KRAVSPESIFIKASJON PROGRAMVARE FOR SKULEADMINISTRATIVT SYSTEM SVEIO KOMMUNE

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON PROGRAVARE FOR SKULEADINISTRATIVT SYSTE SVEIO KOUNE Innhald 1 KRAVSPESIFIKASJON Integrasjon til Teknologiske krav Sikkerhet Funksjonar Dokumentasjonar Oppføljing Rapportering Godkjenningsperiode Tekniske krav til programvara Opplæring: Frist for levering Tal brukarar Overføring av data frå gamalt til nytt system Vedlikehald og support av løysinga Ekstern drift over WE/ASP løysing Side 1 av 12

2 1 KRAVSPESIFIKASJON akgrunnen for innkjøp av nytt skuleadministrativt system er at dagens system vil bli fasa ut og at avtalen med noverande har gått over tida som krev innhenting av nye prisar. Det er eit behov for at skuleadministrasjon skal gjennomførast på ein rasjonell og ressurssparande måte. Ein av dei mest vesentlege eigenskapane programmet må ha for å få dette til er ein velfungerande integrasjon mot oppdragsgjevar sitt HR, økonomisystem, arkivsystem, FEIDE, LS, offentleg rapportering til PAS, VIGO, GSI og andre aktuelle fagsystem. På grunn av dette behovet er det sett opp ein kravspesifikasjon, der det kjem fram ulike eigenskapar og funksjonar den tilbodne programvara må ha som eit minimum. anglande oppfylling av minimumskrav vil føre til avvising. Det er i same matrise også nemnd ein del funksjonar som er ønskt, men ikkje sett opp som krav. Desse vil bli vurdert under tildelingskriteriet kvalitet og målt opp mot dei andre kvalifiserte tilboda. Funksjonar som er ønskt men ikkje kravd er oppført i kravspesifikasjonen, men dei vil ikkje bli handsama som minimumskrav i dette kapitlet. Eventuelle atterhald må presiserast i tilbodet i vedlegg F. Oppdragsgjevar har valt å sere dei enkelte krava i kravspesifikasjonen for på den måten å indikere verde av at kravet kan oppfyllast i tilbudd løysning. Dette vil gjenspegla vektinga av dei enkelte kravar. Tilbydaren må forholda seg til følgjande prinsipp ved utarbeiding av tilbod. Følgjande kravar vert nytta; : instekrav, må vera oppfylte. Desse krava er vesentlege, og vert fortutsett løyst på ein tilfredsstillande måte i tilbudd løysning. anglande oppfølging fører til avvising. : som bør vera tilfredsstilt i tilbudd løysning. anglande oppfylling av desse vil føre til vesentleg trekk i poengsum på tildelingskriteriet kvalitet C: det er ønskjeleg at tilbudd løysning tilfredsstiller. Oppfylling vil bli vurdert på tildelingskriteriet kvalitet. Tilbydar skal ved svar nytte følgjande svarer i gitt kolonne; J: et skal dekkast av funksjonar i tilbudd og prisa løysning, og vil vera operativt ved leveringsdag. S: et skal støttast av tilleggsmodul/spesialtilpassingar/ skreddarsying til fastsett pris oppgitt i eige bilag, og som vil vera operativ ved leveringsdag. T: et vil støttast av framtidig oppgradering der dato for oppgraderinga er bestemt og oppgitt i bilag. N: Nei, kravet stettast ikkje av en For utfyllande svar skal det visast til bilag i eigen kolonne. rmasjon om utvida funksjonalitet som har verdi for oppdragsgjevar vil bli lønna i evalueringa. Enkelte av krava er i tillegg følgd av eit spesifikt ønskje om ein nærare skildring av løysingar og moglegheiter. Side 2 av 12

