ORIENTERING NORSK VANN KRISTIANSAND 01. SEPT. 2015

Transkript

1 ORIENTERING NORSK VANN KRISTIANSAND 01. SEPT. 2015

2 Organisasjonskart IKS Representantskapet Kommunikasjonsansvarl HR- ansvarlig Siv Anett Enerud Leder er og prosjektering Asbjørn Unhjem (8) Fagteam investeringsprosjekter Fagteam prosjektering Styret Daglig leder Gudmund Wasmuth Notøy Leder Drift Kristine Iversby (51) Drift VA Lier Drift vei Lier Drift vei/va Røyken Økonomiansvarlig Regnskap/fakturering Merkantil Øyvind Hvidsten (7) Leder Plan og forvaltning Vidar Gustavsen (13) Fagteam planlegging Fagteam forvaltning Fagteam saksbehandling Drift vei/va Hurum Drift verksted

3 GEOGRAFISK ANSVARSOMRÅDE FOR IKS Tittel på presentasjon 3

4 DRIFTSVOLUM I Samlet antall km kommunal vei som skal driftes og vedlikeholdes er 314 km Samlet antall km kommunal gang- og sykkelveier som skal driftes og vedlikeholdes er 96 km Samlet antall km som skal brøytes er 430 km Samlet antall veilyspunkter som skal vedlikeholdes utgjør Antall km distribusjonsnett på vannforsyningen er 450 km. Antall km avløpsnett (spillvann + overvann) utgjør 705 km. Antall pumpestasjoner er 111. Antall kommunale renseanlegg er innbyggere er knyttet til s anlegg. Det utgjør en tilknytningsprosent på 86% Til sammen 87 ansatte i selskapet 51 lokalisert på driftsstasjonene i Lie, Røyken og Hurum 36 lokalisert på Vitbank med ansvar for administrasjon, plan/forvaltning, prosjekt og drift Skal betjene til sammen innbyggere Skal betjene til sammen kunder/abonnenter, samarbeidspartnere, entreprenører, utbyggere. ORIENTERING 4

5 SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å utføre offentlige tjenester for sine eiere innenfor vei, vann og avløp. Eierkommunene forplikter seg til å kjøpe tjenester som omfattes av denne avtalen fra selskapet Selskapet skal forvalte kommunaltekniske anlegg for vei, vann og avløp i deltakerkommunene, og har ansvaret for alle oppgaver knyttet til forvaltning, planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av offentlige vann- og avløpsanlegg i eierkommunene. ORIENTERING 5

6 EIERNES MÅLSTTINGER MED Samordnings- og etableringsfasen Fordeling av kapasitet Effektivisering Stordriftsfordeler Planlegging og driftssikkerhet Kompetansebygging Kvalitetsstyring Miljø Innbyggere og abonnenter Beredskap Kartlegging av infrastruktur Vurdering av infrastruktur ORIENTERING 6

7 S FORVALTNINGSANSVAR På vegne av kommunen har ansvaret for forvaltning av vei-, vann- og avløpsinfrastrukturen. Dette omfatter følgende ansvarsområder: Planleggingsansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til planlegging og utarbeidelse av planforslag for vei-, vann- og avløpsinfrastrukturen. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om planlegging gitt i denne avtalen. Investerings/rehabiliteringsansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter på vei-, vann- og avløpsinfrastrukturen. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om investering gitt i denne avtalen. Drifts- og vedlikeholdsansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til drift- og vedlikehold av vei-, vann og avløpsinfrastrukturen. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om drift- og vedlikehold gitt i denne avtalen. Rådgivnings-, arkiv- og saksbehandlingsansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til rådgivning og saksbehandling for vei-, vann- og avløpsinfrastrukturen. Ansvaret omfatter også arkivføring for de aktuelle områdene. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om rådgivning og saksbehandling gitt i denne avtalen. Budsjett-, regnskaps- og rapporteringsansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til budsjettering, regnskapsføring og rapportering for vei-, vann- og avløpsinfrastrukturen. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om budsjett- og regnskap gitt i denne avtalen. Kunde- og publikumskontaktansvar skal overfor og på vegne av kommunen utføre alle oppgaver knyttet til kundekontakt, herunder kontakt med innbyggere, abonnenter og andre eksterne aktører, for vei-, vann og avløpsinfrastrukturen. Oppgavene skal utføres i henhold til bestemmelsene om kunde- og publikumskontakt gitt i denne avtalen. ORIENTERING 7

