VIVA IKS 1 års jubileum! GVD Sommer seminar 4 juni 2015

Transkript

1 VIVA IKS 1 års jubileum! GVD Sommer seminar 4 juni 2015

2 Etablering Egen juridisk enhet fra 1 juli 2014 Innflytning hovedkontor november 2014 Budsjett og regnskapsansvar fra 1 januar 2015 Forvaltningsavtale, eierstrategi, selskapsavtale etablert Etableringsplaner 2

3 SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å utføre offentlige tjenester for sine eiere innenfor vei, vann og avløp. Eierkommunene forplikter seg til å kjøpe tjenester som omfattes av denne avtalen fra selskapet. Selskapet skal forvalte kommunaltekniske anlegg for vei, vann og avløp i deltakerkommunene, og har ansvaret for alle oppgaver knyttet til forvaltning, planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av offentlige vann- og avløpsanlegg i eierkommunene. Selskapet skal ikke eie infrastruktur knyttet til selvkostområdet eller veier. 3

4 EIERNES MÅLSTTINGER MED VIVA Samordnings- og etableringsfasen Eierne forventer at VIVA i samordner virksomheten i de tre eierkommunen. Vann og avløp er underlagt selvkostregimet. Vei budsjetteres utfra kommunale prioriteringer. VIVA kan selge tjenester til andre Effektivisering Eierne forventer at VIVA innen utgangen av 2020 skal ha effektivisert vei-, vann- og avløpsdriften tilsvarende 10 % av de samlede driftskostnadene for kommunene i Effektivisering skal tas ut som økt kapasitet eller kvalitet. Stordriftsfordeler Eierne forventer at VIVA legger henter ut stordriftsfordeler på alle områder der dette kan gi effektivisering og/eller kostnadsbesparelse. 4

5 Lokalisering HOVEDADMINISTRASJONEN ER LOKALISERT PÅ VITBANK I LIER BESØKSADRESSE: VEBJØRNSVEI NR 2, 3414 LIERSTRANDA POSTADRESSE: POSTBOKS 513, 3412 LIERSTRANDA DERIFTSSATASJONENE ER PLASSERT PÅ TRE STEDER: Tofte, Hurum Midtbygda, Røyken Bilbo, Lier Til sammen er 85 ansatte i selskapet

6 Organisasjonskart VIVA IKS Representantskapet Kommunikasjonsansvarlig HR-ansvarlig Siv Anett Enerud Leder Prosjekter og prosjektering Asbjørn Unhjem (8) Fagteam investeringsprosjekter Fagteam prosjektering Styret Daglig leder Gudmund Wasmuth Notøy Leder Drift Øyvind Olafsen (51) Drift VA Lier Drift vei Lier Drift vei/va Røyken Økonomiansvarlig Regnskap/fakturering Merkantil Øyvind Hvidsten (7) Leder Plan og forvaltning Vidar Gustavsen (13) Fagteam planlegging Fagteam forvaltning Fagteam saksbehandling Drift vei/va Hurum Drift verksted

7 VIVA - overordnet systemkart Kvalitetslosen / Risk manager (Kvalitetssystem) Ny Videreføring FDV Overvåking Citect (renseanlegg, pumpestasjoner) JR Automasjon (vannhøyde) Varsling (Røyken ) JR Aut. (Alarm) Oppdrag/prosjekt NSkont. Lovdata Oppdrag/prosjekt MS Project Prognose 6 «Meg selv» Ansatt (Ajourhold) Timer (Reg. av timer) VISMA / Økonomi Lønn (Nedre Eiker) Reiser DVpro (Aktivitet /ressurs) Rapporterin g Prosjekt Funksjonskontrakt Kostra IVA IKS Excepto (Kumlokk) ViaTrack (GPS i kjøretøy) GEMINI (kartsystem vannledningsnett) Kart Safeview (anlegg) Rosy (grunnkart veier) NVDB (grunnkart veier) ISY Windmap (kart) «Vingis» (kart) Henvendelser (motta, klassifisere, formidle) UMS (sms, tale, tekst) Kommune 24-7 Viascan Måleravlesning Meld fra Min ID Dialog Komtek Matrikkel synk Fakturere gebyrer? BuzFact (Fakt/vedlikehold) BuzSys (HR, kurs, sertifikat) Texa (Diagnose) Verkste d Remittering Infoland Knutepunkt Folkeregister Abonnementsregister Avregne gebyrer Tol.data (kjøretøy) Saksbehandling (Vurdere Ephorte eller ESAK) Ephorte (Arkivsystem) Kunde -register E-ordre Uttak materiell Inngående Fakturaer Leverandører E-faktura, Avtalegiro, utskrift Fakturering E-handel (innkjøp) Elma (innkjøp) Mercell (anskaffelse) Innbet. OCR Regnskap Innfordring Fakturagrunnlag Kundereskontro Budsjett Økonomi rapport Leverandø r-reskontro Inng. purring BRA arkiv (Oppslag gml. Byggesaker)) Internett VIVA-iks.no Info sider Dialog Appli. Link web-adr Intern kommunikasjon Intranett Prosjektrom Samhandlingsrom

8 Overordnet prosesskart VIVA IKS 8

9 Samhandling VIVA og kommunene Etablering krever omstilling i måten vei-, vann og avløp i dag samhandler med andre tjenester i kommunen Når fagkompetansen flytter ut må samhandling i større grad sikres med formelle rutiner som skal gjelde ved saksbehandling av ulike saker. I tillegg til formell samhandling anbefales det og etablere andre tiltak! Det bør stilles tilgjengelig kontor/en kontorplass for VIVA i respektive rådhus. Særlig innenfor følgende områder: Utarbeidelse og revidering av hovedplaner Utarbeidelse og revidering av normer og lokale forskrifter Utarbeidelse av forslag til investeringsplaner og budsjett Bistand til kommunens arbeid med areal og reguleringsplaner Bistand til kommunens arbeid med utbyggingsavtaler Saksbehandling av forhold knyttet til vei-, vann og avløp i forbindelse med byggesaker Informasjon og brukerkontakt for innbyggere og abonnenter 9

10 Beredskap. Samhandling være kommunenes ekspertmiljø mht. beredskap innenfor vei, vann og avløp ha ansvar for operative beredskapsplaner innenfor vei, vann og avløp forankre egne beredskapsplaner i kommunenes overordnede beredskapsplaner ha felles prosesser / prosedyrer med kommunene ha et kvalitetssystemer (KS) som understøtter kommunenes kvalitetssystemer mht. beredskap ha felles / ensartede varslingssystemer med kommunene, felles varslingsgrunnlag I krisesituasjoner - ha tilgang til kommunenes nødnett / nødsamband I krisesituasjoner - ha direkte tilgang til sentrale personer i kommunen (f.eks. kommunelege 10

11 11

12 12

13

14

15 Utfordringer Overtok virksomheten 1. januar 2015, med budsjett- og resultatansvar. Arbeid med tilrettelegging av overtakelsen. VIVA er en stor prosjektorientert virksomhet VIVA utarbeider egne budsjetter fra 2016 og videre Organisatoriske utfordringer Kultur Tre lokasjoner Kommunikasjon og omdømmearbeid 15

16 Veien videre Eierstrategi er vedtatt Utarbeider nå strategisk plan med konkrete målsettinger Utarbeidelse av hovedplaner for vei, vann og avløp påbegynnes sommeren Viktigheten av prosjektstyring med tilhørende regnskapsrapportering Etablere gode samhandlingsrutiner med kommunene 16

17 Vi er godt i gang 17