekvente på hvilke kanaler ulik informasjon gjøres tilgjengelig i. Det er ikke tydelig for et medlem hvilke arrangementer som gjennomføres, hva som diskuteres der eller hvordan saksgangen er på de ulike politiske sakene som Pedagogstudentene arbeider med. Den demokratiske representasjonen i organisasjonen kan dermed oppleves som noe skjevfordelt. Den interne kommunikasjonen er fordelt på mange kanaler. Erfaringsdelingen mellom møter foregår i stor grad på Facebook og organisasjonen mangler en god løsning for å dele ressurser digitalt effektivt. Dagens situasjon Eksterne informasjonskanaler Pedagogstudentene bruker ulike informasjonskanaler rettet mot medlemmer og andre interessenter: pedagogstudentene.no, pedstud.no, nyhetsbrev, Facebook, Instagram, Twitter, Under Utdanning og Slack for å nevne noen. De ulike kanalene pedagogstudentene opererer med gjør det uoversiktlig og forvirrende å finne relevant informasjon. Pedagogstudentene har per januar 2017, 21 ulike sider på Facebook, 11 ulike offentlige grupper på Facebook (og mange lukkede) og 15 ulike Instagramsider. Visuelt blir en møtt på mange ulike måter med profilbilder og forsidebilder som varierer. På mange sider, deriblant PS offisielle facebookside, er det superlærer -logoen som brukes som både profilbilde og forsidebilde. PS-logoen er ikke synlig. Utvalget stiller spørsmål ved at den vedtatte logoen ikke blir brukt. Vi ser en klar fordel ved å la hvert lokallagsstyre ha egne lokale sider med deres fokus, men bruken fremstår som lite bevisst og svært variabel. Med mange kanaler og ulike personer som betjener kontoene, stiller vi spørsmål ved hvorvidt det gir et tydelig bilde på hva og hvem Pedagogstudentene er. Det har vært gjennomført kampanjer og strategier hvor lokallagsstyrene fremmer samme budskap, men stort sett er det styrene selv som drifter sidene. Foruten de enkelte mediestrategiene for ekstraordinære satsninger, ser ikke organisasjonsutvalget at det eksisterer retningslinjer og maler til sosiale medier for 26

2 lokallagsstyrene. Dagens mediestrategi dekker ikke praktiske veiledninger og bruk av f.eks. bilder og posting på Facebook. Åpent tilgjengelig informasjon Organisasjonsutvalget mener det er viktig at et medlem skal kunne følge med på hva som foregår i organisasjonen, inkludert politikk og hvilke arrangementer som gjennomføres. Et medlem skal kunne observere saker og møter, men det er ikke tydelig at muligheten eksisterer. Per januar 2017 går det ikke an å finne sakspapirer, dagsordener eller informasjon om landsstyremøter som har funnet sted siden april Protokollene fra møtene som er gjennomført ligger tilgjengelig på hjemmesiden pedagogstudentene.no, men uten sakspapirer gir en protokoll svært lite informasjon annet enn hva som ble vedtatt. Det er ikke gitt at alle sakspapirer skal ligge åpent tilgjengelige for alle, men ent minstekrav må være saksliste og informasjon om møtene. Organisasjonen må ta en gjennomgang på hvordan sakspapirer skal gjøres tilgjengelig for medlemmene og tillitsvalgte. Organisasjonsutvalget mener at det er for lite synlig hvilke arrangementer som avholdes og at det er en stor svakhet at en som et vanlig medlem eller interessert person ikke kan finne noe informasjon om landsstyrets virksomhet. Dette er ganske alarmerende og gjør det svært vanskelig å opprettholde prinsippet om en demokratisk organisasjon med fullt innsyn i beslutningsprosesser. For å få klarhet i arrangementer og hva som foregår anbefaler organisasjonsutvalget å få på plass en aktivitetskalender som oppdateres jevnlig og synkroniseres med f.eks. Facebook og andre sosiale medier. Konferansen er et faglig arrangement som skiller seg ut fra de andre i og med at det er åpent for alle medlemmer. Det er praktisert mange ulike løsninger knyttet til påmelding til dette arrangementet, men de senere år har det vært førstemann til mølla. Skal dette være et helt åpent arrangement for alle medlemmer må også påmeldingen gjøres tilgjengelig på en god måte. Til konferansen i 2016 ble det først varslet i interne