8 - overordnet systemkart Kvalitetslosen / Risk manager (Kvalitetssystem) Ny Videreføring FDV Overvåking Citect (renseanlegg, pumpestasjoner) JR Automasjon (vannhøyde) Varsling (Røyken ) JR Aut. (Alarm) Oppdrag/prosjekt Oppdrag/prosjekt (Reg. og oppfølging) MS Project Prognose verktøy Ansatt (Ajourhold) Timer (Reg. av timer) VISMA / Økonomi Lønn (Nedre Eiker) Reiser DVpro (Aktivitet /ressurs) Rapporterin g Funksjonskontrakt Kostra IVA IKS Excepto (Kumlokk) Safeview (anlegg) ViaTrack (GPS i kjøretøy) UMS (sms, tale, tekst) GEMINI (kartsystem vannledningsnett) Rosy (grunnkart veier) NVDB (grunnkart veier) ISY Windmap (kart) «Vingis» (kart) Kart Henvendelser (motta, klassifisere, formidle) Kommune 24-7 Viascan Måleravlesning Meld Info- fra land Knutepunkt Dialog Komtek Matrikkel synk Fakturere gebyrer? BuzFact (Fakt/vedlikehold) BuzSys (HR, kurs, sertifikat) Texa (Diagnose) Verkste d Folke- register Abonnements- register Avregne gebyrer Tol.data (kjøretøy) Saksbehandling (Vurdere Ephorte eller ESAK) Ephorte (Arkivsystem) Kunde - register Faktura- grunnlag Uttak materiell Inngående Fakturaer Leverandører E- faktura, Avtalegiro, utskrift Fakturering E- ordre (innkjøp Elma ) (innkjøp) Mercell (anskaffelse) Innbet. OCR Kunde- reskontro Regnskap Remit- tering Inn- fordring Budsjett Økonomi rapport Leverandø r- reskontro Inng. purring BRA arkiv (Oppslag gml. Byggesaker)) Internett - iks.no Info sider Dialog Appli. Link web- adr Intern kommunikasjon Intranett rom Samhandlingsrom

9 - overordnet prosesskart Kommune planer Eier styring Offentlige lover og regler strategi budsjett policies ramme- verk Kunde avtaler GVD (godt vann..) HMS /HR Kvalitet Kommuneplaner - planer Hendelser Planlegge og forvalte Forvaltning (..av kommunenes infrastruktur innen vei, vann og avløp) Utvikle/ bygge Vedlikeholde / rehabilitere Drifte Ivaretatt kommunens forpliktelser mht. vei, vann og avløp Henvendelse fra kommune - planer Hendelser Oppstart Kommune / internt Rådgivning (.. av kommunene mht. infrastruktur innen vei, vann og avløp) Behandle sak Kvalitetssikre råd Overlevere råd Gitt råd til kommunene mht. infrastruktur innen vei, vann og avløp Henvendelse fra kunder - planer Hendelser Kundedialog (.. vedrørende infrastruktur innen vei, vann og avløp) Håndtere kundehenvendelser Informere og kommunisere Lære opp innbyggerne Ivaretatt dialogen med innbyggerne mht. infrastruktur innen vei, vann og avløp Økonomi Gebyrer / fakturering Innkjøp / leverandør Anbud Juridisk IKT Kommuni- kasjon Admini- strasjon IKS

10 Plan og forvaltning overordnet prosesskart Kommune planer Eier styring Offentlige lover og regler strategi budsjett policies ramme- verk Funksjons avtaler med kommune Kunde avtaler GVD (godt vann..) HMS /HR Kvalitet Planarbeid Motta henvendelser (servicetorg?) Forvaltning (driftsrelatert) Saksbehandling Rapportering Henvendelser (spørsmål, klager ol.) Rådgivning (f.eks. byggesaker) Søknader (f.eks. tilkobling) Pålegg (f.eks. utbedring, tilkobling) Komtek abonne- ments register GEMINI VA NVDB Kart- systemer Rosy Vei- registrering Varslings- systemer Saks- behandling Arkivering Visma Gebyrer / fakturering Avviks- håndtering Time- registrering

11 Drift overordnet prosesskart Kommune planer Eier styring Offentlige lover og regler strategi budsjett policies ramme- verk Funksjons avtaler med kommune Kunde avtaler GVD (godt vann..) HMS /HR Kvalitet DRIFT (planlagt iht. funksjonskontrakt) Motta Henvendelse r (servicetorg) OPPDRAG (tilleggsarbeid som skal faktureres) PROSJEKT (planlagt av større omfang) VAKT (plan og gjennomføring) VEDLIKEHOLD (biler, maskiner og utstyr) Verksted Økonomi Varsling Drifts- overvåking Kart- systemer Meldinger/ intern kommuni- kajson Saks- behandlin g Kommuni- kasjon Time- registrerin g Kvalitets- system m.m.

