Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet. For medlemmer flest. En evaluering av Pedagogstudentene. Utarbeidet av organisasjonsutvalget

Transkript

1 Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet For medlemmer flest En evaluering av Pedagogstudentene Utarbeidet av organisasjonsutvalget 2017

2 Organisasjonsutvalgets medlemmer Utvalget for evaluering av organisasjonen ble oppnevnt ved landsstyret 15. november 2015 for å evaluere organisasjonens oppbygning, sammensetning, rutiner og virksomhet. Utvalget fremlegger med dette sin utredning. Camilla Rikardsen Solheim Leder Kine Bentzen Steinar Pedersen Bjørnar Tegnander-Rønning Bakgrunnen til medlemmene i utvalget Camilla Rikardsen Solheim er lektorstudent ved NTNU og tidligere landsstyrerepresentant og lokallagsleder for Pedagogstudentene ved NTNU. Hun har også sittet i Arbeidsutvalget i Studenttinget NTNU og Forvaltningsutvalget for lektorutdanningene ved NTNU. Kine Bentzen er sykepleier og tidligere studentleder i Norsk Sykepleierforbund (NSF). Hun har også hatt et sentralt styreverv i Helsetjenesteaksjonen og sitter som fylkesstyremedlem i NSF Hordaland. Steinar Pedersen jobber som kursutvikler i Norges Ingeniør og Teknologorganisasjon (NITO), er utdannet innen IT og ledelse og var leder av NITO Studentene i to år. Bjørnar Tegnander-Rønning er allmennlærer og jobber på Vikersund Skole. Han har lang fartstid i Pedagogstudentene gjennom to perioder som landsstyrerepresentant, en periode som medlem av arbeidsutvalget og to perioder som nestleder sentralt. 1

3 Innholdsfortegnelse Organisasjonsutvalgets medlemmer... 1 Innholdsfortegnelse... 2 Mandat for organisasjonsutvalget... 3 Innledning... 4 Sammendrag av rapporten... 5 Organisasjonsutvalgets samlede forslag... 9 Metode og deltakelse...12 Begrunnelse for prioriteringer...13 Organisasjonsutvalgets evaluering...14 Pedagogstudentenes virke...15 Årsmøte...22 Internasjonalt utvalg...24 Kommunikasjon og gjennomsiktighet...26 Opplæring...31 Rapporter på møter...35 Det administrative forholdet mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet...37 Sammensetning av arbeidsutvalget...40 Under utdanning...42 Organisatoriske dokumenter...43 Anbefalinger videre...46 Sluttord...47 Litteraturliste

4 Mandat for organisasjonsutvalget Vedtatt på landsstyremøte 02/15, Trondheim Organisasjonsutvalgets oppgave er å evaluere organisasjonens oppbygning, sammensetning, rutiner og virksomhet, sett i et helhetlig perspektiv. Arbeidsområder/oppgaver: Under møter kan utvalget ta ut medlemmer til intervju eller samtaler etter avtale med vedkommende. Organisasjonsutvalget skal utarbeide en rapport som avlegges på landsmøtet Rapporten skal inneholde konkrete forslag til utvikling og forbedring. Den skal også peke på fremtidige behov, samt oppmuntre til debatt om utvikling i organisasjonen. Oppnevning og virketid Organisasjonsutvalget består av fem personer som oppnevnes av landsstyret innen landsstyremøte 04 15/16 er hevet. Organisasjonsutvalget har virketid fra oppnevning frem til landsmøtet Organisasjonsutvalget er selv ansvarlig for egen konstituering. Rammer Utvalget skal være representert på landsmøtet samt et bredt utvalg av hele organisasjonens virksomhet, så fremt organisasjonsutvalget ser det tjenlig. Utvalget skal ha tilgang til organisasjonens tidligere og gjeldende dokumenter. Medlemmer av organisasjonsutvalget kan ikke inneha sentrale verv i organisasjonen eller være landsstyrerepresentanter. Det er ønskelig at minst to av de fem medlemmene i utvalget er eksterne. Utvalget har møterett ved landsstyremøter, arbeidsutvalgsmøter og ved annen møtevirksomhet. 3

5 Innledning Pedagogstudentene fremmet ønske om å evaluere organisasjonen til Landsmøte Resultatet av dette ble et organisasjonsutvalg som skulle levere en rapport på landsmøtet Under konstitueringsmøtet ble leder av utvalget valgt - Solheimutvalget ble dermed en realitet med sine fem medlemmer. Et medlem trakk seg kort tid etter. Organisasjonsutvalgets oppgave ble å evaluere organisasjonen på ulike plan, med hovedfokus på de store linjene. Det har vært utfordrende å trekke linjer ved områder som krever endring, da Pedagogstudentenes medlemmer i stor grad er fornøyd med organisasjonen. Gjennom intervjuer og tilbakemeldinger fra medlemmer, hersker det liten tvil om at Pedagogstudentene er en inkluderende og fremadstormende organisasjon. Pedagogstudentene evner å engasjere sine medlemmer i blant annet kvalitet i utdanningen og fremtidens lærere. Medlemmene organisasjonsutvalget har snakket med holder frem samhold, sosialt samvær og inkludering som noen av organisasjonens viktigste verdier. Samtidig er Pedagogstudentene en respektert organisasjon utad, da de blir invitert til ulike arenaer hvor lærerutdanning diskuteres. Pedagogstudentene er i dag premissleverandør i en rekke utdanningspolitiske spørsmål og har stor politisk gjennomslagskraft. Medlemmene gir uttrykk for å være fornøyd slik organisasjonen er i dag, men ytrer samtidig ønske om endring innenfor ulike områder. Hensikten med rapporten blir dermed å fremme forslag til endring for å styrke organisasjonen på ulike plan, og samtidig bevare Pedagogstudentenes inkluderende miljø og særegenheter. Pedagogstudentene fremstår som en organisasjon som er opptatt av tradisjoner, samtidig som at de er åpne for endringer i tråd med utviklingen. Pedagogstudentene har foreslått endringer parallelt med organisasjonsutvalget siden utvalget ble nedsatt. Dette ser vi på som en positiv utvikling, både med tanke på at Pedagogstudentene er endringsvillig og at utvalget er på rett spor hva angår flere av rapportens forslag til endring. Organisasjonsutvalget har måttet gjøre prioriteringer underveis i arbeidet med rapporten, både med tanke på kapasitet og omfang. Tilbakemeldingene fra medlemmer, sekretariatet i Pedagogstudentene og andre har vært utslagsgivende for hvilke forslag til endring rapporten vil inneholde. Organisasjonsutvalget har forsøkt å se de store linjene, både når det kommer til oppbygging, sammensetning, rutiner og virksomhet i organisasjonen. Følgelig har enkelte områder blitt bortprioritert i rapporten. Organisasjonsutvalget har forståelse for at endringer kan være utfordrende og Pedagogstudentene har over tid utviklet seg til å bli en organisasjon hvor tradisjon og kultur står sterkt. Organisasjonsutvalget ønsker at Landsmøtet møter rapporten med et åpent sinn. Pedagogstudentene har ønsket endring, og organisasjonsutvalget håper at rapporten kan brukes som et arbeidsverktøy også etter Landsmøte Organisasjonsutvalget vil gjerne takke Pedagogstudentene for tilliten, det har vært et spennende oppdrag! 4

