UNIVERSITETET I TROMSØ U1T

Transkript

1 UNIVERSITETET I TROMSØ U1T DET HELSEVTENSKAPELIGE FAKULTET Orienteringssak FS H&sefak 2012 Ti!: Fakultetsstyret ved Det helsevitenskaplige fakultet Møtedato: 20. september 2012 Arkivref.: 2009/2396 ARYOO2/254.0 Vurdering av virksomhetens helse, miljo og sikkerhet inkludert oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2011 Systematisk HMS arbeid Helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen plegger Universitetet I Tromsø a arbeide systematisk med helse, miijø og sikkerhet (HMS), jamfør Forskrift om systematisk helse-, miljø- 09 sikkerhetsarbeid I virksomheter. Det betyr at det skal iverksettes systematiske tiltak som skal sikre at Universitetets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres 09 vedlikeholdes I samsvar med krav fastsatt i HMS lovgivningen. Universitetsstyret har forankret det systematiske HMS-arbeidet Iedelsesstrukturen, pa linje med andre sentrale oppgaver ved UIT. Det forutsettes bred medvirkning fra alle pa arbeidsplassen I det kontinuerlige arbeidet for a bedre sikkerheten, arbeidsmiljøet og hindre forurensning av det ytre miljøet. Gode 09 sikre arbeidsvaner, kiare ansvarsforhold, godt samarbeid 09 ryddige lokaler gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater, 09 som det systematisk HMS-arbeid dreler seg om. Màlsetninger Det enkelte fakultet ska! sette overordnede mal for det som er viktig for enheten. Overordnede mál for HMS arbeidetved Helsefakfor perioden ervedtatt i sak F (2010/1867). ltillegg gjennomføres det annen hvert âr HMS-runder, sam skal munne Ut I handlingsplaner som igjen forankres I de enkelte enhetenes ârsplaner. P denne máten er det tenkt at HMS skal inngá I fakuftetets ordinre strategi 09 planarbeid. Nedenfor følger en oversikt over status knyttet til de enkelte punktene I malsetningene for perioden : 1. Følge opp og implementere fakultetsstyrets vedtak i sak om Ansvar og myndighet vedr det systematiske HMS-arbeidet ved fakultetet. I denne rapporten er det kiare forsiag p6 hvem som skal ha hvilke roller innenfor HMS-arbeidet ved fakultetet: Ansvar, oppgaver 09 myndighet innen det systematlske HMS-arbeidet ved Helsefak er vedtatt avfakultetsstyret I sak F 5-10, og legger opp UI at HMS-arbeidet skal inngà som en naturlig del av den daglige driften I linjen. Samtidig ble det koordinerende og overordna ansvaret for lab og avfallshandterlng tiliagt ett av instituttene og fokuset pa studentenes lringsmiljø ble økt. Arbeidet med a implementere vedtaket er godt i gang (tiltak I arspian 2011), 09 det er foretatt ansettelse i stilling ved 1MB med koordinerende ansvar for sikkerhet I lab og farlig avfall. Fortsatt arbeid med implementering av ansvar, oppgaver 09 myndighet N Tromsø. postmottak@uit.no. Sentralbord: Faks: leder Seksjon for personal- og økonomitjenester Ann-Sofie Rydningen. TIf: Faks: an n-sofie.rydningen@uit.no

2 UNIVERSITETET I TROMSØ UiT i blir, sammen med beredskapen 09 risikovurderinger, ett av de viktigste arbeidsoppgavene framover. Dette inkiuderer ogs gjennomføring av øveiser, systematisk oppiring av ledere, ansatte og evakueringspersoneii. 2. Etablering av system forjevnlige HMS-runder: De to siste HMS-rundene hatt oppstart samme dag som miljødagen har vrt gjennomført. HMS-runden høsten 2010 (2009/7770) hadde fokus pa trivsei pa arbeidspiassen, beredskap og miijøiedeise og arbeid pa lab. Arets HMS-runde startet opp i mars (12/1423) med frist for tilbakemeiding i form av rapport med handlingspian er Tiitak knyttes opp mot ârspianer for Utford ringer framover knyttet til HMS-runden era etablere gode rutiner for gjennomføring, en form og ett innhoid som er tilpasset den ulike virksomheten som drives ved fakuitetet, og som er gjennomførbar pa enheter som er ulik bade størreise og organisering. Det bør ogsá vurderes om HMS-runder skal vre àriige, men da av mindre omfang. 3. Etablere system for god og rettferdig utnyttelse av arealene, som bidrar til best mulige forhold for alle ansatte og som best mulig ivaretar inneklimaet: Utdanningsmeidingene har over fiere âr syniiggjort at det for trangt for vare studenter, bade med hensyn til lesesaisplasser 09 grupperom. Dette behovet vii øke gjennom krav i forbindeise med revidering av medisinerstudiet 09 nye typer undervisning. Nøkkeitai! er ca studenter mer enn bygget er dimensjonert for. Vi har ogsâ et økende studentantail gjennom oppbygging av nye studier og økende inntak pa eksisterende studier, dette for a nâ vare maltall og oppfylie samfunnsoppdraget. HMS-situasjon er utfordrende for bade vitenskapeiige ansatte (sriig PhD) 09 administrativt ansatte gjennom deling av kontor med støy 09 iuftutfordringer. Bygget har hewer ikke rom for fortrolige samtaier for de som deler kontor. Fakultetet har de siste ãr hatt gjennomgang av vare lokaler med hensyn til a fortette 09 utnytte areaiet bedre. Dette har ført tii økte kostnader 09 midlertidige iøsninger som ikke er optimale, 09 vii pa sikt vre hemmende for a engasjere de beste kandidatene til vâre stillinger. Det skai i nr framtid sendes henvendeise til enhetene ved Heisefak om bruk av 09 kartiegging av risikomomenter pa feiieslab er. Dette vii gi en oversikt over hvem som benytter de ulike lokalene 09 om lokaler kan omdisponeres. 4. Etablering av gode oppiringstiitak innen for HMS: OppIring av nyvaigte verneombud (grunnkurs HMS) er iovpäiagt 09 organiseres av universitetsdirektøren for heie UiT, som ogsa tiiretteiegger for feiles førstehjeipskurs 09 jevnlig oppiring av straievernkontakter. Heisefak gjennomfører oppiring av evakueringspersoneii ved MH og Farmasi to ganger pr ar forkant av evakueringsøveisene. Sikkerhetsoppiring (BiO 3309) er under omiegging 09 vii bli ny fra varen Dette arbeidet koordineres av universitetsdirektøren, som ogsa har gjennomført oppiring av enkeite iedergrupper. Det ma jobbes videre, bade ved Helsefak, men ogsa ved UiT, i forhoid tii dokumentering av HMS-oppiring, opplring i beredskap for studenter 09 oppiring av nyansatte. Videre bør det vurderes om det skai gjennomføres arlige kurs eller fagdager for ansatte pa lab, med fokus pa hoidninger, lovverk, arbeidsrutiner med mer. Nar nye retningsiinjer innen for de uiike omradene kommer,jf. HMS-prosjektetved UiT, ma opplring gjennomføres lokalt. 2

