Prosjektgjennomføring

Transkript

1 Bakgrunn/ målsetting Norsk Revmatikerforbund (NRF) er en av de største brukerorganisasjonene for funksjonshemmede målt i kursvirksomhet. NRF har fylkeslag i alle fylker og mer enn 200 lokalforeninger over hele landet. Mye av informasjons- og kompetanseoverføringen blant tillitsvalgte og medlemmer, skjer på kurs. Gjennom kurs og studievirksomhet er mulighetene derfor til stede for å påvirke organisasjonen i den retningen som landsmøtet har vedtatt. For å dreie organisasjonen i ønskelig retning, er det viktig at de kurstilbud som gis, er relevante, og at det foreligger gode manualer som er tilgjengelige for brukerne. «Manualer» i denne sammenheng er relevante kurs med fullstendige kurskonsept så vel som verktøykasser med verktøy til bruk for alle tillitsverv. I tidens løp er det utarbeidet mange gode kurs, fortrinnsvis rettet mot tillitsvalgte og nøkkelpersoner i organisasjonen, typisk innenfor temaer som organisasjons- og styrearbeid og likepersonsarbeid. Størst andel kurs der likevel rettet mot enkeltmedlemmer, innenfor alle typer treningsaktiviteter. Men det utvikles og tilbys også kurs innenfor andre områder, som for eksempel interessepolitikk, konflikthåndtering og medietrening. Gamle kurskonsept finnes i permer, mapper og i arkiv. Totaloversikten mangler. Mål Prosjektets mål var følgende: Lage en helhetlig og lett tilgjengelig kursbank bestående av opplæringsmoduler på relevante områder som bidrar til å nå forbundets mål. Delmål 1. Samle det som allerede finnes av kurskonsept i organisasjonen. 2. Revidere, modernisere og digitalisere de gamle kurskonseptene 3. Innhente opplæringsønsker/-behov fra tillitsvalgte 4. Supplere og komplettere kursmenyen med det som mangler 5. Sortere og lage en helhetlig oversikt over opplæring i NRF 6. Gjøre kursmodulene tilgjengelig på nettet for hele organisasjonen Prosjektgjennomføring 1. Prosjektet utvides til å omfatte flere områder Underveis i prosjektet ble det klart at prosjektet ville favne langt videre enn utgangspunktet i prosjektsøknaden. «NRF-skolen» (et helhetlig kompetanseutviklingsprogram for ansatte, tillitsvalgte, medlemmer og samarbeidspartnere) ble unnfanget, videreutviklet og innlemmet i prosjektet. Det samme gjaldt E-læring og web-basert opplæring. 1

2 Tilfeldigvis ble så vel nye nettsider (web-sider) og nytt crm-system (medlemsregister) planlagt og utviklet i løpet av På nettsidene fikk vi en enestående mulighet til å innlemme kompetanseutvikling og tekniske løsninger for opplæring. Vi var med på å gi innspill til markedsføring av kurs og oversikt over så vel nasjonalesom regionale og lokale kurs med innhold og dato. Maler for kurspresentasjon og kursmanualer ble utviklet og lagt ut sammen med nødvendig info om de ulike kursene. Til det nye crm-systemet fikk vi spilt inn våre behov knyttet til påmelding til kurs for enkeltmedlemmer, kommunikasjon underveis i prosessen før et kurs kommer i gang, info til den enkelte kurssøker om opptak til kurs og nødvendig info i den sammenheng. 