Skapt digitalt og født elektronisk

Transkript

1 Skapt digitalt og født elektronisk eller kva vi må gjere for å mislukkast fullstendig ved innføring av fullelektronisk dokumentbehandling og arkiv

2 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS i 2012 Rådgjevande og utførande verksemd Samlokalisert med Bergen Byarkiv eigarar innbyggarar 7 tilsette og 5 fulltidsstillinger Budsjett 5,4 millionar Over 13 tonn arkiver mottatt i 2013 Avleverte datasett 8 stykkar Arkivbestand 2024 hyllemeter Ordna og registrerte arkiver, 306 hyllemeter Avvikla 6 kurs utførte 62 kommunebesøk 300 personer deltok på våre seminar og kurs 2

3 «De fleste offentlige IKT prosjekter er mislykkede» (Professor Richard Heeks, Development Informatics University of Manchester)

4 Avklaring før ein går i gang Nokre innleiande avklaringar Viktig å avklare mandat! Avklare kva - kven og korleis: Kva er oppdraget? Kva spørsmål skal vi svare på? -Kva oppgåver skal vi løyse? -Kva skal gjennomførast? Antyde sluttresultat. Er det eit leveranseprosjekt eller er det eit endringsprosjekt. Kva er rammene for oppdraget? Kven er desse «vi» og kor lang tid har vi på oss? - Får vi ekstra ressursar, som pengar eller arbeidskraft? Blir vi frikjøpt frå andre oppgåver m.m.? Korleis skal vi gå fram (avhengig av kva og kven)? Står vi fritt? Skal vi bruke eit verktøy eller ein metode? Har sluttresultatet ei form, t.d. ein rapport/ei utredning, som beskriv ulike vegval?

5 Oppstart korleis mislukkast? Starten på endringa - avklaring: Avklar no-situasjon og ein framtidig situasjon Avklar aktørane og deira forventingar Avklar omfang alt på ein gong eller eit steg av gongen Kartlegging kvar er vi no: Har vi ei oversikt over arkiva og systema samt bruken? Har vi teknologien? Har vi organisasjonen og kulturen? Anbefaling kva, kven og korleis: Skal vi opprette eit eige prosjekt med prosjektleiar? Skal arbeidet gjerast ved siden av alt anna? Synleggjer kost og nytte verdien kom med anbefalingar

6 Starten på endringa Aktøranalyse: Ulike interessentar - alle berørte parter - alle som har interesse Ulike forventingar Avklar dei ulike aktørane sine forventingar Avgjer kva mål ein skal setje Grunnlag for fastsetjing av ambisjonsnivå Avgjerande / motiverande Motivasjon: «kva betydning får det for meg?» «What`s in it for me» - kva kan eg tene på det Avklar informasjonsbehovet kven treng å vite kva, når?

7 Kartlegging kvar er vi no? Kartlegging av arkiv i organisasjonen Har vi oversikten? Gå gjennom arkiva i organisasjonen «jakta på dokumenta» Skal alt flyte og eller arkiveres elektronisk? Teknologi Kva seier kravspesifikasjonen til e-arkiv? Kva har vi av hardware og software? Er det store avvik? konsekvensar? Har vi organisasjonen og kulturen Ta temperaturen på organisasjonen? Bruker alle sak arkivsystemet pr i dag? Kven er dei gode og kven er dei dårlige ambassadørene?

8 Avgrensing av innføringa Avgjer kost-nytte verdi Oversikt over faktiske kostnader og faktisk nytte? Suksess - kva forventingar må vi nå for ein kvar pris? Realisme - kva forventingar vil det koste oss minst å innfri? Motivasjon - kva forventingar har vi lyst å innfri? Heile organisasjonen eller ein liten del? Skal alle arkiva gjerast elektroniske? Utfordringar med å ta heile organisasjonen? Fordeler med å ta heile organisasjonen? Avgrense til sak/arkivsystemet?