3 UNIVERSITETET I TROMSØ U1T 5. Etablering av gode og brukervennlige nettsider: Egne nettsider for HMS ved Helsefak er utviklet, men det børjobbes videre med disse mot en samlet HMS-hàndbok som er oversikthg og ett a finne fram i. 6. Utvikling av miljøledelse lokalt: Her kan ulike tiltak vurderes, som overbygg over sykkelstativene p6 hele campus, oppstillingsplassene for sykkel ma makes am vinteren p6 Ilk linje med parkeringsplassene for bil, videokonferanser ma benyttes I enda større grad, oppgradere trimrom i MH-bygget og sponsing av treningsavgift for ansatte: I 2005 kom Staten med pãlegg om at statlige virksomheter skulle ha økt fokus pa miljøledelse. Miljøledelse betyr systematisk arbeid for a endre virksomheten i en mer miljøvennhig retning. Fire satsningsomrâder er pekt Ut: innkjøp, avfall, transport og energibruk. Universitetsstyret vedtok a integrere miljøledelse I det allerede eksisterende systematiske helse-, miljø- 09 sikkerhetsarbeidet, og at innsatsen for a bli mer miljøvennhig pa satsnngsomradene skal intensiveres. Vedlagtfølgerarsrapportfor UiT for perioden (2009/ ). Fakultetet har ingen egen plan for miljøledelse, men har gjennomført ulike tiltak: Helsefak har eget trimrom for ansatte 09 studenter, ansatte har mulighet til a trene 1 time i arbeidstiden, fakultetet har deltatt pa sykle-til-jobben-aksjonen og har vrt pãdriver for deltakelse Ira ansatte og studenter i Midnight Sun Marathon,jf. Arsplan 2011, hatt kampanjer for redusert utskrift og slâ av lys/pc, innført automatisk dobbeltsidig utskrift mm. 7. Videreutvikle et beredskapsarbeidsom baserersegpd forebygging, og hvor risikovurderinger inngdr sam en naturlig del: Etter Arbeidstilsynets besøk i 2009/10 ble Universitetet pâlagt a gjennomføre risikovurderinger. Dette arbeidet er igangsatt, men har visst seg a vre mer omfattende 09 ressurskrevende enn først tenkt, 09 er derfor forsinket. I tillegg har ikke Bedriftshelsetjenesten hatt personell tilgjengelig. Arbeidet koordineres av HMS-ansvarlig for lab/avfall, men med forankring de enkelte forskningsgruppene. Eventuelle tiltak som framkommer i risikovurderinger ma tas med i arsplaner for de enkelte enheter 09 tas med i beredskapsarbeid pa alle nivâ. Det skal igangsettes kartlegging av risikomomenter pa lab, sammen med verneombud, til arbeidet med utskifting av fareskilting. Innen stralevern skal det lages arlig rapportering til universitetsdirektøren. Det ma etableres systemer for oversikt over farlige stoffer som brukes 09 oppbevares pa lab (inki stoffkartoteket 09 romkort). Dette vil ogsa gi en god oversikt over faremomenter, som et ledd I arbeidet med forebygging. 8. Revidering av beredskapsplan og reetablering av lokal beredskapsgruppe: Fakultetets beredskapsplan er nylig oppdatert (201 2/3344-1), og deter i uke 35 gjennomført evakueringsøvelse pa MH-bygget og Farmasibygget, med pafølgende øvelse for Lokal beredskapsgruppe (LBG) (12/4307). Som et resultat av evalueringen av beredskapsplanen 09 tidligere øvelser, er det gjennomført en rekke tiltak, eksempelvis er alarm ved U- 09 L-fløyen pa MH sammenkoblet, øyeskyll er montert pa alle Iab er, branntekniske tegninger er under oppdatering og manuell melder pa plan 5 er montert. Utfordringer framover vil vre knyttet til holdningsskapende arbeid og bevisstgjøring av den enkeltes ansvar i en beredskapssituasjon, opplring av ansatte, ledere 09 beredskapspersonell, gjennomføring avjevnlige øvelser (ogsa større), etablere flere beredskapsskap og gjennomgà beredskapsutstyr mm. Videre tas det sikte pa a etablere samarbeidskanaler med bla driftspersonell (BEA) 09 UNN. 3

4 UNIVERSITETET I TROMSØ UiT I 9. Utarbeide en samlet oversikt over potensielle fare- og ulykkessituasjoner: Heisefak har en samlet oversikt over potensielie fare- og uiykkessituasjoner, ref. 2009/4935, fra de fieste instituttene. Dette er en oversikt som m gjennomgs jevniig og rapporteres tii u niversitetsdi rektøren. Med bestemmelse og vernetjenesten Fakuitetsiedeisen harfaste møter med piasstiiiitsvalgte og hovedverneombudet (HVO) hver mned. Det er laget møteplan for disse og rshjui med oversikt over saker til de enkelte møtene. Fra tillitsvaigte har det vrt tatt opp utfordringer knyttet til informasjon og medbestemmeise p instituttniv, inkiudert probiematikken rundt styrer /ikke styrer ved instituttene. Faste møter meilom HMS-konsulent/HMS--koordinator og HVO skat gjennomføres minst 1 semester, neste gang gang per I tiiiegg inviterer vernetjenesten ledere og ansatte p verneombudsmøtene hvis det er aktueiie tema. Instituttene skal etablere egne HMS-forum eiier dokumentere skriftlig hvordan enheten vii ivareta eget HMS arbeid. Fakuftetet har Pt ikke en samiet oversikt over hvordan dette er ivaretatt ved I nstituttene. Eksterne brukere Genereit er det utfordringer knyttet tii eksterne brukere p bygget, ha gode nok oversikter over hvem disse brukere er 09 om det er laget dekkende avtaier for bruken. HMS-prosjektet ved UIT Universitetet har I etterkant av Veritas-rapporten (revisjon av HMS-systemet ved UIT) etabiert et HMS prosjekt. Arbeidet som gjøres I dette prosjektet er omfattende 09 pvirker HMS-arbeidet ved Heisefak. I den forbindeise gjøres det revidering av retningslinjer p en rekke omrder, som farlig avfail, stráievern, biologiske faktorer, kjemikaiier, retningsiinjer for hándtering av avvik/ skademeiding, og stoffkartotek. Heisefak er involvert I arbeidet sentrait og oppiring/ gjennomgang av egne interne rutiner ved Hetsefak m gjøre nâr resuitatet fra HMS-prosjektet foreligger. Farlig avfall Etter uønskede hendeiser ved avfaiismottaket har äpningstidene butt endret silk at det blir separate tidspunkt for mottak av henholdsvis kjemisk avfail og smitte-, risiko- og radioaktivt avfail, som har bidratt til redusert risiko. Det er gjennomført risikovurdering I forhold til transport av farlig avfaii og mottak, men deter behov a utrede alternative lokaliteter for mottak av kjemisk avfaii. Det skai opprettes et mottak I forskningsparken for smitte-, risiko- og radioaktivt avfall. Risikovurdering er gjort av NT-fakuitetet, som ogsâ stiller med fagperson. Dette arbeidet er ikke sluttført. Samarbeidsplan med bedriftshelsetjenesten Heisefak har egen samarbeidsavtale med bedriftshelsetjenesten, inngãtt for perioden (10/3974). Studenter Et godt lringsmiljø er en forutsetning for a skape en god studiesituasjon. Studentenes lringsmiijø omfatter alle de institusjonelle og organisatoriske betingeiser som skal bidra til studentenes lring: fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og velferd. 4

