IKT-strategi for Hamar kommune Inkludert interkommunal del

Transkript

1 IKT-strategi for Hamar kommune Inkludert interkommunal del

2 Side 1 av 13 Innhold 1 Formål med IKT-strategien Prosess Status i dag IKT styringsgruppe Viktige IKT prosjekter IKT strategi knyttet opp mot lokale plandokument Kommuneplan for Hamar Hovedmål for Hamar Innledning felles IKT-strategi IKT-strategi knyttet opp mot nasjonale planer enorge Program for digital kompetanse Kunnskapsløftet Samspill Fremtidige perspektiver for IKT i kommunene Visjon og hovedmål for Visjon Hovedmål Strategier og forutsetninger for å nå IKT-målene Intern samordning av informasjon Ansvar og dokumentstruktur Ansvar og roller Dokumentstruktur Hvordan nå IKT -målene? Krav til prosjekter Gevinstrealisering Organisasjonsendring Tekniske krav Handlingsplaner Kilder... 12

3 Side 2 av 13 1 Formål med IKT-strategien Det skjer en rask utvikling av IKT og det ligger store forventinger om at IKT skal bidra til å endre kommunene i forhold til effektivitet, tilgjengelighet, service og kvalitet for å møte morgendagens utfordringer. Krav om ivaretakelse av rettsvern, etterrettelighet, rapportering og styring er også områder som stadig får mer fokus. En mindre synlig, men likevel viktig forventing, er at IKT skal bidra til vitalisering og utvikling av lokaldemokratiet. For å imøtekomme forventningene, er det nødvendig med en koordinert og planmessig utvikling. Samtidig er det en stor utfordring at den generelle digitale kompetansen ikke er høy nok til at IKT-utviklingen naturlig tas opp blant ansatte og befolkningen for øvrig. Istedenfor å fungere som et godt hjelpemiddel, oppleves utviklingen for store grupper som uforutsigbar, uoversiktlig og skremmende. Dette fører til frustrasjoner og usikkerhet. Utfordringer og løsninger er mange. Hamar kommune vil med dette beskrive hvilke strategier som vektlegges for å løse disse. IKT-strategien skal være fremtidsrettet og fremme kommunens rolle som samfunnsbygger. Målsettingen er en effektiv og selvstendig kommunesektor som ivaretar innbyggernes behov og det gode lokalsamfunn. Herunder ligger også bidrag til den demokratiske arena og brukerdialogen via nye møteplasser. 1.1 Prosess Arbeidet med IKT-strategien har foregått både lokalt i Hamar og interkommunalt med Stange og Løten. Det hele startet opp med felles oppstart for de tre kommunene. Det har vært gjennomført samlinger og det har vært arbeidsgrupper som har arbeidet konkret med visjon og strategi. Innspill har vært gitt av tillitsvalgte, styringsgruppe IKT og arbeidsgruppen lokalt med medlemmer fra ulike fagområder. 1.2 Status i dag IKT styringsgruppe I 2001 ble det opprettet en IKT-styringsgruppe som skal igangsette og følge opp prosjekter på grunnlag av IKT strategi og handlingsplan. IKT styringsgruppe består av to folkevalgte, rådmann, org pers sjef, en representant for de ansatte og IKTprosjektkoordinator som sekretær. IKT-styringsgruppe har egne investeringsmidler til å iverksette prosjektene. Disse blir bevilget gjennom økonomiplan. Hamar kommune har de siste årene bygd opp grunnmuren for å legge til rette for å ta i bruk IKT-løsninger til nytte for forvaltning, service og demokrati. Kommunen har investert i bredbånd til alle kommunens virksomheter og et stamnett mot nabokommunene Stange og Løten.