9 Kartlegging av dagens situasjon Val av metode - datainnsamling Informasjonsmøter med einingane intervju med særskilte Spørjeskjema 120 ut 92 inn Arbeidsgrupper «jakta på dokumenta» Dokumentanalyser Avgrensing av einingar som vart kartlagt Økonomitenesta Skule barn og unge IKT-tenesta Stab og kommunetorg arkiv Teknisk og kommunalteknikk Organisasjonseininga Arealbruk Bestiller- og forvalterkontoret

10 Sentrale funn frå datainnsamlinga - 1 Antall brukere ulike systemer Sak arkivsystemet hadde om lag 110 aktive brukarar Visma profil (pleie og omsorg) 220 aktive brukarar Sak arkiv systemet utgjer 21 % av alle brukarar Sentrale funn dokumentproduksjon Sak arkiv systemet håndterer dokument pr. år Oppretta om lag 2900 saker pr. år Visma profil (pleie og omsorg) 2400 dokument pr. år Behandla saker 1043 pr. år Oppretting av saker og dokument Kun 1 av 4 saker vert oppretta i sak arkivsystemet Word dokument står for 39 % av dokumentproduksjonen Om lag 35 % av dokumenta vert oppretta i eit fagsystem

11 Sentrale funn frå datainnsamlinga - 2 Sak arkivsystem brukshyppigheit Om lag 20 % bruker systemet daglig Om lag 46 % bruker ALDRI systemet Sentrale funn dokumentfangst Om lag 65 % av dei spurte tek imot post pr. papir Kun 27 % tek imot dokumenta elektronisk skanna Om lag 52 % tek imot dokumenta pr. e-post/sms o.l. Skanna 80 % av dokumenta sidan 2003

12 Sentrale funn frå datainnsamlinga - 3 Oppbevaring lagring av dokument Om lag 36 % vert lagt på P, C I og liknande Om lag 32 % vert oppbevart på kontor og i perm o.l. Tiltak for å forbetre din arbeidssituasjon Om lag 41 % svarte opplæring Og 39 % svarte «felles rutinar» Og 13 % svarte overgang til elektronisk arkiv Berre 7 % svarte nytt sak-arkivsystem

13 Case NN kommune tiltak og utfordringar Tiltaka Utarbeide nye og forbetra rutinar og løysningar for skanning uavhengig av format Utarbeide plan for innføring av felles postmottak for alle system i heile kommunen Opplæringsansvar må plasseras i organisasjonen opplæringsplan må gjennomførast Utarbeide gode dokumentmalar få sakshandsamarar til å sjå nytta av systemet Avvikle «lokale» arkiv over til eit felles sentralt arkiv Gjennomføre elektronisk sending, sakshandsaming og arkivering Utfordringar Skape forståing for nytteverdien av «fullført saksbehandling» Forankre dette i linjeleiinga og vidare ned i organisasjonen Skape forståing for arkivet si rolle i kommunen manglande arkivkultur? Motivere til endring bort frå alternative system eller arbeidsmetodar Tekniske problem for høge forventingar til teknisk kompetanse i linjeorganisasjonen Ressursar til å drive prosjekter samtidig som ein varetek daglig drift

14 Anbefalingar og satsningsområde! Nytt mandat frå leiinga: Gjennomgå eksisterande arkiv og dokument og sakshandsamersystem, for å gje ei anbefaling på einingar som kan dokumentere si verksemd gjennom felles sakarkivsystem Anbefale system messig reorganisering av kommunen sine arkiver slik at eininga sine arkiv inngår som arkivdeler i eit felles arkiv Anbefale eventuelt organisasjonsmessige og eller bemanningsmessige om disponeringar som følgje av system-messig reorganisering Gjennomføre elektronisk saksbehandling etter Noark 5 standarden: Gjennomføre eit obligatorisk felles sak arkivsystem der elektroniske saksmapper og tilhøyrande dokument berre finnes i ein «elektronisk original» og der dokumenter deles ved å gje elektroniske kopier Gjennomføre eit system som gjev ansvarlege linjeleiarar og den enkelte sakshandsamar oversikt over saker sine fristar og aktuelle status Gjennomføre dokumentasjon av rutinar og gjere dei kjent i organisasjonen

15 Oppsummering og spørsmål Kartlegge no-situasjon -sterke og svake sider Forslag til løysing -Anbefaling -Organisering Avgjerd Gjennomføre elektronisk sakshandsaming Informasjon Medvirkning Forankring Ta stilling til foreslått løysing - funksjonalitet - kost/nytte - innføringstempo Utvikling av nye prosesser/rutiner kontroller og roller Initiere prosessforbetring