5 UNIVERSITETET I TROMSØ UiT I * Arbeidet med a legge til rette for et godt lringsmitjø inngãr derfor UITs systematiske arbeid med sikre og utvikle god kvalitet I utdanninga. LringsmiIjøutvaIget (LMU) er tillagt en sentral rolle nár det gjelder oppfyllelsen av universitets- og høyskolelovens bestemmelser om lringsmiljøet. LMU skat holdes orientert om kiager som Universitetet mottar fra studenter vedrørende lringsmiljøet, 09 kan 91 uttalelser om disse forholdene. LMU skal ogsã foreta en arlig gjennomgang av kvalitetssikringsrapportene fra fakultetene med srskilt fokus pa omtale av lringsmiljø. LringsmiIjøutvalget rapporterer direkte til universitetsstyret, 09 avgir hvert ar rapport om universitetets arbeid med lringsmiljø. Ved Det helsevitenskapelige fakultet er det stort fokus pa det fysiske lringsmiljøet, sam blant annet omfatter tilgjengelige undervisningslokaler, bibliotek, lesesaler og bokskap. Medisin 09 helsefagbygget er ikke beregnet for det antall studenter som ligger til fakultetet pr I dag. Det har derfor butt gjort en del endringer I byggets fellesarealer. Fakultetet 09 biblioteket har I samarbeid utbedret 70 nye lesesaisplasser, samt flere sittegrupper pa plan 7 I NH biblioteket. Det har ogsä butt egne sittegrupper med gode lysforhold, samt strømuttak I fellesarealene. Strømuttak for brbare PCer er kommet pa auditoriene, samt at det har vrt gjort storopprydding av lesesaler pa MH byggets plan 7 (U-fløya). Flere bokskap skal videre bestilles for a dekke studentenes behov for o ppbevari ng. Organisering av lringsmiljøet skjer ved det enkelte fagmiljø, sam videre rapporterer til fakultetet om utdanningskvalitet 09 utfordringer knyttet til lringsmiljøet. Videre arrangeres det egne møter med Dekan 09 Studentutvalget som har stort fokus pa bade fysisk og psykososialt lringsmiljø. Studentutvalget fremmer saker for dekanmøtet blant annet via tillitsvalgte studenter pa alle studieprogram og kull. Fra og med høsten 2011 skal det fremgä I alle emnebeskrivelser for aktuelle emner med laboratorium, tokt, felt og studier I utiandet o.l. hvilken sikkerhetsopplring sam er nødvendig for at studentene skal kunne gjennomføre emnet. Det skal I beskrivelsen fremgà at dette er et arbeidskrav. Det betyr at sikkerhetsopplringen ma vre fullført før studenten kan aviegge eksamen I emnet. Hvilken sikkerhetsoppiring studenten har tatt, skal fremga I FS, 09 instituttene ma registrere dette pa linje med øvrige arbeidskrav. Medarbeiderundersokelsen I møte med plasstillitsvalgte 09 hovedverneombudet ble det enighet om en prosess for oppfølging av medarbeiderundersøkelsen I 2011(2011/2714-2). Det ble gjennomført møter mellom fakultetsledelsen og ledelsen pa de enkelte enhetene med overlevering av resultat. To forhold ble gjennomgaende tatt app med alle institutt, medarbeidersamtaler 09 rutiner for varsllng av kritikkverdige forhold. Disse er ogsa forankret I fakultetets arspian for 2012, sammen med øvrige tiltak etter prosess ved de enkelte enhetene. Medarbeiderundersøkeisen har vrt tema I diaiogmøter mellom fakultetsledelsen ag ledelsen ved instituttene. Tromsø, dekan Tom Mikalsen ( fakultetsdirektør / Saksbehandler: Seksjonsleder Ann-Sofie Rydningen, ved Seksjon for personal- og økonomitjenester 5

6 UNIVERSITETET I TROMSØ UITO Ved Iegg: Overordnede mi for HMS arbeidetved Helsefakfor perioden , FS (2010/1867) ES Heisefak F Ansvar, oppgaver og myndighet (2009/ ) HMS-runden 2010 (2009/7770-2) HMS-runden 2012 (2012/1423-2) MiIjøIedeIse ved UIT (2009/ ) Beredskapsplan Hekefak (2012/3344-1) øvelse LBG (12/4307) Samarbeidsavtale med bed riftsheisetjenesten (2010/3974-3) Referat fra møte med plasstillitsvalgte og HVO av (2011/2714-2) Helsefak har ogsâ egne nettsider om HMS arbeidet ved fakultetet: dimension id=88108&p menu=

7 FORSLAG TIL OVERORDNET MÅL FOR ARBEIDET MED HELSE, MILJØ OG SIKKERHET VED DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTETET FOR PERIODEN I følge Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) i virksomheter (Internkontrollforskriften) og det sentrale HMS-regelverket ved UiT, skal den enkelte enhet ha skriftelige mål for sitt HMS-arbeid. Vedlagt ligger det sist vedtatte overordnede mål for arbeidet med HMS som ble behandlet i Fakultetstyret 27. april 2006 (FS 33/06). Målsettingen ble gjort gjeldende for perioden og det er derfor behov for en oppdatering. Nedenfor følger en oversikt over oppgaver som var prioritert i perioden og status: For å styrke det psykososiale arbeidsmiljøet: Ha fokus på tiltak som styrker god og tydelig ledelse Status: o I forrige periode ble organisering og ledelse satt i fokus med Delprosess I, II og III samt arbeidet med ny organisasjons- og bemanningsplan som ble vedtatt av interimsstyret for det nye fakultetet i mars 2009, IH Videre er tiltak som styrker en god og tydelig ledelse tatt inn i Strategiprosess Mennesket i organisasjonen og i årsplan for Det er vedtatt målsetninger knyttet til utøvelse av god, tidsriktig og kompetent lederskap og tilbud om utvikling av ledere generelt og forskningsgruppeledere spesielt. Klargjøre/synliggjøre avdelingsleders/seksjonsleders ansvar og myndighet Status: o I rapporten Ansvar og myndighet vedrørende det systematiske HMS-arbeidet delegering av oppgaver innen det systematiske HMS-arbeid ved det helsevitenskapelige fakultetet som var ferdig i desember 2009, foreligger det et detaljert forslag til ansvarsplassering og delegering av oppgaver på fakultets- og instituttnivå i Vedlegg 1. Rapporten blir lagt frem for behandling i fakultetsstyret samtidig som denne saken. o Prodekan forskning har utarbeidet rammer for forskningsgruppeledere, som i løpet av kort tid blir sendt ut til enhetene. Klargjøre HMS-ansvar når eksterne brukere arbeider ved laboratorier ved det medisinske fakultetet Status: o Det er opprettet en arbeidsgruppe for utredning av HMS-rutiner i forbindelse med avtale mellom UNN og UiT om disponering og drift av arealer. Her vil HMS-ansvar når det gjelder eksterne brukere klargjøres. Det er allerede inngått slik avtale (2009/361) mellom Helsefak og Troms fylkeskommune vedrørende HMS for Helsefaks ansatte i TANN-bygget.