4 Side 3 av 13 I 2006 ble Hedmarken IKT et interkommunalt selskap for kommunene Hamar, Stange og Løten opprettet. Dette selskapet har ansvaret for den daglige driften av IKTløsningene i kommunene. Hedmarken IKT er en sterk og viktig samarbeidspartner for kommunene ut mot IKT-leverandører. Stordriftsfordeler ved å ha like løsninger gjør at kommunene ser fordeler av å ha lik IKT-strategi. Samarbeid gjør også at kommunene blir mindre sårbare og er en større aktør i markedet ved å stå sammen Viktige IKT prosjekter Hamar kommune var pilot på e-handel mot Markedsplassen og har siden 2002 vært en aktiv bruker av Markedsplassen. Kartportalen Hedmarkenkart.no er et felles samarbeid mellom kommunene Ringsaker, Hamar, Stange og Løten. Felles geodata løsninger og samarbeid på drift og rutiner er også en del av samarbeidsprosjektet. Tjenester på nett Hamar kommune er med i KS prosjektet Fra pilot til produksjon. Kommunen har flere tjenester på nett og mange av disse er integrert mot sak/arkiv system eller fagsystem. Tjenestene er også tilgjengelig via Min side. Hamar, Stange og Løten har investert i felles nytt økonomi, lønn og personalsystem. Løsningen legger bl.a. vekt på integrasjon mot forsystemer og gjenbruk av data. Redusert sårbarhet gjennom lik økonomimodell og tett samarbeid skal gjøre kommunene mindre sårbare. IKT i skolen er et interkommunalt prosjekt ledet av Hedmarken IKT. Læringsplattform, infrastruktur, kompetanseheving lærere, portal, fagsystem er hovedfokus. Åpen kildekode/fri programvare Kommunen har tatt i bruk åpen kildekode i Portal, hatt pilot på Linux på et par skoler og skolene bruker Open office i undervisning. Internettportalen er et samarbeide mellom kommunene i Hamar, Stange og Løten og kommunene har hatt stort nytte av samarbeidet gjennom gjenbruk av felles informasjon og redusert sårbarhet. Løsningen er basert på åpen kildekode. 2 IKT strategi knyttet opp mot lokale plandokument IKT-strategien skal bidra til at kommunen kan oppnå sine overordnede mål og visjoner. Strategien skal være fremtidsrettet og den skal bidra til å fremme kommunens rolle som samfunnsbygger. Målsettingen er en effektiv og selvstendig kommunesektor som ivaretar innbyggernes behov og det gode lokalsamfunn. Herunder ligger også bidrag til den demokratiske arena og brukerdialogen via nye møteplasser. Hamar kommune har egne strategier på ulike områder f. eks informasjon. Informasjonsstrategien er Hamar kommunens utrykk og holdninger til hvordan bl.a.

5 Side 4 av 13 organisasjonens egne ansatte skal kunne være informert om relevante forhold. IKTstrategien vil i en slik sammenheng være verktøy som muliggjør en slik praksis. 2.1 Kommuneplan for Hamar Hovedmål for Hamar Det er fem hovedmål for utviklingen av Hamar kommune. Av disse fem er det tre som IKT-strategien bidrar til å oppfylle. Dette gjelder målene: Hamar skal utvikle gode og varierte botilbud og et godt og effektivt tjenestetilbud Hamar skal tilrettelegge for utvikling og fornyelse i næringslivet Hamar skal utvikles til et senter for kompetanse I handlingsplan for vil Hamar kommune: Videreutvikle internettportalen Jobbe for konkrete mål gjennom egne strategidokumenter Utvikle fremtidsrettede tjenester basert på brukermedvirkning Følge opp og videreutvikle bredbåndsavtalen 3 Innledning felles IKT-strategi Informasjons- og kommunikasjonsteknologi får en stadig mer sentral plass i vårt samfunn. Daglige arbeidsoppgaver i en kommune, og samhandlingen mellom kommunen og omverden, blir i stadig større grad basert på bruk av IKT som hjelpemiddel. Dette for å gjøre prosesser og arbeidsoppgaver mer effektive og enklere for alle. Det ligger klare føringer fra sentrale myndigheter i dokumenter som ekommune 2009, enorge 2009 og kunnskapsløftet om hvordan det offentlige skal bruke IKT i fremtiden. Disse føringene ønsker våre tre kommuner å leve opp til. Figuren gir et bilde på hvordan vår IKT-strategi tar sikte på å favne både innbyggere, politikere og egne ansatte. Innbyggere e-demokrati e-service Politikere e-forvaltning Ansatte