6 Sammendrag av rapporten Under Landsmøte 2015 ble det fremmet et forslag om å nedsette et organisasjonsutvalg for å evaluere Pedagogstudentenes oppbygning, sammensetning, rutiner og virksomhet, sett i et helhetlig perspektiv. Organisasjonsutvalgets mandat ble senere vedtatt av Landsstyre og fem personer ble videre oppnevnt som medlemmer av organisasjonsutvalget. Arbeidet skulle bugne ut i en rapport til Landsmøte Pedagogstudentene er i stor grad tilfreds med sin organisasjon. Det har vært utfordrende å trekke linjene ved de områdene som krever endring. Slik organisasjonsutvalget ser det, er hensikten med rapporten å fremme forslag til endring for å styrke organisasjonen på ulike plan, og samtidig bevare Pedagogstudentenes inkluderende miljø og særegenheter. Organisasjonsutvalget har måttet gjøre prioriteringer knyttet til rapportens innhold. Rapportens omfang har endret seg underveis i arbeidsprosessen, og vi sitter igjen med en rapport som favner områder der endring er mest nødvendig. Følgelig har utvalget måttet bortprioritere flere områder som har forbedringspotensial. Data til rapporten er hentet fra samtaler, intervjuer, undersøkelser og tilbakemeldinger fra medlemmer og andre som har tilknytning til organisasjonen. Organisasjonsutvalgets medlemmer har brukt positive erfaringer fra sine representative organisasjoner, til å styrke Pedagogstudentene som organisasjon. Organisasjonsutvalget ønsker å presisere viktigheten av å lese hele rapporten for et best mulig utgangspunkt for debatt på Landsmøte Resultater Her vil du finne en kort oppsummering av dagens situasjon og resultater av evalueringen. De fire første punktene er hva organisasjonsutvalget ønsker å fremheve, da punktene er kjernen i Pedagogstudentenes virke, struktur, kultur og verdigrunnlag. I tilknytning til sammendraget, vil leser finne en oversikt over alle forslag til endring. Pedagogstudentenes virke Pedagogstudentene representerer i dag langt flere enn dem som studerer rene pedagogikk - og lærerutdanninger. Pedagogstudentenes politikk og profil utad gir ikke er klart bilde av medlemsmassen. Pedagogstudentene oppfattes dermed som tvetydig i hvem de representerer og fremstår ofte som en ren lærerstudentorganisasjon. Pedagogstudentene ønsker i stor grad å være en inkluderende organisasjon for alle medlemmer og de har klare visjoner og mål for organisasjonens virke. I praksis virker imidlertid disse visjonene som utfordrende å oppnå, og det fører dermed til at enkelte medlemsgrupper i stor grad fremstår som symbolske medlemmer. 5

7 Organisasjonsutvalget har en klar formening om at det må foretas en bred debatt om hvordan alle medlemsgrupper i Pedagogstudentene ivaretas, og eventuelt diskutere en endring i hvem som kan bli medlem av Pedagogstudentene i fremtiden. Kommunikasjon og gjennomsiktighet Pedagogstudentene har mange informasjonskanaler og er ikke konsekvente på hvilke kanaler ulik informasjon gjøres tilgjengelig i. På landsmøte er det ikke tradisjon å referere fordelingen av delegatene, men en fullmaktskomité godkjenner og sjekker hvorvidt alle delegatene er lovlig valgt av sitt årsmøte. Dette ser organisasjonsutvalget på som en svakhet både at det er lite gjennomsiktig, men og at det er tilfeldig fra år til år hvordan landsmøte er sammensatt. Dette bør tydeliggjøres gjennom en vedtektsfesting av hvordan medlemmene skal være representert. Hvis det er noen lokallag som ikke får fylt opp plassene så har det vært tradisjon for at ledelsen har delt ut ekstra plasser til de lokallagene med valgte varadelegater. Det har vært lite tydelig hvordan disse plassene blir delt ut og har noen ganger virket litt tilfeldig. Hvis en ikke får tydeliggjort hvilke arrangementer som foregår og informasjonen om sakene som behandles av besluttende organer, så fremstår Pedagogstudentene som en lukket organisasjon utad. Det er viktig at intranettet for tillitsvalgte får en dynamisk plattform for kommunikasjon både horisontalt og vertikalt, samt tilgjengelig informasjon. Sammensetning av arbeidsutvalget Sekretariatet til Pedagogstudentene har de siste årene gått igjennom endringer med tanke på arbeidskapasitet og arbeidsfordeling. Hovedårsaken til utvidelse av sekretariatet var å avlaste ledelsen i Pedagogstudentene. Organisasjonsutvalget ser det som svært positivt at organisasjonen ser etter måter å utvikle organisasjonen på. Arbeidskapasiteten og arbeidsfordelingen påvirker hvilke saker organisasjonen kan behandle, strategier som blir lagt og studenthenvendelser. På bakgrunn av en organisasjon i vekst og nåværende arbeidskapasitet, mener organisasjonsutvalget at det vil være hensiktsmessig å utvide Arbeidsutvalget med to medlemmer fra og med Landsmøte Internasjonalt utvalg og arbeidsutvalgets vara avvikles, da oppgavene integreres i et utvidet Arbeidsutvalg. Opplæring Opplæringen for nye og mer erfarne tillitsvalgte har utviklet seg over tid. Organisasjonsutvalget mener at mye av opplæringen er god, da den gir et godt bilde av Pedagogstudentene som organisasjon. Opplæringen bærer preg av at nye medlemmer er velkomne og fremstår som svært inkluderende. Pedagogstudentene har mange ulike arrangementer for opplæring, men opplæringen oppleves tidvis som lite effektiv med tanke på tidsbruk og ressurser. Medlemmene tilbakemelder at lokallagsledervervet er lite attraktivt. Dette kan ses i sammenheng med sen opplæring og stort ansvar på lokalt nivå. En ser videre at studentmedlemmene i Arbeidsutvalget mangler 6

8 tilfredsstillende overlapping og en manglende opplæring i ulike medlemsgrupper Pedagogstudentene representerer. Årsmøte Organisasjonsutvalget ønsker en tydeligere struktur på Årsmøte. En kan ikke unngå at lokallag preges av lokale tilpasninger og personlige preferanser hos de tillitsvalgte. Samtidig vil en tydeligere struktur på årsmøtene skape større forutsigbarhet hos lokallagsstyret og øvrige medlemmer. God informasjon om hva lokallagsstyret jobber med, kan bidra til senke terskelen for ikke-aktive medlemmer til å engasjere seg i Pedagogstudentene. I tillegg vil organisasjonen fremstå som en mer helhetlig organisasjon på lokalt nivå. Krav om regnskap for foregående periode og føring av budsjett på kommende periode bevisstgjør lokallagsstyrets forhold til utdelte økonomiske midler. Internasjonalt utvalg Nettverksbygging og internasjonale perspektiver er essensielt for utviklingen til Pedagogstudentene. Jevnlig erfaringsutveksling med lignende organisasjoner i andre land kan styrke Pedagogstudentene som organisasjon. I mange situasjoner har leder av Pedagogstudentene vært involvert i møter og studieturer der det er hensiktsmessig å ha leder til stede. De fleste av søsterorganisasjonene Pedagogstudentene samarbeider med har ikke egne internasjonale utvalg, og det internasjonale arbeidet er integrert i ledelsen/arbeidsutvalget. Organisasjonsutvalget mener at det internasjonale perspektivet vil bli like godt ivaretatt dersom det integreres i Pedagogstudentenes arbeidsutvalg. Under utdanning Organisasjonsutvalget støtter Landsstyrets forslag om å avvikle Under utdanning. Rapporter Rapporter utgjør en god del av tidsbruken på møter i Pedagogstudentene. Siden 2014 har rapportene tatt opp ca. tre og en halv time av møtetiden på landsmøtet. I dag inneholder disse rapportene i varierende grad relevant og nyttig informasjon, og framleggene er ofte kreativt utformet. Organisasjonsutvalget mener at det skal være rom for kreativitet, men at kreative formater for presentasjon av rapporter kan gjøres i pauser eller på andre tidspunkt hvor det blir tilgjengelig tid underveis i møtet. Rapportene blir ikke kjent for delegatene før landsmøtet, og deles fysisk ut ved oppmøte. Dette gir en relativt høy belastning for delegater som skal lese disse ved møtestart, når rapportene kunne vært gjort tilgengelig i forkant. Det gir videre lite rom for spørsmål og kommentarer når det er lite tid til å sette seg inn i materialet. Dette er en svakhet dersom man ser på rapportene som dokumentasjon og kontroll av hvilke saker ulike organ har arbeidet med som landsmøtet har vedtatt i arbeidsprogrammet. Organisatoriske dokumenter 7