8 Innføre medarbeidersamtaler på alle nivå i organisasjonen Status: o Ansvar for medarbeidersamtaler omfattes av rapporten fra arbeidsgruppen som er nedsatt for å se på ansvars og oppgaver innen det systematiske HMS arbeidet. Dette er et tiltak som det må jobbes kontinuerlig med og som vil være et naturlig tema i årlige rapporteringer innen personal og HMS, samt tema på dialogmøter med enhetene. Tilrettelegge arbeidstakernes rett til fleksibel arbeidstid Status: o Fleksibel arbeidstid er innført ved fakultetet for teknisk og administrativt ansatte. Utvikling av lokal seniorpolitikk o I hht årsplan for 2010 (Mennesker i organisasjonen (MIO) 5.4) skal fakultetet utarbeide bemanningsplaner og det er naturlig at rekruttering, kohorteproblematikk og seniortiltak inngår som en av del av dette arbeidet. Vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne Status: o Alle ansatte ved UiT kan søke om en time fri til trening pr. uke, det gis noe rabatt fra flere treningssentre til ansatte ved UiT, bedriftshelsetjenesten arrangerer Det lille trimkvarteret hver tirsdag og torsdag og trimrommet i MH-bygget er åpent og kan benyttes hele døgnet. Det er ansatt 2 studenter på timebasis som har ansvar for vedlikehold av trimrommet. For å trygge det fysiske arbeidsmiljøet: Kartlegge og tilrettelegge på best mulig måte alle risikofylte arbeidsoppgaver Status: o Arbeidet med kartlegging av risikofylte arbeidsoppgaver utføres kontinuerlig. o Dette følges opp i forbindelse med tilsyn og varslet pålegg fra Arbeidstilsynet. o Det vises også til egen FS sak om klargjøring av ansvar og oppgaver innen HMS. Videreutvikle et beredskapsarbeid som baserer seg på forebygging o Det vises også til egen FS sak om klargjøring av ansvar og oppgaver innen HMS, med plan for utarbeidelse av lokal beredskapsplan. Ha fokus på at alt risikofylt materiale og avfall blir håndtert lovmessig og forsvarlig Status: o Det har vært opprettet et sentralt ettårig prosjekt for farlig avfall i avfallsklassene 1, 4, 5, 6, og 7. med en prosjektperiode fra til Her avventer fakultetet til prosjektrapport foreligger. Videreutvikle opplæring innen HMS til nytilsatte, studenter og gjesteforskere Status: o Videreutvikling av HMS-opplæring for nytilsatte, studenter og gjesteforskere prosjekt igangsatt sentralt, dette gjelder også for BIO

9 Målsetning for perioden For perioden foreslås det å prioritere arbeidet med å etablere et velfungerende HMS-system, der ansvar og myndighet er klargjort, og hvor ledere og medarbeidere har god kjennskap til sitt ansvar og til sine oppgaver. For å oppnå dette forelås det at det i perioden settes fokus på følgende områder: Følge opp fakultetets strategiplan og årsplaner, jf ovennevnte status Følge opp og implementere fakultetsstyrets vedtak i sak om Ansvar og myndighet vedr det systematiske HMS-arbeidet ved fakultetet. I denne rapporten er det klare forslag på hvem som skal ha hvilke roller innenfor HMS-arbeidet ved fakultetet Etablering av system for jevnlige HMS-runder Etablere system for god og rettferdig utnyttelse av arealene, som bidrar til best mulige forhold for alle ansatte og som best mulig ivaretar inneklimaet Etablering av gode opplæringstiltak innenfor HMS Etablering av gode og brukervennlige nettsider Utvikling av miljøledelse lokalt: Her kan ulike tiltak vurderes, som overbygg over sykkelstativene på hele campus, oppstillingsplassene for sykkel må måkes om vinteren på lik linje med parkeringsplassene for bil, videokonferanser må benyttes i enda større grad, oppgradere trimrom i MH-bygget og sponsing av treningsavgift for ansatte. Videreutvikle et beredskapsarbeid som baserer seg på forebygging, og hvor risikovurderinger inngår som en naturlig del Revidering av beredskapsplan og reetablering av lokal beredskapsgruppe Utarbeide en samlet oversikt over potensielle fare- og ulykkessituasjoner Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslagene til overordnet mål for arbeidet med det systematiske HMS-arbeidet ved det Helsevitenskapelige fakultet for perioden slik det fremkommer i saksframlegget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: 1. FS 33/06 Overordnet mål for HMS for perioden (DL ) 3

10 4

11 PLASSERING AV ANSVAR, MYNDIGHET OG OPPGAVER INNEN DET SYSTEMATISKE HMS- ARBEIDET VED HELSEFAK Godkjent av: Fakultetsstyret Helsefak Dato: oktober 2010 Erstatter: Desember 09 I forhold til tidligere plassering av ansvar, myndighet og oppgaver tydeliggjøres linjens ansvar for HMS, fokuset på læringsmiljøet økes, og fakultetsadministrasjonens rolle som overordnet og koordinerende nivå styrkes og presiseres. Samlet sett skal dette gi en bedre totaloversikt over HMS-arbeidet, samtidig som lokalt arbeidssted og lokal arbeidsleder tillegges et større ansvar for at HMS inngår som en naturlig del av det daglige arbeidet ved enhetene. 1. Overordnet ansvarsplassering/oppgavedelegering vedrørende HMS Det overordnede HMS-ansvaret ved fakultetet, for både læringsmiljø og arbeidsmiljø, er tillagt dekanen. Gjennomføringen av tilhørende HMS oppgaver/tiltak delegeres til fakultetsdirektøren ved at læringsmiljøet knyttes til Seksjon for utdanningstjenester og arbeidsmiljøet knyttes til Seksjon for personal- og økonomitjenester. Fakultetsnivået: HMS-ansvaret i den enkelte seksjon er tillagt seksjonsleder. All videre delegering må dokumenteres skriftlig. Instituttnivå: HMS-ansvaret, for både læringsmiljø og arbeidsmiljø, ved de enkelte institutt er tillagt instituttleder. Gjennomføringen av tilhørende HMS oppgaver/tiltak kan delegeres til andre på instituttene. All delegering må dokumenteres skriftlig. Både læringsmiljøet og arbeidsmiljøet skal ivaretas. Se også fakultetets Beredskapsplan 1.3 Ansvar og oppgaver 2. Overordnet mål, handlingsplan og rapportering. 2.1 Overordnet mål. Fakultetsnivå: Har ansvaret for å utarbeide forslag til overordnet målsetting for det systematiske HMSarbeidet ved fakultet, som omfatter både arbeidsmiljø og læringsmiljø, IMB vil her bidra i prosessen. Utarbeidelse av overordnet målsetting gjøres i samarbeid med instituttene og vernetjenesten i begynnelsen av hver valgperiode og skal så lang som mulig inngå i ordinært strategi- og planarbeid ved fakultetet. Forslaget legges fram for godkjenning i Fakultetstyret.