12 overordnet prosesskart Kommune planer Eier styring Offentlige lover og regler strategi budsjett policies ramme- verk Funksjons avtaler med kommune Kunde avtaler GVD (godt vann..) HMS /HR Kvalitet Forberede prosjekt Gjennomføre prosjekt Avslutte prosjekt Store bygge prosjekter (kommunens prosess) Strategi- fasen Programmeri ngs- fasen Forprosjekt- fasen Bygge- fasen Avslutte/ garantifasen - Rom (MS SharePoint) maler Anskaffels e Endrings- håndtering Varsling (UMS) Økonomi (Visma) Prognose (Prognose) Fremdrift (MS Project) Rapportering - Status - Prognose Regler for offentlig anskaffelse s regler for anskaffelse Kommentar: MS SharePoint, MS Project, prognose er kun forslag til systemstøtte. Ikke besluttet)

13 Temaplan Politiske vedtak Hendelser Etablering av Opprett prosjektrom, utpeke PL Beskrive Mandat, mål, rammer, organisering/roller, leveranser m.m Planlegge Fremdrift, milepæler, ansvar, prognose Anskaffelse «Konsulent» ering (utføres av konsulent) Anskaffelse Entreprise Overlevering til Drift ering internt Utføres av Drift Utføres av Ekstern Entreprise Oppstart prosjekt- gjennomføring Løpende Varsling (Før, under, etter) Løpende dokumentere prosjekt Løpende følge opp fremdrift og økonomi Løpende endrings- håndtering Løpende kvalitets- sikring av prosjekt Løpende rapportere fremdrift og Økonom, prognoser Løpende arkivere prosjekt dokumentasjon Løpende håndtere inngående fakturaer Løpende utarbeide faktura grunnlag Løpende sende faktura grunnlag til økonomi Avslutte prosjekt Evaluere prosjekt Utarbeide sluttrapport Gjennomført prosjekt Forberede Gjennomføre Avslutte

14 Store byggeprosjekter Kommunenes langsiktige plan for byggeprosjekter Årsplaner Hensikt: må komme i posisjon i de ulike faser i kommunens prosesser Temaplan Politiske vedtak Faglig behov Strategifasen Programmerings- fasen Forprosjekt- fasen Utarbeide årsplaner (prioriterte prosjekter) Bygge- fasen Avslutnings- fasen Garanti- fasen Revisjon av årsplan Mål En overordnet utredning og anbefaling om hvordan et innmeldt behov kan løses. Konkretisering av romprogram for videre prosjektering og redusert usikkerhet i forhold til økonomi, kvalitet og framdrift. Ferdig prosjektert og kalkulert byggeprosjekt som grunnlag for kommunestyrets beslutning om byggeprosjektet skal gjennomføres eller ikke et er gjennomført innenfor avtalte rammer m.h.t. økonomi og framdrift og at forutsetninger om kvalitet og funksjonali- tet er oppfylt, herunder forutsetningene for effektiv drift. Overlevere anlegget til bruker for drift og vedlikehold Plan og forvaltning Plan og forvaltning /drift (Vei/VA) Drift (Vei/VA) Drift og garantiarbeid

15 RUTINEBESKRIVELSE UTARBEIDELSE AV UTBYGGINGSAVTALER Tittel på presentasjon 15

16 Strategiske utfordringer for Viva IKS Hva er våre konkrete problemstillinger og veivalg fremover? Hva er de strategiske utfordringene for Viva IKS? Hva er våre mål og ambisjoner for selskapets virksomhet? ORIENTERING

17 Vivas verdier Viva IKS skal vektlegge følgende verdier, både internt og eksternt. Samspill Samspill, kommunikasjon, trygghet, team, respekt, lagspill Kvalitet Kvalitet, kompetanse, kunnskap, utvikling Gjennomføringsdyktighet Resultatorientert, løsningsorientert, fokus på sluttprodukt i form av kvalitet og kvantitet innenfor gitt ressursramme Utdyping av verdiene Våre verdier er grunnlaget for alt vi gjør. Betydningen gjenspeiles i hele vår organisasjon og i vårt samarbeid både internt og eksternt. Samspill Viva skal invitere til samarbeid og samspill på tvers av organisasjonen og avdelinger. Vi skal ha en åpen dialog og god kommunikasjon med våre eiere, innbyggere, kunder og samarbeidspartnerne for å komme frem til de beste prosesser og løsninger for våre kunder. Kvalitet: Viva skal tilstrebe høyeste mulig kvalitet i alt vi gjør. Vårt mål er at alle skal merke en forbedring når det gjelder drift, vedlikehold, forvaltning og investeringer. Vi setter våre ære i å levere hva vi lover. Gjennomføringskraft: Viva skal fremstå som en profesjonell part i utforming av våre tjenester. Våre kunder vil gjenkjenne oss for konsekvent og forutsigbar leveranser knyttet til våre eieres prioriteringer. Viva har fokus på sluttprodukt i form av kvalitet og kvantitet innenfor gitt ressursramme Tittel på presentasjon 17

18 Status og forventninger til Viva IKS Produksjon Kommunikasjon 10% Forventninger Januar 2015 Januar 2017 Januar 2020 Tid Status og forventninger 18