HÅNDBOK FOR FYLKESLEDERE. i NORSK REVMATIKERFORBUND EN GUIDE TIL INSPIRASJON I ROLLEN SOM ARBEIDSLEDER OG STYRELEDER

Transkript

1 HÅNDBOK FOR FYLKESLEDERE i NORSK REVMATIKERFORBUND EN GUIDE TIL INSPIRASJON I ROLLEN SOM ARBEIDSLEDER OG STYRELEDER

2 INNHOLD Innledning Hva betyr det å være fylkesleder? Prioriteringer strategisk og operativt Forberedelser og første styremøte Klargjøring av arbeidsområder, roller og ressurser Praktisk omkring styrearbeid i NRF Oppgavefordeling innad i styret Underskriftsrutiner Viktige kilder for mer informasjon

3 3 INNLEDNING Gratulerer med vervet! Fylkeslagets årsmøte har gitt deg stor tillit og har gitt deg et viktig verv i arbeidet for å bedre muskel- og skjeletthelsen i ditt fylke, og å lede organisasjonens arbeid på fylkesnivå. Med tillit følger ansvar og oppgaver! Du skal på den ene siden arbeide strategisk, lede et styre og sørge for å fordele oppgaver og utnytte ressursene til den enkelte i styret optimalt, og på den andre siden ivareta den rollen du er gitt som arbeidsleder for fylkessekretæren. Denne håndboka er først og fremst tenkt som et hjelpemiddel for en nyvalgt fylkesleder i rollen som arbeidsleder for en ansatt fylkessekretær, samt litt om praktiske forhold rundt styrearbeid i NRF. Ledelse i frivillighet Uten frivilligheten hadde ikke Norge vært det velferdssamfunnet som vi er i dag. Frie og villige hender, hoder og hjerter er den viktigste ressursen i NRF. Samtidig har du som tillitsvalgt fylkesleder tatt på deg et ansvar og et oppdrag, som innebærer at du er underlagt både regler og lovverk som du må forholde deg til. Som fylkesleder er du en sentral nøkkelperson både for de frivillige i ditt fylke og som en partner for arbeidsgiveren NRF. Takk for at du har tatt utfordringen. Lykke til med et viktig arbeid som fylkesleder bruk både hodet og hjertet, bidra til et godt lagspill mellom de tillitsvalgte og den ansatte og ikke glem å heie på hverandre! La oss gjøre hverandre gode og bidra til at NRF blir en viktig samfunnsaktør også i fremtiden! Med hilsen fra Jan Grund Forbundsleder Tone Granaas Generalsekretær

4 4 HVA BETYR DET Å VÆRE FYLKESLEDER? Fylkesleder er tals- og kontaktpersonen for organisasjonen i fylket. Som fylkesleder har du et spesielt ansvar for å drive fylkeslagets arbeid i samsvar med forbundets vedtekter, handlingsplan og øvrige strategidokumenter. I tillegg har du arbeidslederansvaret for en ansatt fylkessekretær, og skal forstå ulikheten i rollene ansatt og tillitsvalgt, samt være ansvarlig for at spilleregler og lover i arbeidslivet følges. Prioriteringer strategisk og operativt Når det gjelder prioritering av oppgaver i NRF, hva vi må bli bedre på og gjøre mer av, legger vi Overordnet arbeidsmodell til grunn: Modellen viser oss de områdene som alle ledd i NRF trenger å jobbe mer systematisk med.

5 5 Forberedelser og første styremøte Det første du bør gjøre er å avtale et møte med fylkessekretæren, og gå igjennom årshjul og snakke om de forventninger dere har til hverandre og rollene dere har. (se punkt. 5) Avtal faste møter der du og fylkessekretæren kan snakke sammen. Telefon, skype og mailer er viktige hjelpemidler som letter arbeidet, i tillegg til samtaler ansikt til ansikt. 1. Som hjemmelekse til første styremøte bør du ha oppfordret styremedlemmene dine til å gjøre seg kjent med NRFs styringsdokumenter. 2. På agendaen er disse spørsmålene gode for å komme på rett spor: Hvilke ambisjoner skal du og styret ditt ha i kommende år? Hvilke interessepolitiske saker skal dere jobbe med? Hvordan skal dere støtte og motivere lokallag, Burg og diagnosegrupper til mer attraktiv aktivitet - hvem trenger hjelp til hva? Hvordan skal dere få flere økonomiske ben å stå på for å få til det dere vil og ha god økonomi? Hvordan kan dere bidra til å beholde, aktivere og rekruttere flere medlemmer i fylket? Hvor mange flere medlemmer er målet i kommende periode? Hvordan skal dere jobbe for at både dere og lokallagene skal bruke NRFs dataverktøy mer hensiktsmessig? Hvordan skal dere fremstå på trykk, på nett og personlig for å ha rett image som støtter de målene dere setter dere? Hva er viktige forventningsavklaringer av ressursbruk (personer og penger) og roller for at du, styremedlemmene og fylkessekretæren skal nå de målene dere har satt dere og arbeide iht styringsdokumenter, regler og lovverk?

