KJØP AV ELEKTRONISK SAKS- OG ARKIVSYSTEM I VOSS KOMMUNE

Transkript

1 KJØP AV ELEKTRONISK SAKS- OG ARKIVSYSTEM I VOSS KOMMUNE 2014 Kravspesifikasjon 1. Voss kommune sin oppbygging 2. Teknisk plattform 3. Status pr Overordna krav i konkurransen 5. Kva konkurransen omfattar 6. Krav til leverandør 7. Opplæring 8. Oppdateringer 9. Driftsform 10. Implementering av system og konvertering av data 11. Testing av installert systemleveranse 12. Presentasjon av system med løsning av democase

2 1. Voss kommune si oppbygging Voss kommune består pr av 4 kommunalavdelingar og ein stabsavdeling. Kommunen har ca innbyggjarar. Noverande sak/arkivsystem har omlag 120 brukarar registrert, og det er ynskjeleg at nytt system skal nyttast av fleire, t.d. innan avdelingane oppvekst og pleie/omsorg. Viser elles til Voss kommune sin heimeside for informasjon om organisasjonen. 2. Teknisk plattform Voss kommune nyttar i dag Windows 7/8.1 og Office 2013 som grunnplattform for alle arbeidsstasjonar. Våre servere køyrar Windows Server 2012 R2 Update1, og vår applikasjonsplattform støtter Microsoft SQL Server 2014/12 og SharePoint 2013 (alle versjonar) Tilbydarar må gje opp minstekrav til bandbredde/nettverkskapasitet hjå kjøpar. 3. Status pr Voss kommune har nytta Kontor2000 frå EDB frå 1999 til oktober Dei siste åra har kommunen nytta EVERY Esa7. Data frå Kontor 2000 er konvertert til søkbare data og lesbare filer i ESA. Databasen inneheld registreringar og dokument frå Voss kommune starta skanning av dokument i Voss kommune har sentralt postmottak av fysisk post og epost, og Dokumentsenteret skal i framtida handtere all innkomande post til Voss kommune i eit fullelektronisk arkiv. Kommunen har som mål å gå frå papirarkiv til fullelektronisk arkiv i Overordna krav til løysinga Nytt sak/arkivsystem skal ivareta alle krav til fullelektronisk sak/arkivsystem og skal vera i NOARK5-godkjenningsprosess med spesifikasjon på kva krav som manglar for å få NOARK- 5 godkjenning frå Riksarkivet. KUNDEN legg vekt på funksjonalitet og brukarvennlighet for brukarar med svært forskjellig utgangspunkt og krav til systemet. Systemet må ha enkle og forståelege funksjonar for registrering, produksjon og søk for alle brukarnivå i organisasjonen. 5. Overordna krav til sak/arkivsystem Sak/arkivsystem i Voss kommune skal innehalda løysing for: Registrering av inngåande post Skanning til journalpost. Registrering av elektronisk post Import av filar (t.d. pdf, jpg, tif, excel, word osb) Import av skjema frå nett (24:7 Sem & Stenersen Procom.) Tekstproduksjon Saksgang

3 Utvalsbehandling Byggesak Delingssak Plansak Geolok GAB-kobling Geolok GIS-kobling Rapport/statistikk Visma HRM rekruttering Sak- arkivsystem må ha mogelegheit for filoverføring frå Visma Rekruttering som nyleg er teke i bruk i Voss kommune. 6. Krav til leverandør si løysing og innføring Alle punkt under krav i bilag 1 til dette vedlegget skal svarast på og tilbyder må beskrive leverandøren si løysing under kvart punkt. Tilbodet vil verta vurdert opp mot tildelingskriteriene, sjå tilbodsinnbydinga. I bilaget er det for kvart punkt sett inn ein bokstav i kolonne D. Bokstaven M står for eit måkrav, men det er ikkje eit absolutt krav. I dei tilfelle tilbydar svarar delvis på eit punkt skal tilbydar spesifisere i kolonne i høgre kolonne kva som gjer at kravet ikkje vert oppfylt. Bokstaven B står for eit bør-krav. Som ein del av kravspesifikasjonen må tilbydar presentere sin organisasjon, spesielt med tanke på fagleg kompetanse og erfaring hjå dei personar Voss kommune kjem til å ha kontakt med i innføringsprosjektet. Av viktige personar i den samanheng er kundekontakt, kundestøtte og ansvarleg for innføring av systemet i Voss kommune. Det er ynskjeleg med spesifikasjon over faglig utdanning, yrkeserfaring og kva erfaring personer har frå implementering av sak/arkivsystem i kommunar. Det er viktig for Voss kommune at valde leverandør har eit godt fungerande kundestøttesystem og at det er kort responstid dersom hjelp skulle væra naudsynt. Me ber leverandør oppgi garantert responstid og omtale organiseringa av kundestøttefunksjonen i sitt tilbod. Dersom ikkje kundestøtte er inkludert i prisen, må dette kommenterast og førast opp i tilbod. Dersom det ikkje kan setjast ein eksplisitt pris for bruk av kundestøtte reknast denne for å vere inkludert i årleg pris som er oppgjeve i prisskjema. 7. Opplæring Ved innføringa av nytt sak/arkivsystem vert det kravd opplæring for Voss kommune sine tilsette. I tilbodsbrev må leverandør beskrive kva behov det vil være for opplæring, korleis denne vert lagt opp og om opplæringa vert gjennomført hos Voss kommune eller via web. I utgangspunktet er det 2 systemansvarlege og superbrukarar som skal ha opplæring, anna trong for opplæring i kommunen vert gjort internt. Me forutset opplæring i dei modular me kjøper av leverandør. Voss kommune ynskjer pris på den totale opplæring som trengs og ein detaljert plan om kva som inngår i opplæringa. Som utgangspunkt bør det reknast opplæring på brukarar som har gjennomsnitts kunnskap i IT og som nyttar pc i det daglige arbeid, men utan og væra avanserte brukarar. Kunnskapsnivået blant opplæringsmassen vil variere, dette må det takast høgde for av leverandør. Dersom det openbart er lagt opp til for lite opplæring i tilbod, og det

