Prosjektrapport Hebe Gunnes og Håkon Nilsen. Lønnsstatistikkdatabase for NTL Forskningsinstitutter

Transkript

1 Prosjektrapport Hebe Gunnes og Håkon Nilsen Lønnsstatistikkdatabase for NTL Forskningsinstitutter

2 2

3 Forord I denne rapporten beskriver vi det arbeidet som er gjort ved utarbeidelse av lønnsstatistikk og medlemsundersøkelse for NTL Forskningsinstitutter. Arbeidet ble gjennomført som et prosjekt i perioden 2009 til 2011, og denne rapporten dokumenterer alle fasene i dette prosjektet. Prosjektet er forankret hos NTL Forskningsinstitutter, og finansieres av NTL sentralt. Håkon Nilsen (tidligere leder i NTL NSD) har hatt det tekniske ansvaret for utviklingen av medlemsundersøkelsen og databasen, mens Hebe Gunnes (leder i NTL NIFU og styremedlem i NTL Forskningsinstitutter) har tatt seg av den administrative oppfølgingen av undersøkelsen, oppsett av variabler samt bearbeiding og sammenstilling av data. Det er også hun som har skrevet denne rapporten, med unntak av de delene som omhandler den tekniske løsningen. Prosjektet har hatt en styringsgruppe, bestående av Pål Kjærstad (leder i NTL Forskningsinstitutter og ved IFE Kjeller), Per Medby (tidligere leder av NTL NIBR) og Jardar Myhr (leder av NTL NKI og styremedlem i NTL Forskningsinstitutter). Styringsgruppa har primært bistått i utarbeidelse av variabler, samt i testing av medlemsundersøkelsen. Lokale tillitsvalgte har bidratt i prosjektet ved å sende inn særavtaler og stillingsoversikter fra sine virksomheter, samt ved å sende ut og følge opp medlemsundersøkelsen lokalt. Prosjektgruppa ønsker med dette å takke alle som har bistått i arbeidet med å realisere lønnsstatistikken til NTL Forskningsinstitutter, og ikke minst alle medlemmene som svarte på undersøkelsen og kom med innspill under veis i prosessen. Oslo, Pål Kjærstad Leder NTL Forskningsinstitutter Hebe Gunnes Prosjektleder 3

4 4 Tegnforklaringer til tabellene:.. oppgave mangler : tall kan ikke offentliggjøres - null 0 mindre enn 0,5 av den brukte enheten

5 INNHOLD Innhold Innledning Bakgrunn Kort beskrivelse av prosjektet Tekniske data Om denne rapporten Innsamling av avtaleverk og lønnstabeller Innsamling av grunndata Utarbeidelse av stillingsoversikter Opplysninger om instituttene Variabler fra NTLs medlemsregister Innsamling av anonymiserte lønnsdata Vurdering av melde og konsesjonsplikt Teknisk beskrivelse av variablene i databasen Medlemsnummer Navn og e-post Fødselsdato Kjønn Avdeling/virksomhet Stilling Utdanningsnivå Utdanningsfag Leder Fast stilling Stillingsandel Ansiennitet Brutto grunnlønn Gjennomføring av medlemsundersøkelsen Innsamling av data før utsendelse Informasjon om undersøkelsen oppdatering av medlemsoversikt og e-postadresser Utsendelse Utforming av spørreskjemaet Påminnelser kontroll av resultater Sammenstilling av lønnsdata Pilotundersøkelsen for lønnsoppgjøret Svarprosent i Stillingsgrupper og virksomheter i

6 4.1.3 Kjønn og alder i Lønnsoppgjøret Svarprosenter i Stillingsgrupper og virksomheter i Alder og kjønn i Kjønnsforskjeller i Lønnsutvikling over tid Sammenstilling av resultater av lokale forhandlinger Vedleggsdel

7 1. INNLEDNING Arbeidet med utarbeidelse av NTL Forskningsinstitutters medlemsundersøkelse og lønnsstatistikk har vært organisert som et prosjekt. Denne rapporten er primært en dokumentasjon av lønnsstistikkdatabasen og prosessen for utarbeidelse av databasen og medlemsundersøkelsen. Rapporten presenterer dessuten resultater fra lønnsstatistikken, og diskuterer i noen grad disse resultatene i forhold til å bruke dem i lønnsforhandlinger. Rapporten er først og fremst ment til internt bruk i NTL. Statistikk fra prosjektet kan brukes i lønnsforhandlinger og lignende. 1.1 BAKGRUNN Bakgrunnen for opprettelsen av en egen lønnsstatistikk og en medlemsundersøkelse knyttet til denne, er et behov for å kunne sammenligne lønnsutvikling og lønnsvilkår for grupper av NTLmedlemmer ved virksomheter tilknyttet NTL Forskningsinstitutter. Hva tjener teknikere ved ulike virksomheter? Hva tjener sekretærer med en viss type utdanning og erfaring? Hva tjener forskere ved ulike typer institutter? Før opprettelsen av lønnsstatistikk-prosjektet fantes ikke et slikt sammenligningsgrunnlag for NTL-medlemmene ved forskningsinstituttene. Før prosjektet startet, ble det samlet inn data fra lønnsforhandlingene. Dette ble gjort ved hjelp av et regneark hvor virksomhetene oppga total ramme for lønnsoppgjøret, samt fordelingen av denne på kronetillegg, prosenttillegg etc. Imidlertid viste det seg at hva som inngikk i rammen, samt hvordan lønnsmassen ble beregnet, varierte fra virksomhet til virksomhet. Det var også store forskjeller i hvordan lønnsforhandlingene ble gjennomført; om man forhandlet alene eller sammen med andre foreninger, som kunne få konsekvenser for resultatet. Etter hvert meldte det seg et behov for å måle reell lønnsutvikling blant medlemmene over tid, uavhengig av størrelsen på rammen i lønnsoppgjøret. Det har også vært et behov for å samle inn særavtalene for NTL ved forskningsinstituttene, slik at vilkårene for de ansatte kan sammenlignes. Landsforeningen NTL Forskningsinstitutter ønsket å ta tak i dette gjennom å utarbeide en lønnsstatistikk basert på ulike variabler, som stilling, type forskningsinstitutt m.v. Prosjektet har dessuten tatt sikte på å måle lønnsutviklingen for medlemsmassen fra år til år ved å gjennomføre en årlig medlemsundersøkelse. Forløperen til dette prosjektet ble startet opp i 1992/93, hvor blant andre Eivind Gran og Åsmund Langsæther deltok. Dette var før internett, så prosjektet var diskettbasert og dermed arbeidskrevende. Prosjektgruppa fikk til en innsamling av disketter, men kom aldri over i analysefasen. Tallene fra denne innsamlingen vil ikke bli benyttet videre, men ideen blir videreført. En arbeidsgruppe bestående av Pål Kjærstad (IFE), Anders Ekeland (NIFU STEP), Steinar Johansen (NIBR), Arild Mellesdal (NSD) og Jardar Myhr (NKI) ble nedsatt i 2007 og hadde sitt første arbeidsmøte i januar De utarbeidet en pilot for lønnsstatistikkdatabasen ved å opprette et nettsted hvor det kunne lastes opp dokumenter og data. De utarbeidet dessuten en spesifikasjon for hvilke data som skulle inngå i databasen. To av arbeidsgruppas medlemmer sluttet imidlertid i sine stillinger og forlot dermed NTL Forskningsinstitutter. I februar 2009 ble det nedsatt en ny arbeidsgruppe for prosjektet, bestående av Pål Kjærstad, Jardar Myhr, Per Medby (NIBR), Håkon Nilsen (NSD) og Hebe Gunnes (NIFU). To av styringsgruppas medlemmer påtok seg ansvaret for gjennomføringen av prosjektet, og har stått for utformingen av medlemsundersøkelsen og databasen. De øvrige tre medlemmene har fortsatt som styringsgruppe. Styringsgruppa/arbeidsgruppa har hatt 5 møter i perioden februar 2009 til januar 2011, øvrig kommunikasjon har foregått på e-post. Oppdragsgiver har vært landsforeningen NTL Forskningsinstitutter, og ansvarlig for prosjektet hos NTL Forskningsinstitutter Pål Kjærstad. Prosjektet er finansiert av NTL sentralt. 7