9 Pedagogstudentene har mange ulike organisatoriske dokumenter som er styrende for organisasjonens virke, ulike dokument brukes til ulikt formål. Organisatoriske dokumenter er ressurskrevende når det kommer til tidsbruk og saksgang. Organisatoriske dokumenter endres når organisasjonen er i endring. Det er en gjensidig påvirkning mellom kultur og struktur i organisasjonen, da kulturen blir påvirket av hvilke begrensninger og muligheter organisatoriske dokumenter har, samtidig som det er hensiktsmessig å endre organisatoriske dokumenter for å speile hvordan organisasjonen er. Organisasjonsutvalget mener Pedagogstudentene har en sterk kultur og solide tradisjoner, dette bidrar til en inkluderende organisasjon med særegenheter. Organisasjonsutvalget har fått tilbakemeldt at det er et gap mellom hvordan organisasjonen beskrives og hvordan organisasjonen er. Organisasjonsutvalget undrer seg om kulturer og tradisjoner kan overstyre organisatoriske dokumenter i organisasjonen. Det administrative forholdet mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet Pedagogstudentene har i senere tid gradvis gått over til innmelding på internett og SMS. Organisasjonsutvalget har sett at det er mye jobb å registrere nye studentmedlemmer samtidig som ledelsen og sekretariatet skal koordinere og bistå tillitsvalgte som er ute og verver. Vi har gjennom vår informasjonsinnhenting blitt kjent med eksempler på at tillitsvalgte, rådgivere og konsulenter i Pedagogstudentene bruker tid på registrering av nye medlemmer. Selv om dette er en rituell hendelse som gjentar seg hver høst må Pedagogstudentene hvert år gå i dialog med Utdanningsforbundets sekretariat for å få bistand i å registrere studentmedlemmer. En uheldig konsekvens av denne ordningen er at det tar for lang tid fra et medlem melder seg inn til det blir registrert og kan benytte seg av medlemsfordelene. Pedagogstudentene er politisk uavhengig av Utdanningsforbundet. Dette er et viktig prinsipp og trekkes og fram som positivt fra den politiske ledelsen i Utdanningsforbundet. Dette har også ført til, kanskje ubevisst, at sekretariatet til Utdanningsforbundet i liten grad har bidratt inn i det politiske arbeidet til Pedagogstudentene for ikke å rokke ved prinsippet om politisk uavhengighet. Organisasjonsutvalget har sett en liten endring i den siste tiden, men det er fortsatt en vei å gå. Planer for oppfølging Organisasjonsutvalget har forståelse for at endring kan være utfordrende og at mange endringsforslag kan virke overveldende. Enkelte av forslagene vil potensielt kreve mye arbeid, gjerne over flere perioder. Enkelte forslag er foreslått med et tidsperspektiv, delvis for å hjelpe Pedagogstudentene til å prioritere og delvis fordi vi mener at behovet for endring og forbedring er størst under disse områdene. Organisasjonsutvalget ønsker Pedagogstudentene lykke til med rapporten - vi håper dere kan bruke den som et arbeidsverktøy de kommende årene. 8

10 Organisasjonsutvalgets samlede forslag Her følger en samlet oversikt over utvalgets forslag. Organisasjonsutvalget presiserer at disse forslagene må ses i sammenheng med rapporten som helhet. Pedagogstudentenes virke Bred debatt om hvem Pedagogstudentene faktisk representerer og hvem de ønsker å representere i fremtiden, i dialog med Utdanningsforbundet. Få en tydeligere helhetlig profil på hvordan Pedagogstudentene presenteres/fremstår i løpet av 2017 (se kommunikasjon og gjennomsiktighet). I løpet av den kommende perioden foreslås en ekstern utredning av hvordan Pedagogstudentene fremstår utad og for sine medlemsgrupper. Årsmøte Det må spesifiseres i vedtektene hvilke saker som skal behandles på årsmøtene. Minstekrav er lokallagets årsmelding, budsjett og regnskap, valg av lokallagsstyre og landsmøtedelegater. Malen for innkalling og protokoll skal være likt for alle lokallag. Protokollen fra årsmøtet skal sendes til kontoret med frist 1.3. Tydeliggjøre punktet i vedtekter linje 228 (...)Protokollen fra årsmøtet skal sendes til sentral ledelse, og gjøres tilgjengelig for lokallagets medlemmer. slik at protokollen gjøres tilgjengelig for medlemmene. Årsmøte må vedta budsjett for kommende periode for å få tildelt lokallagsmidler. Internasjonalt utvalg I løpet av landsmøteperioden skal det utarbeides en plan for hvordan det internasjonale arbeidet skal ivaretas/integreres gjennom Arbeidsutvalget. Internasjonalt utvalg opphører til fordel for utvidelse av Arbeidsutvalget på Landsmøtet Kommunikasjon og gjennomsiktighet Den eksisterende mediestrategien må oppdateres og inkludere tydelige retningslinjer for lokal og sentral kommunikasjon gjennom alle typer medier. Dette omfatter også logobruk. superlærer vs. PS-logo. Organisatoriske dokumenter, deriblant sakspapirer, må gjøres enkelt tilgjengelig for interessenter på et samlet sted. Styrende dokumenter skal ligge åpent tilgjengelig. Informasjon og innholdet på de ulike arrangementene må synliggjøres. Innholdet og sakene som skal debatteres på landsstyremøter og landsmøte må gjøres tilgjengelig i forkant. Utarbeide en aktivitetskalender på hjemmesiden. Utvikle, i samarbeid med IT-avdelingen i Utdanningsforbundet, et intranett for tillitsvalgte på hjemmesiden. Det er viktig at Pedagogstudentene styrer tilgangen til denne innloggingen. Pedagogstudentene bør prioritere utvalgte kanaler som hovedkilde til informasjon og gjøre relevant informasjon tilgjengelig der. Delegatfordelingen til landsmøtet bør vedtektsfestes og kriterier for fordeling av ekstra delegater bør fastsettes. Sammensetningen av landsstyret må diskuteres og det må være en gjennomsiktighet rundt den demokratiske representasjonen i organisasjonen. 9