2. Kartleggingsfasen Kartleggingsfasen ble delt i tre. Kartlegging av eksisterende kursmanualer. Første steg gikk ut på å kartlegge bestanden av gamle kurskonsept og ta stilling til hva som fortsatt var relevant. Kurskonsept som burde bevares, måtte revideres. Store mengder dokumenter ble gjennomgått og mange gamle permer ble gjennomsøkt. Til slutt satt vi igjen med ca 20 kurskonsept som ble vurdert som aktuelle og verdt å ta vare på. Disse ble etter hvert revidert, modernisert og gitt ny layout. Kartlegging av faktisk gjennomførte kurs siste år sammenlignet med organisasjonens landsmøtevedtatte kompetansemål - gapanalyse Statistikk viser at det gjennomføres mange kurs i alle ledd i organisasjonen. Det interessante her er å finne ut om det er match mellom landsmøtevedtatt kompetansemål og faktisk gjennomført kompetanseheving. Her tok vi utgangspunkt i handlingsplanens kompetansemål og behov, for deretter å sammenligne behovene med kompetansegjennomføring registrert i Funkis i 2015, samt de kurs det ble søkt om voksenopplæringsmidler til i Kartlegging av tillitsvalgtes opplæringsønsker og behov I prosessen ble det også innhentet ønsker og behov fra så vel tillitsvalgte som fra ansatte om aktuelle typer kurs og kompetanseheving. Her kom det inn en del konkrete ønsker, alt fra brukerveiledninger i ulike elektroniske systemer, ønske om elektroniske kurspåmeldingsskjemaer, opplæring i crm/medlemsregisteret og websider og organisasjonens felles epost-system til kurs innenfor kommunikasjon (bruk av sosiale medier og å skrive for nett). 3. Revisjon og modernisering av en del gamle kurs Instruktøropplæring basseng og sal Instruktørkursene «Trening i sal» og «Trening i vann» ble utviklet av NRF for år siden og er de absolutt mest benyttede kurs i NRFs lokalforeninger opp gjennom 2

3 tidene. Kursene er registrert som «felles studieplan» under Funkis, og studieplanen anvendes av en rekke organisasjoner for funksjonshemmede. Det var nå tid for å revidere kursene. En gruppe bestående av idrettspedagog, fysioterapeut og brukere gikk kritisk igjennom alt gammelt fagstoff, reviderte, komprimerte og endret faginnhold så vel som språk, bilder og musikk. Det hele ble kvalitetssikret av en fysioterapeut ved Diakonhjemmet. De nye manualene er tatt i bruk og fungerer veldig bra. Likepersonopplæring Nye retningslinjer fra staten for tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner, og dreining fra samtalebasert- til aktivitetsbasert likepersonsarbeid, medførte at NRF så behovet for å lage nye studiehefter og kursmanualer til bruk i opplæring av likepersoner. Dermed ble det gjennomført en totalrevisjon av likepersonopplæringen. Organisasjonsopplæring Organisasjonsarbeid er et stort fagfelt, og vektleggingen av arbeidet endres gjerne over tid, fokus endres og nye metoder tas i bruk. Det ble derfor lagt mye arbeid i å utarbeide kurset «Fersk som tillitsvalgt», som er et grunnkurs for nye tillitsvalgte og «Inspirasjonskurs organisasjonsutvikling, samtidig som et tidligere ExtraStiftelsenprosjekt «Ny giv i lokallaget» (et revitaliseringskonsept), ble revidert og gjennomført i ny drakt. Konflikthåndtering og forebygging Et ti år gammelt solid og gjennomarbeidet kurs i Konflikthåndtering ble plukket fram, modernisert og digitalisert. Nå fungerer kurset supert i ny språkdrakt og gjøres tilgjengelig i moduler. Gjennomføring / metode 1. Kartlegging og registrering av eksisterende kurs Det ble brukt mye tid på å gjennomgå gamle kurspermer og lage oversikt over hvilke kurs som faktisk har blitt utviklet og gjennomført i organisasjonen de siste årene. Kursene ble registrert, og det ble deretter tatt stilling til hvilke kurs som var «bevaringsverdige». Kurs som fortsatt hadde nytteverdi, ble samlet opp og ble senere revidert og digitalisert. 