12 Instituttnivå: Har ansvar for å komme med innspill til og følge opp fakultetets overordnede målsetting, og ved behov utarbeide egne målsettinger for det systematiske HMS- arbeidet HMS-runder Fakultetsnivå: Har ansvaret for at det utarbeides forslag til tema for de systematiske HMSrundene (minst hvert annet år). Dette gjøres i dialog med instituttene og vernetjenesten. HMS-rundene skal omfatte arbeidsmiljøet. Har ansvaret for at HMS-runden blir gjennomført ved egne seksjoner og for læringsmiljøet for medisinerstudentene (minst hvert annet år). Det skal utarbeides rapport. Instituttnivå: Har ansvaret for at HMS-runder blir gjennomført for ansatte og studenter ved alle forskningsgrupper/seksjoner/kurslabber og egen administrasjon (minst hvert annet år). Samlet rapportering og handlingsplan oversendes fakultetet HMS-gjennomgang Fakultetsnivå: Går igjennom HMS-rapportene fra institutt og seksjoner sammen med hovedverneombudet og utarbeider samlet HMS-rapport og overordnet handlingsplan til overordnet nivå. Instituttnivå: Går igjennom materialet fra HMS-runde utført ved eget institutt sammen med verneombudet. Leder og verneombud utarbeider på bakgrunn av dette en samlet HMS-rapport og handlingsplan til fakultetsadministrasjonen Overordnet handlingsplan Fakultetsnivå: Har ansvaret for å utarbeide overordnet handlingsplan (minst hvert annet år), der instituttenes handlingsplaner vil danne grunnlaget. Dette gjøres i samarbeid med instituttene og vernetjenesten og skal omfatte både arbeidsmiljø og læringsmiljø. Selv om dette er et fakultetsansvar vil IMB bidra i prosessen. Utarbeidet forslag på handlingsplan skal så langt som mulig inngå i ordinært strategi og planarbeid. Fakultetsnivået har videre ansvar for samlet rapportering til overordnet nivå, blant annet årlig rapportering på planer og tiltak for det samlede læringsmiljø gjennom innspill til UiTs Utdanningsmelding. 2

13 Instituttnivå: Har ansvaret for å utarbeide egne handlingsplaner (minst hvert annet år). Dette gjøres i samarbeid med vernetjenesten. Utarbeidede forslag på handlingsplaner legges frem for godkjennelse i styret ved de instituttene som har slikt HMS-rapportering Det har kommet signaler fra sentralt hold om endring av systemet for HMSrapportering fra Nødvendige endringer/juseringer i forhold til dette vil fakultetet komme tilbake til når nytt system for HMS-rapportering foreligger. Fakultetsnivå: Har ansvar for samlet HMS-rapportering til overordnet nivå. Fakultetet rapporterer om læringsmiljø i sitt innspill til UiTs utdanningsmelding 1.november hvert år. Instituttnivå: Rapporterer fra egen enhet til fakultetsadministrasjonen. Læringsmiljøet skal behandles i de årlige studiekvalitetsrapportene som lages pr program pr institutt. Instituttene foreslår der tiltak til forbedring i læringsmiljø. 3. Budsjett Fakultetsnivå: Har ansvaret vedrørende følgende områder: Frikjøp HVO (ca ,- pr år) Vernetjenesten (ca kr ,-pr år) Særlig tilrettelegging for studenter i tråd med UiTs handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet. (Del 1 presenterer overordnet mål og prinsipper og del 2 gir oversikt over praktiske tiltak, ansvarlige og eventuell tidsplan for gjennomføring.) Lønnskostnader for HMS-koordinator med helhetlig ansvar for lab og avfallsmottak, ansvaret for selve stillingen ligger hos IMB som også har ansvaret for budsjettering av disse kostnadene. Instituttnivå: Har ansvar for andre utgifter til selve avfallshåndteringen og avfallsbokser. Subsidiering av avfallsbokser (totalt ca kr ,- pr år) Eventuelt andre kostnader i forbindelse med avfallshåndtering. Hot-labben og tilhørende måleutstyr (ca kr ,- pr år) 3

14 Har det kostnadsmessige ansvaret vedrørende HMS ved egen administrasjons-, forsknings- og undervisningsaktivitet som f.eks. innkjøp av hørselvern, tilrettelegging av arbeidsplasser, innkjøp av kontorstoler og spesialstoler etc. For å ivareta det overordnede og koordinerende ansvar for HMS-arbeid i lab og ved avfallsmottak er det opprettet en stilling ved institutt for medisinsk biologi (IMB). IMB tar inn i sitt budsjett lønnskostnader/driftsmidler for denne stillingen. Det samme gjelder drift/hms-tiltak i lab og avfallsmottak. De instituttene som har LAF/sikkerhetsbenker ivaretar kostnader i forbindelse med daglig drift, vedlikehold og nyanskaffelser. 4. Vernetjenesten, bygningsmessige brukerbehov, eksterne brukere 4.1 Verneombud Fakultetsnivå: Har ansvaret for å koordinere gjennomføringen av valg av verneombud og hovedverneombud. Har møter med HVO minst en gang pr semester (HMS-forum). Deltar på verneombudsmøtene på forespørsel. På disse møtene kan ansatt ved IMB, med overordnede og koordinerende ansvar for HMS-arbeid i lab og ved avfallsmottak, delta etter eget ønske. Instituttnivå: Hvert institutt har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av valg av verneombud. Instituttene bør vurdere behov for møter med verneombudene minst en gang pr semester. 4.2 Bedriftshelsetjenesten Fakultetsnivå: Har ansvaret for å utarbeide og sørge for at samarbeidsplanene med bedriftshelsetjenesten blir fulgt opp. Dette gjøres i dialog med instituttene og hovedverneombudet. IMB har et særskilt ansvar for å spille inn tiltak knyttet til lab og avfall. Instituttnivå: Har ansvaret for å melde inn/komme med forslag på ønskede tiltak fra bedriftshelsetjenesten, og følge opp de tiltak som blir tillagt egen enhet. 4.3 Opprettelse av HMS fora /HMS-utvalg Fakultetsnivå: Videreføring av HMS-forum for hele fakultetet (møte med hovedverneombudet) HMS-forumet skal være et møtepunkt mellom hovedverneombudet og sentrale medarbeidere innen HMS på fakultetsnivået, hvor aktuelle HMS-saker blir gjennomgått og drøftet, eksempelvis HMS-handlingsplan og målsetting, bedriftshelsetjenestens samarbeidsplan, referatene fra instituttenes HMS-utvalg og vernetjenesten. Det administrative ansvaret for forumet tillegges Seksjon for personal- og økonomitjenester. 4

