Tilbodsinnhenting nytt Skuleadministrativt System. Sogndal Kommune

Transkript

1 Tilbodsinnhenting nytt Skuleadministrativt System Sogndal Kommune

2 Bakgrunn: Eksisterande SAS (Extens) blir fasa ut og nye oppdateringar/tilpassingar blir ikkje rulla ut av IST. På bakgrunn av dette vil Sogndal kommune kartlegga ulike leverandørar/løysingar som kan erstatte dagens skuleadministrative system (SAS). Sogndal kommune vil presentere ein kravsspesifikasjon som skildrar våre ynskjer, og ber om at de utdjupar på kva måte de kan tilfredstilla desse ynskja. Kortfatta Milepælplan: Sogndal Kommune vil distribuera Kravspesifikasjon til aktuelle tilbydarar i slutten av mai, tilbydarane vil få presentera sitt produkt i byrjinga av juni. Månadsskifte juni/juli vil me forsøka å avklara leverandør på nytt SAS. Opplæring haust 15 og innføring av nytt SAS januar Kontraktsperiode Kontraksperioden gjeld for 2 år frå kontraktsstart med mogeligheit for forlenging.

3 Kravspesifikasjon for skuleadministrativt program Sogndal kommune Kommunen har spesifisert ein del krav til løysningen, og beskriving av ynskelege funksjonar. Der me stiller absolutte krav, må tilbydar kunna levere denne løysninga for å bli vurdert. I nokon punkt ber me tilbydar utgreie nærare for kva løysning som kan leverast, pris og krav til andre integrasjonar. Me har valt å dela kravspesifikasjonen inn i fylgjande punkt ut frå ein vektingsmodell på funksjonalitet: K2 = Krav som poengsetjast høgast K1 = Krav som poengsetjast lågare Ø2 = Ønske som poengsetjast høgast Ø1 = Ønskjer som poengsetjast lågare Me ber om at leverandør bruker dei oppsette tabellane når dei opprettar sine svar. Det er høgst ynskjeleg at løysningane også kommenterast i kommentarfelt. I svaret ynskjer me at de bruker svaralternativa JA eller NEI på om de kan levera dette i løysninga, i tillegg til ei utgreiing. Me vil også be om ein demonstrasjon av dei funksjonar de kan levera i høve til denne kravspesifikasjonen. Dersom det kan garanterast for at løysinga kan leverast innan ei gitt tidsfrist, men ikkje per i dag, ber vi om at det spesifiserast i ein kommentar.

4 Kapittel 1 Systemkrav Krav til system gjelder for skuledelen, sfo-delen og barnedelen. 1.1 SKOLE SFO - BARNEHAGE ID Beskriving Krav Merknad Brukargrensesnittet må væra X operativsystemuavhengig og nettlesaruavhengig Windows server 2012 Om det blir ynskjeleg med lokal installasjon, må systemet kunne installerast på en slik server Støtte SQL server 1.2 Feide Kommunen brukar Feide, det er eit krav til leverandørane at dei støttar eksportformat som tilfredsstiller Feide. Spørsmål Leverandørens svar Kva slag eksportformat leverast for Feide? Støtter leverandør import av data? Har leverandøren mogelegheit for oppsett av automatisk eksport?

5 Kommentar til spørsmåla. Eksportformater som minimum tilfredstiller Feide. ABC Enterprise (brukaradministrativt) ABC Enterprise formatet er låst i forhold til dei datafelta som brukast for Feide b. IMS Enterprise IMS Enterprise formatet fører til at det er einklare å trekka ut meir informasjon frå SAS et om ein skulle trenge det. 2. Moglegheit for import a. Dette er ein opsjon om me ynskjer å importere data frå AD til SAS. Det kan f.eks vera e-post adresser og brukarnamn. 3. Moglegheit for oppsett av automatisk eksport a. Systemet bør ha ei form for automatikk for når full eksport skal køyrast,men dette er ikkje avgjerande for Feide. Dette er ein fordel for det vil fjerne behovet for manuelle rutinar.