6 Side 5 av 13 I tillegg er næringslivet og lag og foreninger, både frivillige og andre, viktige målgrupperinger for vår IKT-strategi. 4 IKT-strategi knyttet opp mot nasjonale planer De fulle versjonene av planene som gjengis her, finnes på nettstedene til den aktuelle utgiver. 4.1 enorge 2009 enorge 2009 har tre målområder: Enkeltmennesket i det digitale Norge Innovasjon og vekst i næringsliv En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor KS fulgte opp enorge planen med ekommune 2009 det digitale spranget. Denne inneholder 38 mål. Kommunene har litt ulik oppfyllingsgrad i forhold til denne pr i dag. Stortingsmelding et informasjonssamfunn for alle gir signaler om hva det på nasjonalt hold forventes av IKT og som er relevant for kommunene: IKT gir høgare produktivitet og auka velferd Alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet Ei døgnåpen elektronisk forvalting gir betre tjenester Eit godt personvern er ein føresetnad for informasjonsamfunnet Alle har ei rolle i å ivareta IKT-tryggleiken i samfunnet 4.2 Program for digital kompetanse Norske utdanningsinstitusjoner skal ha tilgang til infrastruktur og tjenester av høy kvalitet. Læringsarenaene skal ha teknisk utstyr og nettforbindelse med tilstrekkelig båndbredde. Utvikling og bruk av IKT i læringsarbeidet skal støttes av sikre og kostnadseffektive driftsløsninger Digital kompetanse skal stå sentralt i opplæringen på alle nivåer Det norske utdanningssystemet skal være blant de fremste i verden når det gjelder utvikling og pedagogisk utnyttelse av IKT i undervisning og læring IKT skal være et integrert hjelpemiddel for innovasjon og kvalitetsutvikling i norsk utdanning, basert på organisasjons- og arbeidsformer som fremmer læring og nyskaping 4.3 Kunnskapsløftet I kunnskapsløftet er grunnleggende ferdigheter i bruk av digitale verktøy sidestilt med å kunne uttrykke seg muntlig, å kunne lese, å kunne uttrykke seg skriftlig og å kunne regne.

7 Side 6 av 13 Grunnleggende ferdigheter i bruk av digitale verktøy er en forutsetning for å fungere i dagens samfunn. I dette ligger blant annet å hente frem, lagre, skape, presentere og utveksle informasjon. Evnen til å beherske digitale verktøy er viktig for å fungere i et samfunns- og arbeidsliv som blir stadig mer digitalisert. Mål for grunnleggende ferdigheter er integrert i læreplanene for alle fag på det enkelte fags premisser og på relevante nivåer. Som et minimum uttrykkes målene på 4., 7., 10. og 11. trinn. Arbeidet med å utvikle elevenes grunnleggende ferdigheter skal starte på 1. trinn. 4.4 Samspill 2007 Samspill Visjon: Helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid. Dette vil si at brukerens møte med tjenestene skal oppleves som helhetlige uavhengig av nivå. Strategiens 2 hovedsatsninger er å styrke informasjonsflyten innenfor sektoren, og å inkludere alle samarbeidende aktører sterkere i det elektroniske samarbeidet. Et kommuneprogram med seks kommunale fyrtårn skal bidra til en samordnet utvikling mellom kommunal helse- og sosialtjeneste og spesialisthelsetjenesten. 5 Fremtidige perspektiver for IKT i kommunene IKT i våre kommuner har de siste årene vært preget av felles tankegang om standardisering av teknisk plattform, kommunikasjonsløsninger og programvare for å oppnå en rasjonell og økonomisk fordelaktig driftssituasjon. Dette har vært viktig for å oppnå stabil drift og god tilgjengelighet for brukerne av systemene. I den perioden som dette strategidokumentet skal dekke, legger IKT strategien vekt på at man skal bygge opp under kommuneplanene og bidrar til at IKT er et sentralt verktøy for å oppnå de visjoner og mål som er stadfestet der. IKT-strategien skal: - Inkludere ulike brukergrupper som innbyggere, næringsliv, lag og foreninger, politikere, folkevalgte og kommunenes egne ansatte - Ha fokus både mot fornøyde brukere og rasjonell drift - Ha fokus på god tilgjengelighet av tjenester o Fysisk tilgang til tjenestene o Informasjon må være tilgjengelig i flere kanaler o Man skal kunne nyttiggjøre seg tilgjengelig informasjon IKT vil være et viktig verktøy for lokalsamfunnet gjennom at kommunene legger til rette for medvirkning og utvikling av lokaldemokratiet (e-demokrati). Kommunestyremøtene vil kunne bli publisert live med lyd og bilde. Videre kan politiske prosesser være mer tilgjengelige for innbyggerne gjennom diskusjonsforum,