8 Andre fagforeninger, som Tekna og Forskerforbundet, har hatt lønnsstatistikk for sine medlemmer i mange år. Tekna er en forening for arbeidstakere med høyere utdanning, primært innen for matematikk, naturvitenskap og teknologi, og lønnsstatistikken deres tar utgangspunkt i år for avlagt høyere utdanning når lønnsutvikling beregnes. 1 Forskerforbundet har også primært medlemmer med høyere utdanning. 2 NTL organiserer medlemmer på alle nivå i virksomhetene, og har dermed større utfordringer i forhold til å fremskaffe sammenlignbare tall om lønnsutvikling. Forskerforbundets lønnsstatistikk har dessuten blitt omtalt som lite egnet for virksomheter instituttsektoren, da de ikke har oversikt over stillinger som brukes ved forskningsinstituttene, og dermed blir det vanskelig å bruke denne statistikken i lønnsforhandlinger i sektoren. NIFU har ansvaret for innsamling av FoU-statistikk i instituttsektoren. Som en del av dette arbeidet samler instituttet inn opplysninger om forskerpersonalet i sektoren, hvor instituttet sammenstiller stillingsopplysninger fra de ulike institusjonene til et sammenlignbart stillingshierarki, som også kan benyttes til å sammenligne stillingsstrukturen i instituttsektoren med universitets- og høgskolesektoren. Ved å ha med ansatte fra NIFU i prosjektgruppen, har det vært mulig å trekke veksler på den jobben som er gjort ved instituttet, slik at lønnsstatistikken for NTL Forskningsinstitutter i større grad er sammenlignbar mellom virksomhetene. Det ble avholdt kurs for lokale administratorer på Sørmarka 20. og 21. januar, med 15 deltakere den første dagen (maks) og 10 den andre. Invitasjonen til kurset er gjengitt i vedlegg 3. I tillegg ble det holdt et kveldskurs i Bergen 17. mars med 2 deltakere. På kursene kom det tilbakemeldinger fra de tillitsvalgte i forhold til funksjonalitet i databasen og oppfølging, og flere problematiske variabler ble grundig drøftet, se kapittel 3.1. Det ble mest fokus på variablene i databasen og administrasjon av medlemsundersøkelsen og basen på kurset, og mindre om bruk av datamaterialet. 1.2 KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Prosjektet har tatt sikte på følgende: - samle inn avtaleverk og lønnstabeller - samle inn anonymiserte lønnsdata - sammenstille lønnsdata i oversikter som kan brukes av de tillitsvalgte i lønnsforhandlinger - se på lønnsutvikling over tid - sammenstille resultater av lokale forhandlinger Hoveddelen av prosjektet knytter seg til innsamling og sammenstilling av lønnsdata. Disse er samlet inn via et web-basert spørreskjema som er sendt til det enkelte medlem på e-post. Kun aktive medlemmer omfattes av undersøkelsen, pensjonister og personer som er midlertidig ute av arbeidslivet får ikke tilsendt undersøkelsen. Svarene er bearbeidet og samlet i en database. Tallmaterialet i databasen er gjort tilgjengelig for de tillitsvalgte, via uttrekk i Excel. Prosjektet har utarbeidet innsamlingsrutiner, samt systematisert, bearbeidet og sammenstilt det innsamlede datamaterialet i en database, i tillegg til at det er laget en egen uttrekksmodul. Intensjonen er at undersøkelsen skal foretas årlig, og driften av undersøkelsen og databasen ligger hos landsforeningen NTL Forskningsinstitutter. Så langt er det gjennomført en pilotundersøkelse sommeren 2010, og en hovedundersøkelse i januar-mars En teknisk spesifikasjon av prosjektet, hentet fra prosjektbeskrivelsen, finnes i vedlegg 1. 1 Overordnet statistikk presenteres på Teknas nettsider, se 2 Forskerforbundets første lønnsstatistikk for privat sektor, hvor flere forskningsinstitutter inngår, kom i Dernest kom lønnsstatistikk for kommunal sektor i 2003 og for medlemmer i statlig sektor i 2005, alle utgitt i Forskerforbundets skriftserie. 8

9 1.3 TEKNISKE DATA Lønnsstatistikkdatabasen er en SQLlite database. Prosjektet, det vil si medlemsundersøkelsen, er skrevet i PHP. Sikkerheten er standard salting av passord og http Auth. 3 Databasen og medlemsundersøkelsen er lagret på samme device. Tillitsvalgte med administratorrettigheter kan logge seg inn og hente ut forhåndsdefinerte datasett via et web-grensesnitt, men per i dag har kun Håkon Nilsen tilgang til selve databasen og medlemsundersøkelsen. Dette er gjort for å hindre at personsensitive opplysninger skal komme på avveie. Ettersom prosjektet vokser i størrelse er det et langsiktig mål å skrive om prosjektet i noe litt mer robust. Imidlertid er det per i dag en svakhet med passordene for pålogging for de tillitsvalgte. Passord er det samme både i forhold til lønnsstatistikkdatabasen og NTLs medlemsnett (med et litt annet format), noe som gjør at det ikke er umulig å gjette en brukers passord. Dette er gjort primært for at det skal være enklest mulig for de tillitsvalgte å huske passordet fra år til år. Imidlertid ser vi for oss en løsning her med en «send meg passordet på mail», eller noe mer avansert, som desentralisert innlogging. Medlemsundersøkelsen har til nå blitt sendt ut fra Håkon Nilsens domene, hnilsen.no. NTL Forskningsinstitutter ønsker å benytte domenet ntlforskning.no, og neste undersøkelse vil forhåpentligvis bli sendt ut herfra. Tabeller som inngår i databasen: Medlem hovedtabell. Inneholder personopplysninger om enkeltmedlemmer, herunder medlemsnummer, navn, avdelingstilhørighet, tariff-id, e-post-adresse, Stillings-ID, Fast stilling, leder, utdanning, utdanningsfelt, fødselsår, kjønn, stillingsprosent, ansiennitet (årstall denne beregnes fra), tilgang, lønn, ikke-send, Opprettet (dato), Besvart (dato) Stilling stillings-id, avdelings-id, stillingstittel, stillingstype (adm, tekn, faglig) Utdanning Utdanningskode og tekst Utdanningsfelt kode og tekst Tariff angir tariffområde virksomheten er tilknyttet. Kode og tekst Avdeling avd.nummer, forkortelse, navn, tariff, institutt-type Lønnsoppgjør-oppsett nummer, type oppgjør, årstall 3 Dette innebærer at brukeren skriver inn et passord. Så legges det til en salt, en hemmelig streng og en funksjon som gjør det hele om til en enveisstreng (passordet 1234 blir til f.eks. ADSLOU)(#ULKJSBS=), som ikke kan reverseres. Passordet blir dermed umulig å knekke. 9