6 Fagsystem i Sogndal kommune oppvekst 2016 Program som skulane nyttar i dag som SAS må kommunisera med: Vokal Transponder Itslearning Office 365 Feide Kort omtale Er eit nettbasert system som samlar vurderingar og kartleggingar. SMS-kommunikasjon LMS Arbeidsverktøy elev lærar. Felles elektronisk identitet.

7 Kapittel 2- Integrasjonar Kommunen har store mengder data i mange forskjellige system. Me er opptekne av at ulike system snakkar samen, og at systemet bidreg til ein sikker og effektiv forvaltning av dokument og opplysningar. Integrasjon og samhandling med kommunenes øvrige system er derfor viktig. Ikkje minst vil samhandling i forhold til Feide bli prioritert. Eventuelt omfang av manuelt arbeid som må utførast av kommunen sjølv i forbindelse med konvertering skal spesifiserast i tilbodet. 2.1 Interne system ID Omtale Merknad Skole SFO Barne Integrasjon mot digitalt godkjent saks/ arkivsystem. K2 K2 K2 Det bes om utgreiing for korleis SAS leverandør tenker å løyse dette i forhold til dei gjeldande system kommunen har. Eventuelle konsulentutgifter kommunen må pårekna Vi ynskjer ein utredning frå leverandør om løysning med to- vegs kommunikasjon med sak/arkivsystem. Ø1 Ø Visma personal og økonomi. K2 K2 K Active Directory K Biblioteksystem (BibSys) Ø1 Det bes utgreidd for kva mogelegheitar det er for eksport av til BibSys Integrasjon mot eksisterande timeplanleggarar i kommunen. Ø1 Ø1 Utgreie for kva andre system de kan integrera mot Fakturering av SFO K Elektronisk Søknad Barneplass K Elektronisk Søknad SFO K Fråværsrapportering frå Foreldre-Skule/SFO/Barne Ø1 Ø1 Ø Mogeleg for PIFU-IMS Uttrekk av data Ø1 Ø1 Ø1 IMS-Enterprise, ABC-Enterprise

8 2.2 Eksterne system Id Omtale Skole SFO Barne Merknad LMS Eksport av brukara til ItsLearning K Full Feide integrasjon, K Innlogging til webløysningen K Folkeregisteret, import K1 K1 K GSI eksport K PAS eksport K VIGO Opptak vgs K VOKAL (Conexus) K1 Det bes om utgreiing for moglegheit for import av elevresultat og eksport av elevdata til skulens eksterne system, også VO Transponder K2 K2 K Kostra eksport av verdiar. (SSB) Ø2 Ø2 Ø Kulturskule Ø1 Det bes om utgreiing for korleis systemet er tilrettelagt for elevregister, opptak og fakturering i kulturskulen Office 365 Ø2 Aktuelle tilpassingar

9 3.1 Funksjonalitet ID Omtale Krav Merknad Skule SFO Barn e Elevmapper I dag har skulane papirmapper, og digitale mapper i Vokal på elevar. Vi ynskjer berre digitale elevmapper på alt arkivverdig materiale. a) Dokument kan opprettast i SAS ut frå forhandsdefinerte malar. Det skal utgreiast for moglegheit til å endre/laga nye malar. Arkivverdige dokumenter saumlaust eksportert til sak/arkiv Moglegheit til å nytta eigne malar. Det skal gå fram av tilbodet kva det kostar å legge til eller endre malar. Vi ynskjer utgreiing frå leverandør om kva malar som inngår i grunnpakken. b) Innhaldsoversikt over mappa på den einskilde elev c) Sikker løysning for oppretting av IOP, og andre sensitive opplysningar (bekymringsmeldingar, svarbrev til for eksempel lege, barnevern, møtereferat osv) d) Utgreia for moglegheiter for overføring av informasjon mellom barne og skule. e) Enkel overføring av elevopplysningar K1 K1 K1 f) Elektroniske flyttemeldingar, automatisk K1 K1 arkivering. K2 Ø1 K2 Ø1 Me ber om ei utgreiing av kva tilbydar kan levera innanfor kommunens ynskjer, eventuelt forslag til andre tilsvarande løysningar. (Noark5) Ø2 Ø2 Utgreia for moglegheiter i programmet, ev. om mogleg tilleggsmoduler/program K2 K2