15 Ansvar for å vurdere etablering av HMS-utvalg ved egen administrasjon, eller skriftliggjøre hvordan HMS-arbeidet ved egen enhet skal ivaretas. Instituttnivå: Etablering av HMS-utvalg ved alle institutt, eller skriftliggjøre hvordan HMS-arbeidet ved egen enhet skal ivaretas. Det vil si at dersom det ikke etableres HMS-utvalg, må det dokumenteres skriftlig hvordan enheten vil ivareta/ivaretar eget HMS-arbeid. Mandat: HMS-utvalget skal være et samarbeidsorgan og ha en rådgivende funksjon med en målsetting om å styrke det systematiske HMS-arbeidet på en måte som medvirker til at HMSutfordringene kan løses lokalt. De lokale HMS-utvalgene kan eksempelvis: Foreslå tiltak og virkemidler for å bedre det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet Ha oversikt over risikofylte arbeids- /studieområder ved enheten Gjennomgå utførte risikovurderinger og foreslå oppfølging av disse Gjennomgå og rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser Komme med innspill til samarbeidsavtalen til bedriftshelsetjenesten Komme med innspill og gjennomgå årlig handlingsplan for HMS-arbeidet på enheten Gjennomgå rapporter om avvik og ulykker, nestenulykker og sykdom som kan skyldes arbeidsmiljøet, for på den måten å finne årsaken og hindre nye ulykker Se til at ansatte og studenter får den sikkerhetsopplæring som er nødvendig Medvirke til utarbeidelse av målsetting, handlingsplaner og årsrapportering innen HMS ved enheten Sammensetning: - instituttleder (kan delegere oppgaven til andre, må gjøres skriftlig) - verneombud - eventuelt trekke inn flere medlemmer om det skulle være ønskelig/behov for det I tillegg kan bredriftshelsetjenesten og andre ressurspersoner delta som observatører/bidragsytere. 4.4 Behov for ombygging (kontakt med Bygg og eiendom) Fakultetsnivå: Har ansvaret for å utarbeide (en gang hvert år) nødvendig oversikt over bygningsmessige brukerbehov som involverer bistand fra Bygg- og Eiendomsavdelingen. Oversikten utarbeides på grunnlag av ønskede tiltak i henhold til gjennomførte vernrunder og innspill fra fakultets- /instituttledelsen. Fakultetet gjennomfører minst en gang pr år møte med Bygg- og 5

16 Eiendomsavdelingen der prioriteringen av tiltak gjennomgås (med deltagelse av HMSpersonell og HVO). Hovedansvaret for utarbeidelse av oversikt over bygningsmessige brukerbehov ligger i fakultetsdirektørens stab ved seniorrådgiver. Instituttnivå: Har ansvar for å melde inn til fakultetet behov for bygningsmessige brukerbehov som involverer bistand fra Bygg- og Eiendomsavdelingen 4.5 Plassering av ansvar for HMS vedrørende disponering og drift av lokaler (eksterne bruker av fakultetets lokaler) Fakultetsnivå: I følge Arbeidsmiljøloven 2-2 og forskrift om systematisk HMS-arbeid 6 skal det utarbeides samarbeidsavtale for HMS der hvor to institusjoner deler lokaler. Skal ha oversikt over avtaler med eksterne parter, og bidra overfor enhetene ved utarbeidelse av slike avtaler. Den enkelte enhet/ instituttnivået: Har ansvar for at det utarbeides samarbeidsavtale for HMS hvor to institusjoner deler lokaler og ansvar for rapportering til fakultetsnivået i slike saker. 5. Beredskap 5.1 Beredskapsplan Fakultetsnivå: Har overordnet og koordinerende ansvar for beredskapsplanene ved fakultetet, IMB i forhold til arbeid på lab, som blant annet omfatter forebyggende arbeid, koordinering av lokal beredskapsgruppe og planverk, eventuelt overordnet opplæring av beredskapspersonell og øvelser. Oppdatering av beredskapslister, utarbeide rutiner for oppdatering i tett samarbeid med IMB. Oppdatering, utskifting av beredskapsmateriale på plan 5 MH; åndedrettsvern med tilhørende gassfilter, hansker, vernebriller, etc.) denne oppgaven ivaretas av IMB på vegne av fakultetet. 6

17 Instituttnivå: Har ansvaret for å føre oversikt over egen virksomhet å foreta oppdatering av beredskapspersonellet ved eget institutt og melde endringer til fakultetsadministrasjonen lokal opplæring i evakueringsrutiner, gjelder også for nyansatte IMB har et særskilt ansvar i forhold til den lab-faglige delen av beredskapsplanen. 5.2 Risikovurderinger Risikovurderinger inngår i og er sentrale elementer i beredskapen og i det forebyggende arbeidet ved fakultetet, og behovene er knyttet til en rekke arbeidsoppgaver som arbeid med kjemikalier, stråling, biologisk materiale, avfallshåndtering, reiser, felt og tokt, ombygginger og nybygg. Instituttene er ansvarlige for å gjennomføre nødvendige risikovurderinger (i henhold til fakultetets kartlegging). Fakultetsnivå: Har ansvar for å koordinere arbeidet med å utarbeide plan for gjennomføring av risikovurdering ved enhetene, både for ansatte og studenter, og skal se til at enhetene gjennomfører de nødvendige risikovurderingene. Har ansvar for å koordinere behovet for og bidra til tilrettelegging av opplæring i risikovurderinger og metodevalg. Denne oppgaven blir ivaretatt av IMB på vegne av fakultetet. Instituttnivå: Har ansvaret for å kartlegge behovet for risikovurderinger ved eget institutt, lage plan for gjennomføring, gjennomføre selve risikovurderingen og rapportere til fakultetet. Dette gjelder også behovet for risikovurdering av undervisningsaktiviteter. Nærmeste leder på området som skal risikovurderes skal alltid delta på risikovurderingene. Gjennomføre nødvendige risikovurderinger (i henhold til fakultetets kartlegging) Se også fakultetets beredskapsplan, kap 1, 1.5.1, Krav til risikovurdering. 5.3 Avvik/skademeldinger Fakultetsnivå: Skal sørge for å utarbeide og oppdatere retningslinjer for oppfølging av skader og nestenulykker, bekjentgjøre disse og nødvendige skjemaer, på egnet måte. Oppfølging av skademeldinger fra ansatte i fakultetsadministrasjonen og medisinerstudenter i følge retningslinjen for skademelding og avviksbehandling. 7

18 Instituttnivå: Oppfølging av skademeldinger fra instituttets ansatte, gjesteforskere og studenter i følge retningslinjen for skademelding og avviksbehandling. Følge retningslinjer og sørge for at egne ansatte gjøres kjent med retningslinjene og nødvendige skjemaer. IMB har her et særskilt ansvar for å utarbeide og oppdatere retningslinjer for oppfølging av skader og nestenulykker og oppfølging av skademeldinger i forbindelse med arbeid på lab både på fakultets- og instituttnivå. Oppdatering av retningslinjer for oppfølging av skader og nestenulykker og oppfølging av skademeldinger i forbindelse all annen type virksomhet ved fakultetet håndteres av fakultetsadministrasjonen. Se også fakultetets beredskapsplan, kap. 3, 3.1 Melding om skade og nestenulykker 6. Ansvarsplassering og delegering av oppgaver vedrørende det psykososiale arbeidsmiljø 6.1 HMS-opplæring for ledere med personalansvar Fakultetsnivå: Skal bidra til å tilrettelegge for opplæring av ledere og ansatte med delegerte HMS-oppgaver, og se til at egne ansatte med personalansvar tar opplæring. IMB har et særskilt ansvar for opplæring av ansatte og studenter som utfører arbeid på lab; sikkerhets og beredskapsarbeid Instituttnivå: Se til at alle ansatte med personalansvar tar opplæring. Når det gjelder mottak av nyansatte, jobber universitetsdirektøren med nettsider og opplæringsbehov med mer for nyansatte. Fakultetet vil avvente dette arbeidet før det vurderes hvilke tiltak som skal etableres lokalt for mottak av nyansatte. Inntil videre vil det være linjeledelsen som har ansvaret for at det etableres system for mottak av nyansatte ved egen enhet. 6.2 Mottak studenter og nyansatte Fakultetsnivå: Mottak av nye studenter: Mottak av medisinerstudentene (da disse administreres av fakultetet) og at disse får informasjon om: o Viktige punkter i læringsmiljøhandboka o Beredskaps forhold Se til at info om aktuelle nødnummer, evakueringsrutiner, krav til skademeldinger er lagt ut på classfronter /websider 8