4 vert kravd meir opplæring enn det leverandør har rekna med, må dette dekkes av leverandør. Ved evt. tvistar rundt dette vil statistikk frå opplæring og konsulenttimer i andre kommunar første innføringsår leggjast til grunn for å vurdere dette. Alle kursa og all dokumentasjon til kursa skal være på norsk. 8. Oppdateringar Det er ynskjeleg at leverandøren dokumenterer hyppighet på oppdatering av systemet dei siste 3 år, og om det er planar for kor ofte kundene får oppdaterte versjonar av programma. Ved oppdateringar av systemet skal dette være ferdig utvikla av leverandør, klar for nedlasting av ferdig løysing hos kunde. Samtidig må det dokumenterast kva opplæringsbehov som er naudsynt ved oppdateringar og om dette er inkludert i prisen. Dersom det er relevant må dette prisast eksplisitt. 9. Driftsform Voss kommune ynskjer tilbod basert på forutsetningen om at systemet vert drifta lokalt hjå Voss kommune, av Voss kommune. Det må i tilbod spesifiserast kva tekniske krav systemet stiller for ei slik drift. Tilbod må innehalde opplysningar om kor mykje ressursar Voss kommune må forvente å nytte/avsette (arbeidskraft) i under og etter implementeringa. 10. Innføring av nytt system og konvertering av data Planlagt tidspunkt for implementering er vinter 2014/15. Nøyaktig tidpunkt må avtalast nærare med valde leverandør. Det er ønskelig at leverandøren i tilbodet set opp ein detaljert framdriftsplan/prosjektplan for implementering av systemet (inkl. milepæler) og samtidig klargjer kva som vert kravd frå Voss kommune sin side i denne fasen (arbeidskraft, ressursar etc.). Det må også gå fram kva kunnskap/bakgrunn evt. arbeidskraft må ha innan IT.. Det skal opprettast ein kontaktperson hos leverandør som er ansvarleg for innføring og konvertering. Leveranse av tilbydt system skal inkludere all konvertering frå noverande system frå EVERY ESA7 til nytt system. Leverandøren skal beskrive korleis denne konverteringsprosessen føregår og det er leverandørens ansvar at datavert konvertert korrekt. Dersom problem skulle oppstå er det leverandøren si oppgåve å rette dette, utan kostnad for Voss kommune. Dersom ein kan forvente tap av data skal det beskrivast og det må om mogeleg opplysast om tidlegare erfaringar med konverteringsprosessar frå every ESA7 til leverandøren sitt system. 11 Testing av installert systemleveranse Etter at leverandøren sitt system er installert i Voss kommune, er leverandøren pliktig til å teste at systemet fungerer slik som det skal. Dersom det ikkje fungerer optimalt skal leverandøren utbetre dette utan kostnad for Voss kommune. 12 Presentasjon av system med løysning av democase Det kan bli aktuelt å kalle inn tilbydarane for ein presentasjon av systemet. Denne presentasjonen vil skje i Voss kommune sine lokale evt. andre lokale

5 som Voss kommune ynskjer. Kva programområder/arbeidsoppgåver som skal presenterast, er det Voss kommune som avgjer. I hovudsak vil det væra å presentere korleis dei valde oppgåvene kan løysast ved prosesser gjennom organisasjonen. Presentasjonen skal visast konkret i leverandør sitt system. Området som leverandør blir bedt om å presentere vil være det same for alle aktuelle tilbydarar. Aktuell tilbydar vil få 14 dagars frist på kva og kva områder som skal presenterast. Presentasjonen vil vera med å danne grunnlag for tildelingskriteria funksjonalitet og brukarvennlighet.