Tre år med Viva IKS. Fra rust til robot. Tre år med Viva IKS 1

Transkript

1 Tre år med Viva IKS Fra rust til robot Tre år med Viva IKS 1

2 0 5 Fra rust til robot

3 Innhold Tidslinje 4 Tre år med Viva IKS Innledning 7 Et ønske om samarbeid 9 Den store flyttesjauen 11 Jobbet seg ett skritt foran 11 En tydelig bestiller 12 Utnyttelse av stordriftsfordeler 13 På vei mot å innhente etterslepet 13 Kommunesammenslåing skaper utsikkerhet 17 Viva konferansen Veien videre 19 Tre år med Viva IKS 3

4 Vår historie Prinsipprapport om samarbeid mellom alle GVDkommunene + vannverket Egen juridisk enhet Budsjett og regnskapsansvar Logo og hjemmeside 2013 Nov 2014 Jan 2015 Feb Juli 2014 Jan 2015 Feb 2015 Kinei-rapport utredning av samarbeid Lier, Hurum og Røyken Samlokalisering i Vebjørns vei i Lier Første fakturaer med Viva sendt ut til kunder Ny daglig leder 4 Tre år med Viva IKS

5 Omorganisering og tydeliggjøring av ansvar, roller og myndighet i hele Viva Hovedplaner vedtatt i alle tre kommuner Vivakonferansen 2017 Nettportal for innmelding av feil lanseres Juni 2016 Juni 2017 Juni 2017 Nov 2017 Mars 2016 Jan 2017 Juni 2017 Nov 2017 Røyken og Hurum kommuner besluttes sammenslått, med Asker kommune Min Eiendom lanseres. Gjør det bl.a. mulig å følge vannforbruket Viva er med å utvikle, og er blant de første i i Norge til å rulle ut, nyutviklet system for utskifting av vannmålere Kinei-rapport anbefaler at Viva leverer VA-tjenester til Nye Asker kommune Tre år med Viva IKS 5

6 6 Tre år med Viva IKS

7 Dette er historien om tre kommuner som sammen starter et interkommunalt selskap for å løse vei-, vann- og avløpsoppgaver. Det er historien om hvordan de sammen har begynt å innhente etterslepet og ruste seg for fremtidens utfordringer. Det er også en historie om reorganisering, nytenkning og en en veihøvel fra 70-tallet. Tre år med Viva IKS 7

8 To år senere børster Lier, Røyken og Hurum støvet av planene og bestemmer seg for å gå videre med å utrede mulighetene for et tettere samarbeid på vei, vann-og avløpsfeltet. 8 Tre år med Viva IKS

9 Året er Den noenogførti år gamle rustne veihøvelen forsøker så godt den kan å gjøre jobben på de lokale veiene. Fem kommunaltekniske stillinger står ubesatt. Et par av kommunene mangler hovedplaner, utstyr og kompetanse. Etterslepet er det ingen som har full oversikt over, annet enn at det er enormt. Dette er historien om veien frem til opprettelsen av Vestviken interkommunale vei, vann-og avløpsselskap (Viva) og om de første tre årene i drift. I løpet av disse tre årene har Viva utviklet en robust og attraktiv organisasjon med en tydelig eierstyring og innovativ drift. Fakta: I 2013 blir det bestemt at en selskapsavtale skal inngås ved etableringen av Vestviken interkommunale vei, vann-og avløpsselskap (Viva IKS) som legger rammene for eierstyringen av selskapet. Et ønske om samarbeid Tilbake i 2011 ser de ni medlemskommunene i Godt Vann Drammensregionen (GVD) på muligheter for tettere interkommunalt samarbeid innenfor vann og avløp. Men planene om et stort samarbeid mellom GVD-kommunene havarerer. To år senere børster Lier, Røyken og Hurum støvet av planene og bestemmer seg for å gå videre med å utrede mulighetene. En Kinei-rapport fra 2013 anbefaler å etablere et interkommunalt selskap organisert som IKS, som overtar alle oppgaver. Om selskapet også bør overta eierskapet for vann-og avløpsinfrastrukturen (VA) og dermed overta totalansvaret for tjenestene, bør vurderes nøye i den videre planleggingsfasen. Rapporten anbefaler videre å separere ut et eventuelt samarbeid om myndighetsoppgaver på forurensning og vassdragsområdet i et eget prosjekt, uavhengig av samarbeid på VA- og veiområdet. De tre kommunene går videre med planene, og vedtar i september 2013 å starte et etableringsprosjekt med planlegging og utredning. Hovedbegrunnelsen for oppstart av samarbeid er de store utfordringene som spesielt VAsektoren står overfor, som vil kreve betydelig kompetanse. En større og mer profesjonell virksomhet har bedre mulighet til å løse fremtidsutfordringene enn kommunene kan hver for seg. Spesielt Røyken og Hurum leter etter andre løsninger som kan gi dem et større fagmiljø og større grad av profesjonalisering i de tekniske tjenestene. Rammene for samarbeidet blir lagt. Det blir bestemt at en selskapsavtale skal inngås ved etableringen av Vestviken interkommunale vei, vann-og avløpsselskap (Viva) som legger rammene for eierstyringen av selskapet. Det øverste organet i Tre år med Viva IKS 9

