Veiledende kunngjøring anskaffelse av nytt oppvekstadministrativt system. Kristiansand Kommune

Transkript

1 Veiledende kunngjøring anskaffelse av nytt oppvekstadministrativt system Kristiansand Kommune

2 Innhold Veiledende kunngjøring anskaffelse av nytt oppvekstadministrativt system... 1 Kristiansand Kommune... 1 Oppdragsgiver... 3 Innledning... 4 Bakgrunn... 4 Intensjon... 4 Prosessens tidsperspektiv... 4 Beskrivelse av dagens løsning:... 5 Overordnet beskrivelse av mulig løsning... 5 Innledning... 5 Område og brukere... 5 OppvekstAdministrativt System... 5 Sentral administrasjon... 5 Lokal administrasjon... 5 Ansatte... 5 Elever / Barnehagebarn / Andre barn... 5 Foresatte... 5 Overordnet løsningsarkitektur... 5 Innledning... 5 Brukergrensesnitt... 5 Modulbasert oppbygging... 6 Integrasjons- og rapporteringsbehov... 6 Behov for arkivering av sensitiv informasjon... 7 Overordnede funksjonelle behov... 7 Innledning... 7 Omfang... 7 Overordnede behov... 7 Fagadministrasjon... 8 Administrasjon av ansatte... 8 Administrasjon av barn... 8 Ressursstyring... 8 Kommunikasjon... 8 Anskaffelse

3 Oppdragsgiver Kristiansand kommune v/oppvekstdirektøren Postboks 417 Lund 4604 Kristiansand Kontaktperson / Prosjektleder: Rådgiver Trond Arne Johansen Tlf: E-post: trond.arne.johansen@kristiansand.kommune.no 3

4 Innledning Formålet med denne veiledende kunngjøringen er å informere markedet om at Kristiansand kommune vil gå til anskaffelse av et nytt administrativt system som skal gjelde for barnehage, skole og SFO. Vi kaller det et Oppvekstadministrativt System, heretter kalt OAS, siden vi vil ha ett system som administrerer barn i fra de blir borger i kommunen til de går ut av grunnskolen. Bakgrunn Oppvekstsektoren i Kristiansands nåværende administrative system består av en blanding av gamle og nye systemer i «dataverden» der de gamle systemene ikke imøtekommer brukernes krav til brukergrensesnitt. Mye tid blir brukt til vedlikehold og oppdatering av data. Ved å automatisere rutiner og gjøre brukerne mer autonome via intuitive opplærings- /brukerløsninger vil mye tid bli frigitt til andre gjøremål. I tillegg gjør mange mindre moduler at informasjonsflyten, integrasjonene, mellom dem feiler. Uansett om det er brukerfeil eller systemfeil er det i sum for mange feil til at et system fungerer optimalt. Intensjon Kristiansand kommune ønsker å samle alle systemer for barnehage-, SFO- og skoleadministrasjon i ett system. Prosessens tidsperspektiv Faser i prosjektet Våren 2015 Høsten 2015 Våren 2016 Høsten 2016 Våren 2017 Høsten Vedtak! 1. Forprosjekt 2. Anskaffelse 3. Prosjektperiode 4. Opplæring 5. Implementering Tentativ tidsplan for anskaffelse av felles oppvekstadministrativt system. Anskaffelsen forutsetter administrativt vedtak. 4

5 Beskrivelse av dagens løsning: For å administrere kommunens skoler og barnehager har vi i dag følgende systemer: SATS skole SATS barnehage Hypernet Fravær / Vurdering (Skolearena) Hypernet Barnehage Hypernet Direkte Overordnet beskrivelse av mulig løsning Innledning I dette kapittelet beskrives hva systemet bør omfavne. For å kunne eksplisitt vise til hvilke bruksområder det menes, nevnes noen ganger de systemer vi har i dag. Område og brukere OppvekstAdministrativt System Sentral administrasjon Lokal administrasjon Ansatte Elever / Barnehagebarn / Andre barn Foresatte Overordnet løsningsarkitektur Innledning En viktig del av OAS er å få et så helhetlig system, i alle fall fra brukersiden, som mulig. Det må «snakke» med andre systemer som vi har internt i kommunen samt nasjonalt. Brukergrensesnitt Nye OAS bør gi opplevelsen av å være ett system. Få klikk til de tjenestene som enhver bruker skal benytte. Intuitiv brukeropplevelse av de gjøremål de (brukerne) skal gjennomføre. Selvforklarende. 5

