IT-plan Stokke kommune

Transkript

1 Revidert: IT-plan Stokke kommune FOR PLANPERIODEN /6

2 1 Situasjonsbeskrivelse Siste IT-plan er fra De fleste tiltakene i denne planen har blitt gjennomført. I etterkant er handlingsprogram for IT rullert i forbindelse med utfordringsdokumentet. Tidligere IT-planer har for det meste hatt fokus på løsninger for kommunens ansatte. Noen av fagsystemene som har vært i bruk i en del år er i ferd med å bli utdaterte. Det er behov for oppdatering innenfor noen av disse løsningene. Innenfor noen områder etterlyser virksomhetene IT-løsninger og noen lokasjoner er uten tilgang til kommunens nettverk. Ytterligere kompetanseutvikling for de ansatte på IT-området er nødvendig. KS-rapporten ekommune 2012 med undertittel -lokal digital agenda har som visjon at norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Stokke kommune er i ferd med å nå målene for noen av hovedområdene i ekommune Av disse kan nevnes: Elektronisk journalsystem innenfor helse og omsorgstjenesten er tatt i bruk Etablering av IKT-løsninger for lokalt NAV-kontor er i gang Det legges til rette for at innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. Kunnskapsløftet definerer bruk av digitale verktøy som en basisferdighet på lik linje med lesing, regning, skriving og sosiale ferdigheter. Stokke kommune er i ferd med å gjennomføre tiltak for å kunne understøtte dette. Ny portal/hjemmesider som ble lansert 13. januar legger godt til rette for nye tjenester på nett. Sidene er oversiktlige og basert på samme struktur som øvrige kommuner i 12K. Etter hvert vil det komme inn moduler som Medarbeidergalleri (tlf.nr./e-post til ansatte) og Demokratimodul (tlf.nr./e-post til politikere, politiske saker og vedtak, oversikt over utvalg og postlister). Alle virksomheter kan redigere og publisere sine egne sider. Stokke kommune deltar i 12K prosjektet Tjenestenett. Når dette er ferdig utbygd vil det kunne hentes ut stordriftsfordeler ved økt samarbeid kommunene i mellom. Stokke kommune er blant kommunene i 12K som har fått Høykom-midler til å gi bredbåndstilbud til alle innbyggere og hele næringslivet i Stokke. Dette realiseres i Utfordringer Den digitale kompetansen til innbyggerne er økende. Mer enn 80% av befolkningen har tilgang til Internett og bredbåndsdekningen nærmer seg 100%. I andre sektorer utvikles tjenester svært raskt og innbyggerne forventer tilsvarende kvalitet og innovasjon når det gjelder kommunenes tjenester /6

3 De fleste erkjenner at IT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen, men IT i seg selv skaper ikke endringer. Kommunenes evne til utvikling og nyskaping er i stor grad knyttet til ledernes vilje og evne til å utnytte ny teknologi. Gevinstene kommer ikke automatisk gjennom å anskaffe IT-utstyr og programvare gevinstene kommer gjennom målrettet arbeid for å forbedre arbeidsprosesser og tenke nytt. Kommunen har store utfordringer i å videreutvikle fullelektronisk sakssystem og arkiv. Det må gjøres en opprydding i arkiver og legges til rette for elektronisk gjenfinning av dokumenter. Det trengs en gjennomgang og fornying av rutiner for saksbehandling og arkivering. Tilsvarende er det en utfordring med kommunens administrasjonssystem innenfor økonomi, regnskap, fakturering, lønn og personal. Dagens system ble utviklet for mange år siden og legger ikke til rette for forenkling av arbeidsprosesser. Leverandøren av systemet har varslet om at videreutvikling opphører i løpet av de nærmeste år. Kommuner i 12K som har tatt i bruk skanning av inngående fakturaer melder om gevinster i faktureringsprosessen. Stokke kommune kan ikke ta i bruk denne funksjonen med dagens administrasjonssystem for økonomi. KS visjon i ekommune 2012 vil være utfordrende å leve opp til i en hverdag med stadig strammere kommuneøkonomi. Det er derfor viktig at lederne er pådrivere for de endringene som trengs for å få en effektiv kommunal drift. Her kan nevnes målsetninger som ligger i ekommune 2012-planen: Kommunene skal etablere flere digitale kanaler for dialogen mellom innbyggere, kommunen og de folkevalgte. Kommunene skal kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. Kommunene skal legge til rette for at innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. Kommunene skal ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. Kommunene skal ta i bruk løsninger for elektronisk fakturering. Kommunene skal etablere digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi (les fullelektronisk saksbehandling og arkiv). Kommunene skal utarbeide en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer. Kommunene skal tilby autentisering ved hjelp av Minid. Kommunene skal sørge for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter /6