8 Side 7 av 13 nettmøter, elektroniske spørreundersøkelser, evalg og nettbaserte høringsuttalelser (eforvaltning). Deltakelse fra innbyggerne gjennom høringssvar og innspill på kommunale saker og andre meninger og opplevelser, vil være mulig over internett. Alle kan få tilgang til enkle tilbakemeldingsverktøy, som samtidig ikke generer økt behov for saksbehandling. Kart på nett skal gi bl.a. svar på regulerings- og bebyggelsesplaner. Bruk av geodata vil øke og være en viktig informasjonskilde for næringsliv, innbyggere og tilreisende. Den døgnåpne kommunen vil være tilgjenglig via selvbetjening og tjenester på nett, på kommunenes nettsider (e-service). Både innbyggere og næringslivet skal enkelt finne det de trenger av informasjon og skjemaer. Via sikre innloggingsløsninger skal mulighet for preutfylling og innsyn i egen saksbehandling bli en mulighet. De ansatte i kommunene skal kun legge informasjon inn en gang for deretter å bli gjenbrukt i flere løsninger og av andre som trenger den samme informasjonen. IKTløsninger skal være et nyttig hjelpemiddel som gir svar raskt og enkelt. Digital kompetanse er nødvendig for å nyttiggjøre seg alle muligheten IKT- systemene gir. Fokus på IKT-sikkerhet og personvern vil øke ettersom integrasjon mellom systemer blir mer vanlig og kravet til innsyn via nettløsninger kommer. 6 Visjon og hovedmål for Kommunenes største enheter i kjernevirksomheten er skoler, barnehager og pleie og omsorg. Dette er enheter med mange ansatte, og som fortsetter å vokse samtidig som bruk av IKT i sterkt økende grad brukes som støtte i alt daglig virke. Det samme ser vi gjennom hele det kommunale apparatet; bruken av IKT hjelpemidler er i sterk vekst. Fra alle brukere av kommunale tjenester vil det i større grad være krav om å kunne samhandle med det kommunale apparatet via internett når de er hjemme. Det vil si at vi må legge til rette for at dette skal fungere 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, 365 dager i året. Alle skal gis muligheten til å delta i informasjonssamfunnet, og kommunene må legge til rette muligheter for å skaffe seg nødvendig digital kompetanse for alle til å delta. Utformingen av visjon og hovedmål har lagt vekt på at alle som, i stor eller liten grad, berøres av IKT, skal kjenne seg igjen. Alle skal få en følelse av at sitt eget behov er tatt hensyn til. 6.1 Visjon Hamar, Løten har en felles visjon for sin felles IKT-strategi: Sammen på nett, tilgjengelig, enkelt og effektivt