10 1.4 OM DENNE RAPPORTEN Rapporten er delt i seks hovedkapitler med utgangspunkt i intensjonene for prosjektet, i tillegg til innledningen som ser på bakgrunnen for prosjektet. Kapittel 2 beskriver forberedelsene til utarbeidelse av lønnsstatistikkdatabasen og medlemsundersøkelsen. Deretter starter kapittel 3 med en teknisk beskrivelse av variablene i databasen. Her redegjør vi for diskusjoner knyttet til variabler som er, eller har vært, problematiske. Dernest redegjør vi for innsamlingen av datamaterialet i lønnsstatistikkdatabasen gjennom utsendelsen av medlemsundersøkelsen. Kapittel 4 presenterer resultater fra pilotundersøkelsen og den første medlemsundersøkelsen, mens kapittel 6 ser nærmere på sammenligning over tid. Sammenstillingen av resultater fra lokale forhandlinger er en prosess som var igangsatt før dette prosjektet, og dette har i ikke blitt inkludert i lønnsstatistikkdatabasen så langt. I kapittel 6 redegjør vi derfor kort for hva som er gjort så langt, og hvordan disse dataene vil kunne kobles til lønnsstatistikken. Avslutningsvis følger en vedleggsdel med dokumenter som har vært sentrale i arbeidet med lønnsstatistikken. En brukerhåndbok beregnet på lokale tillitsvalgte som skal administrere medlemsundersøkelsen ble utarbeidet etter kursene i januar Håndboken er et selvstendig dokument, og kan betraktes som et frittstående vedlegg til rapporten. 10

11 2. INNSAMLING AV AVTALEVERK OG LØNNSTABELLER Stillingsoversikter skal i følge avtaleverket inngå som en del av særavtalen. For å få en oversikt over stillingsstrukturen ved de forskjellige virksomhetene som NTL Forskningsinstitutter organiserer, måtte vi samle inn særavtaler med dertil hørende stillingsoversikter og lønnstabeller, for de som har det siste. Opplysninger om medlemmene, herunder medlemsnummer, navn, fødselsdato, kjønn og avdelingstilknytning, ble innhentet direkte fra NTLs medlemsregister via medlemsoversikt som sendes leder i landsforeningen hvert kvartal. Tilsvarende ble opplysninger om virksomhetene innhentet fra NTL sentralt. 2.1 INNSAMLING AV GRUNNDATA Henvendelser ble sendt til avdelingslederne ved virksomhetene for å samle inn særavtaler og stillingsoversikter for virksomhetene forut for opprettelsen av databasen. De fleste sendte inn dette, og det ble opprettet et lokalt filarkiv (befinner seg hos prosjektgruppen, med kopi hos leder av NTL Forskningsinstitutter og NTL sentralt). Intensjonen er at dette arkivet skal gjøres tilgjengelig for alle tillitsvalgte, fortrinnsvis via pålogging på medlemssiden på nettet. Imidlertid er det behov for en gjennomgang av særavtalene før disse kan legges ut, da det er elementer i flere av avtalene som ikke er optimale. NTL Forskningsinstitutter igangsatte høsten 2011 en slik gjennomgang, som skal være ferdig i februar Denne gjennomgangen er ikke en del av dette prosjektet. Ved innmelding hos NTL må man nå oppgi e-post-adresse. Flere av medlemmene ble imidlertid innmeldt lenge før e-post fantes, og denne opplysningen er derfor ufullstendig i NTLs registre. Opplysninger om e-post måtte derfor innhentes direkte fra den enkelte NTL-avdeling, eller fra nettsidene til avdelingene. Særavtalene oppdateres fortløpende, både i forhold til endringer i lovverket og lokale forhandlinger. Ajourhold av særavtalearkivet vil ivaretas av NTL Forskningsinstitutter, dette er heller ikke en oppgave knyttet opp mot lønnsstatistikkprosjektet UTARBEIDELSE AV STILLINGSOVERSIKTER Alle innsendte særavtaler og stillingsoversikter ble gjennomgått, og det ble utarbeidet en unik stillingsliste for hver virksomhet. For de avdelingene som ikke hadde sendt inn oversikter, ble virksomhetens nettsider lagt til grunn. Merk at disse oversiktene inneholder alle stillinger ved virksomheten, og ikke bare stillinger hvor NTL har medlemmer. Stillingslistene er unike per virksomhet, med unike stillingskoder for hver virksomhet. Dette innebærer at stillingslisten inneholder nesten 500 stillingskoder OPPLYSNINGER OM INSTITUTTENE Opplysninger om hver avdeling i databasen omfatter avdelingsnummer (117-01), navn og overenskomst. Disse opplysningene innhentes fra NTL sentralt. Denne databasetabellen kan etter hvert utvides med andre opplysninger om avdelingen, for eksempel i forhold til årlige lønnsforhandlinger. 4 Her har det vært diskutert hvorvidt det er hensiktsmessig å opprette en smørbrødliste for hva som bør inngå i en særavtale, jf. overenskomsten mellom NTL og Abelia. Overenskomsten sier at særavtaler skal opprettes lokalt, og nevner en del punkter som skal reguleres i denne avtalen. Men ikke alt som bør inn i en særavtale er nevnt i overenskomsten, det finnes dessuten formuleringer man bør være oppmerksom på. 11