10 10 Tre år med Viva IKS

11 Viva skal være representantskapet, som igjen skal velge et styre. Videre blir det besluttet at det skal inngås en forvaltningsavtale mellom den enkelte kommune og Viva, som legger rammene for den enkelte kommunes eierstyring av egen infrastruktur. Den store flyttesjauen En klar, men kjølig julidag i 2014 ble Vestviken interkommunale vei, vann- og avløpsselskap opprettet som en egen juridisk enhet. Tidligere rådmann i Hurum, Gudmund Notøy, tidligere rådmann i Øvre Eiker, Øyvind Hvidsten og Vidar Gustavsen, tidligere leder for Anlegg og eiendom i Lier kommune er de første tre ansatte. De får den store og krevende oppgaven med å bygge opp organisasjonen. Nye lokaler, regnskapssystem, lønnstjeneste, og andre innkjøp blir lagt ut på anbud. Lønnsnivået mellom de tre eierkommunene må jevnes ut og organisasjonen skal bygges, samtidig som driften av vei, vann og avløp ute i de tre kommunene går som normalt. Det var hektiske dager og press for å komme i mål, men samtidig en stor entusiasme rundt etableringen av Viva. I november 2014 flytter Viva inn på Vitbank i Lier og rundt 60 ansatte blir overflyttet fra eierkommunene omlag 40 av dem ute i drift og 20 på kontor. En av Vivas første store utfordringer er å få sendt ut faktura til de kundene i begynnelsen av året Det er kritisk å lykkes. Tre ulike kundesystemer må omdefineres inn i ett felles system, og alle som har e-faktura og avtalegiro, må konverteres. I januar 2015 får innbyggerne i Lier, Røyken og Hurum sin første faktura fra Viva i posten eller i nettbanken. Jobbet seg ett skritt foran Knappe tre år etter har Viva tatt sjumilssteg fra en skjør nystartet virksomhet hvis største utfordring var å få sendt ut fakturaer, til en attraktiv, innovativ og fokusert organisasjon som deltar i forskning og utvikling og som tar i bruk ny teknologi, men som samtidig holder fokuset på kjerneoppgavene vei, vann og avløp. Tilbake i 2015 fant det nyetablerte selskapet raskt frem til sine verdier og har bygget på disse i alt virke; samspill, kvalitet og gjennomføringskraft. Visjonen ett skritt foran, har også vært førende i arbeidet med å ruste Viva for fremtidens utfordringer, nemlig befolkningsvekst, klimaendringer og digitalisering. Tre år etter at de ansatte flyttet sammen, har Lier, Røyken og Hurum blitt de første kommunene i Norge til å bruke totalentreprise på VA-prosjekter. Kommunene har fått oversikt over etterslepet, Tre år med Viva IKS 11