3 Dersom slik skildring manglar, vert kravet sett som ikkje tilfredsstilt for dei aktuelle punkt av oppdragsgjevar. 1.1 Integrasjon Fagsystem Datautveksling/funksjonalitet Visma Enterprise HR Visma Enterprise Import av tilsette frå HR Eksport av fakturagrunnlag til SFO, Variabelløn og fråvære økonomi Acos Websak Eksport av arkivverdige opplysingar om elevar til kommunens arkivsystem Websak. (Når dette er på plass i kommunen, og her betalast berre for den tida me har det i bruk) PAS Kunne melde elevar opp til eksamen, nasjonale prøvar og andre kartleggingsprøver. VIGO Kunne overføre til VIGO Folkeregister Import av elev og føresette data GSI Kunne overføre aktuell info til GSI rapporteringssystem CERT Kunne overføre data til Skyss (HFK sitt selskap som administrerer skuleskyss) sitt system for registrering av elevar som skal ha skuleskyss C Feide Itslearning Eksport av data til kommunens Feideløysing (Når dette er på plass i kommunen, og her betalast berre for den tida me har det i bruk) Eksport av undervisningsgrupper, elever, føresette og import av karakterar, fråvær, orden og åtferd. frå Utfyllande info eller bilagsnr Side 3 av 12

4 1.2 til frå 1.2 Implementeringsfase Leverandøren skal levere framdriftsplan for implementering av systemet Leverandøren skal ta ansvar for installasjon av programvare, Leverandøren skal støtta Sveio kommune med drift og administrasjon av systemet Leverandøren skal kvalitetssikre både vald maskinvare og programvare før installasjonen starter Leverandøren skal utarbeide installasjonsprosedyrar som også kan bli nytta ved seinare oppgraderingar. 1.3 Teknologiske krav frå Systemet skal vere ei skybasert løysing. Tilbodet må skissere løysninga sin systemarkitektur inkludert tryggleiksmekanismar. eskriv løysninga sin evne og moglegheit for skalering (datamengder, voluma, moduler, antal brukara, osb.). Oppgje funksjonar, verktøy og brukargrensesnitt for systemadministrasjon. Systemet bør kunna tilby eit standard format for utveksling av data på tvers av systema, og i rapporteringssamanheng Samtlege modular og funksjonar må vera integrert slik at data berre skal registrerast ein gong i HR. Systemet bør ivareta krav og standardar med omsyn til rapportering til sentrale myndigheiter. Side 4 av 12

5 1.3 Teknologiske krav frå Det er ønskjeleg at opplyser om kva for planar ein har for framtidige, planlagde versjonar. Oppdateringar og vedlikehald av programvare. Systemet skal nytta norsk språk i alle deler av systemet med brukargrensesnitt. Ved ein kvar systemmessig endring skal det føreliggja dokumentasjon av endringane før dei vert sett i verk, og avtalast på førehand med kunden. Det er ønskjeleg at systemet er fleksibelt med omsyn til endringar i organisasjon og ansvarsstruktur. Oppdatert hjelpefunksjon bør vera tilgjengelig på kommando- og feltnivå med norsk tekst. Leverandør bør ha eit web-basert feilmeldingssystem (helpdesk) for innrapportering av feil, med kort responstid. Det vert kravd at skisserer mest hensiktsmessig løysing for sikkerhetskopiering (backup/restore). For skyløysingar ønskjer vi å vite korleis sikkerhetskopi vert teke, og korleis eventuelle sensitive data vert behandla. Spesifiser tekniske krav til arbeidsstasjon for klient/tenar løysning (minne, prosessor, lagringskapasitet o. l.). Tilbodet må inkludere spesifikasjonar av naudsynt teknisk utstyr (server, lagringskapasitet m.m.) som løysningen krev. Tilbodet må gi oversikt over all programvare som er naudsynt for løysninga, inkl. krav til versjonar og releasar ved lokal installasjon. I skybasert teneste må tilbodet vise kapasiteten til løysinga. Viktig at brukaroppleving er slik at ein ikkje opplever delay. Systemet bør ha eit brukerforum. C C Side 5 av 12