12 2.1.3 VARIABLER FRA NTLS MEDLEMSREGISTER Intensjonen bak lønnsstatistikken er å oppdatere variabler som allerede finnes i NTLs medlemsregister, samt innhente noen tilleggsopplysninger. Lønnsstatistikkdatabasen inneholder følgende variabler hentet direkte fra NTLs medlemsregister: Medlemsnummer registreringsnøkkel i databasen Navn brukes for å administrere medlemmene, men er ikke synlig i uttrekk annet enn lister som gjelder egen avdeling Fødselsdato brukes til å generere alder Kjønn Institutt-tilknytning Medlemsoversikten ble importert direkte i databasen. Alle disse opplysningene er faste, og vil ikke bli endret etter at medlemmet er lagt inn (med unntak av bytte av jobb, navn eller ved kjønnsskifte). E-post-adresse og navn er koblet opp mot medlemsnummeret i en egen tabell. Kun administrator ved eget institutt og superadministrator har tilgang til personidentifiserende opplysninger. Inntil videre må opplysninger om nye medlemmer legges inn manuelt, men intensjonen er å få på plass en prosedyre hvor medlemsoversiktene for hver avdeling vaskes mot det sentrale medlemsregisteret. 12

13 3. INNSAMLING AV ANONYMISERTE LØNNSDATA En del av arbeidet med utvelgelse og gjennomgang av variabler var allerede gjort av den forrige prosjektgruppa. De foreslåtte variablene ble vurdert av den nye styringsgruppa og de fleste videreført, mens noen ble forkastet. Det gjenstod noen prinsipielle avgjørelser, samt en del praktisk arbeid knyttet til utarbeidelse av selve databasen og medlemsundersøkelsen da arbeidet med dette prosjektet ble startet. Prosjektet tar utgangspunkt i en allerede eksisterende oversikt av medlemmer hos NTL Forskningsinstitutter, hvor en del opplysninger er oppgitt av medlemmene ved innmelding i forbundet. Hovedhensikten med å utarbeide en lønnsstatistikkdatabase, er å ajourføre opplysninger om lønn. Månedslønn oppgis ved innmelding, men vedlikeholdes ikke hos forbundet, ettersom trekk i lønn til medlemskontingent gjøres lokalt ved virksomhetene. Forbundet har dermed mulighet til å regne ut lønnsutbetalinger for enkeltmedlemmer på bakgrunn av innbetalt kontingent, men dette gjøres ikke per i dag. Opplysning om årslønn (per januar) vil bli innhentet årlig via medlemsundersøkelsen. Medlemsundersøkelsen innhenter dessuten opplysninger om stilling, utdanning og ansiennitet, tilleggsopplysninger som vil bli brukt for å foreta sammenligning av lønn på tvers av virksomhetene. I tillegg ajourholder databasen et e-post-register over NTL-medlemmene. E-post er valgfritt å oppgi ved innmelding. For de som har vært medlemmer siden før 1990-tallet, finnes i mange tilfeller ikke denne opplysningen. Lønnsstatistikkdatabasen skal brukes internt ved NTL Forskningsinstitutter i forbindelse med lønnsoppgjørene, det er ikke under noen omstendigheter meningen at datamaterialet som samles inn skal brukes i kommersielt øyemed, ei heller i forskning. 3.1 VURDERING AV MELDE OG KONSESJONSPLIKT Lønnsstatistikkdatabasen er en individdatabase, med medlemsnummer som registreringsnøkkel. Ingen av opplysningene i databasen er sensitive jf. Personopplysningsloven, med ett viktig unntak; medlemskap i fagforening. Dette danner selve grunnlaget for databasen, som skal undersøke lønn for NTLs medlemmer ved virksomhetene som inngår i NTL Forskningsinstitutter. Arbeidsgruppen tok kontakt med Datatilsynet for å undersøke om prosjektet ville falle inn under melde- eller konsesjonsplikten. Vi fikk beskjed om at de ikke anså databasen som konsesjonspliktig, ettersom det primært dreide seg om oppdatering av allerede eksisterende opplysninger i NTLs medlemsregister. Men vi ble anbefalt å gjøre en egenvurdering av databasen i forhold til melde- og konsesjonsplikten. En vurdering av lønnsstatistikkdatabasen i forhold til Datatilsynets regler om melde- og konsesjonsplikt finnes i vedlegg 2. 13

14 3.2 TEKNISK BESKRIVELSE AV VARIABLENE I DATABASEN Dette kapittelet presenterer de ulike variablene som inngår i lønnsstatistikkdatabasen. Her gjør vi rede for eventuell diskusjon knyttet til innsamling og bruk av de enkelte variablene MEDLEMSNUMMER Medlemsnummeret er registreringsnøkkelen i databasen. Verdien er unik for hvert enkelt medlem. Medlemsnummer genereres av NTL ved innmelding i forbundet, og kan ha inntil 8 siffer. 5 For 2010 omfattet databasen 941 records/ntl-medlemmer NAVN OG E-POST Brukes for å administrere medlemmene, men er ikke synlig i uttrekk annet enn lister som gjelder egen avdeling. Etternavn og fornavn registreres i hvert sitt felt, slik at lister kan sorteres etter begge deler. Her er det ingen restriksjoner på antall tegn. E-post legges inn som ett felt, eksempelvis ola.nordmann@hotmail.com. Fortrinnsvis bør jobbadresser registreres i databasen, ettersom våre medlemmer har sitt medlemsforhold knyttet til arbeidsplassen i NTL Forskningsinstitutter. Unntaket er direkte tilmeldte medlemmer, som i flere tilfeller hadde oppgitt private e-post-adresser ved innmelding FØDSELSDATO Vi registrerer fødselsdato i basen på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Det er viktig at fødselsnummer registreres korrekt, da dette brukes av lokale administratorer som passord ved pålogging. Opplysningen finnes i NTLs medlemsregister. Fødselsdato fremgår kun i lister som gjelder egen avdeling. Alder beregnes med utgangspunkt i fødselsdatoen. Medlemmer over 70 år regnes som pensjonister, og får ikke tilsendt medlemsundersøkelsen. Fødselsdato brukes til å ekskludere disse. Bakgrunnen for å inkludere alder som en variabel i databasen, er at lønnen gjerne stiger med økende alder; eldre arbeidstakere har ofte mer kompetanse enn yngre KJØNN Kjønn kan genereres på bakgrunn av fødselsnummer, dette gjøres hos NTL ved innmelding og ligger som et eget felt i medlemsoversikten. 6 I databasen legges opplysninger om kjønn inn når en ny person registreres, ved hjelp av teksten Mann eller Kvinne. I databasen endres disse verdiene imidlertid til kvinne=0 og mann=1. Ved å inkludere variabelen kjønn, kan vi undersøke om det er systematiske forskjeller mellom kvinner og menn når det gjelder lønn og lønnsutvikling. Det har i mange år nå vært fokus på likestilling i lønnsoppgjørene, at lavtlønte kvinner skal løftes som gruppe. Lønnsstatistikken vil gi en mulighet til å undersøke i hvilken grad det forekommer kjønnsbaserte lønnsforskjeller innenfor NTL Forskningsinstitutters virksomheter, samt til å følge lønnsutviklingene for henholdsvis menn og kvinner for å se om det forekommer systematiske forskjeller. 5 Her er det imidlertid ikke lagt inn noen sperre på antall siffer i databasen, slik at det per i dag ligger en feilregistrering hvor fødselsnummer er lagt inn i stedet for medlemsnummer. Dette må korrigeres. 6 Her har vi funnet feil i listene fra NTL, slik at denne opplysningen bør kontrolleres av lokale tillitsvalgte. 14