6 6 Klargjøring av arbeidsområder, roller og ressurser Arbeidsfordeling mellom styret, styreleder og fylkessekretær er en viktig og kritisk avklaring som du er ansvarlig for å gjennomføre i praksis som fylkesleder. Det er viktig å vite forskjell på rollen som ansatt og rollen som tillitsvalgt. Det finnes egen stillingsbeskrivelse for fylkessekretæren, og det finnes egen kompetanseprofil for fylkesleder, der bl.a. personalledelse er en viktig kompetanse. En tillitsvalgt er gitt tillit gjennom en demokratisk valgprosess. Man kan miste tilliten til en tillitsvalgt, men til en ansatt kan man ikke på samme måte miste tilliten. En ansatt har plikter og rettigheter som er forankret både i en arbeidskontrakt, og gjennom avtaler mellom partene i arbeidslivet, samt gjennom norsk lov spesielt arbeidsmiljøloven. Som arbeidsleder forventer vi ikke at du skal kunne alt innhold i slike forhold, men du må være interessert i å lære deg å forstå rollene, bruke NRF nasjonalt ved personalansvarlig eller generalsekretær som støttespiller, og følge de retningslinjer som blir deg gitt i rollen som arbeidsleder. Et godt arbeidsmiljø som er preget av arbeidsglede, for både tillitsvalgte og ansatt, er preget av gjensidig respekt for ulikheter i roller og kompetanse, samt dialog og forventningsavklaring rundt arbeidsmåter, arbeidsoppgaver og mål. Fylkessekretæren skal sammen med fylkesstyret jobbe målrettet mot følgende mål: Øke attraktiv aktivitet i lokallag, BURG og diagnosegrupper for eksisterende medlemmer og nye potensielle medlemmer Sammen med fylkesstyret styrke det interessepolitiske arbeidet i lokalforeningene Styrke finansieringen av fylket og få flere bein å stå på Hjelpe alle tillitsvalgte til å bruke NRFs dataverktøy og digitale møteplasser Arbeide for at Reuma-Sol blir det foretrukne alternativ, både for enkeltmedlemmer, gruppereiser i fylket og i rehabiliteringssammenheng Arbeide for at NRF blir en kjent folkehelseaktør i fylket

7 7 Husk at oppgavene fylkessekretæren skal løse må kunne løses innenfor den arbeidstiden det betales for. Hjelp til prioritering og en tydelig, støttende arbeidsleder er viktig for en fylkessekretær. Samspill mellom fylkesstyret, fylkesleder, fylkessekretær og generalsekretær Fylkesstyret gir via fylkesleder fylkessekretæren oppdrag Fylkeslederen er arbeidsleder ovenfor fylkessekretæren og ansvarlig for at denne har et arbeidsmiljø i hverdagen som skaper arbeidsglede. NRF nasjonalt, via generalsekretæren, er fylkessekretærens arbeidsgiver og er ansvarlig for ansettelse (i samarbeid med fylket) og arbeidsbetingelser som lønn, etc. Generalsekretæren inviterer til årlige treløversamtaler mellom fylkesleder, fylkessekretæren og generalsekretær, der hensikten er å kartlegge status på samarbeid og arbeidsoppgaver, behov for ev. støtte / endring i dette. Fylkessekretæren har som andre NRF ansatte, årlige medarbeidersamtaler. Generalsekretæren inviterer inn til disse samtalene. Dersom det oppstår problemer i samarbeidet mellom den ansatte og fylkesleder, eller tilløp til konflikt, skal dette IKKE diskuteres i styret, men tas opp mellom fylkesleder, den ansatte og generalsekretæren. Både fagforening og verneombud involveres ofte i arbeidet med å finne løsninger hvis det er hensiktsmessig. Som fylkesleder har du, på vegne av RELASJONER I NRF arbeidsgiver, arbeidslederansvaret for fylkessekretæren. Dine nærmeste MEDLEMMENE samarbeidspartnere i slike spørsmål LOKALLAG er generalsekretær og personalansvarlig ved forbundskontoret. FYLKES- SEKRETÆR FYLKET Trenger du råd kontakter NASJONALT du dem.