6 1.3 Teknologiske krav frå Det er ønskjeleg at en har eit system for innmelding av endringsforslag til systemet. Løysinga må ha funksjon for individuell opplæringsplan (IOP) med sikker lagring. Tilbydar må gjere greie for si løysing. Sveio kommune må eige alle data og må til ei kvar tid kunne hente ut alle data i ulike format. Leverandøren kan ikkje bruke kommunen sine data utan samtykke. Løysinga må ivareta sikker handtering av personopplysningar. Systemet skal til ei kvar tid tilfredstille aktuelle og gjeldande lovar med forskrift, samt andre bransjestandardar. Slik som: Forvaltningslova Kommunelova Opplæringslova Regelverk knytt til personopplysningar, arkivering dokumentasjon etc. Leverandøren skal sørge for rask oppdatering av løysinga ved regelendringar eller endringar i /nye fagkodar. Løysinga må bevare historiske data Web-basert løysing må fungere på alle nettleserar og operativsystemar C 1.4 Sikkerhet frå Systemet må støtte single-sign-on./feide Løysninga må ha funksjonar for å definere ulike roller/brukarprofiler Systemet bør loggføre alle endringar med brukaridentitet og tidsstempel på C endringa. Sensitiv data må behandlast i høve til gjeldande lovar og reglar. Side 6 av 12

7 1.5 Funksjonar frå Import av elev, føresette, familierelasjonar og adresse mm frå folkeregisteret. Administrasjon av tilsette med stillingsstorleik frå HR Systemet må ha ein enkel og intuitiv funksjon for planlegging av nytt skuleår. Enkelt å gjere endringar som oppstår gjennom skuleåret. Avansert timeplanfunksjon med løysing slik at ein slepp å kople saman fag, klasse og lærar som allereie er gjort i systemet. Enkel måte å administrere elev og tilgang til Feide (Når dette er på plass i kommunen, og her betalast berre for den tida me har det i bruk)og andre system/integrasjonar. Enkelt brukergrensesnitt og prosedyre for arkivering av arkivverdigmateriale. Enkel og intuitiv måte å overføra elevar til PAS både til eksamen, nasjonaleprøvar og andre kartleggingsprøvar. Enkel og intuitiv måte å overføra karakterar til VIGO. Ønskjeleg med funksjon for overføring av relevante data til GSI-rapporteringa. Ønskjeleg med funksjon for overføring av elevar med rett til skuleskyss til Skyss sitt administrasjonssystem CERT. Enkel og intuitiv måte å føra variabelløn og fråvære for tilsette som blir overført til Visma Enterprise HR. Funksjon for å kunne overføre alle slags lister til Excel eller andre aktuelle format for vidare bearbeiding. Enkel og intuitiv måte å setje opp SFOtilbod, føre avvik og køyre SFO fakturering. Løysinga må ha funksjon for individuell opplæringsplan (IOP) med sikker lagring. Tilbydar må gjere greie for si løysing. C Side 7 av 12

8 1.5 Funksjonar frå Tovegskommunikasjon mellom skule og heim via SS og web. Gjere greie for om løysinga har sjølvbetjening for føresette på følgjande punkt: Søknadar elevpermisjonar Vedlikehald av brukarprofil Skjema for samtykke frå føresette (bildar, film, køyring etc.) Påmelding SFO Påmelding leksehjelp Innskriving skule Automatisk varsling av elevfråvær 1.6 Dokumentasjonar frå Tekst i alle produserte dokumenter må vera i samsvar med dei til ein kvar tid gjeldande lover og reglar på produksjonstidspunktet for dokumentet. Sakshandsamar bør enkelt kunna gjera endringar i det enkelte dokument som produserast. Dokumenta som vert produsert bør vera oversiktlege med moderne oppsett. aler skal kunne tilpassast av brukar. Alle dokument bør produserast med Sveio kommune sin logo. 1.7 Oppføljing kategor i frå Systemet må ha felt for fødselsnummer / namn, adresse, adresse 2, co-adresse, telefon, fritekstfelt.mm. og i mottakarfeltet må det vere flettefunksjon Systemet bør ha moglegheit for å spørje på all informasjon. Aktuelle felt er fødselsnummer / namn, og adresse. Side 8 av 12

9 1.7 Oppføljing kategor i frå Ved oppslag på elev, tilsett bør ein enkelt få ein totaloversikt over dei viktigaste opplysningane, og uteståande beløp for kunden Det bør vera mogleg og spørje både på inneverande år og tidlegare skuleår Support må være inkludert til superbrukarar Support bør være inkludert til ordinære brukarar 1.8 Rapportering frå Systemet må innehalde eit moderne og fleksibelt rapporteringssystem. Det bør vera mogleg og spørje på utval av alle dimensjoner Rapportane bør kunna presenterast på en lettfatteleg og informativ måte ved hjelp av farger og grafikk Rapportane bør enkelt kunna eksporterast til Office-verktøy for vidare bearbeiding/presentasjon. 1.9 Godkjenningsperiode frå Spesifiser aktivitetar (testar, kontrollar m.m.) som Sveio kommune skal utføre i godkjenningsperioden. 2 Tekniske krav til programvara Tilbudt løysing skal vere skybasert. Databaser innehaldande sensitiv data skal lagrast på forsvarleg vis og på ein måte som er godkjent av Datatilsynet. Ved tilbod om lokal installasjon: Side 9 av 12