15 3.2.5 AVDELING/VIRKSOMHET Avdelingsnummeret har 5 siffer, hvorav de 3 første angir landsforening, dvs 117. De to siste sifrene angir avdelingene, eksempelvis har SINTEF nummer Pilotundersøkelsen omfattet 23 avdelinger. I hovedundersøkelsen besluttet vi å splitte opp flere av avdelingene (som egentlig består av flere virksomheter), slik at neste undersøkelse omfattet 31 avdelinger. Alle medlemmene må ha en avdelingstilhørighet i databasen, og kombinasjonen av medlemsnummer og avdelingsnummer er unik. Dette innebærer at hvert medlem kun kan registreres en gang i databasen. I forskningssektoren er det ikke uvanlig å ha delte stillinger, slik at en person kan to tilsettingsforhold. Vedkommende registreres da der hvor han eller hun har den høyeste stillingsandelen STILLING Medlemsundersøkelsen gjelder personer med hovedstilling ved de virksomhetene som til hører NTL Forskningsinstitutter. Personer i bistilling skal kun unntaksvis inkluderes i undersøkelsen. Opplysninger om stilling inngår ikke i NTLs medlemsregister, og er en tilleggsopplysning som kun finnes i medlemsundersøkelsen. Stillingsnivået er sentralt for å foreta sammenligninger på tvers av virksomhetene. Virksomhetene som er organisert i NTL Forskningsinstitutter er relativt heterogene, og stillingsstrukturene varierer. Statlige institutter, som STAMI og SIRUS, benytter seg av standard firesifrede stillingskoder, de samme som brukes i staten for øvrig. Ved disse virksomhetene er det relativt enkelt å klassifisere stillinger; her finnes lett tilgjengeligestillingsbeskrivelser med spesifikasjon over arbeidsoppgaver som er tillagt stillingen. De samfunnsvitenskapelige forskningsinstituttene benytter en tredelt forskerstige med titlene forsker 1 (professorkompetanse), forsker 2 (doktorgradskompetanse) og forsker 3 (hovedfag/mastergradskompetanse). SINTEF benytter andre betegnelser, som seniorforsker, forsker og cand.scient. NIFU har her gjort en jobb med å klassifisere forskerne/det faglige personalet ved alle forskningsinstitutter etter samme tredeling som ved de samfunnsvitenskapelige instituttene med bakgrunn i kompetanse. Den samme arbeidsmetoden er benyttet for å gruppere stillinger i lønnsstatistikken. I tillegg til forskningsinstituttene organiserer NTL Forskningsinstitutter en rekke virksomheter som ikke har forskning som primært formål, herunder Forskningsrådet (de forvalter forskningsmidler, de forsker ikke selv), NSD, NKI (forlag og undervisning), Imente (undervisning) og Leser søker bok. For disse virksomhetene var det enda mer utfordrende å klassifisere stillingene i undergrupper, slik at de kan sammenlignes på tvers av virksomhetene. Basen benytter forhåndsdefinerte stillingslister, tilpasset stillingsstrukturen ved hver avdeling, se kapittel Ved utfylling av medlemsundersøkelsen får hver respondent opp en rullegardinmeny for stillingstitler som finnes ved egen virksomhet, hvor de velger aktuell stilling. Hver stilling har en stillingsid med 3 siffer som er unik for kombinasjonen stilling og avdeling. Dette innebærer at for eksempel forsker 3 vil ha en unik stillingsid for hver virksomhet som benytter denne tittelen undersøkelsen inkluderte 550 stillingsid-er, men det er ikke NTLmedlemmer i alle disse stillingene. Oversikt over stillingsstrukturer ble innhentet sammen med avtaleverket ved utarbeidelse av databasen, og oppdateres for hver utsendelse. 7 Dette innebærer at det vil være uproblematisk å utvide databasen til også å omfatte andre NTLforeninger og landsforeninger. 15

16 Stillingene deles inn i tre overordnede kategorier: Administrative stillinger (1) stillinger innenfor arbeidsområdene vanlig kontorarbeid og saksbehandling. Sekretær, konsulent, rådgiver, bibliotekpersonale. Tekniske stillinger (2) består av stillinger som gir bistand til forskere eller administrasjonen eller utfører mer selvstendig arbeid. Fagarbeider, tekniker, ingeniør, renhold, drift. Faglige stillinger (3) stillinger som skal utføre forskningsoppgaver, vitenskapelige og faglige utredninger. Forsker 1, forsker 2, forsker 3, postdoktor, stipendiat, rådgiver, fagkonsulent. Tvilstilfeller som er diskutert i styringsgruppa: IKT-konsulent; er dette en teknisk eller administrativ stilling? IKT-konsulentene utfører arbeid av teknisk art, så selv om de mange steder er en del av administrasjonen, har styringsgruppen valgt å klassifisere stillingen som teknisk. Bibliotekar; administrativ eller faglig stilling? Styringsgruppen konkluderte med at dette er en administrativ stilling, da biblioteket primært er en støttefunksjon ved forskningsinstituttene. Rådgiver/fagkonsulent; stillingene kan være både faglige og administrative. Her blir virksomhetenes særavtaler/stillingsoversikt avgjørende for hvilken kategori stillingene skal klassifiseres i. Eksempler: Forskningsrådet og NSD har hovedsakelig konsulenter og rådgivere. Disse er klassifisert som administrative stillinger. NIFU og SIRUS har derimot rådiverstiger som er parallelle med forskerstigene og hvor forskjellen ligger i formell kompetanse og arbeidsoppgaver. Her er rådgiverne klassifisert som faglige stillinger. De tre kategoriene kan deles opp i undergrupper i fremstillinger. Dette gjøres manuelt. Følgende undergrupper er benyttet i statistikk fra databasen: 1 Administrativ stilling Bibliotek Konsulent Mellomleder Rådgiver Sekretær Toppleder Øvrig administrasjon 2 Teknisk stilling Drift IKT Ingeniør Mellomleder Tekniker Øvrig teknisk 3 Forsker/faglig stilling Forsker 1 (forsker med kompetanse på professornivå) Forsker 2 (forsker med kompetanse på doktorgradsnivå) Forsker 3 (forsker med kompetanse på hovedfag/mastergradsnivå) Forskningsassistent Forskningsleder Rådgiver (faglig stilling med spesialistkompetanse) Doktorgradsstipendiat Stillingsopplysninger blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut. 16