12 de har fått på plass hovedplaner og har nå et langsiktig perspektiv på investeringer. Innbyggerne har fått profesjonell og tilgjengelig kundeservice og gode digitale tjenester. Tre år etter oppstarten fjernovervåkes pumpe- og målestasjonene og arbeidsoppgavene til driftspersonellet kommer inn digitalt. Viva blir i 2017 blant de første i Norge til å ta i bruk et nyutviklet tids- og kostnadsbesparende system for utskifting av vannmålere et system Viva også har vært med på utviklingen av. En tydelig bestiller På veien fra storinnrykket i Vebjørns vei til den robuste organisasjonen vi møter i dag, har Viva også blitt satt på prøve. Lokalpressen fulgte naturlig nok Viva med argusøyne, og det vakte oppsikt da det fra politisk hold ble besluttet ikke å lyse ut stillingen som daglig leder eksternt. Vivas første daglige leder, Gudmund Notøy, ble ansatt av representantskapet. Han kom som nevnt fra stillingen som rådmann i Hurum kommune. Da Notøy valgte å trekke seg med umiddelbar virkning ett år etterpå ble stillingen lyst ut eksternt. Arne Johan Grimsbo fikk jobben som daglig leder. Han har blant annet bakgrunn fra byggebransjen og Forsvaret med sitt tyngdepunkt innenfor ledelse, strategi og forretnings-utvikling. Grimsbo tilførte Viva en ny og mer kommersiell måte å lede og organisere selskapet på. I 2016 ble organisasjonen ytterligere profesjonalisert og styrket kompetansemesssig. Internt ble Viva omorganisert for å avklare ansvarsforholdene tydeligere og legge til rette for effektiv drift. Ansvarsfordelingen, rollefordelingen og samhandlingen mellom Viva og eierkommunene ble tydeligere. Eksternt klargjør Grimsbo og hans lederteam Vivas rolle og definerte bestiller-og utførerrelasjonen til kommunene. Dette munner ut i samhandlingsrutiner mellom eierkommunene og Viva som er vesentlig for hvordan Viva og eierne jobber sammen. Hovedhensikten er: God samhandling både for kommunene og for Viva. Mest mulige lik samhandling med de respektive kommunene og best mulig opplevelse for innbyggerne. I tillegg er rollefordeling av samhandling definert og beskrevet. Rutinene er utviklet for alle grensesnitt med kommunene og sikrer forutsigbar og demokratisk styring av Vivas tjenester. Før opprettelse av Viva var fagkompetansen på infrastruktur organisert i kommunene uten formelle rutiner som fremmet samspill for ulike områder. Nå er rutiner på plass og skal videreutvikles i innovasjon gjennom samspill. 12 Tre år med Viva IKS