11 Opplæring PS-festivalen arrangeres i overlappingsperioden for tillitsvalgte i lokallagene. Dette for å minske tiden fra de blir valgt til de får grunnleggende opplæring. Parallelle sesjoner bør benyttes på opplæringshelgene for å utnytte tidsbruken, inkludert nivåinndeling for å gi et tilbud til både nye og erfarne tillitsvalgte. Det bør også benytte andre aktører enn sekretariatet og arbeidsutvalget for å få bedre innsikt i forhold i og utenfor organisasjonen. Forsere og innføre en tydeligere debattprosess til delegater på landsmøtet. Strukturen bør inneholde frist for utsending av sakspapirer til landsmøtet, gjennomgang av hovedsaker og gruppearbeid på skoleringshelgen, formøter hos delegasjonen i forkant av landsmøtet, forhåndsinnmelding av endringsforslag minst to uker før landsmøtestart på prinsipprogram og vedtekter og fjerne innlegg for og imot under votering. Økonomiansvarlig i lokallagene skal få opplæring i å føre budsjett og regnskap. Opplæring i alle studieretningene Pedagogstudentene representerer uavhengig av hvilke utdanninger lokallagene representerer Gjennomgang av hvordan man ønsker at intranettet skal brukes. Utarbeide en overlappingsmal for lokallagsstyret. Utarbeide en overlappingsmal for Arbeidsutvalget. Rapporter på møter At det utarbeides en mal for hva rapporter skal inneholde og hvordan den skal være utformet. Alle rapporter digitaliseres og gjøres tilgjengelig sammen med sakspapirene til sitt respektive møte. Erfaringsutveksling foregår i andre kommunikasjonskanaler som for eksempel facebookgruppe eller intranett.(se kommunikasjon og gjennomsiktighet) At kun arbeidsutvalgets, sekretariatets og landsstyrets rapport legges fram muntlig under landsmøtet. Det administrative forholdet mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet Registrering av nye studentmedlemmer skal håndteres av Utdanningsforbundets sekretariat. Det opprettes en egen seksjon for Pedagogstudentene under avdeling Organisasjon. Ser man på tilsvarende studentorganisering hos Norsk Sykepleierforbund og Norges Ingeniør- og teknologorganisasjon har de valgt å plassere studentene i egne seksjoner. Det utarbeides en oversikt over hvilke fora Pedagogstudentene har innpass i og en tydelig rolleavklaring på hvem som deltar i de ulike foraene. Det utarbeides en formell samarbeidsavtale mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet om organisatorisk hjelp og plikter (f.eks. medlemsregistrering) 10

12 Sammensetning av arbeidsutvalget Arbeidsutvalget utvides med to studentmedlemmer fra landsmøte Vara i arbeidsutvalget avvikles. Tydeliggjøre arbeidsfordelingen til ledelsen slik at vervene er sammenkoblet Virketiden for alle i arbeidsutvalget skal være Endre vedtekter i tråd med endringer Under Utdanning Oppheve redaktørvervet og avvikle medlemsbladet Under utdanning på landsmøte Endre vedtektene i tråd med avvikling av redaktørvervet 5.3 linje 121, 5.5 linje 143 og 6.4 linje 178 Organisatoriske dokumenter Årlig revidering av prinsipprogrammet, med en større gjennomgang hvert 4. år. Årlig revidering av vedtekter og en større gjennomgang hvert 4.år Vedtektsfeste frist for utsending av landsmøtesakspapirer senest 4 uker før landsmøtets start. Frist for å melde inn endringsforslag til vedtekter er to uker før landsmøtets start. Tydeliggjøring og oppdatering av mandatene, vedtas landsmøte Utvikle, i samarbeid med IT-avdelingen, innlogging for tillitsvalgte på hjemmesiden. Pedagogstudentene styrer tilgangen til denne innloggingen. Presisere punkt i vedtektene linje Landsmøtet skal behandle saker som er meldt inn fra medlemmer innen 4 uker før landsmøtet, dersom de er innstilt til videre behandling.. Landsmøtet skal behandle og vedta Økonomireglement. Økonomireglementet skal inneholde at lokallaget fører budsjett og regnskap. Endre vedtekter Landsmøtet må aktivt godkjenne landsstyrets budsjett og ikke bli orientert slik det er i dag. Vedtektsfeste at Landsmøte vedtar fordelingsnøkkel av delegater og fastsette rammer for tildeling av ekstra delegatplasser. Arbeidsprogrammet skal være et verktøy for alle ledd i organisasjonen. Rapportene skal gjenspeile i hvor stor grad arbeidsprogrammet har blitt gjennomført. 11

13 Metode og deltakelse Organisasjonsutvalget stadfestet tidlig at vi ønsket en bred informasjonsinnhenting i organisasjonen. Hovedårsaken til dette er at organisasjonen selv ønsket rapporten, og utvalget ønsket deltagelse fra organisasjonen for å styrke eierskapet til utfordringer og tiltak som blir beskrevet i rapporten. Utfordringer og tiltak i denne rapporten er et resultat av utvalgets behandling av innspill, observasjoner og erfaringer til medlemmene i organisasjonsutvalget. Organisasjonsutvalget har jobbet på møter og via digitale plattformer for å behandle ulike innspill og bli enige om tiltakene. Utvalget har vært på ni (9) ulike arrangementer: Landsmøte, skoleringshelg til Landsmøte, seks (6) landsstyremøter, stormøte og to (2) selvstendige arbeidshelger i henholdsvis Bodø og Sundvollen. Digital kommunikasjon har vært via mail, Google Drive, Skypemøter og Facebook. Fra starten av virketiden til organisasjonsutvalget har det blitt presisert flere ganger på landsstyremøter og i den interne Facebookgruppa til Pedagogstudentene, at organisasjonsutvalget ønsker innspill og at utvalget er tilgjengelig for de som ønsker å gi innspill. Det begynte med generell informasjonsinnhenting, etterfulgt av innspill på spørsmål og problemstillinger som utvalget ble oppmerksomme på og til slutt ble det gjort en prioritering og tilspissing av de områder organisasjonsutvalget mente var nødvendig å si noe om. Evalueringen som er gjort er en kombinasjon av kvalitativ og kvantitativ data. Hoveddelen av informasjonsinnhenting har vært kvalitative intervju. Organisasjonsutvalget har vært opptatt av å intervjue informanter fra et bredt spekter i organisasjonen, og det har vært personer i ulike ledd og med ulik fartstid; personer som er intervjuet har hatt verv i arbeidsutvalget, landsstyret, medlemmer av ulike lokallagsstyrer, utvalg, komiteer og ansatte. Informanter har også kommet med enkelthenvendelser på mail. Intervjuene av alle informantene har vært av ulik dybde og lengde avhengig av hva informantene har spilt inn, hva utvalget ønsket å undersøke og hvor i prosessen organisasjonsutvalget har vært. Det har vært intervju under møter, per telefon og via e-post. Ved å være tilstede og observere ulike arrangement, har organisasjonsutvalget hatt muligheten til å se hvordan organisasjonen praktiseres og være tilgjengelig for innspill. Organisasjonsutvalget så det som hensiktsmessig å observere hovedarrangementene til Pedagogstudentene, som landsmøtet, landsstyremøter, skoleringshelgen og PS-festivalen, der de to sistnevnte arrangementene har vært på landsstyremøtehelger. Tidligere har det blitt gjennomført undersøkelser i Pedagogstudentene, og disse har vært av interesse for organisasjonsutvalget. Organisasjonsutvalget har benyttet Rapport frå evaluering av Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet EVAs PROBLEM- EVAs LØYSINGAR fra 2006, samt undersøkelser tilknyttet Under Utdanning og lokallagsleders rolle som bakgrunnsstoff. I tillegg til disse undersøkelsene lagde organisasjonsutvalget en undersøkelse som ble sendt ut til lokallagsstyrene, med hensikt å finne ut hva som fungerer og hva som kan bli bedre. Undersøkelsen til lokallagene var ønskelig da medlemmer i lokallagsstyrene ikke alltid er tilgjengelig på arrangementene til Pedagogstudentene. Organisasjonsutvalget ønsker å presisere at det er utfordrende å etterprøve evalueringen av organisasjonen da flere av faktorene er i endring og at måleinstrumentene ikke er presise. Innholdet i arrangementene endres fra år til år og hyppig utskifting av tillitsvalgte er med på å gjøre det utfordrende å observere 12