kanaler før det gikk åpent ut og det var i hovedsak gjennom Facebook. Da blir det fort et arrangement for tillitsvalgte og ikke så åpent som det kunne vært. Systemene rundt hjemmesiden pedagogstudentene.no har ikke fungert optimalt og det har vært utfordrende å få oppdatert siden. Sekretariatet til Pedagogstudentene har valgt å flytte nyhetssakene fra pedagogstudentene.no til pedstud.no med en bloggform som er enklere å oppdatere og drifte slik man ønsker. I kommunikasjonen på sosiale medier pekes det til nyhetsbloggen og det er få steder man vises videre til hjemmesiden hvor mye viktig informasjon ligger. Av nyhetsoppslag er det ingen som dekker egne arrangementer i organisasjonen og leser man kun hjemmesiden og bloggen så kan en få inntrykk av at det er en organisasjon med lite møtevirksomhet. Demokratisk representasjon Den demokratiske fordelingen i Pedagogstudentene kan deles i Landsstyret og Landsmøtet, de to største besluttende organene som lokallagene velger medlemmer til. Landsmøte består av inntil 80 delegater valgt av lokallagsårsmøte. Det er regulert av vedtektene: " 5.2 Landsmøtet er sammensatt av inntil 80 delegater valgt på årsmøtene, se 11.4, i lokallagene, samt landsstyret i organisasjonen. Hvert lokallag er sikret minst én delegat. De 27

3 resterende delegatene fordeles av landsstyret etter medlemstall i lokallagene pr. 1. januar." og 11.4 Årsmøte skal velge delegater til landsmøtet ut i fra fordeling etter 5.2. Det er landsstyret som vedtar spesifiseringen av delegatfordelingen. Dette vedtas for hvert enkelt møte som en egen sak vanligvis på landsstyremøte 3 på høsten. Saksprosessen til delegatfordelingen er ikke tilgjengelig på hjemmesiden eller synlig for de som ikke var på møtet eller har tilgang til sakspapirene. Protokollen gir svært lite informasjon om hvilken fordeling som faktisk er gjort. På landsmøte er det ikke tradisjon å referere fordelingen av delegatene, men en fullmaktskomité godkjenner og sjekker hvorvidt alle delegaten er lovlig valgt av sitt årsmøte. Dette ser organisasjonsutvalget på som en svakhet både at det er lite gjennomsiktig, men og at det er tilfeldig fra år til år hvordan landsmøte er sammensatt. Dette bør tydeliggjøres gjennom en vedtektsfesting av hvordan medlemmene skal være representert. Hvis det er noen lokallag som ikke får fylt opp plassene så har det vært tradisjon for at ledelsen har delt ut ekstra plasser til de lokallagene med valgte varadelegater. Det har vært lite tydelig hvordan disse plassene blir delt ut og har noen ganger virket litt tilfeldig. Landsstyrets sammensetning er regulert av vedtektene 6.2 Landsstyret består av 1 representant fra hvert aktive lokallag, og arbeidsutvalget. Med andre ord har man én stemme uavhengig av størrelse på lokallaget og antall studieretninger. Det fører til at representasjonen på landsmøte (basert på medlemstall) og landsstyret (likt antall) er ulik for det enkelte medlem. 28

4 I tabellen ovenfor ser man representasjonen til fire utvalgte lokallag. Vi har valgt fire ut i fra størrelsen på medlemsmassen for å få et inntrykk av hvordan fordelingen gjenspeiler medlemstallet. På landsmøte ser man at de største lokallagene blir noe underrepresentert, mens de minste lokallagene blir noe overrepresentert. De lokallagene som ligger i midten får nesten lik representasjon som medlemstallet. I landsstyret har alle lokallagene 1 representant hver, noe som vil si at ved Landsmøte i 2016 hadde hver representant 5,3 % av stemmene. Sammenligner man det med medlemstall blir det en betydelig skjevfordeling når forskjellen på Sogndal og NTNU er på hele 11,77 %. Landsstyret er besluttende mellom landsmøtene og har ved en rekke anledninger supplert ved valg og vedtatt politikk. Det er og landsstyret som vedtar organisasjonens budsjett, fordeling av lokallagsmidler og fordeling av delegatplasser til landsmøtet. Organisasjonsutvalget stiller da spørsmål ved hvorvidt representasjonen til det enkelte medlemmet blir ivaretatt på en god nok måte? Dette har lenge vært en tradisjon i