13 Utnyttelse av stordriftsfordeler For å kunne utnytte stordriftsfordelene fullt ut når tre kommuner skal betjenes av én organisasjon, er det nødvendig å organisere ressurser og økonomi annerledes enn før. Det blir bygget en økonomimodell hvor mennesker (arbeidstid) og maskiner/utstyr ble kostnadsført i den kommunen og på den tjenesten (vei, vann og avløp) hvor det konkrete arbeidet faktisk ble utført. Dette blir løst ved å etablere digitale arbeidsordre med registrering av arbeidstid på app med smarttelefon, og opprettelse av et felles maskinsenter der bruk av maskiner og utstyr blir belastet kommune/tjeneste på bakgrunn av tidsregistrert bruk på den enkelte arbeidsordre. Dette styrker Viva som en profesjonell aktør og gir bedre tjenester til innbyggerne. I starten av 2016 varsler Viva om at den økonomiske veirammen for Hurum og Røyken er for liten for å kunne drifte vei på en forsvarlig måte. Det som skjer deretter er at en saksbehandler i Røyken kommune i saksfremlegget skriver at Viva er uten økonomisk kontroll. Dette blir fanget opp av Røyken og Hurums Avis før saken kom på politikernes bord. På eget initiativ tar ledelsen i Viva dette direkte opp med rådmannen. Viva får ryddet opp i gammelt etterslep og politikerne bevilger mer til vei. Slik blir veirammesaken illustrerende for hva Viva har tilført eierkommunene av planmessighet og profesjonalitet. Episoden viser også det faktum at opprydding og tydelighet smerter for dem som må endre praksis. På vei mot å innhente etterslepet Det muligens største løftet for eierne av Viva, har vært å få på plass hovedplaner i alle de tre kommunene. Viva har som et første skritt på veien systematisert og kartlagte behov og etterslep. For første gang har kommunene full oversikt over etterslepet i infrastrukturen. Det er satt opp konkrete investeringsplaner som skal innhente etterslepet. I motsetning til drift i små enkeltkommuner, har Viva hatt muligheten til å tenke langsiktig og planmessig. Maskinparken er en god illustrasjon på dette. Her har Viva hatt evne og styrke til å fornye og optimalisere maskinparken. Selskapet har laget et investeringsbudsjett basert på behov og med et fast årlig budsjett. Slik blir det en planmessighet i arbeidet og i 2016 kjørte den rustne veihøvelen fra 70-tallet sin siste tur. Viva har gjennom de tre årene med drift gått til innkjøp av nye kjøretøy. Maskinparken har vært gjenstand for kontinuerlig utskiftning og utnyttes i dag effektivt og helhetlig i alle de tre kommunene. I tillegg Tre år med Viva IKS 13

14 21. juni 2016 kommer nyheten: Hurum og Røyken skal slås sammen med Asker kommune. Viva har kommet seg ut av startgropen, har fått en velfungerende ledelse og gode fagfolk. Dette bidrar til ny giv og selskapet er i ferd med å skyte fart. 14 Tre år med Viva IKS

15 har Viva også etablert vaktlag med bred kompetanse som ivaretar henvendelser fra innbyggere og rykker ut ved hendelser døgnet rundt. I bunn og grunn har etableringen av Viva handlet om å bygge opp et høykompetent fagmiljø, som har drevet frem nye måter å løse oppgavene på. Ny teknologi er utviklet og tatt i bruk. Blant annet har Viva i større grad tatt i bruk såkalte no-dig-metoder på prosjekter som betyr at man slipper å grave for å utføre arbeider på rørnettet. Fakta: I en ansattundersøkelse gjennomført i starten av 2017, kom det frem at hele 82 prosent av de ansatte vil anbefale en venn å søke jobb i Viva. Måten de ansatte har blitt organisert på i en større virksomhet har gjort at fagfolk ikke har blitt spist opp av daglige oppgaver og brannslukking, men har fått mulighet til å jobbe systematisk, planmessig og innovativt. Ansatte i dagens Viva forteller om episoder i tiden før etableringen av IKS-et som illustrerer dette; som når en kommunalteknisk leder ikke kunne delta på befaring eller møte fordi vedkommende hadde brannvakt. Med dagens organisering er roller og ansvar fordelt slik at drift kan jobbe langsiktig og systematisk. Slik blir etterslepet gradvis mindre og innbyggerne får bedre tjenester til lavere pris. Med interkommunalt samarbeid får kommunene klare stordriftsfordeler. Gjennom IKS-et har for eksempel kommunene fått et felles kvalitetssystem, noe alle tre kommunene tidligere ikke hadde. Ser man på innbyggertall opp mot høykompetente ansatte, fikk Lier etter samarbeidet tilgang på dobbelt så mye kompetanse som før etableringen og Hurum omtrent ti ganger så mye kompetanse. Det var ifølge flere ansatte først da man samlokaliserte at det begynte å vokse frem et vi på tvers av kommunegrenser. Gradvis har Viva blitt enheten de ansatte føler størst tilhørighet til. I en ansattundersøkelse gjennomført i starten av 2017, kom det frem at hele 82 prosent av de ansatte vil anbefale en venn å søke jobb i Viva. Blant dem som svarte nei på dette spørsmålet, oppgir nesten samtlige kommunesammenslåing som grunn. Noe av grunnen til dette kan komme av den korte avstanden mellom ansatte og ledelsen, og en åpen dør -kultur de ansatte uttrykker at de setter pris på og føler er hensiktsmessig i det daglige virke. De ansatte som kommer fra etatsstrukturen i de tre kommunene, spesielt de som jobber inne på kontor, opplever at en av de største fordelene med å være samlet i et IKS, er de kortere beslutningsveiene og deling av erfaring og kompetanse. Viva er en liten og fleksibel virksomhet som kan snu seg kjapt, endre og forbedre beslutningslinjer, optimalisere driften og ta tak der skoen trykker. Tre år med Viva IKS 15