9 Side 8 av Hovedmål Det vil bli utarbeidet handlingsplaner på et mer detaljert nivå, delvis felles for kommunene, og delvis internt i hver kommune. Disse skal sørge for at man har oppfylt følgende hovedmål i løpet av strategiperioden: - Hovedmål for lokalsamfunnet (e-demokrati): o Skape muligheter for innsyn i kommunens organisasjon og aktiviteter o Skape enkel tilgang til informasjon om, og medvirkning i, det politiske arbeid og aktiviteter i kommunen o Gi mulighet for selvbetjente løsninger, som effektiviserer hverdagen både for innbyggerne og for kommunens ansatte o Bidra til enkel tilgang til informasjon om alt som skjer i kommunesamfunnet og tilrettelegge for enkelt vedlikehold av all informasjon o Bidra til at alle skal ha like muligheter til å delta i det digitale samfunnet - Hovedmål for den kommunale utvikling, forvaltning og tjenesteproduksjon (eservice): o Legge til rette for utvikling av kommunenes forvaltning og tjenesteproduksjon o Finne løsninger som muliggjør størst mulig grad av automatisering av manuelle arbeidsoppgaver o Fremme interkommunalt samarbeid gjennom effektive og felles IKT løsninger o Bidra til enkel og effektiv tilgang til nødvendig informasjon - Hovedmål for de ansatte, folkevalgte og andre interne brukere av kommunenes IKT systemer (e-forvaltning): o Ta i bruk gode løsninger og gjennom relevant opplæring, forenkle hverdagen og understøtte en effektiv utførelse av arbeidsoppgaver (styrke beslutningsgrunnlaget) o Skape trygghet mot misbruk av informasjon og legge til rette for sikkerhetsløsninger som hindrer utilsiktet og feil bruk o Legge til rette for mobilitet og tilgjengelighet i den enkeltes arbeidssituasjon 7 Strategier og forutsetninger for å nå IKT-målene Sikre full bredbåndsdekning til innbyggere og næringsliv Arbeide for å øke den digitale kompetansen Utvikle portalen (internettsidene) Sikre alle god tilgjengelighet til relevant informasjon Øke bevisstgjøringen om informasjonssikkerhet og personvern

10 Side 9 av 13 Videreutvikle interkommunalt samarbeid Ta i bruk mulighetene som teknologien gir Bedre samhandling og integrasjon mellom IKT-systemer Videreutvikle samarbeidet med Hedmarken IKT Frigjøre ressurser gjennom effektivisering ved bruk av IKT 8 Intern samordning av informasjon Hamar, Løten har et bredt samarbeid på IKT-området. Dette samarbeidet gir mange muligheter til samspill og samarbeid. IKT-løsninger og IKTarbeid skal bidra aktivt til at kommunene gis muligheter til å etablere felles løsninger av oppgaver og tjenester der de finner dette hensiktmessig. Det er kommunenes bestillere mot Hedmarken IKT, som er ansvarlige for å etablere felles informasjonskanaler og felles utarbeidelse av informasjon knyttet til IKT-strategi og IKT aktiviteter i det daglige virke. Relevant informasjon skal gjøres tilgjengelig for alle målgruppene for IKT strategien. 9 Ansvar og dokumentstruktur I kommuner og andre sammensatte organisasjoner er det viktig å vite hvor ansvaret for styrende dokumenter, slik som en IKT strategi, ligger. Dette dokumentet beskriver en felles IKT-strategi for Hamar, Løten og Stange kommuner. Dokumentasjon knyttet til denne strategien vil i noen tilfeller være avhengig av felles vedlikehold, der alle kommunene har et ansvar, men det vil også være tilfeller der vedlikehold er den enkelte kommunes ansvar alene. 9.1 Ansvar og roller IKT-strategien har blitt utarbeidet gjennom et prosjekt, initiert fra rådmenn gjennom kommunenes bestillere, til Hedmarken IKT. En ekstern ressurs har ledet prosessen for kommunene. Det er kommunenes bestillere som er ansvarlige for forankring av IKT-strategien i de kommunale organisasjonene. De er også ansvarlige for at hver kommune internt og mellom hverandre følger opp intensjonene som er meislet ned i IKT-strategien. De vil være ansvarlige for regelmessig gjennomgang og revisjon av innholdet. Dette anbefaler vi at gjøres slik: - Frekvens for gjennomgang og revisjon er minimum en gang årlig, ved oppstart av nytt kalenderår - Gjennomgang og revisjon må i tillegg skje hver gang en hendelse som ikke er i tråd med den vedtatte IKT-strategien oppstår, eller planlegges å oppstå,