6 Modulbasert oppbygging I Kristiansand brukes det nå forskjellige systemer innenfor en rekke bruksområder. Ansattog elevadministrasjon, rapportering, arkivering, dokumentering, administrasjon av barnehagebarn, innskriving, fakturering, føring av fravær og karakterer, vedlikehold av personalia, skole/barnehage-hjem kommunikasjon. I tillegg ønskes det at alle barn i kommunen står i databasen og til hvilken institusjon de tilhører eller om de står utenfor; barn uten plass i barnehage. Private institusjoner inkluderes også her. Integrasjons- og rapporteringsbehov Et nytt OAS vil ha et omfattende behov for integrasjon og rapportering til andre systemer. Systemet rapporterer både til skoleeier og nasjonale myndigheter. I tillegg trenger OAS grunnlagsdata fra andre systemer og databaser slik at nødvendig struktur for et virkeår kan etableres. Standardiserte så vel som tilpassede rapporter lokalt for brukerne må også kunne tas ut. Et optimalt system vil gjøre dobbeltoperasjoner overflødige. (Oversikt over integrasjoner) Sentralt administrerte Rapportering av GSI Rapportering og oppfølging av elever Oppmelding til eksamen og sensurarbeid Registrering og henting av opplysninger til/fra PAS Automatisk oppdatert kodeverk Overføringer til VIGO Innskriving i barnehage Overføring til skolene skoleplassering OAS Lokalt administrerte Overføring av grunnlag for timeplanlegging Overføring av dokumenter til institusjonenes saks- og arkivsystem Overføring av lønns- og kostnadsfordeling Overføring av fakturagrunnlag Overføring av grunnlag for variabel lønn Overføring av kjernedata for brukere Overføring av elevfravær Overføring av personalfravær Tabellen er ikke uttømmende 6

7 En oversikt over systemer som tilhører en tredje part viser hvilke systemer OAS bør integrere mot pr. dato: Public 360 Elev AD o Feide Visma o HRM o Fakturering Corporator Folkeregisteret ID-porten Listen er ikke uttømmende, men det er disse vi pr d.d. ser vi trenger integrasjon mot. Behov for arkivering av sensitiv informasjon Opplysninger av sensitiv art må behandles og arkiveres innen gjeldende lover og regler, herunder personopplysningsloven med forskrift. Det vil være et behov for integrering mot kommunens saks- og arkivsystem (P360) Overordnede funksjonelle behov Innledning Herunder vil de mest sentrale behov nevnes. OAS må kunne dekke de funksjoner som de eksisterende systemer gjennomfører i dag. Tillegg vil det måtte kunne møte dagens krav til brukervennlighet og intuisjon: Omfang Systemet vil i omfang kunne administrere et minimum av brukere tilsvarende det vi har i dag: Ansatte i barnehage: ca. 500 (de offentlige) Ansatte i skole: ca administrasjon sentralt i Oppvekst Barnehagebarn: ca Skolebarn: ca I tillegg må systemet kunne utvide omfanget av antall brukere ved en eventuell kommunesammenslåing. Overordnede behov Herunder mener vi skole- og barnehageeiers behov for å fullføre de oppgaver som skal til for å gjennomføre virket og rapportere til overordnede instanser. 7

8 Fagadministrasjon Med fagadministrasjon mener vi administrasjon av ansatte og barn opp mot grupper og fag. Gruppetilhørighet, uttrekk, rapportering og dokumentering også inn mot nasjonale Administrasjon av ansatte Selv med integrasjon til HRM, vil det være behov for forvaltning av personell som underviser eller har annen tilknytning til skolene og barnehagene. Ansattadministrasjon vil, sammen med fagadministrasjon være grunnlaget for byggingen av den strukturen som institusjonene trenger blant annet i timeplanleggingen og føringen av timelister. Administrasjon av barn Herunder menes alt som omfatter registrering og oppfølging av alle barn som er i kommunens barnehager eller skoler. Det er også viktig for kommunen å kunne redegjøre for barn i kommunen som ikke er i offentlige barnehager eller skoler. Derfor bør en ordning mot private skoler og barnehager også kunne administreres men i et begrenset omfang. I tillegg vil barn som ikke er tilknyttet noen institusjon, her først og fremst barn som ikke går i barnehage, ligge inne i databasen. Dette for å sikre den oppfølgingen disse har rett på i tilknytning til skolegangen. Ellers vil all administrasjon som vi har gjennom alle våre systemer i dag måtte kunne gjennomføres men med et utgangspunkt å effektivisere dobbeltarbeid. For barnehage og SFO vil administrasjon av barn også inkludere fakturering gjennom kommunens system for fakturering. Ressursstyring Med ressursstyring mener vi administrasjon av fysiske forhold som for eksempel rom og utstyr. Dette, sammen med fag- og ansattadministrasjon, gir grunnlag for time- /arbeidsplanleggingen. Kommunikasjon Godt kommunikasjonsverktøy er essensielt for å imøtekomme de krav samfunnet setter for et godt kommunikasjons- og samarbeidsgrunnlag. Vi må derfor «snakke» på de arenaer og med de midler som det 21. århundrets mennesker bruker. Anskaffelse Kristiansand kommune planlegger å kunngjøre konkurransen i løpet av 1. halvår