19 Mottak av nyansatte: Fakultetet skal ha en overordnet og koordinerende rolle i forhold til felles system for mottak av nyansatte ved hele fakultetet og har ansvar for mottak av nyansatte på fakultetsnivået. Instituttnivå: Mottak av nye studenter på egne program og sørge for at disse informeres om: Viktige punkter i læringsmiljøhandboka Beredskapsforhold Se til at info om aktuelle nødnummer, evakueringsrutiner, krav til skademeldinger er lagt ut på classfronter /websider Kurs- eller emneansvarlig har ansvaret for at gi informasjon om spesielle risikoområder vedrørende de enkelte kurs. Mottak av nyansatte: Ansvar for mottak av nyansatte på enheten. 6.3 Medarbeidersamtaler I tråd med at universitetsdirektøren ønsker en fastere organisering av medarbeidersamtaler, er det utarbeidet nye veiledende maler for hele den faglige og administrative staben, webside: Fakultetsnivå: Linjeleder er normalt ansvarlig for gjennomføring av medarbeidersamtalene, om det skulle oppstå uklarheter om hvem som skal gjennomføre samtalen må ansvarlig leder ved enheten avklare dette. Forslag på hvem som er ansvarlig for gjennomføring av medarbeidersamtaler i fakultetsadministrasjonen: - dekan for instituttledere - fakultetsdirektør for seksjonsledere og stab - seksjonsledere for ansatte i egen seksjon Instituttnivå: Medarbeidersamtaler på institutt er instituttleders ansvar, men oppgaven/utførelsen kan delegeres til andre og dette må gjøres skriftlig. Det bør være klar struktur på medarbeidersamtaler på eget institutt i henhold til føringer som er gitt. Forslag på hvem som er ansvarlig for at medarbeidersamtaler gjennomføres: - instituttledere for forskningsgruppeleder, fagansvarlig og studieledere - forskningsgruppeledere for vitenskapelig og teknisk i egen gruppe jfr. Notat om forskningsgrupper - kontorsjef/seksjonsleder for administrative ansatte 9

20 6.4 Trakassering, Mobbing og Varsling Fakultetsnivå: Har ansvar for å sikre at fakultetet har et godt og forsvarlig arbeidsmiljø, og at uønsket hendelse/utilbørlig adferd blir håndtert i tråd med retningslinjene. Retningslinje for varslig: Instituttnivå: Har ansvar for at det daglige arbeidet med å sikre et godt og forsvarlig arbeidsmiljø blir ivaretatt (se paragraf 3.3 i Retningslinje for varsling) og at ansatte og studenter ved egen enhet har kjennskap til retningslinjene. 7. Ansvarsplassering og delegering av oppgaver vedrørende det fysiske arbeidsmiljø 7.1 Sikkerhetsopplæring (Jf. Fakultetets beredskapsplan kap. 1., 1.5.2) Fakultetsnivå: IMB har et særskilt ansvar for sikkerhetsopplæring på alle nivå ved fakultetet, med unntak av opplæring i innkjøpsrutiner* som blir ivaretatt av fakultetsadministrasjonen. Ansatte/mastergradstudenter/gjesteforskere Har et overordnet og koordinerende ansvar for sikkerhetsopplæring ved enheten og bidra til, eller eventuelt å koordinere opplæring innen følgende områder: Avfallsrutiner Beredskap Stoffkartotek Innkjøpsrutiner * Strålevern Arbeid med biologisk materiale Tilrettelegge opplæring Opplæringstilbud fra BHT (rygg/nakke, førstehjelp etc.) Lavere grads studenter Se til at all risikofylt undervisning blir risikovurdert og at nødvendige tiltak blir gjennomført; som f.eks. sikkerhetsopplæring og at nødvendig verneutstyr er tilgjengelig (oppgaven delegert til seksjon for undervisning). 10

21 Instituttnivå: Har ansvar for at ansatte, studenter og gjesteforskere gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet og at de får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å etterleve kravene som er satt (oppgavene delegeres til kursansvarlig). Lokal sikkerhetsopplæring. Har ansvar for at nødvendig lokal HMS opplæring for ansatte, studenter og gjesteforskere blir gjennomført. Oppgaven med dette kan delegeres til forskningsgruppe ledere og kursledere. 7.2 Eksponeringsregister / målrettet helseundersøkelse Fakultetsnivå: Har et overordnet og koordinerende ansvar for at det føres oversikt over ansatte/studenter som er eksponert for ioniserende stråling, kjemikalier som bly, asbest, kreftfremkallende/ fosterskadelige stoffer, tar humane blodprøver og biologiske faktorer 3 og 4, blir utsatt for støy, varmt arbeid. IMB har et særskilt ansvar for oppgaver/gjennomføring av tiltak forbundet med eksponeringsregister/målrettet helseundersøkelse. Instituttnivå Ansvarlig for gjennomføring av risikovurderinger/kartlegging/registrering og at det føres oversikt over ansatte/studenter og gjesteforskere som er eksponert for ioniserende stråling, stoffer som bly, asbest, kreftfremkallende/fosterskadelige stoffer, biologiske faktorer, støy, varmt arbeid etc. (se Retningslinje for kartlegging av arbeid helseskadelige faktorer og målrettet helseundersøkelse). Risikovurderingene og registrering skal oppbevares i 60 år. Har ansvaret for tilrettelegging av målrettet helseundersøkelse. Dette gjøres i samarbeid med bedriftshelsetjenesten (se Retningslinjer for kartlegging av arbeid med helseskadelige faktorer og målrettet helseundersøkelse). 7.3 Stoffkartotek Fakultetsnivå: Har det overordnede og koordinerende ansvar for at det føres oversikt over all bruk av helseskadelige stoffer ved fakultetet og at innkjøp og registrering i stoffkartoteket følger internt regelverk, blir fulgt opp og samkjørt. IMB ivaretar det faglige ansvarer knyttet til stoffkartoteket, i samarbeid med linjen og seksjon for personal- og økonomitjenester. Skal ha kjennskap til kravene i stoffkartotekforskriften og kjemikalieforskriften. Skal ha oversikt over alle helseskadelige stoffer som er lagret og er i bruk ved enheten Ved ankomst av spesielt helseskadelige stoffer (meget giftige, carsinogene, mutagene og fosterskadelige, biologiske faktorer fareklasse 3 og 4) skal instituttleder for angjeldende institutt varsles (for fellesfunksjonene på fakultetsnivå skal seksjonsledere 11