10 Id Omtale Skole SFO Barne Merknad Elektronisk kommunikasjon med brukaren Ø2 Ø2 Ø2 Administrasjon/Lærar/Føresette Endring/oppseiing/utmelding/overflytting på web og Ø2 Ø1 Ø2 manuelt Brukarregistrering manuelt og mellombels, også midlertidige personnummer. K1 K1 K1 SFO: Kan man registrera elever frå andre skular i kommunen? Samordna opptak K Automatisk oppdatering av ventelister K2 SFO/Barne Rapportar/statistikk (med editor) K1 Ø1 K Sluttvurdering: Karakterar/vitnemål/ eksamen K2 Fortløpande oppdateringar ihht gjeldande retningslinje for vitnemålsføring Undervegvurdering Ø1 Me ber om ei utgreiing for korleis - Skjema for halvårs-vurdering undervegs vurdering blir ivareteke i - Lett tilgjengelig oversikt over alle registrerte resultat/ vurderingar i perioden, på det enkelte fag og opp mot den enkelte elev og klasseoversikt. dykkar system. Me ber også om kva moglegheit ein har til å starte elevmappene allereie i barnen, og moglegheit for å registrera - Karakter-oversikt kartleggingar allereie i barnen. - Tilgjengelig i foreldreweb Fråvær (elevar) K2 K1 Utgreie for fråværskodar og Skyss - Registrere skyss og avstand til heimen. - Skilje mellom 2 og 4 km grensa. - Rett til skyss grunna farleg skuleveg - Registrere skyss med delt bustad, også utanfor kommunen SMS-kommunikasjon Vi ber også om utgreiing for korleis løysningen med mottak av SMS fungerer Kontantstøtterapportering K2 K2 Ø2 mogelegheit for egne justeringar Ø2 Ø1 Ø1 Støttar den med eksisterande SMS løysing. (Transponder)

11 Import frå eksisterande elevdatabase, K Digital godkjenning Ø1 Ø1

12 Kapittel 4 Generelle krav ID Beskriving Merknad Skule SFO Barne 4.1 Universell utforming. Blant anna mogelegheit for å endra Ø2 Ø2 WCAG.2.0 tekststorleik, farge og bakgrunnsfarge. 4.2 Norsk tekst i hele programvaren og brukarmanualar K1 K1 4.3 Responstid for brukarstøtte K1 K1 Det bes utgreiast for minimumstid og kostnader 4.4 Mogelegheit for ASP løysning Det bes utgreia for prisforskjell ved ASP løysning samanlikna med lokal drift, samt ei utgreiing for korleis ASP løysningen vil ivareta integrasjonane til interne system. I tillegg skal det utgreiast for kva som ligger i serviceavtale(responstid, oppetid, oppgraderingar osv) 4.5 Leverandøren har kundestøttesenter. Tilgang via telefon, e- post og web K1 K1 Utgreiing for pris i alle tilfelle, også kven som har tilgang på brukarstøtte. 4.6 Støttar standardar for integrasjon for fagsystem mot arkivsystem, 4.7 Leverandør forpliktar seg til at fagsystemet til ein kvar tid er godkjent i forhold til gjeldande NOARK-krav. K1 K1 Noark 5 K1 K1 Noark 5