16 16 Tre år med Viva IKS

17 Kommunesammenslåing skaper utsikkerhet Våren 2016 har Viva kommet seg ut av startgropen og har fått en velfungerende ledelse og gode fagfolk på plass. Dette bidrar til ny giv og selskapet er i ferd med å skyte fart. Så, 21. juni 2016 kommer nyheten: Hurum og Røyken skal slås sammen med Asker kommune. Diskusjonen om hensiktsmessigheten med en IKS-modellen er på trappene. En ringerunde Viva selv igangsetter til politikere i starten av 2017 viser at politikerne jevnt over er fornøyde med måten Viva løser oppgavene sine på. Folkevalgte fra ulike partier sier at selskapet har: Utviklet seg svært positivt etter at den nye ledergruppen kom på plass. Vi står bedre rustet med et IKS. Vi har en mye bedre tjeneste i dag enn tidligere: proffe folk og kompetanse. Det klarer man ikke like godt selv i en liten kommune. Jeg får god informasjon og de utfører tjenester hver dag. Jeg har stor tillitt til Viva både som politiker og innbygger. Samtidig sier politikerne fra nesten samtlige partier, inkludert Høyre, i samme undersøkelse at de ønsker seg mer innflytelse og større grad av kontroll med sakene. Mange etterlyser hyppigere rapportering og bedre belysning av saker. Nyheten om at Røyken og Hurum går sammen med Asker for å danne Nye Asker kommune, setter dagsordenen for politikere og administrasjonen i de tre kommunene. At Liers politikerne samtidig er tydelige på at Lier kommune skal bestå som egen kommune, innebærer at Vivas fremtid er usikker. De daglige oppgavene utføres som tidligere, men langtidsplanlegging og strategiske avklaringer viser seg vanskelig å få til. Den aller største utfordringen er den usikkerheten som har spredt seg blant selskapets medarbeidere. Viva-ledelsen har således brukt tid og ressurser på å informere internt i forsøk på å beholde viktig kompetanse og sørge for at planleggingsoppgavene blir ivaretatt. Viva-ledelsen har også bidratt med innspill til de administrative utredningen og den politiske diskusjonen om fremtidig organisering av vei, vann- og avløpsvirksomheten i nye Asker kommune og i dagens og fremtidens Lier kommune. Viva har viet fremtidens utfordringer mye oppmerksomhet. Spesielt vil klimaendringer påføre kommunene Tre år med Viva IKS 17

18 Enden på historien er ennå ikke skrevet. Uansett utfall av organiseringen av Nye Asker og Liers valg, har Viva effektivisert driften, økt kvaliteten på tjenestene og satt kommunene Lier, Røyken og Hurum bedre i stand til å løse dagens og morgendagens utfordringer. 18 Tre år med Viva IKS