14 organisasjonen. Det er en svakhet å benytte seg av undersøkelser der oppslutningen er lav som ved undersøkelsen til Under Utdanning og undersøkelsen organisasjonsutvalget benyttet. Organisasjonsutvalget anser at kombinasjonen av ulike arbeidsmetoder, bredde hos informantene og erfaringsbakgrunnen til medlemmene fører til en solid rapport og gjør at utfordringer og tiltak som legges frem i rapporten samsvarer med oppdraget som er gitt i mandatet. Begrunnelse for prioriteringer Organisasjonsutvalget har gjort noen prioriteringer i sitt arbeid i utformingen av rapporten med bakgrunn i omfanget av mandatet. Formålet med rapporten, ifølge mandatet, er å komme med konkrete forslag til utvikling og forbedring, peke på fremtidige behov, samt oppmuntre til debatt om utvikling i organisasjonen. Uten prioriteringer ville omfanget av evalueringen og rapporten vært uoverkommelig med tanke på antall personer og den gitte tidsperioden. Organisasjonsutvalget etterspurte tidlig i arbeidsprosessen det daværende landsstyrets ønsker om prioriteringer. Dette fordi organisasjonsutvalget ønsket å levere en rapport i tråd med organisasjons forventninger. Landsstyret var klare på at Landsstyret ønsket en rapport som omhandlet det organisatoriske og ikke politisk innhold i organisasjonen. Dette har vært utgangspunktet for prioriteringer organisasjonsutvalget har tatt med i sitt arbeid. Organisasjonsutvalget har lagt seg på en immateriell linje. Det vil si at vi at vi har vært interessert i demokratiske prosesser og en bærekraftig organisasjon. Hvem er Pedagogstudentene? Hvordan kommuniserer tillitsvalgte seg imellom? Hvordan blir tillitsvalgte ivaretatt? Klarer organisasjonen å ivareta det å være studentorganisasjon og samtidig være en respektert aktør utad? Disse spørsmålene er grunnleggende for hvordan organisasjonen fremstår og hvor dynamisk organisasjonen er over tid. Gode rutiner, holdninger og bevissthet på hvem en representerer og hvordan organisasjonen drives bidrar til langsiktighet. Organisasjonens struktur har vært tema blant flere informanter. Tilbakemeldinger fra informantene har vært at dagens struktur ivaretar organisasjonens drift, noe som er svært positivt. Utvalget har på bakgrunn av dette ikke tatt stilling til noen større endring av strukturen og oppbyggingen av organisasjonen. De områdene vi har prioritert er opplæring, det administrative forholdet mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet, sammensetning av arbeidsutvalget, noen sentrale verv og rapportering. Organisasjonsutvalget oppfordrer organisasjonen til å debattere om dagens struktur får frem en rettferdig demokratisk fordeling og er bærekraftige holdninger også i fremtiden. Økonomiske prioriteringer har ikke ligget til grunn for organisasjonsutvalgets vurderinger av utfordringer og tiltak lagt frem i rapporten. Pedagogstudentene er fullfinansiert av Utdanningsforbundet. De siste årene har en fått en betydelig styrking av budsjett og sekretariat som gjør at Pedagogstudentene har gode økonomiske rammer for sin virksomhet. 13

15 Organisasjonsutvalgets evaluering I dette kapittelet finner du organisasjonsutvalgets evaluering og forslag til tiltak. Det er tematisk oppbygd. Og hvert tema er bygd opp ved å beskrive utfordringer, dagens situasjon, utvalgets forslag og konsekvenser knyttet til forslagene. Organisasjonsutvalgets har vurdert og evaluert følgende områder: Pedagogstudentenes virke...15 Årsmøte...22 Internasjonalt utvalg...24 Kommunikasjon og gjennomsiktighet...26 Opplæring...31 Rapporter på møter...35 Det administrative forholdet mellom Pedagogstudentene og Utdanningsforbundet...37 Sammensetning av arbeidsutvalget...40 Under utdanning...42 Organisatoriske dokumenter

16 Pedagogstudentenes virke Pedagogstudentene er opptatt av sitt omdømme, både utad og hos sine medlemmer. Organisasjonsutvalget er usikre på om Pedagogstudentene på en tydelig måte kommuniserer hvordan de kan representere og bistå alle sine (potensielle) medlemmer. Organisasjonen er avhengig av sine omgivelser for å overleve. Det er fra omgivelsene organisasjonen tilegner seg ressurser og legitimitet. Hvis organisasjonen ønsker at omgivelsene skal oppfatte organisasjonen på en spesiell måte, må det bevisst skapes et bilde utad, det som ofte kalles omdømme (Wæraas et al. 2011). Omdømme bygges gjennom kommunikasjon med omgivelsene. Utfordringer Den 17.mars 2002 endret Norsk lærerstudentlag navn til Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet. Pedagogstudentene representerer i dag langt flere enn dem som studerer rene pedagogikk - og lærerutdanninger (se medlemskriterier under). Pedagogstudentenes politikk og profil utad gir ikke er klart bilde av medlemsmassen. Pedagogstudentene oppfattes dermed som tvetydig i hvem de representerer og fremstår ofte som en ren lærerstudentorganisasjon. Dagens situasjon Pedagogstudentene er en organisasjon som mange har tilhørighet til og fremstår som en organisasjon som ønsker å romme hele den potensielle medlemsmassen. Utdanningsforbundet har, ut ifra sine vedtekter, klare forventninger til hvem Pedagogstudentene kan representere. Utad oppleves dette uklart, hvor inntrykket til organisasjonsutvalget er at omtrent alle studenter kan melde seg inn. Dette gjenspeiles derimot ikke i pedagogstudentenes offentlige profil, politiske mål eller i verving og rekruttering. 15

17 Hvem kan bli medlem? 16

18 Medlemsoversikt Diagrammet under viser en grov oversikt over hva dagens medlemmer studerer per Medlemstall fordelt på utdanningsløp LOKALLAGMEDLEM Totalt Prosent Barnehagelærerutdanning (BLU) ,54 % Grunnskolelærerutdanning for trinn 5-10 (GLU 5-10) ,35 % Pedagogstudentene ,99 % Grunnskolelærerutdanning for trinn 1-7 (GLU 1-7) ,55 % Lektorutdanning for trinn 8-13 (LEKTOR) ,04 % 17

19 Praktisk-pedagogisk utdanning (PPU) 706 3,72 % Førskolelærerutdanning 458 2,41 % Faglærerutdanning (FAG) 392 2,07 % Annen utdanning 368 1,94 % Pedagogikk (PED) 262 1,38 % Yrkesfaglærerutdanning (YFL) 196 1,03 % Spesialpedagogikk (SPESPED) 175 0,92 % Bachelor 135 0,71 % Master 118 0,62 % Allmennlærerutdanning 110 0,58 % GLU 1-7, deltid 89 0,47 % Årsstudium 87 0,46 % Førskolelærer, deltid 72 0,38 % Allmennlærerutdanning, deltid 34 0,18 % GLU 5-10, deltid 20 0,11 % Årsenhet engelsk 17 0,09 % Årsenhet norsk 16 0,08 % Barnehagepedagogikk 15 0,08 % Sosialpedagogikk 11 0,06 % (tom) 10 0,05 % Lærerutdanning for barnetrinnet (LUB) 8 0,04 % Grunnfag 7 0,04 % LUT Lærerutdanning for ungdomsskoletrinnet 6 0,03 % Grunnfag historie 4 0,02 % Halvårsenhet 4 0,02 % Hovedfag, nordisk 3 0,02 % 18