22 varsles) Er ansvarlig for at instruks for stoffkartotek-superbruker og instruks for stoffkartotekkontakt blir gjort kjent i og følges av enhetene. Har ansvar for at melding om utnevning av ny stoffkartotek-superbruker ved fakultetet/enheten sendes til systemadministrator. Har ansvar for å koordinere og gi nødvendig informasjon til superbrukere og stoffkartotekkontaktene ved fakultetet. Har ansvaret for at stoffkartoteket gjøres lett tilgjengelig på nettsidene. Instituttnivå: Har det overordnede ansvaret for at helseskadelige kjemikalier/biologisk materiale anskaffes, lagres og brukes etter gjeldende retningslinjer og rutiner. Skal ha oversikt over alle helseskadelige stoffer som er lagret og er i bruk i enheten. Alle institutt som bruker helseskadelige kjemikalier skal ha minst en superbruker. Skal sørge for at alle forskningsgrupper som bruker helseskadelige kjemikalier har stoffkartotekkontakt. Enheten er ansvarlig for at gjeldende instrukser for både superbruker og stoffkartotekkontakt etterfølges. Skal sørge for å utnevne superbruker og nye stoffkartotekkontakter og melde fra til fakultetets hovedansvarlig for stoffkartoteket. 7.4 Romkort Fakultetsnivå: Skal ha oversikt over alle romkortene (en del av beredskapen). Instituttnivå: Ansvarlig for oppdatering av romkortene ved forandringer og minst hvert annet år. Forandringer/oppdateringer meldes inn til fakultet. IMB vil ha et særskilt ansvar for oppgaver forbundet med romkort. 7.5 Biologisk arbeid Fakultetsnivå: Har et overordnet og koordinerende ansvar for at det føres oversikt over all bruk av genmodifiserte organismer (prosjekt- og arbeidsområde) og alt arbeid med biologiske faktorer i risikogruppe 2, 3 og 4. Skal tilrettelegge for at alle ansatte, gjesteforskere og studenter som tar humane blodprøver, arbeider med biologiske faktorer i risikogruppe 3 eller 4 blir registrert i eksponeringsregister (se punkt 4.2). 12

23 Instituttnivå: Skal risikovurdere, dokumentere og tilrettelegge all bruk av genmodifiserte organismer (prosjekt og arbeidsområde) og alt arbeid med biologiske faktorer i risikogruppe 2, 3 og 4 og registrere alle ansatte og studenter som arbeider med biologiske faktorer i risikogruppe 3 eller 4. Har ansvaret for å sende opplysninger til og få godkjenninger fra arbeidstilsynet og helsedirektoratet. Skal se til at det føres oversikt over alle ansatte, gjesteforskere og studenter som tar humane blodprøver, arbeider med biologiske faktorer i risikogruppe 3 eller 4 og at disse blir registrert i eksponeringsregister (se punkt 4.2). Har ansvaret (gjennomføring og kostnader) for at alle enhetens sikkerhetsbenker fungerer tilfredsstillende og blir kontrollert minst hvert annet år. IMB vil ha et særskilt ansvar for oppgaver forbundet med biologisk arbeid. 7.6 Kjemikaliearbeid Fakultetsnivå: Har overordnet og koordinerende ansvar for at laboratoriearbeid utføres på en trygg måte og etter gjeldende interne retningslinjer og arbeidsrutiner og har et overordnet ansvar for oppdatering av retningslinjer. Instituttnivå: Har ansvaret for at det daglige laboratoriearbeid utføres på en ansvarlig måte og etter gjeldende retningslinjer og arbeidsrutinene og har ansvar for: å legge forholdene til rette slik at gjeldende retningslinjene kan overholdes å oppdatere lokale retningslinjer at alle bruk av helseskadelige kjemikalier blir risikovurdert å vurdere utskifting av sterkt giftige/giftige/ioniserende stoffer med mindre farlige kjemikalier (substitusjonsplikten) at færrest mulig blir eksponert for farlig kjemikalier at arbeidstakerne og studentene gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at de får den. at det blir vurdert om arbeidstakere skal ha målrettet helseundersøkelse at det finnes lokale rutiner for hvordan farlige kjemikalier skal håndteres på avdelingen at nødvendig verneutstyr er tilgjengelig og blir brukt at uhell og nesten ulykker meldes straks Skal se til at alle avtrekkskapene på enheten blir kontrollert/vedlikeholdt hvert år (gjennomføring og kostnader ligger hos Bygg og eiendom). IMB vil ha et særskilt ansvar for oppgaver forbundet med kjemikaliearbeid. 13

24 7.7 Hot-lab Helsefak har den eneste Hot-labben ved UiT og den brukes tidvis også av andre fakultet. Utgiftene vedr måleutstyr som kontrollerer Hot-labben er til nå delt mellom Helsefak og POA (50 /50). Prinsippet om overføring av fellesfunksjoner til institutt, sak IH 07/09, gjelder også tilsynet, daglig drift, vedlikehold og nyanskaffelser vedrørende Hot-labben. Dette ansvaret tillegges derfor IMB som et fakultetsansvar. 7.8 Strålevern Fakultetsnivå: Har det overordnede og koordinerende ansvaret for at det føres oversikt over all bruk av ioniserende stråling, klasse 4 Laser, UV og andre sterke ikke ioniserende strålekilder ved fakultetet. Skal videre se til at strålevernet følger internt regelverk, blir fulgt opp og samkjørt. Skal rapportere uhell og skader, som har årsak i stråling, til Universitetsdirektøren v/tilsynshavende. Har overordnet og koordinerende ansvar for, der det er aktuelt: at innkjøpsrutinene vedr innkjøp av ioniserende stoffer og utstyr tilfredsstiller gjeldende krav sørge for nødvendig faremerking av labber (kontrollert og overvåket område) nødvendig opplæring av brukere, strålevernkontakter og prosjektansvarlige kontroll av måleutstyr (aktivitetsmålere og dosimetre) avfallshåndteringen koordinering av strålevernkontaktene justere/utarbeide interne retningslinjer registrering av nye prosjekter (også bruken av røntgen, UV-lys C, Laser klasse 3,4 ) koordinering av årlig rapportering til universitetsdirektøren. Instituttnivå Skal ha oversikt over all bruk av ioniserende stråling ved eget institutt Skal rapportere uhell og skader, som har årsak i stråling, til fakultetsdirektøren Årsmelding sendes direkte til tilsynshavende med kopi til fakultetsdirektøren Ha tilsynet på Hot-labben (Kontrollert område, type B lab) Har ansvaret for å utnevne strålevernskontaktene ved eget institutt IMB vil ha et særskilt ansvar for oppgaver forbundet med strålevern. Rollen til POA og linjen må avklares over tid. 7.9 Farlig avfall Fakultetsnivå: Skal se til at farlig avfall blir forsvarlig mellomlagret, og videre se til at farlig avfall transporteres til sentralt mottak på en trygg måte og etter gjeldende interne retningslinjer og 14