Pedagogstudentene, men med den medlemsveksten og fusjonene som har vært de siste årene fører det til endring i forholdet mellom lokallagene. Dette er dog bare medlemstall og ikke utdanningsløp. Noen lokallag representerer så godt som alle utdanningsløpene som kvalifiserer til medlemskap i Pedagogstudentene og noen representerer et fåtall. Skal det og gjenspeiles i sammensetningen av landsstyret? Organisasjonsutvalget har ikke noe konkret forslag til løsning på den demokratiske fordelingen, men vi ser at det trengs en debatt på hvordan det demokratiske prinsippet i organisasjonen skal være. Vi foreslår uavhengig av resultat at fordelingen til landsmøte vedtektsfestes og ikke vedtas av landsstyret hvert år. Intern informasjon og kommunikasjon Kommunikasjon er en viktig prosess fordi den er avgjørende for intern integrasjon og ekstern tilpasning (Jacobsen og Thorsvik 2016:27). Det er mye informasjon som går internt mellom de ulike leddene i organisasjonen. Slik det er i dag brukes ulike kanaler som samarbeidsiden på facebook, e-post, nyhetsbrev, slack og andre løsninger. Mange dokumenter blir sendt på e-post og lagres mange steder. Dette kan føre til mange ulike versjoner og det blir tungrodd for sekretariatet å oppdatere tillitsvalgte. I forbindelse med omlegging av hjemmesidene til Pedagogstudentene anbefaler organisasjonsutvalget at det utvikles en innloggingsløsning for studenttillitsvalgte på lik linje med tillitsvalgte i Utdanningsforbundet. Her kan man få tilgang til all relevant informasjon og arbeidsdokumenter som en trenger og det blir enkelt for sekretariatet å oppdatere dokumentene slik at alle har tilgang til nyeste versjon. Det er viktig at det er pedagogstudentene som administrerer tilgangen til de studenttillitsvalgte og at det ikke ligger hos en annen avdeling. Klarer man å balansere kommunikasjonen mellom et intranett for tillitsvalgte og diskusjonsforum i sosiale medier kan man skape et godt klima for kommunikasjon. Kommunikasjonen vertikalt mellom kontoret og arbeidsutvalget og lokallagene blir styrket, samt styrke den horisontale kommunikasjonen mellom lokallagene seg imellom slik at lokallagene kan styrke lokallagenes erfaringsutveksling når det kommer til beslektede oppgaver og nettverksbygging på tvers av lokallagene. (Jacobsen og Thorsvik, 2016:291) 29

5 Organisasjonsutvalgets forslag Den eksisterende mediestrategien må oppdateres og inkludere tydelige retningslinjer for lokal og sentral kommunikasjon gjennom alle typer medier. Dette omfatter også logobruk. superlærer vs. PS-logo. Organisatoriske dokumenter, deriblant sakspapirer, må gjøres enkelt tilgjengelig for interessenter på et samlet sted. Styrende dokumenter skal ligge åpent tilgjengelig. Informasjon og innholdet på de ulike arrangementene må synliggjøres. Innholdet og sakene som skal debatteres på landsstyremøter og landsmøte må gjøres tilgjengelig i forkant. Utarbeide en aktivitetskalender på hjemmesiden. Utvikle, i samarbeid med IT-avdelingen i Utdanningsforbundet, et intranett for tillitsvalgte på hjemmesiden. Det er viktig at Pedagogstudentene styrer tilgangen til denne innloggingen. Pedagogstudentene bør prioritere utvalgte kanaler som hovedkilde til informasjon og gjøre relevant informasjon tilgjengelig der. Delegatfordelingen til landsmøtet bør vedtektsfestes og kriterier for fordeling av ekstra delegater bør fastsettes. Sammensetningen av landsstyret må diskuteres og det må være en gjennomsiktighet rundt den demokratiske representasjonen i organisasjonen. Konsekvenser En vedtektsfestet delegatfordeling gir Landsmøte bestemmelse over den demokratiske fordelingen av delegater. Dette gir organisasjonen mer forutsigbarhet og gjennomsiktighet. Hvis en ikke får tydeliggjort hvilke arrangementer som foregår og informasjonen om sakene som behandles av besluttende organer, så fremstår Pedagogstudentene som en lukket organisasjon utad. Det er viktig at intranettet for tillitsvalgte får en dynamisk plattform for kommunikasjon både horisontalt og vertikalt, samt tilgjengelig informasjon. 30