20 Mellomfag 2 0,01 % Hovedfag 1 0,01 % Ped. arb. i småskoletrinnet 1 0,01 % Veiledningspedagogikk 1 0,01 % Totalsum Bare superlærere? Pedagogstudentene benytter seg av mange ulike informasjonskanaler for å nå ut til sine medlemmer og andre interessenter (se Kommunikasjon og gjennomsiktighet). Organisasjonsutvalget mener at Pedagogstudentene fremstilles som er sterk organisasjon med særlig fokus på fag og kvalitet i utdanningen(e). Det er likevel en diskrepans mellom hvem PS faktisk representerer og hvem de tilsynelatende representerer i de ulike informasjonskanalene. Et eksempel er medlemsbladet Under Utdanning. I utgavene som ligger tilgjengelig på Pedagogstudentene.no, er det nærmest utelukkende fokus på lærer, barnehage - og lektorutdanning (under utdanning ). En kan se dette i sammenheng med at Pedagogstudentene er et mer naturlig valg for lærer - og pedagogstudenter å melde seg inn i, der andre studieretninger gjerne har flere valgmuligheter. På Pedagogstudentenes offisielle facebookside er Superlærer den gjennomgående logoen, det kan virke som at den offisielle logoen ofte erstattes. Under fanen om (Pedagogstudentene) står det følgende: Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet er en interesseorganisasjon for pedagogstudenter, med over medlemmer. Vi engasjerer fremtidens lærere! Hentet

21 Organisasjoner setter seg mål (beskrivelse av hva de ønsker å oppnå) og strategier (hvordan man skal nå målene). Mål og strategier har en effekt på hvordan ansatte i organisasjon tenker og handler, og på hvordan organisasjonen tilpasser seg omgivelsene de er plassert i og virker innenfor. Mål og strategier kan ha en motiverende effekt, styrende funksjon, være en legitimitetsfaktor ovenfor omgivelsene og fungere som evalueringskriterier for utført arbeid (Jacobsen og Thorsvik, 2016: 36). Det er en forskjell på reelle og symbolske mål. Reelle mål defineres som målsettinger som har til hensikt å påvirke atferden til de ansatte i organisasjonen, å tjene som evalueringskriterier eller å gi omgivelsene et bilde av hva organisasjonen faktisk arbeider for. Symbolske mål benyttes først og fremst for å formidle det bildet av organisasjonen man ønsker at omgivelsene skal se (Jacobsen og Thorsvik 2016). Favner Pedagogstudentenes mål og strategier alle medlemmer? Pedagogstudentene ønsker i stor grad å være en inkluderende organisasjon for alle medlemmer og de har klare visjoner og mål for organisasjonens virke. I praksis virker imidlertid disse visjonene som utfordrende å oppnå, og det fører dermed til at enkelte medlemsgrupper i stor grad fremstår som symbolske medlemmer. Gjennom intervjuer med ulike ledd i organisasjonen kommer det frem at flere undrer seg over hvem Pedagogstudentene representerer i praksis. Vil eksempelvis politisk ledelse kunne fronte sosialpedagogikkstudenter i media? Eller kan andre organisasjoner bedre kunne representere denne gruppen? Organisasjonsutvalget har en klar formening om at det må foretas en bred debatt om hvordan alle medlemsgrupper i Pedagogstudentene ivaretas, og eventuelt diskutere en endring i hvem som kan bli medlem av Pedagogstudentene i fremtiden. Herunder vil det også være nødvendig å se på de økonomiske aspektene ved en eventuell endring av medlemskriteriene i samråd med Utdanningsforbundet. Videre er organisasjonsutvalget usikre på om ressursene på kontoret vil ha nok kapasitet til å kunne bistå alle medlemsgruppene. Videre om valgt ledelse, Arbeidsutvalg og Landsstyre vil tilegne seg nok kompetanse innenfor de ulike medlemsgruppene til å kunne utforme politikk som gagner den enkelte gruppen. Organisasjonsutvalget foreslår Bred debatt om hvem Pedagogstudentene faktisk representerer og hvem de ønsker å representere i fremtiden, i dialog med Utdanningsforbundet. Få en tydeligere helhetlig profil på hvordan Pedagogstudentene presenteres/fremstår i løpet av 2017 (se kommunikasjon og gjennomsiktighet). I løpet av den kommende perioden foreslås en ekstern utredning av hvordan Pedagogstudentene fremstår utad og for sine medlemsgrupper. 20

22 Konsekvenser Ved å ha en bred debatt rundt hvem Pedagogstudentene skal representere, vil nåværende og fremtidige medlemmer i større grad føle seg inkludert i organisasjonen. Pedagogstudentene vil dermed oppleves som en mer samlet organisasjon, hvor enkelte medlemsgrupper ikke oppfattes som symbolske medlemmer. En konsekvens er at debatten kan medføre en stor endring i hvem Pedagogstudentene skal representere i fremtiden, om man velger å prioritere den største delen av medlemsmassen; lærer - og pedagogstudenter. Dette fordrer et tettere samarbeid med Utdanningsforbundet, da medlemskriteriene er vedtektsfestet i UDF. Det vil være hensiktsmessig å ha en tydeligere og mer helhetlig profil både internt og eksternt. Dette mener organisasjonsutvalget vil føre til et bedre omdømme av Pedagogstudentene som en profesjonell organisasjon. 21

23 Årsmøte Årsmøte er øverste besluttende organ på lokalt nivå og lokallaget er et aktivt lokallag først når årsmøtet er gjennomført. Utfordringer Slik situasjonen er i dag melder flere lokallag at det er utfordrende å nå ut til alle medlemmer på studiestedene. Både med tanke på hvem Pedagogstudentene er og hva de jobber med. Det er variasjoner i hvordan lokallagsstyrene gjennomfører Årsmøte. Informasjonsflyten mellom lokallagsstyrene og lokallagene er per i dag ikke god nok. Det kan virke som at det er vanskelig å rekruttere aktive medlemmer til lokallagene, da oppmøtet på årsmøtene ofte er lave. Dagens situasjon Hvert enkelt lokallagsstyre avgjør hvordan årsmøtet gjennomføres, dette fører ofte til positive variasjoner som speiler hva de ulike lokallagene er opptatt av og hvordan utdanningsinstitusjonen er utformet. De fleste årsmøtene inneholder en kort presentasjon av hva Pedagogstudentene er, hva vervene går ut på, valg av nytt styre og delegater til landsmøtet. Noen lokallag vil imidlertid også ha andre saker på dagsorden, men i vedtektene er det ikke presisert hvilke saker som må gjennomføres for å ha et aktivt lokallag, bortsett fra gjennomføring av valg. Årsmøtene gjennomgår sjelden årsmelding, budsjett og regnskap. En kan da stille spørsmål om hvorfor lokallagene ikke må legge fram årsmelding for eget Årsmøte, når det brukes mye tid på rapportering til landsstyremøter og Landsmøte. Organisasjonsutvalget har inntrykk av at personlige relasjoner med lokallagsstyrets medlemmer sikrer god informasjonsflyt. Hvordan kan lokallagsstyrene sikre at informasjon om hva lokallagene jobber med når ut til alle medlemmer? Organisasjonsutvalget mener at manglende informasjon kan være årsaken til lav oppslutning på årsmøtene. Vil dette gi liten reell mulighet for ikke-aktive medlemmer til å stille til lokallagsstyret eller stille som delegat på landsmøtet? I forkant av Årsmøte 2017 sendte kontoret ut informasjon angående gjennomføring av årsmøtene til lokallagene i november Informasjonen inneholdt mal for innkalling og protokollføring, informasjon om årsmøte og råd og tips om hvordan man kan gjennomføre årsmøte. Informasjonen ble sendt i god tid før fristen for å gjennomføre årsmøtene. Når dato for Årsmøte var avklart, skulle det meldes til kontoret, slik at leder, nestleder eller studentmedlemmer i Arbeidsutvalget kunne bistå lokallagene i forkant eller underveis i Årsmøte. I vedtektene står det 11.3 (...) Protokollen fra årsmøtet skal sendes til sentral ledelse, og gjøres tilgjengelig for lokallagets medlemmer. og protokollen sendes til kontoret og brukes for å godkjenne delegater på landsmøtet. Per dags dato er det ikke fastsatt en frist for å sende inn protokollen til kontoret. Protokollen er ikke tilgjengelig for lokallagets medlemmer slik som vedtektene sier. Virkeperioden for lokallagsstyrene følger landsmøteperioden, fra Landsmøte til Landsmøte. 22