2. Kartlegging av tillitsvalgtes uttrykte opplæringsønsker /-behov Det ble foretatt en rundspørring i organisasjonen med hensikt å finne ut hvilke behov for kursing som eksisterte. Disse ønskene ble registrert og sammenholdt med NRFs vedtatte kompetanseutviklingsmål. 3. Kartlegging av gjennomført opplæring sammenholdt med organisasjonens kompetansebehov vedtatt i NRFs handlingsplan Organisasjonens hovedmål er å jobbe for å beholde, pleie og rekruttere medlemmer. Lokallag skal utvikle attraktive aktiviteter som bidrar til dette. Handlingsplanen sier vi skal «ha fokus på å søke midler og utvikle studietilbud med tema innen finansiering, lokallagsaktivitet, rekruttering, dataverktøy, digitalkommunikasjon, argumentasjonsog kommunikasjonsstrategi, omdømme og interessepolitikk, og heve kompetansen innen muskel- og skjeletthelse. Vi skal videreutvikle likepersonstjenesten og 3

4 helsefremmende levevaner mestring. Ha fokus på en helhetlig profil!» Enkelt fortalt skal vi nasjonalt tilrettelegge for at fylket kan gjøre sin jobb i forhold til dette, og fylket skal tilrettelegge for og bistå lokallag i å operasjonalisere det ovennevnte. For å sjekke om gjennomført opplæring i organisasjonen faktisk var i overensstemmelse med politisk vedtatt kompetanseplan, analyserte vi resultatene av gjennomført opplæring i 2015, og fant følgende: a) Kurs i nasjonal regi I 2015 gjennomførte vi nasjonalt 18 kurs. 55% (10 kurs) var innen organisasjon og ledelse, 33% (6 kurs) innen aktivitet og mestring, og kun 11% (2 kurs) innen interessepolitikk og kommunikasjon. b) Kurs i regional regi I 2015 registrerte fylkene totalt 184 antall kurs i Funkis. Av disse var 35 % innen organisasjon og ledelse, 56 % innen aktivitet og mestring (mer enn halvparten her er innenfor hobby og kultur), og 9 % innen interessepolitikk og kommunikasjon. c) Kurs i lokallagsregi I 2015 registrerte lokallagene (123 lag) totalt 1232 antall kurs. Av disse var 10 % innen organisasjon og ledelse, 88 % innen aktivitet og mestring, og 2 % innen interessepolitikk og kommunikasjon. Det er bassengtrening som topper kursene (46 %), deretter annen fysisk aktivitet (22 %), så hobby og kultur (15 %), så organisasjonskurs (10 %). Likepersonsarbeid utgjør 0,9 %. d) Gapanalyse Oversikten over faktisk gjennomførte kurs viser at intensjonen i organisasjonens kompetanseplan på langt nær oppfylles. Mens det nasjonale leddet synes å være mest opptatt av å gjennomføre organisasjonskurs, konsentrerer fylkeslagene seg i stor grad (for stor grad?) om kurs innen hobby og kultur (!), mens lokallagene konsentrerer seg om kurstilbud innen bassengtrening og annen fysisk aktivitet (totalt 68%). I kursstatistikken finner vi ingen kurs innen finansiering, og veldig få kurs innen rekruttering, bruk av dataverktøy, kommmunikasjon, rekruttering etc. Kartleggingen av oppgitt kompetansebehov ute blant medlemmer og tillitsvalgte, ble sammenholdt med faktisk gjennomførte/planlagte kurs, satt opp mot hvilken kompetanse vi trenger framover i henhold til vedtatt handlingsplan. Resultatet viser et stort gap mellom faktisk gjennomført opplæring og oppgitt/ vedtatt kompetansebehov/kompetansestyrking. Analysen var viktig og gir en god pekepinn på hva det skal satses på framover på kompetansefeltet. 4. Web-baserte kurs I nært samarbeid med et annet Extrastiftelsen-prosjekt «Alle skal med», ble det utviklet en pilot med web-basert opplæring, der kurset, som var planlagt som et klassisk kurs for grupper med deltakere, ble endret til å bli et e-læringskurs. Pilotkurset er et kurs om jobbsøking, som kan gjennomføres hjemme av 4