17 I 2010-undersøkelsen ble ikke oppgitt stilling lagt inn som første valg i alle stillingslister. Vi oppdaget at ved noen avdelinger var det mange personer registrert i stillingskategorien som stod først på lista i pilotundersøkelsen; respondentene unnlot å legge inn stillingsinformasjon UTDANNINGSNIVÅ Opplysningene om utdanningsnivå skal måle respondentenes formalkompetanse, og gjelder høyeste avlagte utdanning. Denne opplysningen finnes ikke i NTLs medlemsregister. NTL organiserer vertikalt i virksomhetene, og har medlemmer med all slags utdanningsbakgrunn. Bakgrunnen for å spørre om høyest avlagte utdanning, er sammenhengen mellom utdanning/kompetanse og lønn; jo høyere kompetanse, desto høyere lønn. Undersøkelsen bruker en inndeling i nivåer. Her er det imidlertid vanskelig å få alle utdanninger til å passe inn, slik at vi fremdeles drøfter mulige tilnærminger. Arbeidsgruppen har valgt samme inndeling som benyttes i nasjonal standard for utdanningsgruppering (NUS2000), men med noen tilpasninger. 0 Ukjent utdanning 1 Ikke fullført vgs 2 Vgs inkl. påbygging 3 Fagbrev 4 Cand.mag/bachelor-nivå (lavere grad) 5 Hovedfag/master (høyere grad) 6 Doktorgrad Punkt nummer 3 er lagt til etter tilbakemelding fra respondentene. Det er mange som ikke har videregående skole, men som har gått teknikern og lignende, og som hadde problemer med å kjenne seg igjen i de oppgitt valgene. Utdanningsopplysninger blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut. Vi vurderer å endre kategoriene for at det skal bli enklere å plassere egen utdanning. En mulig inndeling for høyeste avlagte utdanning er: 0 Ikke oppgitt utdanning 1 Grunnskole 2 Videregående skole 3 Fagutdanning ut over videregående 4 Universitets- og høgskoleutdanning, lavere nivå (1-3 år) 5 Universitets- og høgskoleutdanning, høyere nivå (4-6 år) 6 Forskerutdanning (doktorgrad) Nummerserien blir den samme, det er kun benevnelsene som endres UTDANNINGSFAG Bakgrunnen for å spørre om utdanningsfag er å undersøke om lønnsforskjeller kan forklares med faglig bakgrunn, for eksempel om samfunnsvitere tjener mindre enn realister. 17

18 Inndelingen er den samme som brukes i Norsk standard for utdanningsgruppering (NUS2000) Humanistiske og estetiske fag Lærerutdanninger og utdanninger i pedagogikk Samfunnsfag og juridiske fag Økonomiske og administrative fag Naturvitenskapelige fag, håndverksfag og tekniske fag Helse-, sosial- og idrettsfag Primærnæringsfag Samferdsels- og sikkerhetsfag og andre servicefag Uoppgitt fagfelt Opplysninger om utdanningsfag blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut LEDER Spørreskjemaet ber om at avdelingsledere eller høyere svarer ja her. Vi ønsker å kunne skille mellom ledere og ikke-ledere i databasen, ettersom det i noen tilfeller vil være ønskelig å holde lederlønningene utenfor når gjennomsnittslønninger beregnes. I tillegg er det interessant å kunne sammenligne lønnsnivå for ledere i ulike virksomheter. Nå organiserer NTL Forskningsinstitutter få ledere, både på mellomledernivå og toppledernivå, slik at det vil være mest aktuelt å holde disse utenfor. Opplysninger om lederansvar blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut FAST STILLING To valg; fast stilling eller midlertidig stilling. Hensikten med dette spørsmålet er todelt. For det første ønsker vi å undersøke om det er lønnsforskjeller mellom fast tilsatte og midlertidig tilsatte i samme stilling. Samtidig gir det en pekepinn på omfanget av midlertidig tilsetting ved virksomhetene. Her kan det selvsagt innvendes at andelen organiserte i midlertidig stilling nok er lavere enn andelen organiserte blant det faste personalet, slik at tallet ikke er helt reelt. Stillingsopplysninger blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut STILLINGSANDEL Oppgis i prosent. Ved fremstilling av tabeller vil vi justere for stillingsandel, slik at det beregnes gjennomsnittlig årslønn som i full stilling. Opplysninger om stillingsandel blir lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Opplysningene kan endres av respondenten i spørreskjemaet, eller av administrator før undersøkelsen sendes ut. 18

19 ANSIENNITET Ansiennitet oppgis som årstall ansienniteten gjelder fra. Bakgrunnen for at vi spør om årstallet, er at det da rent datateknisk blir enklere å behandle opplysningene, og man trenger ikke oppdatere ansienniteten hvert år. I denne undersøkelsen er vi ute etter å finne en ansiennitet som lar seg sammenligne mellom virksomheter. Problemet vårt er at ansiennitet er en størrelse som fastsettes, og benyttes, lokalt. Teknas lønnsstatistikk løser dette relativt enkelt, der beregnes medlemmenes ansiennitet ut i fra år for avlagt høyere utdanning (Hovedfag/master). De kan gjøre det på denne måten, ettersom det er en forutsetning for å bli medlem av Tekna at man har høyere utdanning. For NTL, som organiserer vertikalt i virksomhetene og har medlemmer med svært ulik utdanningsbakgrunn, er ikke dette en god løsning. Alle virksomheter må foreta en ansiennitetsberegning (beregnet tjenestetid) ved tilsetting av nye ansatte, for å kunne fastslå lønnsnivået. Beregninger av ansiennitet reguleres ofte i virksomhetens særavtaler. Det finnes flere typer ansiennitet: Ansiennitet på en arbeidsplass Ansiennitet på bakgrunn av utdanning Ansiennitet i nåværende stillingskategori Ansiennitet i virksomhet (eller i Staten) Ansiennitet avhenger av tidligere arbeidserfaring, samt kompetanse. Ansienniteten kan opparbeides på nåværende arbeidsplass eller tidligere arbeidsplass, den kan også være gjenstand for forhandling. I staten er det for eksempel mulig å få såkalt antesipert ansiennitet, noe som innebærer at man får godskrevet lenger tjenestetid enn man egentlig har opptjent. Man får altså et tillegg i tjenestetiden. Det første vi må avgjøre, er formålet med opplysningen om ansiennitet. Hva er det vi ønsker å sammenligne? Lik lønn i lik stilling, med like lang fartstid i stillingen? Lik lønn med lik utdanning like lang tid etter avsluttet utdanning? Dette er vi ikke helt enige om i dag, og spørsmålet er om det faktisk er mulig å bli enige. Arbeidsgruppen har derfor, i samarbeid med kursdeltakerne på Sørmarka i januar, kommet frem til et kompromiss. Vi ber i dag om beregnet relevant ansiennitet ved nåværende arbeidsplass, altså antall år som er lagt til grunn for lønnsfastsettelse i den stillingen man innehar i dag pluss det antall år respondenten har stått i stillingen. Vi er ute etter hele yrkeskarrieren, slik at ansiennitet fra tilsvarende stillinger ved tidligere arbeidsplass skal telle med, mens tidligere stillinger som ikke er relevante, ikke skal tas med. (Eksempelvis skal en forsker ta med tidligere stillinger som forsker ved andre institusjoner, mens en deltidsjobb på bensinstasjon i studietiden ikke skal med). Opplysninger om ansiennitet vil i utgangspunktet bli lagt inn første gang man svarer på undersøkelsen, og overføres til de påfølgende årgangene. Men ettersom svarene i pilotundersøkelsen var relativt springende, har vi valgt å nulle ut feltet i 2010-undersøkelsen. Hvis vi får veldig avvikende svar i forhold til piloten, vil vi vurdere å droppe spørsmålet om ansiennitet i videre undersøkelser. Vi gjør dessuten oppmerksom på at opplysningene om ansiennitet som ble rapportert inn i pilotundersøkelsen ikke bør tillegges vekt, da de er forbundet med stor usikkerhet. Som et alternativ til ansiennitet vurderte vi å spørre om antall år man har vært ansatt i virksomheten. Samtidig vil ikke ansettelsesår alene være et godt utgangspunkt for sammenligning, da en respondent kan ha hatt en lang yrkesaktiv karriere ved andre virksomheter enn de som NTL Forskningsinstitutter organiserer. Det finnes også tilfeller der den ansatte har skiftet stilling internt ved virksomheten, og vil kunne ha beregnet ansiennitet i forhold til ny stilling, som ikke har sammenheng med hvor lenge vedkommende har vært ansatt (en av våre medlemmer har for eksempel vært ansatt i over 30 år ved samme virksomhet, men har beregnet 19 års ansiennitet i den stillingen han har i dag). 19