24 Organisasjonsutvalget foreslår Det må spesifiseres i vedtektene hvilke saker som skal behandles på årsmøtene. Minstekrav er lokallagets årsmelding, budsjett og regnskap, valg av lokallagsstyre og landsmøtedelegater. Malen for innkalling og protokoll skal være likt for alle lokallag. Protokollen fra årsmøtet skal sendes til kontoret med frist 1.3. Tydeliggjøre punktet i vedtekter linje 228 (...)Protokollen fra årsmøtet skal sendes til sentral ledelse, og gjøres tilgjengelig for lokallagets medlemmer. slik at protokollen gjøres tilgjengelig for medlemmene. Årsmøte må vedta budsjett for kommende periode for å få tildelt lokallagsmidler. Konsekvenser Aktiviteten på lokallagsnivå skal være forutsigbart for lokallagsstyrene og tydelig for medlemmene de representerer. Årsmøtene skal gjenspeile lokallagets årlige aktivitet og legger føringer for det kommende året. En presentasjon av Pedagogstudentene, hovedsaker sentralt og lokalt, årsmelding, budsjett, regnskap og valg vil gi årsmøtet en klarere struktur. En kan ikke unngå at lokallag preges av lokale tilpasninger og personlige preferanser hos de tillitsvalgte. Samtidig vil en tydeligere struktur på årsmøtene skape større forutsigbarhet hos lokallagsstyret og øvrige medlemmer. God informasjon om hva lokallagsstyret jobber med, kan bidra til senke terskelen for ikkeaktive medlemmer til å engasjere seg i Pedagogstudentene. I tillegg vil organisasjonen fremstå som en mer helhetlig organisasjon på lokalt nivå. Krav om regnskap for foregående periode og føring av budsjett på kommende periode bevisstgjør lokallagsstyrets forhold til utdelte økonomiske midler. Lokallagets økonomi skal samsvare med økonomireglementet kapitel 2 Lokallagsstyrene skal bruke midlene på å fremme politisk-, sosial- og faglig aktivitet, på lokalt nivå. 23

25 Internasjonalt utvalg Oppgaven til Internasjonalt utvalg er å ivareta det internasjonale perspektivet i relevante saker i organisasjonen. Internasjonalt utvalg skal veksle erfaringer med søsterorganisasjoner i andre land, samt representere Pedagogstudentene i internasjonale sammenhenger. Utfordringer i internasjonalt utvalg Lite effektivt å ha Internasjonalt utvalg som et selvstendig utvalg. Dagens situasjon Internasjonalt utvalg deltar i ulike nettverk utenfor Norge og fremmer internasjonale perspektiver i saker som diskuteres innad i organisasjonen. Nettverksbygging og internasjonale perspektiver er essensielt for utviklingen til Pedagogstudentene. Jevnlig erfaringsutveksling med lignende organisasjoner i andre land kan styrke Pedagogstudentene som organisasjon. Internasjonalt utvalg er et selvstendig utvalg med mange oppgaver. I mandatet står det på linje 17 IU skal være et rådgivende organ for arbeidsutvalget og et informerende organ i saksforberedelser, debatter og andre relevante saker.. Å være et rådgivende organ for Arbeidsutvalget og informerende organ for resten av organisasjonen kan oppleves som utfordrende. I mange situasjoner har leder av Pedagogstudentene vært involvert i møter og studieturer der det er hensiktsmessig å ha leder til stede. De fleste av søsterorganisasjonene Pedagogstudentene samarbeider med har ikke egne internasjonale utvalg, og det internasjonale arbeidet er integrert i ledelsen/arbeidsutvalget. Organisasjonsutvalget under seg over om det internasjonale perspektivet vil bli like godt ivaretatt dersom det integreres i Pedagogstudentenes arbeidsutvalg. Internasjonalt utvalg består av to medlemmer valgt av Landsmøte, vervene er toårige med overlappende virketid. De siste årene har en sett en tendens der det ene medlemmet trekker seg etter ett år, og landsstyret supplerer nytt medlem på det første landsstyremøte. Organisasjonsutvalget foreslår: I løpet av landsmøteperioden skal det utarbeides en plan for hvordan det internasjonale arbeidet skal ivaretas/integreres gjennom Arbeidsutvalget. Internasjonalt utvalg opphører til fordel for utvidelse av Arbeidsutvalget på Landsmøtet Konsekvenser Det internasjonale perspektivet har betydning for både Pedagogstudentene og søsterorganisasjoner utenfor Norge med tanke på utdanningspolitiske spørsmål, organisasjonsoppbygging, nettverksbygging og erfaringsutveksling. Organisasjonsutvalget anser disse perspektivene som viktig for organisasjonens helhet. 24

26 Arbeidsutvalget er ansiktet utad og ansiktet innad i organisasjonen og det er derfor hensiktsmessig å overføre internasjonalt arbeid fra Internasjonalt utvalg til Arbeidsutvalget. Dette vil føre til en tydeligere representasjon på møter og studieturer, mer strukturert saksgang i saker og studenthenvendelser. En må følgelig endre vedtektene (se organisatoriske dokument). 25