5 enkeltpersoner via internett, eller i grupper organisert av fylkes- eller lokallag, som ser filmene på projector og jobber med oppgavene i grupper. Hele kurset ligger ute på en digital kursportal, tilgjengelig for alle interesserte. 5. Kompetanseportal gjennom «NRF-skolen» I samarbeid med opplæringsfirmaet STI Norge, har NRF fått utviklet en digital kompetanseportal. Portalen åpner for bruk av e-læring både for medlemmer, tillitsvalgte og ansatte. En nettbasert kompetanseportal skal utvikles og tilpasses organisasjonen, og her skal kommunikasjon og aktiviteter planlegges, tilrettelegges og gjennomføres. Kompetanseportalen som etableres, skal være et verktøy som skal bidra til å styrke medlemsfordelene NRF tilbyr våre medlemmer, og bidra til at ansatte og tillitsvalgte får et støtteverktøy som kan benyttes i gjennomføring av opplæringsaktiviteter. I samarbeidet mellom NRF og STI Norge, skal det bygges opp en ny og sterk NRFskole som tenkes å skulle gi en hensiktsmessig blanding av fysiske- vs nettbaserte program, individuelle- vs gruppeprogram, informasjons- vs utviklingsprogram, påkostede- vs enkle program. God tilgjengelighet på nett gjør at flere i medlemsmassen vil har mulighet til å ta kurs i regi av NRF, samtidig som at sentralt utarbeidede kurstilbud muliggjør kvalitetssikring av at innhold blir presentert på en god måte overalt og at NRF sine kursholdere vil bli tryggere på hva som skal presenteres. Det muliggjør at «amatører» kan gjennomføre kurs som tidligere kun ble gjennomført av profesjonelle kursholdere. CRM er en viktig del av verktøyet for å kunne digitalisere kursprosessen, både før, underveis i kurset og etter. Det er lagt ned et stort arbeid med å melde inn alle behov og få på plass alle biter i puslespillet. 6. Kursoversikt fordelt på målgrupper I tråd med prosjektbeskrivelsen, er det laget en fullstendig kursoversikt fordelt på målgrupper hvem kursene er rettet mot. Målgruppene spenner fra ansatte, til tillitsvalgte på ulike nivå i organisasjonen, til ressurspersoner på ulike felt (likepersoner, treningsinstruktører, kursinstruktører i matlaging/kosthold, kursinstruktører organisasjonskurs, personer med publiseringsansvar (web), brukermedvirkere, prosjektledere osv) til kurs for politikere/andre samfunnsaktører og helse-/sosialfaglig utdannete samarbeidspartnere. Deretter er oversikten tematisk satt opp under fire hovedkategorier der hensikt og kompetansemål er oppgitt: a. Organisasjonsarbeid b. Mestring og livsstil c. Kommunikasjon og utadrettet virksomhet d. Ledelse, der hensikt og kompetansemål er oppgitt. 5

6 7. Verktøykasser og rutiner for kursplanlegging/-gjennomføring I tråd med behov skissert i prosjektsøknaden, er det utarbeidet verktøykasser for tillitsvalgte til bruk i det daglige arbeidet som tillitsvalgt. Verktøykassen er inndelt i ulike temaer, og kan sammenlignes med et oppslagsverk. Her finner vi også et verktøy som heter «Ofte stilte spørsmål». Verktøykassen er lagt ut på NRFs nettsider og finnes under emnet «For tillitsvalgte». På samme måte er det laget og lagt ut en veiledning for kursutvikling i NRF, som inneholder oppgaver som skal gjennomføres/ vurderes i planleggings-/ gjennomførings- og etterarbeidingsfasen i forbindelse med kursarrangement. Resultater og resultatvurdering Til tross for at prosjektet fikk en litt trang start som følge av utskifting av prosjektleder og prosjektmedarbeidere, er vi i dag meget fornøyd med oppnådd resultat. Faktisk fikk vi gjennomført langt