20 Ved en utvidelse av medlemsundersøkelsen, kan det tenkes at det legges inn et felt for ansettelsesår i virksomheten som et supplement til ansiennitetsopplysningene BRUTTO GRUNNLØNN Lønn blir ofte brukt til å skille mellom stillinger på ulikt hierarkisk nivå. Lønn blir også brukt til å skille mellom stillinger som er plassert på samme hierarkiske nivå innen virksomheten. De fleste arbeidstakere får lønn etter en stige, der lønnen øker i takt med tjenestetiden. Dette innebærer at en arbeidstaker som for eksempel har arbeidet i tre år får bedre lønn enn en som har arbeidet ett år. Når en stilling er direkte plassert i en lønnsramme, innebærer dette imidlertid at stillingsinnehaveren forblir på samme lønnstrinn uavhengig av tjenestetid. Ved virksomhetene i NTL Forskningsinstitutter har det store flertallet lønnsstiger som en del av sine særavtaler, slik at medlemmene vil stige automatisk i lønn ved økt tjenestetid. Samtidig finnes stillinger med direkte innplassering, hvor lønnsøkning skjer gjennom årlige lønnsoppgjør og eventuelle særordninger ved virksomhetene. Dette gjelder særlig de høyeste stillingene, hvor individuelle lønnsplasseringer forekommer oftere. Ved beregning av brutto grunnlønn for medlemsmassen vil man sammenligne alle stillinger innenfor en kategori, uavhengig av om vedkommende står i en lønnsstige eller ikke. Hva innebærer brutto grunnlønn? I staten defineres grunnlønn som «Den laveste lønn som er knyttet til en bestemt stillingskategori» 8. I vår database er grunnlønn den lønnen medlemmene får utbetalt, uten faste eller variable tillegg. I piloten spurte vi om brutto lønn, og ba respondentene inkludere faste tillegg. Etter en diskusjon i arbeidsgruppen og med kursdeltakerne på Sørmarka, ble vi enige om at det vi ønsker å sammenligne her, er grunnlønnen. Faste og variable tillegg er noe de ansatte får som en følge av forhandlinger og spesielle avtaler, og flertallet av våre virksomheter har ikke dette. Samtidig gir ikke brutto grunnlønn et korrekt bilde av hva den enkelte faktisk har å rutte med, da må tilleggene også inkluderes. Vi vurderte å legge inn et eget felt med spesifikasjon av tillegg, men slo det fra oss, ettersom det vil kunne medføre problemer for respondentene å finne frem til hva som er faste tillegg og hva som er variable tillegg. Ved en av virksomhetene har de for eksempel faste skifttillegg, men disse varierer ut i fra hvor mange skift man jobber i perioden. Feltet med lønnsopplysninger er det eneste som blir nullet ut i videre oppfølgingsundersøkelser, og som må fylles inn hvert år. Vi ønsker opplysninger om årslønn etter siste lønnsoppgjør, og kom frem til at det beste tidspunktet for utsendelse av medlemsundersøkelsen for å få de lønnsopplysningene vi ønsker, er i januar/februar. Da vil alle ha avsluttet lønnsoppgjøret for foregående år, og ingen har begynt på inneværende års lønnsoppgjør. Vi vil dessuten rekke å ha en analyse av svarene ferdig før neste lønnsoppgjør starter (Spekter begynner i april). 8 Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 20

21 3.3 GJENNOMFØRING AV MEDLEMSUNDERSØKELSEN Dette kapittelet tar for seg den praktiske gjennomføringen av medlemsundersøkelsen; hvordan pilotundersøkelsen og første ordinære innsamling av lønnsdata ble utført, samt gjøre rede for problemer vi støtte på under veis. Vi vil også komme med anbefalinger om hvordan undersøkelsen bør bli sendt ut i fremtiden. De lokale tillitsvalgte har hatt følgende oppgaver: Levere inn særavtaler og stillingsoversikter, samt sende inn beskjed om endringer i stillingsoversiktene Verifisering/oppdatering av medlemsregisteret Informasjon på forhånd om at undersøkelsen sendes ut Utsendelse av undersøkelsen Oppfølging av medlemmene, herunder utsendelse av påminnelser Oppfølging av svar, kontrollere at medlemmene har lagt inn riktige opplysninger. Bruk av resultatene i lønnsforhandlinger Håkon Nilsen har hatt ansvaret for programmeringen og den tekniske siden ved utformingen av undersøkelsen. Styringsgruppen har testet spørreskjemaet og ellers bistått. Hebe Gunnes har administrert undersøkelsen, herunder svart på spørsmål fra respondentene og bistått ved utfylling av spørreskjemaet INNSAMLING AV DATA FØR UTSENDELSE Medlemslister for hver avdeling hentes fra NTLs sentrale medlemsregister. Dette oppdateres fortløpende, og lister sendes ut til avdelingene fire ganger i året. Oversikter kan også lastes ned fra forbundets nettsider ved pålogging. Hvordan opplysninger hentes inn og legges inn i databasen er beskrevet i brukerhåndboken, se vedlegg 3. Stillingstabeller oppdateres årlig. Her må de tillitsvalgte sende inn nye stillingsstrukturer til superadministrator, som oppdaterer databasetabellene INFORMASJON OM UNDERSØKELSEN Forut for utsendelse av medlemsundersøkelsen ble det utarbeidet en informasjonstekst som prosjektgruppen sendte ut til test-avdelingene, og ba dem videresende til medlemmene. Melding sendt avdelingslederne : Vi har nå gjennomført de første testene av lønnsstatistikkdatabasen og medlemsundersøkelsen, og intensjonen er å sende ut medlemsundersøkelsen til alle medlemmene i NTL Forskningsinstitutter i løpet av neste uke. Det hadde vært fint om dere, som avdelingsledere, kunne informere medlemmene deres om at undersøkelsen kommer i nær fremtid. Jeg har sendt ut e-post til mine egne medlemmer med følgende ordlyd: NTL Forskningsinstitutter har satt i gang et arbeid med å utarbeide medlemsundersøkelse og lønnsstatistikk. I løpet av neste uke vil du derfor motta en e-post med en lenke til et spørreskjema, hvor du fyller inn opplysninger om stilling og utdanning, i tillegg til lønn. Fint om du kan svare på undersøkelsen med en gang du får den. En statistikk blir bare så god som informasjonen som samles inn, og det er viktig for NTL Forskningsinstitutter å få så gode data som mulig. Derfor håper vi på høy deltakelse! Det understrekes at opplysningene anonymiseres 21