13 Id Omtale Skole SFO Barne Merknad 4.8 Referansar K1 K1 Ber om ei liste med minst fem referansar. 4.9 Oppdateringar K1 K1 Det bes om utgreiing for løysningar når programmet skal oppdaterast. Kva er inkludert i årlige driftsutgifter. Kva kostar oppdateringane inkludert konsulenthjelp Eigar av data K2 K2 K2 Sogndal Kommune er eigar av data Enkelt brukargrensesnitt K2 K Tilgangshierarki K1 K Opplæring/kurs K2 K2 K2 Totalkostnader i samband - Inkludert i pakken med opplæring skal koma - Kurspris for opplæring utover det som er inkludert i fram. grunnpakken Installasjon K2 K2 K2 Det skal framkomma av tilbodet om kostnader til installasjon er ein del av grunnpakken, og evt. ekstrakostnader knytta opp mot dette Underleverandørar av tenester K2 K2 K2 Nyttar tilbydar seg av underleverandørar? Legg i tilfelle ved avtalane og orienter om kva ansvarsforhold som gjeld.

14 Id Omtale Skole SFO Barne Merknad 4.16 Løysninga må vera i samsvar med Personopplysningslova med forskrifter. K2 K2 K Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.tinnbetaling av skatt og meirverdiavgift Skatteattest for skatt skjema RF som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. Skatteattest for meirverdiavgift skjema RF-1244 som ikkje er eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist Leverandøren skal ha eit fungerande HMS-system HMS Miljøerklæring, jf. Forskrift (sjå vedlegg 2) 4.19 Leverandøren skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredstilla krav om registrering. Norsk selskap: Firmaattest 4.20 Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Årsrekneskap (2 siste år)med notar og revisorerklæring) Erklæring om omsetnad dei siste 3 åra som har betydning for kontrakten.

15 Leverandørkommentarar :

16 Krav til system gjelder for skuledelen, sfo-delen og barnedelen. 1.1 SKULE SFO - BARNEHAGE ID Omtale Kommentar Brukargrensesnittet må væra operativsystemuavhengig og nettlesaruavhengig Windows server Støtte SQL server

17 1.2 Feide Kommunen brukar Feide, det er eit krav til leverandørane at dei støttar eksportformat som tilfredsstiller Feide. Spørsmål Leverandørens svar Kva slag eksportformat leverast for Feide? Støtter leverandør import av data? Har leverandøren mogelegheit for oppsett av automatisk eksport? Kommentar til spørsmåla. Eksportformater som minimum tilfredstille Feide. ABC Enterprise (brukaradministrativt) ABC Enterprise formatet er låst i forhold til dei datafelta som brukast for Feide b. IMS Enterprise IMS Enterprise formatet fører til at det er enklare å trekke ut meir informasjon frå SAS et om ein skulle trenge det. 2. Moglegheit for import a. Dette er ein opsjon om me ynskjer å importere data frå AD til SAS. Det kan f.eks vera e-post adresser og brukarnamn. 3. Moglegheit for oppsett av automatisk eksport a. Systemet bør ha ei form for automatikk for når full eksport skal køyrast,men dette er ikkje avgjerande for Feide. Dette er ein fordel for det vil fjerne behovet for manuelle rutinar.

18 Kapittel 2- Integrasjonar Kommunen har store mengder data i mange forskjellige system. Me er opptekne av at ulike system snakkar samen, og at systemet bidreg til ein sikker og effektiv forvaltning av dokument og opplysningar. Integrasjon og samhandling med kommunenes øvrige system er derfor viktig. Ikkje minst vil samhandling i forhold til Feide bli prioritert. Eventuelt omfang av manuelt arbeid som må utførast av kommunen sjølv i samband med konvertering skal spesifiserast i tilbodet. Før på JA / NEI der ein ikkje kan tilfredstille kravsspesifikasjonen. 2.1 Interne system ID Omtale Kommentar Skole SFO Barne Integrasjon mot digitalt godkjent saks/ arkivsystem. (ESA) Vi ynskjer ein utredning frå leverandør om løysning med to- vegs kommunikasjon med sak/arkivsystem Visma personal og økonomi Active Directory Biblioteksystem (BibSys) Integrasjon mot eksisterande timeplanleggarar i kommunen. Utgreie for kva andre system de kan integrera mot Fakturering av SFO og barn Elektronisk Søknad Barneplass Elektronisk Søknad SFO Fråværsrapportering frå Foreldre-Skule/SFO/Barne