4 3 Mål Overordnet IT-mål Stokke kommune skal ta i bruk informasjons- og kommunikasjonsteknologi som bidrar til økt effektivitet, høyere kvalitet og bedre service. Stokke kommunes organisasjon skal ha ledere og medarbeidere som er i stand til å utnytte mulighetene. 4 Strategi Strategisk IT-planlegging vil si å planlegge hvordan informasjonsteknologien kan bidra best mulig til å nå kommunens langsiktige og kortsiktige mål. Overordnet IT-strategi Stokke kommune skal som hovedregel benytte godt utprøvde løsninger Kritiske IT-løsninger (maskin- og programvare) skal støttes av seriøse leverandører som har nødvendig fagkompetanse innenfor det aktuelle fagområdet, og som kan sikre service, opplæring og produktutvikling innenfor løsningens planlagte levetid Stokke kommune skal søke harmonisering med kommuner i 12K ved valg av nye løsninger Ved valg av nye løsninger eller ved nødvendige oppgraderinger der eksisterende løsninger faller bort skal samdrift med kommuner i 12K tjenestenett vurderes Integrasjon mellom ulike IT-løsninger skal vurderes som et viktig ledd i gevinstrealiseringen ved eksisterende og nye løsninger Begrensning av antall IT-leverandører skal være et kriterie ved valg av nye løsninger Standardisering av utstyr og programvare er viktig for å oppnå en kostnadseffektiv IT-drift Stokke kommune skal legge til rette for brukerrettede elektroniske tjenester for ansatte, innbyggere og næringsliv Stokke kommune skal implementere gjeldende krav til bruk av åpne standarder på aktuelle områder Stokke kommune skal innarbeide miljøkrav i anskaffelsesdokumenter for nye IT-systemer Etablering av nye fagsystemer og større oppgraderinger av fagsystemer finansieres av virksomhetene. IT-leder skal involveres i starten av planleggingen, systemendringer og versjonsoppgraderinger skal være godkjent av sikkerhetsansvarlig. (Se mer utfyllende beskrivelse i SLA) Etablert IT-organisering, retningslinjer for IT-anskaffelser og SLA(Service Leverings Avtale) inneholder utfyllende informasjon (jfr IT håndboka i intranettet) som skal legge til rette for og være en forpliktelse for virksomheter og avdelinger til å utnytte IT-systemene på en kvalitets-økende og kostnadseffektiv måte /6

5 5 Mulige tiltak ikke prioritert Mulige tiltak Vurderinger Bytte adm.system for økonomi, fakturering, Dagens løsning er utdatert og ikke egnet for lønn og personal integrasjon mellom systemer som kan gi forenklede arbeidsprosesser Innføre fagsystem for helsestasjonen Mangler fagsystem. Får bl.a. ikke utført pliktig rapportering av vaksinasjoner etter at tidligere registreringssystem ble nedlagt Bytte fagsystem for PP-tjenesten Dagens løsning er ikke videreutviklet siden 2000 og må fornyes. Etablere fullelektronisk sakssystem og arkiv Opprette medlemskap i IKA(interkommunalt arkiv) for avlevering av fysisk fjernarkiv og framtidig digitalt fjernarkiv. Medlemskap i IKA inkluderer nødvendig kompetanse for videreutvikling av saksbehandlingssystemet Etablere fullelektronisk saksarkiv og datafangstsystemer basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi Ta i bruk interaktive skjemaløsninger Oppdatere kommunens bredbåndsstrategi Sist oppdatert i Utviklingen på området gjør at strategien bør oppdateres. Oppgradering av biblioteksystemet Nødvendig oppgradering i 2010 Bytte barnevernssystem Dagens fagsystem opphører i Må fornyes. Utskifting av lærer-pc er Bærbare lærer-pc er innkjøpt i 2007 vil måtte skiftes etter 3-4 år som er forventet levetid Innføre publikumsløsning for Vil gi bedre tilbud til publikum eiendomsregisteret Bredbånd i idrettshaller Vil gi bedre tilbud til publikum Innføre fagsystem for utleie av idrettshaller Forenkle utleieadministrasjon og kulturlokaler Aggregat til sentralt IT-utstyr Vil forbedre beredskap ved krisesituasjoner Bytte kabling i rådhuset Kabling fra 1987 holder ikke dagens kapasitetskrav Innføre system for håndtering av private Det er behov for opprydding av avløpsanlegg i avløpsanlegg spredt bebyggelse /6

6 6 Handlingsprogram Utgifter i 1000 kr Mål/strategi/utfordring Tiltak virkemiddel Ansv Invest. Drift Forenkling av arbeidsprosesser. 1 Oppfylle nødvendige krav til saksbehandling, m.m. 2 Fornye adm.system for økonomi, fakturering, lønn og personal Top Beløp under kalkulering Innføre fagsystem for helsestasjon Fam Stabil og trygg saksbehandling. Oppfylle nødvendige krav til saksbehandling, forenkle arbeidsprosesser Fornye fagsystem PP-tjenesten Fam 125 Opprette medlemskap i IKA og gjennomføre rutineendringer for saksbehandlingssystemet Top Etablere fullelektronisk sakssystem og arkiv. Top Nødvendig versjonsoppgradering fra Mikromarc2 til Mikromarc3 7 6 Interaktive skjemaløsninger Top 50 0 Oppgradering av bibliotek-system Kul 25 0 Effektiv kommunal drift 8 Oppdatere kommunens Top 30 bredbåndsstrategi 0 Stabil og trygg saksbehandling 9 Fornye barnevernssystem Fam Effektiv skoledrift 10 Fornye lærer PC er Sko* årlig Effektivisere saksbehandling, bedre Innføre publikumsløsning for tilbud til innbyggere og næringsliv 11 eiendomsregisteret Are Effektivisere saksbehandling, bedre tilbud til innbyggere og næringsliv Installere bredbånd i idrettshaller 12 Innføre fagsystem for utleie av Kul idrettshaller Kriseberedskap 13 Aggregat til sentralt IT-utstyr IT Kul 310 over to år Stabil IT-drift 14 Bytte kabling i rådhuset IT Opprydding av avløp i spredt Innføre system for håndtering av Eie bebyggelse private avløpsanlegg Driftskostnader går av virksomhetens basisbudsjett hvis ikke annet er oppgitt /6