10 Klient-server, installert på kunden sitt utstyr. Detaljerte krav til slikt utstyr må i så fall setjast fram i tilbodet, og må omfatte teknisk krav til servere, operativsystem, databasesystem med tilhøyrande lisensversjonar. WE-løysning, installert hos kunden. Detaljerte krav til servere og klientar må spesifiserast. Også krav til anna programvare og evt. lisensar til denne. (Eks. databasesystem) Ved tilbod må det skisserarast korleis dette virkar og kva det krev av klientmaskinane. Detaljerte krav til utstyr hos kunden må beskrivast i vedlegg. Side 10 av 12

11 3 Opplæring: Det vil vere behov for grundig opplæring av brukarane i samband med overtakinga av systema. Opplæringa skal setja brukarane i stand til å nytte systemet grunnleggande, og gje innspel til korleis administrering av skule kan gjerast effektiv. I oppstartfasen skal det gjennomførast opplæring i Sveio kommune, for inntil 20 brukarar, der inntil 2 skal vera superbrukar. For brukarane skal kurset vare 2-3 dagar og innehalda praktisk øving med programvara. Det vert kravd ytterlegare opplæring for superbrukarane. Oppdragsgjevar stiller med kursrom. Opplæringa skal gjennomførast omtrent i tida for overtakinga av programvara, føreset at det ikkje er forhold på oppdragsgjevaren si side som krev spesiell tilpassing. Tilbydar må gi pris for denne opplæringa i prismatrisa i vedlegg c. I løpet av avtaleperioden vil det vera behov for opplæring av nye tilsette. Denne opplæringa skjer i regi av en i samsvar med en sitt kursprogram. Det skal også gjevast pris på denne kursverksemda. 4 Frist for levering Programmet skal vera levert oppdragsgjevar snarast, og seinast innan 2 månader etter signering av kontrakt. Programmet vert vurdert som levert når det er installert, konfigurert, testa, godkjent og overdrege oppdragsgjevar. ålet er at ein er klar med det skuleadministrative systemet til oppstart av skuleåret 2016/2017. Tilbydar må stadfeste at de er i stand til å overhalde denne fristen. Dersom det er spesielle forutsetningar som må vera på plass frå oppdragsgjevaren si side må tilbydar spesifisere kva det eventuelt måtte vera. 5 Tall brukarar Den tilbode prisen skal inkludere nok aktive brukarar, inkludert 2 superbrukar. Dersom lisenskostnaden avhenger av fleire brukarar ut over dette må kostnaden ved ymse omfang definerast. 6 Overføring av data frå gamalt til nytt system I samband med byte av skuleadministrativt system er det naudsynt for oppdragsgjevar å få med historikk på tidlegare skuleår som er registrert i Extens. Dette inneber konvertering/overføring av noverande database. Det same gjeld for Novaschem timeplanlegger. Planlegging for skuleåret 2016/2017 starter allereie i januar Tilbydar må beskrive korleis dei kan leggja til rette for konvertering/overføring av Extensdatabasen. Det må i tillegg gjevast opp ein eventuell pris på denne tenesta i prismatrisen. Side 11 av 12

12 7 Vedlikehald og support av løysinga. I samband med drift og administrasjon av programvaren i avtaleperioden må tilbydar presentere korleis vedlikehald, support og brukerstøtte vert ivaretatt i avtaleperioden. Statens standardavtale for vedlikehald av programsystemer SSA-V vil verta nytta: 3 Ekstern drift over WE/ASP løysing. Det er naturlig at drift av skyløysninga er drifta eksternt. Tilbydar må presentera eit opplegg for ekstern drift. Statens Standardavtale for drift SSA-D vil verta nytta. Side 12 av 12