8 8 Tegning som beskriver styrets, fylkesleder og generalsekretærens ansvarsforholdene til den ansatte fylkessekretæren med utgangspunkt i punktene over. Fylkesstyret (Oppdragsgiver) Fylkesleder (Arbeidsleder) Generalsekretær (Arbeidsgiver) Fylkessekretær Fylkesleder og fylkessekretær har tilgang til elektronisk Personalhåndbok og HMS håndbok for NRF. Ved å logge seg inn på NRF s nettside via valget «Mitt Medlemskap» med medlemsnummer og passord finner du håndbøkene med on-line forbindelse til alltid oppdatert lovverk. (Spør personalansvarlig nasjonalt om du ikke har tilgang) Praktisk omkring styrearbeid i NRF Fylkessekretæren utgjør kontinuiteten i fylkeslaget/ styret, og vil på det første møtet anbefale styret å ta opp temaer av praktisk art: Legge plan for styremøter for inneværende år og sikre at møtetider er forenlige med reisevei for hele styret. Bli enige om hvem man skal melde eventuelt avbud til. Orientere om dekking av reiseutgifter, takster, reiseregningsskjemaer etc. Avklare hvorvidt fylkessekretær skal delta på alle styremøter. Bli enig om hvem som skal sette opp saksliste til styremøter. Bli enig om hvem som skal kalle inn til styremøter. Bli enig om hvem som skal føre protokoll fra styremøtene. Orientere om hvordan protokoll føres, hvordan den skal godkjennes og når/hvem denne skal sendes til.

9 9 Avklare hvem de nye i styret kan spørre når det er noe de lurer på, og hvem som kan svare på ulike typer spørsmål. Avklare hvilke utgifter som kan/ skal dekkes av Vær profesjonell og fylkeslaget, når, og på hvilken måte. bevisst på å skille Avklare hvordan man takler oppfølging når saksbehandling og oppgaver er fordelt, og ingenting skjer. sosialt samvær på Hvem skal følge opp? styremøtene. Oppgavefordeling innad i styret I første styremøte bør alle i styret presentere seg selv, orientere om egen bakgrunn og kompetanse, og gi uttrykk for vedkommende brenner for og helst har lyst til å jobbe med. Når det gjelder leder og kasserer, så er det en del oppgaver som er lagt til disse funksjonene og som ikke kan delegeres. Lederen kan dele egne oppgaver med nestlederen, men lederen kan ikke delegere bort sitt lederansvar. Kasserer har fullmakt i forhold til banken og skal kontere bilag. Dette gjelder også i tilfeller der regnskapet føres av ekstern regnskapsfører. Men også innenfor det typiske arbeidsfeltet til en kasserer, er det er oppgaver som kan fordeles (som for eksempel å søke om midler fra fond og legater etc). Har styret valgt studieleder, er det denne som har ansvaret for at vedtatte planer for studiearbeid iverksettes og gjennomføres. Dersom man finner det hensiktsmessig kan fylkessekretæren støtte den tillitsvalgte studielederen med det administrative. I Organisasjonshåndboka for Norsk Revmatikerforbund kan du lese mer om fylkeslagets oppgaver. Det er laget kursmoduler til de ulike kapitlene i boka. Kursmodulene finnes på NRFs nettsider. Der finner du også verktøykasser som inneholder tips og informasjon om ulike oppgaver (politisk arbeid, likepersonsarbeid, valgkomitearbeid, kassereroppgaver, oppstart og nedleggelse av foreninger mv).

10 10 Underskriftsrutiner Hvem som undertegner dokumenter som går ut fra fylkeslaget sier noe om hvilke type sak det er, og hvem som har myndighet til å uttale seg, politisk eller administrativt. I dag er det vanlig å sende mail, eventuelt brev som vedlegg til mail. Hvis arbeidsfordelingen går ut på at fylkessekretær eller andre skal sende mail / brev på vegne av leder, så er det mest praktisk å lagre fylkesleders signatur elektronisk og lime dette inn i brevet. Eventuelt kan det skrives sign under fylkesleders navn (etter at leder har lest igjennom og godkjent innholdet). Skissen nedenfor gir en veiledning i hvem som bør undertegne hva. Type brev Politiske uttalelser Oppfølging av politiske saker Saksframlegg til fylkesstyret Søknader eller krav fra fylkeslaget Underretning om styrets vedtak Oppfølging av administrative saker/rutiner Hvem undertegner Fylkesleder (og fylkessekretær) Fylkesleder (og fylkessekretær) Fylkessekretær eller fylkesleder Fylkesleder evt. parafert fylkessekr. Fylkesleder og/eller fylkessekretær Fylkessekretær. Alle tillitsvervoppgaver skal gjøres av tillitsvalgte, ikke fylkessekretær. Styrene må gjerne velge en egen styresekretær som skal gjøre mer styrerettede sekretæroppgaver. Formelle henvendelser til sentrale myndigheter samt henvendelser til utenlandske søsterorganisasjoner sendes med kopi til forbundskontoret.

11 11 Viktige kilder for mer informasjon NRF nettsider, for tillitsvalgte Elektronisk HMS og Personalbok via Mine sider Organisasjonsboka Personalansvarlig nasjonalt, generalsekretær og erfarne fylkesledere og fylkessekretærer Ikke vær redd for å ta kontakt med NRF nasjonalt for å rådføre deg i stedet for å gå å bære på bekymringer selv. Sammen finner vi ut av det!

12 12 Egne Notater

13 13

14 14 Egne Notater

15