27 Kommunikasjon og gjennomsiktighet Et godt demokratisk prinsipp er, ifølge Store Norske Leksikon, at det skal være innsikt i demokratiske avgjørelser og at det enkelte medlem skal kunne enkelt se hva som blir gjort og hva som vedtas av beslutningsorganer. En organisasjon må være bevisst i valg av kommunikasjonskanal for informasjon som skal formidles; det er forskjell på ekstern og intern kommunikasjon. Kommunikasjon i organisasjoner kan defineres som en kontinuerlig prosess hvor medlemmene opprettholder og forandrer organisasjonen gjennom å kommunisere med individer og grupper av mennesker både internt og eksternt. Kommunikasjon er ikke bare overføring av informasjon, men også overføring av ideer, holdninger og følelser (Jacobsen og Thorsvik, 2016:280). Utfordringer Pedagogstudentene har mange informasjonskanaler og er ikke konsekvente på hvilke kanaler ulik informasjon gjøres tilgjengelig i. Det er ikke tydelig for et medlem hvilke arrangementer som gjennomføres, hva som diskuteres der eller hvordan saksgangen er på de ulike politiske sakene som Pedagogstudentene arbeider med. Den demokratiske representasjonen i organisasjonen kan dermed oppleves som noe skjevfordelt. Den interne kommunikasjonen er fordelt på mange kanaler. Erfaringsdelingen mellom møter foregår i stor grad på Facebook og organisasjonen mangler en god løsning for å dele ressurser digitalt effektivt. Dagens situasjon Eksterne informasjonskanaler Pedagogstudentene bruker ulike informasjonskanaler rettet mot medlemmer og andre interessenter: pedagogstudentene.no, pedstud.no, nyhetsbrev, Facebook, Instagram, Twitter, Under Utdanning og Slack for å nevne noen. De ulike kanalene pedagogstudentene opererer med gjør det uoversiktlig og forvirrende å finne relevant informasjon. Pedagogstudentene har per januar 2017, 21 ulike sider på Facebook, 11 ulike offentlige grupper på Facebook (og mange lukkede) og 15 ulike Instagramsider. Visuelt blir en møtt på mange ulike måter med profilbilder og forsidebilder som varierer. På mange sider, deriblant PS offisielle facebookside, er det superlærer -logoen som brukes som både profilbilde og forsidebilde. PS-logoen er ikke synlig. Utvalget stiller spørsmål ved at den vedtatte logoen ikke blir brukt. Vi ser en klar fordel ved å la hvert lokallagsstyre ha egne lokale sider med deres fokus, men bruken fremstår som lite bevisst og svært variabel. Med mange kanaler og ulike personer som betjener kontoene, stiller vi spørsmål ved hvorvidt det gir et tydelig bilde på hva og hvem Pedagogstudentene er. Det har vært gjennomført kampanjer og strategier hvor lokallagsstyrene fremmer samme budskap, men stort sett er det styrene selv som drifter sidene. Foruten de enkelte mediestrategiene for ekstraordinære satsninger, ser ikke organisasjonsutvalget at det eksisterer retningslinjer og maler til sosiale medier for 26

28 lokallagsstyrene. Dagens mediestrategi dekker ikke praktiske veiledninger og bruk av f.eks. bilder og posting på Facebook. Åpent tilgjengelig informasjon Organisasjonsutvalget mener det er viktig at et medlem skal kunne følge med på hva som foregår i organisasjonen, inkludert politikk og hvilke arrangementer som gjennomføres. Et medlem skal kunne observere saker og møter, men det er ikke tydelig at muligheten eksisterer. Per januar 2017 går det ikke an å finne sakspapirer, dagsordener eller informasjon om landsstyremøter som har funnet sted siden april Protokollene fra møtene som er gjennomført ligger tilgjengelig på hjemmesiden pedagogstudentene.no, men uten sakspapirer gir en protokoll svært lite informasjon annet enn hva som ble vedtatt. Det er ikke gitt at alle sakspapirer skal ligge åpent tilgjengelige for alle, men ent minstekrav må være saksliste og informasjon om møtene. Organisasjonen må ta en gjennomgang på hvordan sakspapirer skal gjøres tilgjengelig for medlemmene og tillitsvalgte. Organisasjonsutvalget mener at det er for lite synlig hvilke arrangementer som avholdes og at det er en stor svakhet at en som et vanlig medlem eller interessert person ikke kan finne noe informasjon om landsstyrets virksomhet. Dette er ganske alarmerende og gjør det svært vanskelig å opprettholde prinsippet om en demokratisk organisasjon med fullt innsyn i beslutningsprosesser. For å få klarhet i arrangementer og hva som foregår anbefaler organisasjonsutvalget å få på plass en aktivitetskalender som oppdateres jevnlig og synkroniseres med f.eks. Facebook og andre sosiale medier. Konferansen er et faglig arrangement som skiller seg ut fra de andre i og med at det er åpent for alle medlemmer. Det er praktisert mange ulike løsninger knyttet til påmelding til dette arrangementet, men de senere år har det vært førstemann til mølla. Skal dette være et helt åpent arrangement for alle medlemmer må også påmeldingen gjøres tilgjengelig på en god måte. Til konferansen i 2016 ble det først varslet i interne kanaler før det gikk åpent ut og det var i hovedsak gjennom Facebook. Da blir det fort et arrangement for tillitsvalgte og ikke så åpent som det kunne vært. Systemene rundt hjemmesiden pedagogstudentene.no har ikke fungert optimalt og det har vært utfordrende å få oppdatert siden. Sekretariatet til Pedagogstudentene har valgt å flytte nyhetssakene fra pedagogstudentene.no til pedstud.no med en bloggform som er enklere å oppdatere og drifte slik man ønsker. I kommunikasjonen på sosiale medier pekes det til nyhetsbloggen og det er få steder man vises videre til hjemmesiden hvor mye viktig informasjon ligger. Av nyhetsoppslag er det ingen som dekker egne arrangementer i organisasjonen og leser man kun hjemmesiden og bloggen så kan en få inntrykk av at det er en organisasjon med lite møtevirksomhet. Demokratisk representasjon Den demokratiske fordelingen i Pedagogstudentene kan deles i Landsstyret og Landsmøtet, de to største besluttende organene som lokallagene velger medlemmer til. Landsmøte består av inntil 80 delegater valgt av lokallagsårsmøte. Det er regulert av vedtektene: " 5.2 Landsmøtet er sammensatt av inntil 80 delegater valgt på årsmøtene, se 11.4, i lokallagene, samt landsstyret i organisasjonen. Hvert lokallag er sikret minst én delegat. De 27

29 resterende delegatene fordeles av landsstyret etter medlemstall i lokallagene pr. 1. januar." og 11.4 Årsmøte skal velge delegater til landsmøtet ut i fra fordeling etter 5.2. Det er landsstyret som vedtar spesifiseringen av delegatfordelingen. Dette vedtas for hvert enkelt møte som en egen sak vanligvis på landsstyremøte 3 på høsten. Saksprosessen til delegatfordelingen er ikke tilgjengelig på hjemmesiden eller synlig for de som ikke var på møtet eller har tilgang til sakspapirene. Protokollen gir svært lite informasjon om hvilken fordeling som faktisk er gjort. På landsmøte er det ikke tradisjon å referere fordelingen av delegatene, men en fullmaktskomité godkjenner og sjekker hvorvidt alle delegaten er lovlig valgt av sitt årsmøte. Dette ser organisasjonsutvalget på som en svakhet både at det er lite gjennomsiktig, men og at det er tilfeldig fra år til år hvordan landsmøte er sammensatt. Dette bør tydeliggjøres gjennom en vedtektsfesting av hvordan medlemmene skal være representert. Hvis det er noen lokallag som ikke får fylt opp plassene så har det vært tradisjon for at ledelsen har delt ut ekstra plasser til de lokallagene med valgte varadelegater. Det har vært lite tydelig hvordan disse plassene blir delt ut og har noen ganger virket litt tilfeldig. Landsstyrets sammensetning er regulert av vedtektene 6.2 Landsstyret består av 1 representant fra hvert aktive lokallag, og arbeidsutvalget. Med andre ord har man én stemme uavhengig av størrelse på lokallaget og antall studieretninger. Det fører til at representasjonen på landsmøte (basert på medlemstall) og landsstyret (likt antall) er ulik for det enkelte medlem. 28