19 store utfordringer innenfor sektoren, og som vil kreve dedikerte, effektive og robuste løsninger. Viva har formidlet at trenden i andre land går i retning av å organisere kommunaltekniske tjenester i større enheter og i selskaper som leverer inn til kommunene. I Danmark blir nå vann-og avløpsinfrastrukturen organisert i AS-er. I følge rapporten Vi forsyner Danmark. Visjoner for forsyningssektoren (mars 2017) har reguleringen bidratt til omfattende reduksjon av kostnadene, anslått til ca. to milliarder danske kroner siden Det antas at gjenstående effektiviseringspotensial er på ca. 100 millioner danske kroner. I Nederland er også vann og avløp og annen kommunalteknisk drift og utvikling etablert i større enheter med tilsvarende effekt. Fakta: I juni 2017 arrangerer Viva den aller første Vivakonferansen. Over 100 deltakere fra fagmiljøet fra hele landet deltar. Viva konferansen 2017 I juni 2017 arrangerer Viva den aller første Viva-konferansen. Over 100 deltakere fra fagmiljøet fra hele landet deltar på arrangementet på Slemmestad. Blant budskapene fra blant andre Norsk Vann er behovet for profesjonalisering i vann og avløpsbransjen. Dette for å møte morgendagens utfordringer, og ikke minst for å utnytte potensialet som ligger i vann og avløpsteknologi som eksportvare for ulike virksomheter og for Norge som nasjon i tida etter oljen. I november 2017 kommer en rapport bestilt av Nye Asker kommune som ser på organisasjonsform for vei, vann og avløp (Kinei: Vurdering av modeller for organisering av kommunaltekniske tjenester i Nye Asker kommuner). Rapporten konkluderer med en anbefaling om å beholde Viva i Nye Asker kommune som leverandør av vann og avløps-tjenester. Veien videre Etter tre års drift har Viva kommet ut av startgropa og har utviklet seg til en robust, fremoverlent organisasjon med attraktive arbeidsplasser. Viva opererer som en profesjonell utfører på vegne av de tre eierkommunene. Viva har kraft og kompetanse til å hjelpe kommunene til å møte krevende utfordringer som følge av en antatt stor tilflytting, 15 prosent mer nedbør og stadig høyere forventninger til effektivitet og kundetjenester. Enden på historien er ennå ikke skrevet. Uansett utfall av organiseringen av Nye Asker og Liers valg, har Viva effektivisert driften, økt kvaliteten på tjenestene og satt kommunene Lier, Røyken og Hurum bedre i stand til å løse dagens og morgendagens utfordringer. Tre år med Viva IKS 19

20 20 Tre år med Viva IKS

21 Selskapets nyansatte, roboten Vivar Vannlås viser hvordan vi bruker innovasjon og tar i bruk ny teknologi for å ta drift, kundebehandling og planlegging et skritt videre. I tillegg setter Viva dagsorden og har etablert innovasjonsforumet «ett skritt foran». Hensikten er å bygge og videreutvikle en innovasjonskultur, fremme kollektiv bevissthet om hvor viktig innovasjon er for selskapet og bransjen, samt å redusere silotekning og finne eksterne samarbeidspartnere. Fakta om fjordbyen: Samtidig planlegges et av Norges største utviklingsprosjekter i Vivas område, nemlig Fjordbyen langs indre Drammensfjord. I følge Drammen24 ligger det 10 milliarder i potensielle investeringer bare i infrastruktur når det skal bygges nytt sykehus, forskning- og innovasjonsklynger og opp til boliger noen av dem muligens på vannet. Planene byr på store utfordringer for spesielt Lier kommune, men også et enormt potensiale. Viva ruster seg nå for å kunne bidra med kompetanse og relevant erfaring inn i disse prosjektene. Lier, Røyken og Hurum har tatt mange store forbedringsskritt innenfor vei, vann og avløp på kort tid. Visjonen om å være et skritt foran har fått innhold. Kunstig intelligens er ett virkemiddel. Kompetente og engasjerte medarbeidere er et annet medarbeidere som uansett vær og føre er på plass og bidrar til at våre innbyggere har drikkevann i springen, blir kvitt sitt avløpsvann og kommer frem på veiene i vårt nærområde. Og ikke lenger kjører det rustholker på veiene. Tre år med Viva IKS 21

22 22 Tre år med Viva IKS

23 Tre år med Viva IKS 23

24 Viva bidrar til at du har drikkevann i springen, blir kvitt ditt avløpsvann og at du kommer frem på veiene i ditt nærområde. Vei og vann, klart vi kan! 24 Tre år med Viva IKS