19 2.2 Eksterne system Skole SFO Barne Kommentar LMS Eksport av brukara til Itslearning Full Feide integrasjon, Innlogging til webløysningen Folkeregisteret, import GSI eksport PAS eksport VIGO Opptak vgs VOKAL (Conexus) Transponder Kostra eksport av verdiar. (SSB) Kulturskule Office 365

20 3.1 Funksjonalitet Omtale Skule SFO Barne Kommentar Elevmapper I dag har skulane papirmapper, og digitale mapper i Vokal på elevar. Vi ynskjer berre digitale elevmapper på alt arkivverdig materiale. a) Dokument kan opprettast i SAS ut frå forhandsdefinerte malar. Det skal utgreiast for moglegheit til å endre/laga nye malar. Arkivverdige dokumenter saumlaust eksportert til sak/arkiv Moglegheit til å nytta eigne malar. Det skal gå fram av tilbodet kva det kostar å legge til eller endre malar. Vi ynskjer utgreiing frå leverandør om kva malar som inngår i grunnpakken. b) Innhaldsoversikt over mappa på den einskilde elev c) Sikker løysning for oppretting av IOP, og andre sensitive opplysningar (bekymringsmeldingar, svarbrev til for eksempel lege, barnevern, møtereferat osv) d) Utgreia for moglegheiter for overføring av informasjon mellom barne og skule. e) Enkel overføring av elevopplysningar f) Elektroniske flyttemeldingar, automatisk arkivering.

21 Id Omtale Skole SFO Barne Merknad Elektronisk kommunikasjon med brukaren Endring/oppseiing/utmelding/overflytting på web og manuelt Brukarregistrering manuelt og mellombels, også midlertidige personnummer Samordna opptak Automatisk oppdatering av ventelister Rapportar/statistikk (med editor) Sluttvurdering: Karakterar/vitnemål/ eksamen Undervegvurdering - Skjema for halvårs-vurdering - Lett tilgjengelig oversikt over alle registrerte resultat/ vurderingar i perioden, på det enkelte fag og opp mot den enkelte elev og klasseoversikt. - Karakter-oversikt - Tilgjengelig i foreldreweb Fråvær (elevar) Skyss - Registrere skyss og avstand til heimen. - Skilje mellom 2 og 4 km grensa. - Rett til skyss grunna farleg skuleveg - Registrere skyss med delt bustad, også utanfor kommunen SMS-kommunikasjon Vi ber også om utgreiing for korleis løysningen med mottak av SMS fungerer Kontantstøtterapportering

22 Id Omtale Skole SFO Barne Merknad Import frå eksisterande elevdatabase, Digital godkjenning Kapittel 4 Generelle krav ID Omtale Kommentar Skule SFO Barne 4.1 Universell utforming. Blant anna mogelegheit for å endra tekststorleik, farge og bakgrunnsfarge. 4.2 Norsk tekst i heile programvaren og brukarmanualar 4.3 Responstid for brukarstøtte 4.4 Mogelegheit for ASP løysning 4.5 Leverandøren har kundestøttesenter. Tilgang via telefon, e- post og web Id Omtale Skole SFO Barne Merknad 4.6 Støttar standardar for integrasjon for fagsystem mot arkivsystem, 4.7 Leverandør forpliktar seg til at fagsystemet til ein kvar tid er godkjent i forhold til gjeldande NOARK-krav.

23 4.8 Referansar 4.9 Oppdateringar 4.10 Eigar av data 4.11 Enkelt brukargrensesnitt 4.12 Tilgangshierarki 4.13 Opplæring/kurs - Inkludert i pakken - Kurspris for opplæring utover det som er inkludert i grunnpakken Installasjon 4.15 Underleverandørar av tenester Id Omtale Skole SFO Barne Merknad 4.16 Løysninga må vera i samsvar med Personopplysningslova med forskrifter.