22 i databasen, men jeg har som leder av NTL-avdelingen kontroll-tilgang til egne medlemmer for å sjekke hvem som har svart og ikke. Erfaringsmessig får vi høyest svarprosent hvis utsendelse av informasjon, påminnelser og oppfølging skjer lokalt, så jeg håper dere har muligheter til å følge opp undersøkelsen. Vi er inneforstått med at mange starter ferien i disse dager, men håper likevel at det vil være mulig å få til en tilfredsstillende svarprosent. Flere tillitsvalgte videresendte informasjonsteksten til medlemmene, eller de laget egne versjoner OPPDATERING AV MEDLEMSOVERSIKT OG E-POSTADRESSER Medlemsoversikt ble hentet ut for NTL Forskningsinstitutter per , og importert inn i databasen. Avdelingslederne ble bedt om å oppdatere medlemsoversikten for sine avdelinger i forhold til nye medlemmer og avgang fra foreningene før undersøkelsen ble sendt ut. For noen av de store avdelingene var det nødvendig å kontrollere listene for feil, samtidig skulle en del personer tas ut, fordi de ikke var i ordinært arbeid på utsendelsestidspunktet. Noen valgte også å ta ut topplederne. Alle avdelingsledere ble bedt om sende inn e-postlister for medlemmene. Nesten alle gjorde dette, og de som manglet ble hentet fra instituttenes nettsider. Dernest ble avdelingslederne bedt om å korrigere og oppdatere e-post-adressene i databasen. Det oppstod en systematisk feil i e-post-listen ved en av avdelingene, noe som førte til at vi måtte sende ut pilotundersøkelsen på nytt til halvparten av medlemmene her. Det finnes nå en relativt enkel modul for å korrigere e-post-adresser og sende ut på nytt til enkeltpersoner, se brukerhåndboken UTSENDELSE Før utsendelse av pilotundersøkelsen, hadde vi kontaktet utvalgte tillitsvalgte med spørsmål om de ville være testinstitutt. Undersøkelsen ble deretter sendt ut til de utvalgte enhetene i nært samarbeid med de tillitsvalgte. Funksjonaliteten til medlemsundersøkelsen ble testet og endret fortløpende etter hvert som vi fikk tilbakemelding fra respondentene. I løpet av mai og juni 2010 ble undersøkelsen sendt ut til alle medlemmene i NTL Forskningsinstitutter. Medlemsundersøkelsen sendes ut på e-post. Ved utsendelse genereres en unik streng for hvert medlem, som inkluderes i e-posten til den enkelte. Når de klikker på denne kommer de inn på sitt spørreskjema, uten pålogging. Intensjonen er at lokale tillitsvalgte skal sende ut medlemsundersøkelsen, samt administrere og kvalitetssikre data lokalt. For 2009-undersøkelsen fikk de tillitsvalgte en forespørsel om hvorvidt de ønsket at prosjektgruppa skulle sende ut medlemsundersøkelsen, og mange valgte dette. En del ga ingen tilbakemelding, og for disse måtte prosjektgruppa sende ut undersøkelsen. For 2010-undersøkelsen var det meningen at undersøkelsen skulle sendes ut som en del av kurset i januar. For en del virksomheter tok det lenger tid å oppdatere medlemslister og stillingslister, slik at undersøkelsen i realiteten ble foretatt i perioden januar-mars Alle virksomheter som hadde deltakere på kursene, sendte selv ut medlemsundersøkelsen. Hebe Gunnes, som har hatt ansvaret for å administrere medlemsundersøkelsen, sendte ut for de øvrige. Administrasjon av undersøkelsen, gjennom utsendelse av påminnelser og oppfølging av enkeltmedlemmer, foregikk i større grad lokalt i 2010-undersøkelsen enn i piloten, noe vi mener er en medvirkende årsak til at svarprosenten ble høyre denne gangen. 22

23 3.3.5 UTFORMING AV SPØRRESKJEMAET Det ble nedlagt en del arbeid med å få til en enkel og funksjonell utforming av spørreskjemaet. En forutsetning var at vi skulle bruke entydige begrep. Der det var nødvendig med forklaringer, måtte de være så korte og poengterte som mulig. Spørreskjemaet ble endret fortløpende under arbeidet med pilotundersøkelsen, her ble respondenter ved testinstituttene spesielt oppfordret til å sende inn tilbakemeldinger de måtte ha knyttet til hva vi spurte om, hvordan vi spurte, og om forklaringene var tilfredsstillende. Vi fikk mange tilbakemeldinger, både knyttet til variablene som ble benyttet, forklaringene på disse og selve gjennomføringen av undersøkelsen. De første tilbakemeldingene dreide seg om uklare forklaringer, hva var det egentlig vi spurte om? Flere hadde tilbakemeldinger om de oppgitte variablene. Mange dreide seg om utdanning, at respondentene ikke kjente seg igjen eller savnet sin utdanning. Dernest måtte vi legge inn uspesifiserte kategorier for flere av variablene, ettersom mange ikke gjorde endringer og ble stående med første verdi i listen. For tre felt måtte vi legge inn sperrer i forhold til lovlige verdier, se nedenfor. Figur 1 viser bildet for registrering av person- og lønnsopplysninger. FIGUR 1 REGISTRERINGSSKJEMA, MEDLEMSUNDERSØKELSEN Vi vil her gjennomgå noen sentrale variabler i databasen som respondentene hadde problemer med å fylle ut, og hvordan den tekniske løsningen ble tilpasset tilbakemeldingene: Ansiennitet respondentene ble bedt om å oppgi startår for ansiennitetsberegning. Her var vi ute etter total ansiennitet i hele yrkeskarrieren. Flere misforstod dette og oppga den tiden de har vært ansatt i nåværende stilling ved nåværende arbeidsplass. Til tross for at det tydelig står at startår skal oppgis, forsøkte flere å legge inn antall år, og det ble lagt inn en sperre, slik at minst fire siffer måtte oppgis. Man får nå ikke sendt inn undersøkelsen med mindre rubrikken er korrekt utfylt. 23