11 Side 10 av 13 Kommunenes bestillere og Hedmarken IKT er ansvarlige for å etablere handlingsplaner for å gjennomføre tiltak som bygger opp under intensjonene i IKT strategien. De er også ansvarlig for at handlingsplanene blir oppdatert og gjennomført gjennom: - Løpende oppfølging - Rapportering av status minst hvert kvartal - Revidering av planer i henhold til vedtak - Å begrunne avvik og foreslå tiltak for å minimere negative effekter av avvik 9.2 Dokumentstruktur Det er lagt opp til en dokumentstruktur som både skal dekke behovet for felles, interkommunal dokumentasjon og det egne, interne behovet i hver kommune. Figuren under illustrerer hvordan dette dokumenthierarkiet er bygget opp. Egen innledning Hamar Egen innledning Løten Egen innledning Stange Felles IKT strategi Overordnete interkommunale prioriteringer Handlingsplaner Handlingsplaner Løten Løten Handlingsplaner Handlingsplaner Hamar Hamar Handlingsplaner Handlingsplaner Stange Stange 10 Hvordan nå IKT -målene? Hvordan skal Hamar kommune alene eller i samarbeid med Stange og Løten kommuner nå målene i IKT-strategien? Det finnes flere alternativer og det er her kommunene i samarbeidet kan ha ulike løsninger for å nå målene. Ulike strategier kan skyldes organisatoriske ulikheter, økonomi, lokale politiske retningslinjer mv. Hamar kommune vektlegger følgende punkter: Omdømme Bedre service

12 Side 11 av 13 Høyere tilgjengelighet Raskere saksbehandling 10.1 Krav til prosjekter IKT-prosjekter som iverksettes skal på forhånd ha kartlagt prosjektets målsettinger og ha prosjektdirektiv som er basert på kommunens mal for prosjekter. Særlig viktig ved IKT prosjekter i tillegg til kostnader, er gevinstrealisering, organisasjonsendringer og teknologiske krav. Det har vært store endringer i IKT-prosjekter fra å være teknologiorienterte til å ha fokus på prosess og organisasjon. Dette medfører endring i sammensetting av prosjektdeltakere og involvering av ledelsen og ansatte Gevinstrealisering Det er flere typer gevinster som kan oppnås ved å ta i bruk IKT-løsninger, Hamar kommune kan vise til følgende: Bedre kvalitet på tjenestetilbudet Frigjøring av tid til tjenesteproduksjon En enklere hverdag for kommunens medarbeidere Direkte innsparing i kroner Det må utarbeides en plan for gevinstrealisering og den bør inneholde en beskrivelse av hvilke gevinster som skal tas ut, hvilke beslutninger og tiltak som kreves for å ta ut gevinstene og når gevinstene skal tas ut. Ansvarlig for å ta ut gevinstene skal være tydeliggjort i planen Organisasjonsendring Arbeidsoppgaver som bortfaller Nye arbeidsoppgaver eks systemansvarlig, daglig drift etter prosjektet er avsluttet Rutineendringer Tekniske krav Hedmarken IKT må være involvert i utarbeidelse av kravspesifikasjon og være med på vurdering av innkomne tilbud i forhold til tekniske krav til løsninger og hvilke konsekvenser dette kan ha. Krav til integrasjon, standardisering, teknisk dokumentasjon er eksempler på noe av dette. 11 Handlingsplaner For hele strategiperioden skal det utarbeides overordnete interkommunale prioriteringer og handlingsplaner for å gjennomføre og koordinere aktiviteter som bygger opp under IKT strategien. Se figur på side 10 som viser hvordan dokumenthierarkiet knyttet til IKT strategien er bygget opp.

13 Side 12 av 13 Handlingsplanene vil både kunne gjelde alle kommunene, eller kun for en av kommunene, eller også kun gjelde for Hedmarken IKT. Oppbygging av prosjekter som blir beskrevet i handlingsplanen vil inneholde: Delmål Resultatmål Tiltak Ansvar Tidsaspekt Kostnad 12 Kilder enorge 2009 det digitale spranget - regjeringen.no Stortingsmelding 17-kortversjon2.pdf Program_for_digital_kompetanse.pdf Kunnskapsløftet Samspill 2007 e-kommune 2009 Kommuneplan for Hamar Hamar kommune