mer enn det som opprinnelig var planen i prosjektsøknaden: 1. NRF-skolen Det heldige var at det, parallelt med dette prosjektet, ble satt fokus på å utvikle en «NRF-skole», som hadde som mål å sette fokus på kompetanseutvikling i hele bredden i organisasjonen, og å utvikle like moduler i et trappesystem, som skulle bidra til å gi basiskunnskap til alle, og spesialisert kompetanse til ulike målgrupper. Her kunne vårt prosjekt gå «hånd i hånd» med NRF-skolen. I samarbeid med ekstern konsulent, ble Kompetanseportalen etablert. Portalen er et verktøy som skal bidra til å styrke medlemsfordelene NRF tilbyr våre medlemmer, og bidra til at ansatte og tillitsvalgte får et støtteverktøy som kan benyttes i gjennomføring av opplæringsaktiviteter. 2. Nye nettsider (web) og nytt medlemsregister (crm) Det andre og tredje heldige som skjedde, var at det ble iverksatt utvikling av så vel nye nettsider (web) som nytt medlemsregister (CRM). Siden vi gjennom prosjektet hadde full fokus på kompetanseutvikling i organisasjonen, fikk vi være premissleverandør for digitalisering av kursprosessen og for kompetanseutvikling i sin helhet. 3. Ny designmanual Det fjerde som skjedde, var at det ble utviklet ny designmanual til bruk i hele organisasjonen. Dermed fikk vi benyttet det nye designet på alt av kursmateriell, både på powerpointer, kurshefter og på alt som foreligger elektronisk og på nettsidene. Gjennom prosjektet fikk vi gjennomgått alle gamle permer med gode (og mindre gode) kurs, og laget en totaloversikt over alt som fantes av kurs mellom to permer. Mye av de gamle kursmanualene vare brukbart, og i løpet av prosjektperioden fikk vi modernisert og brushet opp mange av de gode, gamle kursene og utviklet dem i elektronisk versjon. 6

7 I prosessen tok vi også for oss elektronisk utarbeidete kurs som ble revidert og modernisert. Der det ikke eksisterte kursopplegg fra før, og der vi så at behovet var til stede, ble det utviklet helt nye kurs. I tillegg til utvikling av kurs, er verktøykassen for tillitsvalgte revidert og komplettert. Vi har også utviklet veileder for kursutvikling i NRF. Denne er tilgjengeliggjort for alle i organisasjonen som skal planlegge og gjennomføre kurs. Oppsummering / konklusjon / videre planer Gjennom prosjektet ble alle planlagte oppgaver gjennomført i henhold til prosjektsøknaden. Prosjektet fikk i tillegg et langt større omfang enn planlagt. Prosjektet gikk hånd i hånd med kompetanseutviklingsprosjektet «NRF-skolen», hvis formål var kompetanseutvikling i hele bredden i organisasjonen, ved å gi basiskunnskap til alle, og spesialisert kompetanse til ulike målgrupper. Kompetanseportalen er utviklet og vil bidra til opplæring for alle med utstrakt bruk av e-læring. I løpet av prosjektperioden ble så vel ny web som et nytt crm-system utviklet og implementert. Her bidro vi med innspill for digitalisering av kursprosessen og for kompetanseutvikling i sin helhet. Planene videre er å utvikle flere opplæringstiltak som skal inn i NRF- skoleportalen. Vi har et godt ståsted for videre prioritering, utvikling og implementering. Flere nye kurs gjennom NRF skolen med e-læring lanseres nå på nyåret. Neste sted i kompetanseutviklingen er etter hvert også å utvikle interessante temaer for helsepersonell og politikere. Vi jobber videre med å utvikle grensesnitt mellom vårt crm og NRF-skolen. Som prosjektleder anser jeg dette prosjektet som meget vellykket, og som vil ha stor positiv verdi for hele organisasjonen. 7